PENDAHULUAN
Setiap perguruan tinggi akan berkembang secara kualitatif maupun kuantitatif,
karena semakin bertambah jumlah fakultas, jurusan, dan unit lainnya. Kegiatan
pendidikan, penelitian, pengabdian masyarakat, dan administrasi akan semakin
kompleks. Di samping itu, setiap karyawan, dosen, dan mahasiswanya mempunyai
potensi sebagai pencipta, pengguna, dan penyebar informasi dan pengetahuan. Mereka
juga mempunyai jaringan, atau mempunyai potensi untuk membentuk jaringan, dengan
rekan-rekan di dalam dan di luar kampus yang bekerja dan berminat terhadap topik
yang sama dan yang relevan.
Dari luar, perguruan tinggi menghadapi arus globalisasi dan perkembangan pesat
teknologi informasi dan komunikasi. Selain mempengaruhi satu sama lain, globalisasi
dan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi menimbulkan permasalahan
atau issue yang semakin multidimensi dan rumit. Para dosen, peneliti, mahasiswa dan
administrator perguruan tinggi bekerja dalam proses penciptaan, perekaman, dan
penyebaran pengetahuan yang berhubungan dengan permasalahan-permasalahan
tersebut.
Karena itu, dapat di bayangkan bagaimana sulitnya bagi seseorang di suatu
perguruan tinggi terlebih bagi seorang pemimpin, untuk senantiasa dengan cepat
mengetahui apa yang telah dan sedang di kerjakan oleh siapa, di mana, dan bagaimana
kemajuannya. Mengidentifikasi terjadinya pengulangan kegiatan, menangkap peluang
untuk menjadi pelopor di suatu kegiatan ilmiah, dan untuk mengetahui dosen, peneliti,
dan mahasiswa mana, mempunyai hubungan dengan siapa di luar kampus.
Hal ini mengisyaratkan bahwa semakin hari semakin banyak pihak di dalam dan
luar kampus yang harus saling berhubungan, semakin banyak informasi dan
pengetahuan yang harus di ciptakan, di akses, di simpan, dan di komunikasikan dan
semakin banyak kegiatan yang harus di monitor, di evaluasi dan di koordinasi. Di sini
Perpustakan dapat berperan secara strategis membantu perguruan tinggi dalam
memantau serta mengevaluasi kegiatan perkuliahan dengan bantuan teknologi informasi
dan komunikasi.
Perpustakaan perguruan tinggi mempunyai kewajiban untuk mengetahui
kebutuhan informasi para penggunanya yang berasal dari semua unit yang ada di
perguruan tinggi yang bersangkutan. Para pengguna ini bekerja dengan topik yang
berbeda, serupa, ataupun sama, dalam kegiatan belajar mengajar, penelitian, pengabdian
masyarakat dan administrasi pada waktu yang bersamaan maupun lintas waktu.
Perpustakaan juga bertugas menampung semua publikasi yang di hasilkan dari kegiatankegiatan tersebut. Dengan perkataan lain, tidak satu unitpun di perguruan tinggi yang
mengakumulasi informasi dan pengetahuan sebanyak itu.
Dalam rangaka menjalankan tugasnya, perpustakaan berkesempatan untuk
menjalankan secara lintas pengguna. Perpustakaan juga dapat membantu perkembangan
suatu idang kajian dengan menginformasikan orang-orang yang bergerak di bidang
kajian tersebut tentang konsep, teori atau metodologi yang relevan,yang sudah maju di
bidang kajian lainnya. Hal ini semua secara potensial membantu perpustakaan menjadi
fasilitator pengelolaan pengetahuan dan hubungan lintas kelompok ilmuwan dan
pengguna perpustakaan lainnya.
Setiap kegiatan akademis bisa di lihat sebagai fenomena yang terdiri dari input,
proses, dan output. Dalam kerangka ini, kebutuhan informasi adalah salah satu faktor
input dan pemanfaatan informasi salah satu faktor proses.
3.
Proses operasional yang masih menggunakan cara manual seperti tulisan dapat
di gantikan dangan proses komputerisasi sehingga pelayanan lebih baik.
Manfaat Penelitian
Penelitian ini di harapkan bermanfaat untuk pimpinan perguruan tinggi dalam
perencanaan dan pengawasan perpustakaan, untuk perkembangan perpustakaan itu
sendiri dan untuk mempermudah pustakawan mengelola bahan pustaka serta khususnya
para pengguna perpustakaan lebih mudah memanfaatkannya.
PEMBAHASAN
Analisis sistem Sistem Operasional Perpustakaan STMIK Jakarta STI&K serta
mengidentifikasi masalah yang timbul dari sistem tersebut. Analisis dilakukan untuk
mengetahui gambaran sistem secara jelas sehingga dapat melakukan evaluasi terhadap
sistem secara tepat.
Sistem Operasioanl Perpustakaan di STMIK Jakarta STI&K Mempunyai dua
sistem yaitu sistem layanan tertutup dan sistem layanan terbuka. Sistem layanan tertutup
berfungsi sebagai:
1.
Unit sirkulasi yaitu melayani anggota perpustakaan, peminjaman dan
pengembalian buku serta perpanjangan buku dan kartu anggota bagi mahasiswa,
dosen, dan karyawan.
2.
Pembuatan surat bebas peminjaman perpustakaan bagi mahasiswa yang akan
mengikuti siding Diploma tiga dan Sarjana.
3.
Penerimaan sumbangan buku bagi mahasiswa yang sudah lulus.
4.
Penyerahan penulisan penelitian serta skripsi bagi mahasiswa yang telah
menyelesaikan studinya.
Sistem layanan tertutup yang di fungsikan sebagai unit sirkulasi dimana peminjam
dapat meminjam buku dengan mencari catalog terlebih dahulu pada tempat yang telah
di sediakan. Peminjam mencari buku sesuai dengan yang di inginkan lalu mencatatnya
pada secarik kertas dan menyerahkan pada petugas layanan untuk mencarikan buku
yang di inginkan di rak.
Sisitem layanan terbuka berfungsi untuk referensi dan audio visual. Pembaca
bebas memilih dan mengambil sendiri referensi referensi yang di inginkan. Setiap
anggota perpustakaan wajib memiliki kartau anggota perpustakaan.
Sistem Operasional Perpustakaan
Setelah penulis mempelajari sistem yang sedang berjalan, dengan menganalisa
prosedur pada bagian perpustakaan, penulis menemukan permasalahan pada sistem
yang sedang berjalan antara lain:
Pengarsipan dan penyimpanan data pepustakaan secara digital yang belum terorganisasi
secara baik dalam database komputer. Prosedur pengolahan data anggota perpustakaan
baik sebagai staff karyawan, dosen, mahasiswa dan pengguna perpustakaan lainnya.
Belum adanya fasilitas pendukung untuk pengembangan perpustakaan digital baik itu
infrastruktur hardware maupun software pendukung. Pembuatan laporan kegiatan
perpustakaan secara keseluruhan.
Sebagaimana uraian diatas, ternyata masih ada permasalahan yang menghambat
jalannya sistem yang sedang berjalan. Karena itu perlu dilakukan pengembangan sistem,
agar sistem dapat berjalan dengan baik dan lancar, yaitu dengan memperbaiki sistem
meliputi prosedur yang digunakan. Hal ini perlu karena akan mempengaruhi perangkat
pengolahan yang digunakan. Prosedur yang baik ditinjau dari segi efisiensi, efektifitas,
dan waktu, diharapkan akan mendapatkan sistem yang baik.
Usulan perbaikan Aliran Prosedur:
1.
Pembuatan database untuk pengolahan data perpustakaan basis web.
2.
Pembuatan database untuk anggota pengguna perpustakaan basis web.
3.
Pembuatan laporan kegiatan perpustakaan sehingga dapat di lihat
perkembangan pemanfaatan perpustakaan.
4.
Menyediakan infrastruktur untuk pengembangan perpustakaan digital basis
web.
RANCANGAN SISTEM INFORMASI
Berikut ini adalah analisa kebutuhan sistem dari perancangan system yang di
buat oleh penulis, yaitu Perpustakaan Digital Berbasis Web untuk di tempatkan di
Perpustakaan STMIK Jakarta STI&K. Berdasarkan perencanaan sistem yang di
kembangkan adalah data mengenai sistem operasional perpustakaan yang meliputi:
1.
Pembuatan informasi referensi buku, dan lainnya yang berupa data digital
berbasis web. Sehingga informasinya dapat di akses secara langsung dari komputer
dengan perangkat lunak browser.
2.
Pembuatan informasi yang berhubungan dengan perpustakaan seperti
pencarian koleksi buku, jumlah buku, data peminjaman dan pengembalian buku
lebih cepat di dilakukan karena para anggota bisa langsung mencari informasinya di
komputer.
3.
Pembuatan sistem operasional perpustakaan lainya seperti penmbuatan data
anggota, data koleksi buku dan referensi, data peminjaman, data pengembalian
buku dan inforamasi pembuatan surat keterangan lain seperti surat bebas
perpustakaan dan surat persetujuan sidang
Kebutuhan Penunjang Fungsional Sistem
Perangkat keras yang dibutuhkan pada saat pengembangan aplikasi ini adalah
Komputer PC sebagai Server dan Client dengan spesifikasi:
1. Processor Intel Celeron 500 MHz
2. RAM 64 MB Visipro.
3. Hard disk 20 GB Seagate
Perangkat lunak yang dibutuhkan pada saat pengembangan aplikasi ini adalah :
1. Sistem operasi Windows 98 SE
2. Basis data MySQL 4.0.25
3. Bahasa pemrograman PHP
4. Aplikasi Web Server Apache
Perangkat penunjang lain nya adalah:
1.
Scanner
2.
Jaringan Komputer
3.
HUB
4.
Printer
HUB
SERVER
iMac
WK1 User
iMac
WK2 User
Epson LQ-1170
CANON BJ-240
melihat semua database perpustakaan yang berisi semua koleksi perpustakaan baik
beruba buku, majalah, literature, dan penulisan ilmiah lainya yang tentunya sudah
berupa data digital.
Jendela utama aplikasi dirancang untuk memiliki tiga bagian utama, yaitu
sebuah tempat untuk menampilkan informasi host, database, dan preview dari database
yang di pilih. Perancangan jendela utama dapat digambarkan seperti di bawah ini:
Perancangan Database
Untuk merancang database secara konseptual tentunya diperlukan alat bantu,
baik untuk menggambarkan keterhubungan antar data maupun pengoptimalan
rancangan database, untuk menggambarkan model data penulis menggunakan Entity
Relationship Diagram (ERD), sedangkan untuk mendapatkan database yang baik
diperlukan teknik Normalisasi.
Entity Relationship Diagram (ERD)
Seperti yang telah dikemukakan pada tinjauan pustaka, ERD menggambarkan
logika data terdiri dari entity-entity yang menggambarkan obyek agar dapat dibedakan
dengan yang lain, dilengkapi dengan atribut-atribut yaitu informasi tentang entity
tersebut serta relationship-relationship yang menghubungkan satu entity dengan entity
lainya.
DAFTAR PUSTAKA
1.