INTEGRANTES:
L.I. ROSALINDA AVENDAO LPEZ
L.A.E. JORGE MILONAS ORTIZ
L.A.E. RAFAEL DIAZ DE LEON CERVANTES
L.E. EFRAIN ALEJANDRO HEREDIA MEZA
L.A.E. ALEJANDRO GONZALEZ DE LUNA
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2002
DE:
82
CONTENIDO
INTRODUCCIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
JUSTIFICACIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
ANTECEDENTES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
MISIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
VISIN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
VALORES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
FILOSOFA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
DIAGRAMA GENERAL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10
PROGRAMA
TRABAJO. . . . . . . . . . . . . . . . . .
11
ACCIONES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
12
PLANEACIN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
15
INSTRUMENTACIN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
17
EXAMEN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
60
INFORME . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
72
CONCLUSIONES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
79
ANEXOS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
80
CARTA CONVENIO. . . . . . . . . . . . . . . . . .
81
83
ELABOR:
DE
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
. . . .
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82
INTRODUCCION
La econom a mexicana esta integrada en un 90% por micro y pequeas
empresas, las cuales necesitan de apoyo y asesor a que les permita adaptarse
a los cam bios y les ayude a crecer en benef icio de la sociedad a la que sir ven y
los trabajadores que f orman parte de est as empresas.
Es por ello que en este trabajo se realiza un anlisis de una m icro empresa
denom inada Farmacia San Car los en donde se pr etende identif icar problem as
en su adm inistracin as como ident if icar sus reas de oportunidad que le
permitan mejorar en todas sus actividades.
El presente estudio tiene un alcance de toda la empresa ya que se considera
que para un mejor resultado es pref erible abarcar a toda la organizacin y no
solo a una rea en particular.
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J US TI FI C AC I ON
Se realiza este estudio para que el propietar io de la empr esa Farmacia San
Carlos pueda ident if icar sus reas de mejora y elim inar los problemas mas
f uertes dentro de su organizacin, y con ello of recer un mejor servicio a sus
clientes y una f uente de trabajo estable para sus empleados.
Este trabajo surge por la necesidad de implementar un est udio administrat ivo
que le perm ita a la direccin de la empr esa Farmacia San Carlos, aplicar los
conceptos y pr incipios bsicos del proceso administrat ivo en sus act ividades
diar ias, lo cual le permitir contar con un mejor desempeo organizacional, que
le f acilite el logro de sus objetivos.
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ANTECEDENTES
En el ao de 1957, dos hermanos con hambre de triunfo logran conseguir un crdito con el cual
comienzan una farmacia que lleva como nombre SAN CARLOS con el fin de dar un servicio a
la comunidad y con el tiempo lograr a ser una de las mejores farmacias de la ciudad.
En el ao de 1960 logran una gran alianza con Kimberlin de Mxico S.A. de C. V. con lo cual
lanzan al mercado una lnea muy extensa de paales y productos desechables convirtindose
esta farmacia en el nico distribuidor de la zona.
En 1965 logra un importante contrato con los laboratorios CDROSA, S.A. de C. V. con la cual
introducen todo tipo de aceites, qumicos y la famosa Henna, con la cual se facilita el acceso al
mercado de mayoreo y menudeo en toda la zona del bajo.
Para 1975 logra una alianza con la lnea Palmolive S.A. de C. V. para ser uno de los pioneros
en manejar estos productos, obteniendo un gran xito entre los consumidores, los cuales la
hicieron crecer a tal grado de necesitar dos bodegas para poder almacenar todos sus
productos.
Para 1980 era tal su xito que surgi una sucursal con el nombre de Farmacia Laurel, la cual no
tuvo el mismo xito en la venta de mayoreo pero lo logro con la venta de medicamentos.
Ya en el ao de 1982 surge otro negocio ms, denominado Comercializadora San Carlos S.A.
de C. V., a donde se canalizaron todos los pedidos de mayoreo, teniendo un gran apoyo y un
gran xito pues se descentraliz un poco el exceso de trabajo el cual resultaba abrumador.
De esta manera se mantiene por mas de 10 aos y para el ao de 1995 despus de varios
problemas financieros y administrativos as como conflictos en la toma de decisiones, derivan
de un inminente cierre al traspaso de la empresa.
Ya en el ao de 1997 contando con una nueva administracin y con objetivos nuevos e ideas
frescas empieza una reestructuracin, la cual dura 3 aos, lapso en el cual se logr equilibrar y
sanear las finanzas de la empresa.
Al trmino de este tiempo ya para el 2001 se decide ampliar el giro de trabajo llegando a
convertirse en una farmacia con venta de abarrotes y cerveza, con lo cual se ha logrado
recuperar una gran parte del prestigio que tuvo un da.
Es en esta etapa cuando se diversifican las actividades de la empresa con la introduccin de
nuevos artculos, los cuales han contribuido en gran medida a la recuperacin de clientes,
proveedores y utilidades para la empresa.
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MISION
Colaborar para el bienestar de la sociedad a travs de un servicio competitivo que permita
satisfacer las necesidades cambiantes de todos nuestros clientes, logrando con ello la salud y
satisfaccin de sus necesidades primordiales, mediante la adquisicin de productos calificados
y de excelente calidad, en conjunto con todos nuestros colaboradores.
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VISION
Llegar a ser la mejor empresa en el ramo farmacutico y productos de primera necesidad en
toda la regin.
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V AL O R E S
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Responsabilidad
Servicio
Honestidad
Rapidez
Amabilidad
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FILOSOFA
Procurar la satisfaccin de la sociedad mediante la venta de productos farmacuticos y de
primera necesidad de gran calidad a precios accesibles, dando como valor agregado la rapidez
y amabilidad en el servicio.
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O RG AN I G R AM A
GERENTE GENERAL
SUB GERENTE
CONTADOR
EMPLEADO 1
TURNO MAT.
ELABOR:
EMPLEADO 2
TURENO VESP.
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Programa de Trabajo
Auditoria
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11
Inicio
19
08
05
Terminacin
Suspensin
23
08
05
Cancelacin
Reinicio
27
08
05
Terminacin
82
23
08
05
04
09
05
Concentrado General
Responsable:
No.
Actividad
Responsable Especfico
19
1.0
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
2.0
3.0
4.0
5.0
6.0
20
Agosto
21
22
27
28
29
Septiembre
2
3
4
Grupo Auditor
Grupo Auditor
Grupo Auditor
Grupo Auditor
Grupo Auditor
Grupo Auditor
Grupo Auditor
Grupo Auditor
Grupo Auditor
Grupo Auditor
Farmacia San Carlos
Observaciones:
El da 22 se suspender la auditoria por reuniones de trabajo con el grupo auditor, reiniciando el da 28 de Agosto del ao en curso.
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ACCIONES
Partiendo de la necesidad de realizar una auditoria administrativa integral a una organizacin,
nos dimos a la tarea de establecer varias opciones, posteriormente se visit cada una de las
organizaciones elegidas.
Dado que algunas empresas no tuvieron el inters en el proyecto y la disponibilidad de datos se
redujo las posibilidades a tres opciones, de las cuales se valu a priori la mas conveniente en
base a la facilidades de acceso a la informacin y posibilidades de aplicar mejoras
administrativas. Como resultado se eligi a la Farmacia San Carlos.
Se le inform a la gerencia con un poco ms de detalle en que consista el proyecto,
comentndole a la Lic. Lucia Landn Ruiz Esparza, gerente general del negocio, que con esta
auditoria se pretenda llevar acabo un examen integral en la organizacin para detectar
oportunidades de mejora.
Necesariamente se le inform la metodologa a aplicar desglosndole de manera general los
puntos a desarrollar los cuales fueron los siguientes:
Planeacin
Instrumentacin
Examen
Informe
Seguimiento
Estando de acuerdo con la metodologa se agregaron los factores a auditar, organizados por
etapas y funciones apegados al proceso administrativo, sealando que los parmetros o
indicadores se dividan en dos tipos: cualitativos y cuantitativos.
Quedando definidos de la siguiente manera:
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Proceso administrativo
ETAPA: PLANEACIN.
Propsito estratgico: Definicin del marco de actuacin de la organizacin.
Visin
Objetivos
Estrategias / Tcticas
ETAPA: ORGANIZACIN.
Propsito estratgico: Disear e instrumenta la infraestructura para el funcionamiento de la
organizacin.
Estructura organizacional
ETAPA: DIRECCIN.
Propsito estratgico: Tomar las decisiones pertinentes para normar la gestin de la
organizacin.
Liderazgo
Comunicacin
Motivacin
Toma de decisiones
ETAPA: CONTROL.
Propsito estratgico: Medicin del progreso de las acciones en funcin del desempeo.
Naturaleza
Niveles
Procesos
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P L AN E AC I O N
Inmediat amente se revisarn las f uentes de inf ormacin internas y exter nas,
para empezar a realizar la investigacin preliminar, la cual permiti def inir el
proyecto de auditor a, la cual tuvo como base la propuesta tcnica y el
programa de trabajo.
La propuesta tcnica quedo estructurada de la siguiente f orma :
Naturaleza :
Auditoria Adm inistrativa.
Alcance :
La empresa en su totalidad.
Antecedentes:
Formalmente no existen.
Objetivos:
1. Brindar a la empr esa los elementos necesarios para mejorar su
f uncionam iento.
2. Establecer una dinmica de trabajo para mejorar el desempeo
organizacional.
3. Satisf acer ef icazmente las necesidades de sus clientes.
4. Llevar a cabo las acciones pertinentes para reposicionar a la empresa
en el mercado.
Estrategia:
Promover un acercamiento con todas las reas de la empresa,
para lograr estimular el trabajo, mejorar el clima organizacional
y el empleo racional de los recursos.
Justif icacin:
Detectar las def iciencias que se pudieran dar en el manejo
administrat ivo de la empresa, as como reposicionar a la
empresa en el segmento de mercado en la cual participa.
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Acciones :
5.
6.
7.
8.
ejecucin.
metodolgica.
cada f uncin del
implem entacin y
Recursos :
Integracin del equipo de auditor a y def inicin
requerimientos materiales y tecnolgicos necesar ios.
de
los
Costo :
Sin costo.
Resultados Esperados :
10.
11.
12.
13.
material
normat ivo,
ELABOR:
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I NS TR UM EN T AC I N
En esta etapa de la auditoria, se seleccionan y aplican tcnicas que permiten recopilar la
informacin que nos va a ser til y nos va a servir de evidencia durante la realizacin de la
auditoria.
Para recabar la informacin, se emplearon las siguientes tcnicas:
Investigacin documental
Observacin directa
Cuestionarios
Cdulas
La documentacin que se solicit fue:
Normativa:
Acta Constitutiva
Reglamentacin especfica
Oficios y circulares
Administrativa:
Organigramas
Manuales administrativos
Plantilla de Personal
Estudios de Mejoramiento
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CUESTIONARIO
Nombre:
Puesto: GERENTE
1. En quin recae la responsabilidad de la planeacin en la organizacin?
a ) Gerente General
b ) Subgerente
c ) Contador
d ) No sabe
2. Las funciones que realiza en la organizacin son de tipo:
a) Estratgico?
b) Tctico?
c) Tcnico?
3. El tipo de puesto en el cual se desempea es:
a) De lnea?
b) De staff?
4.
ELABOR:
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a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
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20
rea?
Funcin?
Programa?
Subprograma?
Proyecto?
Actividad?
Otros...Incluya relacin.
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e) Habitualmente
22. Cmo se precisan las necesidades de clientes, proveedores, grupos de afiliacin, etc.,
para redactar los objetivos
a) Entrevistas
b) Encuestas
c) Buzn de sugerencias
d) Buzn de quejas
e) Otros...Especifique:
23. Quin define los objetivos?
a) Gerente
b) Subgerente
c) Contador
d) Empleado Turno Matutino
e) Empleado Turno Vespertino
24. A qu plazos se definen los objetivos?
a) Largo plazo
b) Mediano plazo
c) Corto plazo
25. Estn definidas unidades de medida para precisar el logro de los objetivos?
a) Si
b) No
NOTA : SI SU RESPUESTA ES NO PASE A LA PREGUNTA 27
26. Cules unidades de medida? Indquelas por favor.
27. Cmo se evala el logro de los objetivos? Indique por favor.
28. A cargo de quin est la evaluacin de los objetivos?
a) Gerente General
b) Subgerente
c) Contador
d) Empleado Turno Matutino
e) Empleado Turno Vespertino
f) Otros...Especifique:
29. Los resultados de la evaluacin son transmitidos a toda la organizacin?
a) Si
b) No
NOTA : SI SU RESPUESTA ES NO PASE A LA PREGUNTA 31
ELABOR:
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b) Funcionales
d) Diversificacin de trabajo
b)Procedimientos
d) Ventas
f) Calidad
h) Otros...Especifique:
49. Quin dicta las pautas o lineamientos para encauzar a la organizacin al cumplimiento de
su objetivo?
a) Gerente General
b) Subgerente
c) Contador
d) Empleado Turno Matutino
e) Empleado Turno Vespertino
f) No sabe
50. La orientacin al logro del objetivo es coincidente con:
ELABOR:
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a)
b)
c)
d)
e)
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25
DE:
La visin?
La misin?
Los objetivos?
Las polticas?
Las estrategias?
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59. Existe congruencia entre los estndares fijados en la fase de planeacin y el ejercicio de
control?
a) Si
b) No
60. Es coincidente el ejercicio de control con los niveles de planeacin?
a) Nunca
b) Casi nunca
c) A veces
d) Con frecuencia
e) Siempre
61. Los plazos fijados en la planeacin permiten un control
a) Inexistente
b) Inadecuado
c) Efectivo
d) Bueno
e) Muy efectivo
ELABOR:
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a) Si...Incluya copia
b) No
20. Se parte de la experiencia obtenida para definirlos?
a) Si
b) No
21. Se toman en cuenta las condiciones del entorno para su determinacin?
a) Nunca
b) Casi nunca
c) A veces
d) Con frecuencia
e) Habitualmente
22. Cmo se precisan las necesidades de clientes, proveedores, grupos de filiacin, etc., para
redactar los objetivos
a) Entrevistas
b) Encuestas
c) Buzn de sugerencias
d) Buzn de quejas
e) otros...Especifique:
23. Quin define los objetivos?
a) Gerente
b) Subgerente
c) Contador
d) Empleado Turno Matutino
e) Empleado Turno Vespertino
24. A qu plazos se definen los objetivos?
a) Largo plazo
b) Mediano plazo
c) Corto plazo
25. Estn definidas unidades de medida para precisar el logro de los objetivos?
a) Si
b) No
NOTA : SI SU RESPUESTA ES NO PASE A LA PREGUNTA 27
26. Cules unidades de medida? Indquelas por favor.
27. Cmo se evala el logro de los objetivos? Indique por favor.
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DE:
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c)
d)
e)
f)
g)
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DE:
Auditorias de mercado?
El anlisis de operaciones?
La revisin de los sistemas de informacin?
La evaluacin de los recursos tecnolgicos?
Otro...Especifique:
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b) Funcionales
d) iversificacin de trabajo
b) Procedimientos
d) Ventas
f) Calidad
h) Otros...Especifique:
49. Quin dicta las pautas o lineamientos para encauzar a la organizacin al cumplimiento de
su objetivo?
ELABOR:
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AUTORIZ:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
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34
DE:
Gerente General
Subgerente
Contador
Empleado Turno Matutino
Empleado Turno Vespertino
No sabe
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DE:
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e) Otro...Especifique:
55. La tecnologa de informacin existente permite una interaccin efectiva con:
a) Clientes
b) Proveedores
c) Autoridades
d) Grupos de Afiliacin
e) Ninguno
f) Otros...Especifique
56. Como se efecta el proceso de toma de decisiones? Descrbalo brevemente
57. El proceso de Toma de Decisiones es congruente con los requerimientos de la empresa en
cuanto a :
a) Efectividad
b) Consistencia
c) Velocidad de respuesta
d) Calidad
e) Otros...Especifique:
58. El control parte de un marco de actuacin establecido en funcin de:
a) Las pautas dictadas por el rgano de gobierno?
b) La experiencia obtenida con el tiempo?
c) Los proveedores?
d) Los clientes?
e) Las condiciones del mercado?
f) Tipo de producto o servicio?
g) Planes estratgicos?
h) Otros...Especifique:
59. Existe congruencia entre los estndares fijados en la fase de planeacin y el ejercicio de
control?
a) Si
b) No
60. Es coincidente el ejercicio de control con los niveles de planeacin?
a) Nunca
b) Casi nunca
c) A veces
d) Con frecuencia
e) Siempre
61. Los plazos fijados en la planeacin permiten un control
a) Inexistente
b) Inadecuado
c) Efectivo
d) Bueno
e) Muy efectivo
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ELABOR:
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DE:
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CUESTIONARIO
Nombre:
Puesto: CONTADO R
1. En quin recae la responsabilidad de la planeacin en la organizacin?
a) Gerente General
b) Subgerente
c) Contador
d) No sabe
2. Las funciones que realiza en la organizacin son de tipo:
a) Estratgico?
b) Tctico?
c) Tcnico?
3. El tipo de puesto en el cual se desempea es
a) De lnea?
b) De staff?
4.
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Auditoria Administrativa
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22 de Agosto de 2005
38
DE:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
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82
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22 de Agosto de 2005
39
DE:
d) En desacuerdo
e) Totalmente en desacuerdo
15. Estos objetivos son del dominio de toda la empresa?
a) Si
b) No
16. Quin define los objetivos?
a) Gerente
b) Subgerente
c) Contador
d) Empleado Turno Matutino
e) Empleado Turno Vespertino
17. Se evala el logro de los objetivos?
a) Si
b) No
NOTA : SI SU RESPUESTA ES NO, PASE A LA PREGUNTA 22
18. De qu manera se evalan? Indique por favor:
19. A cargo de quin est la evaluacin de los objetivos?
a) Gerente General
b) Subgerente
c) Contador
d) Empleado Turno Matutino
e) Empleado Turno Vespertino
f) Otros...Especifique:
20. Los resultados de la evaluacin son transmitidos a toda la organizacin?
a) Si
b) No
NOTA : SI SU RESPUESTA ES NO PASE A LA PREGUNTA 31
21. Cmo se transmiten?
a) Comunicacin Verbal entre el gerente o subgerente y los empleados
b) Folletos
c) Carteles
d) Va correo electrnico
e) Intranet
f) Oficios, notas, memorando.
g) Otros...Especifique:
ELABOR:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
82
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
40
DE:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
82
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
41
DE:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
82
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
42
DE:
82
ELABOR:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
DE:
43
82
CUESTIONARIO
Nombre:
Puesto: EMPLE ADO TURNO M ATUTI NO
2. En quin recae la responsabilidad de la planeacin en la organizacin?
a) Gerente General
b) Subgerente
c) Contador
d) No sabe
3. Las funciones que realiza en la organizacin son de tipo:
a) Estratgico?
b) Tctico?
c) Tcnico?
4. El tipo de puesto en el cual se desempea es
a) De lnea?
b) De staff?
5.
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
44
DE:
ELABOR:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
82
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
45
DE:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
82
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
46
DE:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
82
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
47
DE:
82
e) Otro...Especifique:
30. La tecnologa de informacin existente permite una interaccin efectiva con:
a) Clientes
b) Proveedores
c) Autoridades
d) Grupos de Afiliacin
e) Ninguno
f) Otros...Especifique
31. Se han establecido controles de faltas, enfermedades y retardos?
a) Si...Especifique:
b) No
32. Se han establecido controles en el pago de su salario?
a) Si...Especifique:
b) No
ELABOR:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
DE:
48
82
CUESTIONARIO
Nombre:
Puesto: EMPLE ADO TURNO VESPERTI NO
1. En quin recae la responsabilidad de la planeacin en la organizacin?
a ) Gerente General
b ) Subgerente
c ) Contador
d ) No sabe
2. Las funciones que realiza en la organizacin son de tipo:
a ) Estratgico?
b ) Tctico?
c ) Tcnico?
3. El tipo de puesto en el cual se desempea es
a ) De lnea?
b ) De staff?
4. Con qu frecuencia se le brinda capacitacin?
a ) Cada 3 meses
b ) Cada 6 meses
c ) 1 vez al ao
d ) Nunca
e ) Otro....Especifique:
5. Conoce el contenido de los siguientes elementos?: (Seale los que conozca)
a) Visin
b) Misin
c) Objetivos
d) Metas
e) Estrategias
f) Poltica
g) Procedimiento
h) Programas
i) Ninguno
j) Otro...Especifique:
6. Usted participa en la elaboracin de alguno de los siguientes elementos? (Seale en los que
participe)
a) Visin
b) Misin
c) Objetivos
d) Metas
e) Estrategias
f) Poltica
g) Procedimiento
h) Programas
i) Ninguno
j) Otro...Especifique:
ELABOR:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
49
DE:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
82
c)
d)
e)
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
50
DE:
Indeciso
En desacuerdo
Totalmente en desacuerdo
ELABOR:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
82
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
51
DE:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
82
a)
b)
c)
d)
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
52
DE:
82
Autocrtico (impositivo)
Democrtico ( participativo)
Liberal
Otro...Especifique:
ELABOR:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
53
DE:
82
ESCALAS DE MEDICIN
Se llev a cabo la integracin de cuestionarios y la seleccin de cdulas para las entrevistas,
as como la asignacin de escalas de medicin. Entre las escalas consideradas se pueden
mencionar:
1) Ordinal o Lickert:
a)
nunca
casi nunca
a veces
con frecuencia
siempre
inexistente
inadecuado
efectivo
bueno
muy efectivo
nunca
casi nunca
a veces
con frecuencia
habitualmente
b)
c)
ELABOR:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
54
DE:
82
d)
bueno
regular
malo
e)
totalmente de acuerdo
TA
de acuerdo
indeciso
en desacuerdo
totalmente en desacuerdo
TD
2) De intervalos iguales
a) si
b) no
c) no se aplica
CDULAS
Por el tipo de empresa que se audita, nos dimos cuenta que la cdula idnea para utilizar sera:
1. Para el registro de aspectos relevantes
ELABOR:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
FARMACIA SAN CARLOS
Av. Fco. I. Madero No. 734
Col. Centro
Aguascalientes, Ags.
Tel. (01-449) 9-15-62-02
FECHA
PGINA
22 de Agosto de 2005
57
DE
82
HERRAMIENTAS DE DIAGNSTICO
CDULA PARA EL REGISTRO DE ASPECTOS RELEVANTES
REA EVALUADA Farmacia San Carlos
ETAPAS O ELEMENTO
Planeacin
Aspectos Revisados
Aspectos Relevantes
Comentarios Recibidos
Objetivos
ELABOR:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
FARMACIA SAN CARLOS
Av. Fco. I. Madero No. 734
Col. Centro
Aguascalientes, Ags.
Tel. (01-449) 9-15-62-02
FECHA
PGINA
22 de Agosto de 2005
58
DE
82
HERRAMIENTAS DE DIAGNSTICO
CDULA PARA EL REGISTRO DE ASPECTOS RELEVANTES
REA EVALUADA Farmacia San Carlos
ETAPAS O ELEMENTO
Organizacin y Direccin
Aspectos Revisados
Aspectos Relevantes
Estructura Organizacional
Duplicidad de funciones
Liderazgo
Estilo Democrtico
Comunicacin
ELABOR:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
Comentarios Recibidos
AUTORIZ:
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
FARMACIA SAN CARLOS
Av. Fco. I. Madero No. 734
Col. Centro
Aguascalientes, Ags.
Tel. (01-449) 9-15-62-02
FECHA
PGINA
22 de Agosto de 2005
59
DE
82
HERRAMIENTAS DE DIAGNSTICO
CDULA PARA EL REGISTRO DE ASPECTOS RELEVANTES
REA EVALUADA Farmacia San Carlos
ETAPAS O ELEMENTO
Direccin y Control
Aspectos Revisados
Motivacin
Controles
Documentacin
Aspectos Relevantes
Comentarios Recibidos
No existe
Crear
un
sistema
sencillo
de
reconocimiento al desempeo y agregar
ingresos variables para las personas
encargadas de atender al cliente.
OBSERVACIONES:
ELABOR:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN
CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
DE:
58
82
E X AM E N
Despus de haber realizado la investigacin en la empresa sobre las funciones y
practicas administrativas, se llevo a cabo el anlisis y estudio de la informacin obtenida
con la finalidad de dividir los principales elementos del proceso administrativo que a
nuestra consideracin son bsicos para el tipo de organizacin y ramo al cual se dedica.
En este proceso se cont con la colaboracin individual y en equipo de cada uno de los
auditores involucrados en esta auditoria con el propsito de enriquecer el anlisis,
observaciones y propuestas de mejora ya que cada uno de los auditores aport su
conocimiento y experiencia para lograr este fin.
En esta fase se proporciona un orden y evaluacin de cada uno de los elementos, as
como su interpretacin y diagnostico de problemas basado en evidencias y
observaciones. Es importante comentar que en cada elemento se establecen los rangos
aceptables con los cuales se deriva la evaluacin de la situacin actual. En el captulo de
instrumentacin se encuentra una muestra de los cuestionarios aplicados.
ELABOR:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN
CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
DE:
59
82
FACTOR 1
Etapa: Planeacin
Componente: Visin
Indicadores cualitativos
Indicadores cuantitativos
Cifra optima: 1
Rango aceptable: 0.95
Resultado obtenido:
Indicadores cualitativos
Observaciones:
Indicadores cuantitativos
Observaciones:
ELABOR:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN
CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
60
DE:
82
FACTOR 1
Etapa: Planeacin
Componente: Objetivos
Indicadores cualitativos
Indicadores cuantitativos
Objetivos alcanzados
Objetivos definidos
Cifra optima: 1
Rango aceptable: 0.8
Resultado obtenido:
Indicadores cualitativos
Observaciones:
Los objetivos estn definidos a nivel direccin, pero la parte operativa no los
conocen lo cual provoca que los esfuerzos se dispersen en el da con da, y
requiera de una exhaustiva supervisin.
Indicadores cuantitativos
Observaciones:
ELABOR:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN
CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
61
DE:
82
FACTOR 2
Etapa: Organizacin
Componente: Estructura organizacional
Indicadores cualitativos
Indicadores cuantitativos
Cifra optima: 1
Rango aceptable: 0.95
Resultado obtenido:
Indicadores cualitativos
Observaciones:
Indicadores cuantitativos
Observaciones:
ELABOR:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN
CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
62
DE:
82
FACTOR 2
Etapa: Organizacin
Componente: Divisin y distribucin de funciones
Indicadores cualitativos
Indicadores cuantitativos
Descripciones de puestos
Total de puestos
Cifra optima: 1
Rango aceptable: 0.9
Resultado obtenido:
Indicadores cualitativos
Observaciones:
La
carta
de
organizacin
establece
bien
los
niveles
de
autoridad
Se menciono que existe por escrito las responsabilidades de cada puesto, sin
embargo la parte operativa no conoce tales documentos. Por ello el resultado de
este indicador arroja cero.
ELABOR:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN
CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
63
DE:
82
FACTOR 3
Etapa: Direccin
Componente: Liderazgo
Indicadores cualitativos
Indicadores cuantitativos
Cifra optima: 1
Rango aceptable: 0.8
Resultado obtenido:
Indicadores cualitativos
Observaciones:
Indicadores cuantitativos
Observaciones:
ELABOR:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN
CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
64
DE:
82
FACTOR 3
Etapa: Direccin
Componente: Comunicacin
Indicadores cualitativos
Resultado obtenido:
Indicadores cualitativos
Observaciones:
ELABOR:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN
CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
65
DE:
82
FACTOR 3
Etapa: Direccin
Componente: Toma de decisiones
Indicadores cualitativos
Resultado obtenido:
Indicadores cualitativos
Observaciones:
ELABOR:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN
CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
66
DE:
82
FACTOR 3
Etapa: Direccin
Componente: Motivacin
Indicadores cualitativos
Resultado obtenido:
Observaciones:
ELABOR:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN
CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
67
DE:
82
FACTOR 4
Etapa: Control
Componente: Naturaleza
Indicadores cualitativos
Indicadores cuantitativos
Controles preventivos
Total de controles
Los
controles
estn
establecidos
principalmente
en
funcin
de
las
Indicadores cuantitativos
Observaciones:
ELABOR:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN
CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
68
DE:
82
FACTOR 4
Etapa: Control
Componente: Niveles
Indicadores cualitativos
Indicadores cuantitativos
Controles estratgicos
Total de controles
Controles operativos
Total de controles
ELABOR:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN
CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
69
DE:
82
Indicadores cuantitativos
Observaciones:
El 100% de los controles con evidencia son operativos, no existe evidencia del
resto de los controles mencionados.
Elementos especficos
1,0
1,1
1,2
1,3
Puntos mximos
Establecidos Obtenidos
PLANEACION
Visin
Objetivos
Estrategias / Tcticas
200
50
80
70
120
40
60
20
2,0 ORGANIZACIN
2,1 Estructura Organizacional
Divisin y Distribucin de
2,2 Funciones
200
50
120
50
150
70
3,0
3,1
3,2
3,3
3,4
300
50
90
90
70
230
40
70
80
40
300
150
150
200
110
90
DIRECCION
Liderazgo
Comunicacin
Toma de Decisiones
Motivacin
4,0 CONTROL
4,1 Naturaleza
4,3 Niveles
ELABOR:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN
CARLOS
FECHA:
PGINA:
TOTAL
ELABOR:
1000
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
22 de Agosto de 2005
70
DE:
82
670
AUTORIZ:
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN
CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
DE:
71
82
INFORME
Una vez que el equipo auditor termin el examen, se prepar el informe final de la
auditoria. Se verific exhaustivamente que en el informe no se excluyera ningn hallazgo
e incluir en cada caso los elementos probatorios.
Informe de aspectos relevantes.
El proceso de aplicacin de la auditoria se finalizo satisfactoriamente
Se efectuaron recomendaciones suficientes para la mejora de la empresa
Dentro de los resultados obtenidos no existe una relacin constante entre misin,
objetivos y metas.
No hay estrategias, polticas y programas establecidos.
En general se brinda un servicio y atencin que cumple con las expectativas de los
clientes.
La relacin con los proveedores se da de manera oportuna y eficiente.
Se requiere mejorar la cultura organizacional
No existe una estrategia general de accin.
Se necesita implementar programas de capacitacin y desarrollo.
No hay manejo de funciones.
Es necesario enfocar las acciones de la organizacin hacia una cultura de mejora y
aprovechamiento de los recursos de la empresa.
ELABOR:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN
CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
72
DE:
82
ELABOR:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN
CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
73
DE:
82
Objetivos
Los objetivos estn definidos a nivel direccin, pero la parte operativa no los conocen lo
cual provoca que los esfuerzos se dispersen en el da con da, y requiera de una
exhaustiva supervisin.
Recomendacin:
Es necesario el conocimiento de los objetivo a alcanzar por parte de los
empleados de la empresa a travs de un medio formal para el logro de un mayor
involucramiento y compromiso para el logro de los mismos.
ORGANIZACIN
Organigrama
La empresa cuenta con un organigrama en su mayor parte representativo de la estructura
organizacional real.
Recomendacin:
El grupo auditor ha anexado al final de la auditoria una propuesta para el organigrama .
Estructura organizacional
ELABOR:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN
CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
DE:
74
82
Recomendacin:
A pesar de que existe una clara definicin de los niveles de autoridad, el grupo
auditor propone la generacin de manuales de organizacin en los que se especificar los
puestos, la jerarqua y las funciones dentro de la organizacin para lograr un mayor grado
de formalizacin.
Funciones
La carta de organizacin establece bien los niveles de autoridad y responsabilidad,
aunque en la prctica se observo una indefinicin en las responsabilidades del gerente y
subgerente.
Recomendacin:
Es necesario la implementacin de un medio de informacin interna en el cual se
formalicen las decisiones de la gerencia as como contar con polticas y procedimientos
que faciliten el desempeo de las funciones.
DIRECCION
Comunicacin
Existe solamente una comunicacin verbal sobre cualquier asunto a comunicar, procesar
o retroalimentar. Lo cual no constituye un medio eficiente, por las fallas mismas que
conlleva el medio como son la idea del emisor y la interpretacin del receptor, esto evita
tener la posibilidad de confirmar o comprobar los emitido y lo entendido.
ELABOR:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN
CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
75
DE:
82
Recomendacin
Se recomienda que la direccin tenga reuniones peridicas con el personal
adems de incluir dentro de la organizacin tableros y memorandos con la informacin
reciente.
Liderazgo
El poder de influencia esta ejercido en base a un estilo de liderazgo democrtico, lo cual
observamos hace sentir al empleado como parte importante de la organizacin.
Recomendacin:
Utilizar la influencia del estilo de liderazgo democrtico para fortalecer el sentido
de pertenencia y lograr una mejor disposicin en las actividades de los empleados.
Motivacin
No existen incentivos por logro de objetivos que satisfagan la necesidad de
reconocimiento ni comisiones para el personal de mostrador
Recomendacin:
La direccin deber implantar un tipo de motivacin para que el personal se sienta
que es importante y que su trabajo es reconocido. La motivacin no necesariamente
deber ser de tipo econmico sino tambin de autoestima.
Toma de decisiones
ELABOR:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN
CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
76
DE:
82
ELABOR:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN
CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
77
DE:
82
ELABOR:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN
CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
78
DE:
82
CONCLUSIONES GENERALES
La organizacin, de acuerdo a su tamao y ramo, desempea aceptablemente su
funcin, sin embargo, por la falta de aplicacin de un proceso administrativo integral,
la empresa adolece principalmente de una planeacin eficiente.
La direccin debe manejar una comunicacin eficaz a travs de medios escritos y
visuales en los cuales se les informe a los miembros de la empresa los aspectos
crticos y esenciales del negocio.
Se debe tomar en cuenta y darle mayor participacin en la lluvia de ideas para el
proceso de toma de decisiones a los empleados operativos.
Otorgar una mayor motivacin por medio de una remuneracin atractiva a travs de
incentivos y buenas prestaciones, para provocar en el empleado una orientacin hacia
el cliente.
Supervisin directa y frecuente para vigilar el desempeo de la organizacin
La direccin deber tener una visin mas amplia para otorgar capacitacin a sus
empleados
La direccin deber estar abierta a recibir propuestas de sus trabajadores para el
mejor funcionamiento de la organizacin ya que stos son la parte operativa del
negocio
Adaptar un sistema de informacin en el que sea digerible para todos los elementos
en la organizacin y controle eficientemente lo mnimo indispensable como es
clientes, proveedores y ventas.
ELABOR:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN
CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
79
DE:
82
ANEXOS
ELABOR:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN
CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
80
DE:
82
CARTA CONVENIO
Estimada seorita:
La presente confirma nuestro acuerdo concerniente a los trminos del convenio y la
naturaleza de los servicios que llevaremos a cabo para la auditoria administrativa. Las
condiciones son las siguientes:
Perodo
Este convenio ser por un perodo de 1 mes inicindose 19 de agosto del presente,
ninguna de las partes puede finalizar el contrato antes de 30 das antes de entregar el
aviso por escrito correspondiente a la contraparte. En caso de terminacin, como
auditores, seremos compensados por los servicios prestados hasta la fecha de
finalizacin.
ELABOR:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN
CARLOS
FECHA:
PGINA:
22 de Agosto de 2005
81
DE:
82
Obligaciones
Nuestras obligaciones incluyen:
1. Aplicacin de una auditoria administrativa
2. Presentacin de reportes semanales sobre el progreso del proyecto
3. Preparacin del informe final y exposicin ante la gerencia de la organizacin,
incluyendo observaciones y recomendaciones para la implementacin de los
cambios propuestos.
Atentamente
Grupo Auditor.
Institucin:
Universidad Autnoma de Aguascalientes
Centro de Ciencias Econmicas y Administrativas
ELABOR:
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
AUTORIZ:
80%
70%
Auditoria Administrativa
FARMACIA SAN
CARLOS
FECHA:
PGINA:
76.7%
Calificacin al
Proceso Administrativo
60.0%
22 de Agosto de 2005
82
66.7%
DE:
82
67.0%
60.0%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Planeacin Organizacin
ELABOR:
Direccin
REVIS:
Enrique Benjamn
Franklin Fincowski
Control
Total
AUTORIZ: