Manual Usuario Codeka

MANUAL DE USUARIO
DEL SISTEMA DE
FACTURACIN E INVENTARIO WEB
Tabla de Contenidos
1.
INTRODUCCIN ........................................................................................................................................... 4
2.
INSTALACIN Y CONFIGURACIN INICIAL DEL SISTEMA.......................................................... 5
3.
INTERLOCUTORES COMERCIALES......................................................................................................... 6
3.1 PROVEEDORES ................................................................................................................ 6
3.2 CLIENTES ....................................................................................................................... 9
4.
PRODUCTOS................................................................................................................................................. 12
4.1 ARTCULOS ................................................................................................................... 12
4.2 FAMILIAS ..................................................................................................................... 17
5.
VENTAS CLIENTES ..................................................................................................................................... 19

5.1 VENTAS EN EL MOSTRADOR ............................................................................................. 19
5.2 IMPRESIN DE TICKET DE VENTA ...................................................................................... 22
5.3 FACTURAS .................................................................................................................... 24
5.3.1
BUSCAR FACTURAS ................................................................................................ 24
5.3.2
CREAR UNA FACTURA ............................................................................................. 26
5.3.3
MODIFICAR UNA FACTURA ...................................................................................... 31
5.3.4
VISUALIZAR UNA FACTURA ..................................................................................... 32
5.3.5
IMPRIMIR UNA FACTURA ........................................................................................ 33
5.3.6
ELIMINAR UNA FACTURA ........................................................................................ 35
5.4 ALBARANES (GUAS DE DESPACHO) .................................................................................. 37
5.4.1
BUSCAR GUAS DE DESPACHO ................................................................................. 37
5.4.2
CREAR UN ALBARN (GUA DE DESPACHO)................................................................ 38
5.4.3
MODIFICAR UN ALBARN (GUA DE DESPACHO) ......................................................... 43
5.4.4
VISUALIZAR UN ALBARN (GUA DE DESPACHO)........................................................ 44
5.4.5
IMPRIMIR UN ALBARN (GUA DE DESPACHO) ........................................................... 44
5.4.6
ELIMINAR UN ALBARN (GUA DE DESPACHO) ........................................................... 47
5.4.7
IMPRIMIR CODIGO DE BARRAS EN ALBARN (GUA DE DESPACHO) ............................... 48
5.4.8
FACTURAR ALBARN (GUA DE DESPACHO) DIRECTAMENTE ......................................... 49
5.5 FACTURAR ALBARANES (GUAS DE DESPACHO) ................................................................... 51
6.
COMPRAS PROVEEDORES....................................................................................................................... 52
6.1 FACTURAS .................................................................................................................... 52
6.1.1
BUSCAR FACTURAS ................................................................................................ 52
6.1.2
CREAR UNA FACTURA ............................................................................................. 53
6.1.3
MODIFICAR UNA FACTURA ...................................................................................... 58
6.1.4
VISUALIZAR UNA FACTURA ..................................................................................... 59
6.1.5
IMPRIMIR UNA FACTURA ........................................................................................ 60
6.1.6
ELIMINAR UNA FACTURA ........................................................................................ 62
6.2 ALBARANES (GUAS DE DESPACHO) .................................................................................. 64
6.2.1
BUSCAR GUAS DE DESPACHO ................................................................................. 64
6.2.2
CREAR UN ALBARN (GUA DE DESPACHO)................................................................ 66
6.2.3
MODIFICAR UN ALBARN (GUA DE DESPACHO) ......................................................... 70
Sistema de Facturacin e Inventario

6.2.4
VISUALIZAR UN ALBARN (GUA DE DESPACHO)........................................................ 71
6.2.5
IMPRIMIR UN ALBARN (GUA DE DESPACHO) ........................................................... 72
6.2.6
ELIMINAR UN ALBARN (GUA DE DESPACHO) ........................................................... 74
6.2.7
FACTURAR ALBARN (GUA DE DESPACHO) DIRECTAMENTE ......................................... 75
6.3 FACTURAR ALBARANES (GUAS DE DESPACHO) ................................................................... 77
7.
TESORERIA................................................................................................................................................... 78
7.1 COBROS ....................................................................................................................... 78
7.1.1
INGRESAR UN PAGO A UNA FACTURA ......................................................................... 79
7.2 PAGOS ......................................................................................................................... 81
7.2.1
INGRESAR UN PAGO A UNA FACTURA DE PROVEEDOR ................................................... 81
7.3 CAJA DIARIA ................................................................................................................ 84
7.4 LIBRO DIARIO .............................................................................................................. 84
8.
MANTENIMIENTOS.................................................................................................................................... 86
8.1 ETIQUETAS DE CDIGO DE BARRAS ................................................................................... 86
8.1.1
ESTNDAR CODIGO DE BARRAS EAN 13 ................................................................... 88
8.1.2
CDIGO DE BARRAS EN LOS ARTCULOS..................................................................... 89
8.2 IMPUESTOS .................................................................................................................. 90
8.3 ENTIDADES BANCARIAS .................................................................................................. 92
8.4 UBICACIONES ............................................................................................................... 94
8.5 EMBALAJES ................................................................................................................... 96
8.6 FORMAS DE PAGO .......................................................................................................... 98
9.
COPIAS DE SEGURIDAD ........................................................................................................................ 100

9.1 HACER COPIA ............................................................................................................. 100
9.2 RESTAURAR COPIA ...................................................................................................... 100
1. INTRODUCCIN
El sistema es una aplicacin para controlar la facturacin y gestionar el almacn de una pequea o mediana
empresa. Su gran virtud est en la facilidad de uso y en cubrir las necesidades de las PYMES. CodeKa es
una aplicacin bajo licencia GPL. Est desarrollada sobre entorno Web, lo que la hace ser muy verstil. Es
independiente del sistema operativo y adems permite el trabajo en red. Las funciones principales del
sistema son:
Gestin de Interlocutores comerciales [Clientes y proveedores]

Gestin de Artculos y Familias
Gestin de Facturas y Guas de Despacho de los clientes
Gestin de Facturas y Guas de Despacho de los proveedores
Ventas en mostrador, terminal de punto de venta [TPV]
Gestin de los cobros y pagos [Tesorera]
Creacin y configuracin de cdigos de barras de los artculos
Gestin de copias de seguridad
Listados en formato PDF
El funcionamiento a travs de entorno Web permite su uso multiplataforma, tanto en sistemas operativos
Windows como Linux. El software ha sido desarrollado en lenguaje PHP y utilizando como motor de base de
datos MySQL.
SISTEMA DE FACTURACIN E INVENTARIO WEB
2. INSTALACIN Y CONFIGURACIN INICIAL DEL SISTEMA
ar la siguiente informacin en la secuencia que

especificamos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Impuestos
Entidades Bancarias
Ubicaciones
Embalajes
Formas de Pago
Clientes
Proveedores
Familia de Artculos
Artculos
El detalle de cmo ingresar esta informacin la encuentras en este documento en los captulos
correspondientes, favor referirse a ellos para el detalle.
3. INTERLOCUTORES COMERCIALES
El sistema permite administrar a los interlocutores comerciales como proveedores y clientes.
3.1 PROVEEDORES
El sistema permite administrar una nmina de proveedores, para lo cual debes ingresar al men
Proveedores del men Inter. Comerciales:
Se desplegar la siguiente pantalla con las opciones de imprimir, buscar o ingresar un nuevo registro:
Al presionar nuevo proveedor se desplegar la siguiente pantalla para hacer el ingreso:

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Al presionar el botn aceptar se despliega la pantalla con la lista de todos los registros ingresados con la
opcin de buscar e imprimir:

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3.2 CLIENTES
El sistema permite administrar una nmina de clientes, para lo cual debe ingresar a la opcin Clientes del
men Inter. Comerciales como indica la siguiente pantalla:
Al presionar nuevo cliente se desplegar la siguiente pantalla para hacer el ingreso:

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opcin de buscar, imprimir o ingresar otro registro nuevo:

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4. PRODUCTOS
El sistema permite administrar artculos y familias de artculos incluida una imagen del artculo y su etiqueta
de cdigo de barras.
4.1 ARTCULOS
Para administrar artculos debes ingresar al men Artculos del men Productos:
Al presionar nuevo articulo se desplegar la siguiente pantalla para hacer el ingreso:

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Al presionar el botn SELECCIONAR ARCHIVO se desplegar la siguiente pantalla para buscar la imagen
del artculo. Debe ser en formato JPG y con dimensiones de 200 x 200 pixeles:
Luego de seleccionar la imagen del artculo debe presionar Open y luego aceptar. El sistema genera en
forma automtica el cdigo de barras y asocia la imagen del artculo como se ve en la siguiente pantalla:

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Luego de seleccionar la imagen del artculo debe presionar Open y luego aceptar, con lo cual se despliega
la pantalla con la lista de todos los registros ingresados con la opcin de buscar, imprimir o modificar:

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Si consultas el artculo presionando la imagen de la lupa, se despliega la siguiente pantalla:

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4.2 FAMILIAS
Para administrar familias de artculos debes ingresar al men Familias del men Productos:
Al presionar nueva familia se desplegar la siguiente pantalla para hacer el ingreso:

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5. VENTAS CLIENTES
5.1 VENTAS EN EL MOSTRADOR
La opcin ventas en el mostrador, permite hacer la venta de artculos y generar la factura y el ticket de la
venta.
Para acceder a la informacin de ventas en el mostrador, debe ingresar al men Ventas Clientes:
Con lo cual ingresas a la pantalla principal de Ventas Clientes:
El ingreso es tal cual como se describe en el nmero 5.2 Facturas, una vez ingresados todos los datos de
los artculos se despliega la siguiente pantalla:

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Ac tienes la opcin de presionar el botn aceptar, imprimir o la imagen de la caja; si presionas aceptar, la
factura queda hecha e ingresada y vuelves a la pantalla principal de venta en el mostrador.
Si presionas imprimir, se despliega el Acrobat Reader con la factura generada lista para imprimir, como
muestra la siguiente pantalla:

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Luego para imprimir, presione el icono de la impresora que aparece en la esquina superior izquierda.

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5.2 IMPRESIN DE TICKET DE VENTA
Si presionas la imagen de la caja que aparece luego de ingresar una factura en la opcin Ventas Mostrador
del men Ventas Clientes; podrs recibir el dinero en la caja, calcular el vuelto e imprimir el ticket o boleta
de la compra, como muestra la siguiente pantalla:
En este caso, el valor a pagar es de 23 euros, y el cliente pago con 30 euros, entonces el sistema calcula
que se debe devolver 7 euros.
Luego debes presionar Aceptar antes de imprimir para aprobar el pago:

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Luego se despliega el ticket o boleta de compra para imprimirla:

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5.3 FACTURAS
La opcin facturas, permite buscar, crear, modificar, revisar, eliminar
Clientes.
e imprimir facturas de ventas a
Para acceder a la informacin de facturas, debe ingresar a la opcin Facturas del men Ventas Clientes:
Con lo cual se desplegar la siguiente pantalla:
5.3.1 BUSCAR FACTURAS

Para buscar facturas de un cliente, presione la imagen de la lupa en el campo cdigo del cliente:
Se desplegar una ventana de seleccin de clientes como se muestra a continuacin:

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Debes seleccionar el cliente al cual buscaremos sus facturas. Luego presionar el botn buscar, con lo cual
se despliega la siguiente pantalla conteniendo las facturas del cliente seleccionado:

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5.3.2 CREAR UNA FACTURA
Para crear una nueva factura de venta, debes presionar el botn Nueva Factura de la pantalla principal de
la opcin Facturas del men Ventas Clientes:
Al presionar el botn se despliega la siguiente pantalla:
Primero debes seleccionar al cliente, presionando la lupa, se despliega la lista de clientes para
seleccionarlo:

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Con esto se llenan en forma automtica los campos del cliente:
Luego debes presionar la lupa del campo referencia para seleccionar un artculo, como indica la siguiente
pantalla:
Luego de seleccionar un artculo, se llenan en forma automtica los campos relacionados al artculo como
indica la siguiente pantalla:

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Luego puedes modificar los siguientes datos:

El precio, la cantidad de artculos y el descuento. El importe se calcula automticamente como el factor de:
Precio * Cantidad * % Descuento = Importe
Luego, si estas de acuerdo con el artculo debes presionar el botn Agregar para insertar el artculo a la
factura, como indica la siguiente pantalla:
Al ingresar un artculo a la factura en forma automtica se rebaja el stock de la tabla de artculos. Cuando
se ingresa un artculo en la tabla de artculos se puede especificar que el sistema avise cuando el stock
llega a un nivel determinado, la siguiente pantalla muestra este aviso:

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Puedes ingresar todos los artculos que se requiera, finalmente presiona la tecla aceptar, para finalizar el
ingreso de la factura, y se desplegar la siguiente imagen:
Al presionar el botn aceptar, se despliega la siguiente pantalla donde se muestra la lista de las facturas
ingresadas incluyendo la ltima factura ingresada:

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5.3.3 MODIFICAR UNA FACTURA

Para modificar una factura de un cliente, debes presionar el botn
principal de facturas como muestra la siguiente pantalla:
(modificar), en la pantalla
Al presionar se despliega la siguiente:

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En ella se pueden modificar los datos de la factura, tales como; Agregar, modificar o eliminar artculos en la
factura.
Al ingresar un artculo a la factura, en forma automtica se rebaja el stock de la tabla de artculos. Cuando
se ingresa un artculo en la tabla de artculos se puede especificar que el sistema avise cuando el stock
llega a un nivel determinado, la siguiente pantalla muestra este aviso:
5.3.4 VISUALIZAR
UNA
FACTURA
Para visualizar una factura de un cliente, debes presionar el botn

de facturas como muestra la siguiente pantalla:
(visualizar), en la pantalla principal

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Luego de presionar la lupa, se despliega la siguiente pantalla:
5.3.5 IMPRIMIR UNA FACTURA

Para imprimir una factura de un cliente, debes presionar el botn
(visualizar), en la pantalla principal
de facturas y luego el botn imprimir, como muestra la siguiente pantalla:
Luego de presionar el botn imprimir, se abre la factura generada en el Acrobat Reader en formato PDF
como muestra la siguiente pantalla:

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Luego para imprimir presione el icono de la impresora que aparece en la esquina superior izquierda para
imprimir la factura.

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5.3.6 ELIMINAR UNA FACTURA

Para eliminar una factura de un cliente, debes presionar el botn
de facturas como muestra la siguiente pantalla:
Luego de presionar el botn

eliminacin de la factura:
(eliminar), en la pantalla principal
(eliminar), se despliega el cuadro de dilogo solicitando confirmar la
Al aceptar la eliminacin se despliega la siguiente pantalla de confirmacin:

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Finalmente al aceptar la eliminacin se despliega la siguiente pantalla:

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5.4 ALBARANES (GUAS DE DESPACHO)

La opcin albaranes o guas de despacho permite administrarlas, tal como
eliminar, ver, o imprimir etiquetas de cdigos de barras.
buscar, crear, modificar,
Para acceder a la informacin de Guas de Despacho, debes ingresar a la opcin Albaranes del men
Ventas Clientes:
Se desplegar la siguiente pantalla principal de Guas de Despacho:
5.4.1 BUSCAR GUAS DE DESPACHO

Para buscar guas de despacho de un cliente, presione la imagen de la lupa en el campo cdigo del cliente:
Se desplegar una ventana de seleccin de clientes como se muestra a continuacin:

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Debes seleccionar el cliente al cual buscaremos sus guas de despacho. Luego presionar el botn buscar,
con lo cual se despliega la siguiente pantalla conteniendo las facturas del cliente seleccionado:
5.4.2 CREAR UN ALBARN (GUA DE DESPACHO)

Para crear una nueva gua de despacho, debes presionar el botn Nuevo Albarn de la pantalla principal
de la opcin Albaranes del men Ventas Clientes:
Primero debes seleccionar al cliente, presionando la lupa, se despliega la lista de clientes para
seleccionarlo:
Con esto se llenan en forma automtica los campos del cliente:

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pantalla:

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gua de despacho, como indica la siguiente pantalla:
ingreso de la gua de despacho, y se desplegar la siguiente imagen:

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Al presionar el botn aceptar, se despliega la siguiente pantalla donde se muestra la lista de las guas de
despacho ingresadas incluyendo la ltima ingresada:

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5.4.3 MODIFICAR UN ALBARN (GUA DE DESPACHO)

Para modificar una gua de despacho de un cliente, debes presionar el botn
pantalla principal de guas de despacho como muestra la siguiente pantalla:
(modificar), en la
En ella se pueden modificar los datos de la gua de despacho, tales como; Agregar, modificar o eliminar
artculos.

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5.4.4 VISUALIZAR
UN
ALBARN (GUA DE DESPACHO)
Para visualizar una gua de despacho de un cliente, debes presionar el botn

(visualizar), en la
5.4.5 IMPRIMIR UN ALBARN (GUA DE DESPACHO)

Para imprimir una gua de despacho de un cliente, debes presionar el botn
(visualizar), en la
pantalla principal de guas de despacho y luego el botn imprimir, como muestra la siguiente pantalla:
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Luego de presionar el botn imprimir, se abre la gua de despacho generada en el Acrobat Reader en
formato PDF como muestra la siguiente pantalla:
imprimir la gua de despacho.

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5.4.6 ELIMINAR UN ALBARN (GUA DE DESPACHO)

Para eliminar una gua de despacho de un cliente, debes presionar el botn
principal de guas de despacho como muestra la siguiente pantalla:
(eliminar), en la pantalla
(eliminar), se despliega la siguiente pantalla:

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5.4.7 IMPRIMIR CODIGO DE BARRAS EN ALBARN (GUA DE DESPACHO)

Para imprimir el cdigo de barras en una gua de despacho de un cliente, debes presionar el botn
(imprimir cdigo de barras), en la pantalla principal de guas de despacho como muestra la siguiente
pantalla:

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Luego para imprimir presione el icono de la impresora que aparece en la esquina superior izquierda.
5.4.8 FACTURAR ALBARN (GUA DE DESPACHO) DIRECTAMENTE

Para facturar directamente una gua de despacho de un cliente desde la pantalla principal de guas de
despacho, debes presionar el botn
(facturar gua de despacho), en la pantalla principal de guas de
despacho como muestra la siguiente pantalla:

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Al presionar el botn aceptar se despliega la siguiente pantalla confirmando que la gua de despacho se
convirti en factura:

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5.5 FACTURAR ALBARANES (GUAS DE DESPACHO)

La opcin facturar albaranes o guas de despacho permite convertir guas de despacho en facturas.
Para acceder a la informacin de Facturar Guas de Despacho, debes ingresar a la opcin Facturar
Albaranes del men Ventas Clientes:
Se desplegar la siguiente pantalla principal de Facturar Guas de Despacho:
Para facturar una gua de despacho debes marcar el tick del lado izquierdo de todas las guas de despacho
que requieras facturar y luego presionar el botn Facturar Albaranes. Se desplegar el siguiente cuadro
de dialogo para que confirme la operacin:
Al presionar OK, las guas de despacho sern facturadas.

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6. COMPRAS PROVEEDORES
6.1 FACTURAS
La opcin facturas, permite buscar, crear, modificar, revisar, eliminar e imprimir facturas de compras a
proveedores.
Para acceder a la informacin de facturas, debe ingresar a la opcin Facturas del men Compras
Proveedores:
Con lo cual se desplegar la pantalla principal de facturas proveedores:
6.1.1 BUSCAR FACTURAS

Para buscar facturas de un proveedor, presione la imagen de la lupa en el campo cdigo del cliente:
Se desplegar una ventana de seleccin de proveedores como se muestra a continuacin:

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Debes seleccionar el proveedor al cual buscaremos sus facturas. Luego presionar el botn buscar, con lo
cual se despliega la siguiente pantalla conteniendo las facturas del proveedor seleccionado:
6.1.2 CREAR UNA FACTURA

Para crear una nueva factura de compra, debes presionar el botn Nueva Factura de la pantalla principal
de la opcin Facturas del men Compras proveedores:

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Primero debes seleccionar al proveedor, presionando la lupa, se despliega la lista de proveedores para
seleccionarlo:
Con esto se llenan en forma automtica los campos del proveedor:

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Luego debes ingresar el nmero de factura del proveedor:
Luego presionar la lupa del campo referencia para seleccionar un artculo, como indica la siguiente pantalla:

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factura, como indica la siguiente pantalla:
Al ingresar un artculo a la factura de compra en forma automtica se actualiza el stock de la tabla de

artculos, aumentando la cantidad en stock segn sea la compra.

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ingreso de la factura, y se desplegar la siguiente imagen:
Al presionar el botn aceptar, se despliega la siguiente pantalla donde se muestra la lista de las facturas
ingresadas incluyendo la ltima factura ingresada:

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6.1.3 MODIFICAR UNA FACTURA

Para modificar una factura de un proveedor, debes presionar el botn
(modificar), en la pantalla
Al presionar se despliega la siguiente pantalla:
En ella se pueden modificar los datos de la factura, tales como; Agregar, modificar o eliminar artculos en la
factura.

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Al ingresar un artculo a la factura de compra en forma automtica se actualiza el stock de la tabla de
artculos, aumentando la cantidad en stock segn sea la compra.
6.1.4 VISUALIZAR
UNA
FACTURA
Para visualizar una factura de un proveedor, debes presionar el botn

(visualizar), en la pantalla

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6.1.5 IMPRIMIR UNA FACTURA
Para imprimir una factura de un proveedor, debes presionar el botn
(visualizar), en la pantalla
principal de facturas y luego el botn imprimir, como muestra la siguiente pantalla:
Luego de presionar el botn imprimir, se abre la factura generada en el Acrobat Reader en formato PDF
como muestra la siguiente pantalla:

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imprimir la factura.

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6.1.6 ELIMINAR UNA FACTURA

Para eliminar una factura de un proveedor, debes presionar el botn
(eliminar), en la pantalla
principal de facturas, si una factura est pagada, no se puede eliminar, por lo cual se desplegar el
siguiente cuadro de dialogo:

eliminacin de la factura:
(eliminar), se despliega el cuadro de dilogo solicitando confirmar la
Al aceptar la eliminacin se despliega la siguiente pantalla de confirmacin:

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6.2 ALBARANES (GUAS DE DESPACHO)

La opcin albaranes o guas de despacho proveedores permite administrarlas, tal como
modificar, eliminar, ver, o imprimir etiquetas de cdigos de barras.
buscar, crear,
Para acceder a la informacin de Guas de Despacho, debes ingresar a la opcin Albaranes del men
Compras Proveedores:
Se desplegar la siguiente pantalla principal de Guas de Despacho:
6.2.1 BUSCAR GUAS DE DESPACHO

Para buscar guas de despacho de un proveedor, presione la imagen de la lupa en el campo cdigo del
proveedor:
Se desplegar una ventana de seleccin de proveedores como se muestra a continuacin:

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Debes seleccionar el proveedor al cual buscaremos sus guas de despacho. Luego presionar el botn
buscar, con lo cual se despliega la siguiente pantalla conteniendo las guas de despacho del proveedor
seleccionado:

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6.2.2 CREAR UN ALBARN (GUA DE DESPACHO)

Para crear una nueva gua de despacho, debes presionar el botn Nuevo Albarn de la pantalla principal
de la opcin Albaranes del men Compras Proveedores:
Primero debes seleccionar al proveedor, presionando la lupa, se despliega la lista de proveedores para
seleccionarlo:

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Con esto se llenan en forma automtica los campos del proveedor:
Luego debes ingresar el cdigo de la gua de despacho del proveedor:
pantalla:

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gua de despacho, como indica la siguiente pantalla:
Puedes ingresar todos los artculos que se requiera, finalmente presiona el botn aceptar, para finalizar el
ingreso de la gua de despacho, y se desplegar la siguiente imagen:

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Al presionar el botn aceptar, se despliega la siguiente pantalla donde se muestra la lista de las guas de
despacho ingresadas incluyendo la ltima ingresada:

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6.2.3 MODIFICAR UN ALBARN (GUA DE DESPACHO)

Para modificar una gua de despacho de un proveedor, debes presionar el botn
(modificar), en la

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En ella se pueden modificar los datos de la gua de despacho, tales como; Agregar, modificar o eliminar
artculos.
6.2.4 VISUALIZAR
UN
ALBARN (GUA DE DESPACHO)
Para visualizar una gua de despacho de un proveedor, debes presionar el botn

(visualizar), en la

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6.2.5 IMPRIMIR UN ALBARN (GUA DE DESPACHO)
Para imprimir una gua de despacho de un proveedor, debes presionar el botn
(visualizar), en la
pantalla principal de guas de despacho y luego el botn imprimir, como muestra la siguiente pantalla:
Luego de presionar el botn imprimir, se abre la gua de despacho generada en el Acrobat Reader en
formato PDF como muestra la siguiente pantalla:

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imprimir la gua de despacho.

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6.2.6 ELIMINAR UN ALBARN (GUA DE DESPACHO)

Para eliminar una gua de despacho de un proveedor, debes presionar el botn
(eliminar), en la
(eliminar), se despliega la siguiente pantalla:

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6.2.7 FACTURAR ALBARN (GUA DE DESPACHO) DIRECTAMENTE

Para facturar directamente una gua de despacho de un proveedor desde la pantalla principal de guas de
despacho, debes presionar el botn
(facturar gua de despacho):

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Debe ingresar en nmero de factura del proveedor para convertir la gua en factura proveedor y presionar
el botn aceptar, con lo cual se despliega la siguiente pantalla:
Al presionar el botn aceptar se despliega la siguiente pantalla indicando en el estado que la gua de
despacho se convirti en factura:

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6.3 FACTURAR ALBARANES (GUAS DE DESPACHO)

La opcin facturar albaranes o guas de despacho permite convertir guas de despacho en facturas.
Para acceder a la informacin de Facturar Guas de Despacho, debes ingresar a la opcin Facturar
Albaranes del men Compras Proveedores:
Se desplegar la siguiente pantalla principal de Facturar Guas de Despacho:
Para facturar una gua de despacho debes marcar el tick del lado izquierdo de todas las guas de despacho
que requieras facturar y luego presionar el botn Facturar Albaranes. Se desplegar el siguiente cuadro
de dialogo para que confirme la operacin:
Al presionar OK, las guas de despacho sern facturadas.

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7. TESORERIA
En la opcin tesorera se administra la gestin de cobros a clientes y pagos a proveedores.
7.1 COBROS
La opcin cobros permite administrar los pagos de clientes pendientes de cobro.
Para acceder a la informacin de cobros, debes ingresar a la opcin Cobros del men Tesorera:
Se desplegar la pantalla principal de Cobros:
En esta pantalla se despliegan las facturas de clientes pagadas y no pagadas, cada registro muestra el
monto de la factura y el monto de lo pendiente pagado.

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7.1.1 INGRESAR UN PAGO A UNA FACTURA
Para ingresar un pago parcial o total a una factura desde la pantalla principal de cobros, debes presionar el
botn
(Pago de factura), con lo cual se desplegar la siguiente pantalla:
En esta pantalla se ingresa el estado de la factura, o se ingresa un pago parcial, se selecciona la forma de
pago, si es con cheque se puede ingresar el numero del documento y un campo de texto para
observaciones.
En la pantalla siguiente se muestran los datos ingresado, un pago parcial por 10 euros, con lo cual aparece
una lista de los pagos hechos a esta factura.

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Presionando el icono
se pueden ver las observaciones escritas al pago en la siguiente pantalla:
Presionando el cono
, se puede eliminar un pago parcial.
Finalmente si se paga el total de la factura, se da por pagada y puede cambiar el estado de la factura a
Pagada.

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7.2 PAGOS
La opcin Pagos permite administrar los pagos a proveedores pendientes.
Para acceder a la informacin de Pagos, debes ingresar a la opcin Pagos del men Tesorera:
Se desplegar la pantalla principal de Pagos:
En esta pantalla se despliegan las facturas de proveedores pagadas y no pagadas, cada registro muestra el
monto de la factura y el monto de lo pendiente por pagar.
7.2.1 INGRESAR UN PAGO A UNA FACTURA DE PROVEEDOR

Para ingresar un pago parcial o total a una factura de proveedor desde la pantalla principal de pagos,
debes presionar el botn
(Pago de factura), con lo cual se desplegar la siguiente pantalla:

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En esta pantalla se ingresa el estado de la factura, y se ingresa un pago parcial, se selecciona la forma de
pago, si es con cheque se puede ingresar el numero del documento y un campo de texto para
observaciones.
En la pantalla siguiente se muestran los datos ingresados, un pago parcial por 10 euros, con lo cual
aparece una lista de los pagos hechos a esta factura.

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Presionando el icono
se pueden ver las observaciones escritas al pago en la siguiente pantalla:
Presionando el cono
, se puede eliminar un pago parcial.
Finalmente si se paga el total de la factura, se da por pagada y puede cambiar el estado de la factura a
Pagada.

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7.3 CAJA DIARIA

Para acceder a la informacin de Caja Diaria, debes ingresar a la opcin Cada Diaria del men Tesorera:
Se desplegar la siguiente pantalla con la opcin de seleccionar el da para buscar los valores de venta:
Al ingresar la fecha y presionar el botn buscar, se despliega el rango de tickets vendidos, el valor neto, el
valor del IVA, el valor total, el valor total cancelado con al contado y el valor total cancelado con tarjeta.
Si presionas el botn imprimir puedes imprimir esta pantalla.
7.4 LIBRO DIARIO

La opcin libro diario, permite desplegar todos los movimientos realizados, compras y ventas, tambin
permite buscar los movimientos por un rango de fechas.
Para acceder a la informacin de Libro Diario, debes ingresar a la opcin Libro Diario del men Tesorera:

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Se desplegar la siguiente pantalla con la opcin de seleccionar el rango de fechas para buscar los
movimientos diarios de compras y ventas:
Al ingresar la fecha de inicio y fin y luego presionar el botn buscar, se desplegar los movimientos
efectuados en ese rango de fachas.

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8. MANTENIMIENTOS
El mdulo de mantenimientos permite ingresar parmetros al sistema para personalizarlo a nuestras
necesidades.
8.1 ETIQUETAS DE CDIGO DE BARRAS

El sistema permite administrar etiquetas en cdigo de barras asociadas a cada artculo que se ingresa, para
lo cual debe ingresar a la opcin Etiquetas del men principal tal como lo indica la siguiente pantalla:
Se desplegar la siguiente pantalla donde puede presionar la Lupa para hacer una bsqueda de artculos:

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Luego de seleccionar el artculo se llenar la pantalla con los datos del artculo, el cdigo de barras y la
descripcin:
Luego de seleccionar el artculo se llenar la pantalla con los datos del artculo, el cdigo de barras y la
descripcin, ahora podemos hacer click sobre la imagen de cdigo de barras y se despliega la siguiente
imagen que corresponde a un archivo en formato PDF con la imagen del cdigo de barras del artculo:

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Con este archivo se puede imprimir la etiqueta cuantas veces sea necesario para etiquetar los artculos y
luego al momento de la venta por el mostrador leer los cdigos de barra con una pistola lectora para
acelerar la venta.
8.1.1 ESTNDAR CODIGO DE BARRAS EAN 13

El sistema utiliza el cdigo de barras EAN, European Article Number, el cual es un sistema de cdigos de
barras adoptado por ms de 100 pases y cerca de un milln de empresas. En el ao 2005, la asociacin
EAN se ha fusionado con la UCC (Uniform Code Council) para formar una nueva y nica organizacin
mundial identificada como GS1, con sede en Blgica.
El cdigo EAN ms usual es EAN13, constituido por 13 dgitos y con una estructura dividida en cuatro
partes:
Los primeros dgitos del cdigo de barras EAN identifican el pas que otorg el cdigo, no el pas de origen
del producto. Por ejemplo, en Bolivia se encarga de ello una empresa responsable adscrita al sistema EAN y
su cdigo es el '777'.
Referencia del tem, compuesto de:
Cdigo de empresa. Es un nmero compuesto por entre 5 y 8 dgitos, que identifica al propietario de la
marca.
Cdigo de producto. Completa los 12 primeros dgitos.
Dgito de control. Para comprobar el dgito de control (por ejemplo, inmediatamente despus de leer un
cdigo de barras mediante un escner), numeramos los dgitos de derecha a izquierda. A continuacin se
suman los dgitos de las posiciones impares, el resultado se multiplica por 3, y se le suman los dgitos de
las posiciones pares. Se busca la decena inmediatamente superior y se le resta el resultado obtenido. El
resultado final es el dgito de control. Si el resultado es mltiplo de 10 el dgito de control ser 0.
Por ejemplo, para 123456789041 el dgito de control ser:
Numeramos de izquierda a derecha: 140987654321

Suma de los nmeros en los lugares impares: 1+0+8+6+4+2 = 21
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Multiplicado 3: 21 3 = 63
Suma de los nmeros en los lugares pares: 4+9+7+5+3+1 = 29
Suma total: 63 + 29 = 92
Decena inmediatamente superior = 100
Dgito de control: 100 - 92 = 8
El cdigo quedar as: 1234567890418.
8.1.2 CDIGO DE BARRAS EN LOS ARTCULOS

Los cdigos de barras se imprimen en los envases, embalajes o etiquetas de los productos. Entre sus
requisitos bsicos se encuentran la visibilidad y fcil legibilidad por lo que es imprescindible un adecuado
contraste de colores. En este sentido, el negro sobre fondo blanco es el ms habitual encontrando tambin
azul sobre blanco o negro sobre marrn en las cajas de cartn ondulado. El cdigo de barras lo imprimen
los fabricantes (o, ms habitualmente, los fabricantes de envases y etiquetas por encargo de los primeros)
y, en algunas ocasiones, los distribuidores.
Para no entorpecer la imagen del producto y sus mensajes promocionales, se recomienda imprimir el
cdigo de barras en lugares discretos tales como los laterales o la parte trasera del envase. Sin embargo,
en casos de productos pequeos que se distribuye individualmente no se puede evitar que ocupe buena
parte de su superficie: rotuladores, barras de pegamento, etc.

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8.2 IMPUESTOS
Para ingresar un nuevo impuesto se debe ingresar a la siguiente opcin del men principal:
Al presionar nuevo impuesto se desplegar la siguiente pantalla para hacer el ingreso:

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8.3 ENTIDADES BANCARIAS

El Sistema te permite administrar las entidades bancarias, para lo cual debes seleccionar la opcin indicada
en la siguiente imagen:
E ingresas el nombre de la entidad y presionas aceptar.
Una vez que la entidad ha sido ingresada la siguiente pantalla se despliega:

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8.4 UBICACIONES
Para administrar las ubicaciones de los productos debes ingresar a la opcin Ubicaciones del men de
Mantenimiento:

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8.5 EMBALAJES
El sistema permite administrar tipos de embalajes de productos, para lo cual debes seleccionar la opcin
Embalajes del men Mantenimientos:
Al presionar nuevo embalaje, puedes ingresar uno nuevo:

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8.6 FORMAS DE PAGO

El sistema permite administrar varias formas de pago, para lo cual debes seleccionar la opcin Formas de
Pago del men Mantenciones:
Al presionar nueva forma de pago, puedes ingresar una nueva:

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9. COPIAS DE SEGURIDAD
9.1 HACER COPIA
Esta opcin permite hacer una copia de los datos almacenados en la Base de Datos, para lo cual debe
seleccionar la opcin Hacer Copia del men Copias de Seguridad
Luego ingrese en el campo denominacin el nombre que dar al respaldo y presione aceptar.
Finalmente cuando termina esta copia de seguridad, crea un archivo SQL en el directorio copias.
9.2 RESTAURAR COPIA

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Para restaurar una copia de seguridad debe ingresar a la opcin restaurar copia del men Copias
Seguridad.
Se desplegar la siguiente pantalla con las opciones de buscar o imprimir nuevo registro:
Debe seleccionar la copia de seguridad hecha anteriormente y presionar

datos anteriormente respaldados.
, con lo cual se restauran los

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MANUAL DE USUARIO

INSTALACIN Y CONFIGURACIN INICIAL DEL SISTEMA.......................................................... 5

VENTAS CLIENTES ..................................................................................................................................... 19

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COPIAS DE SEGURIDAD ........................................................................................................................ 100

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Gestin de Interlocutores comerciales [Clientes y proveedores]

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2. INSTALACIN Y CONFIGURACIN INICIAL DEL SISTEMA

ar la siguiente informacin en la secuencia que

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Al presionar nuevo proveedor se desplegar la siguiente pantalla para hacer el ingreso:

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Al presionar nuevo cliente se desplegar la siguiente pantalla para hacer el ingreso:

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Al presionar nuevo articulo se desplegar la siguiente pantalla para hacer el ingreso:

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Si consultas el artculo presionando la imagen de la lupa, se despliega la siguiente pantalla:

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Al presionar nueva familia se desplegar la siguiente pantalla para hacer el ingreso:

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Con lo cual ingresas a la pantalla principal de Ventas Clientes:

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Luego se despliega el ticket o boleta de compra para imprimirla:

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e imprimir facturas de ventas a

Con lo cual se desplegar la siguiente pantalla:

5.3.1 BUSCAR FACTURAS

Se desplegar una ventana de seleccin de clientes como se muestra a continuacin:

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