DISUSUN OLEH :
NAMA : M. YAMIN
TAHUN 2015
PENDAHULUAN
TQM adalah pendekatan manajemen pada suatu organisasi, berfokus pada kualitas
dan didasarkan atas partisipasi dari keseluruhan sumber daya manusia dan ditujukan pada
kesuksesan jangka panjang melalui kepuasan pelanggan dan memberikan manfaat pada
anggota organisasi (sumber daya manusianya) dan masyarakat.
TQM juga diterjemahkan sebagai pendekatan berorientasi pelanggan yang
memperkenalkan perubahan manajemen yang sistematik dan perbaikan terus menerus
terhadap proses, produk, dan pelayanan suatu organisasi. Proses TQM memiliki input yang
spesifik (keinginan, kebutuhan, dan harapan pelanggan), mentransformasi (memproses)
input dalam organisasi untuk memproduksi barang atau jasa yang pada gilirannya
memberikan kepuasan kepada pelanggan (output). Tujuan utama Total Quality
Management adalah perbaikan mutu pelayanan secara terus-menerus. Dengan demikian,
juga Quality Management sendiri yang harus dilaksanakan secara terus-menerus. Sejak
tahun 1950-an pola pikir mengenai mutu terpadu atau TQM sudah muncul di daratan
Amerika dan Jepang dan akhirnya Koji Kobayashi, salah satu CEO of NEC, diklaim sebagai
orang pertama yang mempopulerkan TQM, yang dia lakukan pada saat memberikan pidato
pada pemberian penghargaan Deming prize di tahun 1974. Banyak perusahaan Jepang yang
memperoleh sukses global karena memasarkan produk yang sangat bermutu.
Perusahaan/organisasi yang ingin mengikuti perlombaan/ bersaing untuk meraih
laba/manfaat tidak ada jalan lain kecuali harus menerapkan Total QualityManagement.
PEMBAHASAN
Di Jepang, TQM dirangkum menjadi empat langkah, yaitu sebagai berikut.
Kaizen: difokuskan pada improvisasi proses berkelanjutan (continuous
Improvement) sehingga proses yang terjadi pada organisasi menjadi visible (dapat
dilihat), repeatable (dapat dilakukan secara berulang-ulang), dan measurable (dapat
diukur).
Atarimae Hinshitsu: berfokus pada efek intangible pada proses dan optimisasi dari
efek tersebut.
Kansei: meneliti cara penggunaan produk oleh konsumen untuk peningkatan
kualitas produk itu sendiri.
Miryokuteki Hinshitsu: manajemen taktis yang digunakan dalam produk yang siap
untuk diperdagangkan.
Tujuan dari TQM adalah :
1. dalam rangka mempertahankan dan meningkatkan kualitas karena kualitas
mempengaruhi setiap keputusan utama dalam manajemen,
2. re-orientasi
o sistem manajemen
o perilaku SDM organisasi
o
o
fokus organisasi
proses pengadaan pelayanan
Prinsip TQM:
1. promosi lingkungan yang berfokus pada kualitas
2. pengenalan kepuasan pelanggan sebagai indikator kunci pelayanan kualitas dan
perubahan sistem
3. perilaku dan proses dalam menjalankan perbaikan selangkah demi selangkah dan
terus menerus (continue) terhadap barang dan pelayanan yang disesuaikan dan
disediakan sebuah organisasi
Manfaat TQM:
1. perbaikan pelayanan
2. pengurangan biaya
3. kepuasan pelanggan
4. peningkatan keahlian, semangat dan rasa percaya dari kalangan staff pelayanan
publik
5. perbaikan hubungan antara manajemen dan karyawan
6. peningkatan akuntabilitas dan transparasi manajemen
7. peningkatan produktivitas dan efesiensi pelayanan pelanggan
Penerapan Total Quality Management dipermudah oleh beberapa piranti, yang sering
disebut alat TQM, Alat-alat ini membantu kita menganalisis dan mengerti masalahmasalah serta membantu membuat perencanaan. Delapan alat TQM yang diuraikan adalah
sebagai berikut.
1. Lembar Pengecekan
suatu formulir yang didisain untuk untuk mencatat data. Dalam banyak kasus, pecatatan
dilakukan sehingga pada saat data diambil pola dapat dilihat dengan mudah. Lembar
pengecekan membantu mengenalisa menenetukan fakta atau pola yang mungkin dapat
membantu analisis selanjutnya.
Manfaat yang dapat diperoleh dari penggunaan check sheet dalam mengelola kualitas
terutama untuk:
1. Memudahkan proses pengumpulan data terutama untuk mengetahui bagaimana
sesuatu masalah sering terjadi. Kemudahan ini akan berdampak pada efisiensi
dalam pengumpulan data.
2. Memudahkan pemilahan data ke dalam kategori yang berbeda seperti penyebabpenyebab, masalah-masalah dan lain-lain. Data-data yang telah terpilah secara
rinci yang dikumpulkan dengan menggunakan check sheet, sekaligus memudahkan
pengolahan lebih lanjut untuk memberikan gambaran tentang faktor-faktor yang
relevan dengan persoalan yang sedang dihadapi.
Berikut adalah cara membuat dan mengimplementasikan check sheet yang baik:
Langkah 1
Langkah pertama dalam membuat check sheet adalah memperjelas sasaran pengukuran.
Untuk membantu memperjelas sasaran pengukuran, kita dapat menjawab pertanyaanpertanyaan seperti misalnya apa masalahnya? Mengapa data harus dikumpulkan? Siapa
yang akan menggunakan informasi yang dikumpulkan dan informasi yang sebenarnya
mereka inginkan? Siapa yang mengumpulkan data?
Langkah 2
Langkah kedua adalah mengidentifikasikan apa yang akan diukur dan waktu pengukuran,
misalnya Judul: Keluhan pelanggan, Kategori : Pengiriman terlambat, pengemudi yang
kasar, penagihan yang tidak sesuai, dll.
Langkah 3
Langkah selanjutnya adalah menentukan isian Waktu Atau Tempat Yang Akan Diukur. Ini
dimaksudkan agar dapat mengidentifikasi kapan dan dimana data diperoleh.
Langkah 4
Langkah ke empat ini adalah langkah implementasi pengumpulan Data. Data dikumpulkan
dengan cara mencatat setiap peristiwa langsung pada lembar periksa. Yang perlu menjadi
perhatian adalah jangan menunda mencatat informasi hingga akhir hari atau hingga
beristirahat, dikhawatirkan lupa.
Langkah 5
Lankah terakhir adalah menjumlahkan data atau merekapitulasi data. Maksudnya,
Menjumlahkan semua kejadian (misalnya, berapa banyak terlambat mengirim minggu ini,
berapa banyak penagihan yang tidak sesuai, dll)
Contoh Checklist
Pada umumnya, bila kita berbicara tentang hubungan antara dua macam data, kita
sesungguhnya membicarakan tentang :
a. Hubungan penyebab dan akibatnya.
b. Hubungan antara satu penyebab dengan penyebab lainnya.
c. Hubungan antara satu penyebab dengan dua penyebab. Secara grafis, jika kita
menggambarkan "akibat pada sumbu vertikal dan "penyebab" pada sumbu
horisontal, maka kita akan mendapatkan sebuah peta yang disebut dengan scatter
diagram.
1. Kumpulkan pasangan data (x,y) yang akan dipelajari hubungannya serta susunlah
data itu dalam tabel. Diperlukan untuk mempunyai paling sedikit 30 pasangan data.
2. Tentukan nilai-nilai maksimum dan minimum untuk kedua variabel x dan y. Buatlah
skala pada sumbu horizontal dan vertikal dengan ukuran yang sesuai agar diagram
akan menjadi lebih mudah untuk dibaca. Apabila kedua variabel yang akan dipelajari
itu adalah karakteristik kualitas dan faktor yang mempengaruhinya, gunakan sumbu
horizontal, x, untuk faktor yang mempengaruhi karakteristik kualitas dan sumbu
vertikal, y, untuk karakteristik kualitas.
3. Tebarkan (plot) data pada selembar kertas. Apabila dijumpai data bernilai sama dari
pengamatan yang berbeda, gambarkan titik-titik itu seperti lingkaran konsentris (.),
atau plot titik kedua yang bernilai sama itu disekitar titik pertama.
4. Berikan informasi secukupnya agar orang lain dapat memahami diagram tebar itu.
Informasi yang biasa diberikan adalah :Interval waktuBanyaknya pasangan data (n),
Judul dan unit pengukuran dari setiap variabel pada garis horizontal dan vertikal,
Judul dari grafik itu, Apabila dipandang perlu dapat mencantumkan nama dari orang
yang membuat diagram tebar itu.
penyebab itu? Mengapa kondisi atau penyebab itu terjadi? Bertanya Mengapa
beberapa kali (konsep five whys) sampai ditemukan penyebab yang cukup spesifik
untuk diambil tindakan peningkatan. Penyebab-penyebab spesifik itu yang
dimasukkan atau dicatat ke dalam diagram sebab-akibat.
Gambar di atas adalah gambar pareto chart. Diagram tersebut memiliki dua axis
(Primary dan Secondary). Axis sebelah kiri adalah frekuensi kejadian (diagram batang),
sedangkan axis sebelah kanan (diagram garis) adalah prosentase cumulative dari tiap
kejadian tersebut. Total kumulatif 80% adalah faktor dominan. Jadi berdasarkan
diagram di atas, untuk mengurangi kejadian mesin breakdown, anda harus
menyelesaikan 3 masalah paling dominan (prosentase umulatif 80%) yaitu masalah
motor overload, gearbox problem, dan bearing malfanction.
Diagram ini bisa untuk menganalisa data lain seperti cost, loss time, defect, dan masalah
lain. Sering kali digunakan dalam pencarian masalah dominan dalam aktivitas quality
control cycle atau focussed improvement 7 step dalam aktivitas continuous
improvement pada program TPM.
5. Diagram Alir
merupakan sebuah diagram dengan simbol-simbol grafis yang menyatakan aliran
algoritma atau proses yang menampilkan langkah-langkah yang disimbolkan dalam
bentuk kotak, beserta urutannya dengan menghubungkan masing masing langkah
tersebut menggunakan tanda panah. Diagram ini bisa memberi solusi selangkah demi
selangkah untuk penyelesaian masalah yang ada di dalam proses atau algoritma
tersebut
6. Histogram
Histogram pertama kali digunakan oleh Karl Pearson pada tahun 1895 untuk
memetakan distribusi frekuensi dengan luasan area grafis batangan menunjukkan
proporsi banyak frekuensi yang terjadi pada tiap kategori dan merupakan salah satu dari
seven basic tools of quality control. Aplikasi histogram diagram sangat tepat digunakan
pada saat kita 1) ingin menetapkan apakah proses berjalan dengan stabil atau tidak 2)
ingin mendapatkan informasi tentang performance sekarang atau variasi proses. 3) ingin
menguji dan mengevaluasi perbaikan proses untuk peningkatan. 4) ingin
mengembangkan pengukuran dan memonitor peningkatan proses. Melalui gambar
Histogram yang ditampilkan, akan dapat diprediksi hal-hal sebagai berikut:
1. Merupakan penyajian data frekuensi yang diubah menjadi diagram batang.
Dalam histogram, garis vertikal menunjukkan banyaknya observasi tiap-tiap
kelas. Histogram juga menunjukkan kemampuan proses, dan apabila
memungkinkan histogram dapat menunjukkan hubungan dengan spesifikasi
proses dan angka-angka nominal, misalnya rata-rata. Untuk menggambarkan
histogram dipakai sumbu mendatar yang menyatakan batas-batas kelas interval
dan sumbu tegak yang menyatakan fekuensi absolute atau frekuensi relatif.
2. Histogram menjelaskan variasi proses, namun belum mengurutkan rangking dari
variasi terbesar sampai dengan yang terkecil. Bila bentuk Histogram pada sisi
kiri dan kanan dari kelas yang tertinggi berbentuk simetri, maka dapat diprediksi
bahwa proses berjalan konsisten, artinya seluruh faktor-faktor dalam proses
memenuhi syarat-syarat yang ditentukan. Bila Histogram berbentuk sisir,
kemungkinan yang terjadi adalah ketidaktepatan dalam pengukuran atau
pembulatan nilai data, sehingga berpengaruh pada penetapan batas-batas
kelas. Bila sebaran data melampaui batas-batas spesifikasi, maka dapat
dikatakan bahwa ada bagian dari hasil produk yang tidak memenuhi spesifikasi
mutu. Tetapi sebaliknya, bila sebaran data ternyata berada di dalam batas-batas
spesifikasi, maka hasil produk sudah memenuhi spesifikasi mutu yang
ditetapkan. Secara umum, histogram biasa digunakan untuk memantau
pengembangan produk baru, penggunaan alat atau teknologi produksi yang
baru, memprediksi kondisi pengendalian proses, hasil penjualan, manajemen
lingkungan dan lain sebagainya.
Selanjutnya adalah bagaimana cara membuat histogram? Langkah pertama
adalah mengumpulkan data. Sampel data haruslah dapat mewakili populasinya.
Berapa jumlah sampel yang dapat mewakili populasi dapat dipelajari loebih jauh
di bidang kajian statistik atau metodologi penelitian. Langkah kedua, adalah
pengolahan data. Pengolahan data ini menjadi bagian yang tidak kalah
pentingnya dengan langkah pertama agar Histogram memberikan gambaran
yang akurat tentang kondisi hasil produks, terutama dalam menentukan
besaran nilai tengah (standar) dan seberapa banyak kelas-kelas data yang akan
menggambarkan penyebaran data yang tercipta. Seberapa banyak kelas-kelas
data yang dibuat untuk menggambarkan penyebaran data, ditentukan dengan
cara: pertama, menentukan batas-batas observasi (rentang). Rentang (r) adalah
data tertinggi dikurangi data terkecil. Kedua, menghitung banyaknya kelas atau
sel-sel. Banyak kelas (b) = 1 + 3,3 log n. Selanjutnya, menentukan lebar/panjang
masing-masing
masing diletakkan di atas (Upper Control Limit) dan di bawah (Lower Control Limit)
dan nilai karakteristik. Bila semua nilai digambarkan didalam batas kendali tanpa
kecenderungan khusus, maka proses dipandang sebagai keadaan terkendali. Sedangkan bila
mereka jatuh di luar batas kendali atau menunjukkan bentuk lain, maka pr
proses
oses ditetapkan
berada di luar kendali.