Anda di halaman 1dari 2

PENGADAAN BARANG/FASILITAS MEDIS

No. Dokumen

No. Revisi

Halaman

004/MED/SPO/BSD

00

1 dari 2

PROSEDUR
TETAP

Tanggal Terbit

Ditetapkan
Direktur,

MEDIS

--2012

Dr. Hermanto Nurya

Pengertian

Tujuan
Kebijakan

Pengadaan barang adalah proses kegiatan untuk membeli barang-barang yang


diperlukan oleh unit kerja atau tenaga ahli tertentu di lingkungan Rumah Sakit Eka
dalam melaksanakan tugas sesuai tujuan satuan tugasnya. Proses pengadaan barang
dilaksanakan oleh tim berdasarkan Surat Keputusan Direktur.
Barang investasi adalah barang/alat aktiva tetap yang biaya pengadaannya diatas atau
sama dengan 5 juta rupiah. Biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan barang tersebut
tidak dibiayakan langsung. Biayanya berupa depresiasi (penyusutan).
Barang inventaris adalah barang/alat aktiva tetap yang biaya pengadaannya lebih dari 1
juta rupiah. Biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan barang tersebut langsung
dibiayakan dan dikelompokkan dalam inventaris.
Barang rutin adalah barang habis pakai yang digunakan untuk keperluan pelayanan
kepada pasien atau pekerjaan sehari-hari.
1. Terlaksananya pengadaan barang di Rumah Sakit Eka dengan baik.
2. Terkendalinya pelayanan kepada pasien dan atau operasional kegiatan pendukung
dalam rangka mempertahankan dan atau meningkatkan mutu pelayanan.
1. Rumah Sakit Eka memberikan pelayanan di bidang kesehatan yang memerlukan
dukungan berbagai jenis peralatan baik yang terteknologi sederhana sampai
peralatan yang berteknologi canggih sesuai dengan perkembangan IPTEK.
2. Peralatan atau barang-barang yang akan digunakan untuk mendukung pelayanan
harus dipastikan benar-benar dapat menjamin keselamatan pasien dan keselamatan
pemakai (user).
3. Untuk mendapatkan alat yang sesuai dengan fungsinya perlu menentukan beberapa
pihak terkait sesuai dengan peran dan fungsi dalam tugas pekerjaan yang
diembannya.
4. Penetapan pembelian barang harus menggunakan prinsip efektif dan efisien sesuai
kebutuhan kegiatan pelayanan dan atau unit.
5. Penawaran produk/barang dari pihak supplier didahului dengan surat penawaran
yang ditujukan kepada Direktur/Manager terkait.
6. Karyawan/unit yang membutuhkan produk/barang untuk melaksanakan kegiatan
tidak diperkenankan menghadapi langsung supplier dan atau menerima penawaran
barang dari supplier.
7. Karyawan yang terlibat dalam proses pengadaan barang tidak diperkenankan
menerima imbalan atau mengambil keuntungan apapun untuk kepentingan pribadi.
8. Proses pengadaan peralatan/barang investasi, barang inventaris dan barang rutin
yang nilainya lebih atau sama dengan 5 juta rupiah dilakukan melalui tender
dengan mengikutsertakan beberapa supplier.
9. Setiap pembelian barang/peralatan investasi dan inventaris diputuskan oleh
Management mengacu pada anggaran yang sudah direncanakan.
10. Khusus untuk barang investasi apabila belum dianggarkan harus mendapat
persetujuan dari Management Rumah Sakit Eka.
11. Pihak yang bertanggung jawab untuk proses pengadaan barang adalah

PENGADAAN BARANG/FASILITAS MEDIS

Prosedur

Unit Terkait

No. Dokumen

No. Revisi

Halaman

004/MED/SPO/BSD

00

2 dari 2

Management.
12. Proses pengadaan barang dilaksanakan oleh tim pengadaan barang berdasarkan
Surat Keputusan Direktur.
1. Unit terkait meminta barang kepada Manager terkait dengan menulis permintaan
barang tersebut pada form permintaan barang.
2. Manager terkait meneruskan form permintaan barang tersebut kepada tim
pengadaan barang untuk memproses sesuai ketentuan berlaku.
3. Tim pengadaan barang memproses, dengan memperhatikan rekomendasi dari
Manager terkait, utilisasi, anggaran dan spesifikasi dari yang diminta oleh pemakai
(user).
4. Tim pengadaan barang mencari informasi tentang peralatan yang dibutuhkan dari
pemasok, meliputi : kualitas/tingkat kecanggihan, spesifikasi, kapasitas, merk,
layanan puna jual, harga.
5. Tim pengadaan barang menghubungi pemasok untuk mendapatkan penawaran
harga dan spesifikasi peralatan yang dibutuhkan minimal 3 (tiga) supplier dengan
menggunakan sistem tender.
6. Tim membuat matriks perbandingan berdasarkan data dari supplier, yang meliputi
spesifikasi teknis, kebutuhan (standar, opsional)
7. Tim mencari informasi ke Rumah Sakit lain untuk referensi supplier (khusus alat
medis).
8. Tim meminta kepada supplier untuk melakukan presentasi dan atau demo peralatan
yang dihadiri oleh Management, Tim Pengadaan Barang dan Unit terkait/user.
9. Tim membuat revisi matriks perbandingan kepada Management setelah dilakukan
presentasi dan atau demo peralatan, disertai revisi harga sesuai komposisi alat yang
dibutuhkan.
10. Management memutuskan supplier yang terpilih (bila perlu mengundang Tim
Pengadaan Barang).
11. Management meminta persetujuan Direktur untuk ekstra anggaran, bila barang
yang akan dibeli belum masuk dalam rencana anggaran tahunan/harga diatas
anggaran yang telah disetujui.
12. Penawaran harga dari supplier yang terpilih dilakukan oleh Tim Pengadaan
Barang.
13. Manager terkait menginformasikan kepada unit terkait untuk membuat bon
pesanan investasi yang ditandatangani oleh Manager terkait.
14. Setelah terjadi kesepakatan harga antara Rumah Sakit Eka dengan Supplier, maka
petugas pembelian membuat purchasing order (PO).
15. Tim mengusulkan pembuatan kontrak/perjanjian kerjasama antara Rumah Sakit
Eka dengan Supplier, yang didahului dengan draft kontrak/perjanjian kerjasama.
Dalam kontrak/perjanjian kerjasama perlu dijelaskan tentang garansi, pelatihan
untuk operator dan teknisi jika diperlukan.
16. Barang atau alat diterima oleh petugas logistik, dalam keadaan tertentu (bentuk alat
besar dan tidak memungkinkan disimpan di logistik), maka alat tersebut langsung
dikirim ke unit terkait.
17. Tim Pengadaan Barang bersama petugas logistik, dan unit terkait memeriksa
kondisi alat, meliputi : kelengkapan alat, fungsi alat, dll.
Semua unit