Anda di halaman 1dari 39

UNIVERSITAS BORNEO TARAKAN

TATA LAKSANA PERSURATAN


ORGANISASI KEMAHASISWAAN

Menulis Surat Dinas


(Surat Resmi)

Pengertian
Surat dinas adalah surat resmi yang
ditulis/dikirim oleh sebuah
instansi/kantor/organisasi untuk
keperluan dinas/resmi.
Surat dinas harus ditulis dengan bahasa
yang baku serta memperhatikan kaidah
kebahasaan yang benar.

SYARAT DASAR MENULIS SURAT DINAS

Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan


Pengusaan bahasa (Bahasa Tulisan)
Penguasaan pikiran dan perasaan
Pengetahuan posisi dalam hubungan kerja (penulis
dan pembaca)

Pengetahuan teknik korespondensi

Sistematika surat dinas

BENTUK SURAT DINAS/SURAT RESMI

( KEPMENPAN 71/1993 )

( KEPMENDIKBUD NO. 091/1993 )

1. Kop surat
MEMUAT INFORMASI TENTANG
- NAMA LEMBAGA/INSTANSI/ORGANISASI
- ALAMAT LENGKAP
- LOGO/LAMBANG (JIKA ADA)

CONTOH :

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS PALING HEBAT

UNIVERSITAS BORNEO TARAKAN


Jalan Amal Lama No. 1, Tarakan, Telepon No. xxxxxxxx

2. Tanggal surat
PADA BAGIAN INI TIDAK PERLU MENULISKAN NAMA
KOTA KARENA DI BAGIAN KOP SURAT SUDAH
TERTERA NAMA KOTA

CONTOH :

19 Nopember 2014

3. Nomor, Lampiran, Perihal


Penulisan tanda titik dua [ : ] setelah nomor,
lampiran, dan perihal diusahakan sejajar.
CONTOH :
Nomor
Lampiran
Perihal

: 01/BEM-F/XI/2014
: Satu berkas
: Permohonan bantuan dana

4. Alamat tujuan surat


Aturan penulisan alamat tujuan surat :
1. Tidak perlu menggunakan kata kepada tetapi langsung
menggunakan kata Yang Terhormat (penulisannya boleh
disingkat [Yth.]
2. Tidak perlu menggunakan kata sapaan Bapak atau Ibu jika
yang dituju adalah nama jabatan seperti Rektor, Walikota,
Direktur, Kepala Desa, dsb.
3. Jika yang dituju adalah nama individu, maka boleh ditambahi
dengan kata sapaan Bapak atau Ibu atau Saudara
4. Kata jalan tidak boleh disingkat. Jika setelah nama jalan ada
nomor maka tidak perlu diberi tulisan nomor.
5. Sebelum nama kota tidak perlu diberi kata di.

Contoh 1:

Yth. Bupati Nunukan


Jalan Pangeran Diponegoro
Nunukan
Contoh 2:

Yth. Ibu Dessy Ratnasari


Jalan Delima 10
Sukabumi

5. Salam pembuka
Gunakan salam pembuka yang netral.
Penulisan salam pembuka diakhiri dengan tanda koma

CONTOH :

Dengan hormat,

6. Isi surat
Isi surat tergantung dari keperluan surat tersebut dibuat
Isi surat bias berupa Undangan, Pemberitahuan, Permohonan Bantuan,
Permohonan Ijin, dsb
Secara umum isi surat dinas terdiri dari bagian pembukaan, bagian ini,
dan bagian penutup

Contoh surat undangan :


Mengharap dengan hormat atas kehadiran Bapak/Ibu pada
pembukaan seminar tahunan yang akan diselenggarakan pada,
Hari
: Senin
Tanggal
: 14 September 2009
Waktu
: pukul 09.00 Wite
tempat : Gedung Pusat Kemahasiswaan
Demikian, atas perhatian Bapak/Ibu kami mengucapkan terima
kasih.

7. Salam penutup
Gunakan salam penutup yang netral.
Penulisan salam penutup diakhiri dengan tanda koma

CONTOH :

Hormat kami,

8. Jabatan, nama, & tanda tangan pengirim surat


CONTOH :
Ketua,

ttd
Putra Gagah Perkasa

9. Tembusan
Tembusan adalah seseorang yang dianggap perlu
mengetahui tentang isi surat tersebut.

CONTOH :
Tembusan :
1. Yth. Ketua Karang Taruna Kel Kampung Satu
2. Yth. Ketua Karang Taruna Kel Amal

Menyusun Proposal Kegiatan

Proposal
Asal Kata : (V)Propose yang berarti
mengusulkan dan Proposal (kata benda) berarti
usulan
Jadi proposal berarti suatu rencana/usulan akan
suatu proyek atau kegiatan
Penting: Waktu Pengajuan Proposal!!!
(selambat-lambatnya : untuk kegiatan internal 2 minggu sebelum pelaksanaan
kegiatan; untuk kegiatan yang melibatkan pihak eksternal 3 minggu sebelum
pelaksanaan kegiatan)

Jenis Proposal
Proposal Proposal Proyek/Usaha:
Untuk Rencana Proyek/Usaha (biasanya ada analisa rugi laba dan
kelayakan proyek)
Ada mapping kondisi
Ada Rencana Kerja
Contoh: Proposal PKM, Proposal PMW
Diajukan ke pihak2 untuk dilibatkan dalam pengerjaan proyek atau untuk
pendanaan proyek

Proposal Kegiatan :

Untuk rencana kegiatan


Bersifat Tematis
Tahapan pengerjaan tidak selama proposal proyek/usaha
Diajukan ke pihak2 untuk terlibat dalam kegiatan yang direncanakan
Contoh : Proposal Acara Seminar, Proposal Bakti Sosial

Isi proposal Kegiatan


Secara garis besar isi proposal tidak lepas dari prinsip 5W + 1H
Why : Berhubungan dengan kenapa kegiatan/acara harus
dilaksanakan (di Latar belakang dan tujuan kegiatan/acara )

What : Apa jenis kegiatan dan temanya


Who : Berhubungan dengan sasaran kegiatan dan penyelenggara
kegiatan
When : Berhubungan dengan tanggal dan pelaksanaan kegiatan
Where : Tempat pelaksanaan kegiatan
How : Berhubungan dengan bagaimana konsep dan bentuk
kegiatan, bagaimana aturan aturan untuk berpartisipasi dalam
kegiatan( atau bagaimana event tersebut dikelola (acara, dana,
publikasi)

Format Proposal Kegiatan


1. Halaman Sampul /Cover
2. Halaman Pengesahan
3. Latar Belakang
4. Tujuan Kegiatan

5. Nama dan Tema Kegiatan


6. Bentuk Kegiatan
7. Peserta
8. Penyelenggara

9. Jadwal dan Lokasi Kegiatan


10. Susunan Acara
11. Susunan Panitia
12. Rencana Anggaran
13. Penutup
14. Penawaran Kerjasama (sponsorship)

Halaman Sampul/Judul/Cover
Berisi :
Nama/judul kegiatan

Lokasi dan waktu pelaksanaan kegiatan


Penyelenggara yang bermaksud mengadakan
kegiatan

Halaman Pengesahan
BEM Universitas

Mengetahui : Dosen Pendamping

BPM Universitas

WR Kemahasiswaan

UKM

BEM Fakultas

Mengetahui : Dekan/Wakil Dekan

Himpunan Mahasiswa Jurusan Mengetahui Ketua Jurusan


Catatan :
Proposal yang ditujukan ke pihak luar UBT harus sepengahuan WR
Kemahasiswaan

Latar Belakang
Secara umum esensi isi latar belakang adalah
kesenjangan antara fakta yang ada dan apa yang
seharusnya.
Biasanya penulisannya dari yang bersifat umum ke
khusus (general to spesific)
Terdiri dari 3 tahap pendahuluan isi penutup
Prinsip Why

Tujuan Kegiatan
Mengenai kenapa dan untuk apa kegiatan tersebut
direncanakan

Tujuan dapat terdiri hanya 1 tujuan , atau kalau tujuan lebih


dari satu urutkan dari yang terpenting hingga yang kurang
penting
Buatlah tujuan relevan dengan latar belakang yang
dikemukakan sebelumnya.
Prinsip Why

Bentuk Kegiatan
Buatlah uraian kegiatan yang relevan dengan tujuan kegiatan
Berisi tentang format kegiatan
Contoh : kegiatan/acara bakti sosial
Tema : misal: Give light a Chance!
Bentuk kegiatannya :
1. Kunjungan/Visitasi ke Panti Asuhan
2. Kerja bakti di Panti Asuhan bersama anak anak panti asuhan
3. Pembagian baju baju dan alat2 tulis kepada anak-anak panti
asuhan
4. Lomba mewarnai gambar bersama anak-anak pantia asuhan
5. Dll
Prinsip What

Peserta/Sasaran
Berisi tentang siapa yang menjadi sasaran dari kegiatan
yang kita rencanakan
Kelompokkan sasaran ini kedalam segmen2 yang sesuai
dengan bentuk kegiatan yang kita rencanakan
Buatlah relevan dengan tema dan bentuk kegiatan
Prinsip Who

Penyelenggara
Berisi keterangan siapa yang menjadi
penyelenggara kegiatan.
Biasanya penyelenggara ini adalah suatu
organisasi atau komunitas yang hendak
melaksanakan kegiatan karena alasan tertentu
(mengacu pada latar belakang)
Pada bagian penyelenggara ini perlu pula
ditampilkan nama dan nomor kontak atau
sekretariat yang dapat dihubungi
Prinsip Who

Jadwal dan Lokasi Kegiatan


Berisi keterangan kapan dan dimana kegiatan
akan dilaksanakan

Prinsip Where dan When

Susunan Panitia
Isinya susunan panitia yang udah dibentuk

Tujuannya agar pihak-pihak yang menjadi tujuan


proposal tahu dengan siapa mereka
berhubungan/bekerja sama
Susunan yang umum :
Penanggung Jawab
Panitia Pengarah (SC)
Panitia Pelaksana (OC) :Ketua, Bendahara, Sekretaris
dan Seksi2

Prinsip who

Rencana Anggaran
Berisi rincian pemasukan (Cash In), pengeluaran (Cash
Out), dan jumlah kekurangan dana
Dapat di-breakdown dengan merancang anggaran dana
masing-masing seksi, atau menurut jenis pengeluaran,
kemudian ditotal secara keseluruhan
Menggunakan sistem penyusunan anggaran yang
sederhana tetapi rapi, jelas dan rinci
Pastikan anggaran bersifat realistic dan riil

Penutup
Isinya kalimat penutup yang menyatakan harapan dan dukungan
kepada semua pihak agar tertarik untuk terlibat.
Ditandatangani oleh Ketua Pelaksana / Ketua Panitia dan mengetahui
Penanggungjawab kegiatan

Penawaran Kerjasama (sponsorship)


Berisi tentang bentuk-bentuk penawaran kerjasama kepada pihak sponsor
Ada format perjanjiannya

Biasanya ada kategori sponsor utama/tunggal, sponsor pendukung dan


sponsor partisipatif/Mitra
Biasanya pihak sponsor mau berpartisipasi dalam kegiatan jika :
Skala kegiatan besar, kegiatannya menarik dan marketable
Diberi kesempatan untuk menjual/promo/publikasi produknya (diberi stand,
Spot Acara, pemasangan media promo dsb)
Urusan mudah dan tidak berbelit belit
Panitia/Humas bisa meyakinkan pihak sponsor
Sepadan dengan Apa yang bisa ditawarkan / dijual panitia kepada pihak
sponsor

Menyusun Laporan Kegiatan

Laporan
Asal Kata : (V)Report yang berarti dokumen
tertulis yang menginformasikan pelaksanaan dan
hasil dari suatu kegiatan/pelaksanaan tugas.
Intinya: penyampaian informasi tentang
pelaksanaan dan hasil suatu kegiatan/pelaksanaan
tugas
*) Sebagai PTN : Wajib diserahkan selambatlambatnya 2 minggu setelah kegiatan bahan
pemeriksaan SPI, Inspektorat, BPKP

Jenis Proposal
Proposal Proposal Proyek/Usaha:
Untuk Rencana Proyek/Usaha (biasanya ada analisa rugi laba dan
kelayakan proyek)
Ada mapping kondisi
Ada Rencana Kerja
Contoh: Proposal PKM, Proposal PMW
Diajukan ke pihak2 untuk dilibatkan dalam pengerjaan proyek atau untuk
pendanaan proyek

Proposal Kegiatan :

Untuk rencana kegiatan


Bersifat Tematis
Tahapan pengerjaan tidak selama proposal proyek/usaha
Diajukan ke pihak2 untuk terlibat dalam kegiatan yang direncanakan
Contoh : Proposal Acara Seminar, Proposal Bakti Sosial

Isi Laporan Kegiatan


Secara garis besar isi proposal tidak lepas dari prinsip 5W + 1H
Why : Berhubungan dengan kenapa kegiatan/acara harus
dilaksanakan (di Latar belakang dan tujuan kegiatan/acara )
What : Apa jenis kegiatan dan temanya
Who : Berhubungan dengan sasaran kegiatan dan penyelenggara
kegiatan
When : Berhubungan dengan tanggal dan pelaksanaan kegiatan

Where : Tempat pelaksanaan kegiatan


How :
1. Berhubungan dengan bagaimana konsep dan bentuk kegiatan
2. Berhubungan dengan bagaimana pelaksanaan dan hasil
kegiatan, termasuk good practices dan bad practices

Format Laporan Kegiatan


1. Halaman Sampul /Cover
2. Halaman Pengesahan
3. Latar Belakang
4. Tujuan Kegiatan
5. Nama dan Tema Kegiatan

6. Bentuk Kegiatan
7. Peserta
8. Penyelenggara
9. Jadwal dan Lokasi Kegiatan

10. Susunan Acara


11. Pelaksanaan dan Hasil Kegiatan
12. Implementasi Anggaran
13. Penutup