No.

Dokumen :
Tanggal Efektif :
:
Rev : 0
KataHalPengantar
Ciri-ciri pokok yang menandai sistem
diusulkan dan dirancang sesuai dengan sifat
sebagai berikut :

akuntansi dan pelaporan yang

operasi bisnis retail adalah

1. Metode Akuntansi
Metode Akuntansi `Accrual Basis` akan digunakan dalam mencatat dan melaporkan
transaksi keuangan. Dengan metode akuntansi ini pendapatan serta biaya yang
terjadi dilaporkan pada periode dimana pendapatan tersebut diperoleh atau
biaya tersebut menjadi beban dan bukan pada saat diterima atau dikeluarkan
uangnya.
2. Dana Kas berdasarkan Sistem Imprest
Sistem Imprest akan digunakan untuk dana yang dikeluarkan untuk pengeluaranpengeluaran yang memiliki sifat rutin dan ditetapkan dalam jumlah tertentu.
Metode yang digunakan adalah Imprest Fund dimana pengisiannya berdasarkan
kebutuhan Kasir untuk melayani pembayaran pembeli, biasanya dipecah menjadi
ribuan, ratusan dan puluhan rupiah. Untuk mempermudah pelaksanaannya, maka
setiap akan dilakukan Pengisian Kas Kecil dibuatkan rekapitulasi penerimaan
uang dibandingkan jumlahnya secara fisik. Dana ini akan dipegang oleh
Penanggung Jawab Dana tersebut, dalam hal ini Kasir.
3. Metode Penilaian dan Pengawasan Persediaan
3.1. Metode penilaian persediaan dilakukan dengan metode FIFO (First In First
Out) yang didasarkan pada seluruh biaya sebenarnya
yang dikeluarkan untuk
memperoleh persediaan
tersebut.
3.2. Pengawasan phisik persediaan dilakukan dengan metode `Perpetual Inventory`
dimana setiap perubahan/mutasi suatu barang dicatat
di kartu persediaan
dan kartu gudang serta laporan
mutasi barang. Penghitungan persediaan
secara
fisik dilakukan pada tiap akhir periode atau dari waktu ke waktu
untuk dibandingkan dengan jumlah persediaan yang tercantum
dalam laporan
mutasi barang stock dan kartu
persediaan.
4. Dasar Penilaian Aktiva Tetap dan Metode Penyusutannya
4.1. Aktiva Tetap atas dasar harga perolehannya, yang terdiri dari harga Aktiva
Tetap ditambah dengan seluruh biaya yang
dikeluarkan untuk memperoleh
serta menempatkannya
di tempat atau dalam keadaan siap pakai termasuk
biaya angkut dan pemasangan.
4.2. Umur Aktiva Tetap akan ditentukan sesuai dengan taksiran masa manfaat
Aktiva yang bersangkutan.
4.3. Metode Garis Lurus atas harga perolehan diterapkan secara konsisten untuk
pembebanan biaya penyusutan
Aktiva Tetap pada tiap periode.
5. Perhitungan Biaya-Biaya Langsung dan Tak Langsung
5.1. Perhitungan biaya operasional menggunakan Metode Rata-Rata Tertimbang.
5.2. Biaya yang masuk ke harga pokok adalah biaya :
- Pengadaan Barang (Merchandising), dan
- Penyimpanan Barang (Warehousing).

PROSEDUR PENJUALAN
DIBUAT

DIPERIKSA

DISETUJUI

No. Dokumen :
Tanggal Efektif :
Hal

1/2 Rev : 0

AREA FUNGSI (A.F.)

MERCHANDISE,
KEUANGAN,
GUDANG

1. TUJUAN
Untuk memberikan pedoman mengenai tatacara pelaksanaan Prosedur Penjualan.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan oleh bagian Merchandise (operasional), Gudang dan Kasir.
3. PENANGUNG JAWAB
Penanggung jawab prosedur ini adalah Manager Operasional dan Kepala Gudang,
pelaksanaannya di bawah pengawasan supervisor masing-masing bagian.
4. DOKUMEN PENUNJANG
4.1. Cash Register
4.2. Credit/Debit Card Register
5. KETENTUAN UMUM
Prosedur ini terjadi apabila Customer datang langsung ke store untuk memenuhi kebutuhannya
sesuai barang yang tersedia untuk dijual. Kemudian terjadi transaksi pembayaran di Kasir. Bukti
terjadinya transaksi adalah cash register. Pembayaran yang dilakukan melalui Credit Card atau
Debit Card, akan difile bukti otorisasinya sebagai lampiran cash register.
6. OTORISASI DOKUMEN
6.1. Cash Register
Pembuat
: Kasir (otomatis)
Mengetahui: Store Manager
6.2. Credit Card atau Debit Card Register
Pembuat
: Kasir
Menyetujui : Customer

PROSEDUR PENJUALAN
Gudang

Kasir (Keuangan)

Merchandise

Informasi
kebutuhan
Customer

Tersedia
?

Informasi
alternatif barang
second
atau type lain
yang sejenis

Picking Slip
Kanban

Lihat Prosedur
Pengeluaran Barang

Cash/Card
Register

No. Dokumen :
Tanggal Efektif :
Hal

2/2 Rev : 0

KETERANGAN
1. Customer memasuki
transaksi penjualan.

store

untuk

melakukan

2. Helper menginformasikan ke Gudang dan tentang

tersedia tidaknya barang yang dimaksud.
3. Jika tersedia, maka Customer dapat langsung
membayar di Kasir dan dibuat Cash/Card Register,
dimana informasi secara kuantitas akan dikontrol
oleh Gudang.
4. Jika barang tidak tersedia, Gudang memberikan
alternatif pilihan barang second atau type lain yang
sejenis.
5. Berdasarkan Kanban yang datang Gudang
mempersiapkan barang dan membuat Picking Slip
yang harus ditandatangani oleh Store Manager, serta
menyerahkan barang ke area store (Lihat Prosedur
Pengeluaran Barang).

Prosedur Pengeluaran Barang

DIBUAT

DIPERIKSA

DISETUJUI

No. Dokumen :
Tanggal Efektif :
Hal

1/2 Rev : 0

AREA FUNGSI (A.F.)

OPERASIONAL,
GUDANG

1. TUJUAN
Untuk memberikan pedoman mengenai tatacara pelaksanaan Pengeluaran Barang dari Gudang.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan oleh bagian Gudang.
3. PENANGGUNG JAWAB
Penanggung jawab prosedur ini adalah Kepala Gudang, pelaksanaannya di bawah pengawasan
supervisor masing-masing lokasi gudang.
4. DOKUMEN PENUNJANG
4.1. Picking Slip
4.2. Kartu Kanban
5. KETENTUAN UMUM
Pengeluaran Barang dari Gudang berdasarkan Kartu Kanban yang dibawa oleh Store Helper.
Kartu Kanban berisi informasi tentang Part Number, Nama Item Barang, Jumlah Safety Stock
yang harus ada di rak store, Spesifikasi barang lainnya. Berdasarkan data yang on line system dari
Kasir ke Gudang tentang mutasi stock, maka Gudang mempersiapkan Picking Slip yang
menyertai barang yang telah dilabel Bar Code.
Tanpa Picking Slip ini, Gudang tidak diperkenankan mengeluarkan barang yang diminta
operasional meskipun ada kartu kanban.
6. OTORISASI DOKUMEN
6.1. Picking Slip
Pembuat : Staff Gudang
Menyetujui : Kepala Gudang

Prosedur Pengeluaran Barang

Gudang

Operasional

No. Dokumen :
Tanggal Efektif :
Hal

2/2 Rev : 0

KETERANGAN

Berdasarkan informasi
mutasi inventory,
Gudang mempersiapkan
Picking Slip dan Barang
yang sudah dilabel
dengan BarCode

1. Berdasarkan informasi mutasi barang secara on line

system, maka Gudang mempersiapkan Picking Slip
dan barang yang sudah dilabel BarCode.

Berdasarkan Kartu
Kanban, Gudang
memberikan picking slip
dan barang yang diminta, serta mengembalikan Kartu Kanban tsb.

3. Picking Slip dibuat 2 (dua) lembar :

- Lembar 1 Accounting
- Lembar 2 Gudang (File)
Sebelum didistribusikan, Helper harus mencantumkan nama terang dan tanda tangan pada kolom
Diterima di Slip ybs. Untuk menunjukkan bahwa
tanggung jawab barang telah beralih.

2. Sebelum mengeluarkan barang, Gudang harus

memastikan bahwa jumlah barang di Gudang
sebesar safety stock.

Kartu
Kanban

Slip Sk.Cdg.

Tanda Tangan di Slip Ybs.

Setiap saat dicocokkan dengan

Kartu stock di Accounting

4. Jika barang mendekati safety stock, maka sebaiknya

Gudang membuat Permintaan Pembelian (untuk
selanjutnya ada di Prosedur Pembelian).
5. Seluruh bukti pengeluaran barang gudang akan
diringkas dalam Laporan Stock Gudang, dimana
setiap saat akan dicocokkan dengan Laporan Stock
di Accounting.

PROSEDUR PEMBELIAN
DIBUAT

DIPERIKSA

No. Dokumen :
Tanggal Efektif :
Hal

DISETUJUI

1/2 Rev : 0

AREA FUNGSI
PEMBELIAN, OPERASIONAL,
GUDANG, KEUANGAN

1. TUJUAN
Memberikan pedoman dalam melakukan proses Pembelian Tunai dan Kredit, sehingga
memudahkan dalam pengontrolan.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini diterapkan pada bagian terkait, yaitu Pembelian, Operasional, Gudang, Keuangan.
3. PENANGGUNG JAWAB
Penanggung Jawab Prosedur ini adalah Bagian Pembelian, di bawah koordinasi Supervisor.
4. DOKUMEN PENUNJANG & ALAT KONTROL
4.1. Permintaan Pembelian (PP)
4.2. Order Pembelian (OP)
4.3. Bukti Pengeluaran Kas/Bank (BPK/B)
4.4. Surat Jalan Supplier
4.5. Faktur Supplier
4.6. Bukti Penerimaan Gudang (BPG)
5. KETENTUAN UMUM
Dasar pembelian adalah Permintaan Pembelian dari Gudang. Kebutuhan barang dirinci jelas di
PP, termasuk tanggal kebutuhan masing-masing barang tersebut. Pemilihan Supplier harus
diketahui oleh Direksi, dimana usulan Supplier dapat ditunjuk langsung oleh Direksi, dan tetap
dilakukan pemilihan terhadap lebih dari 1 (satu) Supplier.
Bagian Pembelian menentukan prioritas untuk pemenuhan barang yang dibutuhkan. Hal ini
juga dapat membantu Pembelian untuk mengontrol order-order yang masih terpending.
Baik pembelian kredit maupun pembelian tunai, dana pembelian diambil dari Kas/Bank dan
dibuatkan Bukti Pengeluaran Kas/Bank.
Pada saat order diterima oleh Gudang, Gudang mencek kesesuaian kuantitas dan kualitasnya
dengan File PP yang ada di Gudang, kemudian dibuatkan Bukti Penerimaan Gudang (BPG).
Pengakuan sebagai persediaan adalah diterimanya tembusan BPG ke Accounting.
6. OTORISASI DOKUMEN
6.1. Permintaan Pembelian
Pembuat
: Staff Gudang
Menyetujui : Manager gudang
6.2. Order Pembelian
Pembuat
: Pembelian
Menyetujui : Manager Keuangan
6.3. Bukti Pengeluaran Kas/Bank
Lihat Prosedur Pengeluaran Kas atau Prosedur Pengeluaran Bank
6.6. Bukti Penerimaan Gudang
Pembuat
: Staff Gudang
Menyetujui : Kepala Gudang

No. Dokumen :
Tanggal Efektif :

PROSEDUR PEMBELIAN
OPERASIONAL

- Transaksi di Kasir
- Kasir Terima Kanban

GUDANG

Barang
Ada/Tidak
?

KEUANGAN

Kanban

PEMBELIAN

Hal

Picking 1-2
Slip

PP

Pembelian
Kredit ?

1-2

Y
OP

1-4

F
BPK/B 1-2

Terima Barang
Nota Supp.
SJ Supp.

BPG 1-3

Terima BPG via

Supplier,
Cocokkan dg.
OP atau BPK/B

F
Kwitansi1-2
BPK/B 1-2

3/3 Rev : 0

KETERANGAN
1. Berdasarkan Transaksi di Kasir dan
Kanban yang diterima Gudang,
maka Gudang Penyimpanan meminta kebutuhan barang sesuai yg.
dicatat di kartu Kanban. Kemudian
Gudang
memenuhi
kebutuhan
tersebut dengan cara membuat
Picking Slip 2 (dua) lembar.
2. Jika barang tidak tersedia, maka
ber-dasarkan
Kanban,
Gudang
membuat Permintaan Pembelian 2
(dua) lb. Asli untuk bagian
Pembelian, Lembar ke-2 Arsip
Gudang (file sementara, akan
menjadi file tetap jika telah
dipenuhinya order yaitu telah
dibuatnya
Bukti
Penerimaan
Gudang).
3. Untuk Pembelian Tunai, Pembelian
membuat Bukti Pengeluaran Kas/
Bank, yang mana dananya dapat
diambil dari Kas/Bank.
4. Untuk Pembelian Kredit, setelah
menerima PP dari Gudang, Pembelian
akan
membuat
Order
Pembelian (PO) :
- Lembar 1 Supplier
- Lembar 2 keuangan
- Lembar 3 Accounting
- Lb 4 Arsip Pembelian (file tetap)
Isi PO sudah mencantumkan harga
sesuai spesifikasi barang. Pada saat
melakukan penawaran harga, Pembelian harus melakukannya pada
lebih dari satu Supplier untuk
mempermudah order jika terjadi
pembatalan order dari Supplier.
5. Pada saat barang datang, maka
Supplier
menyerahkan
barang
bersama Surat Jalan Supplier ke
Gudang. Gudang akan mencocokkan Surat Jalan (tercantum No. PO),
yang dibawa Supplier, dengan file
PO yang ada pada Pembelian (tanpa
terlihat harga di Gudang).
6. Gudang akan membuat Bukti
Penerimaan Gudang (BPG) sebagai
bukti barang telah diterima 3 (tiga)
lembar :
- Lembar 1 Keuangan via Pembelian
- Lembar 2 Accounting
- Lembar 3 Arsip Gudang (file tetap)
Sebelum Gudang Penerimaan menerima barang, maka Pembelian
harus aktif mencari informasi perubahan harga dari Supplier ybs.
Apabila informasi harga baru diketahui setelah barang datang dan
tidak diketahui oleh Pembelian
sebelumnya, maka bagian Pembelian berhak meretur barang tersebut.
Perubahan harga tidak boleh dilakukan pada PO yang telah dibuat.
7. Penyerahan BPG ke Keuangan
melalui Supplier yang membawa
Invoice.
8. Berdasarkan BPG, Keuangan membuat :
- Bukti Pengeluaran Kas/Bank 2
(dua) lb : Lb 1 Accounting, Lb 2
Arsip Keuangan (file tetap).
- Kwitansi 2 (dua) lembar : Lb 1
Supplier, Lb 2

Prosedur Penerimaan Barang

DIBUAT

DIPERIKSA

DISETUJUI

No. Dokumen :
Tanggal Efektif :
Hal

1/2 Rev : 0

AREA FUNGSI (A.F.)

GUDANG,
PEMBELIAN

1. TUJUAN
Untuk memberikan pedoman mengenai tatacara pelaksanaan Penerimaan Barang.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan oleh bagian Gudang.
3. PENANGGUNG JAWAB
Penanggung jawab prosedur ini adalah Kepala Gudang, pelaksanaannya di bawah pengawasan
supervisor masing-masing lokasi gudang.
4. DOKUMEN PENUNJANG
4.1. Purchase Order
4.2. Bukti Penerimaan Gudang
4.3. Surat Jalan (untuk Retur)
5. KETENTUAN UMUM
Pada prinsipnya penerimaan barang diakui jika Surat Jalan Asli dari Supplier, baik dari
Pembelian Kredit maupun Pembelian Tunai, telah diterima. Untuk beberapa Supplier, Surat
Jalan ini dapat berfungsi juga sebagai Nota Penjualannya, sehingga kolom harga dapat terlihat
di nota tsb. Karena itu dokumen asli dari Supplier tidak difile di Gudang, meskipun akan
diterima pertama kali di Gudang, tetapi akan difile di Keuangan untuk kemudian diteruskan ke
Accounting. Sehingga yang difile di Gudang hanya Bukti Penerimaan Gudang saja.
Jadi untuk Pembelian Tunai maupun Pembelian Kredit, bukti penerimaan barang akan diterima
oleh Gudang dengan menggunakan dokumen Bukti Penerimaan Gudang.
Untuk Barang Bongkaran akan diperlakukan sebagai berikut :
Setiap saat Accounting akan memonitor saldo persediaan pada layar yang tercantum pada layar
monitor dengan dokumen Bukti Penerimaan Barang. Timbulnya selisih akan ditelusuri
dokumen-dokumen pendukungnya (Surat Jalan Supplier). Untuk mengurangi kemungkinan
terjadinya selisih, akan dilakukan Stock Taking setiap 3 (tiga) atau 6 (enam) bulan dan Stock
Opname 1 (satu) tahun sekali pertengahan bulan Desember.
6. OTORISASI DOKUMEN
6.1. Bukti Penerimaan Gudang
Pembuat
: Staff Gudang
Menyetujui : Kepala Gudang
6.2. Bukti Barang Bongkaran/Titipan
Pembuat
: Staff Gudang
Menyetujui : Kepala Gudang
6.3. Surat Jalan (untuk Retur)
Pembuat
: Staff Gudang
Menyetujui : Kepala Gudang
Mengetahui: Kepala Pembelian

Prosedur Penerimaan Barang

Supplier
Surat Jalan

Gudang

Cek Perimtaan barang dengan

Surat Jalan dan Barang ybs.

Sesuai ?
Y
B.Penerimaan Gud.

Catat di Kartu Stock di Gudang

Kartu
Gudang

Setiap saat dicocokkan dengan

Kartu stock di Accounting
Lakukan Retur Barang ke Supplier :
Buat Surat Jalan

Surat Jalan

Surat Jalan

No. Dokumen :
Tanggal Efektif :
Hal

2/2 Rev : 0

KETERANGAN
1. Berdasarkan Surat Jalan dan Barang yang dibawa
oleh Supplier, Bagian Gudang mencek item barang
dengan permintaan barang, apakah telah sesuai.
2. Jika sesuai, Staff Gudang membuat Bukti
Penerimaan Gudang (BPG) 4 (empat) lembar :
- Lembar 1 Pembelian
- Lembar 2 Keuangan
- Lembar 3 Accounting
- Lembar 4 Gudang (Arsip)
Distribusi harus dilakukan pada hari dibuatnya
BPG.
Barang yang telah diterima disimpan sesuai Lay
Out Gudang.
3. Berdasarkan BPG, dicatat di Kartu Stock Gudang :
Tanggal Diterima (berdasarkan BPG), Nama Item
Barang, Part Number dan Quantity.
4. Demikian juga di Accounting, pencatatan ditambah
Harga per Unit dan Harga Total.
5. Setiap saat atau sesuai permintaan, Kartu Gudang
dicocokkan dengan Kartu Accounting.
6. Dalam kondisi barang yang telah dibuatkan BPG
ternyata tidak sesuai dengan permintaan, maka
terjadi Retur Barang. Karena telah diterima di
Gudang, maka pengeluaran barang harus
menggunakan Surat Jalan dari Gudang diketahui
Kepala Gudang dan Kepala Operasional Bengkel.
7. Jika Barang tidak sesuai, maka lakukan retur
barang ke Supplier dengan cara membuat Surat
Jalan 3 (tiga) lembar :
- Lembar 1 Supplier
- Lembar 2 Pembelian
- Lembar 3 Keuangan

No. Dokumen

PENERIMAAN/PENGELUARAN KAS KECIL Tanggal Efektif :

PENERIMAAN/PENGELUARAN BANK
Hal
:
1/4 Rev : 0
DIBUAT

DIPERIKSA

DISETUJUI

DISTRIBUSI
keuangan,
ACCOUNTING

1. TUJUAN
Untuk memberikan pedoman mengenai tatacara pelaksanaan Penerimaan/Pengeluaran Kas Kecil
dan Penerimaan/Pengeluaran Bank.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan oleh Bagian Keuangan.
3. PENANGGUNG JAWAB
Penanggung jawab prosedur ini adalah Manajer Keuangan, sedangkan pelaksanaannya di bawah
Supervisor.
4. DOKUMEN PENUNJANG & ALAT KONTROL
4.1. Bukti Penerimaan/Pengeluaran Kas/Bank
4.2. Laporan Harian Kas
4.3. Buku Kas
4.4. Buku Bank
5. KETENTUAN UMUM
KAS KECIL adalah dana yang dikeluarkan untuk pengeluaran-pengeluaran yang memiliki sifat
rutin dan atau/urgent untuk satu kali transaksi dan memiliki saldo maximum tertentu.
Metode yang digunakan adalah Imprest Fund yaitu dilakukan pengisian berdasarkan seluruh
pengeluaran apabila saldo Rp.0,- atau telah mendekati 1/3 (sepertiga) dari saldo maximum.
Untuk mempermudah pelaksanaannya, maka setiap akan dilakukan Pengisian Kas Kecil
dibuatkan rekapitulasi berupa Laporan Harian Kas. Dana ini akan dipegang oleh Penanggung
Jawab Dana tersebut, dalam hal ini Kasir. Dana Kas Kecil terdiri dari Bukti-Bukti Pengeluaran Kas
Kecil, Bon Sementara dan Uang Tunai yang masih tersisa di Kasir.
Sistem Pengendalian Intern untuk Imprest Fund :
1. Setiap Pengeluaran Bukti Kas Kecil yang telah disetujui oleh pejabat berwenang dan disertai
dengan pembayaran lainnya dicatat dalam Laporan Harian Kas.
2. Semua dokumen pembayaran harus dicap Lunas serta diberi tanggal pembayaran setelah
pembayaran dilakukan.
3. Pengisian Kembali Dana Kas Kecil yaitu jika dana tersebut telah mendekati 1/3 (sepertiga)
dari Saldo Maximum, dimana pengisiannya diambil dari Bank atau Kas Besar.
Biasanya Kas Kecil didefinisikan sebagai pengeluaran dengan jenis transaksi sebagai berikut :
bensin/solar (transportasi), keperluan rumah tangga, uang makan, uang lembur, pembelian tunai
untuk operasional dengan nominal tertentu per transaksi, bon sementara.
BANK adalah dana yang disimpan pada Rekening Koran, yang berasal dari Penerimaan Kas
maupun Penerimaan melalui Bank sendiri, dan transaksi yang berupa Pengeluaran melalui
Bank, termasuk untuk Pengisian Kas Kecil. Seluruh Penerimaan Kas melalui Kasir harus disetor
paling lambat 1 (satu) hari setelah Penerimaan Kas. Pada prakteknya penerimaan kas ini
disisihkan sebagian untuk mencadangkan kebutuhan dana sebesar nominal tertentu untuk

No. Dokumen

PENERIMAAN/PENGELUARAN KAS KECIL Tanggal Efektif :

PENERIMAAN/PENGELUARAN BANK
Hal
:
2/4 Rev : 0
DIBUAT

DIPERIKSA

DISETUJUI

DISTRIBUSI
keuangan,
ACCOUNTING

keperluan di luar pengeluaran-pengeluaran melalui Kas Kecil, misal :

Pembelian Tunai
Pembelian Kredit
Komisi Penjualan untuk Ekstern (Asuransi) maupun Intern
Biaya Entertainment
Biaya Lain-Lain yang tidak dapat memenuhi syarat pada Kas Kecil.
Penerimaan berupa Cek atau Giro, harus difile terpisah sesuai dengan Tanggal Jatuh Tempo,
khususnya untuk Cek Cash atau BG Mundur, belum diakui sebagai Pelunasan Piutang dan
belum dibuatkan Bukti Penerimaan Kas/Bank. Pada saat Jatuh Tempo akan dicairkan ke Bank
dan baru diakui sebagai pelunasan piutang dan dibuatkan Bukti Penerimaan Kas/Bank.
Penerimaan melalui Credit Card, tidak harus dicatat terpisah. Penerimaan melalui Credit Card
ini sudah diakui sebagai Omzet pada periode bersangkutan, namun masih diakui sebagai
Piutang Dagang sampai ada pemberitahuan dari Bank mengenai adanya kliring yang masuk
(atau keuangan proaktif menanyakan ke Bank).
6. OTORISASI DOKUMEN
6.1. Bukti Penerimaan Kas/Bank
Pembuat
: Kasir
Menyetujui : Section Head Keuangan
Mengetahui : untuk Kas Kecil - Manager Keuangan
untuk Bank
- Jenjang Otorisasi
6.2. Bukti Pengeluaran Kas
Pembuat
: Kasir
Menyetujui : Section Head Keuangan
Mengetahui : Manager Keuangan
6.3. Bukti Pengeluaran Bank
Pembuat
: Section Head Keuangan (merangkap bagian Bank)
Menyetujui : Manager Keuangan
Mengetahui : Jenjang Otorisasi

No. Dokumen

PENERIMAAN/PENGELUARAN KAS KECIL Tanggal Efektif :

Hal

Keuangan (Kasir)
Dok. Asli

Bukti Pendukung

Cocokkan dengan File

Sementara yang
dibutuhkan, Periksa
kelengkapan dokumen
dan bukti pendukung.

Uang
Muka ?
Y

Bon
Sementara
?

Ada Sisa
Uang ?
T

Penyelesaian Uang Muka/

Bon Sementara dengan cara
mengeluarkan Voucher
Penerimaan Kas dan
Voucher Pengeluaran Kas

Y/T

Tunai ?

BKK
BTK
Kas/Setara

Lap.Harian
Kas
Dokumen2

3/4 Rev : 0

KETERANGAN
1. Berdasarkan
seluruh
dokumen
dan
bukti
pendukung yang dibutuhkan, maka Kasir meneliti
otorisasi dan nilai nominal yang tercantum pada
dokumen tersebut. Di luar policy Kas Kecil, maka
tidak dapat diselesaikan melalui Kas Kecil.
2. Jika pengeluaran Kas Kecil berasal dari Bon
Sementara, maka Kasir harus melihat kembali File
Sementara yang dibutuhkan.
3. Jika ada sisa uang harus dibuatkan Bukti
Penerimaan Kas 2 (dua) lembar : Lembar asli untuk
Arsip, lembar dua untuk Accounting.
4. Kemudian dibuatkan Bukti Pengeluaran Kas 2 (dua)
lembar : Lembar asli untuk Arsip, lembar dua untuk
Accounting.
5. Seluruh Pengeluaran Kas yang disertai bukti, dicatat
pada Laporan Harian Kas 2 (dua) : Lembar asli
untuk Arsip, lembar dua untuk Accounting.
6. Laporan Harian Kas akan menjadi laporan Kasir
untuk pengisian kembali dana Kas Kecil ke bagian
Bank.
7. Setiap akhir hari, Kasir menyerahkan Laporan
Harian Kas yang berisi seluruh transaksi hari
tersebut baik Penerimaan Kas maupun Pengeluaran
Kas disertai dokumen yang terkait. Untuk
Pengeluaran Kas menunggu sampai Saldo
mendekati 1/3 (sepertiga) dari saldo maximum,
setelah itu dilaporkan ke Bank untuk diisi kembali
dana kas kecilnya.
8. Penerimaan Kas yang diterima Kasir, tidak boleh
digunakan untuk mengisi Kas Kecil secara
langsung. Pengisian hanya diperbolehkan melalui
Bank.

PENERIMAAN/PENGELUARAN BANK

No. Dokumen :
Tanggal Efektif :
Hal

Keuangan (Bank)

1. Berdasarkan
seluruh
dokumen
dan
bukti
pendukung, maka bagian Bank mencocokkan
dengan Laporan Harian Kas dan meneliti otorisasi
dan nilai nominal yang tercantum pada dokumen
tersebut. Jika dokumen tidak lengkap, maka
dikembali-kan ke Kasir sehingga Kas Kecil tidak
dapat diisi kembali.
2. Kemudian dibuatkan Bukti Penerimaan Kas 2 (dua)
lembar dan /atau Bukti Pengeluaran Kas 2 (dua)
lembar, masing-masing : Lembar asli untuk Arsip,
lembar dua untuk Accounting.
3. Seluruh transaksi dicatat di Buku Bank.

B.Pendukung

Lap.
Harian Kas

Cocokkan Laporan
Harian Kas dan
periksa kelengkapan
dokumen dan bukti
pendukung.
Kembali ke Kasir

Dok. tidak
lengkap ?

4/4 Rev : 0

KETERANGAN

Dok. Asli

Selisih
?

Dibuat Bukti Penerimaan

Bank dan Bukti
Pengeluaran Bank

BTB
Kas/Setara

Buku Bank
Dokumen2

BON SEMENTARA
DIBUAT

DIPERIKSA

DISETUJUI

No. Dokumen :
Tanggal Efektif :
Hal

1/3 Rev : 0

DISTRIBUSI
KEUANGAN,
BAGIAN TERKAIT

1. TUJUAN
Untuk memberikan pedoman mengenai tatacara pelaksanaan pengambilan uang dengan Bon
Sementara
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan oleh setiap bagian yang terlibat dalam pengambilan uang dengan Bon
Sementara
3. PENANGGUNG JAWAB
Penanggung jawab prosedur ini adalah bagian Keuangan, sedangkan pelaksanaannya di bawah
Kasir
4. DOKUMEN PENUNJANG & ALAT KONTROL
4.1. Bon Sementara
4.2. Bukti Pengeluaran Kas
4.3. Buku Bon Sementara
4.4. Laporan Harian Kas
4.5. Buku Kas
5. KETENTUAN UMUM
5.1. Penggunaan Bon Sementara adalah untuk biaya yang memiliki nilai nominal maximal
Rp. .................,- (............................ Rupiah)
5.2. Penyelesaian pengambilan Bon Sementara ini maksimum 3 (tiga) hari kerja
5.3. Maksimum Outstanding Bon Sementara tiap User 1 (satu) Bon Sementara
5.4. Satu Bon Sementara diselesaikan dalam 1 (satu) Bukti Pengeluaran Kas
Bon Sementara adalah permintaan uang (biaya) yang memiliki sifat harus diselesaikan paling
lambat 3 (tiga) hari kerja dengan nilai nominal maximal Rp. ..............,- (............................... Rupiah)
dan tidak dijurnal dalam jurnal umum, tetapi hanya dicatat oleh Kasir dalam Buku Bon
Sementara. Kasir harus menagih ke pemakai bon sementara dalam 3 (tiga) hari tersebut untuk
penyelesaiannya.
Biasanya biaya ini terjadi untuk keadaan urgent, dan menjadi bagian dari Dana Kas Kecil.
Misalnya Biaya Entertainment Tamu, Biaya Transportasi/Bahan Bakar, atau yang termasuk
kriteria Biaya Lain-Lain. Apabila Bon Sementara yang diajukan melebihi dari nilai nominal
maximum yang ditetapkan, maka harus ada persetujuan Direksi. Penyelesaian Bon Sementara
dibuat dalam 1 (satu) Bukti Pengeluaran Kas.
Kriteria Biaya Lain-Lain :
1. Biaya Tak Terduga
Ketentuan-ketentuan khusus :
- Biaya Undertable Ijin-ijin
- Pengeluaran lain yang tanpa bon resmi (sumbangan, dll)
Seluruh jenis pengeluaran di atas harus atas persetujuan Direksi.

BON SEMENTARA
DIBUAT

DIPERIKSA

DISETUJUI

No. Dokumen :
Tanggal Efektif :
Hal

2/3 Rev : 0

AREA FUNGSI (A.F.)

KEUANGAN,
BAGIAN TERKAIT

2. Biaya Perjamuan/Entertain
Ketentuan-ketentuan khusus :
- Sampai dengan Rp. ..................... ,- disetujui Kepala Administrasi atau Direksi melalui Kas
Kecil
- Di atas Rp. ............................. ,- disetujui Direksi melalui Kas Bank
3. Biaya Kendaraan
Biaya akan terjadi jika karyawan memakai Kendaraan Perusahaan (mobil pool), kecuali jika
pemakaiannya telah disetujui Direksi sampai jangka waktu tertentu.
Pada Deklarasi harus jelas ditulis :
- Jenis Mobil, Nomor Polisi, Holder (pemakai), Sopir (jika ada)
- Tanggal terjadi biaya
- KM pengisian bensin, Jumlah dan Harga per liter
- Parkir dirinci detail (misal parkir 6 x 1.000,- = 6.000)
- Biaya Tol
- Maintenance, misal tambah angin, tambal ban, dll
- Waktu Pemakaian : Waktu Berangkat dan Waktu Kembali (ditulis jam-nya)
Seluruh pengeluaran harus disertai dokumen pendukung. Tanpa bukti asli, tidak dapat
dideklarasi.
4. Biaya Pemeliharaan dan Perawatan Gedung Milik Perusahaan
Biaya akan terjadi jika ada pemeliharaan dan/atau perawatan Gedung Operasional maupun
Non Operasional Milik Perusahaan. Di luar pemeriksaan rutin (mingguan atau bulanan), maka
General Affair menentukan kondisi Gedung apakah memerlukan perawatan mendadak atau
tidak (kondisi akibat bencana alam, pengrusakan yang disengaja, dll).
Keuangan bersama General Affair menentukan perkiraan biaya yang akan dikeluarkan,
kemudian dibuat Deklarasi untuk Perawatan dan Pemeliharaan Gedung, berisi antara lain :
- Tanggal Pengerjaan Perbaikan (Periode)
- Jenis Perbaikan
- Lokasi Perbaikan
- Nama Pengguna Gedung (untuk Gedung Non Operasional)
- Kondisi Terakhir
Setiap deklarasi ditandatangani oleh bag. General Affair dan yang berhak menyetujui (Manager
Keuangan).
Penyimpangan dan kesalahan perhitungan tidak dapat dideklarasi dahulu.
6. OTORISASI DOKUMEN
Pembuat :
Pemakai Dana Yang Bersangkutan
Menyetujui
:
Manager Keuangan

BON SEMENTARA
Keuangan

Pemakai B. Sementara

Y
Bon Sementara
Uang

Uang

Cocokkan dengan File

Sementara yang
dibutuhkan, Periksa
kelengkapan
dokumen dan bukti
pendukung.

Bukti Pendukung

B.Pengeluaran Kas

Ada Sisa
Uang ?

3/3 Rev : 0

1. Pemakai Bon Sementara membuat Bon Sementara 2

(dua) lembar : Lembar Asli untuk Kasir, lembar ke-2
(dua) untuk pemakai bon sementara dan digunakan
saat bon sementara akan diselesaikan.
2. Saat penyelesaian bon sementara, bukti-bukti
dicocokkan dan diperiksa kevalidannya. Jika
dokumen tidak ada, maka bon sementara yang bisa
diselesaikan hanya yang didukung oleh bukti-bukti
otentik/asli.
3. Jika ada kelebihan dana harus dibuatkan Bukti
Penerimaan Kas 2 (dua) lembar : Lembar asli untuk
Arsip, lembar dua untuk Accounting.
Jika ada kekurangan dana, maka langsung ke point
4.
4. Kemudian dibuatkan Bukti Pengeluaran Kas 2 (dua)
lembar : Lembar asli untuk Arsip, lembar dua untuk
Accounting. Setelah itu dicatat pada Buku Bon
Sementara sebagai alat kontrol Kasir terhadap Bon
Sementara yang masih pending/menggantung.
5. Seluruh Pengeluaran Kas yang disertai bukti, dicatat
pada Laporan Harian Kas 2 (dua) : Lembar asli
untuk Arsip, lembar dua untuk Accounting.

Sesuai ?

Hal

KETERANGAN

Periksa Bon
Sementara tentang
Nilai Nominal dan
Otorisasi

Bon Sementara

No. Dokumen :
Tanggal Efektif :

Bukti Penerimaan Kas

Lap.Harian
KasBuku Bon
Sement.
B.Pengeluaran/PeneDokumen2
rimaanKas

PENGHAPUSAN PERSEDIAAN
DAN AKTIVA TETAP
DIBUAT

DIPERIKSA

DISETUJUI

No. Dokumen :
Tanggal Efektif :
Hal

1/1 Rev : 0

AREA FUNGSI (A.F.)

KEUANGAN,
ACCOUNTING,
MERCHANDISE

PENGHAPUSAN PERSEDIAAN
1. Sesuai dengan Catatan Akuntansi mengenai Persediaan yang tidak dapat dijual/digunakan lagi
akibat lewat tanggal kadaluarsa, cacat/rusak atau tidak laku dijual, sehingga menumpuk dan
menimbulkan cost yang tinggi, maka Bagian Akuntansi dapat mengusulkan adanya
penghapusan Persediaan tersebut (pemberitahuan secara lisan disertai data amount maupun
cost of money), serta meminta dan membicarakan bersama-sama Manager Merchadise untuk
membuat statement mengenai persediaan yang tidak dapat dijual/digunakan lagi tersebut.
2. Jika penghapusan disetujui, Gudang membuat Bukti Keluar Barang (atau Surat Jalan) dan Berita
Acara Penghapusan Persediaan, diketahui oleh Manager Keuangan dan Manager Merchandise
dan disetujui oleh Direksi.
3. Penghapusan dapat diambil keputusan terjadi Penjualan Diskon ke Karyawan, sebagai Hadiah
bagi Customer atau Karyawan Berprestasi, atau penghancuran barang (dibakar atau dibuang).
Dokumentasikan dengan Foto, untuk pelengkap Berita Acara Pajak.
4. Untuk penghapusan yang bisa dijual, maka Direksi akan menentukan :
- Harga Jual (per pieces, per kg/ton, per unit, dsb)
- Pembeli (yang menguntungkan perusahaan)
- Tanggal Penjualan
PENGHAPUSAN AKTIVA TETAP
1. Sesuai dengan Catatan Akuntansi mengenai Aktiva Tetap yang sudah habis masa manfaatnnya
(umur teknis maupun umur ekonomisnya) dan didukung data tentang umur teknis dari
Manager Operasional, maka Bagian Akuntansi dapat mengusulkan adanya penghentian
operasional aktiva tetap tersebut (pemberitahuan secara lisan).
2. Jika usul disetujui oleh atasan langsung, maka Accounting dan General Affair, mengetahui
Direksi mengusulkan tentang : - Harga jual per satuan
- Tanggal penjualan
- Pembeli (adalah yang menguntungkan perusahaan)
3. Jika penghapusan disetujui, Accounting membuat Berita Acara Penghapusan Aktiva Tetap dan
diketahui oleh General Affair dan disetujui Direksi.
4. Setelah penghapusan, maka Direksi akan diputuskan apakah akan dilakukan penjualan secara
intern (dengan lelang) atau ekstern (penjualan ke showroom/pihak luar).
5. Penghapusan Aktiva Tetap juga dapat terjadi apabila Direksi menghendaki penghapusan
tersebut. Dalam hal ini Accounting harus melakukan penyesuaian terhadap Daftar Akiva Tetap
dan Penyusutan Aktiva Tetap yang seharusnya terjadi.

PROSEDUR ACCOUNTING

No. Dokumen :
Tanggal Efektif :
Hal

DIBUAT

DIPERIKSA

DISETUJUI

1/2 Rev : 0

AREA FUNGSI (A.F.)

ACCOUNTING

1. TUJUAN
Memberikan pedoman pelaksanaan pembuatan Laporan Keuangan dan pelaksanaan prosedur
yang konsisten
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan oleh departemen Akuntansi dalam mencatat, membukukan
transaksi, menggolongkan, mengikhtisarkan dan melaporkan transaksi-transaksi yang terjadi
selama periode tertentu.
3. PENANGGUNG JAWAB
Penanggung jawab Prosedur ini adalah Departemen Head, sedangkan pelaksanaannya di
bawah koordinasi Supervisor
4. DOKUMEN PENUNJANG
4.1. Bukti Transaksi/Voucher
4.2. Buku Jurnal
4.3. Buku Besar
4.4. Buku Pembantu (Piutang Dagang dan Piutang Lain-Lain, Hutang Dagang dan Hutang
Lain-Lain, Persediaan)
4.5. Trial Balance
4.6. Jurnal Adjustment
4.7. Laporan Keuangan dan Penjelasannya

PROSEDUR ACCOUNTING

No. Dokumen :
Tanggal Efektif :
Hal

GENERAL ACCOUNTING

2/2 Rev : 0

KETERANGAN
1. Setiap
saat
Accounting
menerima
dan
mengumpulkan seluruh dokumen pendukung dan
bukti transaksi yang berkaitan dengan suatu
transaksi. Closing Date untuk pengumpulan
dokumen dan bukti dilakukan paling lambat
tanggal 30/31 bulan ybs. pukul 17.30 WIB.

Dok.Pendukung
Bukti Transaksi

Cek, Sortir
dan Jurnal
Transaksi

2. Bukti dan dokumen tersebut dicek atas :

- Kelengkapannya
- Kebenaran perhitungan
- Kelengkapan otorisasi
Jika hasil pengecekkan didapat kekurangan, maka
bagian Accounting menelusuri ke Bagian yang
bersangkutan, kemudian bukti dan dokumen
tersebut disortir dan dikelompokkan sesuai dengan
Chart of Account-nya. Kemudian dijurnal sesuai
coding tersebut.

Dok.Pendukung
Bukti Transaksi

3. Input jurnal transaksi ke dalam komputer (G/L

System), atau masukkan secara manual ke Buku
Besar dan Buku Pembantu.

Input Transaksi

Dok.Pendukung
Transaction List

Bukti Transaksi

4. Pengecekan jurnal dan jumlah atas kebenaran input

data dalam Buku Besar dan Buku Pembantu. Jika
tidak cocok, cap PERIKSA KEMBALI, jika benar
dilanjutkan ke proses berikutnya.
5. Print Trial Balance
Membuat daftar perincian masing-masing Sub
Ledger.
Periksa saldo-saldo dalam Neraca dan kebenaran
input transaksi-transaksi.

Cek
Y

6. Dibuat Jurnal Adjustment, jika terdapat kekurangan

atau kesalahan jurnal.

7. Menerbitkan Laporan Keuangan (Neraca dan

Laporan Laba/Rugi), serta penjelasan dan
lampirannya paling lambat tanggal 10 pada bulan
berikutnya.

Posting

Trial Balance
& Sub Ledger
Details

Jurnal
Adjustment

Balance Sheet &

Income Statement
Details

Perincian
Neraca

8. Lakukan Filling yang terpisah terhadap Aktiva

Tetap dari Transaksi Regular.
Filling Tetap bulanan dalam 1 (satu) binder khusus
bulan tersebut.
Untuk Filling Sementara harus dipisahkan sesuai
transaksinya.