JOB PANITIA PTK MAKRO & PGSD SEHAT

HIMA PGSD UNMUL

Deskripsi Tugas Jabatan
No.
1.

Jabatan
SC

Tugas
Sebagai panitia

Deskripsi tugas
- Hadir pada setiap rapat internal divisi dan

pengarah

rapat besar
- Memberikan arahan arahan yang

2.

Ketua panitia Memimpin

kepanitiaan

berkenaan dengan kepanitiaan dan acara

- Mengarahkan divisi dalam pelaksanaan tugas
- Memotivasi seluruh SDM di setiap divisi
- Mengatasi berbagai masalah semaksimal
mungkin
- Memimpin rapat panitia
- Mempunyai visi yang jelas dan goal yang
jelas untuk kegiatan

- Sigap dalam mengambil keputusan

Bertanggung jawab melaksanakan POACE :
terhadap seluruh

- Planning (perencanan)

rangkaian kegiatan - Organizing (mengorganisir/manajemen Rencana)

mulai dari persiapan
sampai Evaluasi

- Aktualing ( pelaksanaan)

- Controlling (mengontrol kegiatan)

- Evaluating (mengevaluasi kegiatan)

Memastikan semua divisi berjalan sesuai

tugas.
Selalu berkoordinasi- Menginfokan jadwal rapat besar dan rapat
dengan SC dan Ketua
Lembaga

internal divisi kepada seluruh SC

- menginfokan permasalahan permasalah

yang di alami
- meminta pendapat, solusi dari permasalahan

3.

Sekretaris

yang sedang terjadi.

Bertanggung jawab - menggantikan peran ketua jika ketua
terhadap seluruh

berhalangan

rangkaian kegiatan - mengatur jadwal rapat besar kepanitiaan

mulai dari persiapan - Bertanggungjawab terhadap kondisi dan
sampai Evaluasi

kinerja panitia

setelah ketua

- menjadi pusat informasi kepanitiaan

- sebagai notulen pada rapat besar
kepanitiaan

- membuat time schedule rapat kepanitiaan

Melaksanakan fungsi- Bertanggungjawab dalam pembuatan
kesekretariatan

presensi dan berita acara di setiap rapat

besar
- Bertanggungjawab dalam pembuatan
proposal
- Bertanggungjawab atas surat-surat yang
berhubungan dengan proposal
- Bertanggungjawab untuk mengarsipkan
surat masuk dan surat keluar
- Bertanggungjawab terhadap inventaris
kepanitiaan
- membuat laporan pertanggungjawaban
kegiatan
- Bertanggung jawab dalam pengumpulan LPJ

per divisi
Selalu berkoordinasi- Berkoodinasi dengan ketua panitia dan SC
dengan ketua panitia
4.

Bendahara

dan SC
Menyimpan dan

- Bekerjasama dengan divisi pendanaan

mengatur penggunaan
- Memberi dan mengawasi penggunaan dana
dana

pada setiap divisi

- Mendahulukan yang penting saat
mengeluarkan dana
- Tranparansi dana masuk dan dana keluar

pada setiap rapat besar

Bertanggungjawab - Meminta SPJ kepada bendahara FAKULTAS
atas surat

dan Universitas

pertanggungjawaban- Memberi SPJ pada divisi tertentu

(SPJ) penggunaan
dana
Membuat pembukuan- Mencatat pemasukan dana dan asal dana
keuangan secara

- Mencatat pengeluaran dan peruntukan dana

terperinci
keluar
Berkoordinasi dengan
- Selalu berkoordinasi dengan ketua panitia
ketua panitia dan SC dan SC
Membuat Laporan - Rincian dana yang jelas (dalam bentuk soft
Pertanggujawaban

5.

file)

(LPJ) penggunaan

- Nota atau kwitansi sebagai bukti dana

Koordinator

dana
Memimpin

masuk dan dana keluar

- Memberi tugas yang jelas kepada

divisi

anggota/panitia
divisi

anggotanya
- Mengarahkan anggota dalam dalam
pelaksanaan tugas
- Memotivasi anggotanya
- Memimpin rapat internal divisi

- Sigap dalam pengambilan keputusan

Bertanggung jawab melaksanakan POACE :
terhadap tugas
pelaksanaan divisi
mulai dari persiapan

- Planning (perencanan)
- Organizing (mengorganisir/manajemen Rencana)
- Aktualing ( pelaksanaan)
- Controlling (mengontrol)

acara sampai Evaluasi

- Evaluating (mengevaluasi)
dan pembubaran
- Memastikan semua anggota melaksanakan
panitia

tugasnya dengan baik

Selalu berkoordinasi- Menginfokan jadwal rapat internal divisi
dengan ketua panitia
dan SC

kepada ketua panitia

- menginfokan permasalahan permasalah

yang di alami
- meminta pendapat, solusi dari permasalahan
yang sedang terjadi.
-

Deskripsi Tugas Divisi

No.
1.

Divisi
Acara

Tugas

Deskripsi tugas

Betanggungjawa- menentukan dan menyiapkan perangkat

b atas jalannya

perangkat acara

rangkaian acara
- menentukan tempat acara, berkoordinasi denga
divisi perlengkapan
- menentukan undangan yang akan hadir,
berkoordinasi dengan divisi humdan
Membuat
scenario dan
konsep acara

- membuat tema kegiatan

- membuat rundown acara
- membuat konsep acara
- menyiapkan rute jalan santai
- menyiapkan cinderamata untuk pemateri dan
doorprize untuk peserta terbaik.
- mengatur tempat acara
- mengatur jalannya acara

Bekerja sama - divisi kestari: untuk membuat surat surat

dengan divisi

undangan, tiket pendaftaran & seminar kit

lain

peserta, tiket jalan santai.

- divisi pubdekdok: untuk mempublikasikan dan
menyampaikan konsep dan tujuan acara secara
garis besar kepada pihak luar, mengonsep
tempat acara
- divisi perlengkapan: untuk menyediakan
perlengkapan yang dibutuhkan
- divisi konsumsi: memberitahukan kepada divisi
konsumsi tentang jumlah peserta, panitia dan
undangan yang akan hadir.

Membuat LPJ - membuat laporan semua kegiatan acara dalam

pelaksanaan

bentuk file (jumlah peserta, pemateri, rundown

acara

acara, hambatan dan solusi ke depan dst.)

- membuat rincian dana yang telah di pakai. Di
lengkapi dengan nota.

2.

Kestari

Membuat surat- membuat surat peminjaman (perlengkapan,

surat yang di

tempat, dst..)

perlukan oleh - membuat surat permohonan (izin, rekomendasi,

divisi divisi

dst..)
- membuat tiket dan kupon
- surat pengantar proposal
- dan surat surat yang lain yang diperlukan panitia
- memberi nomor pada surat.

Menggandakan - Menggandakan proposal kegiatan untuk

proposal

permohonan dana/ mencari donator.

- Menggandakan proposal kegiatan untuk
permohonan sponsor acara.

Menangani
kelengkapan
administrasi
acara

- Membuat daftar hadir peserta, panitia, dan

undangan
- Membuat badge panitia
- membuat tiket pendaftaran, seminar kit,
sertifikat panitia dan peserta, dan form
registrasi ulang

Membuat LPJ - lampiran berupa arsip surat, proposal, presensi,

dalam bentuk
file

dst.
- melaporan hambatan selama bertugas dan solusi ke
depan dst.) dalam bentuk file.
- Rincian anggaran dana yang telah di pakai. Di

Pengarsipkan

lengkapi dengan nota

- menggandakan semua surat keluar untuk arsip
- mendata dan menyimpan surat masuk

3.

Keamanan

Mengupayakan - mengonsep susunan TIM pengaman pada saat hari

dan

Bertanggungjaw
- membuat posko keamanan
ab atas
keamanan acara- bersiap siap atas semua kemungkinan yan terjadi
seperti adanya orang orang yang ingin membuat
ricuh acara
- berkoordinasi dengan humdan untuk pelobian
dengan polantas
- menertibkan parkir kendaraan peserta

Membuat LPJ - melaporan hambatan selama bertugas dan solusi ke

dalam bentuk
file

depan dst.) dalam bentuk file.

- Rincian anggaran dana yang telah di pakai. Di

4.

Kesehatan

Mengpayakan - mempersiapkan obat obatan P3K

pertolongan
pertama pada
kecelakaan/
sakit

- jika perlu bekerjasama denga TIM kesehatan

seperti AZIGOZ, PMI, atau bulan sabit merah.
- Mempersiapkan ruangan untuk istirahat
- Mempersiapkan orang orang yang ahli pada
bidang P3K

Membuat LPJ - Berupa daftar obat obatan yang tersedia dan

yang telah terpakai
- melaporan hambatan selama bertugas dan solusi ke
depan dst.) dalam bentuk file.
- Melaporkan dana yang telah terpakai secara rinci.
Di lengkapi dengan nota

5.

Humdan

Menjadi

- Mempelajari konsep acara dengan baik

perantara

- Membangun jaringan ke instansi instansi atau

antara panitia

lembaga lembaga

dan pihak luar

- Menyebarkan undangan yang telah ditetapkan

acara.
- Me-list-kan , mengantar dan mengecek proposal.
Mengupayakan
pencarian dana

- Membuat bisnis atau berwirausaha yang

mendatangkan dana

Membuat LPJ - Melaporkan jumlah undangan yang telah maupun

yang belum tersebar.
- Mendata jumlah proposal yang diterima maupun
yang ditolak.
- Melaporkan hasil pendapatan dana.
- melaporan hambatan selama bertugas dan solusi ke
depan dst.) dalam bentuk file.
- Melaporkan dana yang telah terpakai secara rinci.
Di lengkapi dengan nota

6.

Pubdekdok

Mempublikasika- Buat famplet untuk di madding

n acara

- Buat baliho untuk di letakkan di tempat tempat

strategis samarinda
- Bekerjasama dengan department Pubkom untuk
mempublikasikan kegiatan via FB, Twitter dan
blog untuk mensosialisasikan kegiatan
- Membuat spanduk.
- Mengatur tempat duduk peserta, panitia dan tamu

Mengonsep
ruang acara

dan pemateri
- Mengatur posisi pembagian hadiah
- Mengatur posisi perangkat acara
- Menghias tempat acara sesuai dengan tema

Mendokumentas
- Dokumentasi pada persiapan acara: foto saat
i kegiatan

rapat internal, rapat besar, kerja, dan mendekor

ruangan.
- Saat acara berlangsung : foto peserta, tamu,
panitia, pemateri dan moment- moment penting
lainnya.
- Setelah acara : foto saat membersihkan dan
merapikan tempat acara, serta saat rapat
evaluasi.

Membuat LPJ - Melaporkan rincian anggaran yang telah terpakai

dalam bentuk file. dilengkapi dengan nota
- melaporan hambatan selama bertugas dan solusi ke
depan dst.) dalam bentuk file.
- Foto foto kegiatan

7.

Perlengkapan Bertanggung - Berkoordinasi dengan semua divisi untuk

jawab atas
tersedianya
semua
perlangkapan
acara

mengetahui perlengkapan yang di butuhkan

- Bekerjasama dengan humdan dalam pencarian link
untuk pengadaan/peminjaman perlengkapan
- Mempersiapkan semua perlengkapan yang
dibutuhkan

Bertanggung - Mendata semua perlengkapan secara rinci: nama

jawab atas

perlengkapan, kondisi, asal perlengkapan, tgl.

semua

Peminjaman.

perlengkapan
yang ada

- Menjaga keutuhan semua perlengkapan,

- Bertanggung jawab atas hilang atau rusaknya
perlengkapan.
- Mengembalikan perlengkapan yang telah dipinjam
secepatnya. Buat bukti pengembalian
perlengkapan

Membuat LPJ - Data data barang yang telah di pakai saat acara
lengkap dengan rinciannya, dalam bentuk file
- melaporan hambatan selama bertugas dan solusi ke
depan dst.) dalam bentuk file.
- Membuat laporan rincian anggaran yang telah
terpakai dalam bentuk file

8.

Konsumsi

Bertanggungjaw- Mencari dan melobi cattreing yang siap untuk

ab atas

bekerja sama

konsumsi

- Mengambil konsumsi

panitia,

- Membagikan konsumsi kepada peserta, panitia, dan

peserta,pemate
tamu undangan
ri dan tamu
undangan

- Bertanggung jawab atas inventaris konsumsi

Membuat LPJ - Melaporkan rincian anggaran yang telah terpakai

dalam bentuk file. Dilengkapi dengan nota dan
SPJ.
- Melaporkan hambatan selama bertugas dan solusi
ke depan dst.) dalam bentuk file.

Pembin
Ketua
a
LembagPanitia
a Pengara
Ketua
STRUKTUR KEPANITIAAN CERIA III
h
Panitia Bend
Sekre
taris Koordina ahara
tor divisi
Anggota