Anda di halaman 1dari 22

KNBI

Korespondensi Niaga ahasa Inggris

DAFTAR ISI
Pendahuluan
1
Kemampuan Surat Menyurat
Letters, Memos, Fax dan Email
Letters:
Letter1: Block style, open punctuation Surat 1: Block style, open punctuation
Letter 2: Modified block style, indented paragraphs, mixed punctuation
Letter 3: Modified block style, blocked paragraphs, mixed punctuation
Letter 4: Simplified Style
Business Letter Punctuation (Tanda Baca Dalam Surat Bisnis)
Letter Parts (Bagian-bagian surat):
Letterheads or Headings
Reference Line (rujukan)
Date
Inside Address
Special Markings
Salutations
Subject Line
Complimentary close
Senders name and designation
For or pp
Enclosures
Copies
Blind Copies
PS (postscript)
Memos
Contoh 1: Announcing ones visit
Contoh 2: Organizational Meeting
Faxes
Conton 1: Quotation
E-mails:
Contoh 1: Confirming
Structuring the Body:
Contoh: 1 paragraph
Contoh: 2 kalimat
IDCC (Introduction, Details, Conclusion and Close)
Introduction
Details
Conclusion
Close
Sample 1: Showing the 4 paragraphs
BAHASA SURAT, MEMO, FAX DAN E-MAIL
The 3 Cs (Conciseness, Clearness, Correctness and Simplicity)
Conciseness
Clearness (Kejelasan)
Simplicity (Kesederhanaan)
K.I.S.S Principle Keep It Short and Simple

Referensi
Pendahuluan
Korespondensi Niaga Bahasa Inggris (KNBI) ini diberihkan kepada mahasiswa program
sekretari dan administrasi di perguruan tinggi ilmu sekretaris dan adminstrasi. Ada tiga
aspek yang dipaparkan pada buku ini yaitu (1) format surat, memo, fax dan email, yang
merupakan sarana dalam komunikasi bisnis internasional, (2) bagaimana struktur atau
tatanan isi (body) dari seluruh sarana tersebut seperti apakah yang harus ditulis pada
paragrap awal (opening paragraph), isi utama (main paragraph) dan kesimpulan
(conclusion) dan penutup (close), (3) bahasa dan nada sarana komunikasi tersebut (clear,
concise, correct, coherent, current, simple), (4) serta beberapa ungkapan-ungkapan yang
usang dan membosankan yang seharusnya tidak dipakai lagi oleh para pelaku komunikasi
bisnis pada jaman teknologi saat ini.
Kemampuan Surat Menyurat
Kemampuan surat menyurat merupakan suatu keahlian yang harus dimiliki oleh sekretaris
ataupun tenaga administrasi yang sehari-harinya membantu tugas-tugas rutin pimpinan
suatu perusahaan dalam menjalankan kegiatan bisnis, terutama perusahaan yang
berhubungan dengan nasabah asing yang mengunakan bahasa Inggris sebagai bahasa
komunikasi bisnis. Kemampuan ini mutlak harus dimiliki oleh para sekretaris, kemampuan
berkomunikasi surat menyurat merupakan asset yang sangat berharga yang harus dimiliki
dengan baik. Dunia bisnis saat ini menuntut tenaga kerja sekretaris dan tenaga administrasi
yang andal dalam berkomunikasi lewat surat-menyurat terutama dalam bisnis. Kegiatan
perusahaan tidak pernah lepas dari tugas-tugas komunikasi baik internal maupun external
yang merupakan napas dalam dunia bisnis.
SURAT, MEMO, FAX DAN EMAIL
Surat, memo fax dan email merupakan sarana yang sangat penting dalam kegiatan
komunikasi bisnis. Ada banyak jenis surat, memo, fax dan email (letters, memos, faxes and
emails) yang harus ditulis oleh perusahaan, seperti menyampaikan informasi, pesan,
permohonan, penawaran, pengingat, persetujuan, konsultasi, rekomendasi, rencana
(information, messages, requests, offers, orders, recommendations, application, promotion,
reminders, approval, consultation, plans) dan sebagainya.
Menurut Taylor (2004), sekretaris atau tenaga administrasi harus mampu menulis dalam
bisnis hal-hal yang berhubungan dengan komunikasi kesekretarisan dan administrasi seperti
undangan rapat (meeting invitations), janji temu (appointments) dan lainnya. Menurut
Websters Sekretarial Handbook (1984), sekretaris harus mampu bukan hanya menangani
surat berhubungan kegiatan kesekretaris saja namun lebih dari itu, seperti menulis
enquiries, replies to enquiries, quotations, orders, complaints and adjustments, appreciation,
collection, request for payment, application for credit, reminders, regret or rejection,
deferral, dan sebagainya. Ashley (1989) lebih lanjut menyatakan bahwa sekretaris juga
harus mampu menulis surat lebih dari yang berhubungan dengan kresekretarisan, harus
mampu juga mendukung kegiatan komunikasi bisnis perusahaan tertentu, seperti surat
menyurat bidang ekspor-impor, shipping, insurance, banking, industry dan lain sebagainya.
LETTERS
Surat sangat penting, dianggap sebagai duta besar (ambassadors) pengirim atau orang kedua
perusahaan, jadi kesan yang baik terdapat pada pesan atau isi yang disampaikan terdapat
pada penataan, bahasa dan nadanya. Surat harus ditata rapih sesuai dengan gaya atau style

yang digunakan oleh perusahaan. Dalam komunikasi bisnis internasional ada 3 jenis format
atau style yang digunakan: Block Style, Modified Block Style (with indented and block
paragraphs), dan Simplified Style yang jauh berbeda dari komunikasi surat menyurat dalam
bahasa Indonesia, sebagaimana tampak pada contoh dibawah ini.
Surat 1: Block style, open punctuation (semua paragraph ditempatkan disebelah kiri,
tidak ada koma atau titik dua setelah salam pembuka dan salam penutup, dengan open
punctuation)
SUPER COMMUNICATIONS COMPANY
2504 Mill Road/Richmond, VA 23230-1609/(804) 555-9857
Date

October 3, 2011

Inside
Address

Mr Clark Cason
Vice President
XYZ Company
228 Clark Street
Brooklyn, NY 11201-2983

Salutation

Dear Mr. Cason

Body of letter

An Advisory Committee meeting will be held in the Board Room,


Thursday, October 19, at noon. This is called a special meeting because of
the upcoming change in the price of our product.
An Agenda for the meeting is enclosed. If you have any additional items to
be placed on the agenda, please send them to Mr. Price by October 13.
Please notify me by Monday, October 16, of whether or not you will attend
the meeting.

Complimentary
close

Sincerely,

Writers name
Title

Herbert Price
Vice President

Typists initialsHP/lmb
Enclosure

Enclosure

Copy Notation

CC: Thomas Smith

Surat 2: Modified block style, indented paragraphs, mixed punctuation (posisi tanggal
dan salam penutup sejajar ditengah, setiap paragraph baru diindent kedalam, koma
(comma) atau titik dua (colon) disisipkan setelah salam pembuka dan salam penutup)

BUSINESS COMMUNICATIONS INSTITUTE


6 Mawar Street, Pulo Mas, Jakarta 13210
Date

12 May 2004

Inside Address

Mr. Hot Saut Manurung


ASMI Buddhi Tangerang
6 Jln. Imam Bonjol
Tangerang

Salutation

Dear Mr. Manurung,

Subject line

Re: Confirmation

Body of letter

Thank you for your email today.


Mr. Dawson will be returning from his vacation next week
and will be able to meet with you to discuss the audit repot in the
Meeting Room, Thursday, August 9, at 10 a.m.
Please bring File No. 306 with you to the meeting, as there
are a few questions to be answered.
We would appreciate your confirming this appointment by
Monday, August 6.

Complimentary
close

Sincerely,

Writers name
Title

Mrs. Catherine Thompson


Administrative Assistant

Typists initials

ia

Surat 3: Modified block style, blocked paragraphs, mixed punctuation (posisi tanggal
dan salam penutup sejajar, setiap paragrap baru diindent, koma atau titik dua disisipkan
setelah salam pembuka dan salam penutup, )
Association of Secretaries Professional Indonesia ASPI
5 Jln. Mawar, Jakarta 13210, Telp: 0214714606
Fax: 021 4714607, www.aspi_hsh.com
Date

12 May 2004 (operate return 4 times)

Inside address

Mrs Kathy Wacek


JICF
Graha Niaga, Flr 2nd
Kav 2-4 Jln. Jend Sudirman
Jakarta

Salutation

Dear Kathy:

Subject Line

Subject: The Annual Conference 2012

Body of letter

To follow- up our last weeks phone conversation we have pleasure


in inviting you to attend our conference to be held at the Acacia
Hotel, Jakarta, on Monday Tuesday 28/29 April 2012.
The aims of this conference are stated in the program attached. The
seminar is facilitated by professional and eloquent speakers who will
give expert advice on many useful topics. We enclose the program of
this seminar which I know you will not want to miss.
Please complete the enclosed registration form and return it to us by
10 April with a fee of $29 per person.
We look forward to seeing you at this exiting conference.

Complimentary
close

Sincerely,

Writers name
Title

Lisa Wagner (Mrs)


Conference Secretary

Typists initials

ss

Enclosure

Encl: Program

(operate return 4 times)

Surat 4: Simplified Style (tidak menggunakan salam pembuka dan salam penutup didalam
simplified style)
Date

October 13, 2011

Inside Address

Dr. Matthew Bavetta


123 Mytle Avenue
Glendale, NY 11385-7342

No salutation
Subject line

CANCELLATION

Body of letter

Dr. Greene would like to cancel her appointment for


Saturday, October 18, at 10:30 a.m. She will be out of town
attending a seminar on that day.
Please reschedule Dr. Greenes appointment for the same time
on Saturday, October 25.
If this is inconvenient, please telephone our office.

No complimentary close

Marilyn Landry

Writers name
Title

Ms. Marilyn Landry


Medical Secretary

Typists initials

rm

Business Letter Punctuation (Tanda Baca Dalam Surat Bisnis)


Punctuation (tanda baca) ada dua jenis didalam surat bisnis. Dalam mixed punctuation, titik
dua (colon) atau koma disisipkan (comma) setelah salutation dan koma setelah
complimentary close. Dalam open punctuation, tidak ada tanda baca (no punctuation)
digunakan setelah salutation atau complimentary close (Websters New World Secretarial
Handbook, 1989)
Letter Parts (Bagian-bagian surat)
Ada beberapa bagian atau komponen yang digunakan, tergantung pada kebutuhan dan
penulisnya, ada yang harus diperlukan, atau yang optional. Bagian-bagian tersebut seperti:
letterhead or heading, reference line (optional), date, file number (optional), inside address,
attention line (optional), salutation (optional), subject line (optional), body of the letter (isi),
yang biasanya terdiri dari the introduction, details, conclusion, and close), complimentary
close, name of sender and designation, initials (initials of the sender), enclosures (optional),

copies (cc, bcc) (tindasan), postscripts (NB) (optional) dan mailing instructions (optional),
(informasi lebih lanjut baca, Halomoan (1995), Taylor (2000), Ashley (1987).
Letterheads or Headings
Letterheads merupakan kepala surat atau kop surat (senders addresses), biasanya tercetak
dengan logo, company, street, city or town and country names, telephone and fax numbers,
dan saat ini dengan websites dan e-mail addresses. Headings biasanya tidak dicetak
(unprinted) disetting oleh orang yang tidak punya alamat tercetak.
Reference Line (rujukan)
Reference line merupakan baris rujukan berisi initials penulis (biasanya pakai huruf besar
(in upper case) dan inisial pengetik (in upper or lower case).
Contoh:
HSH/SS

HSH:SS

GBD/ST

GBD/st/Per1 GBD/ST/134

Date
Ada dua cara penulisan tanggal: British and American Style, namun tanggal harus ditulis
lengkap tidak boleh disingkat, bisa menimbulkan kesalahpahaman. Dalam British dan
American English, tanggal ditulis sebagai berikut:
British English
American English

12 July 2012
July 12, 2123

3 October 2010.

Inside Address
Inside address adalah alamat dalam, alamat kepada siapa surat ditujukan, dan diluar amplop
disebut outside address, yang sama artinya.
Contoh:
Mr Daniel Craig
General Manager
Craig Engineering Co Ltd
12 Bracken Hill
Manchester
M60 8AS

Ms. Leslie Norton


The Red Onion
1139 East Dominique Street, Suit H
Carson, CA 90746

AIRMAIL
Mr Doug Allen
Eagle Press Inc
24 South Bank
Toronto
Ontario
Canada M4J 7LK
Special Markings
Biasanya sifat surat (special markings) seperti confidential dicantumkan pada inside
address, seperti contoh dibawah ini.
CONFIDENTIAL
Ms. Elaine Wagner
Health Care plc
24 Main Street

Birmingham B2 5JT
Salutations
Salutations adalah salam pembuka (greeting) ditulis dibawah alamat dalam (inside address),
didalam simplied style, salutation tidak digunakan.
Contoh:
Dear Sir (kepada sesorang atau kepala bagian yang belum tahu namanya)
Dear Sirs (kepada satu perusahan yang belum tahu namanya)
Dear Sir or Madam
Dear Sirs or Madams
Dear Mr. Chan (to a single or married person)
Dear Mrs Bill Clinton (to a married person)
Dear Miss Cecilia (to a single female person)
Dear Ms (to a person single or married), there is a trend now, Ms is used for one both single
married.
Gentlemen: (dengan titik dua (colon), lazim dalam American English)
In American business letters, salam pembuka (salutation) dipakai untuk semua format,
kecuali dalam simplified style dan memo, lebih lanjut terlihat pada contoh-contoh berikut
ini dan titik dua (colon) digunakan setelah setiap salutation (in American English).
Dear Sir:
Dear Madam: (maybe followed by title, such as Dear Madam Chairperson)
Gentlemen:
Ladies:
Dear Mr. Bryan:
Dear Miss. Diaz:
Dear Andy: (personal friend or close business associate)
Dear Ms. Gray: (when you are addressing, a woman whose marital status is not known or
when you think this is her preference)
Ladies and Gentlemen:
Dear Personnel Director: (a gender-free title)
To Who It May Concern: or TO WHOM IT MAY CONCERN: (use this form as a last
resort).
Subject Line
Subject Line (perihal) ditulis baik dengan huruf besar maupun huruf kecil, ditulis dibawah
atau sebelum salutation.
Dear Mrs Marshall
SALES CONFERENCE 24 AUGUST 2012
Dear Ms. Agnes Manurung

Dear Ms. Nur Gultom

SUBJECT: TRAINING PROPOSAL

Re: Monthly Meeting

Complimentary close
Salam penutup seperti Yours faithfully (digunakan dengan Dear Sir/Sirs/Sir or Madam)

dan Yours sincerely (digunakan dengan Dear Mr/Mrs/Miss/Ms .(in British English).

Contoh
In British English:
Dear Sir
Dear Sirs
Dear Madam
Dear Sir or Madam

Yours faithfully,

Dear Mr Brown Dear Mrs WilliamsDear Miss Susan Dear Ms Arti


Dear Agnes
-

Yours sincerely
Sincerely yours
Sincerely,
Best Regards

In American English, salam penutup (complimentary closes) bervariasi, bisa sifatnya


personal, formal, highly informal, sbb:
Personal

Sincerely,
Very sincerely yours,
Cordially yours,

Sincerely yours,
Cordially,
Very cordially yours,

Formal

Yours truly,
Very truly yours,
Respectfully yours,
Very respectfully yours,

Yours very truly,


Very truly yours,
Yours respectfully,
Yours very respectfully,

Highly
Informal

Best wishes,

Warmest regards,

Cheers!

Senders name and designation


Penulisan nama pengirim dan jabatan ditulis dengan huruf besar semua atau huruf awalnya
saja huruf besar, tidak dihitamkan.
Contoh
Yours faithfully

Yours sincerely

Sincerely yours,

PATRICK ASHE
Chairman

LESLEY BOLAN (Mrs)


General Manager

Michael Eaton
Director

Best Regards,

Yours truly,

Sincerely yours

Michel Eaton
Colonel, USAF

Leornard G. Richardson
Secretary to Ms. Jones

Myrna Lane
Medical Secretary

For or pp
For atau pp yang artinya atas nama on behalf ofpengirim ditulis for or pp didepan
nama pengirim; pp singkatan dari per pro (per procuration) dalam bahasa Latin, yang
artinya on behalf of.
Contoh
Yours faithfully

Yours faithfully,

Agnes Ruth
for EDWARD NATHAN

pp. PT ABC International


Susan Brown

10

Chairman

Manager

Enclosures
Lampiran (enclosures) ditulis Enc or Encs satu baris dibawah senders designation (nama
atau jabatan pengirim, sbb:
Enclosures 2
Enclosure (2)
Encl. 2 (apabila ada dua atau lebih lampiran harus disebutkan satu persatu, contoh:
Encl: invoice
statement
Copies
Copies (tembusan atau tindasan) ditulis dengan cc (copy circulated or courtesy copy) or
Copy diikuti dengan nama penerima, jika lebih dari satu nama, diurut sesuai dengan abjad.
Contoh:
cc: Andrew Wilson, General Manager
Britney Dawson, Company Secretary
Cathy Wacek, Accountant
pc: Richard Watson
pc Rick Conway
c: Sandra Delgado
c Sandra Delgado
Blind Copies
Bcc (blind copies) ditulis apabila pengirim tidak ingin penerima mengetahui ada tembusan
kepada pihak ketiga.
PS (postscript)
PS adalah NB dalam bahasa Indonesia, ditulis sebagai berita atau informasi tambahan
dalam surat, namun jangan terlalu sering kesannya, penulis pelupa.
MEMOS
Memo sebagaimana juga surat merupakan sarana komunikasi yang umumnya digunakan
secara intern perusahan (interoffice atau intraoffice). Memo bisa beredar keatasan (up to a
superior) dari bahawan, atau sejajar antara sesama pimpinan (across to a superior) atau
kebawahan dari atasan (down to a subordinate) dalam satu perusahaan. Memo atau
memoranda memiliki berbagai fungsi seperti halnya juga surat bisa to inform, to announce,
to request, to remind, to persuade, to scold or to reprimand people, dsb. Dahulu, memo
sifatnya hanya sekedar pengingat, tetapi sekarang sama fungsinya dengan sarana
komunikasi lainnya, contoh format memo.
Memo
To
From
Date
Re or Subject
Cc or c.
No Salutation

11

Salutations (Dear Sir or Dear Sirs, Dear Mr/Mrs/Miss/Ms) tidak digunakan dalam
memo, jadi langsung dengan isi memo.
Body of the memo
Biasanya memo berisikan satu message yang terdiri 4 bagian:
conclusion, dan close.

introduction, details,

No complimentary close
Dalam memo tidak ada complimentary close untuk menutup memo, namun biasanya inisial
penulis ditulis.
Contoh 1
Memo
To
From
Subject
CC or bcc

Production Manager
Anita Fodor (Director)
Bob Peters Visit
Dwight Hill

We inform you that Mr. Bob Peter, Production Manager of Excel in Boston, is here for a
six-week training visit. He will train all the staff in the production department for two
weeks.
Details of his schedule are attached. Thank you.
AF
Contoh 2
MEMORANDUM
To
From
Date
Subject

Christine Winters, Executive Director


Sally Ride, Chairperson, Board of Directors
October 20, Organizational Meeting

A Board of Directors meeting has been scheduled for Wednesday, October 30, 20-, in
Conference Room A, East Building.
The agenda will include:
Approval of Minutes (Notulen)
Report for the Chairperson
Discussion of Goals
New Business
Since this is the first meeting, your attendance is necessary. Please bring business report
No. 123 A, located in the central database file.

12

JB/TS 8a

FAXES
Fax adalah juga sebagai sarana komunikasi bisnis yang lazim digunakan seperti halnya
surat, namun fax biasanya mengunakan format penataannya full block, namun demikian
mesin fax banyak digunakan dalam mengirimkan surat-surat atau dokumen lainnya.
FAX MESSAGE
To

Ms. Cynthia Craig

Company

PT. Modern Furniture, Jakarta

From

Mr. Darsono Hadi (PT XYZ)

Date

21 January 2011

Fax No

(021) 5517854

No of Pages
1
(including this page)
QUOTATION

Dear Ms Cynthia

Thank you for your letter of 20 January asking for the prices of our new furniture, chairs,
tables, beds and sofas.
We are pleased to give you a quote as follows:
No.

Qty

Description/Specification

U/P (USD)

T/P (USD)

1
2

20
10

CA 1235 Chairs
TF 1236

1,000
1,100

20,000
11,000

Terms and conditions


DP:
Balance:
Prices:
Payment:
Validity:

50% upon confirmation


50 &% ARO
C.I.F Jakarta
Transfer to PT. Modern Furniture, Jakarta, through BCA Jakarta, Branch
Coconut Gading, A/C No. 12340689
30 days

We trust that you will be satisfied with the above quotation and look forward to receiving
your order to forward our pro forma invoice.
Yours sincerely,
Darsono Hadi
Manager- PT XYZ Jakarta

13

E-MAILS
E-mail merupakan sarana yang sangat popular saat ini digunakan untuk berkomunikasi
dengan customers, suppliers, colleagues, friends, ataupun family. Banyak sekali manfaat
berkomunikasi melalui e-mail, namun dalam kesempatan ini tidak dibahas dalam tulisan ini
secara mendetail, pada tulisan berikutnya pada topik penulisan email. Email isinya ringkas
(brief) dan informal nada dan bahasanya.
Contoh: Email
Subject: PA/XPA Course Program
From: Hot S<hsh_mnrg@yahoo.com>
To:
hanspola@yahoo.wibi- university.com
Hi, Pak Hans,
As requested, I am pleased to send you the XPA/PA/AP program that we discussed last
Tuesday afternoon in your office, WIBI Jakarta.
May I come and see you at 10 a.m. tomorrow morning to discuss further about the
programs with our prospective clients?
I look forward to receiving your confirmation.

Sincerely,
Hot Saut H
Dari paparan diatas, ada 3 jenis format atau style yang digunakan dalam surat bisnis, Block
Style, Modified with indented and blocked paragraphs, simplified format tanpa salutation
dan complimentary close, 2 jenis punctuation, open and mixed punctuation. Memo tidak
memakai salutation dan complimentary close berbeda dengan surat, fax dan email, namun
demikian komponen-komponen masing-masing sarana komunikasi tersebut harus ditata
sedemikian rupa sehingga menarik dan rapih. Kesan yang terdapat pada komunikasi atau
pesan yang disampaikan terlihat pada tatanan, bahasa dan nada yang terdapat didalamnya.
Pada diskusi selanjutnya, akan dibicarakan bagaimana menata atau menyusun isi dari
sarana komunikasi tersebut.
Structuring the Body (Menata Isi)
Didalam surat menyurat, isi surat, memo, fax atau email adalah merupakan bagian yang
terpenting yang harus dikuasai, bagian ini berisikan pesan penting yang ingin disampaikan,
bisa berupa undangan, janji temu, pesanan, permohonan dan perintah, teguran, pengingat,
dan sebagainya.
Surat, memo, fax atau email biasanya isinya bisa terdiri dari 1 kalimat/paragraph, 2
kalimat/paragraph, 3 kalimat/paragraph atau 4 kalimat/paragraph. Menurut Taylor (2004),
Ashley (1987), Halomoan (1995), dan Websters Secretarial Handbook (1987), isi pesan
(body) biasanya disusun berdasarkan model atau pendekatan yang disingkat dalam
komunikasi bisnis: IDCC: Introduction, Details, (Conclusion) dan Close dan Taylor (2000)

14

terkenal dengan The 4 Point Plan, suatu model yang lazim digunakan dalam komunikasi
bisnis saat ini.
Berikut ini adalah contoh-contoh pesan yang menggunakan 1, 2 atau 3 paragraph (alinea)
dalam sarana komunikasi bisnis.
Contoh: 1 paragraph
Dear Pak David,
I am so sorry to tell you that I cannot come and see you today to discuss your school
programs. I have to be out of Jakarta for a seminar. I hope you can understand. Thank you.
Sincerely,
Praise Lee
Contoh: 2 kalimat
Dear Mr. Hoddle,
Thank you for your email today.
We confirm that our manager, Mr. Robby Wagner can meet with you today to talk about the
possibility of coaching your team next year in Jakarta.
Sincerely,
Greg Bellamy
Contoh: 3 paragraph
Dear Ms. Pujiarti,
Thank you for your email today asking me to send you an article for your next journal.
I attach the article entitled Introduction to Teaching Business English Correspondence for
Secretarial and Industrial Management School students in Indonesia. I hope it will be
useful for you and your students in the future.
If there are things you would like to ask, please let me know by phone or just text me a
message.
Sincerely,
Halomoan M
IDCC (Introduction, Details, Conclusion and Close)

15

IDCC adalah satu pendekatan dalam menata isi (body) pesan baik surat, memo, email atau
fax, yang terdiri dari Introduction, Details, Conclusion dan Close (Ashley,1987, Halomoan,
1995). Taylor (2000) mengusulkan satu pendekatan struktur dalam komunikasi bisnis
dengan The 4 Point Plan, yang pada prinsipnya sama.
Introduction: Why are you writing? What is the purpose? Refer to a previous contact or
correspondence. Bisa berisikan 1) tujuan menulis, 2) merujuk pada korespondensi
sebelumnya, atau komunikasi sebelumnya, seperti adanya kiriman surat, memo, email, fax,
atau penerimaan barang, dsb.
Contoh:
Thank you for your email/letter/memo/fax of 21 April.
As requested, we send you our proposal/quotation/price list
To follow up our phone conversation/meeting, we would like to .
We invite you to attend our seminar on
We announce our next conference on
We remind/request/ask/beg you to
We confirm.
We apologize for .
We would like to invite you to attend our weekly meeting on
We wish to inform you that our next meeting will be held on ..
Details
Berisikan informasi yang lebih mendetail, dan harus nyambung (coherent) alurnya dengan
paragraph sebelumnya.
Contoh:
I confirm that I can have a meeting with you to discuss our preliminary business plans on
Monday, 19 March at 10. a. m in your office.
We are sorry to tell you that our director will not be able to come and see you on ..
We agree to offer a 10 per cent discount on orders worth over $10.000 placed before April.
To follow-up, we can have a meeting to discuss more details on a day convenient for you.
Conclusion
Kesimpulan atau kongklusi biasanya berisikan tindakan atau jawaban yang akan diambil
tetapi juga harus mengikuti alur pada paragraph sebelumnya, contoh:
We will come and see you to talk about our business plans on Monday, 12 March at 10 a.m.
If you have any queries, please contact us.
We will instruct our bank to debit/credit our account for $45.
We will transfer payment today.
We enclose a catalogue/brochure/price list.
We will be happy to answer any questions you have.
We would be pleased to assist you in finding a new location.
Close
Kalimat penutup bisa ada atau tidak ada, jadi bukan suatu keharusan, dan bisa satu kalimat
yang sederhana, tetapi harus logik atau nyambung dengan paragraph sebelumnya, contoh
sbb:

16

We look forward to receiving your reply/response/answer/confirmation.


I look forward to seeing you next Monday.
May I hear from you soon?
We are awaiting your kind reply.
May I have your consideration soon?
We hope to hear from you soon.
Dalam surat menyurat bisnis, isi pesan yang akan disampaikan bisa terdiri dari 1, 2, 3 atau 4
paragraph, alurnya harus logik (coherent) yang terdiri dari introduction, details, conclusion
dan close. Berikut ini adalah satu contoh surat yang berisikan 4 paragraph.
Sample 1: Showing the 4 paragraphs
School of Secretarial and Administrative Sciences (SAS)
Blessed Building, Flr 4th, 6 Mawar Street, Golden Island, Jakarta
13210
April 12, 2012
Mr. John Peterson
Director
School of Business Communications
25 Main Street
Singapore
Dear Mr Peterson,
Introduction

Thank you for your letter of 21 April.

Details

We confirm that we can have a meeting with you to discuss the


possibility of working together with you on Monday, 26 April in
your office.

Conclusion

Please do not hesitate to let us know if there are things you would
like to ask or propose before we meet.

Close

We look forward to meeting you.


Sincerely yours,
Harry Smith Hanson
Academics Director
aa

BAHASA SURAT, MEMO, FAX DAN E-MAIL


Bahasa surat, memo, fax atau email harus alami, bukan copy-cat atau copy and paste, lebih
santai (more relaxed), dan tidak kaku seperti yang digunakan pada masa lalu, rapih,
sederhana, akurat, benar dalam ejaan, grammar, dan pemakaian tanda bacanya.

17

The 3 Cs (Conciseness, Clearness, Correctness and Simplicity)


Pesan yang disampaikan harus mengandung unsur atau kualitas conciseness, clearness,
correctness dan simplicity. Conciseness (ringkas), clearness (kejelasan), correctness- benar
tata-bahasanya dan simplicity (sederhana). Pesan harus ringkas (concise), jelas (clear),
correct (benar) dan sederhana (simple). Ashley (1987), Halomoan (1995) dan Taylor (2000,
mengusulkan pesan yang ingin disampaikan harus akurat (accurate), ringkas (brief), jelas
(clear), simple (sederhana bahasanya), mudah dimengerti (easy to understand) dan alami (in
natural style), tidak terlalu formal.
Conciseness
Pesan bisnis harus ringkas. Pebisnis adalah orang sibuk, tidak ada banyak waktu membaca
pesan yang terlalu panjang. Kita harus mempraktikan KISSing skills (Taylor, 2004). Keep It
Short and Simple, kalimat tidak perlu panjang dan rumit, supaya kelihatan keren pada hal
membingungkan, dan membosankan.
Instead of
commence
regarding
purchase
utilise
require
endeavour, attempt
terminate
state
expedite
advise, inform
visualise
despatch
assist
sufficient
kindly
I should be glad if you would
In spite of the fact that
With regard to
At the present moment in time
Conduct an investigation
In view of the fact that
In the event that
In the very near future
At a later date
We would like to ask you to

Say
start
about
buy
use
need
try
end
say
hurry, speed up
tell
see
send
help
enough
please
Please
Despite
About
Now
Investigation
As because
If
Soon
Later
Please

Clearness (Kejelasan)
Pesan harus jelas (clear). Frase dibawah ini sudah using, jaman bahola atau jaman nenek
moyang Inggris yang memakainya, sekarang tidak boleh digunakan lagi.
Instead of

Say

We are in receipt of your letter of 12 June


We have received your letter of 12 June
Enclosed herewith you will find

Thank you for your letter of 12 June.


Thank you for your quotation of 12 June.
I enclose

18

Please find enclosed


Please be good enough to advise me
Please be reminded
Please supply the above mentioned goods

We enclose .
Please let me know
Please remember
Please supply these goods

Menurut Taylor (2004) pesan yang ingin kita sampaikan harus CLEAR: Clear, Logical,
Empathetic, Accurate, dan Right. Frase berikut ini sudah usang dan jangan dipakai lagi
pada abad modern ini.
Please be informed
Kindly be advised.
I would like to bring to your attention and .
I am writing to advise you.
Enclosed herewith please find our catalogue for your reference and perusal.
With reference to your above-mentioned order..
Further to the telecom today between your good self and the undersigned name.

Frase yang disebelah kiri dibawah ini kedengaran sangat membosankan, tetapi masih
banyak orang menggunakannya, karena orang lain juga masih memakainya. Menurut
Taylor (2000), frase tersebut sudah dipakai berabad-abad lamanya, dan tidak usah
dipergunakan lagi.
Instead of
We refer to your letter of 21st October 2004
As spoken in our telecom today
Please revert to me soonest possible.
Should you require any further clarification
please do not hesitate to contact the
undersigned.

Say
Thank you for your letter of 21 October.
Thank you for calling me this morning.
I hope to hear from you soon
Please give me a call on 2874722 if you
have any question.

Simplicity (Kesederhanaan)
Pesan yang kita sampaikan harus sederhana dengan bahasa yang sederhana, tidak boleh
memakai kata-kata atau kalimat yang panjang, yang membingungkan.
Instead of
We should be very grateful if you would
consider our proposal.
We refer to your letter of 21st October 2004
As spoken in our telecom today
Please revert to me soonest possible.
Should you require any further clarification,
please do not hesitate to contact the
undersigned.

Say
Please consider our .not Kindly.
consider!)
Thank you for your letter of 21 October.
Thank you for calling me this morning.
I hope to hear from you soon
Please give me a call on 2874722 if you
have any question.

Correctness (Benar Tatabahasanya)


Pesan harus ditulis dengan benar, tatabahasanya, spelling, grammar, typing, dan
punctuationnya (tanda baca) tidak boleh salah. Kesalahan dalam penulisan pesan
memberihkan kesan yang tidak baik terhadap penulis.
Instead of
Say
We are confirm that .
We confirm that ..
We look forward to receive you confirm. We look forward to receiving your confirmation. I

19

am interesting in your products and .. I am interested in your products and .


We can be marketed your products in our We can market your products successfully in
country with successful.
our country.
Disamping aturan dan kualitas yang diperlukan dalam penulisan sarana komunikasi diatas,
pesan sebaiknya ditulis dalam kalimat aktif, bukan pasif (Taylor, 2004). Penggunaan
kalimat aktif menunjukkan bahwa pesan nadanya lebih hidup, lebih fokus dan personal
(pribadi), lebih menarik dan jelas (more alive, more focused, more personalized and much
more interesting and clear).
Instead of
Your application has been processed.
The documents will be dispatched by us.
Our next meeting will be rescheduled soon

Say
We have processed your application.
We will dispatch the documents.
We will reschedule our next meeting soon.

Berdasarkan pembahasan diatas, pesan yang kita sampaikan haruslah jelas, ringkas,
sederhana dan benar, dengan alur yang baik logik agar komunikasi atau tujuan yang ingin
disampaikan tercapai. Komunikasi harus ditata dengan baik tersusun rapih, masih banyak
gagasan-gasan lain atau masukan dalam penataan komunikasi bisnis dengan surat, memo,
fax, dan email, seperti halnya pemakaian terlalu sering atau terlalu banyak, titik dua
(colons), attention lines (baris perhatian), penggunaan thank you diawal dan diakhir pesan,
dll, untuk lebih jelas baca Ashley (1987), Taylor (2000), Webster;s Secretarial Handbook
(1989) dan Manurung (1995).
Surat, memo, fax dan email merupakan sarana komunikasi penting dalam komunikasi
bisnis, penulisannya harus mengikuti tatacara, pendekatan modern yang saat ini digunakan,
tidak memakai frase-frase yang usang, membosankan, seperti yang dipakai lazimnya pada
jaman dahulu. Sekarang kata-kata dan kalimat-kalimat yang digunakan singkat (concise),
jelas (clear), sederhana (plain), alami (natural), tidak kaku (relaxed), benar (correct)
menurut aturan grammar bahasa Inggris, ejaan (correct spelling), pengetikan (typing) tidak
boleh ada kesalahan (errors).
Peran sekretaris sangat penting, mereka harus mampu menulis letters, memos, fax and emails dengan fokus pada komunikasi yang efektif, dengan menerapkan KISSING skills
Keep It Short and Simple: dan juga mempraktikan CLEAR communications: Clear,
Logical, Empathetic, Accurate and Right guna membantu pimpinan dalam menjalankan
kegiatan komunikasi bisnis sehari-hari dengan baik, berjalan mulus (runs smoothly) dan
efektif (Taylor (2000).

20

References:
Ashley, John. (1987) A Handbook of Commercial Correspondence, London: Longman
Manurung, Hot Saut Halomoan (1995) Korespondenssi Niaga Bahasa Inggris, Jakarta:
Bursa ASMI Jakarta.
Poe, Roy. W (1988) The McGraw-Hill Handbook of Business Letters, Second Edition,
Singapore: McGraw-Hill Book Co.
Taylor, Shirley (2000) Model Business Letters, E-Mails and other Business Documents,
England: Pearson
Webster New World (1987) Secretarial Handbook, The single reference for every
secretarys needs, New York: Prentice Hall.
Wilson, Martin (1987) Write for Business, Hong Kong: Thomas Nelson and Sons Ltd.

21

22