SISTEM INPUT

Sistem Input Berbasis-Kertas

Input ke dalam sistem akuntansi di sebagian sistem akuntansi didasarkan pada
dokumen sumber yang diisi secara manual dengan tulisan tangan. Dokumen tersebut
dikumpulkan dan dikirim ke operasi komputer untuk dicek apakah ada kesalahan dan
untuk diproses.
-

Persiapan dan Pengisian Dokumen Sumber

Dokumen sumber seperti order penjualan disiapkan secara manual. Kesalahan

yang mungkin terjadi tahap ini diminimalkan dengan merancang dokumen sumber
yang baik dan mudah dipahami. Dokumen sumber yang telah terisi lengkap secara
periodik dikumpulkan dan dikirim ke departemen pengolahan data untuk dimasukkan
ke dalam sistem komputer.
-

Pengiriman Dokumen Sumber ke Bagian Pengolahan Data

Batch control total dan register data yang dikirimkan merupakan pengendalian

dasar atas transfer data antara departemen pengguna dengan departemen pengolahan
data. Tidak adanya atau tidak memadainya pengendalian atas data yang dipindahkan
dari departemen pengguna ke departemen. pengolahan data mengindikasikan adanya
kelemahan yang cukup signifikan. Kelemahan ini merupakan peluang diselipkannya
transaksi tidak legal atau transaksi curang ke dalam sistem pengolahan.
Penyerahan data input harus dilengkapi dengan formulir pengendalian
dokumen input. Penghitungan dokumen merupakan salah satu bentuk pengendalian
batch yang paling sederhana. Selain penghitungan dokumen atau record, batch total
juga dapat dihitung untuk setiap field numerik yang ada di dalam file data orisinil.
Total ini dapat digunakan di sepanjang siklus pengolahan data untuk memonitor
kelengkapan pengolahan data.

Gambar 1 Formulir Pengendalian Dokumen Input

Gambar 2 mengilustrasikan pengembangan dan penggunaan batch control total
dalam aplikasi pengolahan data. Departemen pengguna membuat pengendalian total
atas sekelompok input dan mengirim sekelompok dokumen beserta formulir
pengendalian dokumen input ke departemen pengolahan data. Formulir pengendalian
dokumen input diarsip di departemen pengolahan data dan kemudian dibandingkan
dengan output total kontrol yang dihasilkan dari pengolahan sekelompok dokumen
input. Output dikembalikan ke departemen pengguna. Output tersebut memuat
informasi bahwa total dokumen di dalam output sama dengan batch total yang tertulis
dalam formulir pengendalian dokumen input.
Data Entry Setelah dokumen sumber, seperti faktur, diterima oleh Departemen
Pengolahan Data, dokumen tersebut secara manual diketikkan menggunakan terminal
data atau PC dan kemudian disimpan di dalam disk. Berikutnya, file input akan dicek.
Key verification merupakan satu prosedur pengendalian yang berguna untuk
mendeteksi kesalahan pengetikan. Kesalahan yang mungkin saja terjadi antara lain,
salah ketik nomor rekening pelanggan karena karyawan mengetik huruf yang salah
atau karyawan salah mengartikan karakter yang tertulis di dalam dokumen sumber.
Dalam pengecekan ini, setiap dokumen sumber merupakan file data. Perangkat lunak
pengecekan akan membandingkan data pada saat data tersebut diinputkan ke dalam
sistem, tombol demi tombol, dengan data input yang telah terekam di dalam disk file.

Jika data tersebut sama dengan rekaman data, maka tidak terjadi apapun, dan
karyawan dapat terus mengetikkan karakter berikutnya. Jika terjadi perbedaan
karakter, operator akan diberi tahu dan operator dapat membetulkan kesalahan yang
terjadi. Dalam rangka mengurangi biaya yang terkait dengan penginputan data dalam
proses pengecekan tersebut, field yang tidak penting, seperti nama pelanggan dan
alamat berupa jalan (bukan nomor rekening atau kode Bering tidak dicek. Cara kedua,
tetapi cara yang lebih tidak efektif, adalah dengan verifikasi visual. Dengan
pendekatan ini, seseorang harus membandingkan dokumen sumber dengan file data
tercetak.

Gambar 2 Penggunaan Batch Control Total

Teknik Program Editing Data. Pengeditan data bisa jadi diterapkan untuk
setiap struktur; karakter, field, record, dan file. Teknik editing yang paling mendasar
berperan untuk memastikan bahwa semua field data memuat hanya karakter yang
valid. Setelah item data diedit pada level karakter, data dapat dicek kewajarannya.
Salah satu cara dapat digunakan untuk mengedit kewajaran adalah dengan membuat
file tabel yang berisi nilai legal untuk setiap field di dalam tabel. Tabel semacam ini
disebut tabel lookup.
Tabel 1. Ilustrasi Editing Data
Editing data
Completeness
check
Fiels format
check

Deskripsi
Pengecekan untuk memastikan
bahwa field yang harus diisi
memang telah diisi, jika belum diisi,
tidak akan dapat diproses.
Pengecekan bahwa setiap karakter di
dalam sebuah field memiliki tipe
data yang benar (alphabet atau
numerik).

Field lenght
check

Pengecekan dalam sebuah field

bahwa data yang diinputkan
memiliki jumlah karakter tertentu.

Field sign check

Pengecekan tanda (positif atau

negatif) suatu field numerik untuk
memastikan data tersebut diisi
dengan nilai yang benar.

Limit check

Nilai suatu field numerik

dibandingkan dengan batas atas dan
batas bawah nilai data yang telah
ditentukan di muka.

Reasonable

Nilai suatu field numerik

dibandingkan dengan field numerik
yang lain di dalam record yang
sama.

check

Contoh
Setiap field di dalam
sebuah record dicek untuk
memastikan tidak ada data
yang kosong
Setiap karakter dari field
nomor vendor dicek untuk
memastikan bahwa data
yang diinputkan memang
data numerik.
Field tanggal di dalam
format tanggal-bulan-tahun
dicek untuk memastikan
bahwa data yang
diinputkan mencakup enam
digit karakter.
Field jumlah tagihan yang
jatuh tempo di suatu
tagihan dicek untuk
memastikan field tersebut
diisi dengan angka yang
bernilai positif.
Nilai field jam kerja di
dalam kartu waktu dicek
untuk memastikan nilai jam
kerja tersebut tidak lebih
besar dari nilai yang
ditetapkan, dalam hal ini 60
jam.
Biaya overhead di dalam
catatan produk dalam
proses dicek untuk
memastikan angka biaya
overhead tersebut tidak
lebih besar dari 200 c field
biaya tenaga kerja.
4

Valid code
check

Check digit

Combination
field check

Internal label
check

Sequence check
Record count
check

Mencocokkan nilai suatu kode

dengan file tabel yang memuat nilai
kode yang legal.

Field kode vendor

divalidasi dengar.
mencocokkan kode vendor
ke file tabel yang memuat
kode pemasok yang valid.

Validasi kode numerik dengan

penggunaan algoritma check digit.

Sistem POS memvalidasi

kartu kredit dengan
menghitung ulang
kebenaran check digit di
dalam nomor rekening
pelanggan.
Nilai sebuah field dibandingkan
Field kode transaksi
dengan field lain untuk memastikan
dibandingkan dengan field
adanya validitas.
kode departemen. Kode
transaksi tertentu hanya
valid untuk departemen
tertentu.
Label file internal dibaca untuk
Kode file di dalam label
memvalidasi karakteristik sebuah
internal dicek oleh program
file.
penggajian untuk
memastikan bahwa file
tersebut memang file
penggajian.
Sebuah field di dalam serangkaian
Urutan nomor faktur
record dicek urutannya (ascending
diverifikasi saat file faktur
maupun descending).
diproses.
Jumlah record di dalam sebuah file
Jumlah record kartu waktu
dihitung selama pemrosesan data dan yang diproses dicocokkan
dicocokkan dengan pengendalian
dengan total input dari
input.
departemen penggajian

Hash total
check

Hash total suatu field di dalam

sebuah file dihitung selama
pemrosesan data dan dicocokkan
dengan pengendalian input.

Financial total
check

Financial total suatu field dalam

suatu file dihitung selama
pemrosesan dan dicocokkan dengan
pengendalian input.

Hash total dari nomor kode

karyawan dihitung selama
pengolahan data
dibandingkan dengan
pengendali input dari
departemen penggajian.
Total jumlah dollar dari
faktur yang diproses
dihitung dan dicocokkan
dengan total yang diterima
dari departemen penagihan.

Sistem Input Tanpa Kertas

Dalam sistem input tanpa kertas (paperless), sering disebut sistem input online,
transaksi direkam langsung ke dalam jaringan komputer, dan kebutuhan untuk
mengetikkan dokumen sumber dieliminasi. Sistem berbasis kertas menawarkan
otomatisasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan sistem berbasis kertas. Sekalipun
demikian, masih ada berbagai tingkat variasi otomatisasi dalam sistem berbasis-kertas.
Pengguna bisa jadi memulai transaksi dengan cara mengetikkan transaksi secara
manual langsung ke dalam komputer. Jenis input semacam ini merupakan satu cara
penginputan yang sangat lazim. Cara ini terjadi pada saat pengguna memasukkan data
ke dalam formulir yang disajikan dalam bentuk halaman Web. Di sisi lain, sebuah
komputer memulai transaksi secara otomatis dan kemudian memproses transaksi
tersebut tanpa intervensi manusia sama sekali. Sebagai contoh, order pembelian
electronic data interchange (EDI) diterima dari komputer vendor dan diproses secara
otomatis tanpa campur tangan manusia.
Salah satu masalah dengan sistem tanpa kertas adalah hilangnya peluang untuk
melakukan pemisahan tugas dan hilangnya jejak audit. Dalam sistem input berbasiskertas, persiapan dokumen persiapan dokumen sumber dan entry data biasanya
dipisahkan, sama seperti yang terjadi dalam sistem manual. Pada sistem tanpa kertas,
kedua fungsi tersebut dijalankan oleh orang yang sama, atau bahkan tidak ada
keterlibatan manusia sama sekali. Oleh karena itu, pemusatan fungsi di dalam
penginputan data tanpa kertas mengeliminasi pengendalian yang terkait dengan
pemisahan tugas. Hilangnya pengendalian internal dapat dikompensasi dengan
menggunakan log transaksi. Log transaksi atau register transaksi dibuat dengan
merekam semua input ke dalam file khusus yang secara otomatis memuat tanda (tag)
untuk mengidentifikasi transaksi.
Sistem Input Tanpa Kertas yang Memerlukan Intervensi Manusia
Ada berbagai jenis sistem input tanpa kertas di mana pengguna memasukkan
transaksi langsung ke dalam komputer. Sistem ini mencakup, sebagai contoh, sistem
entry data manual online dan sistem identifikasi otomatis seperti sistem point-of-sales
(POS).
Dalam sistem entri data manual online, pengguna secara manual mengetikkan
transaksi ke dalam sistem komputer. Dalam sistem identifikasi otomatis, barang

dagangan dan item lain diberi kode yang dapat dibaca oleh mesin. Salah satu contoh
identifikasi otomatis adalah sistem POS otomatis.
Transaksi di dalam sistem input tanpa kertas yang melibatkan intervensi
manusia biasanya diproses melalui dua fase: (1) input data dan editing data, dan (2)
pengiriman data ke sistem aplikasi host. Kedua fase tersebut akan diulas lebih lanjut.
Entri Data dan Editing Data Program pengeditan data secara utuh pada
sistem input tanpa kertas sering dijalankan pada saat transaksi direkam ke dalam
sistem. Sekali transaksi telah diterima oleh sistem, transaksi akan diproses segera
ataupun pada suatu waktu nanti. Jika transaksi tersebut masih menunggu untuk
diproses, maka tambahan editing data dapat dijalankan.
Pengiriman Data ke Sistem Aplikasi Host Dalam sistem tanpa kertas yang
terpusat, biasanya diinputkan langsung ke dalam komputer pusat melalui terminal data.
Dalam sistem yang terdesentralisasi dan terdistribusi, transaksi mungkin saja
dimasukkan ke dalam salah satu komputer dan kemudian segera ditransfer ke
komputer lain untuk diproses.
Sistem Tanpa Kertas yang Tidak Memerlukan Intervensi Manusia
Dalam beberapa sistem, pemrosesan transaksi dari awal sampai akhir tidak
melibatkan intervensi manusia. Ini merupakan pengolahan transaksi yang sepenuhnya
otomatis. Salah satu aplikasi yang menggunakan teknologi ini adalah networked
vending machine (NVM). Aplikasi pengolahan transaksi yang sepenuhnya otomatis
yang juga penting adalah electronic data interchange (EDI). Dengan EDI dan server
database, order pembelian yang diterima dan order pembelian yang diterima dapat
ditangani tanpa intervensi manusia.
SISTEM PEMROSESAN
Sistem Pemrosesan Berbasis Kertas
Secara virtual, semua sistem berbasis kertas dalam pengolahan atau
pemrosesan transaksi biasanya berorientasi batch. Dalam sistem pemrosesan
berorientasi batch, transaksi direkam ke dalam komputer secara per kelompok. Batch
ini diproses secara periodik. Pemrosesan batch ekonomis jika ada banyak transaksi
yang harus diproses. Sistem ini tepat dipakai jika file tidak perlu diperbarui segera
setelah transaksi terjadi, dan laporan dibutuhkan hanya secara periodik. Sistem
pemrosesan batch masih banyak digunakan karena dalam situasi tertentu merupakan

metode proses yang sangat efisien. Pemrosesan batch dapat dijalankan dengan
memperbarui file yang diakses secara berurutan atau secara acak (langsung atau
berindeks).
1. Pemrosesan Batch dengan Memperbarui File Berurutan
Banyak sistem yang beorientasi batch yang menggunakan pemrosesan file
berurutan untuk memperbarui master file. Pemrosesan di dalam sistem seperti ini
biasanya mencakup beberapa tahap, yaitu:
Mempersiapkan file transaksi. Pertama, melakukan editing data dan validasi.
Kemudian record di dalam file transaksi diurutkan sesuai urutan di dalam file
master.
Memperbarui master file. Record di dalam file transaksi dan master file
(buku pembantu) dibaca satu demi satu, dicocokkan dan dituliskan ke satu
master file baru untuk mencerminkan pembaruan sesuai dengan yang
diinginkan.
Memperbarui buku besar. Buku besar diperbarui untuk mencerminkan
perubahan di dalam master file.
Membuat laporan buku besar. Membuat neraca saldo dan laporan-laporan
yang lain.
Gambar 3 menggambarkan garis besar pemrosesan data transaksi di dalam
sistem akuntansi pemrosesan batch berbasis kertas. Setiap proses bisnis
menghasilkan sekelompok transaksi yang akan diproses. Contohnya, transaksi
penjualan dihasilkan oleh proses bisnis pengelolaan pesanan dari pelanggan dan
transaksi pembelian dihasilkan oleh proses bisnis pembelian. Masing-masing
kelompok transaksi dari setiap proses bisnis diproses dengan file aplikasi yang
relevan. Komputer mem-posting transaksi ke dalam buku pembantu dan
komputer tersebut juga menghasilkan informasi yang diperlukan untuk membuat
ayat jurnal yang selanjutnya akan digunakan untuk memposting ke buku besar.
Ayat jurnal diakumulasi dan diproses sebagai satu kelompok ke buku besar
dengan menggunakan komputer.

Gambar 3 Garis Besar Pemrosesan Batch Data Akuntansi

1) Menyiapkan File Transaksi. Sebagaimana ditunjukkan pada gambar 4,
sekelompok

dokumen

diinputkan

(1),

kemudian

diproses

sehingga

menghasilkan file transaksi, dan dicocokan dengan pengendalian batch (3)

untuk memastikan bahwa tidak ada dokumen yang tidak diproses. Batch
kontrol total biasanya dibuat oleh pengguna dan disertakan dengan dokumen
input. Batch total ini akan direkonsilisasi oleh fungsi entry data sebelum data
tersebut diproses lebih lanjut. File transaksi hasil proses disimpan dalam disk
(4). File ini diproses dengan program edit (5) untuk menyeleksi data sebelum
pemrosesan lebih lanjut. Pengeditan data dokumen sumber sebelum input
penting untuk memastikan reliabilitas data yang diproses.
Selain menyeleksi data, program edit juga harus mengakumulasi
batch kontrol total data input setelah revisi. Hal ini penting karena data input
dikelompokkan menjadi dua kelompok, yaitu data yang baik (data yang telah
9

melewati program edit) dan data yang ditolak. Data yang ditolak harus
disimpan sementara sampai data tersebut dibetulkan. Untuk memfasilitasi
pengolahan data, data yang ditolak biasanya diinputkan ulang sebagai satu
kelompok tersendiri, beberapa hari kemudian, setelah data dibetulkan.
Laporan pengendalian sebagai output dari program edit berguna sebagai data
untuk merekonsiliasi hasil program edit dengan batch kontrol total yang
dibuat oleh pengguna, pada awal proses.
File data transaksi yang telah diedit (6) diurutkan sesuai dengan
urutan data di dalam master file (7) untuk memfasilitasi proses pencocokan
data yang diperlukan dalam upaya melakukan pemrosesan file berurutan
yang efisien.

Gambar 4 Flowchart Sistem Pemrosesan File Berurutan

2) Memperbarui Master File. Sekali data transaksi telah diedit, dan dirutkan
(8), data tersebut diproses ke master file yang ada (9) dengan menggunakan
program aplikasi piutang dagang (10). Program pembaruan master file
memposting detail transaksi piutang dagang ke master file piutang dagang.
Master file yang baru (11) merupakan master file yang akan digunakan untuk
membuat laporan dan informasi yang lain. Master file ini merupakan buku
pembantu, dalam ilustrasi ini berupa buku pembantu piutang dagang. Data
10

transaksi (12) dan master file yang lama disimpan untuk pengendalian
backup, sebagaimana diilustrasikan pada gambar 4. Laporan pengendalian
(13), yang dicetak setelah semua proses selesai, direkonsiliasi (14) dengan
laporan batch kontrol total yang dihasilkan oleh program editing. Kontrol
total dari kedua laporan ini harus direkonsiliasi juga dengan batch kontrol
total yang dibuat oleh pengguna, sebelum laporan yang dihasilkan dikirimkan
ke pengguna. Rekonsiliasi ini harus memungkinkan adanya transaksi yang
ditolak oleh program edit data. Rekonsiliasi kontrol total input dan output ini
dapat dijalankan oleh departemen pengguna, unit pengendalian khusus, atau
bagian audit internal. Laporan pengendalian (13) biasanya mencakup satu
daftar rincian transaksi yang diproses ke master file. Register transaksi
tesebut sama dengan jurnal yang dibuat di dalam sistem manual.
Pada gambar 6.4, master file yang lama dan file transaksi harus
disimpan untuk backup (15). Jika master file yang baru hilang atau ada
kesalahan, proses dapat diulang kembali dengan menggunakan data master
file dan file transaksi. Konsep backup seperti ini sering disebut son-fathergrandfather retention. Setiap versi dari master file dianggap sebagai satu
generasi.
Gambar 5 menunjukkan master file yang lama yang digunakan
sebagai input dalam proses pembauran merupakan father. Output dari
proses adalah sonselaku master file yang baru. Master file yang baru
merupakan generasi dari informasi. File son akan menjadi input untuk
proses pembaruan berikutnya. Oleh karena itu, son akan menjadi father,
dan akan lahir son yang baru. Master file yang merupakan backup dari
proses pembaruan sebelumnya menjadi file grandfather, file yang akan
dihasilkan dari dua siklus proses terdahulu. Beberapa generasi file backup
harus disimpan, tergatung tujuan pengendalian.

11

Gambar 5 Master File Son-Father-Grandfather

3) Memperbarui Buku Besar. Setiap organisasi harus memiliki sistem
akuntansi buku besar. Data harus dikumpulkan, dicatat, dikelompokkan, dan
dimasukkan ke dalam catatan yang sesuai untuk memudahkan pembuatan
laporan keuangan. Sistem buku bsar merupakan batu penjuru dari sistem
akuntansi.
Ada dua aspek utama pada operasi sistem buku besar yang
terkomputerisasi. Aspek pertama adalah pemrosesan langsung program buku
besar, yang biasanya dijalankan sekali dalam sebulan. Aspek kedua adalah
pemrosesan pada sistem aplikasi komputer yang lain untuk menyediakan
input bagi sistem buku besar. Salah satu tugas yang harus dilakukan untuk
mendesain sistem buku besar adalah membuat ayat jurnal atas semua data
yang telah dikumpulkan, yang diperlukan untuk membuat laporan keuangan.
4) Memperbarui File Buku Besar. Gambar 6 menyajikan flowchart sistem
yang mengilustrasikan proses pembaruan buku besar yang biasa diterapkan di

12

perusahaan. Ayat jurnal diterbitkan oleh departemen buku besar. Ayat jurnal
digunakan untuk membuat file ayat jurnal (file transaksi). File ini diedit
dengan program untuk mengecek kelayakan jurnal dan nomor rekening dan
untuk menentukan apakah rekening tersebut sudah benar terkait dengan jenis
jurnal tersebut. Data yang tidak valid dilaporkan sebagai pengecualian dan
dikembalikan ke sumber semula untuk dibetulkan dan diinputkan ulang ke
sistem. File ayat jurnal yang telah diedit akan diurutkan dan disusun untuk
menghasilkan berbagai bentuk laporan. Transaksi ayat jurnal yang ada saat
ini diproses dengan master file buku besar bulan lalu dengan tujuan untuk
memperbarui master file dan menghasilkan register buku besar periode saat
ini.

Gambar 6 Flowchart Sistem Menunjukkan Pembaruan Buku Besar

13

Pemrosesan data akuntansi dengan komputer biasanya merupakan

prosedur yang terdiri dari dua tahap. Tahap pertama adalah membuat laporan
preliminari, yang akan dikirim ke departemen akuntansi untuk dikaji ulang
dan diaudit serta dibandingkan dengan daftar ayat jurnal dan daftar buku
besar. Setelah diaudit, pembetulan data, serta tambahan data, tahap kedua
adalah menjalankan program untuk menghasilkan daftar final dan jadwal
keuangan.
Pembuatan laporan memerlukan kaitan antara rekening buku besar
dengan laporan yang akan ditampilkan, dimana proses ini disebut line coding.
Line coding adalah langkah prosedural yang biasanya dilaksanakan dengan
membuat tabel lookup antara file buku besar yang telah diperbarui dengan
file tabel line coding. File tabel berfungsi sebagai file referensi. File tabel
memuat item atau catatan yang bukan bagian dari file data, tetapi merupakan
bagian integral dari fungsi pemrosesan. Tabel pajak dan line coding
merupakan contoh file tabel yang disimpan dalam perangkat penyimpanan
akses langsung dalam aplikasi akuntansi. Hasil prosedur line coding adalah
file laporan yang akan dicetak dan didistribusikan kepada pengguna.
Laporan Buku Besar. Selain laporan keuangan dan jadwal, laporan sistem
buku besar akan mencakup kelima item berikut ini:

Ayat jurnal dalam urutan tertentu

Ayat jurnal dalam rekening tertentu

Buku besar per nomor rekening

Ringkasan buku besar

Neraca saldo
Buku besar per nomor rekening merupakan ringkasan aktivitas bulan

ini di dalam buku besar. Ringkasan buku besar merupakan ringkasan sampai
dengan tanggal hari ini, dan neraca saldo adalah ringkasan saldo buku besar
sampai dengan tanggal hari ini dalam format neraca saldo. Biasanya laporan
keuangan dan neraca saldo memuat ringkasan detail dari buku besar. Laporan
detail untuk manajer level bawah dibuat dengan menggunakan informasi dari
file buku pembantu yang relevan.

14

2. Pemrosesan Batch dengan Memperbarui File Akses Acak

Pemrosesan batch dapat juga dilaksanakan dengan pembaruan akses-acak.
Pada banyak sistemkhususnya sistem akuntansi berorientasi sistem manajemen
database, dan bukannya sistem akuntansi yang berorientasi fileindeks dibuat
untuk file buku pembantu maupun file buku besar. Indeks memungkinkan
pengguna untuk mengakses suatu rekening dengan cepat. Sebagai contoh, program
query interaktif menggunakan file indeks untuk membantu pengguna akhir
menemukan dengan cepat lokasi rekening pelanggan. Indeks tersebut bisa juga
digunakan untuk memperbarui file.
Pembaruan file dengan akses-acak lebih sederhana dibandingkan perubahan
akses-berurutan. Pembaruan akses-acak tidak memerlukan urutan file transaksi
dengan urutan yang sama seperti urutan data di dalam master file, juga tidak perlu
membuat file master baru. Setiap record di dalam file transaksi dibaca satu demi
satu dan digunakan untuk memperbarui record terkait di dalam master file. Berikut
tahapan yang dijalankan:

Sebuah record di dalam master file dibaca.

Kunci record transaksi digunakan untuk mengakses secara acak (dengan

menggunakan indeks) record yang terkait di dalam master file.

Record di dalam master file diperbarui di dalam memori dan kemudian ditulis
ulang ke dalam file data.

Ilustrasi Pemrosesan Batch dengan Memperbarui File Akses-Acak

Bagian ini mengilustrasikan aplikasi penerimaan kas online. Sekelompok
bukti pembayaran dari pelanggan dimasukkan melalui terminal data dan diposting
dengan pembaruan file akses-acak langsung ke dalam file piutang dagang.
Gambar 7 menggambarkan flowchart sistem aplikasi penerimaan kas online.
Aplikasi Faktur Baru. Aplikasi ini menyimpan file piutang dagang. Faktur baru
diposting secara periodik ke dalam file piutang dagang. File pengendalian
diperbarui untuk dapat merefleksikan adanya tambahan faktur baru ke dalam file
piutang dagang. File pengendalian merupakan ringkasan file piutang dagang
berdasarkan jenis rekening (seperti penjualan angsuran atau penjualan kredit
dengan termin 30 hari). Laporan ringkasan pengendalian dibuat, dikaji ulang, dan

15

disetujui oleh manajemen sebelum menjalankan pengolahan bukti penerimaan kas

harian. Prosedur ini memastikan bahwa setelah penambahan data tagihan yang
baru, file piutang dagang sesuai dengan file pengendalian.

Gambar 7 Aplikasi Penerimaan Kas

Pemrosesan Bukti Penerimaan Kas. Pembayaran pelangan diterima di dalam
satu kotak pos khusus. Pendekatan ini memisahkan penerimaan cek dari surat-surat
yang lain dan meminimalkan jumlah karyawan yang harus menangani cek pada
saat cek tersebut diterima.
Pada saat cek dibawa dari kantor pos, cek diserahkan ke bagian
pengendalian. Karyawan di bagian tersebut memberi cap pada cek tersebut. Cap
tersebut mencegah terjadinya penyetoran cek ke rekening bank yang ilegal.
Karyawan menjumlahkan seluruh cek yang diterima dengan mesin penjumlahan
dan membuat slip setoran. Hal ini berguna sebagai bentuk pertanggung jawaban
16

cek yang diterima dan posisi berikutnya. Pada saat cek disetorkan ke bank, slip
setoran yang telah divalidasi oleh bank dan tape dari mesin penjumlahan diarsip
untuk nantinya direkonsiliasi dalam laporan ringkasan kas.
Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas
Pemrosesan batch maupun real-time dapat digunakan dalam sistem pemrosesan tanpa
kertas. Pada pemrosesan real-time, kadang kala disebut pemrosesan real-time online,
transaksi diproses pada saat transaksi itu diinputkan ke dalam sistem.
Pemrosesan Batch dalam Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas
Pemrosesan batch dalam sistem tanpa kertas serupa dengan pemrosesan batch dalam
sistem berbasis kertas. Perbedaan utama adalah ayat jurnal diganti dengan ekuivalen
elektroniknya dan buku besar diperbarui secara otomatis pada saat program batch
dijalankan dengan periodik.
Pemrosesan Real-time dalam Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas
Pemrosesan utama sistem tanpa kertas adalah memungkinkan pemrosesan dijalankan
real-time. Sistem real-time online (OLRS) memproses transaksi langsung setelah
transaksi diinputkan ke dalam sistem dan dapat langsung menghasilkan output untuk
pengguna.

Tipe Pemrosesan pada OLRS. Ada banyak jenis pemrosesan real-time dalam
OLRS. Para pengguna, pada sistem respon/inquiry, tidak menginput data untuk
pemrosesan, mereka hanya meminta informasi. Sistem respon hanya diminta untuk
memberi respon yang cepat kepada pengguna untuk menyediakan informasi.
Para pengguna pada sistem entry data berinteraksi secara aktif dengan data
input. Data disimpan oleh OLRS, tetapi diproses secara periodik, sekelompok demi
kelompok.
Pengguna pada sistem pemrosesan file juga secara aktif berinteraksi dengan
data input, sebagaimana yang mereka lakukan di dalam sistem data entry.
Perbedaan sistem pemrosesan file dengan sistem data entry adalah sistem
pemrosesan file satu langkah lebih jauh dan langsung memproses data ke dalam
master file yang relevan.
Pada sistem pemrosesan penuh, atau sistem pemrosesan transaksi,
pengguna juga berinteraksi secara aktif dengan input. Perbedaan sistem
pemrosesan penuh dengan sistem pemrosesan file adalah sistem pemrosesan penuh

17

satu tahap lebih jauh dengan menyelesaikan seluruh transaksi pada saat transaksi
diinputkan ke dalam sistem.

Tingkat Ekonomis OLRS. Banyak dari atribut OLRS, seperti pemrosesan

transaksi secara langsung dan respon yang cepat terhadap inquiry, merupakan
kelebihan OLRS dibandingkan dengan sistem pemrosesan batch. Sistem reservasi
online, pengendalian persediaan dalam toko eceran dan file rekening konsumen
sebuah bank merupakan contoh sistem yang lazim menerapkan OLRS. kekurangan
sistem OLRS dibandingkan dengan sistem batch adalah biaya penerapan yang
sangat tinggi dan operasi sistem yang cukup rumit.

Sistem Penjualan Real-Time

Sistem penjualan real-time, menggunakan teknologi informasi kontemporer untuk
memaksimalkan kinerja sistem. Dalam sistem penjualan real-time, order pembelian
atas item persediaan dibuat atas tarikan permintaan, bukan atas dorongan untuk
mengisi level persediaan secara berkala dalam interval waktu tertentu (seperti bulanan
atau mingguan) . Barang baru datang pada saat barang tersebut dibutuhkan, dengan
kata lain, just in time (JIT). Order ke pemasok didasarkan atas pejualan aktual untuk
mengisi kembali item persediaan yang terjual.
Komponen Sistem Penjualan Real-Time

Sistem POC UPC (uniform product code). Barcode yang di-scan oleh teknologi
POS (point-of-sales) dikounter checkout suatu toko eceran merupakan titik awal
dari serangkaian kejadian yang akan berakhir pada saat item yang tepat dengan
cepat kembali dimasukkan ke dalam persediaan sehingga persediaan baru tersebut
dapat dijual kembali.

Teknologi Bar-Coding. Identifikasi input penjualan secara otomatis merupakan

satu hal yang esensial bagi sistem real-time; oleh karena itu bardoce yang dapat
dibaca oleh mesin dan teknologi scanner menjadi komponen penting dari sistem
penjualan eceran yang real-time.

Sistem Pesanan EDI (Electronic Data Interchange). EDI merupakan pertukaran

dokumen bisnis langsung dari komputer ke komputer melalui jaringan komunikasi.
Hubungan EDI dengan sistem komputer pengecer dan sistem komputer pemasok
memungkinkan terjadinya pembuatan dan pemrosesan order pembelian secara
instan sehingga memfasilitasi pengiriman barang yang cepat.

18

Pemrosesan Transaksi pada Sitem Penjualan Real-Time

Urutan peristiwa yang pasti akan bervariasi dari satu sistem ke sistem yang lain,
namun pemrosesan pesanan biasanya akan mencakup tujuh langkah: mengirim katalog
elektronik ke pelanggan, memperkirakan pesanan penjualan pelanggan, menerima dan
menerjemahkuan pesanan yang diterima, mengirim surat pemberitahuan bahwa
pesanan telah diterima, mengirim informasi pesanan ke gudang atau ke proses
produksi (mana yang relevan), membuat dan mengirim pemberitahuan bahwa barang
telah dikirim, dan mengirim barang.
1. Mengirim Katalog Elektronik ke Pelanggan
Pelanggan secara berkala dikirimi catalog elektronik (melalui EDI) yang
memuat produk yang ditawarkan pemasok. Bagi masing-masing pelanggan, dapat
dibuat katalog versi khusus sehingga katalog itu dapat merefleksikan kesepakatan
harga antara pemasok dengan pelanggan yang bersangkutan sebagai hasil tender.
Pengiriman katalog secara elektronik memiliki tiga manfaat utama
dibandingkan pengiriman katalog dalam bentuk kertas. Pertama, informasi di
dalam katalog dapat digunakan oleh pelanggan untuk membuat order pembelian
EDI. Hal ini dapat meminimalkan kesalahan yang mungkin muncul akibat
pengetikan data secara manual. Kedua, katalog tersebut memungkinkan pelanggan
mendapatkan informasi harga baru yang up-to-date dan informasi jangka waktu
pesanan secara instan. Ketiga, katalog elektronik memuat kode produk UPC
sehingga kode tersebut dapat digunakan oleh kedua belah pihak untuk identifikasi
dan pelacakan otomatis.
2. Memperkirakan Pesanan Penjualan Pelanggan
Dalam banyak kasus, perusahaan akan menganalisis tren penjualan
pelanggan dan memprediksi kebutuhan di masa yang akan datang. Bahkan dalam
sistem JIT, prediksi permintaan dapat berguna untuk perencanaan produksi.
3. Menerima dan Menerjemahkuan Pesanan yang Diterima
Pemrosesan pesanan EDI yang diterima dari pelanggan melibatkan
beberapa fase, seperti penerimaan pesanan secara fisik, validasi dan pengecekan
keaslian, dan deskripsi dan penterjemahan. Setiap fase tersebut akan didiskusikan
lebih lanjut.
Penerimaan Pesanan secara Fisik

19

Ada beberapa cara menerima pesanan, tergantung sistem yang digunakan. Pesanan
dapat berupa pesan e-mail melalui sistem mail internal perusahaan atau melalui
sistem EDI (mail pihak ketiga). Alternatif lain, perusahaan bisa jadi memiliki
server komunikasi EDI sendiri.
Validasi, Deskripsi, dan Pengecekan Keaslian
Entah bagaimana caranya pesanan diterima, pesanan tersebut harus divalidasi,
didekripsi dan dicek keasliannya. Sekalipu pesanan tersebut dienkripsi, amplop
elektronik pesanan kemungkinan dienkripsi. Sebagai cek awal, alamat pengirim di
dalam amplop akan di cek untuk memastikan apakah pesanan ini diterima dari
pelanggan yang telah dikenal perusahaan. Berikutnya, pesan akan didekripsi (jika
diperlukan) dan dicek keasliannya. Pengecekan keaslian pasar dilakukan dengan
menggunakan kode pengecekan keaslian untuk memastikan bahwa pesan tersebut
tidak mengalami perubahan apa pun selama proses transit.
4. Mengirim Surat Pemberitahuan Bahwa Pesanan Telah Diterima
Berikutnya, perusahaan mengirim sebuah surat pemberitahuan kepada
pengirim pesan. Ada tiga jenis surat pemberitahuan. Surat pemebritahuan transmisi
hanya memuat informasi bahwa pesan telah diterima, tetapi juga laporan secara
rinci mengenai item pesanan yang diterima oleh pemasok. Terakhir, surat
pemeberitahuan transaksional memberikan verifikasi penuh mengenai semua data
pesanan yang ada di dalam order yang diterima pemasok (missal, kebenaran nomor
kode barang yang dipesan).
5. Mengirim Informasi Pesanan ke Gudang atau ke Proses Produksi
Informasi barang yang dipesan dikirim ke bagian produksi atau ke gudang
untuk diproses lebih lanjut. Pemrosesan transaksi di dalam departemen produksi
atau ke gudang akan didiskusikan lebih rinci.
6. Membuat dan Mengirim Pemberitahuan Bahwa Barang Telah Dikirim
Pemberitahuan bahwa barang yang dipesan pelanggan sedang dikirim
berguna agar konsumen tahu tanggal kapan barang yang dipesan akan diterima.
Pemberitahuan ini akan memuat juga nomor order pembelian pelanggan, kuantitas
barang yang dikirim, dan barcode untuk identifikasi otomatis. Dalam banyak
perusahaan, surat pemberitahuan ini juga berfungsi sebagai faktur tagihan.
7. Mengirim Barang
Departemen pengiriman barang akan men-scan item persediaan saat
persediaan tersebut dikemas. Dengan cara ini, sistem akan secara otomatis
20

mengecek kesesuaian barcode barang yang dipak dengan barcode yang tercantum
dalam surat pemberitahuan pengiriman barang. Slip pengepakan barang juga
dibuat secara otomatis.
Pertimbangan Khusus Pengendalian Internal
Ada pengendalian internal tertentu yang terkait dengan sistem penjualan real-time.
Pertama, order pelanggan dapat diproses tanpa campur tangan dan otorisasi manusia.
Akibatnya, pelanggan dapat membuat sendiri order penjualan karena order penjualan
dihasilkan secara otomatis pada saat order pembelian EDI valid diterima oleh sistem.
Kedua, pemisahan tugas ala-tradisional benar-benar tidak dapat diterapkan. Komputer
menangani hasil transaksi dari awal sampai akhir. Terakhir, banyak dokumen
tradisional dieliminasi dalam sistem berbasis EDI.
SISTEM OUTPUT
Sistem output dapat berbasis-kertas, tanpa kertas, atau kombinasi antara
keduanya. Sistem berorientasi batch dan berbasis-kertas dengan pemrosesan file
berurutan biasanya menghasilkan banyak output. Karena sistem semacam itu tidak
menyediakan query yang dapat diakses secara acak oleh pengguna, maka sistem
menghasilkan hasil cetakan atau microfiche copy dari semua file untuk referensi.
Sebagai contoh, hasil cetakan file piutang dagang akan digunakan untuk melihat saldo
piutang setiap pelanggan.
Di sisi lain, sistem tanpa kertas yang online dan real-time cenderung
menghasilkan hanya sedikit output. Sistem semacam ini penting di perusahaan besar
karena akan sangat tidak praktis bagi perusahaan besar untuk mencetak ratusan atau
bahkan ribuan record.
Pengendalian output dirancang untuk mengecek apakah hasil proses
merupakan output yang valid dan apakah output didistribusikan dengan benar. Laporan
harus dikaji ulang oleh supervisor di dalam departemen pengguna untuk mengecek
kewajaran dan kualitas laporan jika dibandingkan dengan laporan periode lalu. Control
total harus dicocokkan dengan control total yang dihasilkan secara independen oleh
operasi pemrosesan data. Lebih lanjut, program pengecekan edit data harus dijalankan
atas semua output.
Kelompok pengendalian EDP yang terpisah sering dibentuk untuk memonitor operasi
EDP. Kelompok pengendalian EDP ini biasanya merupakan bagian dari fungsi audit
21

internal. Harus dibuat satu prosedur untuk memastikan bahwa semua kesalahan dalam
sistem dilaporkan ke kelompok tersebut. Prosedur ini harus memastikan bahwa
kesalahan dibetulkan dan direkamkan kembali ke dalam sistem untuk diproses lebih
lanjut. Hasil pembetulan juga harus dicek sama seperti data yang baru masuk ke dalam
sistem. Distribusi output harus dikendalikan untuk meminimalkan kemungkinan
terjadinya akses ilegal terhadap data rahasia. Distribusi output dikendalikan melalui
dokumentasi dan supervisi. Register distribusi output harus disimpan untuk
mengendalikan disposisi laporan. Register tersebut, dan dokumentasi yang terkait,
harus dikaji ulang secara periodik oleh fungsi internal audit.

22

Daftar Pustaka
Bodnar, George H. dan William S. Hopwood. 2004. Sistem Informasi Akuntansi
Edisi 9. Jakarta: Penerbit ANDI.

23