Anda di halaman 1dari 17

HUMAN RESOURCE INFORMATION DALAM RECRUITMENT DAN

POSITIONING PEGAWAI DI UNIVERSITAS BINA NUSANTARA

Annalisa
Universitas Bina Nusantara
ABSTRAK

Dalam era globalisasi saat ini, perkembangan penggunaan sistem informasi telah
merambah ke berbagai bidang organisasi. Pada mulanya, penggunaan sistem informasi hanya
sekedar untuk bagian pemasaran suatu organisasi karena adanya paradigma bahwa bagian
terpenting dari suatu organisasi adalah bagian pemasaran sebab dari sanalah suatu organisasi
dapat bernafas untuk menghidupi segala keperluannya. Namun, ada satu hal yang tidak kalah
pentingnya adalah sumber daya manusia (human resource). Apa jadinya suatu organisasi
tanpa adanya sumber daya manusia? Siapa yang menggerakkan organisasi tersebut? Tentunya
kedua pertanyaan tersebut, sudah jelas dapat dijawab di dalam benak pembaca dengan
sendirinya. Saat ini sistem informasi tidak hanya berfungsi sebagai pendukung dalam
kegiatan operasional suatu organisasi, tetapi sudah menjadi suatu kebutuhan dan bagian yang
tidak terpisahkan bagi organisasi tersebut dalam menjalankan fungsi bisnisnya. Sejalan
dengan perkembangan bisnis suatu organisasi, kebutuhan akan adanya sumber daya manusia
yang berkualitas menjadi semakin meningkat tajam. Kebutuhan inilah yang mendorong
organisasi untuk mencari cara bagaimana upaya untuk memperoleh sumber daya manusia
yang potensial dan memiliki kualifikasi yang dibutuhkan oleh organisasi tersebut. Jawaban
dari kebutuhan tersebut adalah terdapat pada adanya e-recruitment dan bagaimana
implementasi penggunaan sistem informasi sumber daya manusia di dalam organisasi
tersebut. Suatu pekerjaan dapat dilakukan dengan mudah apabila informasi yang dibutuhkan
untuk pengambilan keputusan sudah tersedia dengan cepat, tepat, mutakhir dan berkualtias.
Dengan adanya sumber informasi yang cukup, maka positioning pegawai pada posisi yang
sesuai dengan kemampuannya dapat dilakukan. Hal ini sesuai dengan filosofi the right man
in the right place. Positioning pegawai yang tepat inilah yang dapat mendorong karyawan
untuk lebih produktif. Dalam hal ini, dibahaslah mengenai bagaimana perancangan sistem
perekrutan dan penempatan karyawan di Universitas Bina Nusantara.

Kata kunci: positioning, e-recruitment

PENDAHULUAN

Latar Belakang
Dalam suatu organisasi, posisi sumber daya manusia merupakan elemen yang paling penting
dalam menentukan dibandingkan dengan sejumlah peralatan mesin secanggih apapun yang
ada. Hal ini dapat dibuktikan, yaitu: bila suatu organisasi memiliki peralatan yang paling
canggih, tetapi peralatan tersebut tidak akan berfungsi tanpa campur tangan sumber daya
manusia. Apa yang akan terjadi bila peralatan yang canggih tersebut tanpa adanya manusia?
Semua kecanggihan tersebut akan sia-sia saja karena tidak dapat dioperasikan. Tentunya dari
ilustrasi tersebut, dapat dibayangkan betapa pentingnya suatu proses bisnis organisasi dengan
adanya dukungan sumber daya manusia di dalamnya.
Manajemen sumber daya manusia sangat diperlukan dalam suatu organisasi karena dengan
keberadaan manajemen tersebut diharapkan organisasi dapat mengendalikan kegiatan sumber
daya manusia (SDM) mulai dari tahapan perencanaan, perekrutan, seleksi, penempatan,
pelatihan, pengembangan sampai dengan pemberian kompensasi sebagai balas jasa yang
telah diberikan oleh SDM tersebut.
Tugas yang diemban oleh departemen sumber daya manusia tidaklah sedikit dan mudah.
Mungkin sekilas saja, tugas departemen tersebut terlihat sepele dan pihak lainnya dalam
organisasi bisa saja berpikir apakah penting dengan adanya departemen tersebut yang hanya
merekrut karyawan saja? Kenyataannya, tugas departemen SDM ini merupakan yang terberat
karena departemen inilah yang menentukan keberhasilan organisasi dalam mencapai visi,
misi dan objektif yang telah ditetapkan melalui perekrutan, seleksi dan pelatihan bagi SDM
penggerak organisasi tersebut agar mampu mencapai kualifikasi yang kompeten dalam
bidangnya. Kebutuhan akan informasi yang akurat mutlak sangat diperlukan bagi manajer
SDM dalam melaksanakan fungsi tersebut.
Universitas Bina Nusantara sebagai salah satu universitas yang berorientasi pada teknologi
informasi dan mempunyai jumlah mahasiswa aktif yang tergolong besar, tentunya
membutuhkan sejumlah besar tenaga kerja profesional, produktif dan setia dalam
memberikan pelayanan yang berkualitas dan memenuhi kebutuhan daripada mahasiswa dan
masyarakat yang terkait. Keinginan untuk memperoleh tenaga kerja yang dibutuhkan dapat
diwujudkan dengan adanya manajemen sumber daya manusia yang lebih baik yang didukung
dengan adanya sistem informasi terhadap sumber daya manusia.
Sistem informasi dapat digunakan sebagai alat bantu untuk meningkatkan kualitas dari
kegiatan SDM. Pemanfaatan teknologi informasi yang ada di Universitas Bina Nusantara
dapat mendorong kinerja sistem di dalamnya menjadi lebih baik. Peningkatan kinerja
tersebut pada akhirnya menjadi salah satu dari critical success factor (CSF) atau faktor
keberhasilan yang penting bagi Universitas Bina Nusantara itu sendiri.
Dengan adanya sistem informasi sumber daya manusia, diharapkan terjadinya efisiensi dan
efektifitas proses pengambilan keputusan dapat dilakukan secara tepat terutama bagi proses
yang berkaitan dengan SDM. Salah satu bentuk dalam pengambilan keputusan adalah
keputusan yang menentukan penempatan atau positioning pegawai dalam posisi yang sedang
kosong dengan orang yang tepat dan memiliki kualifikasi yang terkait dengan posisi tersebut.

Penempatan pegawai akan mempengaruhi kualtias dan produktivitas dari masing-masing


pegawai. Penempatan yang salah mengakibatkan hasil yang diperoleh tidak maksimal.
Sebagai konsekuensi dari hasil yang tidak maksimal adalah mendatangkan kerugian bagi
organisasi tersebut serta terhambatnya keberhasilan dalam mencapai visi, misi dan objektif
perusahaan tersebut.

Identifikasi Masalah
Permasalah yang kerap kali terjadi dan patut disoroti antara lain:
1. Apa dan bagaimana menentukan perekrutan dan penempatan pegawai pada posisi
tertentu?
2. Media apa yang digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan dalam
manajemen sumber daya manusia di Universitas Bina Nusantara?
3. Apa upaya yang harus dilakukan untuk mencapai keberhasilan dalam memperoleh
sumber daya manusia yang memiliki kualifikasi untuk menempati suatu posisi di
Universitas Bina Nusantara?

Ruang Lingkup
Adapun batasan masalah dalam penulisan ini adalah sebagai berikut:
1. Penelitian ini difokuskan pada area Bina Nusantara
2. Adapun media yang disoroti dalam penelitian ini antara lain adalah BinusCareer dan
prototipe dari aplikasi sistem informasi sumber daya manusia Universitas Bina
Nusantara
3. Analisis dilakukan berdasarkan landasan teori dan observasi terhadap media yang
disoroti

Tujuan dan Manfaat


Adapun tujuan dari penulisan jurnal ini antara lain:
1. untuk mengidentifikasi faktor-faktor penentu dalam perekrutan dan penempatan
pegawai pada posisi tertentu di Universitas Bina Nusantara
2. menganalisis pentingnya perananan teknologi informasi dalam manajemen sumber
daya manusia dalam perekrutan dan penempatan posisi pegawai
3. untuk mengetahui cara-cara yang dilakukan dalam mencapai keberhasilan dalam
memperoleh sumber daya manusia yang memiliki kualifikasi untuk penempatan suatu
posisi di Universitas Bina Nusantara

Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan adalah penentuan spesifikasi pekerjaan dan tanggung jawab untuk setap
pekerjaan dan tanggung jawab untuk setiap pekerjaan atau kelas pekerjaan yang
diidentifikasikan dengan kemampuan, pengetahuan, dan pengalaman kerja (Leap, 1993, p11).
Proses analisis pekerjaan menghasilkan dua buah dokumen yang meliputi deskripsi pekerjaan
(job description) dan spesifikasi pekerjaan (job specification). Tanpa adanya analisis
pekerjaan, tentunya akan mengalami kesulitan dalam mengevaluasi produktivitas para
pegawai. Berdasarkan analisis pekerjaan inilah, penempatan seorang pegawai pada suatu
posisi dapat dilakukan. Penempatan tersebut dapat dilakukan dengan cara memetakan
(mapping) kemampuan, pengetahuan dan keahlian yang dimiliki dengan spesifikasi pekerjaan
dari suatu jabatan.
Deskripsi pekerjaan / job description adalah statement yang menjelaskan tugas, kondisi
pekerjaan dan wewenang dari masing-masing pekerjaan (Leap, 1993, p11). Spesifikasi
pekerjaan menggambarkan kebutuhan pekerjaan dan kemampuan yang harus dimiliki oleh
setiap pegawai seperti pengalmaan, pelatihan, pendidikan dan kondisi fisik maupun mental
(Leap, 1993, p 140) Sedangkan untuk spesifikasi pekerjaan / job specification menurut
BusinessDictionary merupakan pernyataan terhadap karakteristik pekerja dan kualifikasi
yang diperlukan untuk definisi dari kinerja pekerjaan yang memuaskan dari tugas dan
pekerjaan yang telah didefinisikan yang terdiri dari spesifikasi atau fungsi pekerjaan.
-

Personnel planning

Performance appraisal

Recruitment and Selection

Training and development

Compensation and job


evaluation programs

Health and safety program

Employee discipline

Work scheduling

Union-management relations

Career planning

Gambar 1. Proses Analisis Pekerjaan (Leap, 1993, p138)

Perekrutan dan E-recruitment

Perekrutan adalah proses untuk menemukan dan kemampuan untuk menarik para kandidat
untuk menjadi pegawai (Werther, 1993, p195). Perekrutan dapat bersumber dari internal
maupun eksternal organisasi. Perekrutan untuk internal organisasi dapat dilakukan melalui
promosi atau mutasi, sedangkan perekrutan eksternal dilakukan bila sumber dari internal
tidak memiliki kriteria yang sesuai dengan spesifikasi pekerjaan. Perekrutan cara eksternal
dapat dilakukan dengan menggunakan database inventory.

Online recruitment atau yang lebih dikenal dengan e-recruitment, menurut Armstrong,
merupakan proses menarik, menyaring dan melacak pelamar, memilih dan menawarkan
pekerjaan atau menolak kandidat.
Profesional of trade associations

Print and electronic media advertisement


Employes referral
Public employee service
Private employment agencies
Executive search firms
Special events
Campus recruiting
Vocational guidance counselors
Self initiated walk-ins and write-ins
Computer data bases

Gambar 2. Metode Perekrutan Eksternal (Werther, 1993, p204)

Keuntungan E-recruitment

Adapun beberapa keuntungan e-recruitment dalam penempatan pegawai (Armstrong,


2006, p421) antara lain:
-

menghemat biaya perekrutan pegawai

memungkinkan organisasi untuk memperoleh informasi yang lebih banyak mengenai


pelamar pekerjaan tersebut
-

seleksi secara online dapat dengan mudah dibuat standarisasi dan dinilai

memberikan pilihan yang lebih banyak untuk beberapa fitur berikut ini:

self assessment
online screening

psychometric testing online

Positioning / Penempatan

Penempatan pegawai merupakan suatu proses yang dilakukan oleh kepala departemen
sumber daya manusia untuk mengidentifikasikan kebutuhan pegawai pada suatu posisi yang
kosong dengan sumber daya manusia yang tersedia ( Gouzali, 1996, p151). Proses
penempatan seorang pegwai dilakukan dengna cara memetakan spesifikasi pekerjaan dengan
database inventory personil dari masing-masing pegawai dan kandidat pegawai. Pemetaan ini
hanya dapat dilakukan apabila database inventory pegawai selalu dalam keadaan up-to-date.
Untuk penempatan pegawai internal dapat dilakukan dengan dua cara yaitu:
-

promosi

Promosi terjadi ketika seorang pegawai dipindahkan dari satu posisi ke pososi lainnya dengan
pembayaran dan tanggung jawab yang lebih tinggi (Werther, 1993, p284). Promosi dapat
dilakukan bila produktivitas seorang pegawai baik dan mencapai standar yang telah
ditetapkan oleh organisasi tersebut. Untuk mengukur apakah standar yang telah ditetapkan
dapat dicapai digunakan penilaian kinerja terhadap pegawai tersebut.
Agar penilaian dirasakan lebih efektif, promosi dari dalam menuntut adanya penggunaan job
posting, catatan personil dan bank keterampilan. Dalam hal ini job posting merupakan
pemasangan lowongan jabatan dan mendaftar atribut-atribut seperti kualifikasi, penyelia,
jadwal kerja dan tingkat pembayaran (Dessler, 1997, Jilid 1, p137)

mutasi

Mutasi adalah perpindahan pegawai dari satu posisi ke posisi yang lain tanpa diikuti dengan
kenaikan gaji atau tingkat (Dessler, 1997, p2). Mutasi dapat dilakukan atas dasar permintaan
pribadi pegawai yang bersangkutan ataupun pemindahan yang dilakukan oleh organisasi yang
dirasakan perlu untuk mengosongkan posisi suatu jabatan. Jadi dapat disimpulkan bahwa
mutasi merupakan perpindahan pegawai dalam mengisi suatu posisi yang horizontal atau
sejajar dengan posisi sebelumnya.

Penilaian Kinerja

Ada beberapa alasan yang melatarbelakangi mengapa perlu dilakukan penilaian kinjera
9Dessler, 1997, jilid 2, p2):

1. penilaian kinerja memberikan informasi dan penetapan gaji pegawai


2. penilaian memberikan satu peluang untuk manajemen dan pegawai untuk meninjau
perilaku yang berhubungan dengan kerja bawahan (downline)
Penilaian inilah yang memungkinkan adanya pengembangan atau perencanaan untuk
memperbaiki kemerosotan kinerja pegawai yang sudah terjadi atau yang sedang terjadi pada
saat tersebut.

Pada umumnya, penilaian dilakukan dengan bantuan metode predeterminasi dan formal.
Adapun beberapa metode yang dapat juga digunakan adalah:
-

Metdoe peningkatan alternasi

Metode perbandingan berpasangan

Metode distribusi paksa

Metode insiden kritis

Formulir naratif

Skala penilaian berjangkarkan perilaku

Metode manajemen berdasarkan sasaran (MBO)

Dalam melakukan penilaian, ada tiga langkah yang harus dilalui (Dessler, 1997, Jilid 2, p3):
-

mendefinisikan pekerjaan

menilai kinerja

memberikan feedback atau umpan balik

Mendefinisikan pekerjaan berarti memastikan bahwa atasan dan bawahan sepakat tentang
tugas-tugasnya dan standar jabatan. Menilai kinerja berarti membandingkan kinerja aktual
bawahan dengan standar-standar yang telah ditetapkan mencakup beberapa jenis formulir
penilaian kinerja. Pada umpan balik, kinerja dan kemajuan pegawai bawahan akan dibahas.

Dari hasil penilaian dapat ditarik suatu kesimpulan, apakah seorang pegawai tersebut layak
untuk dipromosikan atau dimutasikan. Penilaian kinerja juga memberikan konstribusi,
pelatihan apa saja yang diperlukan oleh tiap pegawai untuk meningkatkan produktivitasnya.
Metode

Kelebihan

Kekurangan

Penilaian
Skala penilaian Sederhana untuk digunakan: memberikan Standar bisa tidak jelas: efek halo,
grafik
penilaian kuantitatif untuk masing-masing kecenderungan sentral, terlalu
karyawan
longgar, prasangka dapat menjadi
masalah
Peningkatan Sederhana untuk digunakan (tetapi tidak Dapat menggunakan
alterasi
sesederhana skala penilaian
ketidaksepakatan di kalangan
grafik).Menghindari kecenderungan sentral karyawan dan bisa menjadi tidak
dan masalah lain dari skala penilaian
adil jika semua karyawan benarbenar unggul
Metode
Berakhir dengan sejumlah orang ditetapkan Hasil penilaian tergantung pada
distribusi
sebelumnya dalam masing-masing
ketepatan pilihan awal penilai
paksa
kelompok
Metode
Membantu menspesifikasi apa yang
Sulit untuk menilai atau
insiden kritis benar dan apa yang salah tentang
memeringkat karyawan yang
kinerja karyawan; mendorong penilai untuk saling berhubungan
menilai karyawan pada suatu basis yang
terus berjalan
Skala perilaku Memberikan jangkar perilaku, terikat
Sulit untuk dikembangkan dan
penilaian
pada persetujuan bersama berdasarkan
menghabiskan banyak waktu
MBO
sasaran kinerja
Gambar 3. Tabel kelebihan dan kekurangan yang penting dari alat penilaian (Dessler, 1997,
Jilid 2, p22)

Prototipe

Prototipe merupakan model yang mengambarkan sistem secara menyeluruh (Whitten, 1989,
p414). Dalam pelaksanaannya, prototipe terbagi menjadi dua jenis yaitu rapid dan sistem
(Whitten, 1989, p423). Penggunaan prototipe dalam desain sistem penempatan pegawai di
Universitas Bina Nusantara didasarkan pada beberapa hal berikut ini:
-

menghindari kemungkinan besarnya perubahan sistem

memudahkan user untuk mengerti tentang sistem yang akan dibuat

memberikan gambaran secara lengkap tentang sistem yang akan dibuat.

Diagram Aliran Data / Data Flow Diagram

Diagram aliran data merupakan suatu alat yang digunakan sebagai sistem analis untuk
menggambarkan model atau gambar dari kebutuhan sistem informasi (Hawryzkiewycz, 1991,
p78). Simbol yang dapat digunakan dalam menggambarkan kerja sistem melalui DFD adalah
proses, datastore, aliran data dan eksternal entitas.

Adapun beberapa alasan mengapa DFD digunakan dalam penulisan jurnal ini antara lain:
terdapat adanya kaitan antara sistem dengan subsistem sehingga lebih mudah
dimengerti dengan adanya penggunaan DFD
-

komunikasi dengan user mengenai sistem yang akan dibuat menjadi lebih mudah

Diagram Hubungan Entitas / Entity Relationship Diagram (ERD)

Diagram hubungan entitas adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan hubungan
antara masing-masing entitas di dalamnya (Martin, 1990, Vol2. 161). Dalam jurnal ini, entitas
yang digambarkan adalah entitas yang berkaitan dengan sistem sumber daya manusia
terutama dalam positioning karyawan. Yang dimaksud dengan entitas adalah orang, benda
dan lokasi yang dapt digambarkan dengan menggunakan data elemen atau memiliki atribut
informasi.

PEREKRUTAN PEGAWAI UNIVERSITAS BINA NUSANTARA

Perekrutan pegawai di Universitas Bina Nusantara dilakukan dengan menggunakan dua


media berdasarkan hasil observasi penulis yang meliputi:
-

media elektronik

Penggunaan melalui media elektronik dalam hal ini menggunakan layanan internet yang
dapat diakses di manapun dan kapan saja oleh user.

media non-elektronik

Penggunaan media non-elektronik dalam hal ini adalah penggunaan media cetak. Salah satu
bentuk realisasi dari media cetak tersebut adalah pengumuman perekrutan pegawai yang
disebarkan melalui leaflet (selebaran) yang ditempel di papan pengumuman di bagian depan
ruangan perkuliahan. Adapun penyebaran brosur di daerah kampus merupakan salah satu

bentuk ekspektasi dari pihak Universitas Bina Nusantara untuk memperoleh pegawai yang
berasal dari kalangan mahasiswa Universitas Bina Nusantara.

Perekrutan Menggunakan Media Elektronik

Penggunaan perekrutan melalui media elektronik yaitu menggunakan akses internet


berupa adanya:

perekrutan melalui BinusCareer

Perekrutan melalui BinusCareer memiliki scope yang lebih luas karena perekrutan tidak
hanya untuk pegawai untuk kepentingan Universitas Bina Nusantara, tetapi juga memberikan
kesempatan bagi fresh graduate dan alumni Universitas Bina Nusantara serta pelamar kerja
yang meregistrasikan dirinya dalam website tersebut, Dalam hal ini, BinusCareer dapat
dikatakan sebagai portal perekrutan pegawai karena menjalin kerja sama dengan berbagai
perusahaan terkait untuk menyalurkan sumber daya yang dibutuhkan termasuk di dalamnya
menyalurkan sumber daya yang dibutuhkan oleh Universitas Bina Nusantara.
Penempatan pegawai dari e-recruitment dilakukan dengan mencocokkan (match) antara
peminatan (desired positions) yang kemudian akan dimasukkan ke dalam database human
resource yang kemudian di-sorting atau diseleksi dan dipilah-pilah terlebih dahulu. Data
applicants (pelamar kerja) akan disimpan di suatu data store yang kemudian data tersebut
akan dicocokkan dengan database human resource requirement and positions. Apabila
pelamar memiliki tingkat kecocokan sekitar 80-100%, maka pelamar tersebut akan dipanggil
dengan mengirimkan job matches ataupun dihubungi via telepon ataupun email sebagai
bentuk konfirmasi. Sedangkan untuk fitur-fitur yang terdapat juga mencakup sebagai berikut:
my page, my account& resume, desired positions, job matches, sent applications, received
invitations, clipboard, campus hiring dan placement. Jadi sudah tampak jelas bahwa aplikasi
e-recruitment ini sudah memiliki dukungan penuh terhadap perekrutan dan penempatan
pegawai dengan melihat fitur-fitur yang terdapat di dalamnya.

Gambar 4. Aplikasi BinusCareer berbasis web untuk perekrutan pegawai

Tampilan hasil job match yang sesuai dengan keinginan


pelamar dan permintaan SDM organisasi

Fitur-fitur e-recruitment
untuk pelamar pekerjaan
Gambar 5. Tampilan layar aplikasi e-recruitment bagi pelamar pekerjaan

Menurut Torres et al, proses perekrutan pegawai di dalam departemen ADP (Abu Dhabi
Police) menggunakan media internet dapat digambarkan menggunakan diagram aliran data di
bawah ini yang dapat juga dianalogikan sebagai perekrutan pegawai di Universitas Bina
Nusantara yang melalui serangkaian tahapan seleksi sesuai dengan persyaratan yang
ditetapkan oleh pihak organisasi agar memenuhi kualitas yang dibutuhkan oleh organisasi
tersebut dalam menjalankan fungsionalitas posisi pekerjaan tersebut secara optimal dan
produktif.

Gambar 6. Aliran proses data dalam e-recruitment di ADP (Abu Dhabi Police)
-

perekrutan melalui aplikasi online

Perekrutan menggunakan aplikasi online yang dapat dilihat pada


http://lecturervacancy.binus.ac.id/ merupakan aplikasi yang berbasis web yang digunakan
untuk merekrut pegawai dalam bidang pendidikan sebagai tenaga pengajar di Universitas
Bina Nusantara sebagai Dosen. Aplikasi ini digunakan untuk memudahkan dan
memungkinkan untuk memperoleh calon dosen yang berkualitas dengan memperoleh
sebanyak-banyaknya pelamar pekerjaan tersebut untuk tahap selanjutnya diseleksi.

Tampilan di bawah ini dapat dilihat bahwa pengiklanan lowongan pekerjaan pada posisi yang
diperlukan dilakukan tanpa perlu menghabiskan biaya iklan bila dibandingkan dengan
mengiklankan melalui media cetak lainnya. Sedangkan untuk waktu penerimaan persyaratan
yang diminta dapat langsung diterima secara on-line dan perekrutan pegawai dapat berjalan
dengan efektif dan efisien dari segi biaya, kualitas dan waktu yang dikeluarkan. Hal ini juga
dilakukan mengingat jumlah mahasiswa yang meningkat hampir 200% dari tahun ke tahun
sedangkan peningkatan jumlah tenaga pengajar hanya sekitar 20% dan hal ini tentunya tidak
seimbang dalam memberikan pelayanan terhadap mahasiswa yang menjadi pelanggan
Universitas Bina Nusantara.

Gambar 7. Tampilan aplikasi berbasis web untuk perekrutan calon Dosen di Universitas Bina
Nusantara

ANALISIS KEADAAN SDM UNIVERSITAS BINA NUSANTARA

Dari hasil analisis diperoleh informasi bahwa faktor-faktor yang paling berpengaruh dalam
menentukan spesifikasi suatu pekerjaan di Universitas Bina Nusantara antara lain:
-

kebangsaan

latar belakang pendidikan

pengalaman kerja

usia

kepribadian

kondisi fisik

ketrampilan

lulus terhadap tes seleksi

Dari hasil pengumpulan data diperoleh hingga saat ini, jumlah pegawai yang tersebar dalam
berbagai divisi sekitar kurang lebih 10.000 pegawai dalam berbagai tingkatan manajemen dan
jenjang pendidikan. Untuk penyebaran pegawai di berbagai divisi dapat dilihat pada tabel di
bawah ini.

Tingkatan Manajemen
Manajemen Tingkat Atas

Posisi
Total
Rektor
1
Pembantu Rektor
4
Direktur
5
Kepala Perwakilan Manajemen
1
Pengendali Sistem Mutu
1
Dekan
5
Ketua Jurusan
9
Sekretaris Jurusan
6
Pembimbing akademik (khusus untuk S2) 1
Quality assure (khusus untuk S2)
2
Koordinator Penelitian
1

Manajemen Tingkat Menengah Kepala unit pelayanan teknis


Kepala biro
Kepala sub biro

9
10
20

Manajemen Tingkat Bawah

Staff administrasi
Staff operasi

307
272

Gambar 8. Tabel distribusi staff Universitas Bina Nusantara berdasarkan posisi dan tingkatan
manajemen (Widjaja, 1999, p28-29)

Dari hasil survei juga ditemukan bahwa sampai saat ini Universitas Bina Nusantara telah
memiliki sistem informasi manajemen sumber daya manusia seiring dengan semakin
meningkatnya kebutuhan akan manajemen sumber daya manusia:
-

perencanaan SDM

analisis pekerjaan

perekrutan

seleksi

penempatan

promosi / mutasi

penilaian kinerja

pelatihan dan pengembangan

pemutakhiran data pegawai

Untuk gambaran dari prototype sistem pada human resource information system dapat dilihat
pada aliran data sebagai berikut ini. Dapat dilihat bahwa entitas yang terlibat dalam
penempatan sumber daya manusia di Universitas Bina Nusantara antara lain meliputi pekerja,
pihak manajemen, kandidat pegawai, dan manajer departemen sumber daya manusia.
Penjelasan dari diagram hubungan sistem penempatan pegawai dapat dimulai dari pihak
manajemen dengan menentukan adanya standarisasi kinerja, deskripsi dan spesifikasi
pekerjaan. Dari kebijakan tersebut, sistem akan memberikan hasil berupa perekrutan ataupun
penempatan tenaga kerja baru dan perubahan-perubahan yang disesuaikan dengan kebutuhan
organisasi tersebut. Sedangkan dari pihak kandidat yang merupakan calon pelamar dapat
mulai mengajukan suratlamaran yang akan dimasukkan ke dalam sistem dan saat ini sistem
yang berjalan adalah sistem online berbasis web yang memungkinkan pemutakhiran database
sumber daya manusia. Surat tersebut akan diproses dengan menggunakan sistem matching
apakah sesuai dengan requirement yang dibutuhkan. Apabila sesuai, maka sistem akan

mengirimkan surat penerimaan, sebaliknya bila tidak sesuai, sebagai bentuk konfirmasi akan
diberikan surat penolakan. Dari pihak pegawai, dapat saja mengalami perubahan identitas
seperti perubahan alamat dan data diri lainnya, ataupun perubahan keterampilan yang dimiliki
yang akan menjadi input bagi sistem tersebut. Sistem akan memberikan output kepada
pekerja dengan adanya job posting. Manajer departemen SDM merupakan kepala lini dari
departemen tersebut akan melakukan evaluasi terhadap kinerja dan mengubah elemen analisis
pekerjaan. Apabila terdapat kekurangan sumber daya manusia, maka manajer dapat
memasukkan permintaannya terhadap pegawai baru. Hal ini terus berulang seiring dengan
meningkatnya keperluan organisasi tersebut.

Gambar 9. Diagram Hubungan Sistem Penempatan Pegawai

KESIMPULAN

Pentingnya informasi terhadap sumber daya manusia dalam perekrutan dan penempatan
karyawan terasa begitu nyata ketika suatu organisasi mulai menyadari pentingnya sumber
daya manusia sebagai penggerak organisasi dan salah satu faktor utama pendukung
keberhasilan organisasi tersebut.

1. Manajemen sumber daya manusia membutuhkan informasi yang akurat, mutakhir,


dan cepat dalam melakukan kegiatan sumber daya manusia
2. Informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh dari suatu sistem pendukung kegiatan
sumber daya manusia. Salah satu bentuknya terdapat pada aplikasi e-recruitment yang
saat ini sudah banyak digunakan oleh berbagai organisasi.
3. Sumber daya informasi mengenai sumber daya manusia harus dikembangkan seiring
dengan meningkatnya kebutuhan organisasi akan sumber daya manusia yang
berkualitas dengan melakukan perubahan yang menjawab kebutuhan dan
menambahkan fitur-fitur yang diperlukan
4. Untuk memperoleh informasi yang akurat dan tepat waktu, maka diperlukan
pemahaman terhadap aliran data yang terdapat pada sistem perekrutan dan
penempatan sumber daya manusia.