Anda di halaman 1dari 14

A.

Pengertian Database dan Microsoft Access


1. Database
Sebelum kita membahas tentang Microsoft Access ada baiknya jika kita terlebih
dahulu mengetahui apa yang dimaksud dengan database.
Database adalah kumpulan arsip data berbentuk tabel yang saling berkaitan
untuk menghasilkan informasi. Data digunakan sebagai masukan yang akan diolah
Menjadi informasi.
Database dapat diartikan sebagai sekumpulan data (dalam hal ini berupa tabel)
atau informasi yang terdiri dari atas satu atau lebih tabel yang saling berhubungan
antara satu dengan yang lain, dan pengguna mempunyai wewenang untuk
mengakses data tersebut, baik menambah, mengganti, menghapus, dan mengedit
data dalam tabel-tabel tersebut.
2. Microsoft Access
Microsoft Access adalah suatu program aplikasi basis data komputer relasional
yang digunakan untuk merancang, membuat dan mengolah berbagai jenis data
dengan kapasitas yang besar.
Microsoft Access adalah suatu program aplikasi basis data komputer relasional
yang digunakan untuk merancang, membuat dan mengolah berbagai jenis data
dengan kapasitas yang besar.Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft
Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga
memudahkan pengguna. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman
berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu
pemrograman berorientasi objek.

B. Komponen Utama pada Microsoft Access


1. Table.
Table adalah objek utama dalam database yang digunakan untuk menyimpan
sekumpulan data sejenis dalam sebuah objek. Table terdiri atas :
Field Name
Record

: atribut dari sebuah table yang menempati bagian kolom.


: Isi dari field atau atribut yang saling berhubungan yang menempati
bagian baris.

Sebelum menuangkan rancangan tabel ke dalam tabel, ada beberapa hal yang
harus di perhatikan termasuk istilah-istilah yang mungkin saja belum diketahui,
diantaranya adalah:
1. Tentukan jumlah dan jenis field sehingga data dapat disimpan di dalam field-field
yang sesuai.
2. Tentukan tipe data (data type) masing-masing field, sehingga data dapat disimpan
di dalam field sesuai dengan jenisnya. Field Name, menunjuk nama kolom (field)
dari tabel atau boleh disebut juga judul kolom. Bisa berisi sampai 64 karakter,
boleh menggunakan spasi, huruf dan angka, tetapi tidak boleh menggunaka: (.),
(!), ([]), spasi di awal karakter.
3. Tentukan ukuran field (field size) agar data tersimpan sesuai dengan ukurannya
dan tidak terjadi pemborosan memori.
4. Tentukan kunci utama suatu tabel (primary key), maksud kunci utama adalah jika
hendak mencari suatu data maka cukup menggunakan kunci tersebut yang
bersifat unik dan tidak kembar untuk masing-masing data. Contoh field yang bisa
dijadikan Primary Key adalah Nip dari pegawai, Nim dari mahasiswa, dll.
5. Jangan lupa menyimpan tabel yang telah dibuat, agar pekerjaan tidak sia-sia.
Langkah membuat Tabel
1. Pada jendela database klik tabel
2. Klik dua kali create tabel in design view
3. Pada jendela tabel ketikkan field-field tabel barang beserta tipe datanya, jangan
lupa tentukan Kode_Barang sebagai Primary Key, seperti gambar di bawah ini:

4. Pilih File -> Save. Ketikan Nama Tabel, karena tabel ini berkaitan dengan barang,
maka disimpan dengan nama Tbl_Barang
5. Tabel Barang sudah selesai dibuat. Tutup tabel untuk membuat tabel-tabel
lainnya.
Membuka dan mengisi tabel
Sebelum kita dapat menambah suatu record ke dalam tabel, anda harus
membuka database dan tabel-tabelnya (jika belum dibuka). Untuk membuka
database, pilih Open Database dari menu File. Pilih database yang diinginkan dan
pilih OK. Ketika database telah terbuka, periksa window database. Pastikan bahwa
kata Tables muncul pada bagian atas kotak daftar. Jika tidak, klik tombol Tables pada

bagian kiri kotak daftar tersebut . sebuah daftar akan menampilkan objek-objek
tabel yang ada dalam database. Klik dua kali objek tabel yang diinginkan, atau pilih
tabel yang diinginkan dan pilih Open. Kemudian sebuah tabel akan muncul,
menampilkan baris-baris dan kolom-kolom kosong seperti sebuah spreadsheet.

Menambah, Menghapus, dan Menyisipkan Field


Berikut adalah penjelasan field properties pada access 2003:
Properties
Keterangan
Field size
Format
Input mask
Desimal places
Caption
Default value

Validation Text

Validation rules
Required
Allow Zero Length

Menentukan ukuran data dalam suatu field, khusus


untuk tipe data Text, Number dan Autonumber
Untuk mengatur tampilan text, waktu, angka, yang
ditampilkan pada layar ataupun pada printer
Menentukan tampilan pada saat data dimasukkan, juga
untuk mengendlikan nilai yang dimasukkan
Menentukan jumlah angka desimal yang diinginkan
Untuk menampilkan informasi yang berguna untuk user
sebagai judul kolom, form atau laporan
Menentukan nilai yang otomatis akan diisikan pada field
saat ketika record baru dibuat. Tidak berlaku untuk tipe
data auto number dan OLE Object
Digunakan untuk menampilkan keterangan atau pesan
apabila data yang dimasukkan tidak sesuai dengan
batasan data yang telah diberikan pada field tertentu
Untuk mengontrol masukknya data pada suatu field
sesuai dengan batasan yang telah ditentukan
Menentukan apakah suatu field harus diisi atau tidak
harus diisi
Menentukan definisi nilai blank ( ) serta
membedakanya dengan nilai null. Hanya berlaku untuk
tipe data text, memo, dan hyperlink

Indexed

Membuat index pada field bersangkutan

Mengganti Nama Tabel


Apabila suatu saat akan mengganti nama suatu tabel yang pernah dibuat
sebelumnya, maka caranya adalah:
Klik kanan pada salah satu nama tabel yang sudah dibuat, kemudian Klik RENAME
Gantilah nama tabel sesuai yang diinginkan
Menghapus Tabel
Jika sebuah tabel tidak diperlukan lagi, kita bisa menghapus atau membuangnya.
Cara yang harus kita lakukan adalah sebagai berikut:

Dalam tab Tables, klik nama tabel


Tekan tombol Delete pada keyboard
Microsoft Access akan meminta konfirmasi. Klik Yes untuk menghapus tabel atau
No bila tidak jadi menghapus tabel

2. Query ( SQL / Structured Query Language ).


Query adalah bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database. Digunakan
untuk menampilkan, mengubah, dan menganalisa sekumpulan data. Query
dibedakan menjadi 2, yaitu :
DDL (Data Definition Language)
:
digunakan
untuk
membuat
atau
mendefinisikan obyek-obyek database seperti membuat tabel, relasi antar tabel dan
sebagainya.
DML (Data Manipulation Language) : digunakan untuk manipulasi database,
seperti : menambah, mengubah atau menghapus data serta mengambil informasi
yang diperlukan dari database.
3. Form.
Form digunakan untuk mengontrol proses masukan data (input), menampilkan
data (output), memeriksa dan memperbaharui data.
4. Report.
Form digunakan untuk menampilkan data yang sudah dirangkum dan mencetak
data secara efektif.
5. Tipe Data.

Field - field dalam sebuah tabel harus ditentukan tipe datanya. Ada beberapa
tipe data dalam Access, yaitu :

Text
Memo
Number
Date/Time
Currency
Auto Number
Yes/No
OLE objek
Hyperlink
Lookup Wizard

Tipe Data
Text

Memo

Number

Date/time

Currency
Autonumber

Yes/no

OLE Object

Keterangan
Berisi karakter atau alpha numueric,
berupa teks, penggabungan teks dan
angka, atau angka yang tidak
digunakan dalam perhitungan atau
kalkulasi
Berisi karakter alpha numeric yang
lebih panjang dari 255 karakter atau
teks paragraf

Ukuran
0-255 karakter

Dapat
menampilkan
karakter sampai dengan
65.535 karakter dalam
satu buah kontrol dengan
ukuran mencapai 2 GB
Berisi angka yang dapat digunakan 1,2,4 atau 8 byte
dalam perhitungan atau kalkulasi,
kecuali nilai mata uang
Digunakan
untuk
data
yang 8 byte
digunakan dalam perhitungan atau
kalkulasi, kecuali nilai mata uang
Digunakan untuk data yang berisi 8 byte
nilai mata uang
Berisi nilai numeric yang bersifat 4 byte
unik yang secara otomatis akan terisi
ketika menambah data baru dan
dapat digunakan sebagai primary
key
Berisi nilai boolean, yang digunakan 1 bit (8 bit = 1 byte)
untuk field yang berisi nilai true (yes)
atau false (no)
Berupa gambar, suara dan video
Sampai 1 GB

Attachment
access 2007)

Lookup Wizard

(pada Digunakan untuk menyimpan file


digital images dan beberapa type file
binary, seperti gambar, image, dan
file office

Untuk file attachment


yang dikompress bisa
mencapai 2 GB, untuk file
yang tidak dikompress
bisa 700kb tergantung
dari kompresi file-nya
Tipe data ini bukan tipe data yang Tergantung
besarnya
sebenarnya, hanya digunakan untuk data yang diambil atau
menampilkan data dari tabel atau data yang disimpan
query lain

C. Membuat Database (New Project) dengan Microsoft Access


Langkah langkah untuk membuka Microsoft Access dan membuat database :
Click Start ->All Program -> Microsoft Office ->Microsoft Access
Kemudian akan tampil jendela Microsoft Access,lalu click Blank Database untuk
membuat database.
Ketik nama database yang Anda inginkan kemudian click tombol create.

D. Mengubah Datasheet Tabel


Untuk megubah tampilan datasheet tabel, pada tab home, dalam group font klik
salah satu tombol perintah pengaturan tampilan datasheet tabel berikut ini:

E. Mengambil Data dari Luar (Import Data)


Untuk mengambil data berjenis database Access 2007 dari luar (Import Data) dan
menempatkannya pada database yang sedang aktif, ikuti langkah berikut :
1. Aktifkan Access 2007, kemudian buka file database yang ingin ditambah data dari
luar.
2. Pilih dan klik tab External Data, apabila data yang akan diambil data-datanya
berupa database access. Pilih dan klik Access pada group Import. Maka akan
muncul kotak dialog Get External Data Access Database yang pertama.

3. Pada kotak isian File name, browse file yang akan diambil data-datanya. Tandai
atau klik pilihan Import tables, queries, forms, reports, macros, and modules
into the current database. Maksudnya adalah Anda dapat memasukkan tabel,
query, form, report macro atau modul ke dalam database yang sedang aktif.
Kemudian klik OK. Dengan langkah ini akan muncul kotak dialog Import Objects.

4. Pada kotak dialog tersebut pilih dan klik object yang akan diimport. Untuk
pengaturan lebih lanjut, klik tombol perintah Options. Pada kotak dialog Option
tersebut, lakukan pemilihan sesuai dengan keinginan Anda. Kemudian Klik OK.
Maka akan ditampilkan kotak dialog Import Object berikutnya.

5. Pada kotak dialog tersebut, jika Anda ingin menyimpan langkah-langkah dalam
pengambilan data (import data) tandai atau klik Save import steps . Jika tidak,
klik tombol perintah Close. Dengan langkah ini maka objek database yang telah
kita pilih tadi akan masuk ke database yang sedang aktif.
Sedangkan bila Anda ingin mengambil data berjenis lembar kerja (spreadsheet)
dari luar dan menempatkannnya pada database yang sedang aktif, ikuti langkah
berikut :
1.
2.

Aktifkan Access 2007, kemudian buka file database yang ingin ditambah data
dari luar.
Pilih dan klik ribbon menu External Data, pilih dan klik Excel pada bagian menu
Import. Maka akan muncul kotak dialog Get External Data Excel Spreadsheet
yang pertama.

3.

Pada kotak isian File name, browse file yang akan diambil data-datanya. Tandai
atau klik pilihan Import the source data into a new table in the current
database. Maksudnya adalah Anda dapat memasukkan data yang ada pada
speadsheet ke dalam database yang sedang aktif atau jika Anda ingin
menambahkan record-record data yang ada pada spreadsheet ke dalam tabel
yang ada pada database pilih dan tandai Append a copy of the records to the
table : dan pilih tabel yang akan dituju pada kotak daftar pilihan. Kemudian klik
OK. Dengan langkah ini akan muncul kotak dialog Import Speadsheet Wizard
yang pertama.

4.

Pada kotak dialog tersebut, beri tanda atau klik tombol pilihan Show
Worksheets. Kemudian pilih dan klik nama tab sheet yang datannya ingin Anda
ambil. Untuk melanjutkan ke kotak dialog berikutnya, klik tombol perintah Next.
Kotak dialog Import Speadsheet Wizard yang kedua akan ditampilkan.

5.

Agar Access 2007 menganggap baris pertama data atau judul kolom yang ada
pada lembar kerja (spreadsheet) sebagai nama field, klik kotak cek First Row
Contains Column Headings. Kemudian klik tombol perintah Next.

6.

Pada kotak dialog tersebut, lakukan pemilihan dan pengaturan masing-masing


field dengan cara memilih dan mengklik kolom (field name) yang ingin Anda atur,

kemudian lakukan pengaturan pada kotak Field Option yang ada di atasnya.
Setelah melakukan pemilihan dan pengaturan klik tombol perintah Next, untuk
melanjutkan ke kotak dialog berikutnya.

7.

8.

Pada kotak dialog tersebut, lakukan pemilihan dan pendefinisian primary key
untuk tabel baru yang akan dibentuk. Setelah melakukan pemilihan dan
pengaturan klik tombol perintah Next, untuk melanjutkan ke kotak dialog
berikutnya.
Pada kotak isian Import to Table, ketikkan nama tabel baru yang diinginkan.
Kemudian klik tombol perintah Finish. Maka akan ditampilkan kotak dialog
berikutnya.

9.

Pada kotak dialog tersebut, jika Anda ingin menyimpan langkah-langkah dalam
pengambilan data (import data) tandai atau klik Save import steps. Jika tidak,
klik tombol perintah Close. Dengan langkah ini maka Excel Spreadsheet yang
telah kita atur tadi akan masuk ke database yang sedang aktif.

Sumber:
http://jeje.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/34908/10.+Pengenalan+Microsoft+Access.pdf
http://ekowidodo.lecture.ub.ac.id/files/2011/09/PRAKTIKUM-ACCESS.pdf
http://www.academia.edu/7939129/Mengolah_Data_menggunakan_Ms.Access
https://books.google.co.id/books?id=ChDNLXT5USIC&pg=PA34&lpg=#v=onepage&q&f=false
http://modul.mercubuana.ac.id/modul/Mata%20Kuliah%20Ciri%20Universitas/Andi%20Nugroho%2
0%20Aplikasi%20Komputer%20%5B90001%5D/Modul%20Aplikasi%20Komputer%20%5BTM12%5D.d
oc

Sumber gambar:
http://www.techonthenet.com/access/tables/import_table2007.php
http://www.addictivetips.com/microsoft-office/access-2010-import-worksheet-from-excel-2010/