TATA USAHA Surat Masuk Surat Masuk dalam siMAYA terbagi menjadi 2 jenis yaitu: 1. Manual 2. Elektronik
Surat Manual Merupakan surat masuk yang berasal dari hardcopy surat asli kemudian di agendakan ke dalam surat berbentuk elektronik 1. Pilih Agenda -> Surat Manual 2. Isi Kolom yg kosong sesuai dengan surat yang ingin dimasukkan 3. Isi kolom pengirim, Pilih Setel Nama Pengirim Manual untuk mengisi pengirim surat secara manual
4. Pilih berkas Pemindaian untuk memasukkan file attachment
5. Isi Penerima dan Tembusan, untuk memasukkan nama penerima sesuai
dengan user pengguna yang sudah diatur sebagai penerima surat
6. Pilih Masukkan untuk memasukkan nama yang sudah di setel sebagai
penerima dan tembusan
7. Pilih Simpan untuk menyimpan surat di agenda masuk sekaligus
mengirimkan surat tersebut kepada penerima surat
Surat Masuk Elektronik
Merupakan Surat Masuk yang berasal dari sesama pengguna siMAYA 1. Pilih Surat Masuk, lihat surat yang status nya belum dibaca
2. Masukkan Nomor Agenda Surat Masuk , kemuadian pilih terima surat
untuk meneruskan surat ke penerima
Surat Keluar Adalah Surat yang ditujukan ke pengguna dari instansi lain 1. Pilih Surat Keluar -> Buat Surat 2. Masukkan Kolom2 sesuai dengan surat yang akan dibuat 3. Pilih Berkas Pemindaian -> Choose Files untuk memasukkan lampiran surat
4. Pilih Penerima -> Ambil dari pangkalan data, untuk memilih penerima surat
5. Pilih Instansi tujuan penerima kemudian pilih nama dari si penerima
6. Pilih Masukkan untuk menyimpan data si penerima
7. Pilih Pemeriksa untuk memilih pemeriksa surat
8. Pilih Masukkan untuk menyimpan pengguna yang dipilih sebagai
pemeriksa surat
9. Pilih Template untuk memasukkan Template, atau bisa tulis surat
secara manual
10. Pilih Simpan untuk meneruskan surat ke pemeriksa untuk diperiksa
11. Selanjutnya menunggu proses pemeriksaan oleh Pemeriksa sebelum dikirim
12. Pilih Surat Keluar -> Konsep untuk memproses surat yang telah diperiksa
13.
Pilih Surat yang statusny sudah siap untuk dikirim ke tujuan
14.
Pilih Proses Surat untuk memproses surat
15.
Lengkapi kolom2 yang masi kosong
16.
Pilih kirim untuk mengirim surat ke tujuan
Cetak Surat Bertujuan untuk mengarsipkan surat yang telah dibuat secara elektronik ke Hardcopy 1. Pilih Agenda Surat Keluar
2. Pilih Surat yang ingin dicetak
3. Pilih Lihat Surat
4. Pilih Cetak Surat untuk mencetak surat
Template Aplikasi siMAYA memfasilitasi pembuatan Template untuk pengguna untuk mempermudah pengguna dalam pembuatan surat 1. Pilih Template 2. Pilih Buat Baru untuk membuat Template
3. Isi Nama Template sesuai dengan Jenis Template Surat yang ingin dibuat Contoh : - Nama Template : Nota Dinas
4. Pilih Dibagikan kepada Oraganisasi bilamana ingin pengguna lain dalam
satu instansi dapat juga menggunakan template yang dibuat , Pilih Dibagikan kepada tidak ada bilamana template tersebut tidak ingin dibagikan ke pengguna lain
5. Pilih Kop Surat untuk memasukkan kop surat kedalam template
6. Tulis Isi Surat di dalam kotak yang telah disediakan
