HAKIKAT SISTEM DAN SISTEM ANALISIS

ADMINISTRASI

MELAKUKAN KORESPODENSI BAHASA

INDONESIA
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA

 Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedurprosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersamasama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren
D. Stallings, Jr., mendefinisikan prosedur sebagai berikut :
Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari
tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan Apa (What)
yang harus dikerjakan, Siapa (Who) yang mengerjakannya,
Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How)
mengerjakannya.

 Pendekatan sistem yang lebih menekankan

pada
elemen atau komponennya
mendefiniskan sistem
sebagai berikut:
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen
yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan
tertentu.
Sistem merupakan suatu rangkaian tata kerja
dan prosedur kerja yang kemudian membentuk
suatu kebulatan atau pola tertentu dalam rangka
melaksanakan sesuatu pekerjaan tertentu pula.

Karakteristik sistem
dapat digambarkan
sebagai berikut:

Keterangan :
A,B,C = Subsistem
D,E,F = SubSubsistem

Sistem sebagai Alat

Pemecahan Masalah
a. Pembatasan sistem
Adalah pengenalan masalah secara keseluruhan, tidak
sebagiansebagian. Pengenalan baik secara kualitatif maupun
kuantitatif.
b. Analisis sistem
Adalah pertimbangan strategi-strategi alternative dengan
lengkap
yang memberikan analisis dan optimasi dari strategi yang
dipilih.
Dengan demikian akan diperoleh komposisi yang ideal.
c. Implementasi sistem
Langkah merealisir sistem yang diinginkan, yang mencakup
rencana,

Prinsip Prinsip Sistem

a. Suatu sistem harus menyajikan jasa yang diperlukan
b. Adanya koordinasi fungsi-fungsi
c. Adanya pertanggungjawaban masing-masing unit
organisasi yang harus dikelompokkan secara logis dan
harmonis
d. Penyatuan fungsi
e. Pengklasifikasian fungsi yang dianggap penting
f. Pembagian fungsi kepada kelompok-kelompok oerganisasi
g. fungsi-fungsi yang tidak diperlukan atau alat-alat yang
tidak perlu jangan dipakai guna menciptakan efisiensi
waktu

h.

Adanya Fungsi Kontrol

i.

Adanya Fungsi-Fungsi yang Saling Berdekatan

j.

Setiap Unit Memiliki Kewenangan yang Diperlukan

k.

Kewenangan Tidak diberikan Jika tidak Diperlukan

l.

Pembagian Tanggung Jawab antara Unit-Unit Organisasi tidak

overlap

m.

Fungsi Kontrol Dibebankan kepada unit yang terlepas dari

fungsi harus diawasi

n.

Tiap Unit Bertanggung Jawab Hanya Kepada Satu Unit atasan

o.

Memutuskan Sentralisasi dan Desentralisasi atas

pelaksanaan sistem.

Lanjutan..
p.
q.
r.
s.
t.
u.
v.
w.
x.

Dalam menentukan bentuk organisasi harus

mempertimbangkan kebaikan dan kekurangan
Suatu sistem harus Flexibility (keluwesan sistem)
Pelimpahan tanggung jawab & penyusunan prosedur tidak
tepengaruh keistimewaan anggota individual
Panjang & lebar struktur organisasi harus dapat dibuat
minimum.
Sistem harus dibuat seotomatis mungkin
Adanya bahan-bahan tertulis
Suatu sistem mempunyai kesatuan maksud, sederhana, jelas
dan mudah dimengerti
Sistem harus didasarkan pada fakta
Perancanangan sistem harus mempertimbangkan SDM

B. HAKEKAT SISTEM ANALISIS

1.Adalah penelaahan terhadap prosedur,

teknik dan metode tata kerja suatu
sistem.
2.Penguraian dari suatu sistem informasi
yang utuh ke dalam bagian-bagian
komponennya dengan maksud untuk
mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan,
kesempatan-kesempatan, hambatanhambatan yang terjadi dan kebutuhankebutuhan yang diharapkan sehingga

a.

SISTEM ANALISIS
ADMINISTRASI

Administrasi dalam arti Luas (Administration)

Pada dasarnya dapat dilihat pada suatu instansi adalah melekat baik
secara makro maupun mikro terutama sebagai suatu:
Proses
Kegiatan
Kepranataan kerja
Contoh: administrasi dalam suatu departemen pemerintahan

b. Administrasi dalam arti Sempit (Administratie)

Bersifat praktis dalam pekerjaan sehari-hari
* Contoh: administrasi dalam kantor, tata usaha, mengarsipkan
dokumen

Organisasi melihat administrasi sebagai:

- struktur organisasi
- kerangka organisasi
- susunan tugas
- wewenang, dsb..
Manajemen melihat administrasi sebagai:
- Penggerakkan orang-orang
- Pengerahan fasilitas, money, material, machine,
market, morale, dan SDA untuk mencapai tujuan.

Hakikat Sistem Analisis Administrasi

Terdapat 6 hakikat sistem analisis administrasi, yaitu:
1. Analisis administrasi organisasi
2. Analisis administrasi manajemen
3. Analisis administrasi kepemimpinan
4. Analisis administrasi perkantoran
5. Analisis administrasi kepegawaian
6. Analisis administrasi keuangan dan material

MENGANALISIS SISTEM KERJA

ADMINISTRASI
a) Menganalisis Distribusi Pekerjaan
b) Menganalisis Pengukuran
Pekerjaan
c) Menganalisis Keandalan
d) Menganalisis Dokumen
e) Menganalisis Laporan
f) Menganalisis Teknologi

KESIMPULAN
Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu
sasaran tertentu.
Sebuah sistem mempunyai lingkungan dan lingkungan adalah tempat sistem menerima
masukan (input) dan melepaskan keluaran (output).
Sistem analisis dapat didefinisikan sebagai berikut : Penguraian dari suatu sistem informasi
yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan
dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatanhambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikan-perbaikannya.
Ciri sistem administrasi adalah adanya organisasi dan manajemen.
Ada enam hakikat sistem analisis administrasi:
1.

Analisis administrasi organisasi

2.

Analisis administrasi manajemen

3.

Analisis administrasi kepemimpinan

4.

Analisis administrasi perkantoran

5.

Analisis administrasi kepegawaian

6.

Analisis administrasi keuangan dan material

Sekian &
_ Terima Kasih
_