Makalah
Disusun oleh:
Nama : Jawahir Ahmat Pohontu
NIM : 531412024
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Perkembangan zaman membuat manusia menjadi berubah terhadap perilaku,
keinginan dan kebutuhan. Dinana manusia menginginkan apa yang dilakukannya untuk
memenuhi kebutuhan dan keinginannya haruslah secara mudah dan cepat. Hal ini di
dukung dengan perkembangan teknologi yang memanjakan manusia untuk mendapatkan
hal itu.
Dari pernyataan di atas, dunia teknologi dapat memberikan pelayanan dan
memudahkan setiap apa yang dikerjakan oleh manusia. Sistem pendidikan yang semakin
berkembang dan kompleks memaksa kita mencari dan membuat sesuatu yang dapat
memudahkan dalam pelaksanaan system tersebut. System pendidikan mempunyai banyak
macam bentuknya dan jenisnya yang mempunyai proses pengerjaan yang berbeda-beda.
Proses pengerjaan yang terjadi dalam system pendidikan memiliki alur yang bervariasi ada
yang alurnya cepat dan ada yang lama. Hal ini akan berjalan dengan semestinya jika alur
dari pengerjaan system itu cepat dan mudah yang membuat manusia nyaman
melaksanakannya tapi akan menimbulkan masalah ketika itu dikerjakan dengan melalui
proses yang panjang dan lama.
System pendidikan cuti akademik merupakan rangkaian proses dimana mahasiswa
memberhentikan sementara kegiatan akademik yang ia tempuh selama masa study. Di
dalam system cuti akademik terdapat mekanisme untuk mendapatkan izin cuti dari
universitas yang dilakukan oleh mahasiswa.
Proses bisnis (mekanisme) cuti akademik yang ada di Universitas Negeri Gorontalo
terdapat beberapa tahapan yang harus dilakukan oleh seorang mahasiswa. Tahapan-tahapan
ini dilaksanakan secara rentet dalam periode waktu yang ditentukan. Hal ini akan sejalan
dan baik-baik saja jika dalam proses tersebut tidaklah terdapat kendala. Namun jika
sebaliknya maka akan menimbulkan masalah dimana terjadi pengalihan status yang tidak
seharusnya.
Dari penelitian yang dilakukan terdapat masalah pada masalah waktu pelaksanaan
yang singkat, mahasiswa harus melewati beberapa proses yang membuat mahasiswa lebih
memilih diberhentikan (non aktif) dari pada mendapat status cuti. Hal ini dikarenakan
proses yang rumit menurut mahasiswa sehingga memilih jalan lain yang tidak
membutuhkan proses apa-apa. Karena untuk mendapatkan status tidak aktif hanya dengan
cukup tidak melakukan pembayaran biaya administrasi atau dengan tidak mengajukan
rencana studi (KRS).
Untuk mengatasi masalah di atas yang terjadi di zaman dimana seperti yang saya
sebutkan di awal maka dilakukanlah sebuah analisis pada proses bisnis untuk menemukan
masalah dan membuatkan sebuah solusi.
1.2. Tujuan Penelitian
Menganalisis proses bisnis cuti akademik di lingkungan Universitas Negeri Gorontalo
untuk menemukan sumber masalah dan membuatkan solusi berupa rancangan alur kerja
yang lebih mudah untuk mengatasi masalah tersebut.
1.3. Manfaat Penelitian
Dapat memudahkan mahasiswa dalam pengurusan cuti, mengurangi status mahasiswa
non aktif di lingkungan Universitas Negeri Gorontalo karena masalah yang disebutkan di
atas.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Proses Bisnis
Proses bisnis adalah suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk
menyelesaikan suatu masalah tertentu. Dalam buku karangan Mathias Weske yang
berjudul Businees Process Management proses bisnis didefinisakan sebagai berikut.
Proses bisnis terdiri dari serangkaian kegiatan yang dilakukan dalam koordinasi
dalam lingkungan organisasi dan teknis. Kegiatan ini bersama-sama mewujudkan tujuan
bisnis. Setiap proses bisnis yang telah ditetapkan oleh organisasi tunggal, tetapi dapat
berinteraksi dengan proses bisnis yang dilakukan oleh organisasi lain. Manajemen Proses
bisnis meliputi konsep, metoda, dan teknik untuk mendukung disain, administrasi,
konfigurasi, pengundangan, dan analisa proses bisnis. Suatu sistem manajemen proses
bisnis adalah suatu perangkat lunak umum sistem yang dikemudikan oleh penyajian proses
tegas/eksplisit untuk mengkoordinir pengundangan/peraturan proses bisnis. Suatu model
proses bisnis terdiri dari satu set model aktivitas dan batasan pelaksanaan antara mereka
(pelaku bisnis). Suatu kejadian proses bisnis menghadirkan suatu kasus kuat dalam bisnis
yang secara operasional dari suatu perusahaan/ organisasi, yang terdiri dari kejadian
aktivitas bisnis. Masing-Masing model proses bisnis bertindak sebagai suatu cetakbiru
untuk seperangkat kejadian proses bisnis, dan masing-masing model aktivitas bertindak
sebagai suatu cetakbiru untuk satu set kejadian aktivitas bisnis.
Dapat disimpulkan bahwa proses bisnis merupakan satu set aktivitas atau tindakan
yang mengubah input, mengubahnya, lalu menghasilkan output yang merupakan wujud
dari tujuan bisnis tersebut.
Pemetaan Proses Bisnis merupakan langkah pemetaan dari aktivitas bisnis yang
dijalankan sebuah perusahaan. Dalam pemetaan proses bisnis kita membagi bisnis proses
kita menjadi beberapa bagian utama yang global. Masing-masing bagian utama yang
global ini kemudian bisa dipecah menjadi proses-proses yang lebih kecil lagi demikian
seterusnya.
Memahami pemetaan bisnis proses akan memberikan wawasan mengenai
keseluruhan proses bisnis yang ada di perusahaan. Penguasaan pemetaan proses bisnis
memungkinkan melakukan manajemen yang lebih sistematis, terarah dan akan
memberikan layanan yang maksimal. Setiap proses mempunyai input, tindakan atau proses
dan output. Input diolah oleh tindakan sehingga menjadi output.
A, B
C,D
Kini
B
Kini
C versions
D
d. Process have multiple
Process have multiple versions merupakan suatu proses bisnis bias mempunyai
bebrapa versi, artinya proses bisnis yang biasa dijalankan adalah proses bisnis untuk
menangani kejadian-kejadian umum, tetapi apabila ada kejadian khusus, maka ada
proses bisnis lain yang mempunyai tujuan sama, tetapi lebih spesifik tahap
pengerjaan untuk menaggulangi kejadian khusus ini.
Dahulu
Kini
A
A, B,
C
B
C
g. Reconciliation is minimized
Pencocokan berkas yang dirasa tidak perlu diminimalisi sekecil mungkin, sebagai
contoh pada proses procurement yang dulunya dilakukan pencocokan tiga berkas
(purchase order, receiving report, invoice) hanya menjadi dua berkas (purchase order
dan invoice) dimana pada saat barang diterima langsung dilakukan pencocokan
antara invoice yang dibawa bersama barang dengan purchase.
i. Hybrid centralization/decentralization
Yaitu dengan menggabungkan operasi terpusat dan tersebar.
BAB III
HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Hasil
3.1.1 Analisis Proses Bisnis
a. Proses Bisnis Sistem Berjalan
Cuti akademik
1. Membuat surat permohonan, menyiapkan surat keterangan dari instansi,
misalnya surat keterangan dokter, atau surat pemberitahuan dari kampus
sedang mengikuti kegiatan kampus.
2. Meminta tanda tangan dari PA dan Kajur
3. Memasukkan surat permohonan yang telah ditandatangani ke dekan untuk
disetujui
4. Setelah disetujui berkas dimasukkan kebagian akademik dan bagian akademik
akan memeriksa apakah berkas telah lengkap atau belum.
5. Bagian akademik akan mengirim daftar mahasiswa yang telah memenuhi cuti
akademik
6. BAAKPSI akan menerbitkan SK Rektor tentang mahasiswa cuti disemester
berjalan.
7. BAAKPSI meyampaikan mahasiswa cuti akademik ke Fakultas bagian
akademik.
8. Fakultas bagian akademik meneruskan kemahasiswa bersangkutan.
Aktif kembali
1. Membuat surat permohonan, meyiapkan KTM, SK cuti.
2. Memasukkan surat permohonan ke PA dan kajur untuk meminta persetujuan.
3. Setelah disetujui surat permohonan dimasukkan ke dekan untuk ditanda
tangani.
4. Mahasiswa melapor/mendaftarkan diri ke BAAKPSI.
5. BAAKPSI memeriksa berkas jika lengkap mahasiswa langsung diarahkan
untuk membayar biaya administrasi, jika tidak maka dilengkapi.
6. Mahasiswa membayar SPP di Bank.
7. Mahasiswa mengisi formulir, krs secara online melalui siat.
Penjelasan
proses
pengurusan
cuti
akademik
oleh
mahasiswa
- Mahasiswa dapat mengajukan cuti akademik sesuai
prosedur yang ada
- Peralihan status secara resmi (tidak dikatakan
mahasiswa non aktif)
Prosedur pengajuan cuti akademik oleh Universitas Negeri
Ukuran Keberhasilan
Ruang Lingkup
Pihak yang Terlibat
Acuan
Penaggung Jawab Utama
Dokumen yang Digunakan
Gorontalo
- Mahasiswa
- Ketua Jurusan
- Pembimbing Akademik
- Dekan
- Fakultas bagian akademik
- BAAKPSI Bagian Kemahasiswaan
Bagan Alir Dokumen yang ada di Fakultas
Rektor UNG
- Surat permohonan
- Surat persetujuan orang tua
- Surat keterangan dari instansi terkait (mis : surat
-
keterangan dokter)
Daftar mahasiswa yang memenuhi cuti
SK rector/cuti
Informasi cuti
Surat permohonan aktif kembali
Slip pembayaran spp
Mahasiswa
PA
Kajur
Dekan
Fakultas
BAAKPSI
Mulai
1.
2.
Membuat surat
permohonan,
menyiapkan
surat
keterrangan
Menanda
tangani
Surat permohonan
2
Menanda
tangani
Menyetuj
ui
3.
Surat permohon-an
yang telah disetujui,
surat keterangan,
KTM
setuju
Memeriksa
kelengkapan
berkas
T
Lengkap?
Mengirim
data-data
mahasiswa
Y
yang
5
5
Daftar mahasiswa
yang memenuhi
ketentuan cuti
6
Penerbitan SK
rector tentang
mahasiswa
cuti pada
semester
berjalan
SK Rektor
7
SK cuti
Informasi cuti
8
Selesai
Penyampain cuti
ke mahasiswa
bersangkutan
Penyamopai
-an SK cuti
ke fakultas
bagian
akademik
Dekan
BAAKPSI
Keuangan/
BANK
Mulai
1 1
Membuat surat
permohonan,
menyiapkan
KTM, SK Cuti
Surat permohonan
Menyetujui
Menyetujui
Menanda
tangani
3
3
Surat permohon-an
yang telah disetujui,
KTM, SK Cuti
Melapor/mend
aftarkan diri ke
BAAKPSI
4
Memeriksa
berkas
Lengkap?
1
6
6
Membayar
SPP
Slip
Pembayaran
SPP
Mengisi
formulir , KRS
secara online
melalui SIAT
Selesai
Menanda
tangani
menyetujui
Menanda
tangani
langsung oleh system jika bukan maka dekan akan meng-approve sendiri.
Mahasiswa menyiapkan KTM dan SK Cuti
Melapor/mendaftarkan diri ke BAAKPSI
BAAKPSI akan mengecek dan mengubah status mahasiswa menjadi aktif.
Membayar SPP ke Bank yang telah ditentukan oleh Universitas
Mengisi formulir, KRS melalui siat.
Tujuan
Penjelasan
proses
pengurusan
cuti
akademik
oleh
mahasiswa
- Mahasiswa dapat mengajukan cuti akademik sesuai
prosedur yang ada
- Peralihan status secara resmi (tidak dikatakan
mahasiswa non aktif)
Prosedur pengajuan cuti akademik oleh Universitas Negeri
Ukuran Keberhasilan
Ruang Lingkup
Pihak yang Terlibat
Acuan
Penaggung Jawab Utama
Dokumen yang Digunakan
Gorontalo
- Mahasiswa
- Ketua Jurusan
- Pembimbing Akademik
- Dekan
- Fakultas bagian akademik
- BAAKPSI Bagian Kemahasiswaan
- BANK
Bagan Alir Dokumen yang ada di Fakultas
Rektor UNG
- KTM, SK Rektor/Cuti
- Data permohonan cuti
- Informasi cuti
- Data permohonan aktif
- Slip Pembayaran SPP
Mahasiswa
PA
Kajur
Dekan
Fakultas
BAAKPSI
Start
1
1
Membuka SIAT
dan membuat
permohonan
cuti
Data
permohonan cuti
2
Approval
2
Approval
3
Approval
sistem
Approval
langsung
setuju
Y
4
Membuka
daftar
pengajuan cuti
yang telah
disetujui
5
5
Penerbitan SK
rector tentang
mahasiswa cuti
pada semester
berjalan
SK Rektor
6
Penyamopai
-an SK cuti
ke fakultas
bagian
akademik
SK cuti
Informasi cuti
7
Penyampain
cuti ke
mahasiswa
bersangkutan
Selesai
N
o
Mahasiswa
PA
Kajur
Dekan
BAAKPSI
Mulai
1
Membuka
sistem citu
akademik dan
membuat
permohohanan
aktif kembali
Data
permohonan
aktif kembali
Approval
Approval
Approval
sistem
Menyiapkan
KTM Dan SK
cuti
Approval
langsung
KTM, SK Cuti
5
5
6
Melapor/mend
aftarkan diri ke
BAAKPSI
6
Mengecek dan
mengubah
status menjadi
aktif
BANK
1
7
7
Membayar
SPP
8
Mengisi
formulir , KRS
secara online
melalui SIAT
Selesai
c. Pengembangan Sistem
Pemodelan Proses (DFD)
Diagram Konteks
Slip
Pembayaran
SPP
Diagram Berjenjang
DFD Level 0
Desain Interface
Tampilan Form Utama
3.2 Pembahasan
Sistem cuti akademik dan aktif kembali setelah cuti akademik yang diusulkan ini
akan mempermudah mahasiswa yang ingin membuat permohonan cuti maupun aktif
kembali setelah cuti. System ini akan membuat mahasiswa lebih memilih mendapatkan
status cuti ketimbang status non aktif karena proses pengajuannya sangatlah mudah dan
cepat. Hal ini dapat menjawab masalah tentang batas waktu yang diberikan untuk
pengajuan cuti dan aktif kembali.
Keuntungan yang didapat dari system ini yaitu dari sisi mahasiswa dapat
mempermudah dalam pengurusan pengajuan cuti maupun aktif kembali setelah cuti
akademik yang membuat mahasiswa tidak mendapatkan status non aktif. Dari sisi
Universitas dapat mengurangi bahkan menghilangkan jumlah mahasiswa yang lebih
memilih status non aktif ketimbang cuti
BAB IV
KESIMPULAN
Setelah melakukan penelitian hingga pada tahap pengembangan saya mengambil
kesimpulan, manusia pada zaman sekarang ini membutuhkan sesuatu yang dapat
mempermudah pekerjaannya, hal ini dikarenakan dengan perkembangan technology yang
semakin cepat yang membuat manusia dimanjakan dengan kemudahan pekerjaan yang
diberikan oleh technology tersebut.
Dari permasalahan yang di sebutkan di latar belakang masalah dapat disimpulkan
bahwa mahasiswa lebih memilih sebuah proses yang lebih mudah dan cepat dikerjakan
ketimbang yang mempunyai proses agak lama sehingga dalam kasus mendapatkan status
mahasiswa lebih memilih status non aktif ketimbang cuti karena proses pengajuan yang
dianggap panjang.
Untuk menemukan masalah yang ada di system cuti akademik dan aktif kembali
setelah cuti akademik maka kita harus memahami prosedur system yang telah ada dan
menganalisis prosedur tersebut untuk mendapatkan masalah yang kemudian dibuatkan
solusi untuk masalah tersebut.
Dari hasil yang didapatkan dalam rekayasa proses bisnis kita harus benar-benar
mengetahui system lama secara detail untuk dapat merekayasanya hal ini tak terlepas dari
analisis masalah yang terjadi sehingga kita dapat mengetahui proses mana yang harus
direkayasa untuk mengatasi masalah yang ada, dan untuk dapat merekayasa sebuah system
kita harus berpedoman pada prinsip-prinsip rekayasa untuk melihat prinsip mana yang
cocok digunakan dalam rekayasa proses bisnis yang akan kita rekayasa.
Dengan system ini diharapkan segala masalah yang ada dapat teratasi dengan
system yang diusulkan ini. Sesuai dengan pembahasan di atas bahwa dengan system ini
dapat mempermudah mahasiswa dalam pengajuan cuti dan mangurangi status mahasiswa
non aktif.
Daftar Pustaka
Weske, Mathias. 2007. Business Process Management. Berlin Heidelberg:
Springer-Verlag
Hammer, Michael and Champy, James. 1993. Reengineering The Corporation : A
Manifesto For Bussiness Revolution. New York : HarperCollins Publishers.