CONTOH PENULISAN SURAT

001 / SKet.BSM/PIP / YAPPI SMK / A1.VII / 2015

kode surat:
1.

Kode surat terdiri dari :

Surat Keputusan
Surat Keterangan
Surat Edaran
Surat Tugas
Surat Kuasa
Surat Peringatan
Surat Ijin Kegiatan
Surat Perjanjian

2.

= SKep
= SKet
= SEd
= ST
= SK
= SP
= SIK
= SPn

Surat Undangan
Memorandum
Nota Dinas
Pengumuman
Surat Ketetapan
Surat Perintah
Surat Pemberitahuan
Surat Pengantar

Satuan Unit Kerja

No
1
2
3
4
5
6
7

Nama Satuan Unit Kerja

Kepala Sekolah
Wakasek kurikulum
Wakasek Kesiswaan
Wakasek Humas
Wakasek Sarana Prasarana
Administrasi
Bendahara

Kode
KS
KUR
KSW
HMS
SAR
ADM
BDH

= Und
= Mem
= Nd
= Peng
= STap
= SPer
= SPh
= SPeng

3.

Kode Sekolah
Kode sekolah ditulis: SMKP-AST

4.

Kode Bulan
Kode Bulan ditulis dengan menggunakan hurup Romawi dari bulan Januari sampai
dengan Desember yaitu dengan kode I XII
5.

Kode Tahun
Tahun Kalender ditulis lengkap dan tidak boleh di singkat, contoh: 2013

C. Penandatanganan surat dan stempel surat

1. Penandatanganan Surat
Surat-surat penting yang menyangkut sekolah harus ditandatangani oleh Kepala Sekolah.
Dalam hal Kepala Sekolah berhalangan, penandatanganan dapat dilakukan oleh struktur yang ada
di bawahnya dengan ketentuan sudah ada persetujuan dari Kepala Sekolah terlebih dahulu, dengan
penambahan simbol Atas Nama di atas tanda tangan. Surat-surat yang ditandatangani ditempatkan
di sudut kanan bawah setelah kata penutup surat.

2. Stempel Surat
Surat-surat sekolah yang sudah ditandatangani baru dianggap sah apabila dibubuhi stempel surat.
Stempel surat adalah stempel resmi SMK IT Tebuireng III Hajarun Najah - Petalongan yang bentuk
serta susunannya telah ditentukan.
Surat-surat yang hanya ditandatangani oleh Kepala Sekolah dibubuhkan stempel dengan posisi
disebelah kiri tanda tangan dan harus mengenai tanda tangan tersebut, tetapi tidak boleh
menutupinya.
D. Agenda Surat Dan Arsip Surat
Semua surat masuk atau surat keluar, harus dicatat di buku agenda, dan setiap surat keluar
harus dibuat rangkap (dilebihkan satu rangkap dari jumlah keperluan) untuk disimpan sebagai
arsip.
Buku agenda surat keluar
Berisi kolom catatan : nomor urut, tanggal surat, nomor surat, alamat dan tujuan, perihal
surat serta keterangan.
Buku Agenda Surat Masuk
Berisi kolom catatan : nomor urut, tanggal surat, nomor surat, alamat Pengirim, perihal
surat, diteruskan Pada Tanggal, serta keterangan.
Semua surat masuk diserahkan kepada kepala sekolah setelah di catat di buku agenda surat
masuk dan dilengkapi dengan lembar disposisi oleh pegawai tata usaha Sekolah. Selanjtunya
kepala sekolah akan menentukan kepada Struktur Sekolah yang berkenaan dengan perihal surat.
E. Jenis Kertas dan Huruf
Setiap surat keluar dan segala bentuk administrasi Sekolah dibuat dengan menggunakan
kertas F4 dengan jenis huruf Times New Roman dengan ukuran font 12 Pt atau ukuran font yang
selayaknya memudahkan untuk dibaca.

Pola Klasifikasi Nomor Surat

Kode
420
421
421.5
422
422.3
422.4
422.5
422.8
423.5
423.7
423.9
424
424.1
424.2
425
425.1
425.11
425.12
425.13
425.2
425.3
426
426.1
426.2
426.3
426.31
426.32
426.33
426.34
426.4
426.5
426.6
427
428
429
430

900
905
910
911
003
005

Urusan / Tentang / Uraian.

PENDIDIKAN
Sekolah
Sekolah Kejuruan
Administrasi Sekolah
Hari Libur
Uang Sekolah-Klasifikasikan disini SPP
Beasiswa
Masa orientasi siswa
Kurikulum
Ujian
Praktek Industri
Tenaga Pengajar,Guru,Dosen,Dekan,Rektor
Klasifikasikan disini:Guru Teladan
Pengawas sekolah
Tenaga Administrasi
Sarana Pendidikan
Gedung
Gedumg Sekolah
Kampus
Pusat Kegiatan Mahasiswa
Buku
Perlengkapan Sekolah
Keolahragaan
Cabang Olahraga
Sarana
Perkumpulan olahraga (PSSI, PELTI )
Gedung olah raga
Stadion
Lapangan
Kolam renang
Pesta olah-raga klasifikasi disini::PON,Porsade,Olimpiade,dan sebagainya
Hobby
Instruktur pelatih
Kepemudaan Meliputi organisasi dan Kegiatan Remaja. Klasifikasikan disini:
Gelanggang remaja, Karang Taruna
Kepramukaan klasifikasikan disini :Persami, Jambore, Lomba tingkat, Raimuna
Pendidikan kedinasan Untuk Departement Dalam Negri lihat 890
Kebudayaan

:
:
:
:
:
:

KEUANGAN
APBS
ANGGARAN
ANGGARAN RUTIN
HARI RAYA/BESAR
UNDANGAN

420
421
421.5
422
422.4
422.5
423.5
423.6
423.7
424
424.2
425
425.1
425.2
425.3
426
426.1
426.2
426.3
427
431
432
423.1
440
441.5
800
848
853
934
094
842

: PENDIDIKAN
: SEKOLAH
: SMK
: ADMINISTRASI SEKOLAH
: UANG SEKOLAH
: BEA SISW
: KURIKULUM
: KARYA TULIS
: UJIAN
: TENAGA PENGAJAR GURU TELADAN
: TENAGA ADMINISTRASI
: SARANA PENDIDIKAN
: GEDUNG
: BUKU
: PERLENGKAPAN SEKOLAH
: OLAH RAGA
: CABANG OLAH RAGA
: SARANA OLAH RAGA
: PESTA OLAH RAGA
: KEPRAMUKAAN
: KESENIAN
: KEPURBAKALAAN
: MUSIUM
: KESEHATAN
: UKS
: KEPEGAWAIAN
: DISPENSASI
: CUTI SAKIT
: SPJ RUTIN
: SURAT TUGAS
: SURAT PERNYATAAN KESANGGUPAN