Anda di halaman 1dari 13

FORMAT ISIAN

PENYUSUNAN PROFIL
PENGELOLAAN OBAT PUBLIK DAN PERBEKALAN KESEHATAN
TAHUN 2011
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1. Instalasi Farmasi Provinsi/ Kab./Kota
2. Alamat dan No. Telp./No. Fax.
3. Nama Penanggungjawab
4. Pendidikan
5. Status IFK
I. Struktur Organisasi

:.. ..
: ........................
: ......
: ......
: UPTD/Seksi Farmasi.

No

Struktur Organisasi

Keterangan

Subdin

Seksi

UPTD..

Lain-Lain..

a. Apa peran dan fungsi Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dalam Pengelolaan Obat
Publik dan Perbekalan Kesehatan di Kabupaten/Kota? (lihat tupoksi kadinkes)
b. Apa peran dan fungsi IFK dalam pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan di
Kabupaten/Kota (lihat tupoksi Ka IFk .)
No.

FUNGSI

Menetapkan daftar Obat dari daftar DOEN


untuk diadakan, digunakan dan disediakan di
unit PKD kabupaten/Kota

Merumuskan usulan Anggaran Obat untuk


belanja obat untuk PKD di Kabupaten/Kota

Merumuskan jumlah kebutuhan obat, dengan


menggunakan daftar obat diatas untuk
disediakan melalui pengadaan

Merumuskan persyaratan teknis obat yang


akan disediakan di kabupaten/kota melalui
prosedur pengadaan

Melaksanakan pengadaan obat, untuk


pelayanan pengobatan dasar di
Kabupaten/Kota

Menyimpan dan menjaga mutu obat, yang


akan didistribusikan ke unit PKD di
Kabupaten/Kota

Ada

Tidak
ada

Nama Jabatan P.Jawab


langsung

7. Memastikan tersedianya obat, untuk PKD di


unit PKD melalui pelayanan distribusi yang
merata dan teratur
8.

Memastikan Penggunaan Obat, dilaksanakan


sesuai dengan Pedoman pengobatan yang
berlaku di unit PKD

9.

Membina dan mengawasi pengelolaan obat, di


unit Pelayanan Kesehatan Dasar

10.

Membina dan mengawasi pelayanan


pemberian obat dan informasi obat ke pasien

11.

Membina dan mengawasi sistem Pencatatan


dan pelaporan Obat, dapat berfungsi dengan
baik dan sesuai dengan pedoman yang ada

II.

Jumlah tenaga
No

Pendidikan

Jumlah

Apoteker

S1 Farmasi

Sarjana Kesehatan
lainnya

D-3 Farmasi

SMF / AA

Sarjana Non-Kesehatan

III.

Kegiatan IFK dalam peningkatan SDM di Puskesmas

No

Kegiatan

Pertemuan

Pelatihan

Monitoring &
Evaluasi

IV.

Pelatihan yg. Telah diikuti

Ya

Frekwensi

Tidak

Keterangan

Sarana dan Prasarana

No

Sarana dan Prasarana

Gedung :

Luas tanah

Status Gedung

Kondisi saat ini

Milik sendiri
/Sewa

Kebutuhan

Keterangan

No

Sarana dan Prasarana

Kondisi bangunan

Pengamanan :

Alarm

Tralis

Pagar

Pemadam kebakaran

Transportasi

Kenderaan roda 4

Kenderaan roda 2

Perlengkapan dan
Penyimpanan

Rak

Pallet

Lemari obat

Lemari Narkotika &


OKT

Lemari Vaksin/ Cold


Chain

Lemari es

Kereta dorong

Air Conditioner (AC)

Exhaust Fan

10

Kipas Angin

11

Termometer ruangan

12

Hand-forklift

13

Generator

14

Tangga

15

Troley

16

Pompa air

E.

Pengolahan Data

Komputer / Lap top

Soft-ware

Printer

F.

Peralatan
Komunikasi

Kondisi saat ini

Kebutuhan

Keterangan

No

Sarana dan Prasarana

Telepon

Faksimile

V.

Kondisi saat ini

Kebutuhan

Keterangan

Sumber Anggaran Pengadaan Obat :

No

SUMBER

APBD II (DAU)

APBD I

ASKES

Buffer Stok
Kab/Kota (DAK)

Program TB

Program KIA

Program Malaria

Program Gizi

Program
lain..

Usulan

Realisasi Usulan

Realisasi

2010

2010

2011

2011

a. Bagaimana proses usulan anggaran belanja obat untuk PKD tersebut mulai dari draft
hingga tercapainya persetujuan alokasi anggarannya ?

Siapa yang mengusulkan alokasi anggaran belanja obat untuk PKD di kab/kota yang
bersumber dari APBD maupun yang tidak bersumber dari APBD Kab/kota ?

c. Apakah anggaran operasional untuk pengelolaan obat disediakan oleh Pemda ?


ya
tidak
Berapa persen (%), bila dibanding dengan anggaran pengadaan obat :
d. Berapa rata-rata anggaran pemakaian obat setiap bulan dalam tahun 2011
( pemakaian rata-rata per bulan x harga obat ) = Rp.
............................................................................................................
e . Anggaran obat ( data tahun lalu )

f . Penggunaan biaya operasional diperuntukkan , antara lain :

...

VI.

SARANA KESEHATAN DI KAB/KOTA


No

URAIAN

Jumlah
sarana

Jumlah Kecamatan

Jumlah Unit Pelayanan Kesehatan

Jumlah Unit Pelayanan Kesehatan dengan


perawatan

Jumlah Unit Pelayanan Kesehatan Pembantu


(Pustu)

Jumlah Poilindes

Jumlah Rumah sakit Pemerintah

Jumlah Rumah sakit swasta

Jumlah Apotek

Jumlah Toko obat

10

Jumlah PBF

11

Jumlah Industri Farmasi

VII.

Keterangan

JUMLAH KUNJUNGAN KE UPK DI KAB/KOTA


No

U RAIAN

Jumlah Penduduk miskin

Jumlah Kunjungan di UPK

Jumlah Kunjungan berobat di UPK

Jumlah 2 tahun lalu


(Th.)

Jumlah 1 tahun
lalu (Th.......)

VIII.

SEPULUH ( 10 ) PENYAKIT TERBANYAK YANG DILAPORKAN

IX. Perencanaan
a. Kebutuhan Obat PKD
1. Apakah kegiatan proses perencanaan kebutuhan obat untuk PKD dilakukan secara
periodik dengan jadwal yang tertentu ? kalau ya dilakukan setiap bulan
.
Dan kalau tidak, kapan proses perencanaan kebutuhan obat dilakukan,

...
........................................................................................................................................
2. Unit organisasi mana sajakah yang terlibat dalam perencanaan untuk pengadaan obat
PKD di Kab/kota

....
.......................................................................................................................................
3. Ketentuan atau pedoman apa saja yang dijadikan acuan dalam proses perencanaan
kebutuhan obat PKD ?

......
.....................................................................................................................................
4. Apa masalah dan kendala utama yang dihadapi dalam merumuskan rencana dan
perkiraan kebutuhan obat PKD ?
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................

b. Kebutuhan Obat Program


1. Siapa yang bertanggungjawab untuk mengkoordinir kegiatan pengelolaan obat
program di kab/kota ?
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................
....
2. Unit organisasi mana sajakah yang terlibat dalam perencanaan untuk pengadaan obat
program di kab/kota ?
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
....
3. Apakah kegiatan proses perencanaan kebutuhan obat program dilakukan secara
periodik dengan jadwal yang tertentu ?, bila ya, dilakukan setiap bulan

Dan bila tidak, kapan proses perencanaan kebutuhan obat program dilakukan ?
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
....
4. Ketentuan atau pedoman apa yang digunakan untuk membuat perencanaan
kebutuhan obat
program ? ........................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.....................
5. Apa masaalah dan kendala utama yang dihadapi dalam merumuskan rencana dan
perkiraan kebutuhan obat program ?
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
....
c. Tim Perencanaan Obat Terpadu (TPOT)
1. Apakah telah terbentuk Tim Perencanaan Obat Terpadu (TPOT).ya/tidak,
bila ya ditetapkan tahun.
2 Dalam operasionalnya, apakah Tim Perencanaan Obat Terpadu (TPOT) masih aktif
sampai sekarang, .ya / tidak,
bila ya, kegiatan apa saja yang dilakukan :
No

Kegiatan

Perencanaan

Pengadaan

Penyimpanan

Pendistribusian

Pengendalian Penggunaan

Pencatatan & Pelaporan

Monitoring & Evaluasi

Ya

Tidak

Keterangan

X. PENGADAAN
1.

2.

3.

4.

Peraturan dan ketentuan mana yang digunakan oleh Dinas Kesehatan untuk
melaksanakan pengadaan obat di Kab/Kota ?
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
.......................................................................................................
Berapa jumlah seluruh pemasok yang ada di kab/Kota ?
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
........................................................................................................
Apakah dilakukan audit atas pelaksanaan pengadaan obat di kab/kota ?
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................
Apa masalah dan kendala utama dalam hal pengadaan obat di
kab/kota ? ..................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
......................................................................................................................

XI. PENERIMAAN BARANG


1. Dalam pencatatan penerimaan barang, apakah No.batch dan tanggal kedaluwarsa
setiap produk dicatat di dokumen bukti penerimaan barang ?
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
.......................................
Bagaimana IFK memastikan bahwa persyaratan teknis barang dipenuhi oleh
pemasok ?
Dokumen CoAApakah semua batc dalam CoA sesuai dg
produk yang diterima
Label&penandaan apakah semua penandaan dan
label sesuai dg persyaratan
Isi dan ukuran kemasan.apakah semua kemasan memenuhi
persyaratan ukuran dan isi kemasan
Sampling pemeriksaan fisikdilaksanakan sampling pada
seluruh item atau tidak
Sampling uji laboratorium.jumlah item yang
disampling
2. Apakah tersedia anggaran pemerintah untuk pemeriksaan mutu ? apabila tidak,
maka anggaran tersebut dibebankan
kepada.........................
3. Apakah hasil pemeriksaan mutu dari laboratorium diterima oleh IFK ?

4. Bila hasil pemeriksaan tidak sesuai upaya apa yang dilakukan ?

......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
..........................
5. Apabila klaim ke pemasok, apakah klaim tersebut dikabulkan dan apakah hasil
klaim sesuai dengan persyaratan produk ?
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
.......................................
6. Apakah ada mekanisme pengembalian obat dari UPK ? apabila ya, dalam
keadaan bagaimana Puskesmas boleh mengembalikan obat ke IFK ?
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................
7. Apakah ada ruangan khusus untuk melakukan penerimaan sementara (karantina)
sebelum obat tersebut dinyatakan dapat diterima di IFK ?
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
.....................................
8. Apakah volume barang yang diterima di IFK dapat ditampung dalam gudang hingga
saat ini ? apabila tidak, bagaimana mengatasinya ?
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
........................................
XII. PENYIMPANAN
1. Apakah tersedia Pedoman Pengelolaan Gudang, dan apabila ya, apakah isi
tersebut dapat diterapkan ?
..................................................................................................................................
..

2. Apakah dana untuk pengelolaan gudang memadai ? bila tidak, menurut


pendapat anda berapa % yang dapat dipenuhi
.............................
3. Apakah produsen obat menyertakan persyaratan penyimpanan untuk masingmasing obatnya ? bila ya, informasi apa saja yang
diberikan

..

4. Apakah ada ketentuan mengenai jumlah penumpukan barang yang


diperkenankan untuk mencegah kerusakan pada kemasan ?

..

5. Apakah ada gudang atau ruangan khusus untuk menyimpan obat yang rusak dan
atau kedaluwarsa ?
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
................................................
6. Pencatatan apa saja yang dilakukan di gudang ?

..

..

7. Apakah dilakukan penyesuaian antara catatan dalam kartu barang dengan jumlah
fisik obat yang ada di gudang ?
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
...................................................
8. Apa masalah dan kendala utama dalam penyimpanan dan pengelolaan obat di
gudang ?
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
....................................................
9. Bagaimana kebijakan dalam membangun persediaan di IFK ?
a. Persediaan cadangan di IFK
.bulan
b. Persediaan cadangan yang dibangun di UPKbulan
c. Pelayanan distribusi ke UPK
...
...
.
..

10. Apabila persediaan obat di gudang kosong apa yang harus dilakukan ?
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
........................................

11. Apabila ada KLB sehingga obat tidak mencukupi, apa yang dilakukan ?

XIII. DISTRIBUSI
1. Apakah distribusi obat ke UPK dilakukan melalui LPLPO ?

2. Bagaimana UPK melakukan distribusi obat ke Apotek UPK, Pustu, Poskesdes


atau unit pelayanan lain di UPK ?
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
.......................................
3. Bagaimana distribusi obat program dilakukan ke UPK, apakah push sistem, pull
sistem atau ada mekanisme lainnya ?
................................................................................................................................
................................................................................................................................
..........................
4. Obat program apa saja yang tidak disimpan dan didistribusikan melalui IFK ?
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
......................................
5. Apakah obat tersebut diambil oleh UPK atau dikirimkan oleh IFK ?
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
.......................................
6. Biaya distribusi ke UPK, apabila dilakukan oleh IFK dalam setahun sesuai
dengan program yang ada di kab/kota adalah
Rp.

.
7. Berapa tenaga yang disediakan untuk melayani permintaan
UPK..orang
8. Apakah anda mengawasi/memantau LPLPO yang diserahkan oleh UPK setiap
bulan ?

9. Dari hasil pemantauan/pengamatan anda apakah semua UPK menyerahkan


LPLPO sesuai dengan ketentuan waktu penyerahan yang berlaku di kab/kota ?
apabila tidak, berapa persen yang terlambat .%
10. Dari hasil pemantauan anda/pengamatan, apakah LPLPO yang diserahkan oleh
semua UPK ke IFK diisi sesuai dengan ketentuan yang berlaku di kab/kota ?
apabila tidak berapa persen yang salah mengisi .%

11. Apakah IFK memiliki catatan tertulis mengenai No.Batch dan kedaluwarsa obat
yang disimpan ? apabila ya, bagaimana proses memelihara agar data tersebut
senantiasa dimutakhirkan ?
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
......................................
12. Apakah ada obat yang disimpan di IFK yang tidak memiliki tanggal
kedaluwarsa ?
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..........................
13. Dalam 6 bulan terakhir pernahkah terjadi kekosongan obat di IFK ?
....................................................................................................................................
apabila ya, isilah tabel dibawah ini
Produk

Mulai kosong tanggal

Terisi kembali tanggal

No

14. Apakah masalah dan kendala utama dalam pengendalian persediaan dan
distribusi di kab/kota ?
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................
15. Selain LPLPO, apakah IFK menerima laporan pengelola obat yang lain dari UPK ?
kalau ya, laporan apa saja ?

No

Nama Laporan

Isi

Waktu penerimaan
laporan (tgl/bln)

1
2
3
4

16. Apakah masalah dan kendala utama dalam sistem informasi pengelolaan obat ?
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
................................................................

Kepala Instalasi Farmasi


Prov/Kab/Kota

.
NIP.