SISTEM

DOKUMENTASI

DEFINISI DOKUMENTASI
Bahan yang penting dan perlu
dimuatkan dalam sesebuah buku
ilmiah dan buku pengajian tinggi,
iaitu rujukan, nota, kutipan dan
bibliografi.

KEPENTINGAN DOKUMENTASI
Kepada Pembaca
Membantu pembaca mengetahui sumber
yang digunakan oleh penulis
Membantu pembaca membuat rujukan
tambahan
Membantu pembaca mendapatkan
bahan tersebut dengan mudah.

Kepada Penulis
Menjamin kredibiliti pengarang
Menguatkan hujah
Pengarang tidak dituduh memplagiat hasil
kerja orang lain
Memastikan keaslian hasil penulisan ilmiah

TANGGUNGJAWAB
PENULIS
Penulis mesti bertanggungjawab atas hasil
tulisannya.
Penulis mesti memilih satu sistem
dokumentasi yang sesuai dan perlu akur
dengan gaya dokumentasi yang diamalkan.
Penulis mesti menyeragamkan hasil tulisan
mengikut gaya dokumentasi yang dipilih.

MAKLUMAT PENTING DALAM

BAHAN RUJUKAN
Nama penulis, editor atau penterjemah
Judul bahan
Tahun terbit
Penerbit dan tempat terbit
Halaman artikel dalam jurnal, majalah,akhbar,kamus
atau buku yang diedit
Halaman tempat kutipan diambil
Tempat bahan diperoleh
Alamat laman web
Tarikh capaian sekiranya bahan atas talian
Nombor rujukan bahan di perpustakaan
Maklumat lain untuk rujukan semula

Contoh Sistem
Dokumentasi

Format American
Psychological Association
(APA)
Penekanan dibuat terhadap tahun terbitan kerana
disiplin-disiplin ini mengutamakan bahan terbitan
semasa.
Nama semua pengarang dalam senarai rujukan
perlu dicatat sebagai tanda penghargaan di atas
usaha mereka.
Para pelajar dinasihatkan agar mengekalkan
menaip manuskrip langkau dua baris.

IPT Malaysia yang menerima pakai APA

telah membuat pengubahsuaian.
Contoh:
nama orang Melayu tidak ditulis
mengikut saranan APA, tetapi diubah
bersesuaian dengan budaya timur.
Contohnya, Nuraini Yusoff tidak ditulis
sebagai Yusoff, N. kerana nama Yusoff
bukan nama penulis tetapi ayah kepada
penulis tersebut.

PENULIS DAN MANUSKRIP AKHIR

Pengarang
artikel

penulis

Manuskrip
kopi

Manuskrip
akhir

Manuskrip
akhir

DEFINISI ISTILAH
RUJUKAN
Bahan-bahan yang dirujuk oleh penulis dan
ditulis dalam teks penulisan.
Penulis perlu mendokumentasikannya dalam
senarai rujukan.
Oleh itu, harus diingat bahawa senarai rujukan
hanya menyokong artikel yang anda tulis dan
bukan untuk menyokong bidang yang anda
bicarakan atau apa yang anda tahu.

BIBLIOGRAFI
Satu senarai yang disediakan untuk
memudahkan pembaca mendapatkan bahanbahan tambahan sama ada untuk membaca
bahan-bahan yang menerangkan konsep asas
atau aspek-aspek lain yang penulis perlu tahu
Bahan-bahan yang dimasukkan dalam senarai
bibliografi tidak dicatatkan dalam teks.

Perbezaan Istilah APA dan Gaya

Dewan
APA
Rujukan

bahan-bahan yang
dirujuk oleh
penulis dan ditulis
dalam teks
penulisan.

Bibliograf

bahan yang dirujuk

oleh penulis, tetapi
beliau tidak
mencatatkan
dalam teks
penulisannya

Gaya Dewan
Bibliograf.

Bahan yang dirujuk

oleh penulis dan
ditulis dalam teks
penulisan.

Senarai bacaan
tambahan.

bahan yang dirujuk

oleh penulis, tetapi
beliau tidak
mencatatkan dalam
teks penulisannya

NOTA KAKI KANDUNGAN/END NOTES

Menyampaikan satu idea sahaja
Cara menulis:
Catatkan nombor nota kaki kurungan
mengikut urutan dalam artikel atau
penulisan anda
Bukan di bahagian bawah halaman.
Mulakan pada halaman baru
Halaman nota kaki kandungan perlu
berada selepas senarai rujukan.

NOTA RUJUKAN
Senarai bahan yang dirujuk tetapi
sukar didapati.
Perlu disenaraikan dalam helaian
yang berbeza dari teks.
Contohnya bahan bacaan dari Arkib
Negara tidak boleh dibeli atau
dirujuk di mana-mana
perpustakaan.

ELIPSIS()
Elipsis digunakan apabila penulis ingin
memendekkan ayat dalam kutipan
4 tanda elipsis (.) digunakan untuk
menunjukkan terdapat pengguguran
perkataan antara 2 ayat yang dikutip.
3 tanda elipsis () digunakan menunjukkan
terdapat pengguguran perkataan dalam satu
ayat yang dikutip

PENGGUNAAN et
al.
Penggantian nama bagi lebih dari seorang pengarang
untuk kali pertama atau kali kedua dalam sesebuah
teks (tidak boleh digunakan dalam senarai rujukan).
3 5 orang pengarang
Kali pertama : Catat kesemua nama pengarang
Kali kedua
: Memadai menulis nama pengarang
pertama, diikuti dengan et al.
6 lebih orang pengarang
Terus tulis nama pengarang pertama, diikuti et al.
et al. ditulis dalam bentuk italik kerana frasa asing

CONTOH- 3 pengarang
Dalam teks
Baharuddin Aris, Rio Sumarni Shariffudin, Manimegalai
Subramaniam (2002) mengemukakan lima bentuk
strategi pengajaran yang boleh memaksimumkan
proses pengajaran dan pembelajaran menggunakan
perisian di dalam bilik darjah iaitu latih tubi, tutorial,
permainan, simulasi dan penyelesaian masalah.
Menurut Baharuddin et al. (2002) lagi, strategi latih tubi
mudah dijalankan dengan memberikan pelbagai soalan
secara bertubi-tubi dalam pelbagai format.
Dalam rujukan
Baharuddin Aris, Rio Sumarni Shariffudin, & Manimegalai
Subramaniam. (2002). Reka bentuk perisian
multimedia. Skudai: Penerbit Universiti Teknologi
Malaysia.

-6/lebih pengarang
Kajian yang dijalankan oleh Kraut et al.(1998)
mendapati bahawa orang yang banyak menghabiskan
masa untuk melayari internet, mempunyai kenalan
yang kurang dalam jaringan sosial mereka di samping
menghadapi masalah kemurungan dan kesunyian.
Dlm rujukan
Kraut,R.,Patterson,M.,Lundmark, V., Kiesler, S.,
Mukophadhyay, T., & Scherlis, W. (1998). Internet
paradox:A social technology that reduces social in
volvement and psychological well-being? American
Psychologist, 53, 1017-1031.

PROSES MEREKOD
DOKUMEN
Perkara penting yang perlu diingat
2 jenis rekod

rujukan primer
rujukan sekunder

2 tempat merekod

dalam teks penulisan

dalam senarai rujukan

JENIS REKOD
RUJUKAN SEKUNDER
RUJUKAN PRIMER

KUTIPAN 1

KUTIPAN 1

KUTIPAN 2

KUTIPAN 2

KUTIPAN 3

KUTIPAN 3

RUJUKAN TEKS

RUJUKAN TEKS

Rujukan Primer
Rujukan primer ialah rujukan langsung.
Ini bermakna, penulis mengambil, mengutip, mencatat
secara langsung dari bahan rujukan yang digunakan.
Bahan rujukan tersebut ditulis dengan idea pengarang
asal itu sendiri.
Contohnya, buku A ditulis (dengan idea sendiri) oleh
pengarang bernama Siti. Sekiranya penulis hendak
mengambil idea Siti dari buku A, maknanya, penulis
sedang menggunakan rujukan primer.
Rujukan primer boleh digunakan dalam kutipan (1, 2
dan 3) atau dalam rujukan teks.

Rujukan Sekunder
Ungkapan yang dipetik dan dicatatkan dalam

penulisan, tetapi penulis tidak membaca buku yang

ditulis sendiri oleh penulis yang dirujuk tadi.

contoh: Anda telah memetik ungkapan William

Marsden dan mencatatkannya dalam penulisan anda.

Walau bagaimanapun, anda tidak membaca sendiri
buku tersebut. Sebaliknya anda telah memetik
pendapat tersebut daripada tulisan Asmah Hj. Omar

memandangkan anda mengambil bahan bukan

berdasarkan rujukan asal, istilah yang digunakan

ialah rujukan sekunder.

Contoh rujukan sekunder

- dalam teks penulisan
Bangsa Melayu digambarkan oleh Linton (seperti
yang dipetik dalam Asmah Hj.Omar,2005,hlm. 1)
sebagai the Malay race, which centers in
Southeastern Asia, is short, with rather variable
head form and features and with medium brown
skin color.
- dalam senarai rujukan
Asmah Hj. Omar. (2005). Alam dan penyebaran
bahasa Melayu. Kuala Lumpur: Dewan
Bahasa
dan
Pustaka.

KUTIPAN
Mengutip / mengambil / memetik pendapatpendapat yang berwibawa untuk menyokong
sesuatu pendapat yang dikemukakan.
Kutipan yang dipilih bertujuan untuk memberi
huraian atau penerangan lanjut.
Terdapat tiga cara kutipan iaitu kutipan 1,
kutipan 2 dan kutipan 3.
Setiap kutipan mempunyai ciri-ciri tersendiri.

CONTOH-CONTOH KUTIPAN
Kutipan 1
Budaya berasal daripada perkataan budi
dan daya. Dalam memperkatakan hal ini,
Abdul Rahman Salleh (2000) mengatakan
manusia mempunyai budi dan daya yang
membolehkan mereka berinteraksi antara
satu sama lain. Budi dan daya atau budaya
itu adalah perlakuan manusia yang
dipelajari dan bersifat simbolis (hlm. 31).

Ciri-ciri Kutipan 1

Ayat penyata
Nama pengarang (tahun)
Tanda kutipan (pembuka dan penutup kata)
Ayat yang dikutip (ayat tersebut mestilah
lengkap dari titik ke titik, dan ayat yang
dikutip tidak melebih 40 patah perkataan.
Sekiranya bukan bahasa tulisan, hendaklah
diitalik)
(halaman)
Tanda titik selepas merekod halaman

Kutipan 2
Budaya berasal daripada perkataan
budi dan daya. Menurut Abdul
Rahman Salleh (2000) budaya
membolehkan manusia
berinteraksi antara satu sama lain.
Budi dan daya atau budaya itu
adalah perlakuan manusia yang
dipelajari dan bersifat simbolis
(hlm. 31).

Ciri-ciri Kutipan 2

Ayat penyata
Nama pengarang (tahun)
Tanda kutipan (pembuka dan penutup kata)
Ayat yang dikutip (penggunaan elipsis sama
ada atau . , dan ayat yang dikutip tidak
melebihi 40 patah perkataan. Sekiranya
bukan bahasa tulisan, hendaklah diitalik)
(halaman)
Tanda titik selepas merekod halaman

Kutipan 3
Budaya berasal daripada perkataan budi dan
daya. Abdul Rahman Salleh (2000)
memperincikan maksud budaya atau budi dan
daya seperti berikut:
Manusia mempunyai budi dan daya yang
membolehkan mereka berinteraksi antara satu
sama lain. Budi dan daya atau budaya itu adalah
perlakuan manusia yang dipelajari dan bersifat
simbolis. Budaya terbentuk dan dipelajari oleh s
setiap ahli dalam masyarakat melalui sosialisasi.
Dalam proses sosialisasi, individu secara tidak
langsung boleh memahami proses budaya
komunikasi yang simbolik.(hlm.31)

Ciri-ciri Kutipan 3

Ayat penyata
Nama pengarang (tahun)
Penyataan - seperti berikut:
Ayat yang dikutip (ayat tersebut mestilah
melebihi 40 patah perkataan, sama ada ayat
lengkap atau menggunakan kaedah elipsis.
Ayat tersebut hendaklah ditulis dalam bentuk
blok. Sekiranya bukan bahasa tulisan,
hendaklah diitalik)
Tanda titik diletak selepas ayat kutipan
(sebelum merekod halaman)
(halaman)

Rujukan Teks
Penulis memahami pendapat pengarang yang dirujuk

dan menggunakan pendapat itu dengan perkataan

sendiri.
Parafrasa, tidak meniru bulat-bulat, satu bentuk ulasan.
Contoh 1
Dalam karangan, Greogory Leech (1969)
menyarankan dua cara penulis boleh mengeksploitasi
bahasa secara kreatif:
i. Menggunakan kemungkinan-kemungkinan bahasa
yang sedia ada secara original.
ii. Penggunaannya melewati kemungkinankemungkinan bahasa yang sedia ada.

Contoh 2
Umar Junus (1980) menjelaskan
bahawa manipulasi bahasa (gaya
bahasa) meliputi seluruh unsur bahasa,
iaitu kata (bunyi dan erti dan
kesatuannya dengan unsur lain untuk
membentuk kata majmuk.
*Cara memudahkan pemahaman
BACA > FAHAM > ULAS
* Tidak menggunakan tanda kutip
().

TEMPAT MEREKOD
Dalam teks penulisan

Penulis hendaklah merekod dokumen yang

digunakan sama ada menggunakan rujukan
primer atau skunder dalam teks penulisan.
Rekod dokumen tersebut boleh menggunakan
kaedah kutipan (sama ada kutipan 1, 2 atau 3)
dan kaedah rujukan teks.
Penulis hendaklah mempelbagaikan gaya
merekod dokumen (tidak hanya tertumpu pada
sesetengah gaya sahaja).

Dalam senarai rujukan

Setiap dokumen yang direkod dalam
teks penulisan, mestilah direkod dalam
senarai rujukan, begitulah sebaliknya.
Dokumen yang ada dalam teks
penulisan tetapi tidak ada dalam senarai
rujukan dianggap plagiat.
Dokumen yang ada dalam senarai
rujukan tetapi tidak ada dalam teks
penulisan dianggap sebagai rujukan
palsu.

CARA & KAEDAH MENULIS SENARAI RUJUKAN

MENGIKUT FORMAT APA
Nama penulis
Tahun terbit (dalam tanda kurungan)
Judul bahan
Maklumat tambahan (sekiranya ada)
Tempat terbit
Nama penerbit

Cara penulisan
Nama penulis,editor atau penyusun diikuti
dengan tanda noktah (.)
Tahun terbit dalam kurungan & diikuti tanda
noktah.
Judul hendaklah dicondongkan & diikuti
tanda noktah.
Jilid, diikuti dengan tanda noktah.
Bilangan & cetakan dalam kurungan & diikuti
dgn tanda noktah.

Tempat terbit diikuti dgn tanda titik bertindih.

Nama penerbit diikuti dgn tanda noktah.
Nama penterjemah, diikuti dgn tanda noktah.
Judul penerbitan berkala, diikuti dgn tanda
noktah.
Kata singkatan hlm. digunakan untuk
halaman.
Bil. siri jika berkaitan, diikuti dgn tanda noktah

PANDUAN RINGKAS PENYEDIAAN

SENARAI RUJUKAN
Mulakan dengan halaman baru.
Taipkan perkataan Rujukan di bahagian

tengah dan atas halaman tersebut.

Langkau satu atau dua baris antara
kemasukan
Jangan nomborkan senarai rujukan
Baris kedua setiap kemasukan, anjak 5 atau 7
ruang
Tajuk buku, nama jurnal, diitalikkan

Bagi pengarang barat, nama keluarga

didahulukan
Susun nama pengarang mengikut abjad
Dahulukan buku yang ditulis bersendirian
berbanding buku yang ditulis bersama
Bagi penulis yang sama, dahulukan buku
terawal ikut kronologi
Susun berdasarkan abjad tajuk jika
pengarang dan tahun sama

Contoh buku seorang penulis

Asmah Hj. Omar. (2007). Kesantunan bahasa
dalam pengurusan pentadbiran media.
Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan
Pustaka.
Nelson, K. (1996). Language in cognitive
development: The emergence of the
mediated mind. New York:
Cambridge University.

Buku 2 orang pengarang

Nama pengarang: Edward, S. Inch dan
Barbara Warnick
Cara menulis dalam rujukan
Inch, E. S., & Warnick, B. (2002).
Critical
thinking and
communication: The use of reason in
argument. Boston: Allyn and Bacon

Buku 5 orang pengarang

Nama pengarang: Mortimer
Chambers, Barbara Hanawalt,
Theodove K. Rabb, Isser Woloch dan
Raymond Grew.
Cara tulis dalam rujukan
Chambers, M., Hanawalt, B., Rabb, T.
K., Woloch, I., & Grew, R.
(2003).
The western experience.
New
York: McGraw Hill.

Buku yang diedit

Contoh:
Pengarang : Kamariah Junus
Editor
: Sanat Md. Nasir
Kamariah Junus. (2003). Fungsi wacana dalam
pembinaan kendiri. Dalam Sanat Md. Nasir
(Ed.), Bahasa Melayu alaf baru, 15-26. Kuala
Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.
*kalau editor lebih seorang (Eds.)
*kadang kala penerbit menggunakan perkataan
penyusun/ penyunting.(Peny.)

Buku terjemahan
Kempson, R. M. (1991). Teori semantik.
(Zaiton Ab.Rahman, Penterj.) Kuala
Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.
(Karya asal diterbitkan tahun 1977).
*tahun karya asal diterbitkan perlu
dimasukkan jika ada.

Buku edisi baru

Awang Sariyan. (2002). Tuntunan
bahasa. (edisi ke-2). Kuala Lumpur:
Dewan Bahasa dan Pustaka.
Fairclough, N. (2002). New labour, new
language, 3rd ed. (8). New York:
MacMillan Company.

Kamus
Nama editor: Noresah Baharom
Noresah Baharom. (Ed.). (2005). Kamus
Dewan (edisi ke-5). Kuala Lumpur:
Dewan
Bahasa dan Pustaka.

Ensiklopedia
Nama penulis: Nano Kalter
Kalter, N. (2004). Sosial
readjustment. Dalam The
Psychosomatic Encyclopedia,
5,631-633. New
York:
Meredith.

Artikel Jurnal
Idris Aman. (2003). Analisis wacana kritis
perutusan Perdana Menteri Dr. Mahathir
Mohamad. Jurnal Bahasa, 3 (1), 48-79.
Zickar, M. J. (2001). Using personality
inventories to identify things and agitators:
Applied psychologys contribution to the war
against labor. Journal Of Vocational
Behavior, 59 (1),
149-164.

Kaset
Cara tulis dalam rujukan
Kahn, R., & Perlin, S. (speaker).
(2002). Stresslife events:
Relationships on health.
(Cassette Recording No. 2212).
New York: Wiley Co.

Filem
Cara tulis dalam rujukan
Yusof Haslam. (Penerbit). (2001).
Gerak khas the movie. [filem]
Kuala Lumpur: Skop Production.

Artikel Majalah
Azlina Uzir. (2001, Mac). Membelibelah di dalam internet. Majalah
Pc, 51,
54-55.
Puteri Roslina Abdul Wahid. (2007,
Ogos). Gaya bahasa dalam
bangsawan. Dewan Bahasa, 7 (8),
10-12.

Artikel Akhbar
Rhevati Sundram. (2006, 8 Jun). Seni
untuk rakyat. Berita Harian
(Selatan), 12.
Saufi Hamzah. (2003, 19 April).
Taman Negara pulihara khazanah
biologi.
Berita Harian (Utara),2.

Artikel Buletin
Che Rasid Ismail. (2004, April).
Pembacaan ilmiah penentu
kecemerlangan penulisan. Jendela
Utara, (11), 4-6.

Kertas kerja seminar

Yahya Othman. (2006). Membaca daripada
perspektif metakognitif dalam kalangan
pelajar universiti. Kertas kerja yang
dibentangkan di Persidangan Serantau
Pendidikan Bahasa Melayu ke-2, 10-12
September 2006 di Hotel Vistana,
Bukit
Jambul, Pulau Pinang.

Laporan penyelidikan
Nuraini Yusoff, Ainal Akmar Ahmad, Faizah
Ahmad, Marzalina Mansor & Nasihah
Hashim. (2005). Pencemaran bahasa
di televisyen:Pengacaraan rancangan
hiburan. Laporan penyelidikan yang tidak
diterbitkan, Fakulti Komunikasi dan
Bahasa Moden, Universiti Utara Malaysia.

Projek ilmiah/tesis
Zakaria Hj.Ibrahim. (1997). Sikap terhadap
bahasa Melayu dan amalan komunikasi
di kalangan murid-murid
tahun enam.
Projek Ilmiah
Sarjana Muda
Pendidikan, Fakulti Pengajian
Pendidikan, Universiti Putra Malaysia.
Said Draman. (2001). Pengajaran dan
pembelajaran Bahasa Arab berbantukan
komputer. Persepsi guru bahasa Arab di
daerah Hulu Langat. Tesis
Sarjana.Fakulti
Pendidikan,
Universiti Kebangsaan Malaysia.

DOKUMEN DALAM INTERNET

Hanley, S. (1994). Constructivism. Diakses

pada
10 Januari 2006 daripada
http://www.towson.edu/csme/mctp/essays
/constructivism.txt.
Pengenalan kepada komputer. Diakses pada
3 Februari, 2003, daripada
http://sedaka.et.tripod.com./itasaskomp.ht
m

Pengarang korporat
Committee of Public Finance. (1959). Public
finance.
New York: Pitman
Kementerian Pelajaran Malaysia. (2007).
Sukatan
Pelajaran Bahasa Melayu
(KBSM). Diakses pada 12 Disember 2007,
daripada
http://myschoolnet.ppk.kpm.my

Dokumen tiada tarikh

Jabatan Pengangkutan Jalan. (t.t).
Statistik
kemalangan maut tahun
2005. Diakses pada 2 Julai 2006,
daripada http://www.jpj.gov.my