Fahmi Gustiawan: Activity Based Management Approach - Basic Concept

Activity Based Management Approach - Basic Concept

By: Fahmi Gustiawan – http://fahmi-gustiawan.blogspot.com

Suatu hari teman saya seorang

eksekutif dari suatu perusahaan
menyeletuk disela-sela diskusi
saat kami sedang menangani
salah satu proyek mereka. Mereka
berkeluh kesah karena apa yang
selama ini mereka usahakan
ketika terjadi konsolidasi di level
SBU mereka, ternyata dibebani
suatu alokasi yang tidak masuk
akal, menurut mereka. Padahal
margin operasi mereka cukup
lumayan besar, akan tetap setelah
alokasi tersebut ternyata margin
mereka menyusut drastis.

Saya teringat saat dulu bekerja disuatu perusahaan dimana mereka memiliki 5 SBU.
Kondisinya sama persis, dimana pada saat terjadinya lonjakkan penjualan yang besar,
maka beban alokasi yang mereka terima juga besar, termasuk SBU dimana saya
bekerja. Bahkan seorang expatriate sempat kecewa, karena seakan-akan performance
mereka menjadi tidak baik. Padahal pada saat operating margin mereka terlihat baik,
namun setelah adanya corporate charge, ternyata nilainya cukup signifikan menggerus
bottom up nilai margin/laba. Padahal, yang dilihat dari corporate adalah bottom up atas
kinerja SBU tersebut. Sedih memang, namun apa mau dikata, karena tidak mudah untuk
memperbaiki atau merubah kebiasaan yang ada serta mencari bentuk pelaporan
manajemen memuaskan semua pihak.

Namun dibawah ini saya coba menyajikan suatu pendekatan yang bukan baru yang
dinamakan pendekatan Activity Based Management didalam mengalokasikan biaya-biaya
tidak langsung. Pendekatan ini bukan murni pendekatan ABM yang berasal dari ABC,
namun direkayasa sedemikian rupa untuk mempermudah pengertian dari cost driver
atau, biaya yang memicu suatu kejadian transaksi. Dengan kata lain, suatu biaya itu
timbul dan dikorelasikan dengan trigger atas sesuatu penyebab yang cukup signifikan.
Tentu saja analisis dib log ini tidak sempurna, namun diharapkan bias memberi suatu
konsep pemikiran mengenai pendekatan ABM didalam pengalokasian biaya-biaya
support ke suatu SBU.

DEFINISI DARI ACTIVITY-BASED MANAGEMENT (ABM)

Suatu disiplin yang memfokuskan pada manajemen kegiatan agar dapat dilakukan
perbaikan yang berkesinambungan, baik pada nilai yang diterima oleh pelanggan
maupun laba yang diperoleh dengan memberikan nilai. ABM terdiri atas analisis pemacu

Page 1 of 8
Fahmi Gustiawan: Activity Based Management Approach - Basic Concept

biaya, analisis kegiatan, dan analisis kinerja, serta menggunakan ABC sebagai sumber
utama data dan informasi.

ABC memberikan informasi untuk memanajemeni kegiatan dengan menggunakan data

ABC dan alat lain agar dapat dilakukan perbaikan yang berkesinambungan. ABM
dinyatakan sebagai suatu metode yang tidak hanya untuk memberikan laporan biaya
tetapi juga untuk memanajemeninya. Tetapi jangan menyamakan memanajemeni
dengan mengendalikan. Data ABC atau ABM digunakan lebih banyak untuk pembuatan
rumus-rumus yang sifatnya ramalan daripada untuk pengendalian. Sekarang
penggunaan data biaya untuk pengendalian mengalami kemunduran karena adanya
umpan balik yang lebih cepat yang diperoleh dari manajemen mutu terpadu (total
quality management), seperti praktek-praktek pengendalian proses secara statistik, atau
dari waktu riil, sistem informasi terpadu (integrated information system).

Estimasi dalam ABC / ABM memberikan tempat untuk uji kredibilitas karena materialitas
dan relevansi biaya dipertimbangkan di dalam tahap desain. Lebih lanjut, hukum Pareto
yang menyatakan bahwa “yang sedikit mewakili yang banyak” biasa dipakai untuk
memahami sifat-sifat biaya.

CONTOH KASUS SEDERHANA

PT ABC merupakan service company (perusahaan jasa) yang memiliki wilayah kerja di
Jakarta, Kalimantan dan Bali. Mereka memberikan service kepada customer berdasarkan
keinginan pelanggannya.

Struktur organisasi PT ABC cukup rumit. PT ABC memiliki 3 SBU (SBU IT &
Telekomunikasi, SBU Agribisnis dan SBU Gas and Oil), 3 cabang wilayah kerja (Jakarta,
Kalimantan dan Bali) dan 4 Divisi support (Finance, IT, SDM dan Executive).

Page 2 of 8
Fahmi Gustiawan: Activity Based Management Approach - Basic Concept

Divisi merupakan cost centre dimana mereka bukanlah sesuatu yang bisa mendapatkan
revenue atau profit dari aktivitas sehari-hari mereka. SBU (strategic business unit)
adalah suatu kesatuan organisasi yang memiliki batasan tujuan strategi bisnis dan
mempunyai seorang manajer dibantu tenaga penjualan dan menjadi pengumpul
kekayaan/keuntungan yang dapat dipertanggungjawabkan.
Cabang sendiri merupakan revenue center dimana kegiatan-kegiatan operasional ada
dicabang tersebut. Setiap SBU dapat beraktivitas dicabang-cabang tersebut seperti
terlihat pada gambar 1-1 diatas, dimana matrix dari kegiatan bisnis SBU bisa jadi
disetiap cabang, sehingga cabang memiliki laporan R/L dan SBU juga memiliki laporan
R/L untuk menilai performance mereka.

Masalah menjadi pelik, ketika charging atas biaya-biaya cabang maupun divisi di
alokasikan ke setiap SBU berdasarkan % dari revenue. Karena itu berarti, kenaikan
revenue akan menaikan beban yang di absorb oleh SBU yang bersangkutan. Sedangkan,
belum tentu setiap biaya yang ada dicabang maupun di divisi diakibatkan oleh SBU yang
bersangkutan (khususnya triger atas penjualan/sales).
Untuk memudahkannya, diberi ilustrasi dibawah ini mengenai laporan keuangan dari PT
ABS bulan berjalan.

Pada table 1-1, disajikan revenue dan expenses setiap SBU dan cabang serta expenses
untuk tiap divisi. Informasi revenue sudah dipisahkan dari tiap-tiap cabang ke masing-
masing SBU. Sedangkan biayanya masih biaya langsung yang terjadi baik di masing-
masing SBU maupun cabang dan divisi (belum ada alokasi dari cabang dan divisi ke
SBU).

PT ABC kemudian melakukan alokasi seperti biasanya dari setiap cabang dan divisi
kemasing-masing SBU melalui mekanisme direct allocation yang berdasarkan persentase
penjualan. Mari kita lihat seperti apa yang akan terjadi atas laporan keuangan masing-
masing SBU.

Page 3 of 8
Fahmi Gustiawan: Activity Based Management Approach - Basic Concept

Perhatikan bahwa, Gas – Oil memiliki revenue sebesar Rp. 20.4 Miliar dengan operating
cost sebelum alokasi sebesar Rp. 12.5 Miliar yang menghasilkan margin operasi sebelum
alokasi sebesar 38.55 %. PT ABC melakukan alokasi biaya-biaya dari cabang maupun
divisi kemasing-masing SBU berdasarkan nilai sales mereka. Sehingga, SBU Gas – Oil
mendapatkan alokasi sebesar Rp. 4.3 Miliar dari cabang dan Rp. 2.9 Miliar dari Divisi.
SBU Agri mendapatkan alokasi sebesar Rp. 1.1 Miliar dari cabang darn Rp. 779 juta dari
divisi. Sedangkan SBU IT dan Telekomunikasi mendapatkan alokasi sebesar Rp. 5.3
Miliar dari Cabang dan Rp. 3.6 Miliar dari Divisi.

Atas alokasi tersebut, margin SBU Gas – Oil mengalami penurunan yang signifikan dari
38.55% margin operasi sebelum alokasi menjadi 3.11 % margin operasi setelah alokasi
dari divisi dan cabang. Sedangkan margin kedua SBU lainnya hamper setengahnya dari
margin sebelumnya. Dalam hal ini, business manager SBU Oil – Gas mempertanyakan,
kenapa margin mereka turun drastic sekali lebih dari setengahnya. Tentu saja, jika

Page 4 of 8
Fahmi Gustiawan: Activity Based Management Approach - Basic Concept

dibiarkan seperti ini, maka mereka lambat laun akan menjadi kurang bergairah
meningkatkan performance. Karena mereka merasa bahwa apapun yang mereka
lakukan untuk meningkatkan revenue, at the end, mereka akan dibebankan oleh
sesuatu yang tidak mereka mengerti yang mengakibatkan kinerja mereka secara
keselurahan menjadi tidak baik.
Mereka mempertanyakan, apakah semua biaya-biaya di divisi dan cabang merupakan
refleksi langsung atas kemampuan mereka menaikkan pendapatan? Seberapa besar
porsi cabang dan divisi memberikan kontribusi kepada SBU mereka? Apakah disetiap
cabang (terlebih cabang yang memiliki expenses besar) merupakan refleksi dari
kegiatan SBU mereka?
Pertanyaan yang mudah, namun sulit sekali dijawab jika tidak berdasarkan data yang
akurat.

Dibawah ini disajikan informasi tambahan mengenai cost driver dan informasi-informasi
lainnya yang akan digunakan untuk menganalisis lebih jauh. Namun perlu diperhatikan
bahwa data ini hanya bersifat memberikan kemudahan bukan mutlak memiliki korelasi
yang erat. Beberapa mesti di adjust/sesuaikan dengan sifat dari aktivitas dan biaya itu
sendiri (misalnya biaya depresiasi seharusnya berhubungan dengan luas ruangan,
jumlah kendaraan, ataupun fasilitas-fasilitas lainnya yang dimiliki oleh PT ABC). Namun
demi kemudahan ilustrasi, maka data yang disediakan dianggap memiliki
hubungan dekat dengan biaya-biaya yang terjadi.

Setelah melakukan analisis dengan seksama, Manajemen PT ABC memperoleh informasi

seperti tabel 1-3 dan 1-4 diatas. Para staff diminta untuk melakukan verifikasi dan
validitas informasii mengenai jumlah order/proyek per SBU per cabang. Mereka juga
diminta untuk melakukan analisis berapa jumlah invoice yang diterbitkan selama periode
tersebut. Termasuk didalam analisisnya adalah berapa jumlah project manajer ditiap-
tiap SBU dan cabang serta informasi lainnya seperti tertera pada tabel diatas.

Page 5 of 8
Fahmi Gustiawan: Activity Based Management Approach - Basic Concept

Business controller Oil – Gas menekankan bahwa, jumlah order/proyek ini

merepresentasikan jumlah kerja bisnis support lainnya. Semakin banyak order, maka
semakin banyak tenaga atau effort yang harus dilakukan disisi bisnis support untuk
melakukan masalah administrasi dan pekerjaan yang berhubungan dengannya. Dengan
kata lain, kontribusi bisnis support terhadap proyek di SBU tersebut cukup berkaitan
erat. Maka pembagi berdasarkan revenue bukanlah hal yang seharusnya dilakukan
terhadap biaya-biaya pegawai dari bisnis support yang berkaitan. Tetapi jumlah
proyek/orderlah yang berkaitan erat dengan timbulnya kegiatan tersebut. Mengapa
bukan revenue? Padahal order/proyek nantinya menjadi revenue. Alasannya sederhana
saja, yaitu:

1. Tidak semua order/proyek akan segera menjadi revenue. Bisa jadi mereka berada
pada stage processing dan belum di invoice atau belum di lakukan perhitungan POC
(Percentage of Completion) atas proyek tersebut (untuk system accrual basis).
Kemudian, Revenue adalah hasil tidak langsung dari proyek/order. Aktivitas untuk
mendapatkan revenue dilakukan didalam penyelesaian order/proyek sehingga
order/proyek tersebut diakui sebagai revenue. Sehingga aktivitas tsb lah yang
menjadi dasar trigger biaya yang timbul.
2. Bisa jadi suatu SBU memiliki proyek yang banyak, namun nilainya kecil. Sehingga
aktivitas masalah administrasi dan support lainnya semakin banyak. Atau kebalikan,
bisa jadi suatu SBU memiliki jumlah ptoyek/order sedikit, namun nilainya besar,
sehingga aktivitas dari bagian yang berkaitan juga tidak banyak (volume diversity).

Perhatikan bahwa, jumlah proyek yang ditangani oleh SBU Gas – Oil tidak sebanyak
proyek yang ada di SBU Agri maupun IT dan Telecomunication. Proyek/Order Gas – Oil
hanya 5 dengan jumlah invoice 10. Namun Revenue mereka besar atas proyek/order
tersebut. Sedangkan SBU Agri proyek/ordernya berjumlah 10 dengan invoice sebanyak
15 (lebih banyak dari SBU Gas – Oil). Seharusnya biaya yang dilekatkan atas aktivitas-
aktivitas yang dilakukan di sisi support seharusnya tidak sebanyak SBU Gas – Oil
dibandingkan SBU Agri maupun SBU IT dan Telco. Begitu juga dengan informasi-
informasi lainnya dioleh berdasarkan analisis tersebut.
Manajemen PT ABC akhirnya mencoba untuk melakukan perhitungan kembali untuk
pengalokasian biaya-biaya dari cabang maupun divisi.

Informasi dibawah ini menyajikan laporan keuangan yang direvisi berdasarkan kegiatan
tersebut.

Page 6 of 8
Fahmi Gustiawan: Activity Based Management Approach - Basic Concept

Page 7 of 8
Fahmi Gustiawan: Activity Based Management Approach - Basic Concept

Setalah dialokasikan menurut cost driver yang tepat (berdasarkan informasi yang
diperoleh), maka Margin operasi SBU Gas – Oil menjadi sebesar 11.27 % naik dari
margin sebelumnya berdasarkan alokasi dari persentase (%) penjualan. Sedangkan
margin SBU Agri mengalami penurunan menjadi 4.1 %. Dibawah ini disajikan
perbandingan antara Direct Allocation berdasarkan persentase penjualan dengan ABM
Approach.

KESIMPULAN:

Bahwa alokasi berdasarkan Activity Based Management Approach akan memiliki nilai
validasi dan reliable yang lebih signifikan dibandingakn alokasi secara abritase
berdasarkan persentase penjualan secara umum jika suatu korporasi memiliki lebih dari
1 SBU maupun cabang dan divisi. Karena prilaku biaya itu tidak sama satu dengan
lainnya. Lazimnya, input dan output itu tergantung dari proses yang dijalani dan terkait
dengan aktivitas-aktivitas yang menimbulkan biaya.

Page 8 of 8