CIRCULO DE CONTROL DE

CALIDAD
PROFESOR. JUAN JOSE FLORES DURAND

Introduccin
-Se

trata de una prctica o tcnica

utilizada en la gestin de
organizaciones en la que un grupo de
trabajo voluntario ,
-se rene para buscar soluciones a
problemas detectados en sus
respectivas reas de desempeo
laboral
-para mejorar algn aspecto que
caracteriza su puesto de trabajo.

Las conclusiones y resultados de estos grupos,

son elevadas a las personas con responsabilidad y
capacidad de decisin sobre su implantacin,
quienes las analizan y estudian,
decidiendo su aprobacin y dotndolas de
recursos para llevarlas a cabo.
Estos equipos de trabajo, llamados Crculos de
Control de Calidad en los aos sesenta por
Ishikawa, quien fue uno de los primeros en
utilizarlos, y han representado un elemento
fundamental de participacin de los trabajadores
en las empresas que han implantado sistemas de
mejora continua :

realizando las adaptaciones y las

modificaciones oportunas a la realidad de
cada empresa, esta prctica puede ofrecer
mucho valor a la gestin de la mejora de
cualquier tipo de organizacin

La situacin ideal de esta buena prctica

es la que permite su generacin de forma
espontnea y por iniciativa de los propios
componentes de los equipos, aunque para
llegar a esta situacin, la organizacin
debe seguir una metodologa de
implantacin que se oriente a este fin.

se hace imprescindible que se cuente

previamente con una cultura de gestin
especialmente enfocada al trabajo autnomo,
puesto que la confianza depositada en los
trabajadores como responsables de la mejora de
los procesos que integran sus reas de trabajo es
muy alta
se trata de una tcnica muy utilizada por las
organizaciones que poseen un enfoque hacia la
Gestin por Procesos, se hacen responsables
(dueos o propietarios) de determinados procesos
que lleva a cabo la organizacin,
su labor consiste en supervisar su correcto
funcionamiento, y mejorarlos permanentemente
de manera autnoma.

Beneficios
El principal beneficio, es el de la
solucin de los problemas detectados
o el de la mejora de algn rea
funcional que en la mayor parte de
las ocasiones repercute
positivamente sobre los puestos de
trabajo de los propios integrantes

Beneficios
cuando se implantan de manera adecuada,
representan una buena herramienta para
aumentar la concienciacin, sensibilizacin,
integracin y comunicacin de los recursos
humanos de la empresa
Tambin fomentan la formacin continua a travs
del intercambio de conocimiento y la motivacin
de los trabajadores, puesto que el equipo se siente
partcipe del proceso de gestin al observar que
sus propuestas son recogidas, analizadas y
posteriormente implantadas por los responsables
de la empresa.

Beneficios
sea cual sea el resultado de los crculos, que las
propuestas que se generen sean bien recibidas y
agradecidas por la organizacin, y en los casos en
los que se estime oportuno, reconocidas
pblicamente o incluso incentivadas de alguna
manera.
Los responsables, debern en todos los casos
estudiarlas en profundidad realizando un
esfuerzo por su implantacin.
En caso de no ser as, debern justificar
suficientemente las razones que impiden su
despliegue, de manera que los miembros del
equipo lo entiendan a la perfeccin.

Beneficios
Mejoras

en la calidad de los
productos y en la productividad de la
empresa.
Reduccin de costos.
Mejora en la moral del personal.
Promocin de la satisfaccin del
personal por su trabajo.

Beneficios
Autodesarrollo

del personal.
Creacin de conciencia por la calidad
y la productividad.
Mejora en las relaciones humanas
dentro de la empresa.
Promocin de la colaboracin y el
trabajo de grupo.

Beneficios
Mejora

en las relaciones comerciales

cliente - empresa.
Mejora en la comunicacin y lealtad ante
la empresa.
Promocin de la creatividad y la
inteligencia de la fuerza de trabajo.
Incremento en la participacin del
mercado.
Mejora de la reputacin y prestigio de la
empresa.

Fases para su implantacin

1. Concientizacion y convencimiento de la
direccin.
La direccin debe conocer a la perfeccin
sus posibilidades y beneficios.
Debe confiar y estar convencida de su
implantacin.
debe ejercer permanentemente un liderazgo
situacional, como impulsores y
mantenedores del buen funcionamiento de
los crculos.
Sin esta condicin, todos los esfuerzos sern
intiles.

2. Diseo de una hoja de ruta para

desarrollar el proceso de implantacin.
Se debe elaborar un plan para la
implementacin de esta tcnica que
garantice su efectividad,
teniendo como objetivo el que estos grupos
lleguen a generarse espontneamente y de
manera autnoma.

3. Formacin de la estructura
organizativa de apoyo.
Los crculos deben contar con una
estructura organizativa de apoyo,
independiente de la estructura de la
organizacin, e inmersa en su rea o
departamento de calidad, la cual presta
asesora metodolgica, define los medios
fsicos y humanos, planifica y ejecuta la
formacin de los facilitadores y realiza el
seguimiento e impacto de la implantacin
de las acciones, al menos en las primeras
fases.

4. Diseo de la metodologa a aplicar y

los sistemas de organizacin
. Existen

numerosos mtodos de funcionamiento

de los crculos de calidad,
para su buen funcionamiento, se tienen que
definir una serie de normas y condiciones que
sern trasmitidas a toda la organizacin.

5. Seleccin y formacin de
facilitadores
.

Los facilitadores son personas con

experiencia y prestigio en la
empresa, cuya labor en este campo
es la de guiar a los crculos durante
sus primeros pasos, hasta que el
conocimiento de la cultura de gestin
participativa sea la adecuada.

Seleccin y formacin de facilitadores

-Deben ser perfectos conocedores de los

procedimientos de desarrollo,
-las herramientas de trabajo en equipo,
manejo de grupos a travs de reuniones.
-A medida que el enfoque de la gestin
participativa mediante crculos de calidad
se asienta en la organizacin, el papel del
facilitador deja de ser imprescindible.

6. Declaracin institucional.
El

compromiso de la direccin en la
implantacin de los crculos de calidad,
resulta imprescindible para el xito de los
mismos.
Este apoyo, adems, debe ser visible por
toda la organizacin.
Es necesario realizar una declaracin
institucional mediante los canales de
comunicacin establecidos, para
garantizar que la informacin es conocida
por todos.

7. Seleccin de temas prioritarios

de los errores comunes en la
implantacin de un nuevo modelo de
gestin es pretender abarcar
demasiado al principio.
en una primera etapa, se eligen
temas prioritarios, o pequeas reas
de la compaa, en donde empezar a
aplicar la metodologa

.Uno

Seleccin de temas prioritarios

Estas reas deben ser elegidas atendiendo a
criterios de facilidad
aquellas en donde las posibilidades de xito son
ms evidentes.
Los temas y reas ms complicados seran objeto
de posteriores etapas, cuando la organizacin
alcance la suficiente experiencia.
Los criterios para la seleccin de los temas a
tratar en las primeras etapas, pueden estar
relacionados con la urgencia y la importancia de
problemas o mejoras detectadas por otras reas.

8. Lanzamiento de los primeros

programas
Definida

la metodologa que regir las

reuniones
realizada la declaracin institucional
formados a los facilitadores que
participarn en el proceso
seleccionadas las reas con las que se va a
comenzar
se convocar a los primeros crculos, con
carcter voluntario.

Lanzamiento de los primeros

programas
Siempre

se tendr en cuenta que lo

importante en estas primeras experiencias
es el obtener xitos, por lo que se
comenzar con temas que puedan resultar
atractivos y de inters para los
trabajadores.
Si se realiza el lanzamiento de los
primeros programas y no se obtiene
participacin, se dejar pasar algn
tiempo y se repetir el lanzamiento
modificando los temas propuestos.

Funcionamiento de los crculos

Se

recomienda que en los crculos

participen entre 4 y 8 personas,
aunque este nmero puede variarse
levemente en determinadas
situaciones.

Funcionamiento de los crculos

En

los casos en los que existan ms

personas interesadas en participar en las
primeras fases, se podrn realizar
reuniones diferentes con los mismos
temas de debate y anlisis.
Se recomienda que a estas reuniones no
asistan los responsables de los equipos de
trabajo para no coartar la participacin de
sus integrantes.

Funcionamiento de los crculos

Al principio, deber existir un
facilitador del proceso que oriente y
gue al grupo, fomentando la
participacin de sus integrantes y
mediando en situaciones de conflicto.
En ningn caso ejercer algn efecto
moderador sobre las conclusiones o
acuerdos propuestos por el grupo

Funcionamiento de los crculos

facilitador

no tiene la responsabilidad de
valorar ni aconsejar en ningn momento
las propuestas derivadas del trabajo del
equipo.
deber nombrarse entre los asistentes a
un coordinador o portavoz que sea el
encargado de trasladar los resultados del
crculo a los responsables de la
organizacin para que acten en
consecuencia.

Funcionamiento de los crculos

Este

portavoz elabora un informe que

recoja los temas planteados y la
descripcin exhaustiva (objetivos,
acciones, plazos, recursos, etc) sobre las
acciones de mejora propuestas y su
posterior implantacin.

Funcionamiento de los crculos

Es

conveniente que la estructura de este

informe, sea facilitada por la organizacin
incluyendo los campos que estime
oportunos.
Este documento no estar firmado por
ningn individuo, puesto que es el
resultado del grupo de trabajo.

Funcionamiento de los crculos

Una

vez aprobados los planes de

accin de los primeros crculos de
calidad, y mediante la lnea principal
de ejecucin, se repite el ciclo,
seleccionando nuevos temas o reas
de la organizacin para la formacin
de otros crculos de calidad.

Funcionamiento de los crculos

La

periodicidad y participacin de las

personas que integran las distintas reas
funcionales, ser diferente en cada caso,
en relacin con la magnitud de la
organizacin,
su estructura funcional,
el rea de negocio en el que se desarrolla,
incluso la cultura o experiencia que se
posea en este sentido

Funcionamiento de los crculos

Se recomienda convocar un crculo de calidad por
departamento o rea, como mnimo cada ejercicio
natural.
No existiendo un mximo para el caso de los
crculos que se generan de forma espontnea.
En los casos en los que los crculos se generen de
forma espontnea, este hecho, deber ser
comunicado al rea de direccin junto con el tema
principal a tratar quien autorizar y facilitar el
desarrollo de la experiencia.

Los crculos de control de

calidad
son

pequeos, participando generalmente

entre cuatro y quince miembros, siendo
entre siete y nueve el nmero ms
apropiado.
Todos sus componentes trabajan en un
mismo taller o proceso productivo bsico.
Los miembros trabajan bajo el mismo
supervisor, quien a su vez forma parte del
crculo.

Los crculos de control de calidad

Generalmente

el supervisor es el lder o
jefe del crculo. En su funcin de lder del
crculo el supervisor no da rdenes ni
toma decisiones. Siendo adoptadas las
decisiones de manera grupal.
La participacin es voluntaria, todos
tienen la oportunidad de integrarse o no a
los crculos de calidad,

Los crculos de control de calidad

Los

crculos se renen por lo general

una vez a la semana, durante las
horas de trabajo, recibiendo una
remuneracin por dicha actividad.
A los efectos de sus actividades los
crculos se renen en salas
especiales, convenientemente
dispuestas y alejadas de su propia
rea de trabajo.

Los crculos de control de calidad

Los miembros del crculo y no la gerencia, son
quienes eligen los problemas y dificultades sobre
los cuales desean trabajar.
Los crculos recogen la informacin y reciben la
ayuda que requieren para analizar un problema y
llegar a una solucin.
Los expertos tcnicos y la gerencia en general
brindan su ayuda (apoyo) a los crculos con su
informacin y con su experiencia siempre que los
miembros as lo soliciten.

Los crculos de control de calidad

Los

crculos son aconsejados y orientados

por un asesor (facilitador) que asiste a
todas las reuniones pero que no es
miembro del crculo.
Las exposiciones preparadas para la
gerencia son presentadas a los gerentes y
los expertos tcnicos que normalmente
tienen la autoridad para tomar una
decisin con respecto a una propuesta
determinada.

Los crculos de control de calidad

La

existencia de los crculos depende de la

voluntad de sus miembros para reunirse.
Los integrantes pueden declararse en
receso; posteriormente reiniciar labores
reunirse durante uno o dos meses o
durante aos, para solucionar uno, dos o
centenares de problemas

Implantacin de acciones y
seguimiento
Una

vez elaborado el informe, se

entregar al responsable del rea
relacionada con la temtica tratada para
que lo estudie y decida, en caso de tener
poder de decisin, sobre las acciones de
mejora planteadas. De no ser este el caso,
lo elevar a la Direccin General.

Implantacin de acciones y
seguimiento
Las

propuestas son analizadas y

aprobadas con agilidad e
implantadas de manera inmediata
valorando de esta manera el esfuerzo
realizado, y potenciando la creacin
de ms grupos de similares
caractersticas.

Implantacin de acciones y
seguimiento
la

implantacin de las acciones, suele

corresponder a la direccin funcional del
rea en la que se forma el crculo,
quien ser responsable de comunicar al
propio crculo las decisiones finales,
nombrar responsables
asignar los recursos necesarios para
acometerlas a travs de un plan de
mejoras.

Implantacin de acciones y
seguimiento
Una

vez implantadas las acciones, y

pasado un tiempo prudencial
se comprueba si los resultados de las
acciones llevadas a cabo son los esperados
en caso de no ser as, se planifican
acciones correctoras para conseguir los
objetivos que se perseguan a travs de un
segundo plan si es necesario

Implantacin de acciones y
seguimiento
En

entidades maduras desde el punto de

vista organizacional, estas ltimas fases
de implantacin y seguimiento se pueden
delegar totalmente al propio crculo de
calidad (recomendable).

Temas a tratar en los crculos de

calidad
Para

conseguir la mxima eficacia, deben

centrarse de forma concreta en la razn de
ser de su creacin:
la propuesta constructiva de aspectos que
estn dentro del mbito de trabajo de sus
integrantes
evitando trabajar sobre temas que estn
fuera de sus competencias o incluso de su
rea funcional.

Temas a tratar en los crculos de

calidad
Los

temas a tratar deben ser conocidos y

afectar a todos los participantes, de
manera que las acciones resultantes
puedan repercutir directa o
indirectamente sobre ellos,
un aumento de la confianza del equipo, en
contra de la frustracin que pueda
producir la propuesta de acciones casi
imposibles de implantar.

Temas a tratar en los crculos de

calidad
Aumentar

la coordinacin y la
comunicacin entre departamentos
clientes/proveedores.
- Mejorar la calidad del producto o del
servicio ofrecido entendiendo por calidad
la que satisface las necesidades y
expectativas del cliente.
- Buscar ahorros a travs de la reduccin
de gastos innecesarios.

Temas a tratar en los crculos de

calidad
Reducir

la burocracia que no aade valor

a los procesos.
- Mejorar la atencin al cliente en procesos
como el de comunicacin o atencin de
quejas o sugerencias.
- Reducir plazos simplificando los procesos
o incluso proponiendo su modificacin.

Temas que no deben tratarse en los

crculos de calidad
Los

componentes de los crculos de

calidad, deben ser generadores de
soluciones de forma constructiva
nunca deben suponer un canal para
expresar el malestar o descontento con
ciertos asuntos.
Su naturaleza es precisamente la
contraria, mejorar la situacin en los
puestos de trabajo.

Temas a tratar en los crculos de

calidad
-

Aumentar la comodidad,
la higiene,
la limpieza
la seguridad en el trabajo,
mejorando as la calidad de vida del
trabajador a travs del mbito laboral.

Temas que no deben tratarse en los

crculos de calidad
Reivindicaciones

y temas relacionados con

las condiciones laborales.
-Las quejas y crticas a los responsables o
lderes de la organizacin.
-Las estrategias y polticas generales de la
organizacin.

Temas que no deben tratarse en los

crculos de calidad
-Los

nombramientos, ascensos,
suspensiones o despidos.
-La valoracin del desempeo de
otros profesionales que pertenecen a
distintas reas funcionales.