Retensi / Penyusutan & Pemusnahan Berkas

Rekam Medis
Latar Belakang
1. Terbatasnya ruang penyimpanan berkas RM
2. Terbatasnya rak penyimpanan berkas RM
3. Pertambahan berkas RM pasien baru tidak seimbang dengan penyusutan berkas in-aktif
4. Kurangnya tenaga khusus untuk pemeliharaan / pengelolaan berkas RM in-aktif .
5. Adanya rasa kekhawatiran akan kehilangan informasi medis / kesehatan Penyusutan dan
6. Pemusnahan berkas RM
7. Adanya rasa was-was Aspek hukum

Penyusutan / Retensi :
Adalah pengurangan jumlah formulir yang
memilah nilai guna dari tiap-tiap formulir .

terdapat di dalam berkas RM dengan cara

Pemusnahan :
Adalah proses penghancuran formulir-formulir yang terdapat di dalam berkas RM yang sudah
tidak mengandung nilai guna .

Tujuan Retensi :
1.
2.
3.
4.

Menjaga kerapihan penyusunan berkas RM aktif

Memudahkan dalam retrieval berkas RM aktif
Menjaga informasi medis yang masih aktif ( yg masih mengandung nilai guna )
Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas Aktif & In-aktif

Dasar Hukum :
1. SK Dirjen Yan Medik no.78/YanMed/RS Umdik/YMU/1/91 tentang penyelenggaraan Rekam
Medis di Rumah Sakit (Bab III D-E)
2. Surat Edaran DIRJEN Yanmed no.HK.00.05.1.5.01160 tahun 1995 : Petunjuk Teknis Pengadaan
Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit
3. Undang-undang No.29 thn 2004 tentang Praktik Kedokteran (paragraf 3 pasal 46-47)

4. Manual Rekam Medis (Konsil kedokteran Indonesia, bab V. item C,2006

5. PERMENKES No. 269/MenKes/Per/III/2008: tentang REKAM MEDIS.

Dasar Hukum :
Pasal 8 ayat 1 :
Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk
jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tgl terakhir pasien berobat atau dipulangkan

Pasal 8 ayat 2 :
Setelah batas waktu 5 (lima) tahun dilampaui rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali
ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik

Pasal 8 ayat 3 :
Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medikharus disimpan untuk jangka waktu 10
(sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut

Pasal 9 ayat 1 :
Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya
untuk jangka waktu 2(dua) tahun terhitung dari tgl terakhir pasien berobat

Pasal 9 ayat 2 :
Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan

Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif

Menjadi Berkas Rekam Medis In Aktif
1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir
2. Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang lain/terpisah
dari berkas RM in aktif
3. Berkas rekam medis inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir kunjungan

Tata Cara Penilaian

1. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun in aktif
2. Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis in aktif:

Seringnya berkas rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian

Nilai guna:
a) Primer: administrasi, hukum, keuangan, iptek
b) Sekunder: pembuktian, sejarah

Lembar rekam medis yang dipilah:

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Ringkasan masuk dan keluar

Resume
Lembar operasi
Identifikasi bayi
Lembar persetujuan
Lembar kematian

Berkas rekam medis tertentu disimpan di ruang rekam medis inaktif

Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak, tidak terbaca disiapkan untuk
dimusnahkan
Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur beranggotakan Komite Rekam Medis / Komite Medis,
petugas rekam medis senior, perawat senior dan tenaga lain yang terkait

Persiapan
1. Dibuat ketetapan mulai tahun berapa retensi akan dilakukan.

Rawat jalan : 2003 7 tahun = Tahun 1996

Rawat Inap : 2003 12 tahun = Tahun 1991

2. Dibuat TIM PENILAIAN SK.Direksi

Ka. Rekam Medis

Perawat Senior
Petugas terkait

- Panitia Rekam Medis

- Komite Medik

3. Dibuat TIM PEMUSNAHAN SK Direksi

Staf Rekam Medis senior , Staf Tata Usaha dan bagian terkait .

4. Disiapkan form pertelaan :

No.

No. Rekam Medis

Tahun

Jangka Waktu

Diagnosa Akhir

5. Disiapkan Berita Acara Pemusnahan

BERITA ACARA PENYUSUTAN

SK.// 2004
Pada hari ini Kamis tanggal 1 April 2004 bertempat di halaman parkir RS XXXX yang berlokasi
di
Jl. YYYYYYYYYYYYYYY , JakSel . Akan dilakukan pemusnahan berkas Rekam Medis
pasien Rumah Sakit XXXXX sebanyak 5000 berkas ( dengan perincian terlampir ) .

Dasar Hukum Penyelenggaraan Rekam

Medis
Landasan hukum yang mendasari penyelenggaraan rekam
medis di Indonesia:
a. UU Kesehatan No. 23 tahun 1992 pada pasal 53,
disebutkan bahwa setiap tenaga kesehatan berhak memperoleh perlindungan hukum dalam melaksanakan tugas
sesuai dengan profesinya, untuk itu maka setiap tenaga kesehatan dalam melakukan tugasnya berkewajiban
untuk memenuhi standar profesi dan menghormati hak pasien. Yang dimaksud standar profesi adalah pedoman
yang harus dipergunakan sebagai petunjuk dalam menjalankan profesi secara baik (ayat: 2). Standar profesi ini
dibuat oleh organisasi profesi dan disyahkan oleh pemerintah. Sedangkan tenaga kesehatan yaitu tenaga yang
berhadapan dengan pasien seperti dokter dan perawat. Yang dimaksud dengan hak pasien antara lain ialah hak
terhadap informasi, hak untuk memberikan persetujuan, hak atas rahasia kedokteran dan hak atas pendapat
kedua (second opinion).
b. Keputusan Menteri Kesehatan no.034/Birhup/1972 tentang Perencanaan dan Pemeliharaan
Rumah Sakit
disebutkan bahwa guna menunjang terselenggaranya Rencana Induk yang baik, maka setiap rumah sakit
diwajibkan :
(a) mempunyai dan merawat statistik yang up-to-date (terkini) dan
(b) membina medical record yang berdasarkan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan.

c. Permenkes No.749a/Menkes/Per/XII tahun 1989 tentang Rekam Medis/Medical Records.

dalam peraturan tersebut telah ditetapkan pasal demi pasal yang mengatur penyelenggaraan rekam medis (baca
lampiran).
d. Surat Keputusan Direktorat Jendral Pelayanan Medik No. 78 tahun 1991 tentang
penyelenggaraan rekam medik.
Surat keputusan ini menjelaskan rincian penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit (baca
lampiran).
e. PP No. 10 Tahun 1966 tentang Wajib Simpan Rahasia Kedokteran. Peraturan Pemerintah ini
mengatur kewajiban menyimpan kerahasiaan ini rekam medis (baca lampiran).
f. Permenkes No. 585 tahun 1989 tentang Persetujuan Tindakan Medik.
Peraturan ini mengatur keharusan meminta persetujuan pasien terhadap tindakan medis yang
akan diterimanya dengan memberi penjelasan secara lengkap terhadap akibat dan risiko yang
ditimbulkannnya (baca lampiran).
g. SE Dirrektorat Jendral Pelayanan Medik No: HK.00.06.1.5.01160 tentang Petunjuk Teknis
Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis.
Surat edaran ini mengatur tata cara pengabadian dan pemusnahan rekam medis (baca
lampiran).

Dasar Hukum Penyelenggaraan Rekam Medis

RanoCenter / PORMIKI DPD JATENG

Sistem Pengolahan rekam medis

D. Tatacara Penyimpanan (Filing)
Ditinjau dari pemusatan atau panyatuan dokumun rekam medis cara penyimpanannya dibagi
menjadi 2 cara yaitu :
1. Sentralisasi
Penyimpanan rekam medis seorang pasien dalam satu kesatuan, Dokumen rekam medis rawat
jalan dan rawat inap tersimpan di satu map.
a. Kubaikan
Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis.
Mengurangi jumlah biaya yang digunakan untuk peralatan dan ruangan.
Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasi.
Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan.
Mudah nenerapkan sistem unit record.
B. Kekurangan
Petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat inap.
Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam.

2. Desentralisasi
Dengan cara desentralisasi terjadi pemisahan antara rekam medis poliklinik dengan rekam medis
rawat inap. Rekam medis poliklinik disimpan disatu tempat penyimpanan sedangkan rekam
medis rawat inap disimpan dibagian catatan medis.
a. Kebaikan
Efisiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat.
Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.
B. Kekurangan
Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis.
Biaya yang diperlukan untuk peralatan / ruangan.
E. Sistem penomoran
1. Pemberian Nomor Cara Seri {Serial Numbering System)
Pemberian nomor cara seri atau dikenal dengan Serial Numbering System adalah suatu sistem
penomoran dimana setiap penderita yang berkunjung di rumah sakit selalu mendapat nomor
baru. Dan semua nomor yang telah diberikan kepada pasien tersebut harus dicatat pada kartu
index utama pasien yang bersangkutan, sedangkan dokumen rekam medisnya disimpan
diberbagai tempat sesuai dengan nomor yang telah diperolehnya. Adapun keuntungannya
petugas mudah mengerjakan, dan kerugiannya adalah sulit dan membutuhkan waktu lama dalam
mencari dokumen rekam medis, sehingga informasi medis menjadi tidak berkesinambungan.
2. Pemberian Nomor Cara Seri Unit (Serial Unit Numbering System)
Pemberian nomor cara unit atau dikenal dengan Unit Numbering System adalah suatu sistem
penomoran dimana sistem ini memberikan satu nomor rekam medis pada pasien rawat jalan
maupun pasien rawat inap dan gawat darurat. Setiap pasien yang berkunjung mendapat satu
nomor, pada saat pertama kali pasien datang ke rumah sakit, dan digunakan selamanya untuk
kunjungan berikutnya, sehingga rekam medis penderita tersebut hanya tersimpan dalam satu
berkas dibawah satu nomor. Keuntungan dengan menggunakan unit numbering system adalah
informasi medis dapat berkesinambungan.
3. Pemberian Nomor Cara Seri Unit ( Serial Unit Numbering System )
Pemberian nomor cara seri unit atau dikenal dengan Serial Unit Numbering System adalah suatu
sistem pemberian nomor dengan menggabungkan sistem seri dengan sistem unit. Dimana setiap
pasien datang berkunjung ke rumah sakit di beri nomor baru, tetapi dokumen rekam medis
terdahulu digabungkan dan disimpan jadi satu dibawah nomor baru.
F. Sistem Penjajaran
Cara penjajaran dokumen penyimpanan rekam medis dibagi menjadi :
1. Sistem Nomor Langsung ( Straight Numerical Filing )
Penyimpanan dengan cara nomor langsung (Straight Numerucal Filing) adalah penyimpanan
rekam medis dalam rak penyimpanan secara beturut-turut sesuai dengan urutan nomornya.
Kelebihan :
a. Bila ingin mengambil beberapa dokumen dengan nomor yang berurutan dari rak untuk
keperluan pendidikan, penelitian atau di non aktifkan akan sangat mudah.
b. Mudah melatih petugas-petugas yang harus melaksanakan pekerjaan penyimpanan tersebut.
Kekurangan :
a. Petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor rekam medis sehingga mudah terjadi
kekeliruan dalam penyimpanan makin besar angka yang diperhatikan, makin besar kemungkinan
membuat kesalahan.

b. Terjadinya konsentrasi Dokumen rekam medis (DRM) pada rak penyimpanan untuk nomor
besar, yaitu rekam medis dengan nomor terbaru, sehingga beberapa petugas yang bekerja
bersamaan akan berdesak-desakan di satu tempat.
c. Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar dilakukan, karena tidak mungkin
memberikan tugas bagi seorang staf untuk bertanggung jawab pada rak-rak penyimpanan
tertentu.
2. Sistem Angka Akhir ( Terminal Digit Filing )
Penyimpanan dengan cara angka akhir disebut dengan Terminal Digit Filing . Sistem
penjajaran dengan sistem angka akhir atau TDF yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam
medis dengan mensejajarkan urutan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor
rekam medis pada 2 angka kelompok akhir. Untuk menjalankan sistem ini, terlebih dahulu
disiapkan rak penyimpanan dengan membaginya menjadi 100 (section) sesuai dengan 2 angka
kelompok akhir tersebut, mulai dari section 00;01;02 dan seterusnya sampai section 99.
Kemudian cara menyimpannya pada setiap section diisi dengan folder dokumem rekam medis
dengan nomor rekam medis dengan 2 angka kelompok akhir yang sama sebagai digit pertama
(Primary Digit ) sebagai patokan. Selanjutnya secara berturut-turut (dibelakangnya) dengan
berpatokan pada 2 angka kelompok tengah sebagai digit kedua (Secondary Digit ) dan patokan
berikutnya pada 2 angka kelompok akhir sebagai digit ketiga (Tertiary Digit ).
Kekurangan :
a. Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar secara merata ke 100 kelompok
(section) di dalam rak penyimpanan.
b. Petugas-petugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesak-desakan di satu tempat dimana
rekam medis harus disimpan di rak.
c. Petugas-petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu misalnya ada 4
petugar masing-masing diserahi 25 persen dari total section.
d. Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata mengerjakan jumlah rekam
medis yang hampir sama setiap harinya untuk setiap section sehingga mudah mengingat letak
dokumen rekam medis.
e. Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap section, pada
saat ditambahnya rekam medis baru di section tersebut.
f. Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak-rak
kosong.
g. Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu memudahkan perencanaan peralatan
penyimpanan (jumlah rak).
h. Kekeliruan menyimpan (misfile) dapat dicegah, karena petugas penyimpanan hanya
memperhatikan 2 angka saja dalam memasukkan rekam medis kedalam rak sehingga jarang
terjadi kekeliruan membaca angka.
Kekurangan :
a. Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam hal sistem angka akhir, mungkin
lebih lama dibandingkan latihan dengan sistem penomoran langsung,tetapi umumnya petugas
dapat dilatih dalam waktu yang tidak terlalu lama.
b. Membutuhkan biaya awal lebih besar karena harus menyiapkan rak penyimpanan terlebih
dahulu.
3. Sistem Angka Tengah ( Middle Digit Filing )
Sistem penjajaran dengan sistem angka tengah atau MDF yaitu suatu sistem penyimpanan
dokumen rekam medis dengan menjajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan

nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah. Kelebihan dan kekurangan sistem ini sama
dengan TDF namun yang membedakan adalah angka yang terletak di tengah-tengah menjadi
angka pertama, pasangan angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua, dan angka yang
paling kanan menjadi yang ketiga.
Contoh sistem penjajaran :
SNF TDF MDF
01 25 75
30 65 25
01 25 75
01 25 76
30 65 26
01 25 76
02 25 75
01 25 75
02 25 75
02 25 76
02 25 75
02 25 76
30 65 25
01 25 76
30 65 25
30 65 26
02 25 76
30 65 26
G. Pencegahan salah letak dokumen rekam medis ( Misfile ) dengan kode warna.
Penyimpanan dokumen rekam medis sering kali terjadi kesalahan letak. Hal ini terjadi karena
banyaknya dokumen rekam medis yang harus di ambil dan disimpan setiap hari. Untuk
mengatasi hal tersebut, maka sistem penjajaran TDF dan MDF dapat diberi kode warna sesuai
dengan 2 angka kelompok yang digunakan patokan panyimpanan (untuk TDF 2 angka kelompok
akhir sedangkan untuk MDF dengan 2 angka kelompok tengah ). Kodewarna yang dimaksud
adalah setiap angka diberi warna tertentu yaitu :
Angka
Warna
1
Purple = ungu
2
Yellow = kuning
3
Dark green = hijau tua
4
Orange = orange
5
Light blue = biru muda
6
Born = coklat

7
Cerise = kemerahan
8
Light green = hijau muda
9
Red = merah
0
Dark blue = biru tua
Warna-warna tersebut ditempelkan dibawah nomor rekam medis yang bersangkutan. Diposkan
oleh mahmudah di 04:38