Pengembangan Sistem dan

Teknik Dokumentasi

Pertemuan 2

Siklus Transaksi

5 Siklus Transaksi:
Pendapatan
Pengeluaran
Penggajian

SDM

Produksi
Keuangan

Lima siklus transaksi ini saling

berhubungan dan bertalian dengan
buku besar dan sistem pelaporan

Siklus Keuangan

Siklus
Pengeluaran

Siklus SDM

Sistem Buku Besar

dan Pelaporan

Siklus Produksi

Siklus Pendapatan

Pemrosesan Transaksi
Siklus

Pemrosesan data terdiri dari

empat langkah, yaitu:
Input

data
Penyimpanan data
Pemrosesan data
Output informasi

Sisi Aktivitas Bisnis yang Harus

Dikumpulkan Datanya
Perilaku
Eksternal

Sumber
Daya

Kegiatan

Perilaku
Internal

1. Input Data
Langkah

pertama adalah mengumpulkan

data terlebih dahulu dengan dokumen
sumber.
Data-data yang diperlukan:
Aktivitas-aktivitas

atau kejadian dalam

organisasi
Sumber daya yang dipengaruhi kejadian
tersebut
Pihak yang terlibat dalam aktivitas tersebut

1. Input Data ( lanjutan )

Aktivitas

untuk meningkatkan akurasi

dan efisiensi dalam meng-input data:
Dokumen

turnaround
Otomatisasi dokumen sumber
Dokumen sumber dan entry data yang
didesain dengan baik

2. Pemrosesan Data
Empat

tipe pemrosesan data:

Meng-update

data
Mengubah data
Menambah data
Menghapus data

Lanjutan
Proses

pembaruan data dibagi dua:

Proses

batch: pembaruan atas data yang

disimpan tentang sumber daya dan pelaku
yang terlibat.
Kelemahannya: data kurang akurat.
Proses on-line atau real time: pembaruan
yang dilakukan setelah terjadinya transaksi.
Kelebihannya: data lebih akurat dan
kesalahan dapat diperbaiki dengan mudah.

3. Penyimpanan Data
Data

perlu diatur agar dapat diakses

dengan mudah dan efisien.

Istilah-istilah Dalam
Penyimpanan Data

Entity: sesuatu yang disimpan informasinya.

Atribute: karakteristik khusus yang harus disimpan.
Record: gabungan field yang mengandung data
tentang berbagai atribut dari entitas yang sama.
Data Value: pertemuan antara kolom dan baris.
Field: nilai yang tersimpan dalam ruang fisik.
File: record yang saling berhubungan.
Master File: file yang menyimpan informasi kumulatif
tentang entitas suatu organisasi.
Database: file yang saling berhubungan dan
dikoordinasi dari pusat.

File
Mahasiswa

Entity

Nama

NPM

Jenis
Kelamin

Alamat

01

Jl. Rusa

02

Jl. Ruas

03

Jl. Arus

04

Jl. Sura

05

Jl. Poni

06

Jl. Pino

Field
Data Value

Atribute

Record

3.

Penyimpanan Data

Ledger
General

ledger
Subsidiary ledger
Coding Techniques: metode untuk memberi
nomor pada dokumen agar mudah
mengklasifikasikannya. Teknik coding ada 3,
yaitu; sequence code, block code, group code.

Lanjutan
Chart

of Account
Journal
Audit Trial

4. Output Informasi
Informasi

dapat berupa: dokumen,

laporan.
Output ini terkadang digunakan untuk
keperluan internal seperti:
Tujuan

perencanaan.
Manajemen operasional harian
Tujuan pengendalian internal
Tujuan evaluasi

Dokumentasi
Dokumentasi

meliputi bentuk naratif, bagan alir

(flowchart), diagram, dan materi tertulis
lainnya yang menjelaskan bagaimana sebuah
sistem bekerja.
Peran penting dokumentasi:
Untuk

memahami bagaimana sistem tersebut

bekerja.
Untuk mengevaluasi dokumentasi sistem
pengendalian internal.
Untuk mengembangkan sistem yang baru.

Alat Pendokumentasian Sistem yang

Paling Umum:
Diagram Arus Data( Data Flow Diagram
(DFD))
Bagan Alir (flowchart) Dokumen
Bagan Alir (flowchart) Sistem
Bagan Alir Program

1. Diagram Arus Data (DFD)

Secara grafis mendeskripsikan arus data di dalam

suatu organisasi.
Elemen DFD:
a.
b.
c.
d.

Sumber dan tujuan data

Arus data
Proses transformasi
Penyimpanan data

Arus data dan penyimpanan data secara umum

merupakan kumpulan elemen-elemen data.

a. Sumber dan tujuan data

Mewakili

sebuah organisasi atau

individu
yang
mengirim
atau
menerima data yang dipergunakan
atau dihasilkan sistem.
Simbol dari sumber dan tujuan data
dalam DFD diwakili oleh bujur
sangkar

b. Arus data
Mewakili

arus data antara

pemrosesan, penyimpanan, serta
sumber dan tujuan data.
Arus data diwakili oleh tanda panah.

c. Proses
Mewakili

transformasi data.
Simbol proses transformasi data:

d. Tempat Penyimpanan
Data
Tempat

menyimpan data baik secara

permanen maupun temporer.
Diwakili oleh simbol dua garis
horizontal

Contoh:
Piutang
Usaha
(H)
Pembayara
n dari
Pelanggan
(B)
Pelanggan
A

1.0
Proses
Pemba
yaran
(C)

Data
Pengiriman
uang (D)

Penyimpana
n Uang (E)

Bank
(J)

G
2.0
Perbar
ui
Piutang
usaha
(F)

Informa
si
Piutang
(I)

Manajer
Bagian
Kredit (K)

Flowchart
Simbol-simbol

bagan alir dibagi empat

kategori:
Simbol masukan/keluaran
(input/output symbols)
Simbol pemrosesan
Simbol penyimpanan
Simbol arus dan lain-lain

Simbol Input / Output

Document
Online keying

Display
Input/output;
Journal/ledge
r

Simbol Proses
Manual
operations
Computer
processing
Auxiliary
operation

Simbol Penyimpanan

Magnetic disk

Magnetic
tape

Simbol Arus dan Lain-lain

Document or processing flow
On-page connector

Off-page connector

Terminal
Decision

Cara membuat bagan alir

(Flowchart)
Pahami

sistemnya sebelum membuat bagan

alirnya.
Identifikasi entitas-entitas yang akan dibuat
bagan alirnya, seperti departemen, fungsi
jabatan atau pihak eksternal lainnya.
Identifikasi arus dokumen dan informasi
di dalam sistem.
Desain bagan alir sedemikian rupa agar bagan
alir tersebut dimulai dari atas ke bawah.

Lanjutan

Berilah nama seluruh simbol dengan jelas.

Tulislah deskripsi input, proses, atau keluaran di
dalam setiap simbol. Apabila deskripsi terlalu
panjang, gunakan simbol anotasi. JANGAN
GUNAKAN TULISAN TANGAN YANG DISAMBUNG!!!

Setiap simbol proses manual harus memiliki

sebuah input dan output. JANGAN
MENGHUBUNGKAN DUA DOKUMEN SECARA
LANGSUNG, kecuali ketika memindahkannya
dari satu kolom ke kolom lain.
Pergunakan kepala panah untuk seluruh
garis arus.

2.Bagan Alir (Flowchart)

Dokumen
Bagan

alir dokumen mengilustrasikan arus

dokumen dan informasi di antara bidang
tanggung jawab dalam organisasi.

Bagan

alir yang mendeskripsikan

dan mengevaluasi pengendalian
internal disebut bagan alir
pengendalian (Internal Flowchart)

Contoh:
Untuk

mengisi KRS, mahasiswa angkatan

2010 harus mengisi dua rangkap FRS
terlebih dahulu. Kemudian FRS yang telah
diisi tersebut diserahkan kepada dosen
pembimbing akademik bersama dengan
DNS untuk ditandatangani. Rangkap
pertama FRS dikembalikan pada
mahasiswa. Rangkap kedua FRS dan DNS
diarsip oleh dosen pembimbing akademik
berdasarkan NPM.

Solusi:
FRS yg 1
telah
diisi

2
DNS

Ditandatang
ani oleh
dosen PA

FRS yang dittdi

(2)

FRS yang
dittdi (1)

DNS

Ke
mahasiswa

3. Bagan Alir Sistem

Menunjukkan

hubungan antara input,

pemrosesan, dan output dari suatu
SIA.

Contoh:
Untuk

menyelesaikan skripsinya, Popo

harus meng-up date pembahasan
skripsi yang disimpannya di disket
melalui komputer. Hasil pengetikan
akan diproses oleh CPU dan
ditampilkan di monitor. Kemudian
disimpan kembali di disket.

Solusi:
Nama File Skripsi

Membuka atau
Menyimpan file
Skripsi

Tampilan
File Skripsi

File
Skripsi

4. Bagan Alir Program

Mengilustrasikan

urutan proses logis

yang dilaksanakan oleh komputer
dalam menjalankan suatu program.

Perbedaan Flowchart dan

DFD
Flowchart

digunakan untuk
mendokumentasikan sistem yang
sudah ada.
DFD digunakan untuk mendesain
sistem baru.