MAKALAH SISTEM

INFORMASI
AKUNTANSI
Chapter 2 Intorduction to Transaction Processing

Oleh:
Alvina (00000002296)
Laurensia Bella (00000001531)
Richard (00000000535)

UNIVERSITAS PELITA HARAPAN

SEMESTER AKSELERASI 2014/2015
KARAWACI

KATA PENGANTAR
Kemurahan pengetahuan dan hikmat dari Tuhan Yang Maha Pengasih sungguh menjadi
kekuatan dan inspirasi bagi penulis sehingga penyusunan makalah yang mengupas mengenai
chapter kedua dari materi perkuliahan Sistem Informasi Akuntansi yang berjudul tentang
Introduction to Transaction Processing ini dapat disusun dan diselesaikan dengan baik dan
lancar.
Sebagai mahasiswa-mahasiswi di bidang ekonomi, sudah seharusnya dan sepantasnya
penulis membahas secara lebih mendetail mengenai materi perkuliahan yang diwajibkan di
fakultas ekonomi khususnya Sistem Informasi Akuntansi. Adapun penyusunan makalah ini
ditujukan sebagai salah satu persyaratan kelulusan untuk memenuhi nilai pada mata kuliah
Sistem Informasi Akuntansi .
Dalam penulisan makalah ini, penulis berterima kasih khususnya kepada Ibu
Istianingsih selaku dosen pengampu mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi. Tanpa
bimbingan dan tuntunan dari beliau, kami yakin penulisan makalah ini pun tidak dapat
terlaksana dengan baik.
Kami juga menyadari penulisan makalah ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh sebab
itu, kami memohon maaf apabila masih ada kekurangan dan kami juga sangat menghargai
kritik dan saran dari pembaca. Semoga penulisan makalah ini dapat bermanfaat bagi para
pembacanya.

Tangerang, 30 April 2015

Tim Penulis

Tujuan Pembelajaran (Learning Objectives):

Memahami tujuan umum dari siklus transaksi

Mengenali tipe-tipe transaksi yang diproses oleh masing-masing siklus transaksi
Mengetahui pencatatan akuntansi dasar yang digunakan di dalam sistem proses transaksi
Mengerti hubungan antara pencatatan akuntansi tradisional dengan pencatatan yang

berbasis komputer
Familiar dengan teknik dokumentasi yang digunakan untuk menampilkan prosedur manual
dan komponen komputer dari sistem
Memahami perbedaan antara batch dan real-time processing serta efek dari teknologi
tersebut terhadap proses transaksi
Familiar dengan data coding schemes yang digunakan di dalam sistem informasi akuntansi

A. An Overview of Transaction Processing

Penerapan dari Transaction Processing System adalah memroses transaksi keuangan. Suatu
transaksi finansial adalah suatu kejadian ekonomi yang memengaruhi aset dan ekuitas dari
perusahaan, yang tercermin dari akun-akunnya, dan diukur secara moneter.
Transaksi keuangan meliputi transaksi eksternal dan juga internal. Transaksi dengan pihak
eksternal meliputi penjualan barang atau jasa, pembelian inventori, penerbitan obligasi,
penerimaan kas dari customer dan sebagainya. Sedangkan transaksi keuangan yang bersifat
internal meliputi penyusutan aset tetap, proses produksi yang menimbulkan biaya pekerja,
bahan mentah dan overhead, transfer inventori dari satu departemen ke departemen lain, dan
sebagainya.
SIKLUS TRANSAKSI
Tiga siklus transaksi yang paling banyak digunakan untuk memroses aktivitas ekonomi
-

perusahaan antara lain;

Siklus Pengeluaran (Expenditure Cycle)
Siklus Produksi/Konversi (Conversion Cycle)
Siklus Pendapatan (Revenue Cycle)

Siklus Pengeluaran (Expenditure Cycle)

Siklus pengeluaran meliputi perolehan bahan baku, mesin-mesin dan para pekerja dalam
rangka untuk menghasilkan barang dan jasa yang dapat dijual untuk menghasilkan uang. Dari
gambar 2-1, menunjukkan arus kas dari organisasi ke berbagai penyedia dari sumber dayasumber daya tersebut. Dari sudut pandang sistem, siklus ini terdiri atas dua komponen yaitu;
komponen fisik (perolehan barang dan atau jasa) serta komponen keuangan (pembayaran kas
ke supplier). Adapun subsistem dari siklus pengeluaran terdiri atas:
- Purchases/accounts payable (AP) system
Sistem ini melihat kebutuhan akan bahan baku dan memesannya ke penjual. Ketika barang
diterima, sistem ini akan mencatat kejadian tersebut degan meningkatkan jumlah inventori
-

dan mencatat sejumlah hutang yang harus dilunasi nanti.

Cash disbursement system
Ketika kewajiban yang dari sistem pembelian sudah jatuh tempo, sistem pembayaran kas
yang melakukan pembayaran tersebut, mengeluarkan kas untuk membayar supplier dan

mencatat kejadian tersebut dengan mengurangi jumlah kas serta akun hutang.
Payroll system
Sistem penggajian mengumpulkan data penggunaan tenaga kerja untuk setiap karyawan,
menghitung gaji,dan menyalurkan gaji kepada karyawan. Karena kompleksitas akuntansi
terkait dengan gaji, sebagian besar perusahaan memiliki sistem terpisah untuk proses penggajian.

Fixed asset system

Sistem ini memroses transaksi yang berhubungan dengan perolehan, pemeliharaan dan
pembuangan aset tetap. Contoh aset tetap antara lain tanah, gedung, peralatan, mesin dan
sebagainya.
Siklus Konversi (Conversion Cycle)
Siklus ini terdiri atas dua susbsistem utama yaitu:
- Sistem Produksi
Sistem ini meliputi perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian secara fisik dalam proses
produksi secara manufaktur. Hal ini meliputi penentuan bahan baku, menetapkan
pekerjaan yang harus dilakukan dan mengarahkan berbagai langkah-langkah dalam
-

manufaktur suatu barang.

Sistem Akuntansi Biaya
Sistem ini mengawasi arus informasi mengenai biaya yang berhubungan dengan produksi.
Informasi yang diproduksi dari sistem ini digunakan untuk penilaian inventory, pembuatan
anggaran, pengendalian biaya, pelaporan kinerja, keputusan manajemen, dan sebagainya.

Siklus Pendapatan (Revenue Cycle)

Perusahaan menjual barang jdi ke customer melalui siklus pendapatan, yang meliputi
pemrosesan penjualan secara kas, penjualan kredit dan penerimaan kas dari hasil penjualan
tersebut. Siklus pendapatan ini juga memiliki komponen fisik dan komponen keuangan yang
diproses secara terpisah. Subsistem utama dari siklus pendapatan ialah:
- Sales order processing.
Mayoritas penjualan bisnis dilakukan secara kredit dan melibatkan tugas-tugas seperti
mempersiapkan pesanan penjualan, pemberian kredit, pengiriman produk (atau
penyerahan jasa) kepada pelanggan, penagihan pelanggan, dan merekam transaksi di
-

rekening (akun piutang, persediaan, biaya, dan penjualan).

Penerimaan kas.
Untuk penjualan secara kredit, ada tenggang waktu antara saat penjualan dan saat
penerimaan kas. Sistem ini meliputi pengumpulan kas, mendepositkan kas di bank dan
mencatat kejadian ni pada akun piutang dank as.

B. Accounting Records
MANUAL SYSTEM
Bagian ini menjelaskan menhenao tujuan dari setiap jenis pencatatan akuntansi yang
digunakan di dalam siklus transaksi. Kita terlebih dahulu membahas mengenai pencatatan
tradisional yang digunakan di dalam sistem secara manual (dokumen, jurnal, dan ledger), lalu
kemudian melihat bagaimana sistem pecatatan yang berbasis komputer.
Dokumen
Dokumen menyediakan berbagai tujuan dalam proses transaksi. Dokumen dapat menjadi
sumber yang memulai proses transaksi ataupun hasil dari suatu proses transaksi. Dokumen

juga berguna bagi auditor sebagai bukti dari kejadian-kejadian ekonomi. Dalam hal ini, ada 3
-

jenis dokumen; source document, product document, turnaround document.

Source document
Kejadian ekonomi akan menghasilkan pembuatan beberapa dokumen pada awal proses
transaksi. Ini disebut sebagai source document. Source document digunakan untuk melihat
data-data transaksi dari siklus transaksi untuk kemudian diproses. Gambar 2-2 berikut ini
menunjukkan bagaimana timbulnya source document.

Kejadian ekonomi (penjualan) menyebabkan petugas penjualan menyiaapkan suatu sales

order yang merupakan ukti bahwa telah terjadi penjualan. Salinan daro source document
kemudian masuk ke sistem penjualan dan digunakan menyampaikan informasi dalam
-

berbagai fungsi seperti penagihan, pengiriman, dan pencatatan piutang.

Product document
Product documents adalah hasil dari proses transaksi. Contohnya, cek pembayaran gaji
kepada karyawan adalah dokumen produk dari sistem penggajian. Gambar 2-3
mengembangkan contoh dari gambar 2-2 yang menjelaskan mengenai product document.

Turnaround document
Turnaround document adalah dokumen produk dari satu sistem yang menjadi dokumen
sumber bagi sistem yang lainnya. Ini diilustrasikan dalam gambar 2-4. Customer
menerima dua bagian tagihan, yang pertama adalah tagihan yang sesungguhnya dan yang
kedua adalah kuitansi (remittance advice). Customer kemudian memisahkan nota
pembayaran tersebut dan mengembalikannya ke perusahaan bersama-sama dengan cek
pembayaran. Dalam hal ini, remittance advice tersebut merupakan turnaround document.

Journal
Suatu jurnal adalah pencatatan transaksi secara kronologis. Dalam hal ini, dokumen adalah
sumber data untama untuk mencatat jurnal. Gambar 2-5 menggambarkan suatu sales order
yang dicatat di dalam jurnal penjualan. Setiap transaksi harus dicatat pada jurnal terpisah,
yang masing-masing mecerminkan akun-akun apa saja yang terpengaruh, berapa jumlah yang
harus didebit dan dikredit.

Ada 2 jenis utama dari jurnal yaitu special journals dan general journals.
- Special Journals
Special Journal digunakan untuk mencatat kelas-kelas khusus dari berbagai transaksi yang
terjadi dalam jumlah yang banyak. Trnasaksi-transaksi tersebut digabung dan

dikelompokkan dalam suatu special journal dan akan menghasilkan proses yang lebih
efisien. Gambar 2-6 menggambarkan special journal dari transaksi penjualan.

Dapat dilihat, jurnal penjualan dari gambar 2-6 tersebut menyediakan format khusus hanya
untuk mencatat transaksi penjualan. Pada akhir periode, petugas akan melakukan posting
ke buku besar sesuai dengan jumlah angka yang tertera dari jurnal penjualan.Contoh lain
dari special journal antara lain, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas, jurnal
-

pembelian, jurnal penggajian, dan sebagainya.

General Jounals
Perusahaan menggunakan general journal untuk mencatat transaksi-transaksi yang tidak
terus-menerus terjadi, tidak sering terjadi, dan berbeda-beda. Contohnya yaitu, penyusutan
secara periodic dan jurnal penutup. Gambar 2-7 menunjukkan format dari general journal.
Lihat bahwa pada general journal,

tidak ada transaksi yang spesifik, setiap jenis

tranasaksi boleh dicatat pada kolom jurnal ini.

Dalam prakteknya, banyak organisasi yang menggantikan general journal dengan journal
voucher system. Journal voucher sebenarnya adalah dokumen sumber khusus yang terdiri
atas jurnal tunggal yang merincikan akun buku besar yang terpengaruh. Journal voucher
digunakan untuk meringkas transaksi rutin, transaksi non-rutin, jurnal penyesuaian, dan
jurnal penutup. Jumlah total dari journal voucher yang telah diproses setara dengan
general journal.

Ledgers
Ledger adalah suatu buku yang terdiri atas akun-akun yang mencerminkan perubahanperubahan sebagai efek dari transaksi-transaksi yang terjadi setelah di-posting dari berbagai
jurnal. Buku besar menunjukkan aktivitas-aktivitas, perubahan-perubahan dari setiap akunakun keuangan. Buku besar menunjukkan peningkatan, penurunan, dan saldo dari setiap akun
keuangan. Hal ini bergunan bagi perusahaan untuk mempersiapkan laporan keuangan, dan
laporan internal. Gambar 2-8 menunjukkan arus dari jurnal masuk ke ledger.

Ada dua jenis utama dari buku besar yaitu general ledger dan subsidiary ledger.
- General Ledger
General Ledger terdiri atas informasi mengenai akun-akun perusahaan dalam bentuk yang
telah tersusun dan terangkum dengan baik. General ledger merangkum berbagai aktivitasaktivitas dari setiap akun-akun transaksi. Gambar 2-9 menunjukkan format dari general
ledger untuk beberapa akun yang berbeda.

Subsidiary Ledger
Buku besar pembantu disimpan di berbagai departemen akuntansi perusahaan,
termasuk persediaan, hutang, gaji, dan piutang. Pemisahan ini memberikan control yang
lebih baik dan dukungan terhadap kegiatan operasional. Gambar 2-10 menggambarkan
bahwa total saldo rekening dalam buku besar pembantu harus sama dengan saldo di
rekening general ledger yang sesuai. Dengan demikian, selain memberikan informasi
laporan keuangan, buku besar adalah mekanisme untuk memverifikasi keseluruhan
keakuratan data akuntansi yang telah diproses oleh masing-masing departemen akuntansi.
Setiap kejadian yang salah dicatat dalam jurnal atau buku besar pembantu akan
menyebabkan kondisi out-of-balance yang harus terdeteksi selama update buku besar.

AUDIT TRAIL
Pencatatan akuntansi yang dijelaskan sebelumnya memberikan audit trail untuk melacak
transaksi dari dokumen sumber ke laporan keuangan dan kejadian-kejadian ekonomi yang
melatarbelakanginya. Audit trail merupakan hal yang terpenting dalam melakukan suatu audit
keuangan. Auditor eksternal secara berkala mengevaluasi laporan keuangan organisasi bisnis
milik publik atas nama pemegang saham dan pihak berkepentingan lainnya. Tanggung jawab
auditor melibatkan, sebagian, review rekening dan transaksi yang dipilih untuk menentukan
validitas mereka, akurasi, dan kelengkapan. Mari kita asumsikan auditor ingin memverifikasi
keakuratan AR klien yang diterbitkan dalam laporan keuangan tahunan. Auditor dapat
melacak saldo akun AR pada neraca ke rekening AR kontrol buku besar. Saldo ini kemudian
dapat disesuaikan dengan total piutang buku besar pembantu. Daripada meneliti setiap

transaksi yang mempengaruhi akun AR, auditor akan menggunakan teknik sampling untuk
memeriksa subset wakil dari transaksi. Setelah pendekatan ini dilakukan , auditor dapat
memilih nomor rekening dari AR buku besar pembantu dan melacak ini kembali ke jurnal
penjualan. Dari jurnal penjualan, auditor dapat mengidentifikasi sumber dokumen tertentu
yang memprakarsai transaksi dan menarik mereka dari file untuk memverifikasi keabsahan
dan keakuratannya. Audit AR sering mencakup prosedur yang disebut konfirmasi. Ini
melibatkan kegiatan menghubungi pelanggan-pelanggan yang terpilih untuk menentukan
apakah transaksi yang dicatat dalam akun sungguh-sungguh terjadi dan bahwa pelanggan
setuju dengan saldo yang tercatat. Hasil dari kegiatan merekonsiliasikan saldo AR di buku
besar pembantu dengan akun control serta hasil dari kegiatan konfirmasi terhadap customer
membantu auditor untuk membuat suatu opini tentang keakuratan dari saldo AR sesuai
dengan yang tertera pada neraca.
DIGITAL ACCOUNTING RECORDS
Sistem akuntansi modern menyimpan data dalam 4 bentuk file digital berbasis komputer
yaitu:
- Master File
Terdiri atas data akun. Contohnya buku besar dan buku besar pembantu. Data dalam
-

master files diuodate dengan adanya transaksi.

Transaction File
Adalah file temporer dari catatan transaksi yang digunakan untuk memperbarui data di

dalam master file. Contohnya sales order, inventory receipts, cash receipts.
Reference File
Reference file meliputi data yang digunakan sebagai standar dalam memroses suatu
transaksi. Contohnya, suatu program penggajian akan mengacu pada daftar tingkat pajak

untuk menghitung berapa jumlah pajak yang harus dipotong.

Archive File
Archive files terdiri atas catatan-catatan dari transaksi masa lampau yang disimpan untuk
digunakan di masa depan, misalnya untuk audit trail. Contohnya, jurnal-jurnal, informasi
penggajian, daftar pekerja, catatan mengenai piutang yang dihapus, buku besar dan
sebagainya.

Digital Audit Trail

Audit Trail yang dilakukan terhadap catatan-catatn yang diproses secara digital lebih sulit
diobservasI dibandingkan catatan-catatan yang ada secara fisik. Gambar 2-11 menjelaskan
proses pencatatan yang berbasis digital dan audit trail.

Dari gambar 2-11, arah-arah panah dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Membandingkan saldo piutang pada neraca dengan saldo piutangyang ada pada master
file.
2. Merekonsiliasi saldo piutang pada master file dengan total saldo piutang dari akun
subsiadiary.
3. Memilih suatu sampel dari jurnal yang terkait dengan akun piutang dan menlacak
transaksi tersebut pada jurnal penjualan (archive files).
4. Dari jurnal tersebut, identifikasi dokumen sumber yang dapay digunakan untuk
diverivikasi. Jika diperlukan, auditor dapat memastikan keakuratan dari dokumen sumber
tersebut dengan menghubungi customer yang bersangkutan.

C. File Structures
Struktur file digital dan teknik penyimpanan bervariasi di setiap sistem proses transaksi. Hal
ini dikarenakan setiap struktur file didesain untuk menjalankan tugas-tugan tertentu.
Beberapa struktur lebih efektif untuk memroses file berukuran besar. Contohnya, sistem

penggajian. Beberapa struktur lebih cocok untuk memroses catatan tunggal dalam suatu file
yang besar. Contohnya, memilih catatan mengenai customer. Ada dua model struktur file
yaitu flat-file model dan database model.
FLAT-FILE MODEL
Model file flat menggambarkan suatu lingkungan yang file data individualnya tidak terkait ke
file lainnya Pada model ini, end-user tidak berbagi data dengan end-user lainnya. Ketika enduser lainnya membutuhkan data yang sama untuk tujuan yang berbeda, maka mereka harus
menyusun set data yang terpisah untuk memenuhi kebutuhan mereka. Kelemahan model ini
munculnya data redundancy yang mengakibatkan masalah pada data storage, data updating,
dan informasi sekarang.
- Data Storage
Suatu sistem informasi yang efisien akan menangkap dan menyimpan data hanya seketika
dan membuat sumber tunggak tersedia untuk semua pengguna siapapun yang
membutuhkan, Dalam konteks Flat-file, hal ini tidak mungkin. Untuk menemukan
kebutuhan data pribadi para pemakai, organisasi harus membuat biaya-biaya kedua-

duanya berbagai koleksi dan berbagai penyimpanan memeriksa prosedur.

Data Updating
Organisasi menyimpan banyak data pada file acuan dan file master yang memerlukan
pembaharuan berkala untuk mencerminkan perubahan. Sebagai contoh, suatu perubahan
pada alamat atau nama pelanggan harus dicerminkan dalam master file yang tepat. Kapan
para pemakai menyimpan file terpisah, semua perubahan harus dibuat secara terpisah
untuk masing-masing pemakai. Hal ini secara signifikan menambahkan beban tugas dan

biaya manajemen data.

Currency of Information
Kegagalan untuk membaharui semua file pemakai yang terpengaruh oleh perubahan dalam
status. Jika pembaharuan informasi tidak disebarkan dengan baik, perubahan tidak akan
tercermin dalam beberapa data pemakai, sehingga menghasilkan keputusan berdasar pada

informasi yang ketinggalan zaman.

Task-data Dependency
Masalah lain dengan pendekatan flat-file adalah ketidakmampuan pemakai untuk
memeroleh informasi tambahan, ketika kebutuhannya berubah, yaitu ketergantugan taskdata. Set informasi pemakai dibatasi oleh data yang dikuasai dan dikendalikannya. Oleh
karena pemakai tidak saling berhubungan, maka sangat sukar untuk menetapkan suatu
mekanisme yang formal untuk pembagian data. Hal ini menyebabkan kebutuhan informasi
baru memerlukan banyak waktu, menghalangi capaian, ,menambah pemborosan data dan

memicu tingginya biaya manajemen.

Flat Files Limit Data Integration

Pendekatan Flat-file adalah single-view model. Fole disusun dan diatur sesuai dengan
kebutuhan pemilik atau pemakai utama data. Beberapa penyususnan ini kadangkala
mengeluarkan/meniadakan atribut data yang berguna bagi pemakai lain, sehingga
mencegah pengintegrasian data di anatara organisasi. Pilihan yang dihadapi pemakai
dalam masalah ini antara lain; (1) tidak menggunkaan data akuntansi untuk mendukung
keputusan (2) memanipulasi struktur data yang ada untuk disesuaikan dengan kebutuhan
pemakai (3) memeroleh tambahan pribadi data dan membuat biaya-biaya dan
permasalahan operasional berhubungan dengan perngulangan data.
DATABASE MODEL
Untuk mengatasi prmasalahan pada flat-file model digunakan pendekatan database untuk
manajemen data. Database Management System (DBMS) adalah sistem software khusus
yang deprogram untuk mengetahui apakah elemen data masing-masing pemakai diotorisasi
untuk diakses. Program user mengirim permintaan ke database sesuai dengan tingkat otoritas
pemakai. Jika pemakai meminta (mengakses) data yang bukan ototrisasinya, maka
permintaan ditolak. Pendekatan ini memusatkan pengorganisasian data ke dalam database
umum sehingga dapat dibagi dengan pemakai lainnya, Hal ini mengatasi kelemahan flat-file
model.
- Eliminations of data redundancy
Setiap elemen data hanya disimpan sekali sehingga meminimalisasi pengulangan data
-

serta mengurangu biaya pengumpulan dan penyimpanan data.

Single Update
Karena setiap elemen dataada hanya pada satu tempat, maka untuk meperbarui data hanya

memerlukan satu prosedur tunggal Hal inimengurangi waktu dan biaya.

Current Values
Perubahan tunggal pada atribut database dibuat otomatis tersedia untuk selurih atribut
user.

D. Documentation Techniques
Ketika mendokumentasikan informasi sistem akunting lebih baik menggunakan gambar
visual karena penyampaian informasi sistem akan lebih efektif dan efisien dibanding dengan
tulisan, karena deskripsi tertulis akan sulit untuk diikuti. Sehingga sebagai akuntan kita harus
mempunyai keahlian dalam mendokumentasikan sistem menggunakan grafik. Lima dasar
teknik dokumentasi adalah data flow diagrams, entity relationship diagram, system
flowcharts, program flowcharts dan record layout diagram.
DATA FLOW DIAGRAMS AND ENTITY REATIONSHIP DIAGRAMS
Data Flow Diagram

Data flow diagram (DFD) menggunakan simbol untuk menggambarkan entitas, proses, aliran
data dan penyimpanan data. Figur dibawah menunjukan simbol yang paling sering
digunakan. DFD digunakan untuk menggambarkan sistem pada tingkat detil yang berbeda
dari yang umum hingga ke yang sangat detil.

Single-level DFD cukup untuk mendemonstrasikan perannya sebagai alat dokumentasi. Figur
dibawah ini akan menyediakan contoh dalam hal tersebut.

Entitas pada DFD adalah sebuah objek yang menjadi sumber dari data dan tujuan untuk data.
Entitas diberi label sebagai singular nouns pada DFD, seperti customer atau supplier. Data
yang disimpan menunjukan file akunting dan rekor yang digunakan pada setiap proses dan
label arah panah menunjukan aliran data antara proses, penyimpanan data dan entitas.
Proses pada DFD harus diberi label dengan descriptive verb seperti Ship Goods, Update
Records, atau Receive Customer Order. Arah panah yang menyambungkan objek DFD harus
diberi label untuk menunjukan aliran data yang spesifik seperti Sales Order, Invoice, atau
Shipping Notice.
Entity Relationship Diagrams
Entity relationship (ER) diagram adalah teknik dokumentasi yang digunakan untuk
menunjukan hubungan antara bisnis entitas. Entitas bisa berupa sumber fisik (cash,
inventory), kejadian (customer order, receive payment), atau agen (salesperson, customer).
Figur dibawah ini menunjukan set simbol yang digunakan pada ER diagram. Simbol persegi
menggambarkan entitas pada sistem. Label garis penghubung menunjukan sifat dasar pada

hubungan antara dua entitas. Cardinality adalah pemetaan numerik antara entitas seperti oneto-one (1:1), one-to-many (1:M) atau many-to-many (M:M).

Data model adalah perencanaan untuk apa yang akan menjadi database fisik. DFD dan ER
diagram menggambarkan aspek sistem yang berbeda, tetapi saling berhubungan. DFD adalah
model pada proses sistem dan ER diagram model data yang digunakan pada sistem. Dua
diagram saling berhubungan melalui data, setiap data disimpan pada DFD menunjukan
entitas yang sesuai pada diagram ER.
SYSTEM FLOWCHART

System flowchart adalah representasi grafis pada hubungan fisik antara kunci elemen sistem.
Elemen ini termasuk organizational departments, manual activities, computer programs, hardcopy accounting records (documents, journals, ledgers and files) dan digital record (reference
files, transcation files, archive files dan master files). System flowchart menggambarkan fisik
media komputer yang digunakan dalam sistem seperti magnetic tape, magnetic disks, dan
terminals.

Flowcharting Manual Activities

Untuk mendemonstrasikan flowcharting of manual activities, kita harus asumsikan bahwa
auditor butuh untuk flowchart sistem order penjualan untuk mengevaluasi internal kontrol
dan prosedur.
1. Pegawai pada departemen penjualan menerima hard-copy order customer melalui surat
dan secara manual menyiapkan empat hard copies untuk order penjualan.
2. Pegawai mengirim Copy 1 ke departemen kredit untuk persetujuan. Tiga hard copies
lainnya dan original customer order disimpan sementara.
3. Pegawai di departemen kredit mengesahkan order customer terhadap rekor kredit hardcopy yang disimpan di departemen kredit. Pegawai menandatangani Copy 1 untuk
menyatakan persetujuan dan mengembalikannya kepada pegawai penjualan.
4. Ketika pegawai penjualan menerima persetujuan kredit, dia menyimpan Copy 1 dan
customer order pada departemen. Pegawai mengirim Copy 2 ke gudang dan Copy 3 dan 4
ke departemen pengiriman.
5. Pegawai gudang mengambil produk dan mencatat transfer pada rekor stock hard-copy dan
mengirim produk dan Copy 2 ke departemen pengiriman.
6. Departemen pengiriman menerima Copy 2 dan barang dari gudang, melampirkan Copy 2
sebagai slip pengepakan, dan mengirim barang ke customer. Lalu, pegawai menyimpan
Copy 3 dan 4 pada departemen pengiriman.
Dengan fakta ini, auditor bisa membuat flowchart pada sistem parsial. Hal penting yang harus
diperhatikan adalah
1.
2.
3.
4.

Flowchart harus diberi label untuk mengidentifikasi sistem yang diwakili

Simbol yang tepat harus digunakan untuk menunjukan berbagai entitas pada sistem
Semua simbol pada flowchart harus diberi label
Garis harus mempunyai arah panah untuk menunjukan arah aliran proses dan urutan

peristiwa.
5. Jika proses kompleks memerlukan penjelasan tambahan, deskripsi teks harus dimasukkan
pada flowchart

Transcribe The Written Facts Into Visual Format

Simbol yang akan digunakan untuk tujuan ini akan dilihat pada Figure 2-17. Kita mulai
dengan pernyataan pertama:
1. Pegawai pada departemen penjualan menerima hard-copy order customer melalui surat dan
secara manual menyiapkan empat hard copies untuk order penjualan.
Figure 2-18 mengilustrasikan bagaimana fakta ini digambarkan. Customer adalah sumber
order tapi bukan bagian dari sistem. Objek oval biasanya digunakan untuk menyampaikan
sumber data atau tujuan yang terpisah dari sistem menjadi flowchart. Simbol dokumen
memasuki departemen penjualan menyatakan hard-copy customer order dan sudah di label.
Simbol berbentuk ember, menunjukan proses manual. Pada kasus ini, pegawai pada
departemen penjualan menyiapkan empat copy order penjualan. Arah panah antara objek
menunjukan arah aliran dan urutan peristiwa.
Dengan menyalin fakta dengan cara ini, kita secara sistematis telah membuat flowchart. Fakta
kedua dan ketiga dibawah ini ditambahkan ke flowchart pada figure 2-19.
2. Pegawai mengirim Copy 1 ke departemen kredit untuk persetujuan. Tiga hard copies
lainnya dan original customer order disimpan sementara.
3. Pegawai di departemen kredit mengesahkan order customer terhadap rekor kredit hardcopy yang disimpan di departemen kredit. Pegawai menandatangani Copy 1 untuk
menyatakan persetujuan dan mengembalikannya kepada pegawai penjualan.
Dua simbol baru diperkenalkan pada figur ini. Pertama, segitiga upside-down yang
menunjukan file sementara yang disebutkan pada Fakta 2. Ini adalah file fisik kertas
dokumen seperti laci di lemari arsip. File seperti ini akan diatur berdasarkan urutan tertentu.
Simbol biasanya memiliki N untuk numeric (invoice number), C untuk chronological
(date), atau A untuk alphabetic order (customer name). Kedua bentuk parallelogram
menunjukan rekor kredit yang disebutkan di Fakta 3. Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan banyak tipe pada hard-copy rekor akunting seperti journals, subsidiary
ledgers, general ledgers, dan shipping logs.
4. Flowchart bisa dilengkapi dengan menggambarkan sisa-sisa fakta.
Ketika pegawai penjualan menerima persetujuan kredit, dia menyimpan Copy 1 dan customer
order pada departemen. Pegawai mengirim Copy 2 ke gudang dan Copy 3 dan 4 ke
departemen pengiriman.

5. Pegawai gudang mengambil produk dan mencatat transfer pada rekor stock hard-copy dan
mengirim produk dan Copy 2 ke departemen pengiriman.
6. Departemen pengiriman menerima Copy 2 dan barang dari gudang, melampirkan Copy 2
sebagai slip pengepakan, dan mengirim barang ke customer. Lalu, pegawai menyimpan
Copy 3 dan 4 pada departemen pengiriman.

Figure 2-20 akan menunjukan flowchart yang lebih lengkap. Perhatikan simbol label A, ini
adalah penyambung yang digunakan untuk menggantikan aliran garis yang bisa membuat
kekacauan pada halaman tersebut. Sebagai contoh, penyambung menggantikan garis yang
menunjukan pergerakan pada Copy 3 dan 4 dari departemen penjualan ke departemen
pengiriman. Garis digunakan untuk mempromosikan kejelasan. Batasan menggunakan
penyambung bisa meningkatkan flowchart mudah di baca.
Produk atau barang fisik yang disebut di Fakta 5 juga tidak terlihat di flowchart. Tetapi
dokumen (Copy 2) yang menyertai dan mengontrol barang terlihat di flowchart. Sistem
flowchart hanya menunjukan aliran dokumen, bukan asset fisik.

Flowcharting Computer Processes

Kita menguji teknik flowcharting untuk menunjukan sistem yang memperkerjakan proses
secara manual dan komputer. Set simbol digunakan untuk membuat sistem flowchart akan
muncul dari kedua Figur 2-17 dan Figur 2-21. Contoh ini diuji berdasarkan sistem order
penjualan dengan fakta sebagai berikut:
1. Pegawai di departemen penjualan menerima order kostumer melalui surat dan
memasukkan informasi ke dalam terminal komputer yang berjaringan ke pusat program
komputer pada komputer di departemen operasi.
Fakta 2, 3 dan 4 bersangkutan dengan aktivitas yang terjadi di komputer departemen operasi.
2. Program komputer mengedittransaksi untuk data entry error, memerika kredit customer
dengan mereferensi file sejarah kredit, dan memproduksi file transaksi pada order
penjualan.

3. File transaksi order penjualan lalu di proses oleh program update yang pos transaksi untuk
merekor pada file AR dan inventory.
4. Akhirnya, program update memproduksi tiga hard copies pada order penjualan. Copy 1 di
kirim ke gudang dan Copy 2 dan 3 dikirim ke departemen pengiriman.
5. Pada penerimaan Copy 1, pegawai gudang mengambil produk dari rak. Menggunakan
Copy 1 dan PC gudang, pegawai merekor transfer inventory pada rekor stock digital yang
disimpan pada PC. Lalu, pegawai mengirim inventory fisik dan Copy 1 ke departemen
pengiriman.
6. Departemen pengiriman menerima Copy 1 dan barang dari gudang. Pegawai menyocokan
barang dengan Copy 1, 2, dan 3 dan melampirkan Copy 1 pada packing slip. Lalu pegawai
mengirim barang (dengan Copy 1 terlampir) kepada pelanggan. Lalu pegawai merekor
pengiriman pada hard copy shipping log dan menyimpan Copy 2 dan 3 pada departemen
pengiriman.

Transcribe The Written Facts Into Visual Format

Dengan contoh sistem manual, tahap berikutnya adalah menyalin fakta tertulis menjadi objek
visual. Figur 2-22 mengilustrasikan bagaimana Fakta 1, 2, dan 3 diterjemahkan secara visual.
Order Customer dan simbol file pada flowchart masih sama dengan contoh sebelumnya.
Aktivitas pegawai penjualan secara otomatis dan proses manual simbol telah diganti dengan
simbol komputer terminal. Karena ini operasi data-input, kepala arah anah pada garis
flowchart mengarah pada arah edit dan credit program check. Jika terminal digunakan untuk
menerima output, kepala arah panah akan pada kedua akhir garis.
Perhatikan bagaimana aliran garis mengarah dari file sejarah kredit ke edit program. Ini
menunjukan bahwa file sudah dibaca namun tidak di ubah oleh program.

Fakta 4 menyatakan bahwa update program memproduksi tiga dokumen hard-copy pada
komputer departemen operasi, dimana lalu di distribusikan ke gudang dan departemen
pengiriman. Penterjemahan fakta ini di ilustrasikan pada Figur 2-23

Fakta 5 menyatakan bahwa pegawai gudang mengupdate rekor stock pada PC departemen
dan lalu mengirim inventory fisik dan Copy 1 ke departemen pengiriman. Perhatikan Figur 223 bagaimana aktivitas komputer ini digambarkan; PC gudang adalah stand-alone komputer
sistem yang tidak terjaring ke komputer departemen operasi seperti terminal pada departemen
penjualan. Lalu PC merekor stock update pgorgram dan rekor stock mereka semua diletakkan
pada gudang. Dengan prosedur manual, ketika mendokumentasi komputer operasi, pembuat
flowchart harus secara akurat menunjukan susunan fisik komponen sistem karena ini akan
berperan penting pada penilaian auditor pada internal control. Terakhir, Fakta 6
mendeskripsikan bagaiaman pegawai departemen pengiriman mencocokan barang dengan
supporting dokumen, mengirim barang dan packing slip ke pelanggan, mengupdate shipping

log dan menyimpan dua copy dari order penjualan. Ini adalah operasi manual, sebagai bukti
dengan simbol pada Figur 2-23. Shipping log menggunakan simbol yang sama yang
digunakan untuk mewakili jurnal dan ledgers.

PROGRAM FLOWCHART
Sistem flowchart pada Figur 2-23 menunjukan hubungan antara program komputer, file yang
digunakan, dan output yang mereka produksi. Dokumentasi high-level ini tidak menyediakan
detil operasional yang terkadang dibutuhkan. Contohnya auditor ingin mengakses kebenaran
dari edit program yang tidak bisa dilakukan dari sistem flowchart. Ini memerlukan program
flowchart. Set simbol digunakan untuk program flowchart akan ditunjukan pada Figur 2-24

Setiap program yang menggambarkan sistem flowchar harus mempunyai program supporting
flowchart yang menggambarkan logikanya. Figur 2-25 menyampaikan logika dari edit
program yang ditunjukan pada figure 2-26. Simbol terpisah menunjukan setiap tahap logika
program dan setiap simbol menunjukan satu garis atau lebih dari kode program komputer.
Garis penyambung antara simbol membuat urutan logis dari eksekusi. Program ini melakukan
beberapa tahap logis secara urut:
1. Program mendapatkan recor tunggal dari transaksi file yang belum di edit dan simpan
di memori.
2. Tes logis pertama adalah untuk melihat apakah program sudah mencapai kondisiend3.
4.
5.
6.

of-file (EOF) untuk transaksi file.

Proses mencangkup serangkaian tes untuk mengidentifikasi beberapa error logis.
Rekor bebas kesalahan di kirim ke transaksi file yang sudah di edit.
Rekor yang mempunyai kesalahan dikirim ke error file.
Program berputar kembali ke tahap 1 dan proses diulang sampai kondisi EOF sudah
dicapai.

Akuntan terkadang menggunakan program flowchart untuk mengverifikasi kebenaran pada

program logic. Mereka membandingkan flowchart dengan kode program aktual untuk
memenentukan apakah program tersebut melakukan apa yang dokumen deskripsikan.
Program flowchart menyediakan detil penting untuk melakukan aplikasi audit IT.
RECORD LAYOUT DIAGRAMS
Record layout diagram digunakan untuk mengungkap struktur internal dari rekor ditigal pada
flat-file atau tabel database. Susunan diagram biasanya menunjukan nama, tipe data, dan
panjang masing-masing atribut di dalam rekor. Data struktur yang detil diperlukan untuk
tugas seperti mengidentifikasi beberapa tipe kegagalan sistem, menganalisa laporan error, dan
designing test pada computer logic. Susunan rekor ditunjukan pada Figure 2-27

E. Transaction Processing Models

Ada 2 cara alternative proses transaksi model yaitu
1. Batch Processing System
2. Real Time Processing System
DIFFERENCES BETWEEN BATCH AND REAL-TIME SYSTEMS
Informasi Time Frame
Karena system batch selalu melakukan pengelompokan dari setiap transaksi untuk dip roses,
sehingga akan selalu ada jeda waktu antara titik di mana transaksi tersebut terjadi dan titik di
mana itu terlihat dalam pencatatan perusahaan. Jumlah lag tergantung pada frekuensi batch
processing. Lag tersebut dapat berkisar dari menit ke minggu. Salah satu contoh dari proses
system Batch yaitu system pemberian gaji. Pada akhir periode, gaji untuk semua karyawan
disusun bersama-sama sebagai batch.
Real-time proses melakukan sistem individual pada saat peristiwa itu terjadi, sehingga tidak
ada time lag antara waktu transaksi dengan pencatatan pada perusahaan. Contoh pemprosesan
real-time adalah sistem reservasi penerbangan.
Resources

Pada sistem batch, biasanya kebutuhan akan sumberdayanya relatif lebih sedikit dibanding
dgn sistem real time. Misalnya pada saat pengembangan sistem,aktivitas pemrograman relatif
sederhana dan membutuhkan waktu yang lebih pendek dibanding aktivitas pemrograman
pada sistem real time. Pada sistem real time, pemrograman aplikasi biasanya lebih rumit,
seperti tuntutan supaya interface yang didesain harus mudah digunakan oleh pengguna (user
friendly) menggunakan menu pop-up, fasilitas petunjuk on-line, help, dsb. Dari sisi
infrastruktur, sistem real time membutuhkan komputer dgn kapasistas pemrosesan yang
tinggi dan berdedikasi. Artinya, karena sistem real-time berhubungan secara langsung dgn
transaksi ketika transaksi itu muncul, maka biasanya sistem harus tersedia 24 jam dalam
sehari, baik digunakan maupun tidak. Jadi, perusahaan membutuhkan dana yang lumayan
cukup mahal untuk diinvestasikan kedalam sistem dgn membeli komputer yang mempunyai
kemampuan seperti yang disyaratkan tersebut. Tidak seperti sistem batch. Sistem dapat hanya
digunakan apabila program dijalankan sehingga komputer tidak harus mempunyai kapasitas
yg tinggi seperti pada sistem real time.
Operational Efficiency
Ketika Real-time Processing system menangani banyak akan menyebabkan operasional
menjadi tidak efisien. Tidak semua account harus di update dengan real-time, bahkan hal
tersebut dapat menyebabkan delay karena pekerjaan yang tidak efisien.
Batch Processing System lebih efisien karena dapat mengurangi pekerjaan-pekerjaan yang
tidak dibutuhkan sehingga tidak akan menyebabkan delay.

Efficiency versus Effectiveness

Dalam pemilihan penggunaan processing system, jika dilihat dari efisiensi pemrosesan data,
maka sistem batch lebih diunggulkan. Sistem batch, sekali memproses data dalam jumlah yg
cukup besar sehingga biaya per unitnya akan rendah. Sedangkan mengenai efektivitas, jika
kebutuhan informasi adalah segera, data diproses dgn cepat/seketika, informasi harus tersedia
setiap saat ketika dibutuhkan, maka sistem yg tepat adalah sistem real-time. Jadi, kita harus
mempertimbangkan karakteristik model pemrosesan data dgn kebutuhan pemakai dlm
mendesain sistem. Misalnya, jika kondisinya adalah ; jeda waktu tidak berpengaruh
buruk/merugikan kinerja pemakai, dan ekonomis dlm pemrosesan batch dlm jmlah
besar/banyak, maka sistem yg tepat adalah sistem batch.
UPDATING MASTER FILES DROM TRANSACTIONS
Menggunakan Sistem Process Batch maupun Real-time tetap saja mengupdate master file
akan mengubah seluruh variable yang berhubungan dengan transaksi tersebut, sebagai contoh
dari figure 2-28 yaitu:
1. Catatan order penjualan yang dibaca oleh sistem.
2. Account Number digunakan untuk mencari AR master file dan mengambil catatan AR
yang sesuai.
3. Menghitung jumlah balance milik customer dengan menambahkan jumlah dalam Invoice
Amount penjualan ke nilai Current Balance dalam catatan master AR.
4. Selanjutnya, Inventory Number digunakan untuk mencari catatan yang sesuai dalam file
Inventory master.
5. Mengurangi tingkat inventory dengan mengurangi nilai Quantity Sold dalam catatan
transaksi dari Quantity On Hand dalam catatan persediaan.
6. Catatan penjualan baru telah tercatat, dan proses ini diulang

Master File Backup Procedures

Master File Backup merupakan prosedur dalam system pemrosesan transaksi untuk
memaintain master file dari kejadian-kejadian yang mukin saja terjadi seperti:
1. Error dalam update program dapat merusak master file yang akan diupdate
2. Error yang tidak terdeteksi dalam data transaksi dapat merusak balance pada master file
3. Bencana alam seperti kebakaran atau banjir dapat menghancurkan data master file secara
fisik.
Jika master file rusak atau hancur, IT dapat mengambil backup masterfile yang telah dibuat
sehingga dapat digunakan untuk menyusun ulang masterfile sehingga sesuai dengan
masterfile yang terbaru.

BATCH PROCESSING USING REAL-TIME DATA COLLECTION

Setiap penjualan yang dilakukan, akan mempengaruhi 6 akun ini:

Customer account receivable (Subsidiary)

Inventory item (Subsidiary)
Inventory control (GL)
Account receivable control (GL)
Sales (GL)
Cost of good sold (GL)

Semua akun subsidiary harus diproses secara real-time atau langsung tetapi semua akun yang
berada dalam general ledger diproses menggunakan system Batch.

REALTIME

PROCESSING
Jumlah order dari customer akan dicatat ke bagian Sales dan langsung dicatat di Computer
sehingga dapat diproses dan dapat di tagih melalui Invoice ke Customer lalu di teruskan
kebagian gudang lalu shipping dan akhirnya customer akan menerima barang dari Shipping
dan customer dapat menkonfirmasinya.

F. Data Coding Schemes

Dalam pencatatan proses jurnal dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu tanpa menggunakan
kode dan menggunakan kode-kode untuk memudahkan proses jurnal.
A SYSTEM WITHOUT CODES
Pencatatan jurnal ini tidak menggunakan kode sehingga akan sedikit lebih rumit jika banyak
sekali jumlah variasi jenis Inventory contohnya dalam suatu perusahaan memiliki barang
yang mempunyai 96 Jenis ukuran dan 4 jenis bahan dan 3 qualitas yang berbeda-beda,
sehingga akan menghasilkan 1.152 jenis barang (96 x 4 x3)
Contoh Jurnal nya yaitu:
Inventory-Nut,1/2 Inch, Case Hardened Steel, Standard

1000

AP-Industrial Parts Manufacturer, Cleveland, Ohio

1000

Karena tidak menggunakan kode maka penjurnalkan akan memakan tempat yang panjang
dan sangat memakan waktu untuk dicatat dan akan mudah sekali menghasilkan error kepada
para pembaca karena teralu rumit.
A SYSTEM WITH CODES
Dengan menggunakan kode, masalah-masalah tersebut dapat diatasi.
Misalkan Inventory di atas telah di kode dengan angka 896 dan AP supplier di kode dengan
angka 321, maka jurnal entry yang di buat adalah
896
321

1000
1000

Kode-kode ini akan disimpan sebagai kode refrensi sehingga dapat dicek kode tersebut
memiliki arti apa.
NUMERIC AND ALPHABETIC CODING SCHEMES
Jenis jenis Code yaitu:
1. Sequential Codes
Sequential Codes merupakan kode yang nilainya urut antara satu kode dengan kode
berikutnya.
Contoh :
001 Cash
002 Account Receiveable

003 Finished Good

004 Work in Process
Keuntungan: Dengan menggunakan Sequential Codes, data dapat di trace sesuai dengan
urutan angkanya sehingga jika ada problem atau masalah akan mudah diketahui.
Kerugian: Sequential Codes memberikan info yang kurang detail terhadap akun tersebut. jika
ingin menambahkan code baru di tengah-tengah akan sulit karena akan mengubah seluruh
kode-kode yang sudah ada.
2. Block Codes
Block Codes mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok (range) tertentu
yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu
Contoh:
1xx = Current Asset
2xx = Fixed Asset
3xx = Liabilities
4xx = Equity
Keuntungan: Jika ingin menambahkan akun baru kedalam kode tidak harus mengubah
seluruh urutan kode, karena setiap block memiliki 100 akun yang dapat didaftarkan.
Kerugian: Sama seperti Sequential Codes, angka kode tidak mengartikan apa-apa jika
tidak melihat Chart of Accounts.
3. Group Codes
Group Codes dapat merepresentasikan item yang kompleks dan informasi yang
berhubungan dengan banyak data. Kode-kode memiliki tempat yang memiliki arti tertentu.
Sebagai contoh
Store Number
Dept. Number
Item number
Salesperson
04
09
476214
99
Store Number 04 mengartikan bahwa Hamilton Mall Store di Allentown
Dept. Number 09 mengartikan bahwa department barang olah raga
Item Number 476214 mengartikan bahwa Hockey Stick
Salesperson 99 mengartikan bahwa Jon Innes

Keuntungan: Dengan menggunakan system kode seperti ini, perusahaan dapat melihat
bahwa performance dari setiap department dengan detail dan melihat penjualan item-item
secara keseluruhan.
Kerugian: Karena Group Codes dapat mencakup informasi yang sangat luas maka kode ini
terkadang digunakan berlebihan sehingga meningkatkan waktu process dan tenaga.
4. Alphabetic Codes
Alphabetic Codes hampir sama seperti Block codes tetapi tidak menggunakan angka
melainkan menggunakan alphabet
Contoh:
AAA
AXC
ABC
Keuntungan: Meningkatkan kapasitas data yang dapat ditampung dari 1000 (10 x 10 x10)
menggunakan angka, menjadi 17,576 (26 x 26 x 26).
Kerugian: Kode menggunakan Alphabet lebih susah untuk mengartikan kode yang telah
dibuat dan lebih sulit untuk mengurutkan kode yang menggunakan alphabet.
5. Mnemonic Codes
Mnemonic Codes digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode mnemonic
dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang akan
diwakili dengan kode ini.
Contoh:
Acctg
Psyc
Mgt
Mkgt
Keuntungan: Dengan menggunakan kode seperti ini kita dapat dengan mudah mengertahui
arti dari kode tersebut dan lebih mudah menghafalnya, kode ini mengandung banyak
informasi yang direpresentasikan.
Kerugian: Mnemonic Codes akan sulit untuk memberikan kode kepada Akun Subsidiary
yang sangat banyak, Akun ini lebih baik jika menggunakan jenis kode yang lain.