Anda di halaman 1dari 8

Ackoffs Management Misinformation System

Kasus ini diadaptasi dari sebuah artikel klasik berjudul Management Misinformation System Ini
ditulis oleh Russell L. Ackoff dan muncul di Management Sciences. Dalam artikel itu, Ackoff
mengidentifikasi lima asumsi umum tentang sistem informasi dan kemudian menjelaskan
mengapa ia tidak setuju dengan mereka.

DIBUTUHKAN:
Bacalah lima asumsi, isi, dan penjelasan Ackoff ini. Untuk masing-masing, putuskan apakah Anda setuju
atau tidak setuju dengan Ackoff. Pertahankan pendapat Anda dengan meny iapkan laporan
untuk menjelaskan keyakinan Anda.

ASUMSI 1: MANAJEMEN MEMBUTUHKAN INFORMASI LEBIH LANJUT

Asumsi 1. Sebagian besar sistem informasi manajemen (MIS) dirancang berdasarkan asumsi bahwa
kekurangan kritis di mana sebagian besar manajer beroperasi adalah kurangnya informasi yang relevan.

Pertentangan 1. Saya tidak menyangkal bahwa sebagian besar manajer tidak memiliki banyak informasi
yang seharusnya mereka miliki, tapi saya menyangkal bahwa ini adalah kekurangan informasi yang
paling penting dari yang mereka hadapi. Ini terlihat bahwa mereka lebih menderita karena informasi tidak
relevan yang berlebihan.

Ini bukanlah sebuah permainan kata. Konsekuensi dari perubahan penekanan dari MIS dari penyediaan
informasi yang relevan untuk menghilangkan informasi yang tidak relevan adalah besar. Jika salah satu
sibuk dengan memasok informasi yang relevan, perhatian hampir secara eksklusif diberikan kepada
generasi, penyimpanan, dan pengambilan informasi; karenanya, penekanan ditempatkan pada
membangun bank data, coding, indexing, memperbarui file, menggunakan bahasa akses, dan
sebagainya. Ideal yang muncul dari orientasi ini adalah pool of data yang tak terbatas dimana manajer
dapat memperoleh informasi apapun yang mereka inginkan. Namun, jika seseorang melihat masalah
informasi manajer yang utama, tetapi tidak eksklusif, sebagai salah satu yang muncul dari informasi tidak
relevan yang berlebihan, yang sebagian besar tidak meminta, maka dua fungsi yang paling penting dari
sebuah sistem informasi menjadi filtrasi (atau evaluasi) dan kondensasi. Literatur tentang MIS jarang
mengacu pada fungsi-fungsi ini, apalagi mempertimbangkan bagaimana membawa mereka keluar.

Pengalaman saya menunjukkan bahwa sebagian besar manajer menerima lebih banyak data (jika bukan
informasi) dari yang mereka mungkin dapat menyerap bahkan jika mereka menghabiskan seluruh waktu
untuk melakukannya. Oleh karena itu mereka sudah menderita akibat informasi yang berlebihan. Mereka
harus menghabiskan banyak waktu untuk memisahkan dokumen yang relevan. Sebagai contoh, saya
telah menemukan bahwa saya menerima rata-rata 43 jam bahan bacaan yang tidak diinginkan setiap
minggu. Materi yang diminta biasanya setengah lagi jumlah ini.

Saya telah melihat laporan status stock harian yang terdiri dari sekitar 600 halaman cetakan
komputer. Laporan ini beredar setiap hari di meja manajer. Saya juga melihat permintaan untuk belanja
modal utama yang datang dalam ukuran buku, beberapa di antaranya didistribusikan ke manajer setiap
minggu. Hal ini tidak biasa bagi banyak manajer untuk menerima rata-rata satu jurnal sehari atau
lebih. Satu bisa terus menerus.

Kecuali kelebihan informasi ke manajer berkurang, informasi tambahan yang disediakan oleh MIS tidak
dapat diharapkan untuk digunakan secara efektif.

Bahkan dokumen yang relevan memiliki terlalu banyak redundansi. Sebagian besar dokumen dapat
sangat berisi tanpa kehilangan konten. Maksud saya di sini adalah yang terbaik dibuat, mungkin, dengan
menggambarkan secara singkat percobaan dimana saya dan beberapa rekan melakukan riset operasi
(OR) literatur beberapa tahun yang lalu. Dengan menggunakan panel ahli terkenal, kami mengidentifikasi
empat artikel OR bahwa semua anggota panel dianggap "atas rata-rata" dan empat artikel yang
dianggap "bawah rata-rata." Para penulis dari delapan artikel diminta untuk mempersiapkan "obyektif"
pemeriksaan (durasi 30 menit) ditambah jawaban untuk mahasiswa pascasarjana yang akan ditugaskan
untuk membaca artikel. (Penulis tidak diberitahu tentang percobaan.) Kemudian beberapa penulis
berpengalaman diminta untuk mengurangi setiap artikel untuk dua pertiga dan sepertiga dari panjang
aslinya hanya dengan menghilangkan kata-kata. Mereka juga menyiapkan abstrak singkat setiap
artikel. Mereka yang melakukan kondensasi tidak melihat pemeriksaan untuk diberikan kepada siswa.

Sekelompok mahasiswa pascasarjana yang sebelumnya tidak membaca artikel kemudian dipilih. Masingmasing diberi empat artikel yang dipilih secara acak, yang masing-masing berada di salah satu dari
empat versi yang: 100 persen, 67 persen, 33 persen, atau abstrak. Setiap versi setiap artikel dibacakan
oleh dua mahasiswa. Semua diberi ujian yang sama. Skor rata-rata pada ujian dibandingkan.

Untuk artikel diatas rata-rata tidak ada perbedaan yang signifikan antara skor tes rata-rata untuk 100
persen, 67 persen, dan 33 persen versi, tapi ada penurunan yang signifikan dalam uji skor rata-rata untuk
orang-orang yang telah membaca hanya abstrak. Untuk artikel di bawah rata-rata tidak ada perbedaan
dalam uji rata skor antara mereka yang telah membaca 100 persen, 67 persen, dan 33 persen versi, tapi
ada peningkatan yang signifikan dalam nilai ujian rata-rata mereka yang telah membaca hanya abstrak.

Sampel yang digunakan adalah jelas terlalu kecil untuk kesimpulan umum, tetapi hasilnya sangat
menunjukkan sejauh mana menulis yang baik dapat terkondensasi tanpa kehilangan informasi. Saya
menahan diri dari menggambar kesimpulan yang jelas tentang menulis yang buruk.

Tampak jelas bahwa kondensasi serta filtrasi, dilakukan secara mekanis atau sebaliknya, harus menjadi
bagian penting dari MIS, dan bahwa sistem tersebut harus mampu menangani banyak, jika tidak semua,
dari yang tidak diminta serta informasi yang diminta bahwa Manajer menerima.

ASUMSI 2: MANAJER MEMBUTUHKAN INFORMASI MEREKA INGINKAN

Asumsi 2. Sebagian besar perancang MIS "menentukan" informasi apa yang dibutuhkan dengan
meminta manajer informasi apa yang mereka ingin memiliki. Hal ini didasarkan pada asumsi bahwa
manajer mengetahui informasi apa yang mereka butuhkan dan inginkan.

Pertengkaran 2. Bagi seorang manajer untuk mengetahui informasi apa yang dia butuhkan, dia harus
menyadari setiap jenis keputusan yang harus (juga yang dikerjakan) buat dan ia harus memiliki model
yang memadai masing-masing. Kondisi ini jarang puas.

Kebanyakan manajer memiliki beberapa konsepsi setidaknya beberapa jenis keputusan yang mereka
harus buat. Konsepsi mereka, bagaimanapun, cenderung kurang dalam cara yang sangat kritis, cara
yang mengikuti prinsip penting dari ekonomi ilmiah: Semakin sedikit kita memahami fenomena, semakin
variabel kita perlu menjelaskannya. Oleh karena itu manajer yang tidak memahami fenomena mereka
kontrol dengan bermain aman dan sehubungan dengan informasi, ingin segalanya. Perancang MIS,
yang memiliki pemahaman dari fenomena yang relevan kurang dari manajer, mencoba menyediakan
melebihi dari semuanya. Dengan demikian perancang MIS meningkatkan apa yang sudah menjadi
informasi tidak relevan yang berlebihan.

Misalnya, peneliti pasar di sebuah perusahaan minyak utama pernah bertanya kepada manajer
pemasaran mengenai variable apa yang mereka pikir relevan dalam memperkirakan volume penjualan
stasiun layanan di masa depan. Hampir 70 variabel yang diidentifikasi. Para peneliti pasar kemudian
menambahkan jumlah variable sekitar setengah lagi dan melakukan analisis regresi linier berganda yang
besar dari penjualan stasiun yang ada terhadap variabel tersebut dan menemukan sekitar 35 menjadi
signifikan secara statistik. Persamaan peramalan didasarkan pada analisis ini. Sebuah tim OR kemudian
dibangun model berdasarkan hanya satu dari variabel-variabel ini, arus lalu lintas, yang memperkirakan
penjualan lebih baik dari persamaan regresi variable-35. Tim kemudian menjelaskan penjualan di stasiun
layanan dalam hal persepsi pelanggan dari jumlah waktu yang hilang dengan menghentikan
layanan. Relevansi semua tetapi beberapa variabel yang digunakan oleh peneliti pasar dapat dijelaskan
oleh efek mereka pada persepsi seperti itu.

Moral sederhana: Seseorang tidak dapat menentukan informasi apa yang diperlukan untuk pengambilan
keputusan sampai model penjelasan dari proses pengambilan keputusan dan sistem yang terlibat telah
dibangun dan diuji. Sistem informasi adalah subsistem dari sistem kontrol. Mereka tidak dapat dirancang
secara memadai tanpa mengambil kontrol ke rekening. Selanjutnya, apa pun analisis regresi dapat
menghasilkan, mereka tidak bisa menghasilkan pemahaman dan penjelasan tentang fenomena. Mereka
menggambarkan dan, memprediksi terbaik.

ASUMSI 3: MEMBERIKAN MANAJER INFORMASI YANG MEREKA BUTUHKAN MENINGKATKAN


PENGAMBILAN KEPUTUSAN MEREKA

Asumsi 3. Hal ini sering diasumsikan bahwa jika manajer disediakan dengan informasi yang mereka
butuhkan, mereka kemudian akan memiliki masalah dalam menggunakannya secara efektif.

Pertentangan 3. Penelitian operasi (area pelajaran akademis yang berurusan dengan penerapan model
matematika dan teknik untuk keputusan bisnis) berdiri untuk sebaliknya.

Memberikan sebagian besar manajer sebuah tablo awal dari matematika pemrograman "nyata",
sequencing, atau masalah jaringan dan melihat seberapa dekat mereka datang ke solusi optimal. Jika
pengalaman dan penilaian mereka memiliki nilai, mereka mungkin tidak buruk, tetapi mereka akan jarang
melakukannya dengan sangat baik. Dalam kebanyakan masalah manajemen ada terlalu banyak
kemungkinan untuk mengharapkan pengalaman, penilaian, atau intuisi untuk memberikan tebakan yang
baik, bahkan dengan informasi yang sempurna.

Selanjutnya, ketika beberapa probabilitas terlibat dalam masalah, pikiran terarah bahkan manajer
memiliki kesulitan dalam menggabungkan mereka dengan cara yang sah. Kita semua tahu banyak
masalah sederhana dalam probabilitas di mana intuisi tak terdidik biasanya tidak sangat buruk (misalnya,
Apa kemungkinan benar bahwa 2 dari 25 orang yang dipilih secara acak akan memiliki hari ulang tahun
mereka pada hari yang sama tahun?). Sebagai contoh, sangat sedikit dari hasil yang diperoleh oleh teori
antrian, saat kedatangan dan layanan yang probabilistik, yang jelas untuk manajer;tidak pula hasil
analisis risiko di mana perkiraan subjektif manajer sendiri probabilitas yang digunakan.

Moral: Hal ini diperlukan untuk menentukan seberapa baik manajer dapat menggunakan informasi yang
dibutuhkan. Ketika, karena kompleksitas dari proses pengambilan keputusan, mereka tidak bisa
menggunakannya dengan baik, mereka harus diberikan dengan baik aturan keputusan atau umpan balik
kinerja sehingga mereka dapat mengidentifikasi dan belajar dari kesalahan mereka.

ASUMSI 4: LEBIH BANYAK KOMUNIKASI BERARTI KINERJA YANG LEBIH BAIK

Asumsi 4. Karakteristik dari sebagian besar MIS adalah bahwa mereka menyediakan manajer informasi
terkini yang lebih baik tentang apa yang manajer lain dan departemen mereka lakukan. Mendasari
ketentuan ini adalah keyakinan bahwa komunikasi yang lebih baik antar departemen memungkinkan
manajer untuk mengkoordinasikan keputusan mereka lebih efektif dan karenanya meningkatkan kinerja
keseluruhan organisasi.

Pertentangan 4. Tidak hanya ini tidak selalu begitu, tetapi jarang begitu. Seseorang tidak akan
mengharapkan dua perusahaan bersaing untuk menjadi lebih kooperatif karena masing-masing informasi
peroleh tentang lainnya ditingkatkan.

Sebagai contoh, perhatikan versi yang disederhanakan berikut ini dari situasi yang saya pernah
alami. Penyederhanaan kasus tidak mempengaruhi karakteristik esensialnya. Sebuah department store
memiliki dua "baris" operasi: pembelian dan penjualan. Setiap fungsi dilakukan oleh departemen
terpisah. Departemen Pembelian terutama mengontrol satu variabel: berapa banyak setiap item
dibeli. Departemen Merchandising mengontrol harga dijual. Biasanya, ukuran kinerja yang diterapkan
Departemen Pembelian adalah tingkat perputaran persediaan. Ukuran yang diterapkan Departemen
Merchandising adalah penjualan kotor; departemen ini berusaha untuk memaksimalkan jumlah item yang
terjual dikali harga mereka.

Sekarang dengan memeriksa satu item, mari kita perhatikan apa yang terjadi dalam sistem ini. Manajer
merchandising, menggunakan pengetahuannya tentang kompetisi dan konsumsi, menetapkan harga
yang ia nilai akan memaksimalkan penjualan kotor. Dalam melakukannya, ia menggunakan kurva hargapermintaan untuk setiap jenis item. Untuk setiap harga kurva menunjukkan penjualan yang diharapkan
dan nilai-nilai di confidence band atas dan bawah (lihat Gambar 1). Ketika menginstruksikan Departemen
Pembelian tentang berapa item tersedia, manajer merchandise secara alamiah menggunakan nilai pada
kurva kepercayaan atas. Ini meminimalkan kemungkinan larinya pendek, yang, jika terjadi, akan merusak
penampilannya. Hal ini juga memaksimalkan kemungkinan overstock, tapi ini bukan urusannya, hanya
manajer pembelian. Oleh karena itu, manajer merchandise awalnya memilih harga P 1 dan meminta agar
jumlah Q 1 disediakan oleh Departemen Purchasing.

Dalam perusahaan ini manajer pembelian juga memiliki akses ke kurva harga-demand. Dia tahu bahwa
manajer merchandise selalu memesan secara optimis. Oleh karena itu, dengan menggunakan kurva
yang sama, ia membaca lebih dari Q 1 ke batas atas dan bawah untuk nilai yang diharapkan, dari mana
ia memperoleh Q 2, kuantitas yang benar-benar dimaksudkan tersedia. Manajer pembelian tidak berniat
untuk membayar optimisme manajer merchandise. Jika merchandise kehabisan stok, itu bukan dia
khawatir. Sekarang manajer merchandise diberitahu tentang apa yang manajer pembelian yang telah
dilakukan, sehingga ia disesuaikan harga untuk P 2. Manajer pembelian pada gilirannya diberitahu bahwa
manajer merchandise telah membuat penyesuaian ini, jadi dia berencana untuk hanya membuat
Q 3 tersedia. Jika proses ini (dimungkinkan hanya dengan komunikasi yang sempurna antara
departemen) telah diizinkan untuk lanjut, tidak akan ada yang telah dibeli dan tidak aka nada yang
terjual. Hasil ini dihindari dengan melarang komunikasi antara dua departemen dan memaksa masingmasing untuk menebak apa yang lain lakukan.

Saya telah menggambarkan situasi untuk membuat titik jelas: Ketika unit organisasi memiliki langkahlangkah kinerja yang tidak pantas yang menempatkan mereka dalam konflik satu sama lain, seperti yang
sering terjadi, komunikasi antara mereka bisa merusak kinerja organisasi, tidak membantu. Struktur
organisasi dan pengukuran kinerja harus diperhitungkan sebelum membuka pintu dan memungkinkan
aliran bebas informasi antara bagian organisasi.

ASUMSI 5 : MANAJER HANYA PERLU MEMAHAMI CARA PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI


Asumsi 5. Seorang manajer tidak harus memahami bagaimana sistem informasi bekerja, hanya
bagaimana menggunakannya.

Pertarungan 5. Manajer harus memahami MIS mereka atau mereka cacat dan tidak dapat benar
beroperasi dan mengendalikan perusahaan. Kebanyakan desainer MIS berusaha untuk membuat sistem
mereka tidak berbahaya dan mudah digunakan manajer, agar manajer tidak takut. Para desainer
mencoba untuk menyediakan manajer dengan akses yang sangat mudah ke sistem dan meyakinkan
mereka bahwa mereka tidak perlu tahu tentang hal itu. Para desainer biasanya berhasil membuat
manajer bodoh dalam hal ini. Ini membuat manajer tidak dapat mengevaluasi MIS secara
keseluruhan. Hal ini sering membuat mereka takut untuk bahkan mencoba melakukannya, supaya
mereka menampilkan ketidaktahuan mereka secara terbuka.Dalam kegagalan mengevaluasi MIS,
manajer mendelegasikan banyak kendali organisasi untuk desainer sistem dan operator-yang mungkin
memiliki banyak kebajikan, tetapi kompetensi manajerial jarang ada di antara mereka.

Biarkan saya mengutip kasus. Seorang ketua dewan dari perusahaan menengah meminta bantuan pada
masalah berikut. Salah satu divisi yang lebih besar (desentralisasi) telah memasang pengendalian
persediaan produksi dan sistem informasi manajer manufaktur terkomputerisasi sekitar setahun
sebelumnya. Hal ini memerlukan peralatan bernilai sekitar $ 2 juta untuk melakukannya. Ketua dewan
baru saja menerima permintaan dari divisi untuk izin mengganti peralatan asli dengan yang peralatan
baru seharga beberapa kali dari aslinya. Sebuah "pembenaran" yang luas untuk melakukan hal diberikan
dengan permintaan. Ketua ingin tahu apakah permintaan itu dibenarkan. Dia mengakui untuk
menyelesaikan ketidakmampuan dalam hubungan ini.

Pertemuan diatur di divisi, di mana saya menjadi sasaran briefing yang diperpanjang dan rinci. Sistem itu
besar tapi relatif sederhana. Pusatnya adalah titik pemesanan ulang untuk setiap item dan tingkat stok
maksimum yang diperbolehkan. Jumlah pemesanan ulang butuh waktu maksimum ke rekening.
Komputer terus melacak stok, memerintahkan item jika diperlukan, dan menghasilkan banyak laporan di
kedua pihak dari sistem itu dikendalikan dan "tindakan sendiri.

Ketika briefing selesai, saya ditanya apakah saya punya pertanyaan. Saya punya. Pertama saya
bertanya apakah, ketika sistem telah dipasang, ada banyak bagian yang level stok melebihi jumlah
maksimum yang mungkin dibawah system baru. Saya diberitahu ada banyak. Saya meminta daftar
sekitar 30 dan untuk beberapa kertas grafik. Keduanya disediakan. Dengan bantuan desainer sistem dan
volume laporan harian tua saya mulai merencanakan tingkat persediaan item terdaftar pertama dari
waktu ke waktu. Ketika item ini mencapai tingkat persediaan maksimum "diijinkan", itu telah diatur
kembali. Sistem desainer terkejut dan mengatakan bahwa saya telah menemukan salah satu dari
beberapa kesalahan yang dilakukan oleh sistem dengan "keberuntungan". Perencanaan terus
menunjukkan bahwa karena pemesanan ulang item yang berulang tidak pernah dibawah level stok
maksimum yang diijinkan. Jelas, program ini membingungkan tingkat persediaan maksimum dan titik
pemesanan ulang. Ini ternyata menjadi kasus dalam lebih dari setengah dari item pada daftar.

Berikutnya saya bertanya apakah mereka memiliki banyak bagian dipasangkan, sesuatu yang hanya
digunakan oleh lainnya, misalnya, mur dan baut cocok. Mereka memiliki banyak. Sebuah daftar
dihasilkan dan kami mulai memeriksa penarikan hari sebelumnya. Lebih dari setengah dari pasangan
memiliki perbedaan dalam jumlah tercatat dengan yang ditarik sangat besar. Tidak ada penjelasan
diberikan.

Sebelum hari itu kelua, ini mungkin menunjukkan beberapa perhitungan cepat dan kotor bahwa sistem
komputerisasi yang baru membebankan perusahaan hampir $ 150.000 per bulan melebihi sistem tangan
yang telah diganti, sebagian besar ini dalam persediaan berlebih.
Rekomendasi adalah bahwa sistem akan didesain ulang secepat mungkin dan bahwa peralatan baru
tidak diizinkan untuk saat ini.Pertanyaan yang diajukan dari sistem telah yang jelas dan sederhana.
Manajer harus mampu meminta mereka, tetapi-dan ini yang dimaksud-mereka merasa tidak kompeten
untuk melakukannya. Mereka tidak akan membiarkan sistem operasi-tangan untuk menjauh di luar
kendali mereka.

Tidak ada MIS yang harus dipasang kecuali manajer yang ditujukan dilatih untuk mengevaluasi dan juga
mengendalikannya bukan dikendalikan olehnya.

Sumber: Dicetak ulang dengan izin dari Russell L. Ackoff, "Manajemen Informasi yang salah Systems," Manajemen Ilmu 14, tidak
ada. 4 (Desember 1967). Institut Ilmu Manajemen, 290 Westminster Street, Providence, RI 02903.