BAHAN

PELATIHAN SPMI PT

TUJUAN
Pelatihan bertujuan untuk
membantu peserta agar dapat:
Merancang dokumentasi tertulis
SPMI untuk PT yang diwakilinya
Melaksanakan SPMI pada PT yang
diwakilinya.

MATERI

Materi pokok pelatihan adalah tentang

perancangan Buku SPMI (Quality
Assurance Handbook) sebuah perguruan
tinggi (PT) yang terdiri atas:
Kebijakan SPMI
Manual SPMI
Standar SPMI, dan
Proforma / Formulir / Borang SPM PT.

KEBIJAKAN SPMI PADA SEBUAH

PERGURUAN TINGGI
Kebijakan SPMI pada sebuah PT berbeda
maknanya dengan Kebijakan Akademik
namun keduanya berkaitan.
Kebijakan SPMI berisi tentang
bagaimana sebuah PT menjalankan SPM
untuk seluruh kegiatannya dalam rangka
pencapaian visi, misi, dan tujuan PT tsb.
Kebijakan Akademik lazimnya menca-kup
kebijakan PT dalam soal seperti
pelaksanaan sistem SKS, kurikulum,
prasyarat ujian, sistem penilaian, dsbnya.

KEBIJAKAN (lanjutan)
Dengan demikian, Kebijakan Akademik pada
prinsipnya akan menjadi salah satu lahan
yang akan dijamin dan ditingkatkan mutunya
melalui SPMI.
Penjelasan tentang bagaimana PT anda
memaknai, merancang dan melaksanakan
SPM itulah yang sebaiknya didokumentasikan
secara tertulis dalam Kebijakan SPMI Anda.
Kebijakan SPMI Anda bersama-sama dengan
komponen lain yaitu Manual, Standar, dan
Proforma SPMI harus saling berkelindan
sehingga menghasilkan sebuah Buku SPMI
Anda.

KEBIJAKAN (lanjutan)
Perlu diperhatikan pula untuk tidak menyamakan Kebijakan SPMI anda itu dengan Renstra
ataupun Statuta PT. Dalam Renstra sebuah PT
boleh (bahkan dianjurkan harus) disebutkan
tentang perlunya melaksanakan SPM PT,
namun pernyataan seperti itu tidak identik
dengan Kebijakan SPMI yang dimaksud di
atas. Singkatnya, referensi SPMI dalam
Renstra cukup ringkas padat dan lebih
bersifat umum, sedangkan penjelasan
detilnya dirumuskan dalam Kebijakan SPMI.

KEBIJAKAN (lanjutan)
Praktik baik PT di dalam maupun di
luar negeri menunjukkan bahwa
dokumen tertulis Kebijakan SPMI
mereka beragam dari segi jumlah
halaman, cakupan isi, ataupun format.
Ada yang hanya terdiri atas 1 halaman,
ada pula 10 halaman. Ada yang
tercantum dalam sebuah buku sendiri,
ada yang disatukan dengan Manual
ataupun Standar SPMI.
Silahkan memilih model sendiri untuk
PT anda.

KEBIJAKAN (lanjutan)
Namun demikian, PT disarankan agar
dalam merumuskan unsur / komponen
Kebijakan SPMI minimal
mencantumkan aspek-aspek berikut
ini:

Isi Kebijakan SPMI-PT

1. Visi, Misi dan Tujuan PT
2. Tujuan dan latar belakang dari Kebijakan SPMI-PT
3. Luas Lingkup Kebijakan
4. Pihak2 yang terkena Kebijakan
5. Istilah dan Definisi
6. Rincian Kebijakan
7. Daftar Standar,
8. Daftar Manual Prosedur,
9. Referensi
10. Verifikasi

KEBIJAKAN (lanjutan)
LATAR BELAKANG dan DASAR HUKUM
SPMI pada PT anda dapat berisi, antara
lain, tentang alasan atau faktor (internal dan/atau eksternal) mengapa PT
anda perlu membuat dan melaksanakan SPM; peraturan perundang-undangan yang relevan ataupun peraturan
internal PT anda (bila ada) yang menjadi sumber hukum pelaksanaan SPMI
pada PT anda.

KEBIJAKAN (lanjutan)
MAKSUD / TUJUAN SPMI pada PT anda
dapat berisi, antara lain, tentang apa
yang hendak dituju atau dicapai oleh
PT melalui SPMI. Hal ini dapat
dikaitkan dengan misalnya visi dan
misi PT, pemenuhan kebutuhan dari
para pemangku kepentingan (internal
and external stakeholders), konteks
persaingan dengan sesama PT lain,
keinginan untuk go international,
dstnya.

KEBIJAKAN (lanjutan)
STRATEGI SPMI pada PT anda dapat berisi,
Langkah / prinsip / filosofi / upaya yang harus
diambil oleh PT dan/atau unit akademik untuk
melaksanakan SPMI dengan lancar,
berkelanjutan, dan mengalami peningkatan
selaras dengan visi dan misi PT.
Upaya sosialisasi, pelatihan, evaluasi terhadap
semua dosen, karyawan, mahasiswa, dan
pejabat struktural dalam konteks untuk
mewujudkan kesadaran bekerja dengan
berpedoman pada standar demi terciptanya
budaya mutu pada PT anda.

KEBIJAKAN (lanjutan)
MANAJEMEN SPMI pada PT anda dapat berisi
tentang
Bagaimana SPMI dilaksanakan, dikendalikan,
dievaluasi, dan ditingkatkan mutunya, baik
pada aras institusi maupun unit akademik.
Siapa yang harus bertanggungjawab untuk
melaksanakan hingga meningkatkan mutu
SPMIpada PT anda, apakah pihak itu adalah
sebuah unit khusus ataukah melekat pada
semua pejabat struktural?
Bagaimana pula struktur organisasinya?
Hubungan antara unit khusus SPM I dengan
unit akademik, pihak-pihak yang bertugas
menjadi evaluator / reviwer / auditor, dsbnya.

KEBIJAKAN (lanjutan)
RUANG LINGKUP SPMI pada PT anda dapat
berisi tentang:
a. fokus dari kegiatan PT yang harus melaksanakan SPMI (akademik saja ataukah menca
kup pula bidang lain)
b. berbagai standar, termasuk minimal 24
SN DIKTI , yang menjadi inti
pokok dari SPMI anda. Uraian tentang
standar ini tidak perlu hingga rinci, sebab
hal itu dapat dirumuskan secara tersendiri
dan utuh dalam komponen Standar SPMI.

MANUAL SPM PADA SEBUAH

PERGURUAN TINGGI
Fungsi utama Manual SPMI pada sebuah PT
adalah untuk:
Memandu semua pihak (pejabat struktural, unit
khusus SPMI, dosen, karyawan, mahasis-wa)
dalam memahami, melaksanakan, mengendalikan, mengevaluasi, dan meningkatkan
SPMI, baik pada aras institusi maupun unit
akademik. Oleh karena salah satu hal penting
dalam SPMI adalah tentang standar dan
implementasinya, maka Manual SPMI pada
sebuah PT hendaknya dirancang sedemikian rupa
agar semua pihak dapat bekerja sesuai dengan
standar tersebut dan/atau agar isi standar itu
dapat dicapai.

MANUAL (lanjutan)
Praktik baik beberapa PT di dalam
maupun di luar negeri memperlihatkan
beberapa versi tentang Manual SPMI.
Ada yang mengartikan Manual SPMI :
a. sebagai pedoman/petunjuk pelaksanaan SPMI secara umum atau secara
garis besar saja, tidak menguraikan
cara bagaimana setiap standar dalam SPMI tersebut harus dilaksanakan / dicapai.

MANUAL (lanjutan)
b. sebagai pedoman/petunjuk pelaksanaan
SPMI secara komprehensif untuk setiap
standar dan untuk setiap tahap, misalnya
tahap perumusan standar, tahap pelaksanaan standar, tahap evaluasi standar hingga
tahap peningkatan standar. Dalam versi ini
juga ditemukan pedoman bagaimana SPMI
harus dilaksanakan hingga ditingkatkan,
misalnya instruksi kerja, mekanisme dan
prosedur.

MANUAL (lanjutan)
PT anda dapat memilih Manual SPMI versi
mana yang dinilai paling tepat dan feasible.
Semakin lengkap dan detil sebuah Manual
tentunya akan lebih baik dan sesuai dengan
fungsi utamanya, namun hal ini menuntut
kerja luar biasa dari tim / perancangnya dan
biasanya juga perlu waktu lebih lama dibandingkan dengan Manual yang hanya bersifat
umum.
Perlu diingat pula bahwa SPM I perlu dievaluasi setelah kurun waktu tertentu, sehingga
Manual juga masih dapat diperbaiki / dilengkapi seiring perjalanan waktu.

STANDAR DALAM SPM PADA

SEBUAH PERGURUAN TINGGI
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika
hendak merancang berbagai standar dalam SPM I
sebuah PT, yaitu:
Apabila fokusnya hanya aspek akademik saja, maka tentu
berbagai standar yang akan ditetapkan hanya tentang
aspek tersebut. Misal: kurikulum, sarana prasarana
pembelajaran, proses pembelajaran, penilaian.
Apabila fokusnya bukan hanya akademik, maka standar
tentang aspek lain perlu ditetapkan juga. Misal: dosen,
kesejahteraan, sistem informasi dan teknologi, penelitian,
pengabdian kepada masyarakat, kerjasama, dsbnya.

STANDAR (lanjutan)
Apapun fokusnya, penetapan berbagai
standar dalam SPM harus berdasarkan
- Visi, misi, dan tujuan PT dan unit
akademik di dalamnya
- Perundang-undangan tentang penyelenggaraan pendidikan tinggi,
dan tentang hal lain yang relevan
dengan PT.
- serta memperhatikan Hasil dari
tracer studies dan SWOT
analysis.

STANDAR (lanjutan)
PT perlu memperhatikan Permendikbud
No 49/2014 yang mengatur isi dari
standar nasional pendidikan tersebut.
PT wajib menyempurnakan sendiri
cakupan / luas lingkup materi setiap
standar dari 24 standar itu dengan
memperhatikan rumusan dalam

STANDAR (lanjutan)
Standar Isi, dalam Permen 49 tahun 2014 berbunyi
Standarisipembelajaranmerupakankriteriaminimal
tingkatkedalaman dankeluasanmateripembelajaran.
Kedalamandankeluasanmateripembelajaranmen
gacu
pada capaianpembelajaranlulusan
Tingkatkedalamandankeluasanmateripembelajar
an
untuksetiapprogrampendidikan, dirumuskan
dengan mengacu
pada deskripsi capaian
pembelajaran
lulusandariKKNI.

STANDAR (lanjutan)
Tentang Standar Kompetensi Lulusan, Permen
49 tahun 2014 menyebutkan Standar
kompetensi lulusan merupakan
kriteria
minimal
tentang

kualifikasikemampuanlulusanyangmenca
kupsikap,pengetahuan,dan
keterampilanyangdinyatakandalamrumus
ancapaianpembelajaran
Lulusan.

STANDAR (lanjutan)
Tentang Standar Pendidik dan Tenaga
Kependidikan, Permen No. 49 tahun 2014
berbunyi :
Dosenwajibmemilikikualifikasiakademik
dankompetensipendidik,sehat
jasmanidanrohani,sertamemiliki
kemampuanuntukmenyelenggarakan
pendidikandalamrangkapemenuhan
capaianpembelajaranlulusan

STANDAR (lanjutan)
Elaborasi dari Permen No. 49 tahun 2014
untuk memperoleh isi / cakupan sebuah
standar, dapat menghasilkan standar turunan
dari masing-masing 24 SNP itu. Misal:
1. Standar Dosen, dapat dielaborasi menjadi 2
standar turunan yakni standar kualifikasi
akademik dan standar kompetensi dosen.

STANDAR (lanjutan)
Tidak ada pembatasan maksimum berapa
banyak standar turunan yang dapat dikembangkan dari masing-masing 24 SNP tsb. Semuanya diserahkan pada kemampuan dan kemauan setiap PT untuk merancangnya. Minimal, apa yang tercantum secara eksplisit dalam perundang-undangan itulah yang wajib
diatur dalam SPM sebuah PT.
Selain 24 SNP tsb, setiap PT boleh (dan dianjurkan) untuk menambah sendiri standar
lainnya sesuai dengan visi, misi, tujuan,
kemampuan ataupun keunikan setiap PT.

STANDAR (lanjutan)
Perhatikan daftar beberapa aspek dari kegiat-an PT
di bawah ini, lalu diskusikan apakah perlu
ditetapkan standar tentang kegiatan tsb dan
apakah 24 SNP telah mencakup semua kegiatan
itu?

pembukaan prodi, penerimaan dan seleksi masuk

calon mahasiswa, seleksi menjadi dosen dan/atau
karyawan, tarif biaya studi;
perumusan visi dan misi, kehadiran dosen dan
mahasiswa, kebersihan toilet, kehumasan,
resepsionis;

tingkat kelulusan mahasiswa dari setiap prodi, perwalian oleh dosen, proses bimbingan
skripsi, keamanan soal ujian, batas waktu
penilaian hasil studi mahasiswa oleh dosen;
kinerja dosen, rasio dosen-mahasiswa, bahan
pelajaran; perlengkapan laboratorium, ruang
kerja dosen, metode pembelajaran, teknologi
informasi, perpustakaan;
kerjasama dengan instansi luar, gaji dosen
dan karyawan, fasilitas sosial untuk dosen
dan karyawan, keamanan gedung;

STANDAR (lanjutan)
Apabila perancangan standar selesai maka
selanjutnya adalah bagaimana
merumuskannya dalam sebuah pernyataan?
Perlu diperhatikan bahwa sebuah standar
lazimnya berisi tentang:
1. keadaan/situasi/keinginan/cita-cita yang
hendak atau harus dicapai.
2. kriteria mengenai suatu hal yang hendak
atau harus dipenuhi.
3. perintah untuk melakukan / mencapai /
memenuhi sesuatu.

TEKNIK PERUMUSAN
STANDAR
Rumusan pernyataan sebuah standar sebaik-nya:
1. memperlihatkan siapa subyek yang harus
mematuhi/melaksanakan/mencapai standar
itu, misal: institusi, unit akademik, prodi,
pejabat, dosen, karyawan (A)
2. berupa sesuatu yang dapat diukur atau dibuktikan keberadaan/hasilnya, misal:
perilaku, kompetensi, kriteria, rasio (B dan
C).
3. memuat pula keterangan, misalnya durasi
waktu, frekuensi, periode, tingkat (D).

TEKNIK PERUMUSAN
STANDAR
Teknik merumuskan pernyataan sebuah standar disarankan memenuhi unsur : Audience,
Behaviour, Competence, dan Degree (ABCD).
Audience: subyek yang harus melakukan
sesuatu.
Behaviour: apa yang harus dilakukan / diukur /
dicapai/dibuktikan.
Competence: kompetensi / kemampuan / target / kriteria yang harus dicapai.
Degree: tingkat/periode/frekuensi/waktu.

CONTOH ANATOMI
STANDAR
Dekan dan Ketua Jurusan (A) melakukan rekrutasi,
pembinaan dan pengembangan dosen tetap (B) agar
tercapai rasio dosen-mahasiswa sebesar 1:20 (C)
paling lambat akhir tahun 2015 (D).
Setiap prodi (A) harus memiliki pernyataan visi dan
misi (B) yang didukung dengan rincian tujuan dan
indikator keberhasilan yang jelas serta dievaluasi
secara periodik (C) setiap 5 (lima) tahun oleh
universitas (D).
Setiap Dosen (A) harus hadir memberi kuliah untuk
matakuliah yang diasuhnya (B) minimal 12x (C) dalam
setiap semester (D).

PRO FORMA SPMI PADA

SEBUAH PERGURUAN TINGGI
Pro forma berarti standard form or
document atau borang atau formulir
atau lembar isian.
Untuk melaksanakan / memenuhi isi
pernyataan setiap standar dalam SPMI
dibutuhkan perangkat pro forma /
formulir / borang dengan format atau
template yang berbeda sesuai dengan
isi masing-masing standar.
Tak ada batas untuk jumlah dan jenis
proforma SPM I.

PROFORMA (lanjutan)
Berikut ini beberapa contoh proforma untuk
SPMI: Form Kuisioner Evaluasi Matakuliah,
Lembar Hasil Studi Mahasiswa, Form Perwalian, Form Pendaftaran Rencana Studi, Form
Penilaian, Daftar Hadir Mahasiswa, Berita
Acara Perkuliahan, Form Satuan Acara Perkuliahan, Form Laporan Audit Prodi, Form Evaluasi Prodi, Form Aduan Mahasiswa, Form
Daftar Perlengkapan Laboratorium, Form
Pengecekan Kebersihan Ruangan, Form
Kinerja Dosen, Berita Acara Ujian, Form
Proposal Penelitian, dstnya.

PROFORMA (lanjutan)
Masing-masing PT disarankan untuk
merancang sendiri jenis, format, dan
jumlah proforma dalam merancang dan
melaksanakan SPMI sesuai dengan
peruntukkannya.
Disarankan agar pada setiap jenis
proforma sebaiknya selalu dicantumkan: lambang PT, judul/nama proforma,
nomor atau kode tertentu sesuai
dengan pengkodean masing-masing
standar.

TUGAS INDIVIDUAL UNTUK

PESERTA PELATIHAN
Topik: Kebijakan SPMI
Tugas: Rancanglah draf Kebijakan SPMI Anda (alokasi
waktu maksimum 120 menit).
Topik: Manual SPMII
Tugas: Rancanglah draf Manual SPM I Anda termasuk
manual untuk melaksanakan standar yang dapat anda
pilih, misal: standar tentang spesifikasi prodi (alokasi
waktu maksimum 120 menit).
Topik: Standar SPMI
Tugas: Rancanglah struktur Standar SPMI Anda yang
mencakup minimal 8 Standar dan rumuskan dalam
pernyataan yang layak sebagai sebuah standar
(alokasi waktu maksimum 120 menit).

PERTANYAAN DASAR TENTANG

PENJAMINAN MUTU PADA
PERGURUAN TINGGI

What are you trying to do?

Why are you trying to do it?
How are you trying to do it?
Why are you trying to do it in that way?
Why do you think that is the best way
of doing it?
How do you know that it works?
How do you improve it?

KEY PERFORMANCE
INDICATORS (KPI)
KPI bukan sebuah komponen tunggal, tetapi
sekelompok komponen yang terintegrasi yakni:
Indicator, Measure, Target, dan Result.
Berikut ini urutan mulai dari Visi hingga Result:
1. Visi PT
2. Misi PT
3. Tujuan (objectives) PT
4. Strategi PT
5. Indikator
6. Measure
7. Target
8. Result

KPI (lanjutan)
Objectives: what are we trying to achieve?
- Dapat terjadi ada lebih dari 1 indikator untuk setiap
tujuan, dan setiap tujuan memiliki beberapa strategi
untuk mencapainya.
Indicators: what are we going to measure?
- Lazim dipakai untuk menilai the present state of
progress dan untuk menyarankan an appropriate
course of action.
Measures: how are we going to measures it?
- Dapat berupa data kuantitatif ataupun kualitatif yang
berkaitan dengan inputs, processes or outputs.

KPI (lanjutan)
Targets: what is the result that we want?
- Dapat berupa target jangka pendek, panjang, atau
kombinasi keduanya.
Results: what have we actually achieved?
Contoh:
1. Objective: high quality teaching.
2. Indicator: student satisfaction with the teaching
they experience
3. Measure: mean student response, per class, to the
question overall, how satisfied are you with this
teacher? on a 1 to 5 Likert-type scale.
4. Target: at least 3.5 on a 1 to 5 scale.

KPI (lanjutan)
KPIs berperan penting dalam SPMI
sebab:
KPIs help us to know whether we are
succeeding in our mission.
KPIs are an important management tool for
tracking progress against strategic goals.
Working with KPIs encourages system thinking.
KPIs direct and prioritise behaviour towards
achievement of the vision, goals and
objectives.

KPI (lanjutan)
Objective: Students learn to solve problems
Strategy 1: design & deliver problem based
curriculum.
a. Indicator: courses include learning outcomes that relate to problem solving
b. Measure: number of courses each semester
with problem solving learning outcomes
included in institutional course guides.
c. Target: 100% of new courses, 100% of all
courses by 2020.

KPI (lanjutan)
Strategy 2: design and implement problem
based assessment of student
learning
a. Indicator: courses include PBL assessment
exercises
b. Measure: student pass rate per semester
c. Target: 80% by 2015

KPI (lanjutan)
Objective: The program will be relevant to industry and
employers.
Strategy: Establish Industry Advisory Boards (IABs) for
each program. Invite key employers to be
members.
a. Indicator 1: graduate employability rate
b. Measure 1: % graduates in full time employment in
the industry
c. Target 1: above national average
d. Indicator 2: acceptance of program by industry
e. Measure 2: professional accreditation of program by
2014
f. Target 2: professional accreditation passed