TATA CARA PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN

KEPEGAWAIAN DI RISTEK (Kementerian Riset dan

Teknologi) PUSPIPTEK

LAPORAN PENDIDIKAN SISTEM GANDA

Diajukan Untuk Melengkapi Salah Satu Syarat
Mengikuti Ujian Nasional (UN)
Tahun Diklat 2012/2013

Oleh
Uswatun Hasanah
NIS. 11017130

PROGRAM KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) SASMITA JAYA I
PAMULANG TANGERANG SELATAN
2012

LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN YANG BERJUDUL TATA CARA PENGELOLAAN ARSIP

PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN DI RISTEK (Kementerian Riset dan
Teknologi) PUSPIPTEK ini telah disetujui oleh Guru Pembimbing pada
tanggal ........ Bulan ...... Tahun 2012. Dan telah memenuhi salah satu syarat untuk
mengikuti Ujian Nasional (UN) Tahun Diklat 2012/2013.

Ketua Program Keahlian,

Pembimbing,

Administrasi Perkantoran

Bahasa dan Teknis

Suprihatin, S.Pd.

Waluyo, S.Pd., MM

Mengetahui,
Kepala Sekolah SMK Sasmita Jaya I

Drs. Aser Simamora, MM

ii

iii

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, atas berkat
rahmat dan hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan Laporan Hasil Pendidikan
Sistem Ganda (PSG) ini untuk memenuhi salah satu syarat untuk mengikuti Ujian
Nasional (UN) SMK SASMITA JAYA I Pamulang Tahun Ajaran 2012/2013.
Dalam rangka merealisasikan Program Departemen Pendidikan Nasional
tentang pelaksanaan Pendidikan Sistem Ganda (PSG) sebagai pola untuk
menyelenggarakan kurikulum Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) dan sebagai
salah satu upaya untuk meningkatkan kualitas lulusan agar sesuai dengan tuntutan
kebutuhan masyarakat khususnya dan bangsa pada umumnya, serta kebutuhan
tenaga kerja yang merupakan bagian yang tak terpisahkan dari kebijaksanaan
pemerintah yang sedang digalakkan dan berlaku pada semua jenis serta jenjang
pendidikan di Indonesia.
Dalam pembuatan laporan ini penulis memberi judul TATA CARA
PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN DI RISTEK
(Kementerian Riset dan Teknologi) PUSPIPTEK karena sesuai dengan
pengalaman PSG dan bidang jurusan penulis.
Dalam penulisan laporan ini mendapatkan bantuan dari berbagai pihak,
oleh karena itu pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan terima kasih
yang sebesar-besarnya kepada:
1. Drs. Aser Simamora, MM., selaku Kepala SMK Sasmita Jaya I
2. Suprihatin, S.Pd., selaku Ketua Program Keahlian Administrasi Perkantoran

iv

3. Waluyo, S.Pd., selaku Pembimbing Bahasa dan Teknis

4. Seluruh Staff dan karyawan RISTEK (Kementerian Riset dan Teknologi)
PUSPIPTEK
5. Kedua orang tua tercinta yang telah memberikan dorongan, dukungan dan
bantuan, baik secara moral maupun moril.
6. Semua pihak yang telah membantu dalam penulisan ini.
Dalam penulisan laporan ini banyak sekali kekurangannya, oleh karena itu
kritik dan saran yang bersifat membangun sangat penulis harapkan. Penulis
mengharapkan semoga laporan ini dapat bermanfaat, khususnya bagi penulis dan
umumnya bagi pihak yang membutuhkan atau memerlukannya.

Pemulang,

Agustus 2012

Penulis

1. Menyiapkan siswa untuk memasukilapangan kerja serta mengembangkan

sifat profesionalisme.
2. Menyiapkan siswa agar mampu memilih karier, mampu berkompetisi dan
mampu mengembangkan diri.
3. Menyiapkan tenaga kerja tingkat menengah untuk mengisi kebutuhan
dunia usaha dan industri pada saat ini maupun saat yang akan datang.
4. Menyiapkan lulusan agar menjadi warga negara yang produktif, adaptif
dan kreatif.

C. Metode Pengumpulan Data

Dalam menyusun laporan ini, penulis menggunakan berbagai cara
untuk memperoleh data hasil Pendidikan Sistem Ganda (PSG). Untuk
memperoleh data tersebut penulis menggunakan beberapa metode dalam
pengumpulan data, antara lain :
1. Metode Observasi (Pengamatan Langsung)
Penulis secara langsung mengadakan pengamatan atau tinjauan langsung
ke tempat PSG untuk mengetahui dan memperoleh informasi yang
berhubungan dengan jurusan yang penulis ambil
2. Metode Percobaan (Praktek)
Penulis melakukan praktek di tempat PSG dan praktek tersebut dijadikan
sebagai informasi untuk pengumpulan data.
3. Metode Literature (Membaca Buku)

10

11

12

13

Sarana Persidangan
Ruang Sidang Utama (Kapasitas 800 orang)
Ruang Auditorium dengan kapasitas 120 orang
Ruang Presentasi dengan kapasitas 100 orang
Ruang-ruang Seminar/Rapat (Kapasitas 30-200 orang
Ruang Tamu VIP
Ruang Wartawan/Konferensi Pers
Ruang Penerjemah Simultas 4 bahasa
Sistem Audiovisual Terpadu (OHP, slide, komputer dan video)

E. Disiplin Pegawai
Kedisiplinan dalam bekerja sangat penting bagi PUSPIPTEK, guna
menciptakan sumber daya manusia yang profesional, agar tercipta tujuan yang
telah ditetapkan bersama sebelumnya, sehingga akan ada keserasian dan
keseimbangan antara atasan dengan bawahan.
Adapun kedisiplinan yang perlu diterapkan adalah :
1. Disiplin waktu, meliputi :
a. Hari Senin Jumat
-

Masuk

: Pukul 08.00 WIB

Istirahat

: Pukul 12.00 13.00 WIB

Pulang

: Pukul 16.00 WIB

b. Hari Sabtu Minggu libur

2. Disiplin seragam, meliputi :

14

Hari Senin sampai Jumat : memakai pakaian sopan, khusus wanita

memakai rok (dibawah lutut) /celana panjang dan khusus hari Jumat
seluruh pegawai memakai baju batik serta untuk anak PSG nya memakai
seragam sekolah yang sopan dan rapi.

15

BAB III
TINJAUAN KHUSUS

A. Pengertian Arsip dan Kearsipan

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek)
archium, yang artinya peti untuk sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang
menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya. Tetapi
perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat
itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archies sebagai kumpulan
warkat dan archies institution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan.
Kata arsip dalam bahasa Latin disebut velum (bundel) yang artinya
tali atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang
di gunakan untuk mengikat kumpulan warkat atau surat.
Mempelajari pengertian arsip secara etimologi, belum dapat
memperjelaskan pengertian kita, maka sebagai perbandingan berikut ini dapat
kita pelajari arsip dari beberapa sumber:
1. Menurut Prof. Dr. Mr. Prajudi Atmosoedirjo
Menurut Prof. Dr. Mr. Prajudi Atmosoedirjo, arsip adalah:
a. Tempat penyimpanan secara tertulis dari pada bahan-bahan tertulis
(Geishies strukken), piagam-piagam (vorkanden), surat-surat (briven),
akta-akta (akten), keputusan-keputusan (besdhieden), daftar-daftar
(register), dokumen-dokumen (dokumenten), peta-peta (kearten)

15

16

b. Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan

2. Menurut Ensiklopedia
a. Arsip adalah segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan badan
swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan
organisasi tersebut di pandang berharga untuk di simpan secara
permanen untuk suatu keperluan.
b. Satu instansi atau tempat dimana warkat-warkat di simpan secara tertib
untuk keperluan ini lebih tepat dengan istilah Arsip Institution
kantor arsip.
3. Menurut Peraturan Pemerintah RI No. 34 Tahun 1979
a. Kumpulan naskah atau dokumen yang di arsipkan
b. Kumpulan naskah atau lembaga yang mengolah dan menyimpan
kumpulan naskah dan dokumen
4. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN)
Arsip adalah segala kertas, buku naskah, micro film, rekaman suara,
gambar peta badan atau dokumen lain berbagai cara penciptaannya dan
yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan sebagai bukti dan tujuan
organisasi,

prosedur,

pekerjaan-pekerjaan

atau

kegiatan-kegiatan

pemerintah atau pentingnya informasi yang terkandung.

Sedangkan kearsipan adalah sebuah kegiatan yang berkenaan dengan
pengurusan arsip-arsip yang meliputi penerimaan, pencatatan, pengiriman,
penyingkiran maupun permusnahan tanda bukti surat atau berbagai macam
dokumen lainnya.

17

B. Syarat-syarat Arsip
Dari pengertian tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa tidak semua
surat atau warkat dapat disebut arsip surat atau warkat, baru dapat disebut
arsip apabila memenuhi syarat-syarat berikut:
1. Merupakan kesimpulan warkat
2. Disimpan menurut sistem tertentu
3. Mempunyai nilai guna
4. Saat diperlukan cepat dan tepat ditemukan

C. Jenis-jenis Arsip
1. Dari segi bentuk fisiknya
Bilia dilihat dari segi fisiknya, maka arsip dibdeakan atas:
a. Arsip yang fisiknya berbentuk lemb, misalnya surat-surat, warkatwarkat, kwitansi, cek, sertifikat tanah dan lain-lain.
b. Arsip yang fisiknya tidak berbentuk lembaran, misalnya disket
komputer, hard disk, rekaman pada pita kaset, video kaset dan lainlain.
2. Dari segi masalah
Dilihat dari masalahnya yang dikandung dari arsip itu sendiri, maka arsip
dibedakan menjadi:
a. Financial record adalah arsip-arsip yang berisi catatan-catatan
mengenai masalah keuangan

18

b. Personal record adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan

masalah kepegawaian, misalnya: daftar riwayat hidup, absensi
pegawai, daftar jumlah pegawai dan sebagainya.
c. Sales record adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah
kepegawaian,

misalnya:

catatan-catatan

mutu

barang,

jumlah

persediaan, harga pokok dan sebagainya.

d. Production record adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan
masalah produksi misalnya: bahan baku dan bahan pembantu yang
dibutuhkan.
3. Dari segi sifatnya:
a. Arsip biasa
Arsip ini awalnya penting, namun seiring dengan perjalanan waktu
penggunaannya yang terkandung didalamnya habis pada saat informasi
yang ada didalamnya sudah tidak diperlukan lagi. Contoh: surat
perjalanan, surat lamaran pekerjaan, surat tagihan dan sebagainya.
b. Arsip penting
Arsip penting adalah arsip yang memiliki nilai kegunaannya besar
untuk jangka waktu cukup lama selama jangka waktu itu belum habis,
arsip tidak boleh hilang. Bila arsip ini hilang susah dicari gantinya.
Contoh: surat perjanjian sewa menyewa untuk jangka waktu 10 tahun,
KTP dan sebagainya.
c. Arsip tidak penting

19

Arsip yang nilai kegunaannya hanya bersifat sementara hanya kadang

saja diperlukan, jika hilang arsip jenis ini mudah diganti, oleh karena
itu secara berkala dan teratur pada akhir tahun disingkirkan. Contoh:
surat Dinas Biasa, dan surat undangan.
d. Warkat Sangat Penting (Vital)
Arsip vital adalah arsip yang memiliki nilai guna atau arti sangat
penting bagi suatu organisasi atau perorangan. Arsip ini tidak boleh
hidaln dan harus ada selama organisasi atau orang itu ada atau hidup.
Contoh: Akta pendirian perusahaan, teks proklamasi, akta kelahiran
dan lain-lain.
e. Arsip Rahasia
Arsip rahasia adalah arsip yang memiliki informasi rahasia
didalamnya, sehingga pihak-pihak tertentu saja yang boleh mengetahui
isinya selama arsip ini masih dinilai rahasia, maka disimpan oleh
pimpinan yang berwenang, tetapi setelah nilai rahasianya berlaku,
boleh diperlukan sebagaimana biasanya (disimpan di bagian kearsipan
oleh petugas arsip). Contoh: penilaian pegawai, arsip pemberhentian
pegawai.

D. Pengertian Kearsipan
Kearsipan merupakan warkat naskah, baik tertulis, tercetak,
tergambar, terekam, terpahat yang dapat dilihat, didengar dan dengan arsip
tersebut dapatlah dipergunakan untuk menyelesaikan masalah, membantu

20

aktivitas pelaksanaan kerja sehingga akan diperoleh hasil yang maksimal

sesuai dengan tujuan organisasi dimana arsip tersebut dikelola dan lebih
lanjutdapat memberi gambaran tentang tata kehidupan organisasi tersebut
untuk kepentingan masa mendatang dengan cara mengelola, mempelajari serta
meneliti arsipnya.
Dengan adanya arsip, maka timbul masalah bagaimana mengurus
arsip harus diurus dengan cara bagaimana arsip diurus, serta sasaran apa yang
diperlukan masalah tersebut akan dijawab oleh apa yang disebut ilmu
kearsipan (archival science), yakni sekelompok pengetahuan teratur yang
mempelajari hak ikhwal dokumen-dokumen atau warkat-warkat, baik milik
perorangan, sekelompok masyarakat, organisasi-organisasi pemerintah.
Kearsipan juga berarti masalah aktifitas penyelenggaraan arsip sejak
dilahirkan atau diciptakan hingga arsip tersebut dimusnahkan atau
dilestarikan. Kearsipan pada dasarnya mempunyai dua masalah pokok yang
penting yaitu pengendalian warkat yang sudah tidak dipergunakan dalam
operasional sehari-hari.
Tujuan aktivitas administrasi pada umumnya maupun manajemen
kearsipan khususnya adalah agar aktivitas tersebut efektif dan efisien,
sehingga tujuan yang digariskan dalam planning tersebut tercapai.
Planning yang telah digariskan dengan diikuti program serta petunjukpetunjuk pelaksanaannya merupakan naskah yang amat berguna yang
senantiasa harus diperhatikan, diingat sebagai kompas arah aktivitas harus
dilaksanakan.

21

Arsip tidak hanya sebagai sumber keterangan yang amat penting dari
masa lampau saja, akan tetapi juga sebagai bahan informasi perbandingan
untuk menetapkan serta untuk melaksanakan planning masa mendatang lebih
baik dari masa lampau dengan memperbaiki serta mengkaji kelemahan
realisasi pelaksanaan, masa lampaui sebagai cermin perbandingan. Arsip
bukan hanya merupakan tempat penyimpanan semata, namun lebih baik dari
itu.
Arsip justru sebagai pusat informasi dan ingatan, baik pejabat
organisasi maupun pegawai lainnya. Kearsipan yang diurus dengan baik akan
banyak membawa manfaat positif serta efektif untuk mengendalikan
organisasi.

E. Tujuan Pengelolaan Kearsipan

1. Kearsipan bertujuan mengurus arsip yang sedikit mungkin melalui
program retensi dan rumusan yang teratur sehingga yang diurus bukan
tumpukan yang tidak berguna karena kualitas dan kuantitas yang tidak
sesuai.
2. Kearsipan bertujuan menyediakan arsip-arsip yang bermutu melalui
program seleksi yang mantap.
3. Kearsipan bertujuan untuk mengurus arsip dengan efektif dan efesien
sehingga arsip-arsip yang diurus benar-benar arsip yang berbobot, bermutu
dan bernilai guna baik intern dan ekstern.

22

4. Kerasipan diurus dengan cara mengusahakan agar menghemat biaya akan

tetapi

perlu

juga

agar

penyediaan

biaya

untuk

pelaksanaan

penyelenggaraan pengurusan arsip.

F. Tata Cara Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kepegawaian Ristek adalah

dengan Sistem Nomor
Sistem kearsipan pada nomor adalah sistem penyimpanan warkat
melalui kode nomor adalah sistem penyampaian warkat melalui kode nomor
sebagai pengganti dari nama orang atau badan tersebut, sistem nomor
(numeric filling system). Hampir sama dengan sistem abjad yang menyimpan
warkat didasarkan kepada nama, sistem nomor ini pun penyimpanan warkat
warkat berdasarkan nama, hanya nama disini diganti dengan kode nomor.
Banyak yang beranggapan bahwa sistem nomor lebih mudah mengelolanya
dibandingkan dengan sistem abjad walaupun kartu atau surat yang disimpan
tersebut adalah atas nama individu-individu yang tentunya akan lebih mudah
dicari bila susunannya menurut nama. Keuntungan memakai sistem nomor
dibagian Kepegawaian Ristek adalah :
1. Teliti
2. Kode nomor dapat disamakan untuk semua unit kerja
3. Perluasan nomor tidak terbatas
Kerugian pemakaian sistem nomor di Bagian Kepegawaian Ristek adalah :
1. Filling tidak langsung
2. Untuk map campuran diperlukan file tersendiri
3. Ongkos agak tinggi

23

BAB IV
PENUTUP

A. Simpulan
Dari pengalaman selama menjalankan Pendidikan Sistem Ganda
(PSG), penulis mendapatkan gambaran tentang pemahaman arsip dan
kearsipan, yaitu suatu proses mulai dari penerimaan, pengumpulan,
pengaturan, pemeliharaan, penyimpanan warkat menurut sistem tertentu
sehingga saat diperlukan mudah dengan cepat dan tepat ditemukan.
Dari keterangan diatas disimpulkan bahwa fungis arsip dapat
dirumuskan sebagai berikut :
1. Alat untuk membantu ingatan bagi seseorang atau organisasi
2. Sebagai sumber informasi
3. Sebagai alat pembuktian untuk masa sekarang dan masa yang akan datang
4. Dapat menggambarkan kejadian-kejadian masa lalu
5. Arsip dapat dipelajari untuk menunjang penelitian dan pengembangan
ilmu pengetahuan
6. Sebagai bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan
7. Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting pada kantor kemitraan
tentang nuklir, karena berkaitan dengan penanganan arsip dan kearsipan
8. Siswa-siswi dapat menambah ilmu pengetahuan tentang penanganan arsip
dan kearsipan

23

24

9. Siswa-siswi

dapat

mengetahui

bagaimana

langkah-langkah

dalam

menangani arsip dan kearsipan.

B. Saran-saran
Dalam penyusunan laporan ini penulis mempunyai saran-saran untuk
pihak sekolah dan pihak perusahaan, saran-saran tersebut adalah sebagai
berikut :
1. Dalam hubungan komunikasi antar pegawai maupun atasan hendaknya
lebih ditingkatkan.
2. Untuk meningkatkan efisiensi kerja karyawan dan karyawati semoga
datang lebih disiplin terhadap waktu.
3. Hendaknya menjaga hubungan yang lebih baik antar karyawan dan siswasiswi agar tidak merasa kaku dalam bekerja.
Demikianlah simpulan dan saran dari penulis semoga dapat
dipertimbangkan agar proses Pendidikan Sistem Ganda berjalan lebih baik.