Anda di halaman 1dari 10

BAB 18

AUDIT SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA

Kelompok 2 :
1.
2.
3.
4.

Nurul Fajriah
Nur C Afifi
Dina Islami Rosyida
Marietha Ayu Safitri

(023131223)
(023131236)
(023131237)
(023131239)

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS TRISAKTI
2015 / 2016

Siklus penggajian dan personalia (payroll and personnel cycle) melibatkan pekerjaan
dan pembayaran kepada semua karyawan. Penilaian dan pengalokasian biaya tenaga kerja
yang tidak tepat dapat menimbulkan salah saji laba bersih yang material. Audit atas siklus
penggajian dan personalia mencakup pemahaman tentang pengendalian internal, penilaian

resiko pengendalian, pengujian pengendalian subtantif atas transaksi, prosedur analitis, serta
pengujian atas rincian saldo.
Perbedaan utama antara siklus penggajian dan personalia serta siklus lainnya meliputi:

Hanya ada satu kelas transaksi untuk penggajian.


Transaksi pada umumnya jauh lebih signifikan ketimbang akun neraca terkait.
Pengendalian internal terhadap penggajian sudah efektif bagi hampir semua
perusahaan, bahkan perusahaan kecil sekalipun

Karena karakteristik tersebut, biasanya auditor menekankan pengujian pengendalian,


pengujian subtantif atas transaksi, dan prosedur analitis ketika mengaudit penggajian.
AKUN DAN TRANSAKSI DALAM SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA
Tujuan keseluruhan dari audit siklus penggajian dan personalia adalah untuk
mengevaluasi apakah saldo akun yang terpengaruh oleh siklus tersebut telah dinyatakan
secara wajar sesuai dengan prinsip akuntansi yang diteima umum.
Dalam sebagian besar sistem, akun gaji dan upah akrual hanya digunakan pada akhir
periode akuntansi. Selama periode berjalan, beban baru akan dicatat apabila karyawan telah
benar-benar dibayar dan bukan ketika biaya tenaga kerja terjadi. Akrual untuk tenaga kerja
dicatat dengan ayat jurnal penyesuaian pada akhir periode bagi setiap biaya tenaga kerja yang
dihasilkan tetapi belum dibayar.
FUNGSI BISNIS DALAM SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA SERTA
DOKUMEN DAN CATATAN TERKAIT
Siklus penggajian dan kepegawaian dimulai dengan merekrut pegawai dan berakhir
dengan pembayaran kepada pegawai dan kepada pemerintah dan lembaga lainnya untuk
pajak penghasilan dan kenikmatan pegawai yang terutang.

Berikut ini adalah fungsi, dokumen terkait, dan pengendalian internal :


a. Kepegawaian dan Penempatan Pegawai :
1) Catatan kepegawaian ( personnel record ).

Meliputi data seperti tanggal mulai bekerja, investigasi personil, tingkat


pembayaran, pengurangan yang diotorisasi, evaluasi kinerja dan tanggal berhenti
bekerja.
2) Formulir otorisasi pengurangan ( deduction authorization form ).
Formulir ini digunakan untuk mengotorisasi pengurangan gaji, termasuk jumblah
pembebasan untuk pemotongan pajak pengasilan, 401(K) dan program tabungan
pension lainnya, obligasi tabungan A.S. serta iuran serikat pekerja.
3) Formulir otorisasi tarif ( rate authorization form ).
Formulir ini digunakan untk mengotorisasi tingkat pembayaran. Sumber
informasinya adalah kontrak tenaga kerja, otorisasi oleh manajemen, atau dalam
kasus pejabat perusahaan, otorisasi dari dewan direksi.
Pencatatan waktu (timekeeping) dan persiapan penggajian merupakan hal yang
penting dalam audit penggajian karena mempengaruhi secara langsung beban
peggajian dalam setiap periode. Untuk mencegah salah saji dalam epat aktivitas
berikut diperlukan pengendalian yang memadai :
- Penyiapan kartu waktu oleh karyawan
- Pengikhtisaran dan penghitungan pembayaran

kotor,

pengurangan

dan

pembayaran bersih
- Penyiapan cek gaji
- Penyiapan catatan gaji
b. Pengelolaan Waktu dan Penyiapan Pembayaran Gaji :
1) Kartu Absen ( time card )
Adalah dokumen yang mengidentifikasi waktu per jam karyawan mulai dan
berhenti bekerja setiap hari serta jumlah jam kerja karyawa. Kartu waktu ini dapat
berupa formulir kertas atau electronic, dan dapat disiapkan secara otomatis oleh
jam waktu atau pembaca kartu identifikasi. Kartu waktu ini biasanya diserahkan
setiap minggu.

2) Tiket Waktu Kerja ( job time ticket )


Tiket waktu pekerjan adalah formulir yang menunjukkan pekerjaan mana yang
dikerjakan karyawan selama periode waktu tertentu. Formulir ini hanya digunakan
oleh seorang karyawanmelakukan pekerjaan berbeda atau bekerja dalam
departemen yang berbeda. Tiket waktu pekerjan seringkali diakukan secra
electronic dengan system pelaporan waktu dan beban

3) File Transaksi Penggajian


File yang dibuat oleh computer ini mencantumkan semua transaksi penggajian
yang diproses aoleh system akuntansi selama satu periode, seperti satu hari, satu
minggu, satu bulan, satu tahun.
4) Jurnal Penggajian ( Payroll journal ).
Laporan ini dibuat dari file transaksi penggajian dan umumnya mencantumkan
nama karyawan, jumlah penggajian kotor dan bersih, jumlsh pemotongan, serta
klasifikasi akun atau klasifikasi transaksi. Transaksi yang sama dimasukkan
kedalam jurnal atau daftar juga diposting secara simultan ke buku besar umum dan
ke file besar induk penggajian.
5) Berkas Induk Penggajian ( payroll master file ).
Adalah file computer yang digunakan untuk mencatat transaksi penggajian
bagisetiap karyawan dan mempertahankan total upah karyawan yang dibayar
selama tahun tersebut hingga tanggal saat ini.
c. Pembayaran Gaji :
1) Cek Gaji ( payroll check )
Cek gaji ditulis untuk selanjutnya diserahkan kepada karyawan sebagai pertukaran
atas jasa yang dilakasanakannya. Jumlah cek tersebut merupakan pembayaran
kotor dikurangi pajak dan potongan lainnya. Cek itu disimpan sebagai bagian dari
fungsi penyiapan penggajian, tetapi tanda tangan yang diotorisasi telahmembuat
cek tersebut sebagai aktiva. Setelah cek gaji dicairkanoleh karyawan, cek yang
dibatalkan lalu dikembalikan keperusahaan dari bank. Cek gaji seringkali
disetorkan secara langsung dari rekening bank setiap karyawan.
2) Rekonsiliasi Rekening Bank Penggajian
Rekonsiliasi bank independen merupakan hal yang penting bagi semua akun kas,
termasuk penggajian, untuk menemukan kesalahan dan kecurangan. Akun
oenggajian impress (imprest payroll account) adalah akun penggajian terpisah
dimana saldo bernilai kecil dipertahankan.
Jumlah setiap gaji bersih yang ditransfer berdasarkan cek atau transferdna
elektronik dari akun umum kevakun impress segera sebelum distribusi penggajian.
d. Surat Pemberitahuan Pajak, Penyiapan Surat Pemberitahuan dan Pembayaran
Pajak
1) Formulir W-2

Adalah formulir yang dikirim kesetiap karyawan untuk mengikhtisarkan setiap


menghasilan karyawan slama tahun kalender, termasuk pembayaran kotor, dan
potongan FICA (jaminan sosial). Informasi yang sama juga diserahkan kepada
internal revenue service dan komisi pajak Negara bagian serta local jika dapat
diberlakukan. Informasi ini disiapkan dari file induk penggajian dan biasanya
dibuat oleh komputer.
2) SPT pajak penghasilan
Adalah formulir yang diserahkan ke unit pemerintah local, Negara bagian, dan
federal untuk menunjukkan pembayaran pajak yang dipotong dan pajak
perusahaan. Sifat dan tanggal jatuh tempo formulir tersebut bervariasi tergantung
pada jenis pajaknya. Formulir trsebut disiapkan dari informasi yang ada pada
induk file penggajian dan biasanya dibuat oleh computer.pembayaran pemotongan
pajak federal dan jaminan social akan jatuh tempo secara setengah mingguan atau
bulanan, tergantung pada julah pemotongan pajaknya.sebagian besar pajak
pengangguran negaara bagian jatuh tempo secara kuartalan.
METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN
PENGUJIAN SUBTANTIF ATAS TRANSAKSI
Pengendalian internal untuk penggajian biasanya sangan tersruktur dan terkendali
dengan baik untuk mengelola pengeluaran kas, meminimalkan keluhandan ketidak puasan
para karyawan, serta miminimalkan kecurangan penggajian. Cek gaji dan semua jurnal yang
terkait serta catatan penggajian biasanya diproses oleh computer. Karena perihal pembayaran
gaji relative umum dari perusahaan keperusahaan,maka harus tersedia system computer yang
berkualitas tinggi.
Karena memproses penggajian serupa pada sebagian besar organisasi, dan program
harus

dimodifikasi

setiap

tahun

terhadap

perubahan

skedul

pemotongan

pajak,umumnyaperusahaan menggunakan jasa penggajian dari luar untuk pemproses


penggajian. Auditor juga dapat mengandalkan pada pengendalian internal organisasi jasa.
Hal ini bisa diterima jika auditor organisasi jasa menerbitkan laporan ( yang sering
kali disebut sebagai laporan SAS 70 ) Mengenai pengendalian internal organisasi jasa.
Walaupun pengujian pengendalian dan pengujian substantive atatransaksi merupakan
bagian yang paling penting dalam menguji penggajian, pengujian dalam bidang ini biasanya

tidak bersifat ekstensif. Banyak audit menghadapi riiko salah saji yang material yang rendah
atau minimal, wlaupun penggajian sering kali menjadi bagian yang signifikan dari total
beban. Ada tiga alasan atas hal ini :
-

Karyawan kemungkinan besar akan mengajkan keluhan kepada manajemen jika


mereka dibayar terlalu rendah.

Semua transaksi penggajian tipikal seragam dan tidak rumit

Trnsaksi penggajian merupakan subjek audit pemerintah Negara bagian dan


federal menyangkut pemotongan pajak penghasilan, jaminan social, dan pajak
pegangguran.

1. Memahami pengendalian Internal Siklus Penggajian dan Personalia


Untuk pengujian transaksi penjualan dan penerimaan kas, pengendalian internal,
pengujian pengendalian, dan pengujian substantive atas transaksi bagi setiap tujuan
audit yang berkaitan dengan transaksi diikhtisarkan.
-

Pengendalian internal bervariasi dari perusahaan keperusahaan. Karena itu,


auditor harus mengidentifikasi pengendalian, defisiensi yang signifikan, dan
kelemahan yang merial untuk setiap organisasi.

Pengendalian yang akan digunakan oleh auditor untuk mengurangi peniaian risiko
pengendalian harus diuji dengan pengujian pngendalian.

Jika klien merupakan sebuah perusahaan public, tingkat pemahaman pengendalian


dan luas pengujian pengendalian harus mencukupi untuk menerbitkan opini
tentang keefektifan pengendalian internal terhadap laporan keuangan.

Pengujian substantive atas transaksi berfariasi tergantung pada risikopengendalian


yang dinilai dan pertimbangan audit lainnya, seperti pengaruh pengendalian
terhadap persediaan.

Pengujian pengendalian dan pengujian substantive atas transaksi akan


digabungkan jika memungkinkan dan dilaksanakan dengan cara senyaman
mungkin, dengan menggunakan program audit format kinerja.

2. Menilai Risiko Pengendalian yang Direncanakan

Dengan menggunakan pengendalian kunci bagi siklus penggajian dan personalia


dapat ditentukan risiko pengendalian:
a. Pemisahan tugas yang memadai
Pemisahan tugas merupakan hal yang penting dalam sikluspenggajian dan personalia,
terutama untuk mencegah pembayaran berlebihan dan pembayaran kepada karyawan
yang tidak ada atau fiktif. Fungsi penggajian harus tetap independen dari departemen
sumber daya manusia,yang pengendalian aktivitas penggajian kunci, seperti
menambahkan dan menghapus karyawan. Pemrosesan penggajian harus terpisah dari
penyimpanan cek gaji yang telah ditandatangani.
b. Otorisasi yang tepat
Hanya departemen sumbe daya manusia yang boleh mengotorisasi untuk menambah
dan menghapus karyawan dari daftar penggajian atau mengubah tingkat upah serta
pemotongan. Jumlah jam kerja setiap karyawan, terutama lembur, harus diotorisasi
leh penelia karyawan. Persetujuan dapat dibubuhkan pada semua kartu waktu atau
dilakukan atas pengecualian hanya untuk jam lembur saja.
c. Dokumen dan catatan yang memadai
Dokumen dan catatan yang memadai tergantung pada sifat system penggajian . kartu
waktu atau catatan memang diperlukan untuk karyawan perjam atau paruh waktu
tetapi tidak untuk karyawan tetap. Untuk karyawan yang dibayarkan berdasarkan
tingkat potongan atau system intensif lainnya, diperlukan catatan yang berbeda.
d. Pengendalian fisik terhadap aktiva dan catatan
Akses kecek gaji yang belum ditandatangani harus dibatasi. Cek harus ditandatangini
oleh karyawan yang bertanggung jawab, dan penggajian harus didistribusikan oleh
seorang yang independen dari fungsi pengendalian dan pencatatan waktu. Setiap cek
yang idak diklaim atau dicairkan harus dikembalikan untuk disetor ulang. Jika cek
ditandatangani oleh mesin tandatangan , akses kemesin tersebut harus dibatasi.
e. Pengecekan yang independen atas kinerja
Penghitungan penggajian harus diverifikasi secara independen,termasuk perbandingan
total batch dengan laporan ikhtisar. Seorang anggota manajemenatau karyawan lain

yang bertanggung jawab harus mereview output penggajian untuk melihat salah saji
atau jumlah yang tidak biasa.
f. Penyiapan formulir pajak penggajian
Sebagai bagian dari pemahaman atas pengendalian internal, auditor haru mereview
penghasilan dari setidaknya salah saji satu jenis formulir pajak penggajian yang
merupakan tanggung jawab klien. Potensi kewajiban berupa pajak yang belum
dibayar, denda, dan bunga akan muncul jika klien lalai menyiapkan formulir pajak
secara benar.
g. Pembayaran pajak penggajian dan potongan lainya secara tepat waktu
Auditor harus menguji apakah klien telah memenuhi kewajiban hukmnya untuk
menyerahkan pembayaran semua pemotongan pajak penggajiansebagai bagian dari
pengujian penggajian walaupun pembayaran biasanya dilakukan dari pengeluaran kas
umum.
h. Hubungan antara penggajian dan penilaian persediaan
Jika penggajian merupakan bagian yang signifikan dari persediaan, yang merupakan
hal yang umum agi perusahaan manufaktur dan konstruksi, klasifikasi akun
penggajianyang tidak tepat dapat mempengaruhipenilaian aktiva material untuk akun
akun seperti barang dalam proses, barang jadi, atau konstruksidalam proses.
i. Pengujian atas karyawan yang tidak ada
Mengeluarkan cek gaji kepada individu yang tidak bekerja lagi untuk perusahaan
(karyawan yang tidak ada ) seringkali diakibatkan oleh masih dibayarnya cek
karyawan padahaldia sudah berhenti bekerja. Biasanya orang yang melakukan jenis
penggelapan ini adalah klerk penggajian, mandor, rekan karyawan, atau mungkin
mantan karyawan itu sendiri.

j. Pengujian atas kecurangan waktu


Kecurangan waktu terjadi apabila seorang karyawan melaporkan waktu lebih banyak
dari yang sebenarnya dikerjakan. Karena kurangnya bukti yang tersedia, biasanya

sulit bagi auditor untuk mengungkapkan kecurangan waktu. Salah satu prosdurnya
adalah merekonsilisasi total jam yang dibayar menurut catatan penggajian dengan
catatanjam kerja yang indepeden, seperti yang seringkali diselenggarakan oleh
pengendalian produksi.
METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN ATAS RINCIAN SALDO
Metodologi Untuk Merancang Pengujian Atas Rincian Saldo Untuk Kewajiban
Penggajian

Tahap I
Mengidentifikasi risiko
bisnis klien yg
mempengaruhi akun
kewajiban penggajian

Menetapkan salah saji


yg dapat ditoleransi
dan menilai risiko
inheren untuk akun
kewajiban penggajian
Menilai risiko
pengendalian untuk
siklus penggajian dan
personalia

Tahap III
Tahap II
Merancang
dan
melaksanakan pengujian
pengendalian
serta
pengujian substansi atas
transaksi untuk siklus
penggajian
dan
personalia

Merancang dan
melaksanakan prosedur
analistis untuk akun
kewajiban penggajian

Merancang
pengujian atas
rincian saldo
akun kewajiban
penggajian untuk
memenuhi tujuan
audit yg berkaitan
dengan saldo

prosedur audit
ukuran sampel
item yg akan
dipilih
penetapan waktu

Verifikasi akun kewajiban yang berkaitan dengan penggajian disebut beban


penggajian akrual (accrued payroll expenses). Dua tujuan audit yang berkaitan dengan saldo
utama dalam menguji kewajiban penggajian adalah :
1. Akrual dalam neraca saldo telah dinyatakan pada jumlah yang benar (keakuratan)
2. Transaksi dalam siklus penggajian dan personalia telah dicatat pada periode yang benar
(pisah batas). Kedua tujuan ini adalah untuk memastikan bahwa tidak ada kurang saji
atau akrual yang dihilangkan.
Akun Kewajiban Dalam Siklus Penggajian Dan Personalia
Jumlah Potongan Dari Gaji Karyawan
Gaji Dan Upah Akrual
Komisi Akrual
Bonus Akrual

Pembayaran Cuti Liburan, Cuti Sakit, Atau Tunjangan Akrual Lainnya


Pajak Penggajian Akrual
Pengujian Atas Rincian Saldo Untuk Akun Beban
Kompensasi Pejabat
Beban Pajak Penggajian
Total Penggajian
Tenaga Kerja Kontrak
Tujuan Penyajian Dan Pengungkapan