Anda di halaman 1dari 6

SISTEM PEMESANAN DAN PEMBELIAN BAHAN MAKANAN RSUD

BANYUMAS
1. PEMESANAN BAHAN MAKANAN
Pemesanan bahan makanan adalah kegiatan penyusunan permintaan
(order) bahan makanan berdasarkan menu atau pedoman menu dan rata-rata
jumlah konsumen atau pasien yang ada. Tujuan dari kegiatan ini adalah
tersedianya daftar pesanan bahan makanan sesuai dengan standar atau spesifikasi
yang ditetapkan (Depkes, 2007). Pemesanan dapat dilakukan sesuai dengan kurun
waktu tertentu (harian, mingguan, atau bulanan). Adapun persyaratan yang
dibutuhkan untuk pelaksanaan pemesanan bahan makanan ini adalah :
a. Adanya kebijakan Rumah Sakit tentang pengadaan bahan makanan.
b. Adanya kebijakan antar Rumah Sakit dengan rekanan atau pemasok.
c. Adanya spesifikasi bahan makanan.
d. Adanya daftar pesanana bahan makanan.
e. Tersedia dana (Depkes, 2007).
Sistem penyelenggaraanmakanan di RSUD Banyumas dilakukan secara
swakelola. Secara garis besar, pemesanan makanan / bahan makanan di Instalasi
Gizi RSUD Banyumas dibedakan menjadi 2 macam yaitu :
a. Pemesanan Bahan Makanan Basah
Kegiatan pemesanan bahan makanan khususnya bahan makanan segar
seperti lauk hewani dan nabati serta sayuran dilakukan setiap hari dimana bahan
makanan yang dipesan hari ini merupakan bahan makanan yang akan digunakan
untuk pengolahan menu siang dan sore hari berikutnya serta menu makan pagi
dua hari berikutnya. Misalnya pemesanan yang dibuat pada tanggal 02 Oktober
2015 digunakan untuk menu siang tanggal 02 Oktober 2015 dan sore hari 02
Oktober 2015 serta untuk makan pagi tanggal 03 Oktober 2015 kemudian bahan
makanan sayur dipesan setiap hari akan tetapi digunakan untuk sore hari dan
besok pagi dan siang harinya misal pemesanan sayur pada pagi tanggal 02
Oktober 2015 akan diolah pada sore 02 Oktober 2015 dan pagi serta siang hari
pada tanggal 03 Oktober 2015. Berdasarkan contoh tersebut, data yang digunakan
sebagai acuan pemesanan adalah data diet pasien pada tanggal 02 Oktober 2015.

Petugas monitoring pagi atau ahli gizi yang bertugas merekap jenis diet seluruh pasien dari form
Daftar Permintaan Makan Pasien di pagi hari yang diperoleh dari pramusaji tiap-tiap ruangan

Ahli gizi perencanaan menentukan jumlah kebutuhan bahan makanan pasien menggunakan standar
porsi
Ahli gizi perencanaan menentukan jumlah bahan makanan yang dibutuhkan seluruh pasien dengan
rumus :
Standar porsi x jumlah seluruh pasien + 10% jumlah keseluruhan (cadangan)
Ahli gizi perencanaan menghitung kebutuhan semua bahan makanan yang dibutuhkan untuk esok hari

Ahli gizi perencanaan memasukkan data jumlah pemesanan bahan makanan ke dalam dua
formulir Daftar Pemesanan Bahan Makanan
Ahli gizi perencanaan membuat pemesanan kepada gudang yang ditulis di kertas Daftar Pemesanan Bahan
Makanan

Menyerahkan formulir pemesanan bahan makanan kepada pihak rekanan dan menyisakan 1
formulir pemesanan sebagai acuan check list saat penerimaan

Gambar 1. Alur Pemesanan Bahan Makanan Basah

b. Pemesanan bahan Makanan Kering


Bahan makanan kering adalah bahan makanan yang dapat disimpan dalam
waktu yang lebih lama sehingga memungkinkan adanya cadangan dalam gudang.
Contoh bahan makanan yang masuk dalam kelompok ini adalah teh, susu, bumbubumbu kering, beras, dan garam. Bahan makanan kering datang setiap 2-3 hari
sekali atau rata-rata seminggu sekali tergantung kebutuhan gudang. Ada sedikit
perbedaan dalam proses pemesanan bahan makanan kering dan bahan makanan
basah, yaitu pemesanan bahan makanan kering dilakukan dua kali dalam
seminggu. Dalam melakukan pemesanan bahan makanan kering, terlebih dahulu
dilihat stok gudang sebagai pertimbangan dalam pemesanan bahan makanan
tersebut.Penyimpanan bahan makanan kering tidak dilakukan dalam jumlah yang
besar sehingga pemesanannya dilakukan dua kali dalam satu minggu. Hal ini
dikarenakan gudang tempat penyimpanan bahan makanan kecil ruangannya kecil.

Bagian pemesanan memeriksa stok digudang apakah cadangan bahan makanan sudah menipis

Petugas gudang mencatat apakah ada bahan makanan yang cadangannya sudah menipis sehingga perlu dipesan lagi

Bagian pemesanan menghitung jumlah bahan makanan kering yang perlu dipesan

Bagian pemesanan memasukkan data jumlah pemesanan bahan makanan ke dalam 2 formulir Daftar Pemesanan Bahan
Makanan

Menyerahkan formulir pemesanan bahan makanan kepada pihak rekanan dan petugas penerimaan sebagai acuan check
list saat penerimaan

Gambar 2. Alur Pemesanan Bahan Makanan kering


Proses pemesanan yang selama ini telah dilaksanakan oleh RSUD
Banyumas ini sudah baik, tetapi perlu ada pengembangan dan inovasi sehingga
proses pemesanan bisa berjalan lebih efisien. Proses pemesanan yang sudah
berjalan dilaksanakan secara manual, dimana petugas pemesanan menghitung
secara manual seluruh kebutuhan yang akan dipesan sehingga tidak menutup
kemungkinan adanya bahan makanan yang tidak tercatat dan tidak dipesan.
Inovasi yang mungkin dilakukan adalah menggunakan sistem komputerisasi.
Sistem ini akan memudahkan petugas pemesanan karena bila seluruh bahan
makanan sudah dimasukkan kembali dalam database pemesanan maka petugas
hanya tinggal memasukkan jumlah pasien dan jenis dietnya saja. Sistem ini
sebenarnya sudah diterapkan untuk pencatatan stok gudang dimana melalui data
pengeluaran data yang diinput rutin oleh petugas ini maka akan mudah dicek
bahan makanan apa saja yang stoknya sudah berkurang.
RSUD Banyumas juga melakukan pemesanan makanan matang adalah
makanan yang dipesan dalam keadaan matang, misalnya bandeng goreng, ikan
mujair goreng, dan snak-snak tertentu. Pembelian makanan dalam

bentuk

matang, dikarenakan secara teknis tidak memungkinkan . Makanan ini dipesan


setiap hari, sehari sebelum penggunaannya. Alur pemesanan makanan ke suplier
jauh lebih singkat karena pihak pihak suplier sudah memiliki daftar siklus menu,
standar porsi, serta dokumen

lain yang digunakan sebagai acuan dalam

menyediakan makanan pesanan.


Sistem pemesanan ini memungkinkan adanya bahan makanan yang tidak
terpakai atau justru kekurangan bahan makanan akibat adanya perubahan jenis
diet atau perubahan jumlah pasien di hari berikutnya.

2. PEMBELIAN BAHAN MAKANAN


Pembelian bahan makanan merupakan serangkaian kegiatan penyediaan
macam, jumlah, spesifikasi / kualitas bahan makanan sesuai ketentuan / peraturan
yang berlaku di institusi, rumah sakit yang bersangkutan. Pembelian bahan
makanan merupakan prosedur

penting untuk memperoleh bahan makanan,

biasanya terkait dengan produk yang benar, jumlah yang tepat, waktu yang tepat,
dan harga yang benar. Untuk rumah sakit kelas pemerintah, berlaku ketentuan
pemerintah yang mengatur dan menetapkan bahwa ppembelian bahan makanan
dilakukan secara kontrak berdasarkan pelelangan.
Dalam pembelian bahan makanan dapat diterapkan berbagai prosedur,
tergantung dari peraturan, kondisi, besar atau kecilnya institusi serta kemampuan
sumber daya institusi yang bersangkutan. Prosedur / sistem yang sering dilakukan
antara lain :
a) Pembelian langsung ke pasar (The Open Market of Buying)
b) Pembelian dengan musyawarah (The Negotiated of Buying)
c) Pembelian yang akan datang (Future Contract)
d) Pembelian tanpa tanda tangan (Unsigned Contract/Auction

Firm at the opening of price (FAOP), dimana pembeli memesan


bahan makanan pada saat dibutuhkan, dengan harga sesuai pada
saat transaksi berlangsung.

Subject Approval of Price (SAOP), dimana pembeli memesan


makanan pada saat dibutuhkan, dengan harga sesuai dengan
yang ditetapkan terdahulu.

e) Pembelian melalui tender / pelelangan (The Formal Competitive)


Sistem pembelian yang diterapkan di RSUD Banyumas mengacu pada
aturan Pemda berdasarkan APBD (Anggaran Pendapatan Belanja Daerah)
dari Bupati. Pengadaan bahan
menggunakan sistem penunjukan

makanan < Rp 500.000.000,- dengan


langsung melalui panitia khusus yang

diantaranya terdiri dari PPK (Pejabat Pembuat Komitmen), PPTK (Pejabat


Pelaksana Teknis Kegiatan), dan Pokja.

Penentuan supplier dilakukan oleh panitia dengan proses penawaran


atau lelang setiap bulan untuk bahan makanan basah dan dua bulan untuk
bahan makanan kering. Supplier yang dipilih adalah supplier yang dapat
memberikan harga terendah dan mempunyai profil yang paling sesuai atau
memiliki track record yang bagus. Pemilihan suplier didasarkan pada
pertimbangan dari tim (user). Bagian penerimaan bahan makanan membuat
catatan-catatan kekurangan supplier, misalnya jika spesifikasinya tidak sesuai
atau barang yang dipesan tidak ada. Hal tersebut akan menjadi pertimbangan
dalam pemilihan supplier pada periode selanjutnya.
Penggunaan sistem pembelian dengan tender dan penunjukan
langsung memiliki beberapa kelebihan dan kelemahan. Kelebihan dan
kelemahan dari sistem pembelian bahan makanan dengan sistem penunjukan
langsung adalah sebagai berikut :
Kelebihan sistem penunjukan langsung adalah sebagai berikut:
-

proses pengadaan relatif lebih singkat.


saat pengecekan bahan makanan sekalian dapat mengontrol bahan

makanan sudah sesuai dengan spesifikasi atau belum.


jika bahan makanan tidak sesuai dengan spesifikasi

dikembalikan ke rekanan
rekanan yang ditunjuk mempunyai tanggung jawab penuh terhadap

dapat

institusi.
Kelemahan sistem penunjukan langsung adalah sebagai berikut :
-

apabila rekanan mengirim bahan yang tidak sesuai maka akan


dikembalikan dan diganti oleh rekanan, hal ini dapat menghambat
proses produksi karena untuk pengiriman bahan makanan basah
dilakukan setiap hari.

Sistem pengadaan bahan makanan yang dilakukan di RSUD Banyumas


menggunakan penunjukan secara langsung terhadap suplier yang memberikan
penawaran. Pelelangan yang dilakukan di RSUD Banyumas merupakan
pelelangan tertutup, yaitu masing-masing rekanan tidak mengetahui harga
penawaran yang diberikan oleh rekanan lain. Setelah melalui proses seleksi
dengan berbagai pertimbangan kemudian dipilih satu suplier untuk menyuplai

kebutuhan instalasi gizi RSUD Banyumas. Lamanya kontrak dengan suplier


dibedakan berdasarkan jenis bahan makanannya. Untuk jenis makanan kering,
kontrak dilakukan untuk jangka waktu dua bulan, sedangkan untuk bahan
makanan basah kontrak dilakukan untuk jangka waktu satu bulan. Setelah kontrak
habis, kontrak baru bisa dilakukan dengan suplier yang sama atau dengan suplier
yang berbeda.
Berdasarkan teori, daftar pemesanan bahan makanan dibuat dalam lima
rangkap yaitu asli untuk suplier dan tembusan (1 rangkap untuk panitia
penerimaan dan 3 rangkap untuk bidang keuangan). Pembuatan form pemesanan
bahan makanan sebaiknya disesuaikan dengan kebijakan dan kebutuhan Rumah
Sakit. Di RSUD Banyumas form dibuat rangkap dua, satu form dipegang oleh
suplier sebagai panduan mencari bahan makanan yang dipesan sedangkan satu
form lagi dipegang oleh bagian penerimaan untuk pemeriksaan bahan makanan
saat penerimaan. Suplier rmempunyai tanggung jawab sendiri untuk membuat
administrasi pengiriman bahan makanan ke rumah sakit kepada bagian keuangan
(panitia khusus) untuk dapat mencairkan dana. Pembuatan administrasi oleh
rekanan ini harus di-cross check dengan data dari administrasi di instalasi gizi. Di
akhir kontrak, setelah administrasi lengkap, suplier bisa meminta pembayaran
pada bagian keuangan rumah sakit.