operasional dan stock barang. ABC juga mengharapkan sistem ini dapat berjalan bersama
dengan sistem program yang sudah berjalan di pusat, sehingga ada 2 program yang dapat
berjalan di ABC yaitu program oracle dan program yang akan di bangun / dibuat ( SAU2 ).
Dengan adanya sistem tersebut di harapkan dapat membantu pemantauan aktivitas yang ada
di cabang dan membantu proses seluruh aktivitas yang ada di cabang.
1.1.TUJUAN PROYEK
PT. ABC memiliki tujuan strategis yaitu menjadi perusahaan minuman yang terbesar
dan terbaik di indonesia, dengan mengutamakan kepuasaan dan kepercayaan pelanggan.
Melalui teknologi yang maju dalam memproduksi susu dan riset pasar yang baik, maka ABC
akan terus mampu melakukan banyak inovasi baru sehingga dapat menghasilkan produk susu
yang berkualitas tinggi dengan macam - macam varian rasa yang sedang up to date saat ini.
Jaringan distribusi dan pemasaran PT.ABC yang semakin berkembang luas dan
permintaan yang semakin meningkat, membuat ABC menjadi semakin kewalahan
menghadapi hal tersebut. Oleh karena itu, ABC memutuskan untuk melakukan change
management. Salah satu caranya yaitu dengan membangun sistem baru untuk mendukung
tujuan bisnis strategis yang direncanakan ABC tersebut. Hal ini dikarenakan seiring
berkembangnya ABC, maka ABC menjadi memiliki berbagai macam permasalahan baru,
seperti :
1
telah selesai, maka ABC berhak untuk tidak melanjutkan sewa sistem informasi dari
IT vendor tersebut. Kemudian, ABC dapat membuat program baru untuk kegiatan
perusahaan.
3. Option 3 Create/Membuat
ABC memiliki SDM yang handal untuk membuat program yang diinginkan. Selain
itu, dengan membuat sistem informasi sendiri, maka ABC dapat membuat program
yang sesuai dengan kebutuhan ABC dan dapat melakukan kegiatan transaksi di
perusahaan yang selalu berubah-ubah, serta biaya untuk pembuatan proyek tidak
terlalu besar karena perusahaan cukup memberikan uang tambahan pada karyawan
tersebut. Proses pembuatan dapat di pantau dengan baik sehingga proses dapat selesai
dengan cepat. Program sistem informasi ini dapat dibuat dengan keinginan user, jika
di tengah-tengah pembuatan program terdapat perubahan fitur, maka hal ini dapat
dilakukan untuk mempermudah pengguna. Tetapi pilihan ini memiliki risiko yang
harus di hadapi yaitu Karyawan IT ABC harus kerja lembur, adanya waktu untuk
membuaat program atau sistem tersebut
4.0.RECOMMENDED OPTION
Dari beberapa Opsi sebelumnya, dihasilkan Rekomendasi yang harus di lakukan oleh PT.
ABC yaitu;
Dari Rekomendasi tersebut dapat di simpulkan bahwa PT. ABC membuat program atau
sistem tersebut.
5.0.KEPERLUAN & FITUR PROYEK
Proyek ini dapat berjalan dengan baik jika mendapat dukungan dari PT ABC, yang
meliputi;
1. Semua tingkatan level manajemen
2. Mempelajari dan mengerti kebutuhan kebutuhan pengguna sistem
3. Mempelajari dan mengerti kebutuhan kebutuhan pengguna informasi
4. Mempersiapkan team project dan semua kebutuhan yang diperlukan
Fitur utama dari SAU2 yaitu ;
Untuk Kantor Pusat;
1. Fitur yang mudah untuk menarik atau mengambil data.
2. Fitur yang memudahkan untuk memproses data untuk pemantauan
3. Adanya tipe kode yang terkait dengan proyek ini untuk membantu kemudahan
pengguna dalam mengakses.
4. Fitur yang disarankan oleh pengguna
Untuk Distributor Cabang;
1. Adanya fitur yang hanya dapat di akses oleh salesman Cabang untuk meninput order
penjualan.
4
2. Adanya fitur yang hanya dapat di akses oleh Administrasi keuangan cabang untuk
menginput kegiatan transaksi keuangan yang berjalan.
3. Adanya fitur yang hanya dapat di akses oleh Administrasi Piutang cabang untuk
menginput piutang yang sudah di bayarkan atau belum dan mencetak faktur penjualan
akan di berikan kepada sales untuk di berikan kepada toko.
4. Adanya fitur yang hanya dapat di akses oleh kepala gudang cabang untuk menginput
transaksi keluar masuk barang.
5. Adanya link-link yang terkait dengan proyek ini untuk membantu kemudahan
pengguna dalam mengakses.
6. Sistem yang mudah di mengerti oleh pengguna sistem.
7. Fitur lain yang disarankan oleh pengguna.
6.0.ESTIMASI ANGGARAN
Untuk membuat sistem informasi berbasis komputer, Pemilik ABC menganggarkan biaya
sebesar Rp. 125.000.000,- ( Hanya untuk sistem informasi ) yang pengerajaanya di
lakukan oleh Pembuatan Sistem sebagai karyawan ABC. Sedangkan estimasi anggaran
secara keseluruhan adalah Rp. 300.000.000,- dengan rincian sebagai berikut ;
Rp.
300,000,000,- ( Tindakan Lapping, kelebihan atau kekurangan stock barang, dan Cost
Perjalanan Dinas )
memberikan ringkasan biaya proyek dan manfaat serta menunjukkan estimasi Net Present
Value (NPV), Return of Investment (ROI), dan tahun terjadinya payback. Juga terdapat
daftar asumsi yang dibuat dalam menyusun analisis finansial awal ini.. Estimasi payback
adalah dalam satu tahun, NPV bernilai Rp 267.000.000, dan Discounted ROI untuk
sistem dengan masa hidup tiga tahun adalah tepat 55 persen.
7.0. ESTIMASI JADWAL
Proyek pembuatan sistem informasi penjualan berbasis komputer di rencanakan selama 5
bulan di tambah 2 bulan waktu pemeliharaan sistem. Jika pada saat proyek sedang
berjalan terdapat perubahan/penambahan modul maka akan di masukkan ke dalam proyek
baru ( proposal baru ) dan di kerjakan setelah proyek awal selesai di kerjakan dan di
implementasikan.
Berikut Estimasi jadwal secara garis besar:
1. Persiapan project
2. Analisa data dan Proses
3. Perancangan (Data, Proses, Interface)
4. Mempersentasikan hasil rancangan
5. Progamming atau testing
6. Implementasi
7. Pemeliharaan
8.0. RISIKO POTENSIAL
: 1 Minggu
: 3 Minggu
: 4 Minggu
: 1 Minggu
: 9 Minggu
: 2 Minggu
: 8 Minggu
Risiko yang akan muncul jika pembuatan sistem penjualan ini tidak di laksanakan atau di
tunda antara lain;
1. Terjadinya proses lapping yang di lakukan oleh Salesman sehingga merugikan
perusahaan
2. Kurangnya terawasi proses aktivitas yang terjadi di cabang.
3. Terjadinya selisih lebih atau kurang barang yang merugikan perusahaan
9.0.PROJECT PLANNING
Bidang
Pengetahuan
Integrasi
Proses
Hasil
Penyusunan
Rencana
Proyek
sebagai berikut:
1. Persiapan proyek
2. Anaisa data dan Proses
3. Perancangan ( Data, Proses, Interface dll)
4. Mempresentasikan hasil rancangan
5. Programing dan testing
6. Implementasi
Cakupan
Perencanaan
7. Pemeliharaan
Detail perencanaan dan pendefinisian lingkup proyek
dan
adalah :
Pendefinisian
Lingkup
Proyek
Mengidentifikasi,
mendiskusikan
dan
memprioritaskan resiko
3.0 Pelaksanaan
3.1 Mempelajari semua dokumen keluaran dan
masukan yang ada.
3.2 Mempelajari semua proses transaksi yang terjadi
3.3 Mewawancarai semua karyawan yang terlibat
proses transaksi
3.4 Merancang Basisdata, Proses dan User Interface
3.5 Mempresentasikan Proses dan User Interface
3.6
Pengkodean
(Programming)
dan
Testing
Program
3.7 Merancang skema dan pemasangan jaringan
intranet
3.8 Implementasi Program
4.0 Kontrol
4.1 Mengontrol pembuatan program
4.2 Mengontrol program yang ditest
4.3 Mengontrol skema jaringan intranet
4.4 Mengontrol Peng Implementasikan program
5.0 Penutup
5.1 Menyiapkan laporan final project
Waktu
Penyusununan
Jadwal
Estimasi Biaya
7. Pemeliharaan : 8 minggu
Estimasi biaya beserta rincian pendukung proyek antara
lain :
Sistem Informasi 125 jt
- Manajer Proyek 30 jt
- Analis Programmer @ 6 jt 90 jt
- Dokumentasi & akomodasi 5jt
Infrastruktur 100 jt
- Komputer server 50 jt
- Komputer work station 45 jt
- Pemasangan jaringan & alat 5 jt
Resiko
Identifikasi
Maintenance 1 jt Total 72 jt
1. Terjadinya proses lapping yang di lakukan oleh
Resiko
Pengadaan
Rencana
Pembelian
nota manual.
Rencana Pembelian oleh manajemen;
1. Komputer Server
2. Komputer Workstation
3. Pemasangan jaringan & Alat
10
Project Charter
PT.ABC
Judul Proyek
: 25 Agustus 2015
: 25 Januari 2016
Nomor Kontrak
: ........
Informasi Anggaran
Untuk pembuatan sistem penggunaan dana teralokasikan untuk pekerjaan manajer proyek sekitar 10
jam per minggu selama lima bulan, staf internal lainnya 6@10 jam per minggu selama lima bulan..
Manajer Proyek
: Adhitya Matius
Tujuan Proyek
Dengan adanya sistem informasi SAU2 , informasi yang di butuhkan pihak manajemen PT. ABC
dapat dihasilkan dengan cepat dan dengan adanya sistem informasi ini PT ABC juga dapat memantau
cabang dengan baik, selain itu dapat bersaing dengan perusahaan sejenis.
Pendekatan:
Menentukan Program, Data base engine dan bahasa pemrograman yang akan di pakai untuk
membuat dan mengembangkan sistem
Mengembangkan software dengan pendekatan iteratif, mengumpulkan umpan balik dari user.
11
STRUKTUR ORGANISASI
Project Manager
Adhitya Matius
Software Analyst
Project Leader
Intan
Robby
Programmer Officer
Tantan
Programmer Officer
Davina
Tester
Ocky
Peranan
Project
Manager
Posisi
ABC,
Project Manager
12
Tanggung Jawab
Membuat perencanaan
pengerjaan projek,
Nama
Peranan
Posisi
Intan
Anggota Tim
ABC,
Software Analyst
ABC,
Programmer Leader
Robby
Anggota tim
Tantan
Anggota tim
ABC,
Programmer Officer
Davina
Anggota tim
ABC,
Programmer Officer
Ocky
Anggota tim
ABC,
Tester
Tanggung Jawab
Dokumentasi.
User Requirement, Proses
Bisnis, Dokumentasi.
Coding, Merancang
Algoritma, Model , dan user
interface
Coding, Merancang
Algoritma, Model , dan user
interface
Coding, Merancang
Algoritma, Model , dan user
interface
Testing deliverable project
LAMPIRAN
13
LAMPIRAN ANP
Model ANP ( Analytical Networking Proces ) dengan menggunakan Program Super Decision.
14
15
Dari hasil di atas dapat disimpulkan bahwa membuat sistem / program merupakan
alternative yang harus di jalani dengan nilai lebih dari 0,2 dan mendapat rangking 1
sebagai pemilihan keputusan yang tepat untuk membuat sistem tersebut.
Analisa Sensitifitas
16