AUDITMUTUINTERN

NAL
KIATSUKSESSUNTUKAUDITO
ORMUTUINTER
RNAL

J. Pram
mana Genturr Sutapa dkk..

Kanto
or Jaminan Mutu UGM
M
2011

PENGANTAR
Audit mutu internal merupakan bagian dari
siklus penjaminan mutu yang sangat penting.
Dalam kegiatan audit mutu internal ini
ketercapaian peningkatan mutu akan dapat
diketahui dengan jelas. Dengan demikian
peran auditor sangat menentukan agar
sistem penjaminan mutu sehat. Dengan kata
lain audit mutu internal yang baik akan
membantu terwujudnya penjaminan mutu
internal yang baik. Buku saku ini
dimaksudkan sebagai catatan sederhana
yang dapat dibaca dalam waktu cepat
sehingga peran auditor dapat dilakukan
dengan lebih baik dan menyenangkan.
Semoga buku saku ini bermanfaat bagi
segenap auditor mutu internal
Kiat Sukses Auditor Mutu Internal

DAFTAR ISI

Penulis

PENGANTAR
BAB 1 AUDIT MUTU INTERNAL ..
1. Peningkatan mutu pendidikan ..
2. Audit mutu internal dalam pejaminan
mutu ..
3. Manfaat audit
BAB 2 AUDITOR
1. Auditor
2. Integritas auditor
3. Penyegaran auditor, perlunya
pembelajaran terus menerus bagi auditor
BAB 3 KEBERHASILAN AMI
1. Teknik audit agar berhasil
2. Beberapa Praktek audit yang kurang
berhasil
3. Praktek Audit dan solusi permasalahannya

4
4
6
6
8
8
8
8
10
10
14
16

Kiat Sukses Auditor Mutu Internal

4. PENUTUP
SUMBER MATERI DAN INSPIRASI

24
25

BAB 1
AUDIT MUTU INTERNAL
1. Peningkatan mutu pendidikan
Keyakinan bahwa pendidikan merupakan
sarana paling tepat untuk meningkatkan
kualitas peradaban telah ditunjukkan
berbagai bangsa. Dalam pengembangan
penjaminan mutu pendidikan salah satu
tujuan utamanya ialah untuk menciptakan
budaya mutu misalnya budaya mutu di
universitas, fakultas dan bagian atau jurusan.
Budaya mutu merupakan hasil sinergi
(resultante) dari segala upaya dalam
peningkatan mutu. Budaya mutu Universitas
Gadjah Mada akan langsung dirasakan oleh
Kiat Sukses Auditor Mutu Internal

segenap stakeholders Universitas Gadjah

Mada. Peran dan semangat segenap sivitas
akademika dalam mengembangkan mutu
universitas dapat dirangkum dalam gambar
berikut
TAHAPANPENGEMBANGANBUDAYAMUTU
UNIVETRSITASGADJAHMADA
PhaseI
2002 2006

PhaseII
2007 2011

PhaseIII
2011 2015
Externally Driven

ExternallyDriven
ExternallyDriven

InternallyDriven
InternallyDriven
Internally Driven
Ing Ngarso
SungTulodho

Ing Madya
Mangun Karso
J.P.GENTURSUTAPA2010

TutWuri Handayani
46

Kiat Sukses Auditor Mutu Internal

Posisi kita yang sesungguhnya ada dimana ?

Silahkan introspeksi di bagian mana kita
berkarya.
2. Audit mutu internal dalam penjaminan
mutu
Dalam pengembangan panjaminan mutu
Audit mutu internal merupakan langkah
strategis dalam peningkatan mutu
internal.
Langkah strategis yang bagaimana dan
seperti apa? Marilah kita berintrospeksi.
3. Manfaat audit
Audit merupakan salah satu simpul dalam
siklus penjaminan mutu Universitas Gadjah
Mada. Audit mutu internal merupakan upaya
peningkatan mutu bukan penilaian. Dengan
demikian baik auditor maupun teraudit duduk
Kiat Sukses Auditor Mutu Internal

pada sisi yang sama yaitu sisi untuk

meningkatkan mutu institusi.
Dengan demikian Audit mutu merupakan
kegiatan yang perlu dilakukan secara internal
dengan kesadaran dan kemauan dari dalam
institusi.
Manfaat audit ialah didapatkannya materi
nyata bahan bahan tinjauan manajemen
untuk membuat keputusan mutu. Dengan
demikian Audit internal merupakan salah
satu sokoguru pengembangan institusi.

Kiat Sukses Auditor Mutu Internal

BAB 2
AUDITOR

1. Auditor
Auditor yang baik telah dilatih untuk
dapat melakukan tugas audit dengan
struktur kegiatan yang jelas.
2. Integritas auditor
Integritas merupakan dasar utama
seorang auditor. Hal yang menjadi ciri
dari integritas seorang auditor tidak
mudah dirumuskan namun dapat
diketahui langsung dari pelaksanaan
audit. Teraudit merupakan pihak pertama
yang merasakan integritas auditor.
Dengan demikian pendapat teraudit
merupakan alat yang baik untuk
mengukur integritas auditor.
3. Penyegaran auditor, perlunya
pembelajaran terus menerus bagi
auditor
Kiat Sukses Auditor Mutu Internal

Penyegaran diperlukan karena adanya

perkembangan terus-menerus suatu
institusi dan sistem mutu.
Penyegaran merupakan langkah
strategis untuk melakukan peningkatan
kualifikasi dan keterpaduan sistem.
Dengan demikian penyegaran sebaiknya
merupakan program rutin.

Kiat Sukses Auditor Mutu Internal

BAB 3
KEBERHASILAN AUDIT MUTU INTERNAL
1. Teknik audit agar berhasil
Tidak ada seorang auditor yang
menghendaki audit tidak berhasil, namun
kenyataan tidak semua audit berhasil dengan
baik. Dalam keadaan ini baik auditor maupun
teraudit merasa kecewa karena telah
membuang waktu tanpa manfaat yang
berarti. Audit berlangsung seperti rutinitas
atau karena auditor dan teraudit melakukan
audit karena agak terpaksa.
Gambaran diatas mungkin terjadi namun
tentu tidak kita kehendaki. Secara umum
auditor dan teraudit ingin kegiatan audit
sukses dan bermanfaat. Dalam kaitan ini
maka
diadakan
pelatihan/penyegaran
auditor internal.
Kiat Sukses Auditor Mutu Internal

Berikut beberapa kiat agar audit berhasil

yang dimaksudkan sebagai tambahan materi
pelatihan yang sudah ada:
a. Lakukan audit dengan sepenuh hati
Audit yang dilakukan dengan setengah,
seperempat atau seperlima hati akan
diketahui oleh teraudit. Pada intinya lakukan
audit dengan kesungguhan dan penuh
semangat untuk perbaikan mutu program
yang kita audit.
b. Kenalilah karakter tim auditor
Anggota Tim auditor mungkin mempunyai
latar
belakang,
tingkat
pendidikan,
pengalaman atau fakultas yang berbeda.
Semua perbedaan tersebut bukanlah sumber
masalah apabila kita saling mengenal
karakter
masing-masing.
Pengenalan
Kiat Sukses Auditor Mutu Internal

10

karakter ini dapat dilakukan dengan

mengetahui gaya dan etos kerja masingmasing atau dengan melakukan pertemuanpertemuan yang tidak harus selalu formal.
Dalam keadaan rileks atau tak begitu formal
biasanya akan muncul ekspresi-ekspresi
spontan. Ekspresi spontan ini adalah tanda
atau cerminan karakter yang asli. Dengan
mengetahui
karakter
masing-masing
diharapkan dapat saling mengisi kekurangan
sehingga terbentuk tim yang kompak.
c. Lakukan audit tepat waktu
Periode kegiatan audit mutu internal sudah
ditentukan maka sebisa mungkin mulai audit
pada periode awal. Apabila hal tersebut tidak
dapat maka usahakan masih didalam
periode tersebut. Apabila termin audit telah
ditentukan/disepakati
maka
sebaiknya

Kiat Sukses Auditor Mutu Internal

11

auditor dan teraudit siap sebelum saat yang

ditentukan.
d. Mulailah audit pagi hari
Pagi hari secara umum lebih segar baik
teraudit maupun auditor belum mengalami
kelelahan. Maka mulai audit pagi hari sangat
menguntungkan, apabila mungkin jadikan
kegiatan audit menjadi agenda pertama pada
hari tersebut.
e. Tumbuhkan ketertarikan pada unit atau
program yang kita audit
Pengalaman baik dalam melakukan audit
akan sangat membantu auditor dalam
menumbuhkan ketertarikan pada kegiatan
Audit.
Ketertarikan pada unit yang diaudit dapat
ditumbuhkan dengan menjalankan asas
asas dalam kode etik auditor yaitu
Kiat Sukses Auditor Mutu Internal

12

1. Asas Integritas.
2. Asas Objektivitas.
3. Asas Kerahasiaan.
4. Asas Kompetensi.
5. Asas Independen.
Asas-asas kode etik audit mutu di atas
sebaiknya melandasi sikap dan perilaku
auditor dalam menjalankant tugas.
2. Beberapa Praktek audit yang kurang
berhasil
Berikut adalah beberapa penyebab yang
sering terjadi sehingga kegiatan audit kurang
berhasil dengan baik.
a. Auditor merasa terpaksa menjalankan
tugas.
b. Sesama auditor saling mendahului dalam
menyampaikan pertanyaan
c. Audit tidak tepat waktu
Kiat Sukses Auditor Mutu Internal

13

d. Kesehatan auditor kurang prima

e. Gaya komunikasi kurang baik, misalnya
suka
merendahkan/membandingkan
dengan pihak lain.
f. Auditor mengandalkan pengetahuan
lama ( metode, instrumen, penguasaan
IT).
g. Auditor banyak tugas lain pada hari yang
sama sehingga terburu-buru
h. Auditor terpaku pada daftar pertanyaan
atau dokumen yang ada
i. Auditor dan teraudit berdebat secara tidak
proporsional
j. Auditor yang membebankan tugas
laporan pada anggota auditor lain
k. Komunikasi yang kurang baik antar
auditor.
l. Mendiskusikan topik lain saat audit

Kiat Sukses Auditor Mutu Internal

14

3. Praktek Audit dan solusi

permasalahannya
Berikut beberapa masalah umum yang
banyak dihadapi auditor dan alternativ
pemecahannya
a. Waktu
Termin waktu audit sering kali menjadi
permasalahan bersama baik auditor maupun
teraudit. Akar masalahnya adalah adanya
kegiatan lain yang bersamaan periode
waktunya. Teoritis penyelesaiannya mudah
dengan mengatur jadwal bersama, dalam
praktek jadwal bersama tidak mudah didapat
apalagi semua auditor berasal dari berbagai
fakultas. Salah satu solusinya adalah buatlah
Kiat Sukses Auditor Mutu Internal

15

jadwal audit yang rinci sesuai kesepakatan

agar auditor dan teraudit dapat berbagi
waktu. Dalam hal ini dapat diatur misalnya
auditor melakukan audit pagi sampai sore
namun teraudit secara bergantian sesuai
waktu yang disepakati misalnya ada waktu
untuk:
1) Pertemuan dengan Dekanat/prodi
2) Pertemuan dengan Dosen
3) Pertemuan dengan karyawan,
laboran dsb
4) Pertemuan dengan mahasiswa
5) Pertemuan dengan alumni
6) Pertemuan dengan pengguna
lulusan
7) Pertemuan Penutupan

Kiat Sukses Auditor Mutu Internal

16

Setelah semua selesai Tim auditor sebaiknya

juga membuat kesepakatan pembuatan
laporan audit.
b. Kekompakan Tim
Tim audit perlu menjaga kekompakan dan
sistem. Tim auditor juga harus kompak
namun kekompakan tim auditor tidak mudah
diukur tetapi dapat diketahui atau akan
dicerminkan dengan berbagai hal berikut:
1. Auditor sering mengiyakan atau
membenarkan pendapat auditor yang
lain
2. Auditor melanjutkan pertanyaan
auditor yang lain
3. Auditor
memberikan
perhatian
sewaktu auditor yang lain bertanya
4. Auditor mematuhi jadwal yang
disepakati.
Kiat Sukses Auditor Mutu Internal

17

c. Apresiasi yang tulus

Memberi apresiasi belum menjadi kebiasaan
bagi banyak orang namun sebagai auditor
kita perlu belajar memberikan apresiasi dari
hati kita (bukan sandiwara). Apresiasi
biasanya akan membawa suasana menjadi
lebih cair. Memberikan apresiasi bukan hal
yang sukar kalau kita mau karena hal ini
dapat dilatih dan dipelajari. Dalam hal ini
yang dilatih adalah hati kita masing-masing
agar selalu penuh syukur dalam berbagai hal
juga dalam kegiatan audit.
d. Jangan
marah

mudah

terpancing

emosi/

Kiat Sukses Auditor Mutu Internal

18

Marah seringkali muncul sebagai cerminan

kekecewaan atau tidak sesuainya harapan
dengan kenyataan. Begitu auditor menjumpai
unit yang tidak sesuai dengan idealismenya
maka kemungkinan marah akan berpotensi
muncul. Dalam hal ini pengendalian diri
menjadi katakunci. Perlu kita ingat audit
jangan sampai memutus tali silaturahmi.
Jangan sampai karena kemarahan kita
teraudit menjadi putus asa atau tak
semangat melakukan kegiatan penjaminan
mutu. Apalagi kalau diingat auditor dan
teraudit berdiri pada satu sisi yang sama
yaitu sisi untuk meningkatkan mutu unit atau
program yang diaudit.
e. Berikan
sahabat

empati

Jadikan

teraudit

Kiat Sukses Auditor Mutu Internal

19

Empati itu menyejukkan, empati itu

menumbuhkan dan empati itu menjadikan
hidup bersama nyaman. Empati dapat
diberikan dengan berbagai cara namun disini
tentu tidak perlu berlebihan agar tidak
menimbulkan multi interpretasi.
Empati dapat diberikan auditor dengan
beberapa ragam kalimat
atau dapat
diwujudkan dengan membangun semangat
kekitaan, kita adalah kesatuan yang
membuat segala sesuatu kuat. Berikut
beberapa bagian frasa kalimat yang bisa
untuk mengungkapkan empati pada teraudit.
Saya rasa bagus sekali, tak ada masalah
dengan hal ini, namun yang perlu
ditingkatkan adalah............ dan bapak atau
ibu telah mulai dengan sangat baik.
Kiat Sukses Auditor Mutu Internal

20

Menurut hemat saya bapak ibu memiliki

banyak pengalaman mengatasi
permasalahan yang pernah terjadi..........
sekarang yang diperlukan adalah bagaimana
kita mencegah agar hal tersebut tak terjadi
lagi dimasa depan.
Kita mampunyai visi yang sama untuk
meningkatkan pendidikan tinggi .......maka....
Proses ini sangat menarik dan bapak ibu
telah mengalami kemajuan yang sangat
berarti bagaimana kiranya dalam hal
tsb............ kita dapat meningkatkan ......
untuk 10 tahun ke depan.

Kiat Sukses Auditor Mutu Internal

21

f. Akhirilah audit dengan penuh hormat

Semua awal mempunyai akhir. Habis gelap
terbitlah terang atau setiap malam
mempunyai pagi. Pagi adalah pertanda
mulainya kehidupan, pagi adalah simbol
mulainya kembali pertumbuhan. Auditor
sebaiknya juga memberikan pagi yang indah
bagi teraudit, maksudnya audit sebaiknya
diakhiri dengan bijak dan penuh hormat.
Sampaikan rasa hormat dan mohonkan maaf
atas segala kekurangan namun yakinkan
bahwa tim auditor telah memberikan yang
terbaik saat ini. Sebagai auditor jangan sekali
sekali kita memberikan yang kurang baik,
berikan yang terbaik dengan tulus dan
lewatilah kegiatan audit sebagai bagian
perjalanan yang bermakna bagi hidup kita.
Kiat Sukses Auditor Mutu Internal

22

PENUTUP
Sebagai penutup perlu kiranya selalu kita
ingat bersama bahwa semangat yang
sesungguhnya bagi auditor ialah bukan untuk
menilai berbagai proses peningkatan mutu
yang telah dilakukan tetapi lebih untuk
mencari ruang-ruang peningkatan mutu bagi
unit atau program yang diaudit.

Kiat Sukses Auditor Mutu Internal

23

SUMBER MATERI DAN INSPIRASI

Ide penulisan kiat sukses bagi auditor mutu
internal ini didapatkan dari beberapa sember
berikut:
1. Materi pelatihan auditor mutu internal
UGM
2. Hasil Diskusi dengan kolega di KJM
3. Pengalaman Praktek Audit Mutu Internal
UGM
4. Pengalaman Audit Internal AUN
5. Pengalaman Audit Internal ISO

Kiat Sukses Auditor Mutu Internal

24