Pembuatan model data dan desain database

PENDAHULUAN :
Didalam bab ini, Anda akan mempelajari bagaimana cara mendesain dan mendokumentasikan database relasional untuk
suatu system informasi akuntansi.
Bab ini memusatkan perhatian pada pembuatan model data, yang merupakan salah satu aspek desain database yang harus
dipahami para akuntan. Bab ini akan memperkenalkan model akuntasi REA dan diagram E-R,serta menunjukan bagaimana
mempergunakan alat-alat untuk membangun sebuah model data SIA. Kemudian,bab ini akan mendekripsikan bagaimana
mengimplementasikan hasil model data dalam database relasional.

PROSES DESAIN DATA BASE

Enam langkah dasar dalam mendesain database yaitu :
1. Tahap pertama terdiri dari perencanaan awal untuk menetapkan kebutuhan \dan kelayakan pengembangan system
baru.
2. Tahap kedua mencakup identifikasi kebutuhan informasi para pemakai, menetapkan lingkup system baru yang
diajukan, serta menggunakan informasi yang berkaitan dengan perkiraan jumlah pemakai dan volume transaksi,
untuk membantu anda membuat keputusan awal mengenai persyaratan hardware dan software
3. Tahap ketiga mencakup pengembangan berbagai skema berbeda untuk system yang baru, pada tingkat
konseptual,eksternal,dan internal.
4. Tahap keempat mencakup penerjemahan skema tingkat internal kestuktur database sesungguhnya, yang
diimplementasikan kedalam system yang baru tersebut.
5. Tahap kelima tahap implementasi mencakup seluruhaktivitas yang berhubungan dengan mentransfer data dari
system sebelumnya kedatabase SIA yang baru, menguji system yang baru, dan melatih para pegawai mengenai cara
pengunaannya.
6. Tahap keenam berkaitan dengan pengunaan dan pemeliharaan system yang baru.

Para akuntan dapat dan seharusnya dapat berpartisipasi dalam seluruh tahapan proses desain database, walaupun
tingkat keterlibatan mereka dalam setiap saat akan bervariasi. Pada tahap perencanaan,akuntan menyediakn informasi yang
digunakaan untuk mengevaluasi kelayakan proyek yang diajukan, dan juga terlibat dalam membuat keputusan mengenai hal
tersebut. Di dalam analisis mengenai persyaratan dan tahap desain, akuntan berpartisipasi dalam mengidentifikasi kebutuhan
informasi pemakai, mengembangkan skema logis, mendesian kamus data ( data dictionary ), serta menentukan pengendalian.
Akuntan dengan keahlian SIA yang baik dapat berpartisipasi dalam tahap pengkodean ( coding ). Selama tahap implementasi,
akuntan dapat membantu menguji keakuratan database yang baru tersebut dan program aplikasi yang akan menggunakan
data tersebut. Terakhir, akuntan menggunakan system database mengunakan system database untuk memproses transaksi,
kadang-kadang bahkan membantu mengelolanya.
Diagram Hubungan-Entitas (Entity-Relationship)
Diagram hubungan-entitas (entity-relationship) merupakan suatu tekhnik grafis yang menggambarkan skema database.
Disebut sebagai diagram E-R karena diagram tersebut menunjukan berbagai entitas yang dimodelkan, serta hubungan antarentitas tersebut. Entitas (entity) adalah segala sesuatu yang informasinya ingin dikumpulkan dan disimpan organisasi. Di
dalam diagram E-R, entitas muncul dalam bentuk persegi panjang, sedangkan hubungan antar-entitas diwakili dalam bentuk
wajik. Diagram E-R tidak hanya menunjukan isi dari suatu database tetapi juga secara grafis merupakan model suatu
organisasi. Jadi, diagram E-R dapat dipergunakan tidak hanya untuk mendesain database, tetapi juga untuk
mendokumentasikan dan memahami database yang telah ada, serta untuk mengubah secara total proses bisnis.

Model Data REA

Model data REA secara khusus dipergunakan dalam desain database SIA sebagai alat pembuatan model konseptual yang focus
terhadap aspek semantic bisnis yang mendasariaktivitas rantai nilai suatu organisasi. model data REA memberikan petunjuk
dalam desain database dengan cara mengindentifikasi entitas apa yang seharusnya dimasukkan ke dalam database SIA, dan
dengan cara menentukan bagaimana membuat struktur antar entitas dalam database tersebut.
Jenis-jenis Entitas
Model data REA mengkalisifikasi entitas ke dalam tiga kategori, yaitu : sumber daya (source), yang didapat dan dipergunakan
organisasi, dan pelaku (agent) yang terlibat dalam kegiatan tersebut.
Sumber daya (resource)
adalah hal-hal yang memiliki nilai ekonomi bagi organisasi dan persediaan adalah entitas sumber dayanya. Mesin dan
perlengkapan, pasokan, gudang, pabrik, dan tanah adalah contoh-contoh sumber daya organisasional umum lainnya.
Kegiatan (event)
adalah berbagai aktivitas lainnya bisnis yang informasinya ingin dikumpulkan perusahaan untuk tujuan perencanaan dan
pengendalian.
Model data REA membantu orang mendesain database yang mendukung manajemen kegiatan rantai nilai organisasi. Oleh
sebab itu,sebagian besar kegiatan dalam model data REA termasuk dalam satu dari dua kategori : pertukaran ekonomi dan
komitmen.
Pertukaran Ekonomi (economic exchange)
adalah kegiatan rantai nilai secara langsung mempengaruhi jumlah sumber daya, contoh kegiatan penjualan akan
menurunkan jumlah persediaan, dan kegiatan penerimaan kas akan meningkatkan jumlah kas. Komitmen mewakili janji untuk
melakukan pertukaran ekonomi di masa mendatang, contoh pesanan pelanggan adalah komitmen semacam ini merupakan
awal yang dibutuhkan untuk adanya pertukaran ekonomi selanjutnya. Pelaku (agent) adalah entitas jenis ketiga dalam model
data REA. Pelaku adalah orang-orang dan organisasi yang terlibat dalam kegiatan yang informasinya ingin didapatkan untuk
tujuan perencanaan, pengendalian, dan evaluasi.
Pola Dasar REA (Basic REA Template)
Model data REA menetapkan pola dasar tentang bagaimana ketiga jenis entitas (sumber daya, kegiatan dan pelaku)
seharusnya berhubungan satu sama lain.
Membangun Diagram REA Untuk Satu Siklus Transaksi
Membangun diagram REA untuk siklus transaksi tertentu terdiri dari empat langkah berikut :
1. Identifikasi pasangan kegiatan pertukaran ekonomi yang mewakili hubungan dualitas dasar member-untuk-menerima,
dalam siklus tersebut.
2. Identifikasi sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan pertukaran ekonomi dan para pelaku yang terlibat dalam
kegiatan tersebut.
3. Analisis setiap kegiatan pertukaran ekonomi untuk menetapkan apakah kegiatan tersebut harus dipecah menjadi suatu
kombinasi dari satu atau lebih kegiatan komitmen dan kegiatan perukaran ekonomi.
4.

Tetapkan kardinilitas (cardinalities) setiap hubungan.

Tiga jenis hubungan terdapat kemungkinan tiga jenis dasar hubungan antar-entitas, tergantung dari kardinilitas maksimum
yang berhubungan dengan setiap entitas.

1. Hubungan satu-ke-satu (one-to-one relationship) (1:1) terjadi saat kardinilitas maksimum untuk setiap entitas dalam
hubungannya adalah 1.
2. Hubungan satu-ke-banyak (one-to-many relationship) (1:N) terjadi kardinilitas maksimum dari suatu entitas dalam
hubungan adalah 1 dan kardinilitas maksimum entitas lainnya dalam hubungan tersebut adalah N.
3. Hubungan banyak-ke-banyak (many-to-many relationship) (M:N) terjadi saat kardinlitas maksimum kedua entitas dalam
suatu entitas dalam suatu hubungan adalah N.
Aturan untuk Menspesifikasi Kardinilitas dibagi beberapa yaitu :
a.

Aturan Kardinilitas untuk Hubungan Pelaku-Kegiatan (Agent-Event relationship)

b.

Aturan Kardinilitas untuk Hubungan Sumber daya-Kegiatan

c.

Aturan Kardinilitas untuk Hubungan Kegiatan-kegiatan( Event-event Relationship)

Mengimplementasikan diagram REA dalam Database Relasional

Mengimplementasikan diagram REA ke dalam database relasional melibatkan proses tiga tahap, yaitu:
1.

Membuat sebuah table untuk setiap entitas berbeda dan untuk setiap hubungan banyak-ke-banyak (many-to-many).

2.

Memberikan atribut ke table yang tepat.

3. Menggunakan kunci luar (foreign key) untuk mengimplementasikan hubungan satu-ke-satu (one-to-one) dan hubungan
satu-ke-banyak (one-to-many).
Menetapkan kunci Utama (primary key), setiap table di dalam database relasional harus memiliki sebuah kunci utama, yang
terdiri dari sebuah atribut, atau kombinasi dari beberapa atribut, yang secara unik mengindentifikasikan setiap baris dalam
table tersebut
Menetapkan atribut lain ke table yang tepat, Atribut tambahan selain kunci utama dimasukan dalam setiap table untuk
memenuhi persyaratan pemrosesan transaksi dan kebutuhan informasi manajemen.
Atribut Non-kunci (nonkey atribut), atribut ini termasuk dalam table hubungan M:N yang menghubungkan kedua table.

Memadukan Diagram REA Antar-Siklus

Menggunakan Diagram REA

Pengambilan Informasi dari SIA

Sejumlah elemen yang ada pada SIA tradisional seperti :
a.

Jurnal

b.

Buku Besar

c.

Informasi mengenai piutang

Dalam kenyataannya, informasi tersebut ada, tetapi disimpan dalam format yang berbeda.
Menghasilkan Jurnal dan Buku Besar permintaan data (queries) dapat digunakan untuk menghasilkan jurnal dan buku besar
dari database relasional yang dibuat dengan menggunakan model REA.informasi biasanya ditemukan dalam jurnal yang
disimpan dalam table-tabel yang digunakan untuk mencatat data mengenai kegiatan. Contohnya, jurnal penjualan dapat
dihasilkan dengan cara menulis permintaan (query) yang menampillkan entri (entry) yang sesuai dalam table penjualan
selama periode tertentu.