Anda di halaman 1dari 88

Modul 3

Tata Kearsipan

Diklat Teknis
Administrasi Umum
(General Administration)

Eselon III

SAMBUTAN DEPUTI BIDANG PEMBINAAN DIKLAT APARATUR


LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

Selaku Instansi Pembina Diklat PNS, Lembaga Administrasi Negara


senantiasa melakukan penyempurnaan berbagai produk kebijakan Diklat yang
telah dikeluarkan sebagai tindak lanjut Peraturan Pemerintah Nomor 101
Tahun 2000 tentang Diklat Jabatan PNS. Wujud pembinaan yang dilakukan di
bidang diklat aparatur ini adalah penyusunan pedoman diklat, bimbingan dalam
pengembangan kurikulum diklat, bimbingan dalam penyelenggaraan diklat,
standarisasi, akreditasi Diklat dan Widyaiswara, pengembangan sistem
informasi Diklat, pengawasan terhadap program dan penyelenggaraan Diklat,
pemberian bantuan teknis melalui perkonsultasian, bimbingan di tempat kerja,
kerjasama dalam pengembangan, penyelenggaraan dan evaluasi Diklat.
Sejalan dengan hal tersebut, melalui kerjasama dengan Departemen
Dalam Negeri yang didukung program peningkatan kapasitas berkelanjutan
(SCBDP), telah disusun berbagai kebijakan guna lebih memberdayakan
daerah seperti peningkatan kapasitas institusi, pengelolaan dan peningkatan
SDM melalui penyelenggaraan Diklat teknis, pengembangan sistem keuangan,
perencanaan berkelanjutan dan sebagainya.
Dalam hal kegiatan penyusunan kurikulum diklat teknis dan modul
diklatnya melalui program SCBDP telah disusun sebanyak 24 (dua puluh
empat) modul jenis diklat yang didasarkan kepada prinsip competency based
training. Penyusunan kurikulum dan modul diklat ini telah melewati proses yang
cukup panjang melalui dari penelaahan data dan informasi awal yang diambil
dari berbagai sumber seperti Capacity Building Action Plan (CBAP) daerah
yang menjadi percontohan kegiatan SCBDP, berbagai publikasi dari berbagai
media, bahan training yang telah dikembangkan baik oleh lembaga donor,
perguruan tinggi, NGO maupun saran dan masukan dari berbagai pakar dan
tenaga ahli dari berbagai bidang dan disiplin ilmu, khususnya yang tergabung
dalam anggota Technical Review Panel (TRP).
Disamping itu untuk lebih memantapkan kurikulum dan modul diklat ini
telah pula dilakukan lokakarya dan uji coba/pilot testing yang dihadiri oleh para
pejabat daerah maupun para calon fasilitator/trainer.
Dengan proses penyusunan kurukulum yang cukup panjang ini kami
percaya bahwa kurikulum, modul diklatnya berikut Panduan Fasilitator serta
Pedoman Umum Diklat Teknis ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan
pelatihan di daerah masing-masing.

Harapan kami melalui prosedur pembelajaran dengan menggunakan


modul diklat ini dan dibimbing oleh tenaga fasilitator yang berpengalaman dan
bersertifikat dari lembaga Diklat yang terakreditasi para peserta yang
merupakan para pejabat di daerah akan merasakan manfaat langsung dari
diklat yang diikutinya serta pada gilirannya nanti mereka dapat menunaikan
tugas dengan lebih baik lagi, lebih efektif dan efisien dalam mengelola berbagai
sumber daya di daerahnya masing-masing.
Penyempurnaan selalu diperlukan mengingat dinamika yang sedemikian
cepat dalam penyelenggaraan pemerintahan negara. Dengan dilakukannya
evaluasi dan saran membangun dari berbagai pihak tentunya akan lebih
menyempurnakan modul dalam program peningkatan kapasitas daerah secara
berkelanjutan.
Semoga dengan adanya modul atau bahan pelatihan ini tujuan
kebijakan nasional utamanya tentang pemberian layanan yang lebih baik
kepada masyarakat dapat terwujud secara nyata.

ii

KATA PENGANTAR
DIREKTUR JENDERAL OTONOMI DAERAH

Setelah diberlakukannya UU Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan


Daerah, yang kemudian diganti dengan UU Nomor 32 Tahun 2004, telah terjadi
perubahan paradigma dalam pemerintahan daerah, yang semula lebih
berorientasi sentralistik menjadi desentralistik dan menjalankan otonomi
seluas-luasnya. Salah satu aspek penting kebijakan otonomi daerah dan
desentralisasi adalah peningkatan pelayanan umum dalam rangka mewujudkan
kesejahteraan masyarakat, dan meningkatkan daya saing daerah.
Berdasarkan pengalaman penyelenggaraan pemerintahan di banyak negara,
salah satu faktor penting yang mempengaruhi keberhasilan otonomi daerah
adalah kapasitas atau kemampuan daerah dalam berbagai bidang yang
relevan. Dengan demikian, dalam rangka penyelenggaraan pelayanan kepada
masyarakat dan peningkatan daya saing daerah diperlukan kemampuan atau
kapasitas Pemerintah Daerah yang memadai.
Dalam rangka peningkatan kapasitas untuk mendukung pelaksanaan
desentralisasi dan otonomi daerah, pada tahun 2002 Pemerintah telah
menetapkan Kerangka Nasional Pengembangan dan Peningkatan Kapasitas
Dalam Mendukung Desentralisasi melalui Keputusan Bersama Menteri Dalam
Negeri dan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/ Kepala
Bappenas. Peningkatan kapasitas tersebut meliputi sistem, kelembagaan, dan
individu, yang dalam pelaksanaannya menganut prinsip-prinsip multi dimensi
dan berorientasi jangka panjang, menengah, dan pendek, serta mencakup
multistakeholder, bersifat demand driven yaitu berorientasi pada kebutuhan
masing-masing daerah, dan mengacu pada kebijakan nasional.
Dalam rangka pelaksanaan peningkatan kapasitas Pemerintah Daerah,
Departemen Dalam Negeri, dengan Direktorat Jenderal Otonomi Daerah
sebagai Lembaga Pelaksana (Executing Agency) telah menginisiasi program
peningkatan kapasitas melalui Proyek Peningkatan Kapasitas yang
Berkelanjutan untuk Desentralisasi (Sustainable Capacity Building Project for
Decentralization/ SCBD Project) bagi 37 daerah di 10 Provinsi dengan
pembiayaan bersama dari Pemerintah Belanda, Bank Pembangunan Asia
(ADB), dan dari Pemerintah RI sendiri melalui Departemen Dalam Negeri dan
kontribusi masing-masing daerah. Proyek SCBD ini secara umum memiliki
tujuan untuk meningkatkan kapasitas Pemerintah Daerah dalam aspek sistem,
kelembagaan dan individu SDM aparatur Pemerintah Daerah melalui
penyusunan dan implementasi Rencana Tindak Peningkatan Kapasitas
(Capacity Building Action Plan/CBAP).
iii

Salah satu komponen peningkatan kapasitas di daerah adalah Pengembangan


SDM atau Diklat bagi pejabat struktural di daerah. Dalam memenuhi kurikulum
serta materi diklat tersebut telah dikembangkan sejumlah modul-modul diklat
oleh Tim Konsultan yang secara khusus direkrut untuk keperluan tersebut yang
dalam pelaksanaannya disupervisi dan ditempatkan di Lembaga Administrasi
Negara (LAN) selaku Pembina Diklat PNS.
Dalam rangka memperoleh kurikulum dan materi diklat yang akuntabel dan
sesuai dengan kebutuhan daerah, dalam tahapan proses pengembangannya
telah memperoleh masukan dari para pejabat daerah dan telah diujicoba (pilot
test), juga melibatkan pejabat daerah, agar diperoleh kesesuaian/ relevansi
dengan kompetensi yang harus dimiliki oleh para pejabat daerah itu sendiri.
Pejabat daerah merupakan narasumber yang penting dan strategis karena
merupakan pemanfaat atau pengguna kurikulum dan materi diklat tersebut
dalam rangka memberikan pelayanan kepada masyarakat.
Kurikulum dan meteri diklat yang dihasilkan melalui Proyek SCBD ini, selain
untuk digunakan di lingkungan Proyek SCBD sendiri, dapat juga digunakan di
daerah lainnya karena dalam pengembangannya telah memperhatikan aspekaspek yang berkaitan dengan pelaksanaan desentralisasi dan otonomi daerah.
Selain itu juga dalam setiap tahapan proses pengembangannya telah
melibatkan pejabat daerah sebagai narasumber.
Dengan telah tersedianya kurikulum dan materi diklat, maka pelaksanaan
peningkatan kapasitas Pemerintah Daerah, khususnya untuk peningkatan
kapasitas individu SDM aparatur daerah, telah siap untuk dilaksanakan.
Diharapkan bahwa dengan terlatihnya para pejabat daerah maka kompetensi
mereka diharapkan semakin meningkat sehingga pelayanan kepada
masyarakat semakin meningkat pula, yang pada akhirnya kesejahteraan
masyarakat dapat segera tercapai dengan lebih baik lagi.

iv

DAFTAR ISI

Sambutan Deputy IV - LAN .......................................................................................... i


Kata Pengantar Dirjen Otonomi Daerah - Depdagri ................................................iii
Daftar Isi ........................................................................................................................ v
BAB I

PENDAHULUAN .......................................................................................... 1
A. Deskripsi Singkat...................................................................................... 1
B. Hasil Belajar ............................................................................................. 2
C. Indikator Hasil Belajar.............................................................................. 3
D. Pokok Bahasan ......................................................................................... 3

BAB II PROSES PENGURUSAN SURAT .............................................................. 5


A. Asas dan Tujuan Pengurusan Surat .......................................................... 5
B. Prosedur Pengurusan Surat..................................................................... 10
C. Latihan .................................................................................................... 22
D. Rangkuman............................................................................................. 23
BAB III PENGERTIAN, TIPOLOGI, FUNGSI ARSIP DINAMIS,
DAN SIKLUS ARSIP .................................................................................. 25
A. Pengertian Arsip dan Tipologi Arsip.................................................... 25
B. Signifikansi dan Fungsi Arsip Dinamis.................................................. 27
C. Sistem Arsip ........................................................................................... 29
D. Latihan .................................................................................................... 31
E. Rangkuman............................................................................................. 32
BAB IV PENATAAN BERKAS (FILING) .............................................................. 33
A. Organisasi dan Filing.............................................................................. 33
B. Penataan Berkas (Filing) ........................................................................ 34
C. Peralatan Filing....................................................................................... 42
D. Penyimpanan (filing) dan Temu Balik Arsip ......................................... 46
E. Latihan .................................................................................................... 49
F. Rangkuman............................................................................................. 49
v

BAB V

PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP VITAL ................... 51


A. Pengertian Arsip Vital ............................................................................ 51
B. Identifikasi Arsip Vital ........................................................................... 52
C. Bencana Alam dan Bencana Disebabkan oleh Manusia ....................... 54
D. Pemeiiharaan Arsip Vital........................................................................ 55
E. Metode Perlindungan.............................................................................. 57
F. Perlengkapan Tempat Penyimpanan Arsip Vital.................................... 58
G. Pencegahan terhadap Bencana................................................................ 59
H. Latihan .................................................................................................... 60
I.

Ringkasan ............................................................................................... 61

BAB VI PENYUSUTAN ARSIP ............................................................................... 62


A. Konsep Penyusutan Arsip....................................................................... 62
B. Jadwal Retensi dan Inventarisasi Arsip .................................................. 63
C. Penilaian dan Nilai Guna Arsip .............................................................. 64
D. Penetapan Jangka Simpan ...................................................................... 66
E. Latihan .................................................................................................... 66
F. Rangkuman............................................................................................. 67
Daftar Pustaka

vi

BAB I
PENDAHULUAN
A. Deskripsi Singkat
Ketatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan cara melaksanakan tugas dan
fungsi berbagai bidang kegiatan pemerintahan dan pembangunan di lingkungan
instansi pemerintah, seperti sekretariat lembaga tinggi negara, kementerian, dan
lembaga pemerintah nondepartemen serta lembaga pemerintah lainnya di pusat
dan daerah.
Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan pemeritnah adalah
administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum berdasarkan surat Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 36/M.PAN/2/2002, tanggal 8 Februari
2002 tentang Pokok-pokok Materi Tata Laksana Administrasi Umum di
Lingkungan Aparatur Negara, Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomor 72/KEP/M.PAN/07/2003 meliputi tata naskah dinas (tata
persuratan, distribusi, formulir, dan media), penamaan lembaga, singkatan dan
akronim, tata kearsipan, dan tata ruang perkantoran.
Pada masa sekarang ini, informasi telah menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap
organisasi, baik itu organisasi pemerintah pusat, daerah maupun bisnis.
Keseluruhan organisiasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Informasi
menjadi bagian sangat penting untuk mendukung proses kerja administratif dan
pelaksnanaan fungsi-fungsi manajemen birokrasi dalam menghadapi perubahan
situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat.
Menurut Schwartz dan Hemon (1993), informasi pada saat sekarang merupakan
sumber ekonomi yang memiliki nilai dan biaya produksi (value and a cost of
production). Nilai ekonomi dapat dilihat dari semakin komersialnya informasi,
sehingga mempunyai nilai signifikan dan memberi peluang untuk dapat
diperjualbelikan. Di samping itu, proses pengolahan yang tepat, dan penemuan
kembali informasi dengan cepat, akurat dan lengkap memiliki kuantitatif yang
dapat dikukur secara ekonomi.
Arsip (records) sebagai salah satu sumber informasi terekam (recorded
information) memiliki multi fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses
kegiatan administrasi negara dan manajemen, arsip akan terus tumbuh dan
berkembang secara akumulatif, sesuai dengan semakin kompleksnya fungsi dan
tugas organisasi. Masalah yang kemudian timbul dari kondisi dan keadaan ini
adalah semakin menumpuknya arsip-arsip secara tidak terkontrol. Arsip-arsip
cenderung diabaikan cara pengelolaannya, karena dipandang tidak perlu disimpan
di dalam suatu sistem. Akibatnya, apabila organisasi membutuhkan informasi arsip
untuk kebutuhan pelaksanaan tugas ataupun untuk pengambilan keputusan
(decision making), arsip jadi sulit atau memerlukan waktu relatif lama untuk
menemukan kembali (retrival). Dalam konteks inilah sesungguhnya arsip sebagai
salah satu sumber informasi membutuhkan suatu sistem pengelolaan
(management) yang tepat, sehingga dapat menciptakan efektifitas, efisiensi dan
1

2
produktivitas bagi organisiasi. Untuk itu, diperlukan suatu Tata Kearsipan. Surat
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia Nomor
36/M.PAN/02/2002, tanggal 8 Februari 2002, tentang Tata Laksana Administrasi
Umum di Lingkungan Aparatur Negara, menegaskan bahwa dalam rangka
menunjang kelancaran penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan
pembangunan secara berdayaguna dan berhasilguna, serta kelancaran komunikasi
tertulis antarinstansi pemerintah, maka ditetapkan Pokok-pokok Materi Tata
Laksana Administrasi Umum di Lingkungan aparatur Negara. Pada butir 4
menyatakan bahwa Tata Kearsipan adalah pengelolaan naskah/catatan yang dibuat
dan diterima dalam bentuk corak apapun oleh Aparatur Negara dalam pelaksanaan
kegiatan administrasi, bukti transaksi, serta penyelenggaraan kehidupan bangsa
dan negara. Surat Mmenpan tersebut mengimperasikan bahwa pengololaan arsip
(arsip dinamis aktif, arsip dinamis inaktif, arsip statis) di lingkungnan Instansi
Pemerintah, baik pusat maupun daerah, Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara, dan
lembaga negara lainnya mengacu pada peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
Selama ini, penyelenggaraan tata kearsipan, di lingkungan instansi pemerintah
baik di pusat maupun di daerah kurang ditata dengan baik dan benar. Keterpaduan
tata kearsipan di berbagai instansi pemerintah sangat diperlukan, dalam
menyelenggarakan tugas umum pemerintahan dan pembangunan secara
berdayaguna dan berhasilguna. Untuk itu, mengingat pentingnya peranan arsip
untuk meningkatkan kapasitas pemda, dalam angka peningkatan efisiensi dan
perwujudan administrasi penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan, serta
pelayanan publik inilah yang menjadi dasar pertimbangan diselenggarakannya
Diklat Teknis Administrasi Umum sebagai bagian dari sejumlah Diklat lainnya
dalam Paket C.1 (Curriculum Development, Training of Trainers, and Training of
Training Managers). Paket C.1 merupakan salah satu kegiatan dari serangkaian
kegiatan dengan menggunakan dana loan dari Asian Development Bank (ADB)
dengan Loan No. 1964-IN, yang ditujukan guna membiayai proyek Membangun
Kapasitas yang Berkelanjutan untuk Projek Desentralisasi atau Sustainable
Capacity Building for Decentralization Project (SCB-DP).
Diklat Administrasi Umum untuk Eselon III dan IV, khususnya mata Diklat Tata
Kearsipan ini, dimaksudkan untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan
sikap para pejabat Eselon III dan IV tentang tata kearsipan, yang ruang lingkupnya
terdiri atas pengurusan surat baik surat masuk mapun surat keluar; pengertian,
tipologi dan fungsi arsip, penataan arsip (filing), pengamanan dan pemeliharaan,
sera penyusutan arsip.
B. Hasil Belajar
Setelah mempelajari Modul Tata Kearsipan ini, peserta diharapkan mampu untuk
menata arsip sesuai peraturan perundangan yang berlaku.

3
C. Indikator Hasil Belajar
Setelah pembelajaran selesai, peserta dapat:
1.

Mengurus atau menangani surat masuk maupun surat keluar

2.

Menjelaskan pengertian arsip, tipologi, dan fungsi arsip dinamis, dan siklus
arsip.

3.

Menjelaskan hubungan antara organisasi dan filing;

4.

Menjelaskan bebagai macam sistem filing,

5.

Melaksanakan prosedur filing,

6.

Menjelaskan serta menggunakan peralatan filing,

7.

Mem-file dan temu balik arsip secara efisien dan efektip,

8.

Mengamankan dan memelihara arsip

9.

Menyusutkan arsip

D. Pokok Bahasan
Setelah mempelajari Tata Kearsipan ini, peserta diharapkan dapat:
1.

Proses surat masuk maupun keluar ; dan siklus (daur hidup) arsip;

2.

Pengertian arsip, tipologi, dan fungsi arsip dinamis, dan siklus arsip.

3.

Hubungan antara organisasi dan filing;

4.

Bebagai macam sistem filing,

5.

Prosedur filing,

6.

Peralatan filing dan penggunaannya

7.

Mem-file dan temu balik arsip secara efisien dan efektip,

8.

Penangamanan dan pemeliharaan arsip,

9.

Penyusutan arsip

Anda sebagai pembelajar, dan agar dalam proses pembelajaran mata Diklat Tata
Persuratan Dinas dapat berjalan lebih lancar, dan indikator hasil belajar tercapai
secara baik, Anda kami sarankan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:
A. Bacalah secara cermat, dan pahami indikator hasil belajar (tujuan pembelajaran)
yang tertulis pada setiap awal bab.
B. Pelajari setiap bab secara berurutan, mulai dari Bab I Pendahuluan sampai dengan
Bab IV.
C. Laksanakan secara sungguh-sungguh dan tuntas setiap tugas pada setiap akhir bab.
D. Keberhasilan proses pembelajaran dalam mata Diklat ini tergantung pada
kesungguhan Anda. Untuk itu, belajarlah baik secara mandiri maupun

4
berkelompok secara seksama. Untuk belajar mandiri, Anda dapat melakukan
seorang diri, berdua atau berkelompok dengan peserta lain yang memiliki
paradigma yang sama, atau berbeda dengan Anda dalam hal kearsipan.
E.

Anda disarankan mempelajari bahan-bahan dari sumber lain, seperti yang tertera
pada Daftar Pustaka pada akhir modul ini, dan jangan segan-segan bertanya
kepada kepada siapa saja yang mempunyai kompetensi dalam bidang kearsipan.

Baiklah, selamat belajar!, semoga Anda sukses menerapkan pengetahuan dan


keterampilan yang diuraikan dalam mata Diklat ini dalam upaya membangun kapasitas
daerah yang berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan seorang pejabat eselon III dan
IV.

BAB II
PROSES PENGURUSAN SURAT

Setelah Anda mempelajari Proses Pengurusan Surat, Anda diharapkan dapat : menjelaskan
pengertian surat dan pengurusan surat, menjelaskan tujuan pengurusan surat, permasalahan
dalam pengurusan surat, pertimbangan asas dalam pengurusan surat, dan menjelaskan
prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar

Selamat! Anda telah mempelajari Modul 2 tentang Tata Persuratan Dinas dengan
baik, sejak mengonsep surat sampai surat ditandatangani dan diberi cap, kemudian
dikirim ke alamat dituju. Di samping instansi Anda mengirim surat dinas, juga
menerima surat dari instansi lain harus ditangani sesuai dengan tata kerja dan prosedur
yang baik dan benar.
Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 72/KEP/P.PAN/07/2003
Tanggal 24 Juli 2003 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinasdisebutkan bahwa
yang disebut dengan surat dinas adalah informasi kedinasan berupa pemberitahuan,
pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang kepada pihak lain
diluarinstansi/ organisasi yang bersangkutan. Jadi dengan demikian, surat itu meliputi
surat dinas antar organisasi, memorandum, nota dinas, telegram, faksimile, bahanbahan publikasi dan komunikasi tertulis. Pengurusan surat sering juga disebut dengan
istilah Mail Handling, yang merupakan kegiatan mengirimkan informasi tertulis dari
satu tempat ke tempat lain. Dengan kata lain, kegiatan pengurusan surat bukan hanya
menerima surat masuk dan mengirimkan surat keluar saja. Tetapi, kegiatan pengurusan
surat juga meliputi mengarahkan dan menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam
lingkungan suatu organisasi atau lembaga.
A. Asas dan Tujuan Pengurusan Surat
Kegiatan pengurusan surat menyangkut kegiatan organisasi untuk meneruskan
informasi tertulis dari tempat yang satu ke tempat yang lain. Adapun tujuan
pengurusan surat menurut Boedi Martono dalam bukunya yang berjudul "Arsip
Korespondensi, Penciptaan dan Penyimpanan" mengatakan bahwa tujuan
pengurusan surat adalah agar surat dapat sampai kepada pihak yang
berkepentingan dengan cepat, tepat, aman, serta dengan biaya yang sekecil
mungkin. Dengan perkataan lain, agar tercapai efisiensi dan penghematan.
Pengalaman menunjukkan, bahwa permasalahan-permasalahan yang sering timbul
dalam pengurusan surat adalah sebagai berikut :
1.

Keterlambatan penyampaian surat

2.

Lokasi surat tidak diketahui, bahkan kadang-kadang hilang

3.

Kekeliruan dalam pengarahan surat ke meja kerja

4.

Terjadi kebocoran informasi yang dapat menimbulkan kerugian


organisasi

bagi

6
1.

Pengorganisasian dalam pengurusan surat


Agar kegiatan pengurusan surat dapat berjalan efektif dan efisien, perlu diatur
sistem pengendalian yang tepat. Untuk itu, mengingat bahwa pada dasarnya
kegiatan pengurusan surat tidak dapat sama dilaksanakan pada semua instansi,
ada beberapa asas pengurusan surat yang dapat dipertimbangkan untuk
diterapkan pada organisasi yang bersangkutan. Penentuan asas tersebut, tentu
saja harus mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut :
a.

Ruang lingkup dan fungsi organisasi yang bersangkutan

b.

Beban kerja serta volume surat

c.

Jumlah pegawai

d.

Bangunan fisik (satu atap/terpencar)

Yang dimaksud dengan asas pengurusan surat adalah penentuan kebijakan


pengorganisasian kegiatan pengurusan surat secara baku pada suatu instansi.
Pada prinsipnya, ada dua asas dalam pengendalian surat, yaitu :
a.

Asas Sentralisasi
Yaitu apabila pengendalian kegiatan pengurusan surat, baik surat masuk
maupun
surat
keluar,
sepenuhnya
dibebankan
dan
dipertanggungjawabkan secara terpusat pada suatu unit organisasi.
Keuntungan dari asas ini adalah :
1) Dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur serta
peralatannya;
2) Pengendalian terhadap pelaksanaannya lebih mudah karena kegiatan
pengurusan surat dilaksanakan serta diawasi oleh satu unit kerja.
Dengan asas sentralisasi ini maka :
1) Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan serta pengendalian
dan penyimpanan surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit
kearsipan;
2) Surat masuk yang diterima oleh unit pengolah harus disampaikan
terlebih dahulu kepada unit kearsipan dan baru boleh diterima oleh
unit pengolah setelah dilakukan pencatatan oleh unit kearsipan
sesuai dengan tugasnya;
3) Penggunaan sarana pencatatan surat lebih efisien, baik kartu kendali
maupun lembar pengantar karena cukup dengan rangkap dua.
Pengendalian surat dengan asas sentralisasi hanya akan tepat apabila
dilaksanakan oleh suatu organisasi yang lingkup kerjanya sempit dan
unit-unit kerjanya ada pada satu lokasi (satu atap), dan volume suratnya
relatif kecil. Mengapa? karena kecenderungan bahwa organisasi kecil
memiliki struktur organisasi yang sederhana, jumlah pegawainya sedikit,

7
serta volume suratnya sedikit. Organisasi semacam ini cocok untuk
menerapkan asas sentralisasi dalam pengendalian surat-suratnya.
Organisasi yang ruang lingkupnya luas, dan struktur organisasinya
kompleks, asas tersebut kurang tepat untuk diterapkan. Penerapan asas
sentralisasi pada organisasi yang besar akan menimbulkan berbagai
masalah, di antaranya adalah surat akan lambat sampai ke unit kerja serta
kesulitan dalam pengendalian pekerjaan.
b.

Asas Desentralisasi
Asas desentraliasi yaitu apabila pengendalian kegiatan pengurusan surat,
baik surat masuk, maupun surat keluar sepenuhnya dilaksanakan oleh
masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi. Masing-masing unit
kerja dalam organisasi melaksanakan dan mempertanggungjawabkan
pengelolaan suratnya masing-masing, dari penerimaan, pencatatan
sampai dengan pengiriman surat keluar. Asas desentralisasi dapat
dilaksanakan pada instansi yang mempunyai ruang lingkup dan volume
kerja yang besar.
Dengan asas desentralisasi ini, maka:
1) Pengelolaan, pengarahan dan pengendalian surat dilaksanakan
sepenuhnya oleh unit pengolah;
2) Fungsi dan wewenang unit kearsipan terbatas pada penerimaan dan
pengiriman surat keluar dan pengelolaan, serta penyimpanan arsip
inaktif;
3) Penggunaan sarana pencatatan surat, baik kartu kendali maupun
lembar pengantar surat, cukup dengan rangkap dua.
Keuntungan dari diterapkannya asas ini adalah, penyampaian surat ke
meja-meja kerja semakin cepat, dan kecepatan pemrosesan surat juga
akan semakin meningkat. Kekurangan dari asas ini adalah kemungkinan
terjadinya ketidak seragaman sistem dan prosedur, termasuk
peralatannya, akan semakin besar.
Dengan demikian, asas desentralisasi hanya akan dapat berjalan secara
baik, apabila terdapat satu kebijakan pengelolaan surat yang tunggal.
Dengan cara demikian, keseragaman dapat diusahakan/ dimungkinkan
dengan pengawasan yang dilaksanakan secara terpusat. Untuk
melaksanakan hal tersebut, perlu adanya unit kerja yang diberi tugas
untuk melaksanakannya.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa untuk menetapkan asas
kebijakaan tersebut sangat bergantung pada kondisi dan karakteristik
organisasi yang bersangkutan. Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan
dalam pemilihan asas ini adalah :

8
1) Besar kecilnya rentang tugas organisasi yang bersangkutan;
2) Kompleksitas tugas dan fungsi organisasi;
3) Lokasi gedung kantor, satu atap atau terpencar;
4) Jumlah pegawai yang ada dalam suatu organisasi;
5) Jumlah surat yang dikelola.
Karena kedua asas tersebut memiliki kelebihan dan kekurangannya
masing-masing, maka sebuah organisasi yang besar dapat menerapkan
asas desentralisasi terkendali. Asas ini merupakan gabungan dari asas
sentralisasi dan desentralisasi, di mana masing-masing unit kerja dapat
melaksanakan
pengurusan
suratnya
sendiri-sendiri,
namun
pengendaliannya dilakukan secara terpusat. Dengan cara demikian,
sungguh pun masing-masing unit kerja melaksanakan pengurusan
suratnya sendiri, namun masih dimungkinkan adanya keseragaman
prosedur dan tata kerja, serta lebih mudah dalam pengendalian dan
pembinaannya.
2.

Prosedur Kerja dan Tata Kerja


Sesuai dengan tujuan pengurusan surat, yaitu agar surat sampai ke alamat
yang dituju dengan cepat, tepat dan aman, maka harus dibuat suatu rencana
prosedur kerja yang baku, sehingga apabila terjadi pergantian pimpinan atau
staf, tidak terjadi perubahan prosedur dalam pengurusan surat.
Untuk menyusun prosedur kerja yang baik, perlu dipertimbangkan beberapa
faktor sebagai berikut :
a.

Pengelompokan surat
Merupakan cara seleksi surat guna memperoleh surat-surat penting saja
yang perlu dicatat dan dikendalikan. Surat yang bersifat rutin hanya
sekedar untuk diketahui, tidak perlu dicatat

b.

Pencatatan surat
Maksud dilakukan pencatatan surat adalah dalam rangka pengendalian
informasi. Dengan demikian, surat yang perlu dicatat adalah surat yang
dikategorikan sebagai surat penting saja, sedangkan surat yang
informasinya tidak penting dan bersifat rutin, tidak perlu dicatat. Hal
yang demikian dengan pertimbangan bahwa surat yang informasinya
tidak penting, jika terlambat atau hilang tidak akan mengganggu aktivitas
organisasi. Dengan cara demikian, efisiensi dapat dicapai.

9
c.

Penanganan surat keluar


Di muka telah diuraikan, bahwa pemilihan asas pengurusan surat dapat
dilakukan dengan mempertimbangkan kondisi dan karakteristik masingmasing organisasi.
Dengan pertimbangan bahwa jumlah surat keluar relatif banyak, maka
suatu organisasi besar dapat juga menerapkan asas desentralisasi dalam
pengelolaan dan pencatatan surat keluarnya. Dengan demikian,
pencatatan surat keluar dan penyiapan kelengkapan lain, dapat dilakukan
oleh masing-masing unit kerja sedang untuk pengiriman dapat dilakukan
bersama-sama (satu pintu). Dengan asas desentralisasi dalam pengelolaan
surat keluar, suatu organisasi yang besar dengan volume surat keluar
yang relatif banyak, dapat mengurangi kemungkinan terjadi
keterlambatan dalam pemrosesannya.
Dalam pengurusan surat keluar, penyiapan kelengkapan seperti misalnya
: penggunaan sampul, penggunaan stempel, wewenang penandatanganan
dan sebagainya dilakukan sesuai dengan standar Tata Persuratan Dinas
(Correspondence Management)

d.

Pendisposisian
Adakalanya, sebuah surat harus disampaikan kepada lebih d satu unit
kerja atau pejabat. Dalam keadaan demikian, perlu dipertimbangkan
prosedur pendisposisian yang akan digunakan. Apakah semua surat
beserta disposisi perlu difotokopi atau tidak. Pertimbangan yang
demikian perlu dilakukan mengingat penggandaan melalui fotokopi akan
berakibat bertambahnya duplikasi serta kurang terjaminnya keamanan
informasi yang terdapat dalam surat tersebut.

3.

Pedoman Kerja
Agar semua yang diuraikan tersebut di atas dapat terlaksana dengan baik,
maka suatu organisasi memerlukan suatu pedoman kerja yang di dalamnya
memuat penjelasan mengenai prosedur kerja dan tata kerja yang diterapkan
pada instansi/ organisasi tersebut.
Pedoman kerja tersebut akan memuat hal-hal sebagai berikut :
a.

Kebijaksanaan pengurusan surat yang berlaku bagi organisasi Penjelasan


yang lengkap dan tererinci, mengenai asas pengorganisasian, prosedur
kerja dan tata kerja.

b.

Tugas dan tanggung jawab pengorganisasain surat


Sesuai dengan asas yang telah ditetapkan untuk dipergunakan pada
organisasi yang bersangkutan, maka tanggung jawab pengorganisasian
dan tanggung jawab dan tugas dari unit kerja harus jelas.

10
Keterangan yang terperinci mengenai prosedur pengurusan surat ,
termasuk didalamnya mengenai tata cara pencatatan, pengarahan dan
sebagainya.
4.

Sumber Daya Manusia


Peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia dalam upaya meningkatkan
kemampuan kerja dapat dilakukan dengan mengikutsertakan pegawai yang
bertugas dalam Diklat-diklat Kerasipan. Hal ini perlu dilakukan untuk
mendudkung efektifitas dan keberhasilan pekerjaan.

B. Prosedur Pengurusan Surat


1.

Prosedur Surat Masuk


Sebelumnya telah dibahas bahwa tujuan pengurusan surat masuk adalah agar
surat masuk dapat sampai pada alamat yang dituju dengan cepat, tepat, aman
dan lengkap.
Untuk mencapai tujuan tersebut, maka perlu disusun perencanaan rancangan
surat masuk, dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut:
a.

Asas yang akan dianut dalam prosedur surat masuk

b.

Cara/prosedur apa yang akan diterapkan untuk meningkatkan efisiensi


kerja dan penghematan

c.

Jenis surat-surat apa saja yang harus dikendalikan dan prosedur apa yang
harus ditempuh untuk mengendalikannya

d.

Cara apa yang akan ditempuh untuk mengurangi resiko hilangnya surat
ketika sedang diproses

Perencanaan yang tepat, khususnya yang berkaitan dengan arus surat masuk;
yang mencakup penetapan penyaluran surat masuk dan pengarahan surat
masuk pada unit kerja yang tepat, akan mewujudkan tujuan pengurusan surat.
Untuk mewujudkan tujuan tersebut, beberapa prinsip dasar dapat
dipergunakan sebagai pedoman dalam merencanakan prosedur pengurusan
surat masuk.
Prinsip-prinsip tersebut adalah sebagai berikut :
a.

Penerimaan surat masuk


Telah diuraikan pada pembahasan sebelumnya, bahwa pemilihan asas
pengurusan surat harus mempertimbangkan kondisi dan karateristik
organisasi yang bersangkutan. Hal ini penting dilakukan, mengingat
masing-masing organisasi memiliki fungsi dan tugas serta kompleksitas
masing-masing.

11
Dengan pertimbangan di atas, sebuah organisasi kecil dengan struktur
organisasi yang sederhana, beban kerja dan volume surat relatif sedikit,
dan pada umumnya hanya memiliki sejumlah kecil pegawai, bisa
menerapkan asas sentralisasi. Dengan pertimbangan yang sama, sebuah
organisasi besar dapat menerapkan asas desentralisasi dalam pengelolaan
surat masuknya. Hal ini dilakukan mengingat organisasi yang besar, pada
umumnya memiliki beban kerja dan volume surat yang cukup banyak,
serta kemungkinan unit kerjanya juga tidak berada dalam satu lokasi.
b.

Penyampaian surat secara langsung


Yang dimaksud dengan penyampaian surat secara langsung adalah surat
disampaiakan kepada alamat yang dituju dalam keadaan masih terutup
(belum dibuka lebih dahulu). Surat yang dapat disampaikan secara
langsung kepada unit-unit kerja tersebut adalah surat yang tidak
memerlukan pengendalian (pencatatan) dan tidak memerlukan proses
lebih lanjut. Surat-surat semacam ini, bisa dlihat dari sampulnya. Surat
yang dapat digolongkan dalam jenis ini antara lain adalah surat-surat
pribadi yang tidak mengatasnamakan jabatan dan surat-surat rutin. Surat
yang bersifat rutin biasanya informasinya sekedar untuk diketahui dan
resiko keterlambatan penyampaian, atau apabila surat hilang, tidak
mengganggu jalannya organisasi atau pribadi pejabat.
Pengecualian dilakukan atas surat yang bersifat terbatas dan rahasia.
Surat jenis ini, disampaikan dalam keadaan tertutup, tetapi perlu
pengendalian.

c.

Penyampaian surat secara terkendali


Apabila surat-surat rutin dan surat-surat pribadi dapat disampaikan
langsung kepada alamat yang dituju tanpa perlu dikendalikan, hal ini
tidak dapat dilakukan terhadap surat-surat yang informasinya penting ,
serta memerlukan tindak lanjut. Surat semacam ini, misalnya: surat-surat
yang menyangkut masalah keuangan, hukum atau kebijakan organisasi
perlu dilakukan pengendalian.
Ada dua jenis surat yang dapat dikendalikan, yaitu :
1) Surat yang langsung disampaikan kepada pimpinan
Meskipun tidak semua surat harus disampaikan kepada pimpinan
secara langsung, namun ada beberapa surat yang harus secara
langsung disampaikan kepada pimpinan. Surat semacam ini biasanya
adalah surat-surat yang menyangkut tentang kebijakan dan memiliki
resiko tinggi, serta berpengaruh terhadap pejabat atau organisasi.

12
2) Surat yang langsung ke unit kerja
Surat yang secara langsung diserahkan ke unit kerja adalah surat
yang informasinya menyangkut teknik operasional, Surat semacam
ini diproses oleh unit kerja sesuai dengan tugas dan fungsinya
masing-masing serta informasinya disampaikan kepada pimpinan
dalam keadaan sudah diolah.
d.

Penyampaian surat atas dasar derajat pengiriman dan sifatnya


Berdasarkan pada derajat pengirimannya, surat dapat dibagi dalam tiga
kelompok, yaitu : surat biasa, surat yang bersifat segera dan kilat. Surat
Segera dan Kilat harus lebih diutamakan dalam pengirimannya daripada
surat biasa. Surat yang dikelompokkan rahasia dan terbatas,
pengirimannya dalam kondisi tertutup, dan sesegera mungkin.

e.

Pendisposisian Surat
Pendisposisian dilakukan oleh pimpinan dengan maksud memberikan
wewenang dan tugas kepada bawahannya sesuai dengan instruksi yang
simuat di dalamnya. Instruksi dari atasan tersebut dapat berupa perintah
untuk melaksanakan suatu kegiatan, untuk menjadi perhatian, dan
sebagainya. Untuk itu, agar tugas dan wewenang yang diberikan kepada
bawahannya dapat diterima dengan jelas, diperlukan formulir (lembar)
disposisi. Tujuan lain adanya lembar disposisi adalah untuk menjaga
agar surat terhindar dari corat-coret.
Surat yang memerlukan koordinasi dengan unit kerja lain tidak harus
selalu menggunakan lembar disposisi, tetapi cukup dengan mengkopi
surat tersebut, dan memberikan stempel disposisi. Yang perlu
diperhatikan dalam pembuatan fotokopi, harus ada pembatasan jumlah
fotokopi, sebab akan terjadi penggandaan yang cukup banyak, biaya
fotokopi cukup mahal dan juga kemungkinan kebocoran informasi akan
lebih besar. Contoh Format Lembar Disposisi dapat dilihat pada halaman
selanjutnya.

13
Gambar 2-1. Lembar Disposisi

NAMA INSTANSI
..............................................................................
................................Unit Kerja ............................
...................................alamat ..................................

LEMBAR DISPOSISI

Agno

Tanggal Penerimaan :

Tkt. Keamanan :

SR / R / K / B

Tgl. Penyelesaian :

Tanggal dan Nomor Surat : .............................................................................


Dari

: .............................................................................

Ringkasan Isi

: .............................................................................
.............................................................................
.............................................................................

Lampiran

DISPOSISI

: .............................................................................

Diteruskan Kepada

1.........................................
2. .......................................
3. .......................................
4. .......................................
5. .......................................
6. .......................................
7. .......................................
8. .......................................
9. ......................................

Paraf

14
Cara Pengisian Lembar Disposisi :
01.
02.

Kolom masalah disisi dengan masalah pokok isi surat sesuai


dengan kode klasifikasi
Kolom kode diisi dengan kode klasifikasi masalah dari surat

03.

Sifat rahasia, penting, biasa diisi dengan tanda cek (v) sesuai
dengan klasifikasi surat.

04.

Tanggal/Nomor, diberi tanggal dan nomor yang terdapat dalam


surat
Asal diisi dengan instansi/pengirim surat.

05.

Isi Ringkas diisi sesuai dengan maksud dalam surat

06.

Kolom tanggal penyelesaian diisi dengan tanggal yang


merupakan batas waktu pelaksanaan disposisi.

07.

Lampiran-lampiran dari surat yang didisposisi.


08.

Kolom instruksi/informasi diisi dengan disposisi itu sendiri

09.

Kolom diteruskan kepada, diisi dengan nama pejabat (dan


jabatannya) yang ditugasi melaksanakan disposisi

Selanjutnya, lembar disposisi yang kedua disimpan ke dalam kotak


lembar disposisi sesuai dengan batas waktu penyelesaiannya.
Gambar 2-2. Kotak Lembar Disposisi

15
f.

Mildex
Untuk menghindari kemungkinan kesalahan dalam menetapkan arah
surat serta kesalahan dalam penggolongan surat, perlu disusun Mildex.
Mildex merupakan pedoman yang dipakai oleh petugas untuk
menetapkan surat mana yang perlu dikendalikan, surat yang perlu
formulir/lembar disposisi, dan sebagainya. Sebuah Mildex yang
sederhana dapat dibuat dengan mencantumkan sebuah daftar subjek yang
disusun secara abjad. Subjek tersebut akan memberikan gambaran fungsi
unit kerja masing-masing organisasi. Daftar subjek tersebut sekurangkurangnya berisi nama subjek, nama unit kerja yang mengelola serta
perlu atau tidaknya surat tersebut dikendalikan.
Contoh Mildex
No

Subjek

Unit Kerja

Dikendalikan
Ya

Bantuan
mengajar
Kunjungan

UPT.Diklat

Lamaran

Humas

Tidak

Disposisi
Ya

Tidak

V
V

Kepeg.
Dari uraian yang telah disampaikan di atas , maka dapat disimpulkan
secara singkat bahwa Prosedur surat masuk dilakukan sebagai berikut :
1) Penerimaan surat masuk melalui pos atau kurir
2) Memeriksa kemungkinan surat salah alamat.
3) Menyortir surat. Kegiatan ini dilakukan untuk membedakan surat
dinas dengan bahan penerbitan, majalah, leaflet, dan sebagainya.
4) Menggolongkan surat menjadi surat tertutup (rahasia,terbatas) dan
surat terbuka (surat yang dapat dibuka).
5) Surat terbuka penggolongannya didasarkan
pengirimannya, seperti kilat, segera, biasa.
2.

atas

derajat

Prosedur Surat Keluar


Agar surat keluar dapat disampaikan kepada yang dituju dengan cepat, perlu
disusun sebuah prosedur surat keluar yang harus dirancang secara cermat.
Untuk keperluan itu, maka perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut

16
a.

Asas yang akan diterapkan


Untuk sebuah organisasi kecil, asas satu pintu yang relatif lebih
sederhana untuk dapat diterapkan. Dengan perrtimbangan volume surat
yang lebih banyak, sebuah organisasi besar sebaiknya menggunakan asas
desentralisasi untuk menghindari keterlambatan dalam pengurusan surat
keluar. Untuk mencapai hasil yang maksimal, perlu diatur kewenangan
masing-masing terminal surat yang berada di unit kerja maupun terminal
pusat.Pembagian tugas tersebut dapat dilakukan sebagai berikut
1) Terminal surat di unit kerja
2)

Menyiapkan surat, yaitu sejak dari konsep sampai surat itu diketik,
pemberian nomor dan tanda tangan

3) Pencatatan surat dan penyampulan


4) Terminal Pusat

b.

a)

Menerima surat dari unit kerja

b)

Memeriksa kelengkapan surat seperti tanggal dan tanda tangan

c)

Menggolongkan surat berdasarkan sifat clan derajat


pengirimannya. Misalnya Surat rahasia, terbatas, biasa, segera,
kilat clan sebagainya.

d)

Menstempel surat clan mengirimkannya.

Batas waktu dalam menjawab surat


Penetapan batas waktu dalam menjawab surat sangat mebantu dalam
kecepatan proses surat keluar. Unsur-unsur yang terkait langsung dengan
kegiatan ini adalah :
1) Keterlibatan unit kerja yang meproses surat.
2) Sifat surat : kilat, biasa
3) Tingkat penting tidaknya informasi yang ada

c.

Pendelegasian wewenang
Pendelegasian wewenang penandatanganan surat selayaknya dilakukan
pimpinan kepada bawahannya. Dengan cara demikian pimpinan tidak
perlu menandatangani semua surat keluar. Surat-surat keluar yang
bersifat tehnis operasional, penandatanganannya dapat didelegasikan
kepada bawahannya. Pimpinan dapat menandatangani surat-surat yang
informasinya berisi kebijaksanaan an hal-hal penting lainnya. Dengan
cara demikian, kesibukan pimpinan untuk menandatangani surat-surat
keluar dapat dikurangi.

17
d.

Penulisan tanggal surat


Yang harus diperhatikan dalam penulisan tanggal surat adalah jangan
menuliskan
tanggal
surat
lebih
awal
daripada
tanggal
penandatanganannya. Tanggal surat harus ditentukan sesuai dengan
tanggal penandatanganannya. Hal ini dimaksudkan, agar ketika surat
tersebut sampai kepada alamat yang dituju, waktu yang ditempuh surat
tersebut dari saat pengiriman sampai dengan yang berhak adalah "waktu
yang sebenarnya". Cara yang demikian untuk menghindari
kesalahpahaman, bahwa surat tersebut sampai kepada alamat yang dituju
jauh lebih lama daripada waktu yang seharusnya.

e.

Faktor pengamanan
Faktor pengamanan perlu diperhatikan mengingat sering terjadi
kebocoran informasi karena kurangnya kehati-hatian petugas. Untuk
mengatasi masalah tersebut maka pengamanan surat, sejak dari
pembuatan kosep sampai pengetikannya harus diperlakukan dengan
hati-hati. Perlakuan khusus diperlukan bagi surat-surat yang bersifat
rahasia dan terbatas. Untuk keperluan tersebut , pimpinan dapat
memproses surat itu sendiri atau mempercayakan kepada seorang sta`
yang dapat dipercaya.

f.

Pengiriman surat
Dalam merancang pengelolaan surat keluar, pengiriman surat perlu
mendapat perhatian yang besar. Masalah- masalah dalam pengiriman
surat yang memerlukan pertimbangan adalah yang berkaitan dengan
volume surat keluar, tenaga yang harus disediakan dan sarana serta
prasarana yang diperlukan.
Untuk organisasi yang lokasinya satu atap, pengiriman surat dapat
dilakukan secara terpusat. Hal ini akan lebih efisien dan efektif karena

3.

Sarana Dan Prasarana


Dalam kegiatan pengurusan surat ada beberapa sarana yang digunakan dalam
pencatatan, yaitu buku agenda, formulir (takah) dan kartu (kartu kendali).
Ketiga bentuk sarana pencatatan ini satu sama lain ada keuntungan dan
kerugiannya serta dapat digunakan sesuai dengan kepentingan instansi yang
bersangkutan.
a.

Buku Agenda
Buku Agenda adalah suatu daftar yang berisi keluar masuknya surat
secara urut nomor. Pencatatan yang pertama baik surat masuk atau pun
surat keluar ada di dalam buku ini.
Keuntungan clan kekurangan mengguna~fan buku agenda adalah :

18
1) Dengan penggunaan buku agenda akan terjadi pencatatan yang
berulang-ulang.
2) Buku agenda sukar untuk dilakukan penataan.
3)

Buku agenda tidak dapat membantu da'am penelusuran lokasi


penyimpanan dan penemuan kembali.

4) Buku agenda tidak dapat digunakan untuk instansi yang volume


surat serta organisasinya besar.
5) Buku agenda dapat digunakan untuk instansi yang volume surat serta
organisasinya kecil.
b.

Formulir (Takah)
Pengurusan surat yang prasarana dan sarananya menggunakan formulir
takah, adalah bila organisasi tersebut menggunakan sistem tata naskah
(takah) di dalam kegiatan administrasinya. Sistem ini dipakai oleh Mabes
ABRI.
Sarana takah adalah :
1) Map Takah
Dipakai untuk memberkaskan dan memproses suatu persoalan
tertentu. Map takah memiliki dua penjepit naskah. Di bagian kanan
untuk menjepit naskah, sedangkan di bagian kiri dipakai untuk
lembar catatan.
2) Buku Indeks Persoalan
Bentuk buku ini adalah semacam pola klasifikasi dan disusun
berdasarkan fungsi-fungsi organisasi, tidak berdaarkan struktur
organisasi.
3) Buku Takah
Digunakan sebagai tempat untuk mencatat tulisan dinas yang sedang
diproses dengan takah, baik untuk tulisan dinas yang masuk maupun
keluar.
4) Lembar Catatan
Dipakai untuk mencatat disposisi,
tanggapan/saran dari staf, mencatat
penyetesaian suatu tulisan dinas.

pengarahan pimpinan,
pembicaraan mengenai

5) Buku Harian Takah


Digunakan untuk membuat catatan harian atas semua takah yang
dibuka, diedarkan dan dikendalikan oleh sekretaris/tata

19
usaha/pembuka takah serta tanggal pengembaliannya. Oleh sebab
itu, jumlah buku harian takah disesuaikan dengan hari kerja yang
ada
6) Kartu Pemeriksaan Peredaran Takah (KPPT)
Digunakan untuk mencatat dan mengenda(ikan peredaran takah.
7) Buku Ekspedisi Takah
Dipakai sebagai sarana untuk mengirimkan takah
8) Buku Daftar Pembukaan Takah
Digunakan untuk mencatat pembukaan takah setiap harinya.
9) Sampul Takah Rahasia
Dipakai ssebagai sampul pertama pengiriman takah rahasia.
Selanjutnya sampul takah rahasia dimasukkan lagi kedalam suatu
map, sehingga ciri-ciri rahasia tidak terlihat lagi.
Keuntungan dan kekurangan menggunakan
1) Digunakan untuk surat-surat yang mempunyai informasi tinggi serta
berkesinambungan
2) Terlalu banyak formulir pengendalian yang meliputi buku takah,
lembar pengendalian takah sampai dengan lembar catatan takah.
c.

Kartu Kendali
Sistem kartu kendali diperkenalkan oleh Arsip Nas;onal RI (ANRI) danLembaga Administrasi Negara (LAN). Sarana yang digunakan adalah :
1) Kartu kendali rangkap 3 (tiga)
Dipakai untuk mencatat surat-surat penting. baik saat masuk maupun
keluar. Kartu ini berfungsi sebagai pengganti buku agenda atau kartu
korespondensi, pengganti surat yang sedang diproses di unit
pengolah, sehingga ada pengendalian di unit kearsipan. Kartu
Kendali dapat berfungsi sebagai pengganti buku ekspedisi, sebagai
sarana kontrol untuk unit kearsipan dimana surat sedang diproses.

20
Gambar 2-3. Kartu Kendali
Tgl.
No. Urut

INDEKS :

M/K
Kode

Isi Ringkas :

10
cm

Lampiran :
Kepada :
Dari :
No. Surat :
Tanggal :
Paraf :
Pengolah :
Catatan :

15 cm
Keuntungan dan kekurangan menggunakan kartu kendali
a)

Mudah ditata sesuai dengan tipe dan kegunaan karena


bentuknya kecil dan luwes

b)

Pemberkasan tidak tergantung pada nomor agenda

c)

Mengurangi pencatatan yang berulang-ulang

d)

Membantu dalam penelusuran lokasi penyimpanan surat

e)

Dapat berfungsi sebagai arsip pengganti

f)

Apabila kurang hati-hati, bisa hilang.

2) Lembar Pengantar
Surat biasa dan rahasia dicatat pada lembar pengantar surat biasa dan
rahasia rangkap dua, baik untuk surat masuk maupun surat keluar.

21
Gambar 2-4 Lembar Pengantar Surat Biasa
LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA

Unit Pengolah :

No.
Urut

Asal Surat/
Ditujukan Kepada

Disampaikan pukul :
Tanggal :
Tanggal/
Nomor

Perihal

Keterangan

Diterima Pukul
:.. Tanggal
Tanda Tangan Penerima : .
Nama Terang
: .

Pengurusan surat tertutup (surat rahasia) berbeda dengan penanganan


surat penting terbuka. Surat tertutup harus tetap tertutup sampai pada
yang berhak menerimanya. Dengan demikian, juga tidak meungkin
mencatat berdasarkan informasi yang terkandung di dalam surat. Yang
paling utama ialah agar surat-surat tertutup tersebut penyampaiannya
dapat dipertanggungjawabkan
Surat tertutup pad aumumnya surat-surat rahasia, dan biasanya teridriatas
dua sampul (amplop). Yang pertama ( di luar) tidak terdapat tanda-tanda
kerahasiannya. Tanda-tanda tersebut lazimnya terdapapt pada sampul
yang kedua (dalam), yang dibubuhi stempel dengan tulisian Rahasia
(RHS) yang dibubuhkan pada ujung kiri atas sampul dalam. Pengurusan
sekanjutnya seperti pdalam pengurusan surat biasa.
Contoh Lembar Pengantar Surat Rahasia sebagai berikut:

22
Gambar 2-5 Lembar Pengantar Surat Rahasia.
LEMBAR PENGANTAR SURAT RAHASIA
Disampaikan pukul :
Tanggal :

Unit Pengolah :
No.
Urut

Asal Surat/
Ditujukan Kepada

Tanggal/
Nomor

Perihal

Keterangan

Diterima Pukul
:.. Tanggal
Tanda Tangan Penerima : .
Nama Terang
: .

C. Latihan
1.

2.

Surat dinas adalah informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan,


permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang kepada pihak lain di luar
instansi/ organisasi yang bersangkutan. Pengertian surat di atas tertuang/
terdapat dalam :
a.

UU No. 7 Tahun 1971

b.

Keputusan Menpan No. 72 Tahun 2003

c.

Keputusan Ka. ANRI No. 26 Tahun 1974

d.

Peraturan Pemerintah RI No. 34 Tahun 1974

e.

Surat Edaran No. SE/01/Tahun 1981

Kegiatan-kegiatan dalam pengurusan surat, kecuali :


a.

Menerima surat

b.

Menyortir surat

c.

Menetapkan dan menentukan arah surat

d.

Mencatat surat keluar

e.

Memberkaskan surat

23
3.

4.

5.

Dalam daur hidup arsip pengurusan surat termasuk mengelola :


a.

Penciptaan (Creation)

b.

Penggunaan dan Pemeliharaan (Maintenance & Use)

c.

Penyusutan (Disposal)

d.

Referensi

e.

a dan b. benar

Pada umumny,a ada dua asas dalam pengendalian surat, yaitu :


a.

Asas Sentralisasi

b.

Asas Dekosenralisasi

c.

Asas Desen:ralisasi

d.

Asas Otomatisasi

e.

a dan c. benar

Penerimaan. pengarahan, pencatatan serta pengelolaan adalah merupakan


kegiatan prosedur pengurusan surat :
a.

Surat masuk

b.

Surat penting

c.

Surat keluar

d.

Surat biasa

e.

Surat rahasia

D. Rangkuman
1.

Surat merupakan pernyataan tertulis dalam berbagai bentuk yang dibuat oleh
organisasi sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan infomrasi
kedinasan kepada pihak lain.

2.

Surat-surat yang berisi informasi kedinasan ini harus dikelola secara efektif
dan tepat.

3.

Pengurusan surat adalah merupakan kegiatan menerima dan mengirimkan


surat masuk dan surat keluar serta juga mengarahkan serta menyalurkan surat
ke unit-unit dalam lingkungan suatu organisasi.

4.

Asas Sentralisasi yaitu asas pengendalian kegiatan pengurusan surat, baik


surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dibebankan dan
dipertanggungjawabkan secara terpusat pada suatu unit organisasi.

5.

Asas Desentralisasi yaitu suatu asas pengendalian pengurusan surat, baik surat
masuk maupun surat keluar sepenuhnya dilaksanakan oleh masing-masing
unit kerja dalam suatu organisasi.

6.

Selain itu, pengurusan surat harus dirancang sedemikian rupa sehingga


memberi kemungkinan untuk mempercepat proses pendistribusian informasi.

24
Hal yang penting dalam proses ini adalah memperhatikan bobot informasi
yang ada dalam surat dinas, sehingga kegiatan pengurusan surat juga meliputi
pengarahan serta menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam lingkungan suatu
organisasi.

BAB III
PENGERTIAN, TIPOLOGI, FUNGSI ARSIP DINAMIS,
DAN SIKLUS ARSIP

Setelah Anda mempelajari Bab III ini, Anda diharapkan dapat menjelaskan pengertian arsip,
tipologi, dan fungsi arsip dinamis, dan siklus arsip

Penyimpanan informasi dalam (bentuk) arsip sering kurang begitu diperhatikan, dan
menjadi pekerjaan yang kurang menarik di kantor. Padahal, arsip tersebut fungsinya
sangat penting bagi kelancaran kegiatan, karena sebagai bahan bagi pimpinan dalam
melaksanakan fungsinya yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan
pengawasan.
Hal ini tidak lepas kaitannya dengan peran kantor sebagai unit penunjang dalam suatu
organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta, yang fungsinya mengelola
informasi. Peranannya semakin terasa penting dengan meningkatnya kebutuhan
penyediaan informasi yang tepat waktu, lengkap, cepat, dan akurat untuk kepentingan
organisasi tersebut. Hal ini yang menjadi salah satu sebab perlunya sistem penyediaan
dan penyimpanan informasi yang efektif. Sistem penyimpanan dan penyimpanan
informasi tersebut disebut pula filing.
A. Pengertian Arsip dan Tipologi Arsip
Banyak konsep dasar diberikan tentang arsip atau records. Dalam subbab ini akan
dikemukakan tiga pendapat tentang pengetian arsip (records) ialh dari Lundgren
dan Lundgren dan Milburn D. Smith III, serta Undang-undang No. 7 Tahun 1971
tentang Pokok-pokok Kearsipan.
Baiklah kita bahan terlebih dahulu pengertian arsip menurut Ludgren dan
Lundgren (1989), dalam bukunya Record Management in The Computer Age,
arsip merupakan buti dari suatu kejadian atau kegiatan yang direkam dalam bentuk
nyata atau bersifat tangible , sehingga memungkinkan untuk ditemukan kembali.
Dari pengertian ini dapat diambil beberapa kesimpulan dasar.
Pertama, arsip itu merupakan bukti (evidence) dari suatu kejadian, tetapi bukti
tersebut merupakan bukti bagi lebih dari satu orang. Dengan kata lain, suatu arsip
harus berisi data yang mempunyai arti sesara sosial. Dalam konteks ini, arsip
seringkali diartikan sebagai dasar untuk pegambilan keputusan, pengukuran dan
penghitungan. Data yang telah diproses sehingga lebih bermakna dapat diartikan
sebagai informasi.
Kedua, arsip harus disimpan dalam bentuk yang nyata. Tiga bentuk atau media
secara umum terdiri atas kertas (paper), film dan media magnetik (magnetic
media). Arsip berbasis kertas berupa data, gambar atau teks yang disimpan dalam
sesuatu yang tekomposisi kimiawi tanpa melihat ukuran, warna atau beerat kertas.
Arsip film merupakan data, gambar atau teks yang disimpan dalam film, termasuk

25

26
pula bentuk khusus film, seperti microfilm. Sementara arsip media magnetik
merupakan data, gambar atau teks yang disimpan dan ditemubalikkan (retrival)
melalui penulisan kode secara magnetik dan khusus berkaitan dengan komputer.
Ketiga, adalah bahwa arsip dapat ditemubalikkan (retrievable). Setiap bentuk arsip
baikapakah berbasis kertas, film, maupun media magnetik harus dapat
ditemubalikkan secara fisik maupun informasinya. Arsip dapat dibedakan dengan
nonarsip (nonrecord), karena nonarsip merupakan keseluruhan informasi dalam
bentuk yang tidak nyata. Salah satu contoh nonarsip adalah percakapan biasa.
Nonarsip ini dalam kondisi lingkungan tertentu dapat menjadi arsip
Milburn D. Smith III (1986) memberikan pengertian arsip hampir sama seperti
Lundgren, dia menyatakan bahwa arsip (record) merupakan keseluruhan bentuk
informamsi terekam. Media arsip yang menurut Smith III dapat berupa kertas,
mikrofilm, media magnetik atau disk optic. Pendapat Smith III ini agak berbeda
dengan Lundgern dan Lundgern, mengapa? Karena media optik telah dimasukkan
sebagai salah satu media arsip.
Lebih lanjut, Smith III membagi media arsip ke dalam beberapa kategori.
Pertama, arsip-arsip dengan media elektronik (electronic media) yang meliputi
disk magnetik, diskettes, pita magnetik dan disk optik. Umumnya, media
elektronik digunakan untuk meyimpan informasi arsip dalam jenis dan jumlah
yang besar. Kedua, media mikrofotografik (microphotographic media) yang
meliputi mikrofilm atau microfiche dan computer output microforms (COM).
Media ini digunakan untuk menyimpan informasi yang membutuhkan akses cepat
atau penyimpanan yang sangat lama.
Bentuk media yang ketiga, adalah arsip-arsip dengan basis kertas. Arsip ini
Umumnya berbentuk hard-copy seperti memo-memo, surat, kontrak-kontrak dan
berkas projek. Keuntungan bentuk ini adalah dapat menyediakan informasi untuk
referensi jangka pendek dan sering digunakan untuk arsip vital (vital records).
Bentuk media terakhir adalah media video dan suara atau biasa dikenal sebagai
audio-visual media. Media ini digunakan untuk menyimpan arsip-arsip gambar
bergerak dan suara seperti kaset, audio kaset, dan video tape. Kecenderungan
terakhir mengarah kea media digital seperti laser disk, video compact disk (VCD)
yang menyimpan arsip-arsip multi data, teks, gambar, grafik dan suara.
Berdasarkan pada dua pengertian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa apapun
jenis arsip harus memiliki unsur-unsur (1), arsip merupakan informasi terekam,
(2), memiliki bentuk media yang nyata dalam arti dapat dilihat dan dibaca, diraba
dan didengar, dan yang terakhir (3) arsip memiliki fungsi dan kegunaan. Kegunaan
ini dapat merupakan evidence atau memiliki suatu legalitas tertentu yang dapat
digunakan dalam rangka menunjang proses pelaksanaan kegiatan administratif
dan fungsi-fungsi manajemen birokrasi pemerintahan dan juga bisnis.
Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Pokok-pokok Kearsipan
memberikan batasan : Arsip ialah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah, swasta ataupun perorangan
dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang

27
digunakan untuk kegiatan administrasi sehari-hari.(Pasal 1 , UU No. 7 Tahun
1971).
Secara lebih sederhana, arsip dapat diartikan sebagai segala bentuk naskah yang
mengandung berbagai macam informasi/fakta yang relevan bagi organisasi, dan
diputuskan untuk disimpan karena kemungkinan ada kegunaan pada masa yang
akan datang.
B. Signifikansi dan Fungsi Arsip Dinamis
Informasi yang terekam pada dasarnya merupakan darah kehidupan bagi
organisasi (Smith III, 1986). Karena keseluruhan aktivitas di dalam organisasi,
baik itu pemerintahan atau bisnis, membutuhkan informasi. Tanpa informasi
sebagai masukan, suatu oorganisasi tidak dapat beradaptasi dengan lingkungan,
maka pada gilirannya organisasi tersebut akan cenderung menuju ke negative
entrophy atau kematian, atau tidak akan berfungsi secara optimal.
Di Indonesia, dilihat dari segi fungsinya, arsip sebagai informasi terekam,
mempunyai pengertian peranan yang dapat dibedakan atas dua yaitu arsip dinamis
dan arsip statis (Undang-undang No.7 tahun 1971 tentang Pokok-pokok
Kearsipan). Hal ini agak berbeda dengan pengertian arsip dinamis di Amerika
yang disebut sebagai records, sedangkan arsip statis merupakan pengalihan arti
dari archives. Arsip dinamis adalah arsip yang dapat dipergunakan secara langsung
di dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan dan
pemerintahan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung di dalam
penyelenggaraan administrasi negara. Sementara itu, arsip statis tidak lagi
dipergunakan dalam fungsi-fungsi manajemen organisasi pencipta, tetapi dapat
dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian.
Arsip dinamis, berdasarkan pada kepentingan penggunaannya dapat dibedakan
menjadi dua, yaitu arsip dinamis aktif (active records) dan inaktif (inactive
records). Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang secara langsung dan terus
menerus dibutuhkan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi.
Sedangkan, arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip di mana frekuensi
penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah semakin berkurang
atau berkurang.
Menurut Betty R. Ricks (1992), suatu arsip dapat dipertimbangkan menjadi arsip
inaktif jika dipergunakan kurang dari 10 kali dalam satu tahun. Frekuensi
penggunaan ini sebenarnya bergantung pada kebutuhan organisasi masing-masing.
Setiap organisasi dapat memiliki tingkat frekuensi penggunaan terhadap arsip
berbeda-beda meskipun mungkin jenis arsipnya sama.
Serara umum, setiap organisasi baik itu pemerintahan maupun perusahaan
memiliki arsip aktif dan inaktif. Persentase kuantitas arsip dinamis yang disimpan
atau dimusnahkan, secara umum terdiri atas:
1.

25% arsip dinamis disimpan dalam bentuk arsip aktif.

28
2.

30% arsip disimpan dalam berkas arsip inaktif.

3.

35% arsip dinamis dapat dimusnahkan.

4.

Hanya 10% arsip dinamis yang memiliki nilai permanen dan dapat disimpan
di Arsip Nasional sebagai arsip statis.

Kehadiran arsip pada dasarnya karena adanya kegiatan organisasi, kelompok atau
individu. Tanpa adanya suatu kegiatan atau aktifitas, maka arsip tidak akan
tercipta. Arsip dinamis dengan demikian dapat merupakan informasi keseluruhan
proses dalam organisasi. Oleh karenanya arsip dinamis ini memiliki beberapa
fungsi yang dapat dimanfaatkan sebagai sumber informasi bagi organisasi. Fungsi
arsip ialah:
1.

Mendukung proses pengambilan keputusan


Dalam proses pengambilan keputusan, pimpinan dalam tingkat manajerial
manapun pasti membutuhkan informasi. Informasi yang dibutuhkan
merupakan rekaman proses kegiatan yang telah dilakukan. 1nformasi ini
sesungguhnya berasal dari arsip dinamis.

2.

Menunjang proses perencanaan


Perencanaan merupakan suatu proses kegiatan untuk memperkirakan kondisi
yang akan datang yang akan dicapai. Upaya pencapaian ini akan dilaksanakan
melalui serangkaian kegiatan yang telah ditentukan dalam rencana-rencana.
Untuk menyusun perencanaan dibutuhkan banyak informasi yang mendukung
perkiraan yang akan dicapai. Informasi ini dapat diperoleh dari arsip dinamis.

3.

Mendukung pengawasan
Dalam melakukan pengawasan, dibutuhkan informasi terekam tentang
rencana yang telah disusun, apa yang telah dilakukan, dan apa yang belum
dilaksanakan. Kesemua ini dapat direkam dalam bentuk arsip dinamis.

4.

Sebagai alat pembuktian


Dalam proses pengadilan, banyak dibutuhkan informasi yang mendukung
pembuktian. Kegiatan di dalam pengadilan itu sendiri akan banyak
menghasilkan informasi terekam, yang nantinya dapat digunakan kembali
oleh pengadilan. Seluruh informasi ini merupakan arsip dinamis yang dapat
digunakan dalam proses pembuktian.

5.

Memori organisasi/perusahaan
Keseluruhan kegiatan organisasi atau perusahaan, baik itu berupa transaksi,
aktifitas internal organisiasi/perusahaan atau keluaran yang dibuat oleh
organisiasi/perusahaan dapat direkam dalam bentuk arsip dinamis. Informasi
terekam ini nantinya dapat digunakan oleh organisasi/ perusahaan dalam
menjalankan kegiatannya di masa yang akan datang.

29
6.

Arsip untuk kepentingan Politik dan Ekonomi


Kegiatan politik dan ekonomi akan banyak menghasilkan dan membutuhkan
informasi. Beragam informasi ini dapat diperoleh dari berbagai sumber, dan
salah satunya adalah berasal dari arsip dinamis.

C. Sistem Arsip
1.

Tujuan Kearsipan
Tujuan kearsipan ialah menyelamatkan bahan pertangungjawaban nasional
tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan.
Jika dikaitkan dengan tujuan arsip, maka secara umum suatu sistem kearsipan
mempunyai sasaran : Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan
mampu menyediakan informasi yang tepat, lengkap, akurat, relevan, dan tepat
waktu secara efisien.

2.

Siklus Hidup Arsip


Untuk mencapai sasaran sistem kearsipan di atas, tidak dapat lepas kaitannya
dengan siklus hidup arsip. Umumnya, setiap jenis arsip akan melewati siklus
hidup sebagai berikut:
a.

Tahap Penciptaan
Pada tahap ini, arsip diciptakan/dibuat, kemudian digunakan sebagai
media
penyampai
informasi,
sebagai
dasar
perencanaan,
pengeorganisaisan, pengambilan keputusan, pengawasan dan lain
sebagainya.
Ada dua cara arsip diciptakan. Pertama, diterima dari organisasi atau
seseorang yang berasal luar organisasi. Kedua, dapat diciptakan secara
internal oleh satu orang atau lebih. Penciptaan arsip eksternal seperti
surat, laporan, formulir, tidak dalam kontrol dan kendali suatu
organisasi/perusahaan, karena arsip diciptakan oleh orang lain. Namun
demikian, penciptaan arsip dari dalam dapat dikontrol dan dikendalikan
berdasarkan pada kebutuhan organisasi/perusahaan

c.

Tahap Pemanfaatan Arsip (Filing)


Pada tahap ini, arsip dapat dikategorikan sebagai arsip dinamis, yaitu
arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi sehari-hari. Selanjutnya, arsip dinamis dapat dikategorikan
lagi menjadi arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang
frekuensi
penggunaannya masih sangat tinggi dalam penyelenggaraan administrasi
sehari-hari (terus-menerus). Sedangkan arsip dinamis inaktif ialah arsip

30
dinamis yang frekuensi penggunaannya sudah menurun (jarang) dalam
penyelenggaran administrasi sehari-hari.
d.

Tahap penyimpanan dan penemuan kembali


Arsip disimpan untuk tujuan digunakan kembali sewaktu-waktu
dibutuhkan di kemudian hari. Ingat to file and to find.

e.

Tahap pemindahan
Dalam kurun waktu penyimpanan selembar arsip mungkin saja arsip
dicari dan digunakan secara terus-menerus. Dalam hal ini arsip
dinamakan dinamis aktif. Namun demikian, arsip tidak selalu secara
terus-menerus digunakan, maka perlu dimusnahkan atau dipindahkan.
Perlu dipertimbangkan pertama, arsip dapat dipindahkan dari status aktif
menjadi inaktif, tetapi masih dalam ruang lingkup kantor

f.

Tahap pemusnahan
Tahap terakhir dari lingkaran adalah penghapusan. Beraneka ragam cara
dapat digunakan untuk menghilangkan arsip, dari yang sederhana yaitu
dengan menghancurkan arsip dan melemparkan ke dalam tempat sampah
sampai dengan cara yang kompleks dengan menggunakan mesin yang
mahal.
TAHAP
PENCIPTAAN
TAHAP
PEMANFAATAN

TAHAP
PENYUSUTAN

TAHAP
PENYIMPANAN

Gambar 3.1. Siklus Hidup Arsip


Keempat tahap tersebut seyogyanya dilalui oleh setiap jenis arsip. Jika
salah satu atau beberapa tahap kurang ditangani secara serius/tidak
efektif, maka sistem kearsipan secara keseluruhan menjadi tidak efektif.
Gejala kurang efektifnya sistem kearsipan dapat dilihat antara lain
berupa:
1) Sulitnya mencari kembali arsip pada saat diperlukan;
2) Hilangnya arsip yang penting;

31
3) Banjir arsip, arsip-arsip yang sama disimpan di beberpa
lokasi/tempat penyimpanan, atau arsip yang sebenarnya sudah tidak
berguna tetapi masih disimpan;
4) Ruang kantor tersita untuk tempat penyimpanan arsip.
Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem kearsipan dalam
pengertian luas tidak dapat lagi diartikan hanya menyangkut cara
penyimpanan arsip, tetapi mencakup hal-hal mulai dari penciptaan, cara
penyimpanan sampai dengan pemusnahan arsip.
D. Latihan
Petunjuk : Pilihlah salah satu jawaban yang menurut pendapat Anda paling benar
dengan cara melingkari huruf a, b, c, atau d.
1.

2.

3.

4.

Arsip yang masih digunakan dengan frekuuensi tinggi untuk kebutuhan


perencanaan pengambilan keputusan dan pengawasan disebut arsip...
a.

Aktif

b.

Inaktif

c.

Vital

d.

Statis

Salah satu sifsat arsip dinamis adalah


a.

Intangible

b.

Tangeble

c.

Invisible

d.

Imposible

Arsip dapat dibedakan dengan perlustakaan, karena arsip memiliki


karakteristik, kecuali:
a.

Bersifat unit

b.

Tidak dapat ditemukan di tempat lain

c.

Bersifat akumulatif

d.

Tercetak

Sekitar 25% keseluruhan arsip yang ada dalam suautu organisasii merupakan
arsip..
a.

Aktif

b.

Inaktif

c.

Yang dapat dimusnahkan

d.

Semi aktif

5.

32
Pada dasarnya, manajemen arsip dinamis merupakan pengelolaan terhadap
keseluruhan daur hidup arsip yang dapat disederhanakan dalam tiga
tahap/fase, yakni..
a.

Penciptaaan,dan pendistribusian, penyimpanan dan penyusutan

b.

Penciptaan, pendistribusian, penyimpanan dan pemindahan

c.

Penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, dan penyusutan

d.

Penciptaan, penggunaan dan penyimpnan dan penyusutan

E. Rangkuman
Arsip adalah salah satu sumber informasi terekam, pada dasarnya memiliki fungsi
dan kegunaan yang signifikan dalam menunjang kegiatan administrasi negara dan
pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Karena pentingnya informamsinya, arsip
harus dikelola di dalam suatu sistem yang disebut dengan manajemen arsip
dinamis. Manajemen arsip dinamis merupakan pengelolaan tehadap keseluruhan
daur hidup (life cycle) arsip.

BAB IV
PENATAAN BERKAS (FILING)

Setelah mempelajari Bab IV ini, peserta diharapkan mampu menjelaskan


hubungan antara organisasi dan filing; menjelaskan bebagai macam sistem
filing, melaksanakan prosedur filing, menjelaskan serta menggunakan
peralatan filing, mem-file dan temu balik arsip secara efisien dan efektip

A. Organisasi dan Filing


Sangat diperlukan adalah kata yang cermat untuk menggambarkan fungsi
filing baik dalam organisasi pemerintah maupun swasta. Organisasi/perusahaan
banyak mengalami kegagalan, karena organisasi/perusahaan tersebut tidak
mengakui adanya kenyataan tersebut. Di sisi lain, organisasi/perusahaan banyak
dipuji keberhasilannya, karena menghargai adanya kenyataan bahwa komunikasi
dan pengambilan keputusan organisasi/perusahaan yang penting dapat dibuat
dengan mudah dan cepat, sebab informasi yang penting serta merta tersedia pada
saat dibutuhkan.
Banyak kegiatan dalam suatu organisasi/perusahaan tergantung pada filing.
Pentingya filing secara visualisasi dapat digambarkan, yaitu jika seorang pimpinan
yang sangat sibuk, sedang berbicara melalui pesawat telepon, dan tiba-tiba
memerlukan informasi tentang sebuah kontrak yang datang beberapa hari yang
lalu dalam suatu surat. Ia mengingat-ingat kembali bahwa perjanjian penawaran
lebih dari 3 milyard rupiah, tetapi jumlah yang pasti ada dalam file-nya. Beberapa
kalimat dilontarkan kepada sekretarisnya memintanya untuk menemukan surat
tersebut, sementara ia melanjutkan terus percakapannya melaui pesawat telepon.
Dapat dibayangkan bagaimana jadinya, jika surat tersebut tidak dapat ditemukan
oleh sekretaris tersebut, paling tidak untuk digunakan selama percakapan melalui
telepon tersebut.
Oleh karena suatu filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan bahanbahan dengan aman, maka filing dapat dianggap sebagai pusat ingatan
organisasi. Dan oleh karena orang biasanya tidak selalu mungkin mengingat
segala sesuatu tentang kejadian-kejadian, peristiwa-peristiwa, maka filing
merupakan bagian yang sangat penting, dan oleh karenanya filing harus disusun
dengan sempurna dalam suatu organisasi.
Mengingat sangat pentingnya tugas filing dalam suatu organisasi, maka seorang
Sekretaris yang berperan sebagai pembantu pimpinan harus memiliki sifat-sifat
tertentu agar dalam melaksanakan tugas filing dengan efisien dan efektif. Sifatsifat tersebut anatara lain :ketelitian, kerapihan, serta menguasi bidangnya.
Mengingat hal tersebut, seorang Sekretaris harus mempunyai pengetahuan
dasar filing, yaitu di mana dia harus menyimpan semua catatan, menyiapkan
semua catatan setiap kali diperlukan, serta mengumpulkan atau menyatukan semua
33

34
catatan yang mempunyai kaitan satu dengan yang lain, sehingga menjadi suatu
riwayat yang lengkap, agar pimpinan organisasi dapat mengambil keputusan
dengan cepat dan tepat.
Organisasi dalam segala bentuk dan jenisnya, baik pemerintah, swasta atau pun
profesional, besar atau kecil pasti perlu untuk menyimpan arsip untuk acuan di
masa yang akan datang. Kenyataan penting mengenai produk; data statistik,
informasi tentang pegawai, pelanggan dan pemasok; dan tidak terbilang rincian
lain harus dengan cepat tersedia melalui prosedur filing yang sistematis. Arsip ini
harus disimpan tidak hanya untuk disimpan dengan aman, tetapi juga harus dapat
ditemukan dengan segera.
Pentingnya filing dapat diilustrasikan oleh suatu studi di Amerika Serikat yang
menunjukkan bahwa 43 persen organisasi/perusahaan yang arsipnya musnah oleh
kebakaran atau oleh sebab yang lain, tidak mampu untuk melakukan kegiatannya.
Penyimpnan arsip harus dapat mencegah dari kehilangan adalah sangat penting,
dan merupakan bagian dari proses filing.
Dalam beberapa kasus, arsip memerlukan perlindungan yang khusus terhadap
kebakaran, pencurian, kerusakan, dan terhadap keadaan cuaca. Namun demikian,
dalam semua kasus tersebut, semua arsip yang disimpan harus dicegah terhadap
resiko salah menempatkan. Salah memfile arsip dapat menyebabkan kerugian
organisasi/ perusahaan beratus-ratus ribu rupiah. Kesempatan untuk memperoleh
keuntungan dapat saja lenyap, karena arsip tidak dapat ditemukan; penjualan
besar tidak dapat diperoleh jika spesifikasi yang perlu, dokumen, atau kontrak
tidak siap sedia. Waktu terbuang, karena tidak dapat mencari arsip yang disimpan
secara tepat dapat bernilai beratus-ratus ribu rupiah.
B. Penataan Berkas (Filing)
1.

Definisi Filing
Filing dapat diberikan definisi sebagai berikut:
Filing adalah proses mengklasifikasi, mengatur, dan menyimpan arsip, agar
arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan.
Kemudian, dapat dikatakan bahwa yang menjadi fungsi dasar filing:
menyimpan arsip dalam suatu tempat yang aman, dan dengan suatu cara yang
memungkinkan penemuan arsip dengan cepat.
Organisasi yang sistematis harus mengkarateristikkan file tersebut. File to
find, adalah suatu ungkapan klise, yang paling tepat. Tanpa
pengorganisasian yang cermat, filing dapat menjadi sesuatu kegiatan
pencarian terhadap sesuatu yang tersembunyi , yang tidak ada tempat lagi
dalam dunia organisasi/ perusahaan yang modern. Pencarian materi yang
disimpan secara tidak baik dan ceroboh dapat merupakan suatu pemborosan
yang jumlahnya dapat mencapai beratus-ratus juta rupiah. Apa yang lebih

35
bermakna penting bahwa organisasi/perusahaan dapat berhasil atau gagal,
tergantung pada derajad efisiensi yang dicapai dalam kegiatan filing.
Kegiatan dan perlengkapan filing memang cukup mahal. Untuk biaya
memelihara filing pada tingkat minimal, keputusan yang baik harus dilakukan
dalam memilih arsip yang akan disimpan. Tidak semua harus di-file, hanya
arsip yang penting untuk kegiatan organisiasi/perusahaan yang efisien. Materi
yang akan disimpan dalam file berasal dari dua sumber : (1) arsip yang
berasal dari luar organisasi/perusahaan, seperti surat masuk, laporan, kontrak,
katalog, pernyataan, tagiahan; dan (2)arsip yang berasal dalam
organisasi/perusahaan, seperti surat keluar, laporan, kontrak, tagihan dan
semacamnya. Materi/bahan dari luar organisasi/perusahaan biasanya kopi
yang asli, arsip tersebut dalam organisasi/perusahaan biasanya kopi
karbon/tembusan atau foto kopi dari yang asli.
2.

Kantor dan Filing


Oleh karena arsip sangat penting dalam setiap organisasi/ perusahaan, arsip
tersebut mempunyai pengaruh dengan berbagai macam cara terhadap kegiatan
setiap pegawai dalam organisasi/perusahaan tersebut. Pekerjaan dalam
kantor khususnya berkepentingan dengan arsip - menciptakannya dan
kemudian menemukan dan menggunakannya.
Seorang Sekretaris misalnya, tanpa pemahaman tentang filing dan sistem
filing akan menemui hambatan yang sangat besar pada dirinya sendiri. Lebih
sering kemudian ia tidak bertanggung jawab dalam menyimpan file-file
pribadi pegawai. Sering ia diminta untuk menciptakan sistem filing yang
lengkap untuk organisasi/perusahaan atau untuk memahami sistem yang
sudah ada.
Saudari Gaharani, berikan saya selembar kopi surat yang kami tulis kepada
Departemen Pekerjaan Umum tentang barang-barang marterial Gedung
Perpustakaan yang baru., adalah permintaan yang biasanya diminta dari
seorang Sekretaris. Tidak hanya ia diharapkan untuk mengetahui bagaimana
untuk menemukan, tetapi juga diharapkan untuk menemukannya dengan
cepat. Tidak ada seorangpun Sekretaris yang telah menyelesaikan Diklat
Sekretaris tanpa pengetahuan yang mendalam tentang prosedur filing, teknik,
dan manajemen arsip.
Banyak pegawai dalam suatu organisasi/perusahaan, filing adalah kegiatan
purna waktu. Karena organisasi/perusahaan tumbuh, fungsi filing menjadi
lebih kompleks dan menuntut. File sering disimpan dalam lokasi sentral,
terutama dalam organisasi/perusahaan yang lebih besar, sebab ada
keuntungan-keuntungan tertentu. Dari lokasi sentral ini, arsip dapat lebih
mudah dicari oleh berbagai macam bagian/bidang yang membutuhkan mereka
untuk tujuan referensi/acuan. Pegawai yang spesialis dalam filing menjadi
orang yang penting dalam kegiatan dalam kantor. Supervisor file, tentu saja.
diperlukan untuk mengawasi file pegawai.

36
Sebelum Anda mulai dengan belajar sistem filing secara resmi, Anda telah
mulai mengenal konsep dasar filing. Setiap saat Anda mencari sebuah nama
dalam Direktori Telepon, atau sering kita kenal dengan buku telepon, Anda
sedang memilih informasi dalam suatu buku yang terorganinisir yang
menerapkan prinsip-prinsip filing. Nama-nama tersebut diatur secara
alpabetis, dan pengetahuan Anda tentang abjad membantu Anda untuk
menemukan suatu nama yang Anda inginkan. Buku telepon adalah sebuah
contoh salah satu dari dua konsep dasar mengatur arsip agar dengan mudah
disimpan berdasarkan nama. Metode lain berdasarkan pada nomor. Sebuah
contoh adalah suatu sistem filing di sebuah rumah sakit di mana arsip diminta
berdasarkan nomor.
3.

Sistem Filing
Sebagai kesimpulan, arsip dapat disimpan berdasarkan 1) nama , 2) angka 3)
nama tempat, 4) masalah, 5) kronologis. Namun demikian, alpabet adalah
dasar dari semua sistem filing, bahkan walaupun arsip disimpan berdasarkan
nomor.
Ada lima dasar pokok sistem untuk menyelenggarakan filing , yaitu
a.

Sistem Alphabetis
Sistem abjad adalah dasar dari sistem-sistem yang lain. Dinamakan
sistem abjad, karena dasar pengaturan arsip berdasarkan abjad. Arsip
diklasifikasikan berdasarkan nama perusahaan, nama orang, nama
instansi, nama tempat atau nama barang.
Sistem abjad adalah sistem yang tertua, langsung, dan yang paling
banyak digunakan. Sistem ini langsung, karena tidak menggunakan
relatif indeks yang digunakan sebagai petunjuk jika akan menyimpan
dan menemukan selembar arsip. Manfaat utama adalah langsung dan
sederhana, sesederhana kita mengucapkan a, b, dan c.
Walaupun ada kecenderungan menggunakan sistem nomor/angka,
karena adanya prosesing melalui komputer, tetapi jenis-jenis arsip
diklasifikasikan secara abjad , misalnya surat-surat, formulir-formulir,
laporan, daftar alamat, arsip kepegawaian, arsip kesehatan, hal-hal yang
berkaitan dengan segi hukum dan masih banyak lagi yang lain. Melalui
sistem abjad, arsip-arsip ini dapat diberkaskan baik secara tunggal
maupun berkelompok, sehingga arsip tersebut dapat ditemukan dengan
cepat bilamana dibutuhkan.
1)

Mengabjadkan
Dengan tidak memperhatikan jenis arsip, agar pelaksanaannya
sistem abjad dapat berjalan dengan lancar, maka harus dibakukan
peraturan untuk diikuti oleh setiap pegawai dalam organisasi
tersebut. Susunan dalam sistem penataan berkas berdasarkan abjad

37
dengan mengikuti urutan huruf latin a sampai z, tetapi dibutuhkan
aturan yang standar dalam menangani berbagai jenis nama, seperti
nama orang, perusahaan, departemen dan lembaga pemerintah
nondepartemen.
Unit adalah setiap bagian nama yang digunakan dalam mengindeks.
Seperti tyang akan diuraikan bahwa mengindeks ialah memilih judul
(caption) di bawah mana arsip akan diberkaskan.
2)

Kata Tangkap (Caption) dan Aturan mengindeks


Istilah mengindeks, yang digunakan dalam filing, mencakup dua
kegiatan pertama, memilih kata tangkap (Captions) di mana arsip
harus difile; dan kedua, menentukan urutan yang sesuai kata-kata
dalam kata tangkap itu. Jelas, aturan standar harus diamati oleh
setiap siapa saja dalam menyeleksi dan mengatur kata tangkap. Jika
setiap orang yang melaksanakan filing membuat sendiri aturan,
mengakibatkan kekacauan; hanya orang yang melaksanakan benarbenar filing dapat menemukan arsip tersebut.
Kata tangkap (Caption) adalah suatu nama atau nomor yang
digunakan untuk mengidentifikasi dokumen /arsip untuk tujuan
Filing, jika ditentukan bahwa suatu surat disimpan dalam file PT
Semen Batu Raja, nama perusahaan adalah kata tangkap.
Dalam Sistem Abjad, kata tangkap adalah nama-nama orang dan
organisasi, dalam sistem geografis, nama-nama tempat. Dalam
sistem subyek, kata tangkap adalah nama-nama subyek/masalah,
sedangkan sistem kronologis kata tangkap ialah tanggal.
Paling tidak, ada 20 standar aturan mengindeks yang digunakan.
Dalam Bab ini akan dibicarakan beberapa saya yang dianggap
penting.

3)

Istilah Mengindeks
Dalam aturan mengindeks menggunkan dua istilah yang Anda harus
memahami alphabet dan unit.
Mengabjad adalah pengaturan nama-nama sesuai urutan alpabetis
dari surat, Nama Achmad, Chairuddin, dan Damayanti diatur dalam
urutan alpabetis yang benar, karena dalam albabet, A mendahului C,
dan C mendahului D. Darmanto, Dewayanti, Dimyati diatur dalam
urutan alpabetis yang benar; meskipun huruf yang pertama dalam
masing-masing nama adalah sama, huruf yang kedua, yang berbeda
dalam masing-masing nama, adalah urutan alpebetis yang benar,
huruf a dalam Darmanto mendahului e dalam Dewayanti, dan e
dalam Dewayanti mendahului i dalam Dimyati. Dan seterusnya,
untuk huruf yang ketiga, keempat, dan kelima .

38
Masing-masing bagian nama orang atau organisasi digunakan
dalam mengindeks adalah suatu unit. Nama Sondang P. Siagian
teridiri dari tiga unit: (1) Sondang; (2) P.dan (3) Siagian. Nama
instansi: Lembaga Administrasi Negara, tiga unit. Perusahaan
Batubara Bukit Asam, empat unit.
Aturan Mengindeks
Urutan alpabetis
Nama-nama diurutkan abjad dengan membandingkan unit pertama
dalam setiap nama, huruf demi huruf. Unit kedua dipertimbangkan
hanya jika unit pertama sama. Unit yang ketiga dipertimbangkan
hanya jika huruf pertama dan kedua sama, dan sebagainya.
Nama Orang
Balikkan dan kemudian abjadkan nama-nama orang dalam urutan
ini: nama keluarga, marga atau nama akhir , pertama; nama pertama,
dan nama tengah; kedua, kalau ada ;yang ketiga.
Contoh : Lisa Nurena, SE Nurena, Lisa, SE
Nama yang menggunakan nama keluarga, marga
Suatu nama yang menggunakan nama keluarga, marga, maka nama
marga sebagai urutan pertama.
Contoh : Risson P. Sihotang Sihotang, Risson, P.
Nama Instansi/Perusahaan
Nama perusahaan instansi lembaga yang menggunakan nama orang
disusun dalam urutan sama seperti pada waktu mengindeks nama
perorangan yang lengkap. Di samping itu ada pula nama bukan
nama orang.
Contoh : Adnan Buyung Nasution & Ass Nasution, Adnan,
Buyung (&), Associates
PT. PUSRI Jakarta PUSRI, Jakarta, Perseroan Terbatas
Masih banyak aturan yang lain, yang tidak sempat dibahas di sini,
misalnya nama orang yang bergelar, mempunyai nama suci, wanita
yang sudah menikah dan lain sebagainya.
b.

Sistem Filing Subjek/Perihal


Jika Anda menerapkan sistem lain selain sistem abjad, karena organisasi
Anda melaksanakan kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah

39
yang berkenaan dengan organisasi Anda, maka Anda dapat menerapkan
filing sistem subjek dalam menyimpan arsip-arsipnya.
Untuk menerapkan sistem subyek ini, Anda harus menentukan terlebih
dahulu masalah-masalah apa yang pada umumnya dipermasalahkan
dalam surat-surat setiap hari. Masalah-masalah tersebut kemudian
dikelompokkan menjadi satu subjek. Misalnya, masalah yang berkenaan
dengan kepegawaian dikelompokkan dalam satu subyek di bawah
kepegawaian, masalah-masalah yang berkenaan dengan keuangan
keuangan dikelompokkan dalam satu subyek keuangan. Selanjutnya,
masalah--masalah itu dijadikan subyek dari pokok masalah (subjek)
misalnya:
Kepegawaian
Cuti
Kenaikan pangkat
Lamaran
dsb.
Keuangan
Gaji
Hadiah Lembaran
Lembur
dsb.
Demikian seterusnya, semua pokok masalah dijadikan subyek, dan
semua masalah yang berkenaan dengan pokok masalah dijadikan
subsubyek. Seandainya di kemudian hari Anda memperkirakan bahwa
masalah-masalah berkembang, maka Anda dapat mengembangkan
masalah-masalah yang dijadikan subsubyek itu menjadi sub-subsubyek,
misalnya untuk subsubyek kenaikan pangkat dapat dikembangkan
lebih lanjut menjadi sub-subsubyek Kenaikan pangkat golongan I,
sub-subsubyek kenaikan pangkat golongan II, dan seterusnya.
c.

Sistem Filing Nomor (Numeric)


Sistem filing surat/arsip berdasarkan pada kode nomor sebagai pengganti
nama orang atau instansi, sehingga disebut sistem nomor (numeric filing
system). Pada prinsipnya, sistem penyimpanan surat/arsip sama dengan
sistem abjad, hanya saja nama-nama orang atau isntansi diganti
dengan kode nomor. Misalnya, surat-surat dari dan kepada Arsip
Nasional Republik Indonesia akan disimpan pada map bernomor 2000,

40
atau Kartu Nama Nilasari diberi nomor 27451. Nomor tersebut akan
berlaku selamanya, tidak diubah.
Banyak instansi pemerintah yang menerapkan sistem filing nomor,
seperti di rumah sakit, puskesmas, asuransi, bank, dan lain-lain, karena
sudah memahami tata caranya, serta keuntungan dan kerugiannya dalam
penerapannya. Tetapi, masih banyak juga instansi yang menerapkan
sistem filing nomor hanya beranggapan bahwa sistem nomor lebih
mudah dibandingkan dengan sistem abjad.
Namun demikian, sebenarnya sistem nomor lebih sukar diingat
dibandingkan dengan nama. Misalnya nasabah Tabanas, pasien sebuah
Puskesmas atau Trumah Sakit, pasti akan lebih ingat namanya dasripada
nomor Tabanas atau nomor pasien Rumah Sakit. Oleh karena itu, untuk
mengingat kode nomornya digunakan alat bantu yang disebut dengan
indeks, yaitu kartu kecil yang memuat nomor dan nama nasabah, atau
pasien yang dalam penyusunannya berdasarkan urut abjad. Karena itu,
sistem nomor disebut sistem penyimpanan tidak langsung (indirect filing
system), lain dengan sistem abjad disebut sistem filing langsung (direct
filing system).
Jika kita cermati, masih banyak instansi yang menerapkan sistem filing
nomor yang tidak melengkapi dengan indeks. Oleh kasrena itu, hal ini
akan menimbulkan masalah jika pada suatu saat nasabah atau si pasien
lupa nomor kodenya, sebagai akibatnya dokumennya sangat susah dicari
dengan cepat. Sehingga yang dilayani dapat dirugikan, baik dari segi
waktu, tenaga, bahkan uang. Pelayanan mengecewakan, hanya karena
sistem nomor tidak diterapkan secara benar.
Dalam filing sistem nomor ada tiga unsur, yaitu file utama, indeks, dan
buku nomor dapat berupa buku register/buku induk/buku besar.
1)

Buku Besar
Untuk memfile surat/arsip diperlukan dua map, yaitu map
campuran dan map perorangan. Pengunaan map campuran ini
bertujuan untuk menghemat pemakaian map. Surat masuk dan
keluar dari dan kepada koresponden yang belum lebih dari dari lima
akan dicampur menjadi satu dengan surat-surat yang berasal dari
koresponden lain di dalam satu file. File ini disebut file campuran.
Surat masuk dan surat keluar satu koresponden yang juml;ah sudah
mencapai lima surat akan dipindah ke dalam map perorangan, dan
disimpan dalam file nomor (file utama)

2)

Indeks
Yang dimaksud dengan indeks di sini adalah alat bantu untuk
mengetahui nomor file yang diberikan kepada suatu

41
koresponden atau nama, jika nomor yang bersangkutan
belum/tidak diketahui. Indeks tersebut disusun secara urut abjad,
agar mudah dicari. Indeks dibuat dalam bentuk kartu ( dibuat dari
kertas karton manila dengan panjang 12,5,cm dan lebar 7,5 cm) dan
dilengkapi dengan kotak untuk menyimpan kartu, sehingga dapat
luwes dalam menambah, maupun dalam mengurutkan abjadnya.
3)

Buku Nomor
Buku nomor adalah buku yang memuat nomor-nomor yang sudah
digunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file nomor.
Koresponden yang suratnya belum mencapai lima, tentu saja belum
dicantumkan pada buku nomor ini. Untuk memfile kartu, maka
setiap kartu dari setiap nama langsung diberi nomor.
Setiap koresponden (nama) mempunyai sebuah kartu indeks. Jadi
setiap nama dibuatkan kartu indeksnya. Sedangkan untuk file surat,
kartu indeksnya ada dua macam, yaitu kartu indeks campuran dan
kartu indeks nomor. Untuk koresponden yang suratnya baru sedikit
(kurang dari 5), maka kartu indeksnya belum diberi nomor, tetapi
diberi tanda berupa huruf C, singkatan dari Campuran. Selanjutnya,
jika suratnya sudah mencapai lima. maka karti indeks C diganti
dengan nomor yang diambil dari buku nomor (register).

Dalam sistem filing nomor, ada tiga cara untuk menyimpan


arsip/dokumen, dengan susunan penyimpangan sebagai berikut :
1) Nomor Berurutan (Consecutive)
2) Nomor Tengah ( Middle Digit)
3) Nomor Akhir (Terminal Digit)
d.

Sistem Geografis
Jika Anda menghendaki menyimpan arsip atau surat menurut daerah
wilayah atau geografis, maka Anda dapat menggunakan sistem georafis.
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam organisasi di mana sistem
geografis dapat digunakan, biasanya adalah kegiatan yang mencakup
daerah-daerah wilayah lebih dari satu tempat. Organisasi-organisasi yang
mempunyai beberapa kantor cabang juga dapat menggunakann sistem
geografis.
Dalam pelaksanaan filing sistem geografis ini Anda dapat menggunakan
nama daerah wilayan sebagai kata tangkap (caption), kemudian kata
tangkap tersebut dapat dikembangkan menjadi daerah-daerah yaitu kotakota (kalau perlu sampai ke kelurahan) yang ada dalam daerah tersebut,
dan selanjutnya baru dapat mengembangkannya lebih jauh dengan namanama instansi, perusahaan atau orang yang ada dalam setiap kota di
daerah wilayah tersebut.

42
e.

Sistem Filing Kronologis


Sistem filing ini digunakan untuk filing arsip yang disusun menurut
urutan tanggal masuk dan keluarnya arsip atau surat itu. Surat-surat atau
arsip yang masuk lebih akhir ditempatkan dalam filing yang paling
depan, sekretaris tanpa melihat masalah atau perihal surat/arsip.
Selanjutnya Anda hanya mengelompokkan surat-surat atau arsip yang
difile itu dalam bulan-bulan setiap tahun.
Sekretaris dapat menggunakan sistem ini untuk menyederhanakan filing,
jika kegiatan surat-menyurat dalam organisasi jumlahnya belum banyak,
sehingga masih dapat disatukan segala macam masalah dalam satu file
dalam setiap bulan. Tetapi, jika kegiatan atau aktivitas pimpinan itu
berkembang demikian cepat, sehingga menyangkut banyak masalah,
maka sebaiknya Anda menggunakan sistem lain yang lebih memadai.
Di antara sistem yang telah diuraikan, maka sistem abjad selalu
digunakan sebagai pelengkap sistem yang lain yang dipilih. Artinya,
meskipun Anda memilih sistem subyek, sistem angka maupun sistem
geografis, Anda harus selalu menyusunnya kembali menurut urutan
abjad. Mencermati hal tersebut, Anda harus memahami secara
mendalam, jka karena sistem ini akan banyak membantu Anda dalam
melaksanakan tugasnya dalam filing. Sistem abjad merupakan dasar dari
semua sistem filing.
Karakteristik Sistem Filing
Masing-masing sistem filing mempunyai ciri/karakteristik
tertentu. Sistem filing yang terbaik untuk suatu kantor adalah sistem
yang benar-benar disesuaikan dengan kebutuhan kantor tersebut,
tergantung dari :
a)

Ukuran
organisasi/perusahaan,
perkembangannya

b)

Jumlah catatan kantor/arsip

c)

Jenis/tipe arsip

d)

Cara penggunaan arsip

e)

Sifat kerahasiaan arsip

aktivitas

kantor

dan

C. Peralatan Filing
Sebelum memfile asrsip
peralatannnya, yaitu :

dilaksanakan,

perlu

disiapkan

lebih

dahulu

43
1.

Filing Cabinet (Almari Arsip)


Banyak orang menamakan file cabinet dengan filing cabinet atau almari arsip.
Dinamakan demikian karena cabinet ini dibuat untuk menyimpan file/berkas
dengan cara tertentu. Filing cabinet terdiri atas laci-laci yang tersusun.
Umumnya terdiri atas empat laci tersusun ke atas, tetapi ada yang tiga, dua
bahkan ada yang hanya satu laci saja. Laci-laci pada filing cabinet biasanya
tersusun empat laci, yang masing-masing lacinya mempunyai daya tampung
5000 lembar kertas yang disusun berdiri vertikal berderet ke belakang.
Tetapi, karena berkas-berkas yanng disimpan dalam laci-laci tersebut kecuali
teridi atas kertas-kertas arsipnya sendiri, juga folder-folder dan guide-guide,
yang diatur tidak ketat padat, maka jumlahnya berkurang menjadi kurang
lebih 3.500 - 4,000 lembar kertas. Penyimpanan dalam laci ini tidak ketat
padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memudahkan memasukkan dan
mengeluarkan arsip ke dan dari laci Memasukkan dan mengeluarkan yang
cukup sering, sehingga jika terlalu padat di samping pekerjaan menjadi sulit,
juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Di dalam filing cabinet,
arsip/berkas ditempatkan secara berdiri (tegak lurus) atau disebut juga vertical
filing, bukan terlentang mendatar dan ditumpuk seperti yang sering kita temui
di kantor-kantor. Sususnan arsip/berkas yang menumpuk secara horosontal
disebut horizontal filing. Susunan arsip/berkas yang menyamping dinamakan
lateral filing.
Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan dengan sepasang gawang yang
dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belaknng sepanjang
lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan folder gantung.
Lihat gambar di bawah ini.

Gambar 4.1. Filing Cabinet

44
2.

Guide
Guide ini merupakan penujuk dan sekaligus sebagai pemisah. Bentuk guide
sebagi berikut:

Gambar 4.2. Sekat Petunjuk (Guide)


Guide mempunyai bagian yang menonjol di atas (lihat A pada gambar), yang
disebut dengnan tab. Tab gunanya untuk menempatkan atau mencantumkan
heading/titel/atau kode. Badan (B) adalah badan guide itu sendiri.
Kedudukan tab bermacam-macam sesuai dengan keperluannya. Tab
kedudukan ke 1 berada di ujung paling depan (lihat dari depan) seperti
gambar di bawah. Tab ke 2 berada lebih ke kanan, tab ke 3 lebih ke kanan
lagi, tab ke 4 makin ke kanan, dan tab ke 5 dan ke 6 dan seterusnya makin ke
kanan. Satu guide mempunyai satu tab. Dalam gambar dapat dilihat
kedudukan masing-masing tab.
Untuk memudahkan pembicaraan selanjutnya, guide yang mempunyai tab
kedudukan ke 1 disebut guide pertama, guide ke 2, dan seterusnya guide ke 3,
ke 4 dan ke 5. Tentu saja makin banyak tab, tentu saja ukuran tab makin
kecil.
Guide tersebut dapat dibeli di toko-toko peralatan kantor, atau dapat dibuat
sendiri dengan bahan lembaran karton yang kuat tetapi halus. Sebaiknya
karton tersebut tebalnya tidak lebih dari 1 mm. Dapat juga bahannya dari
plastik. Setiap ujung guide sebaiknya bentuknya melengkung, agar tidak
melukai tangan. Demikian pula tabnya dapat dibeli, kemudian dipasang
dengan mencepitkan pada badan guide.

45

Gambar 4.3. Susunan Guide


3.

Folder
Folder adalah tempat untuk menempatkan arsip/berkas di dalam file. Folder
ini berujud lembaran berlipat seperti map pada umumnya, tetapi tanpa daundaun penutup, atau seperti map snelhechter, tetapi tanpa penjepit, Bahanyapun
sama, dibuat dari kertas karton manila. Folder juga mempunyai tap. Lihat
gambar di bawah ini.

Gambar 4.4. Folder


Tap folder mempunyai kegunaan yang sama seperti tap pada guide, yaitu
untuk menempatkan indeks atau tanda-tanda file yang menunjukkan isi filenya.

Gambar 4. 5. Susunan Guide, Folder dalam Filing Cabinet

46

Gbr.4.6. File Vertikal , File Lateral, Shelf-Filing Unit


D. Penyimpanan (filing) dan Temu Balik Arsip
1.

Prosedur Filing (Penyimpanan Arsip/Dokumen)


Prosedur penyimpanan arsip cukup sederhana, tetapi sering kurang mendapat
perhatian, yang mengakibatkan srsip sulit ditemukan, karena salah
penemnpatan. Prosedur tersebut mencakup langkah-langkah:
a.

Pemeriksaan arsip, untuk memastikan apak arsip siap untuk


disimpan.Pertama-tama semua dokumen/arsip yang akan disimpan
diperiksa secara cermat, apakah memang benar-benar sudah seharusnya
disimpan. Perhatikan apakah sudah ada tanda instruksi untuk disimpan
(release mark, file, simpan) atau perintah-perintah lain yang berlaku di
kantor Anda. Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari agar surat-surtat
yang masih dalam proses atau yang masih harus diedarkan ke unit-unit
kerja/unit pengoleh lain, jangan sampai masuk dalam trempat
penyimpanan. Kalau hal itu terjadi surat tersebut akan hilang, dan pada
gilirannya dapat menimbulkan kekacauan surat-mennyurat dan proses
penanganan masalah yang menjadi masalah surat yang bersangkutan.

b.

Mengindeks (nama, subyek, geografis, kronologis, nomor), sesuai


dengan sistem filing yang telah ditetapkan sebelumnya.
Menginndeks seperti yang telah kita bicarakan adalah pekerjaan
menentukan pada nama apa, atau subyek apa, atau kata tangkap lainnnya,
surat akan disimpan. Pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama
pengirim, yaitu nama badan-badan pemerintah, lembaga-lembaga negara,
badan-badan swasta, maupun nama-nama individu-individu penanda
tangan surat untuk jenis surat masuk, ataupun nama alamat yang dituju

47
untuk surat keluar (pertinggal) akan disimpan dalam map dalam kata
tangkap yang sama.
Kata tangkap pada sistem numerik adalah angka, pada sistem geografis
adalah nama tempat asal surat untuk surat masuk, dan nama tempat yang
dituju untuk surat keluar (pertinggal). Sedangkan kata tangkap pada
sistem subyek adalah perihal atau isi surat.
Jika sebuah dokumen/arsip dapat diminta melalui beberapa kata tangkap,
maka dokumen/arsip tersebut disimpan menurut kata tangkap yanng
terpenting, sedangkan untuk kata tangkap-kata tangkap yang lain jika
perlu dibuatkan tunjuk silang. Perhatikan bahwa memang ini benarbenar diperlukann, karena dengan membuat tunjuk silang akan
menambah pekerjaan
c.

Memberi Tanda, langkah ini lazim disebut juga pengkodean. Kegiatan


ini dilakukan secara sederhana, yaitu dengan memberi tanda garis atau
lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah
ditentukan pada langkah kegiatan mengindeks. Tanda yang dicantumkan
menunjukkan juga nomor unit masing-masing kata tangkap.
Dengan ada tanda ini, maka surat akan mudah disortir dan disimpan. Di
samping itu, jika surat nanti pada suatu saat surat ini dipinjam atau keluar
dari file, Anda akan mudah menyimpan kembali surat tersebut
berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yanng sudah ada.

2.

d.

Mensortir arsip yang sudah diindeks, dikelompokkan berdasar apakah


abjad, nomor yang sama. Menyortir adalah mengelompokkan surat-surat
untuk disiapkan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini
diperlukan secara khusus jika jumlah atau volume surat banyak,
sehingga memudahkan penyimpanan

e.

Menyimpan arsip pada tempat penyimpanannya (filing cabinet), sesuai


dengan sistem filing yang dipilih.

Penemuan Arsip (Retrieval)


Setelah disimpan, pada suatu saat ada arsip yang diperlukan kembali untuk
tujuan tertentu. Oleh karena itu, arsip yang diperlukan tersebut harus dapat
ditemukan kembali oleh seorang sekretaris dengan cepat, tepat, dan lengkap.
Untuk itu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan agar di kemudian hari tidak
akan terjadi kesulitan:
a.

Dalam prosedur peminjaman arsip, para peminjam diharuskan mengisi


daftar/formulir peminaman yang berisi informasi antara lain:
1) Nama peminjam
2) Nomor dan jenis arsip yang dipinjam
3) Tanggal harus kembali

48
4) Pengesahan oleh petugas yang bertanggung jawab terhadap
penyimpanan
Dalam hal ini hendaknya berlalku prinsip : siapa pun yang meminjam
dan untuk berapa lamapun tanpa kecuali, harus mengisi daftar
peminjaman dan waktu/lamanya peminjaman dibatasi.
b.

Menaruh kartu substitusi (Out Guide atau Out Folder) di tempat di


mana arsip disimpan tersebut diambil, atau disimpan dalam kotak
peminjaman sesuai dengan tanggal pengembaliannya. Tujuannyaa
dalah:
1) Sebagai identifikasi bahwa arsip yang bersangkutan sedang dipinjam
2) Memudahkan penyimpanan selama arsip yang bersangkutan
dipinjam.

c.

Hanya sekretaris atau orang yang diserahi tanggung jawab terhadap


arsip-arsip dan diberi wewenang dalam penyimpanan arsip yang dapat
mengambil arsip.

d.

Adanya tindak lanjut terhadap arsip-arsip yang dipinjam, seperti menagih


dan mengingatkan kepada peminjam.

Gambar 4.9. Penemuan Kembali Arsip


Untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan efektif, artinya dapat
ditemukan dengan cepat dan tepat sewaktu-waktu dibutuhkan, dapat diukur
dari Ratio Penemuan :
Rasio penemuan

Jumlah arsip yang ditemukan


---------------------------------- x 100%
Jumlah arsip

49
Misalnya, dari dari 60 arsip yang dicari, dan kemudian ditemukan 56 arsip,
maka rasio penemuan = 97,7%
a.

Jika rasio > 99,5% berarti arsip disimpan dengan baik

b.

Jika rasio penemuan 97% - 99,5%


memuaskan.

c.

Jika rasio , < 97%

yang disimpan dalam kondisi

tehnik penimpanan perlu dibenahi, mungkin :

1) Pemberian kata tangkap, indek, dan klasifikasi kurang tepat


2) Prosedur penyimpanan tidak/kurang efektif
3) Prosedur pengambilan/peminjaman tidak/kurang efektif
4) Arsip-arsip menumpuk banyak dalam 1 map/folder
E. Latihan

F.

1.

Berikan alasan mengapa filing sebagai suatu pusat ingatan organisiasi?

2.

Menurut Anda, syarat-syarat apa saja yang harus dimiliki oleh seorang
petugas filing?

3.

Berikan batasan atau difinisi filing!

4.

Sistem filing apa saja yang anda ketahui? Dan Sistem filing apa yang
digunakan di kabupaten/kota Anda? Berikan penjelasan secukupnya.

5.

Anda diminta untuk mem-file sebuah surat/arsip, bagaimana prosedur yang


harus dilaksanakan?

6.

Siapkan sebuah filing cabinet, guide, dan map, dan surat-surat atau arsip yang
akan Anda file. Kemudian, aturlah peralatan tersebut dalam laci filing cabinet,
beri tanda-tanda penunjuk.

7.

Bagaimana langka-langkah yang harus Anda tempuh jika ada seseorang


meminjam selembar arsip dari Anda, di mana arsip tersebut menjadi
tanggung jawab anda?

Rangkuman
1.

Suatu filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan bahan-bahan


dengan aman, maka
filing dapat dianggap sebagai pusat ingatan
organisasi .

2.

Orang biasanya tidak selalu mungkin mengingat segala sesuatu tentang


kejadian-kejadian, peristiwa-peristiwa, maka filing merupakan bagian yang
sangat penting, dan oleh karenanya filing harus disusun dengan sempurna
dalam suatu organisasi.

3.

Mengingat sangat pentingnya tugas filing dalam suatu organisasi, maka


seorang yang berperan sebagai pembantu pimpinan harus memiliki sifat-sifat
tertentu agar dalam melaksanakan tugas filing dengan efisien dan efektif.

50
Sifat-sifat tersebut anatara lain : ketelitian, kerapihan, serta menguasi
bidangnya. Petugas harus mempunyai pengetahuan dasar filing, yaitu di
mana dia harus menyimpan semua catatan, menyiapkan semua catatan setiap
kali diperlukan, serta mengumpulkan atau menyatukan semua catatan yang
mempunyai kaitan satu dengan yang lain, sehingga menjadi suatu riwayat
yang lengkap, agar pimpinan organisasi dapat mengambil keputusan dengan
cepat dan tepat.
4.

Filing dapat diberikan definisi : Filing adalah proses mengklasifikasi,


mengatur, dan menyimpan arsip, agar arsip tersebut dapat secara cepat
ditemukan pada saat dibutuhkan.

5.

Pengendalian surat sudah dimulai sejak pengurusan atau penangan surat


masuk maupun surat keluar agar surat dapat ditelusuri dan ditemukan balik
apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

6.

Arsip dapat disimpan (di-file) berdasarkan 1) nama atau alphabitis, 2) angka


3) nama tempat, 4) masalah, 5) kronologis. Namun demikian, alpabet adalah
dasar dari semua sistem filing, bahkan walaupun arsip disimpan berdasarkan
nomor sekalipun.

7.

Peralatan filing terdiri atas antara lain : filing cabinet, sekat penunjuk (guide),
folder (map).

8.

Prosedur menyimpan arsip terdiri atas memeriksa, mengindek,


tanda, mensortir arsip, dan kahirnya menyimpan arsip.

9.

Arsip yang telah disimpan harus dapat ditemukan kembali (retrievel).

memberi

BAB V
PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP VITAL

Setelah selesai mempelajari modul VI ini, peserta dapat mendefinisikan arsip


vital, menemukenali arsip vital organisasi, merencanakan program arsip vital,
memilih metode yang tepat di tempat penyimpanan data vital, dan
menulis manual arsip vital

Dalam pemeliharaan arsip terkandung dua pengertian yaitu (1) Pemeliharaan,


perawatan dan penjagaan (pengamana terhadap arsip. (2) Pemeliharaan, perawatan dan
penjagaan (pengamanan terhadap lingkungan, ruangan kerja, peralatan, tempetur, dan
kelembaban).
Kenyataannya memang kita jarang memperhatikan pemeliharaan arsip dan pengamanan
arsip ini, dan dalam pelaksanaan banyak kita jumpai, bahwa terutama sekali arsip
inaktif: ditumpuk-tumpuk di gudang-gudang be:rsamaan dengan kursi-kursi bekas, ban
bekas dan sebagainva. Sedangkan pengamannya pun jarang pula diperhatikan, sehingga
akibatnya banyak arsip-arsip yang dicuri clan dijualbelikan untuk kertas bung, kus.
Akibatnya, dari hal ini tentunya kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip
tersebut tidak akan dapat terjamin, akan lenyap pula, sehingga kehilangan jejak untuk
melanjutkan pekerjaan selanjutnya. Maka, berdasarkan pada kejadian tersebut di atas,
pemeliharaan, perawatan dan pengamanan arsip mutlak harus dilaksanakan untuk
menjamin kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip tersebut.
Apalagi kalau kita memperhatikan Undang-undang Nomor 7/1971, pasal 3, tujuan
kearsipan, ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional
tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta
untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.
Lebih lanjut, ditegaskan, bahwa setiap Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintah baik di Pusat maupun Daerah wajib pula mengatur, menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip (pasal 10 Undang-undang Nomor 7/1971).
Pada dewasa ini wujud arsip sudah beraneka ragam misalnya arsip film, rekaman (pita
tape), peta, foto-foto, gambar, gambar, sehingga pemeliharaan dan pengamanan pun
tidak sama dengan pemeliharaan arsip yang berbentuk kertas, suhu penyimpanan kertas
dan film, foto, akan berbeda sekali, maka sebab itu pula ruang penyimpanan film,
gambar, foto tidak dapat dicampur dengan ruangan penyimpanan arsip yang berbentuk
kertas.
A. Pengertian Arsip Vital
Arsip vital adalah arsip yang diperlukan untuk kelangsungan kegiatan operasional
suatu organisasi. Untuk mengetahui lebih jelas kategori arsip vital, maka
51

52
diperlukan kegiatan identifikasi yang menyangkut pada pengertian arsip vital, ciriciri arsip vital, dan keberadaannya dalam suatu organisasi. Hal lain yang akan
terkait dengan arsip vital yaitu perencanaan, perlindungan, dan pencegahan
terhadap bencana. Seluruh kegiatan tersebut merupakan satu kesatuan yang disebut
dengan Program Arsip vital.
Arsip vital adalah arsip dalam media apa pun yang isinya berkaitan dengan
kelangsungan hidup organisasi, yang keberadaannya dapat di central file karena
bersifat aktif , dan di record centre karena bersifat inaktif. Definisi tersebut
mengandung pengertian bahwa arsip vital merupakan bagian dari arsip dinamis,
yang harus mendapat perlakuan khusus dibandingkan arsip-arsip lainnya.
Betty R. Ricks (1992:245) mengatakan bahwa jumlah arsip vital hanya 35 persen
dari seluruh arsip yang tercipta di suatu organisasi; sedangkan Susan Diamond
(1983:63) dan Patricia Wallace (1992:280) menyebutkan bahwa hanya 2 persen
dari arsip perusahaan yang dapat digolongkan sebagai arsip vital. Jika diteliti
dengan cermat maka akan diketahui bahwa arsip vital milik organisasi berkisar
antara 2- 5 persen, tergantung pada besar kecilnya organisasi.
Pengelolaan arsip vital harus dilakukan tersendiri untuk menjamin hanya orang
atau instansi tertentu yang memiliki akses, terjaga kelestariannya di saat terjadi
musibah, dan terdapat rincian tanggung jawab yang jelas pada waktu terjadi
kebocoran informasi atau terjadi musibah. Selain itu, ada hal-hal lain yang
mendasar mengenai arsip vital, yaitu bahwa arsip vital :
1.

Harus ada demi kelanjutan operasional instansi

2.

Tetap dijaga kelestariannya dari bencana yang akan mengancam

3.

Diperlukan bagi setiap organisasi atau perusahaan peninjauan status hukum


atau keuangan organisasi

5.

Untuk menjamin keabsahan hak clan kewajiban terhadap pemegang saham


atau pekerja saat terjadi musibah

6.

Biasa disebut arsip tingkat satu.

B. Identifikasi Arsip Vital


Bagaimana jika sebuah kantor rusak akibat bencana alam atau disebabkan oleh
kecerobohan pegawainya, dan di sana terdapat arsip-arsip esensial (sangat
mendasar) bagi kelangsungan organisasi. Pertanyaan tersebut perlu dipikirkan
secara serius. Arsip-arsip yang bersifat esensial bagi kelanjutan operasional bisnis
perusahaan diidentifikasi sebagai arsip vital. Arsip vital organisasi di antaranya
adalah hak cipta, perjanjian sewa, rekening tanda terima, formulir pajak, dokumendokumen legal, formulir , anggaran rumah tangga, monopoli, arsip perorangan,
lisensi , dan polis asuransi.
Di setiap organisasi, selain ada arsip vital biasanya ada arsip-arsip lainnya yang
tergolong ke dalam arsip penting, arsip bernilai guna, clan arsip kurang penting.

1.

53
Arsip penting, seperti data bank pada komputer. Bertambahnya arsip penting
adalah untuk memperlancar operasional organisasi/perusahaan, dan dapat
diduplikasi sebagai cadangan jika hilang atau rusak karena suatu bencana.
Arsip-arsip tersebut meliputi dokumen yang dapat dibutuhkan guna
menunjang atau menjaga kepentingan bisnis legal, laporan-laporan untuk
diserahkan kepada pemerintah.

2.

Arsip bernilai guna, adalah arsip yang dapat dengan mudah diambil; dan jika
hilang maka tidak akan menghalangi kelanjutan kegiatan operasional suatu
organisasi. Arsip-arsip jenis ini tidak dianggap esensial karena datanya dapat
diperoleh atau dibuktikan dari sumber-sumber lain, baik dari dalam atau pun
dari luar organiisiasi/perusahaan. Contohnya adalah permintaan untuk alatalat dan daftar pesanan atau daftar penjualan.

3.

Arsip kurang penting, adalah arsip yang tidak esensial untuk operasional
organisasi; kalau rusak atau hilang maka tidak mengganggu organisasi.
Contohnya adalah memorandum, korespondensi, keterangan nasabah, daftar
surat, surat-surat pesanan, buku perjanjian, brosur dan buku katalog.

Kegiatan identifikasi arsip menjadi awal kegiatan dalam program arsip vital. Ada
beberapa upaya yang dapat dilakukan untuk mengetahui arsip vital.
1.

2.

Analisis Institusional
a.

Analisis dilakukan dengan menyeleksi fungsi-fungsi vital organisasi.


Selanjutnya analisis tersebut dituangkan dalam bentuk bagan mengenai
bagian-bagiannya sehingga tergambar secara jelas fungsi vital tersebu,
dan akan terlihat fungsi-fungsi vital tugas organisasi.

b.

Analisis yang sama juga dapat dilakukan terhadap aspek operasional


organisasi swasta maupun instansi pemerintah.

c.

Gabungan dari analisis tersebut harus dapat diperoleh jawaban mengenai


informasi atau arsip, jenis arsip yang diperlukan untuk menjamin
kelangsungan hidup instansi segera setelah terjadi musibah.

Analisis Untung Rugi


Untuk menentukan jenis arsip vital juga dapat dilakukan dengan analisis
untung rugi yang meliputi :
a.

Aspek Fisik, seberapa jauh pengaruh keberadaan arsip vital tersebut


terhadap keamanan sarana / prasarana dan materi instansi.

b.

Aspek Pemasaran, seberapa jauh berpengaruh terhadap penyusutan


nasabah.

c.

Aspek Hukum, seberapa jauh akibatnya terhadap jaminan hak/ kewajiban


Instansi.

54
3.

Analisis Ciri-ciri Arsip Vital


Selain kedua analisis yang sudah disebutkan di atas, maka upaya yang dapat
dilakukan sebagai pegangan untuk mengidentifikasi arsip vital adalah dengan
mempelajari ciri-ciri sebagai berikut:
a.

Bila terjadi kesalahan dalam pemanfaatannya akan membuat setiap


kegiatan mendapat hambatan dan tidak lancar.

b.

Bila terjadi kesalahan dalam pengelolaannya akan mengakibatkan setiap


kegiatan
mengalami kemacetan.

c.

Kerusakan dan kehilangan arsip vital dapat mengakibatkan organisasi/


perusahaan akan menghentikan kegiatannya.

C. Bencana Alam dan Bencana Disebabkan oleh Manusia


1.

Penyebab Terjadinya Bencana


Arsip perlu dilindungi dari ancaman banjir, angin topan, gempa bumi, api dan
nuklir. Selain adanya ancaman dari alam, arsip juga perlu dilindungi dari
resiko bahaya yang dibuat oleh manusia seperti pencurian, kebocoran,
keamanan, atau karena salah simpan. Dalam kegiatan sehari-hari, arsip perlu
dijaga dari bahaya air, serangga, binatang pengerat, jamur, lumut, bahan
kimia, cahaya, debu, temperatur clan kelembaban harus tepat.

2.

Perlindungan terhadap Arsip Vital


Ada beberapa alasan penting untuk melakukan perlindungan terhadap arsip
vital, yaitu :

3.

a.

Melanjutkan operasional bisnis setepat mungkin

b.

Untuk menghidupkan kembali status hukum dan keuangan dalam


kegiatan/bisnis

c.

Untuk menyelesaikan obligasi karyawan, pelanggan, pemegang saham,


agen pemerintah, clan lainnya.

Langkah-langkah dalam Program Arsip Vital


Di dalam melakukan program arsip vital, ada langkah-langkah yang perlu
diperhatikan demi kelancaran pelaksanaannya, yaitu :
a.

Menjamin adanya persetujuan dan dukungan dari pimpinan tertinggi.


Pimpinan unit kearsipan harus menyertakan pimpinan tertinggi lebih
tepat dalam memberikan dukungan terhadap perubahan-perubahan
tersebut sesuai dengan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan.
Dukungan pimpinan tertinggi terutama penting pada saat unit kearsipan

55
membutuhkan anggaran untuk melaksanakan perubahanperubahan dalam
program arsip.
b.

Memilih satu orang dari setiap unit kerja untuk bertanggung jawab dalam
mengidentifikasi arsip vital yang dihasilkan oleh unit kerja tersebut.

c.

Menentukan lokasi untuk penyimpanan arsip vital. Arsip vital dapat


disimpan di dalam atau di luar tempat penyimpanan arsip dinamis aktif.

d.

Apabila hendak menyimpan arsip vital di luar lokasi, maka diperlukan


pertimbangan yang seksama dalam hal pemilihan fasilitas dan lokasi
yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis organisasi.

e.

Menentukan metode penyimpanan data. Setelah menetapkan metode


penyimpanan data, maka program arsip vital sudah dapat dilaksanakan.
Dengan berjalannya sistem yang digunakan untuk mengatur arsip aktif
maka dapat sekaligus mengontrol arsip vital. Dokumen yang
diklasifikasikan vital tidak perlu dibedakan sistemnya dengan arsip aktif,
kecuali rahasia. Kode rahasia digunakan untuk melindungi arsip vital
seperti blueprints, formula, clan arsip perorangan.

f.

Jadwal Retensi Arsip Vital Arsip vital suatu organisasi hendaknya


diuraikan dan dicatat dalam formulir yang biasa disebut jadwal retensi
arsip vital. Formulir tersebut meliputi hal-hal sebagai berikut:
1) Kode arsip vital
2) Judul arsip vital
3) Tujuan arsip vital
4) Distribusi arsip vital
5) Metode perlindungan atau petunjuk-petunjuk arsip vital
6) Ketentuan frekuensi pemakaian arsip vital
7) Periode Retensi

D. Pemeiiharaan Arsip Vital


Di dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip vital terdapat dua aspek penting,
yaitu :
1.

Pemeliharaan terhadap bahan arsip yang secara langsung bersentuhan dengan


berbagai faktor perusak.

2.

Pemeliharaan dan pengamanan terhadap lingkungan penyimpanan arsip.

3.

Pemeliharaan dan pengamanan merupakan suatu kegiatan untuk melindungi


dan mengawasi agar arsip tetap terjamin keselamatan fisik mau pun
informasinya. Dengan menjamin kondisi fisik arsip serta lingkungan
penyimpanannya, berarti menjamin kelestarian arsip. Menjamin keselamatan
berarti menjamin arsip dari kerusakan, kemusnahan mau pun kebocoran
terhadap informasinya, terutama bagi arsip vital. Untuk melindungi dan

56
mengamankan informasi yang terkandung di dalam arsip, setiap organisasi
perlu melakukan tindakan agar arsip yang menjadi khasanahnya selamat dari
segala faktor bahaya. Perlindungan terhadap arsip tersebut sangat erat
kaitannya dengan kepentingan organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.
4.

Perlindungan terhadap instansi pemerintah, dilakukan untuk melindungi


rahasia negara, mengingat arsip yang diciptakannya merupakan dokumen
negara. Dengan demikian, diperlukan adanya upaya untuk melindungi rahasia
negara dari segala pencurian clan kebocoran. Sedangkan, organisasi swasta,
agar perusahaan dapat melaksanakan tugas dan fungsinya, serta untuk
melindungi kepentingan usahanya, terutama yang menyangkut kepentingan
keuangan.

Bagaimana pun bentuk organisasi tidak ada yang luput dari ancaman bahaya
seperti kebocoran rahasia negara bagi instansi pemerintah; maupun rahasia
perusahaan bagi organisasi swasta. Kebocoran rahasia perusahaan dapat terjadi
karena adanya persaingan dengan perusahaan lain, seperti pencurian desain (mobil,
kapal terbang, bangunan) atau formula suatu produk tertentu (parfum, obat-obatan,
makanan dan minuman). Semuanya merupakan aset yang paling berharga bagi
perusahaan yang harus di'lindungi.
Di rumah sakit, arsip yang termasuk vital adaiah rekam medik (arsip pasien). Jika
rekam medik rusak atau hilang, maka rumah sakit tersebut tidak akan marnpu
melakukan perawatan medis secara efektif. Di lembaga pendidikan jika berkas
peserta, mahasiswa, murid atau berkas penting iainnya yang berkaitan dengan
proses belajar mengajar hilang, maka akan menimbulkan hambatan yang sangat
berarti terhadap proses belajar mengajar.
Program perlindungan terhadap arsip vital meliputi sebagai berikut :
1.

Mengidentifikasi dan menetapkan arsip vital

2.

Menganalisis resiko untuk menetapkan arsip vital yang terancam oleh


berbagai bahaya.

3.

Menetapkan metode perlindungan

Agar dapat melindungi arsip vital secara tepat perlu melakukan analisis resiko
yaitu untuk menentukan dan mengevaluasi resiko yang dapat menyebabkan
kerusakan, kehancuran atau kehilangan arsip. Hasil analisis tersebut dapat
digunakan sebagai dasar perlindungan terhadap arsip vital serta penetapan
pengelolaan arsip lainnya. Analisis resiko diawali dengan mengidentifikasi
terhadap ancaman yang sangat peka. Ancaman terhadap arsip vital dapat dibagi
dalam enam kelompok, yaitu :
1.

Kerusakan
Kerusakan terhadap arsip elektronik atau konvensional (kertas) dapat
disebabkan karena perang, atau kerusuhan; bencana alam seperti banjir dan

57
gempa bumi; atau karena kecerobohan manusia yang menyebabkan terjadinya
kebakaran, ledakan, dan sebagainya.
2.

Hilang
Media magnetik atau optik dan tipe arsip lainnya dapat hilang karena dicuri,
salah meletakkan dalam menyimpan atau karena sebab lain.

3.

Pemalsuan
Disket magnetik, optikal disk, magnetic tape, sangat mudah dipalsukan.
Pemalsuan dapat dilakukan dengan merubah informasi.

4.

Penyingkapan
Penyingkapan arsip elektronik dan konvensional yang vital dapat disebabkan
karena aktivitas spionase, penyadapan elektronik atau dengan cara menyuap.

E. Metode Perlindungan
Untuk melindungi arsip vital pada umumnya terdapat beberapa cara yang dapat
dilakukan, di antaranya adalah :
1.

Memencarkan salinan arsip vital baik di dalam mau pun di luar


organsasi/perusahaan. Ada dua alasan utama melakukan ini pertama, untuk
kelancaran
kegiatan
organisasi.
Setiap
bagian
atau
divisi
organisiasi/perusahaan yang memerlukan informasi tersebut tidak perlu
datang ke lokasi penyimpanan arsip vital. Mereka cukup memanfaatkan
informasi yang terkandung di dalam salinannya yang berada di unit kerja.
Kedua, adalah untuk keamanan. Adanya penyebaran arsip memungkinkan
untuk meminimalkan resiko kerusakan. Jika terjadi musibah pada satu lokasi
yang mengakibatkan seluruh arsipnya musnah, maka pada lokasi lain yang
tidak terjadi musibah masih memiliki arsip vital serupa.

2.

Membuat duplikasi sebagai bahan rujukan untuk organisasi tanpa harus


khawatir akan kehilangan arsip aslinya. Pertimbangan untuk melakukan
duplikasi arsip vital adalah bahwa informasi yang ada di dalam arsip tersebut
sangat penting bagi kelancaran kegiatan operasional organisasi. Jika arsip
tersebut sering digunakan sebagai pedoman kegiatan, maka dikhawatirkan
akan mudah rusak atau hilang, yang akhirnya akan mengganggu kegiatan
organisasi. Dengan demikian, penduplikasian ini merupakan salah satu cara
untuk melindungi arsip vital yang asli.

3.

Menyimpan pada ruang khusus. Perlindungan terhadap bencana alam seperti


gempa bumi, kebakaran, banjir, dan sebagainya dapat dilakukan dengan
menyimpan pada ruangan khusus sepelti lemari besi tahan api . Khusus untuk
arsip vital dalam bentuk mikrofilm berbahaya disimpan dalam lemari besi,
sebab jika terjadi kebakaran, maka uap akan menaikkan suhu dalam ruangan,

58
sehingga sama dengan suhu di luar ruangan. Dengan demikian, akan
melemahkan (melumerkan ) mikrofilm, dan memisahkan emulsi dari dasar
mikrofilm selulosa asetat, sehingga menyebabkan mikrofilm rusak. Untuk
mencegah kemungkinan tersebut perlu dibuatkan salinannya dan disimpan
pada tempat lain.

F.

4.

Menyimpan arsip asli pada pusat penyimpanan arsip vital. Penggunaan untuk
bahan kerja dapat memakai salinannya. Arsip vital dalam bentuk media
elektronik seperti disket, film, rekaman video, sangat peka terhadap
lingkungan. Media magnetik dan sinar optik merupakan bahan kimia yang
dapat menurun jika terkena panas dan lembab. Oleh karena itu, penanganan
arsip vital media elektronik harus dilakukan secara hati-hati. Penggunaan
perangkat lunak yang kurang tepat merupakan penyebab yang potensial
terhadap jenis arsip tersebut.

5.

Arsip vital pada saat tertentu akan menurun kadarnya. Dalam kaitannya
dengan penyusutan, jika sudah tidak diperlukan lagi maka perlu dinilai untuk
ditetapkan simpan permanen atau musnah. Pada dasarnya tidak semua arsip
vital akan disimpan secara permanen. Sebagai contoh arsip pasien atau
nasabah bank, tidak semua arsip jenis tersebut akan mencapai masa statis.
Oleh karena itu perlu penilaian terhadap arsip vital jenis tertentu.

Perlengkapan Tempat Penyimpanan Arsip Vital


Filing cabinetyang biasa tidak dapat menjamin keselamatan arsip vital. Oleh
karena itu, diperlukan filing cabinet berlapis baja tahan api guna melindungi arsip
vital jika terjadi kebakaran: Ada beberapa model dari filing cabinet yang
digunakan dalam perkantoran, seperti filing cabinet berlaci 2, 3, atau 4.
Arsip vital dapat disimpan di dalam mau pun di luar organisasi. Penempatan dalam
lokasi-lokasi tersebut tentu dengan memperhatikan beberapa pertimbangan.
1.

Penyimpanan arsip vital di dalam lingkungan organisasi


Penyimpanan arsip vital dapat dilakukan di ruang arsip tersendiri, di ruang
bawah tanah, atau di lemari besi. Organisasi kecil dengan jumlah arsip sedikit,
maka penyimpanan arsip vitalnya cukup pada lemari besi yang biasa
digunakan untuk menyimpan uang. Organisasi besar dengan volume arsip
vital cukup banyak, maka disarankan untuk membuat tempat penyimpanan
khusus, misalnya di bawah tanah dengan konstruksi bangunan dan peralatan
yang tahan api.

2.

Penyimpanan di luar Organisasi


Penyimpanan semacam ini dilakukan berdasarkan beberapa pertimbangan :
a.

Lokasi yang digunakan memakan biaya yang lebih murah jika


dibandingkan dengan menggunakan lokasi di kantornya;

b.

Fasilitas keamanan biasanya lebih terjamin;

59
c.

Tanggung jawab perawatan dan pengawasan perorangan akan jelas.

G. Pencegahan terhadap Bencana


Pencegahan terhadap kerusakan arsip memiliki tujuan sebagai berikut :
1.

Mencegah Kerusakan Arsip Vital secara Efektif dan Efisien


Media arsip vital terdiri dari kertas, film, pita, atau disket. Adanya media yang
beraneka-ragam tersebut menyebabkan adanya perbedaan perlakuan dalam
pemeliharaannya. Pengetahuan tentang karakteristik setiap media arsip vital
harus dimiliki oleh pegawai arsip tingkat manajer. Keterbatasan sumbersumber seperti dana, waktu, dan tenaga pelaksana merupakan alasan dari
pentingnya kegiatan tersebut dilaksanakan secara efektif dan efisien.

2.

Mempermudah Koordinasi dalam Pelaksanaan Tugas


Organisasi adalah suatu wadah untuk melaksanakan kegiatan yang telah
ditetapkan sebelumnya guna mencapai tujuan. Pada umumnya organisasai
besar mempunyai unit kerja yang bertugas sesuai dengan kekhususannya.
Untuk mencapai tujuan organisasi seperti yang diharapkan, perlu adanya
koordinasi di antara unit kerja satu dengan unit kerja lainnya guna
menghindari adanya tumpang tindih kegiatan. Selain itu, untuk mencegah
adanya kesenjangan komunikasi yang dapat menyebabkan inefisiensi dan
inefektivitas.

3.

Memperkecil Gangguan terhadap Kegiatan Organisasi


Kehilangan arsip vital dapat mengganggu pelaksanaan kerja organisasi. Salah
satu cara menghindari hal tersebut adalah duplikasi arsip vital.

4.

Mencegah Terjadinya Bencana


Siapa pun tidak dapat mencegah terjadinya gempa bumi, gunung meletus atau
kebakaran. Pengadaan alat pemadam kebakaran, pemasangan water sprinkler
pada ruang tempat penyimpanan arsip vital merupakan salah satu upaya
pengamanan.

5.

Mencegah Kerugian bagi Pegawai dan Masyarakat


Musnahnya arsip vital milik suatu organisasi/peprusahaan dapat
mengakibatkan kerugian, baik bagi pegawai organisasi itu sendiri, mau pun
masyarakat atau orang yang memiliki ikatan dengan organisiasi/perusahaan
tersebut. Misalnya, arsip milik organisiasi/perusahaan asuransi. Hal ini akan
mengakibatkan kerugiaan organisasi mau pun nasabahnya. Perencanaan yang
baik dalam menyelamatkan arsip vital dapat mencegah terjadinya bencana
yang akan menimpa.

60
6.

Melindungi Hak Milik Organisiasi/Perusahaan


Sertifikat tanah, surat izin usaha, polis asuransi, bukkti-bukti kemelikan,
merupakan sebagian dari kekayaan yang dimiliki perusahaan. Jika tidak
dilakukan pemeliharaan terhadap aset perusahaan dengan baik, maka akan
mengalami kerugian yang besar. Penyediaan lemari besi tahan api atau
penyediaan tempat penyimpanan arsip yang aman dapat mencegah terjadinya
musibah yang akan menimpa perusahaan atau organisasi.

H. Latihan
1.

2.

3.

4.

5.

Pengertian dari arsip vital adalah :


a.

Penting

b.

Bernilai guna

c.

Esensial

d.

Kurang Penting

Di bawah ini yang termasuk salah satu dari arsip vital yaitu :
a.

Undangan

b.

Memo

c.

Anggaran rumah tangga

d.

Brosur

Arsip Vital perlu dilindungi dari bencana yang disebabkan oleh :


a.

Manusia

b.

Alam

c.

Hewan

d.

Manusia, alam, dan hewan/binatang

Program Arsip Vital perlu diketahui dan disetujui oleh :


a.

Pegawai

b.

Pelanggan

c.

Pimpinan tertinggi

d.

Petugas kebersihan

Tempat khusus penyimpanan arsip vital adalah :


a.

Lemari kayu

b.

Lemari besi

c.

Filing kabinet

d.

Lemari plastik

61
I.

Ringkasan
1.

Arsip vital adalah arsip yang bersifat esensial untuk kelangsungan operasional
organisasi, dan dapat masuk ke dalam kategori arsip aktif atau inaktif.
Duplikasi atau copy dibuat bagi pengguna arsip vital.

2.

Mikroformulir adalah media yang baik untuk retensi jangka panjang data
vital, dan ruang penyimpanannya pun tidak memakan banyak tempat.

3.

Semua arsip vital organisasi hendaknya didaftar dan disebutkan, termasuk


perlindungan pada jadwal retensi arsip vital. Program arsip vital hendaknya
dievaluasi setiap tahun untuk memastikan keefektifannya dalam keadaan
krisis.

4.

Arsip vital perlu dilindungi sebaik-baiknya dari kecerobohan yang dibuat oleh
manusia clan bahaya alam. Metode perlindungan untuk arsip vital terhadap
pencemaran, duplikasi, maka diperlukan ruang khusus dan pusat
penyimpanan arsip vital.

BAB VI
PENYUSUTAN ARSIP

Setelah mempelajari Bab VI ini, peserta diharapkan dapat medefinisikan penyusutan arsip,
menjelaskan dasar hukum penyusutan, merencanakan orogram penyusuan arsip, menilai arsip,
membedakan arsip primer dan sekunder, serta membuat jadwal retensi arsip.

Penyusutan arsip (records disposal) merupakan upaya untuk mengurangi volume atau
jumlah arsip yang tercipta. Selama organisasi melaksanakan fungsinya, selama itu pula
arsip akan senantiasa tercipta. Dengan demikian, Anda dapat memastikan bahwa setiap
saat arsip meningkat
volumenya. Tentu saja dapat Anda
pastikan, bahwa
meningkatnya volume arsip akan menimbulkan pula permasalahan jika tidak dibarengi
dengnan kebijakan pengurangan volume arsip. Masalah yang dihadapi antaranya ialah
ruang penyimpanan, pemborosan biaya, khususnya untuk pengadaan peralatan untuk
penyimpanan, tenaga yang mengelolanya, serta biaya untuk pemeliharaan dan
perawatannya. Hal yang tidak kalah pentingnya ialah temu balik arsip jika sewaktuwaktu diperlukan. Mngapa? Karena mengalami kesulitan. Dengan mencermati
permasalahan tersebut, maka program penyusutan harus dilaksnakan.
A. Konsep Penyusutan Arsip
Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip dalam Bab I,
pasal 2 menyebutkan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip
dengan cara :
1.

2.

Memindahkan arsip inaktip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam


lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan pemerintah masingmasing;
a.

Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah masing-masing


menyelenggarakan pemindahan arsip inaktip dari Unit Pengolah ke Unit
Kearsipan, sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip secaa teratur dan tetap.

b.

Pelaksanaan pemindahan arsip inaktip diatur oleh masing-masing


Lembaga Negara dan Badan Pemerintah

Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku;


a.

Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dapat


melakukan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan, dan
telah melampaui jangka waktu penyimpanan sebagaimana tercantum
dalam Jadwal Retensi Arsip mmasing-masing.

b.

Pelaksanaan pemusnahan arsip mempunyai jangka retensi 10 tahun atau


lebih diteapkan oleh Pimpinan Lembaga-lembaga Negara atau badanbadan Pemerinta setelah mendengar pertimbangan Panitian Penilai Arsip
yang dbentuk olehnya dengan terlebih dahulu mempeprhatikan pendapat
dari Ketua Badan Pemeriksa Kkeuangan sepanjang menyangkut arsip
keuangan, dan Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara
62

63
Sekarang Badan Kepegawaian Negara), sepanjang menyangkut arsip
kepegawaian.

3.

c.

Pimpjnan Lembaga negara atau Badan Pemmerintah menetapkan


keputusan setelah mendapat persetujuan Kepala Arsip Nasional.

d.

Pemusnahan arsip dilakukan secara total, sehingga tidak dapat lagi


dikenal baik isi maupun bentuknya, dan disaksian oleh dua pejabat dari
bidang hukum/perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari
Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah yang
bersangkutan.

e.

Untuk melaksnakan pemusnahan dibuat Daftar Pertelaan Arsip-arsip


yang dimusnahkan dan Berita acara Pemusnahan Arsip.

Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan ke Arsip Nasional Republik


indonesia.
a.

Arsip
yang
mempunyai
nilai
kegunaan
sebagai
bahan
pertanggungjawaban nasional, tetapi sudah tidak diperlukan lagi untuk
penyelenggaraan administrasi sehari-hari, setelah melampaui jangka
waktu penyimpannya, ditetapkan sebagai berikut:
1) Arsip yang disimpan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badanbadan Pemerintah di tingkat pusat harus diserahkan kepada Arsip
nnasional Pusat.
2) Arsip yang disimpan oleh Badan-badan Pemerintah tingkat Daerah
harus diserahkan kepada Arsip Nasional Daerah sekarang Badan
Kearsipan Daerah)

b.

Penyerahan arsip sebagaimana dimaksud (di atas) dilakukan sekurangkurangnya satru kali dalam 10 tahun, serta dilaksnakan dengan membuat
Berita Acara Penyerahan Arsip yang disertai Daftar Pertelaan Arsip dari
arsip-arsip yang diserahkan.

Dengan demikian, Anda dapat mengambil kesimpulan dari pengertian


penyusutan arsip sebagaimana diatur dalam Pertaturan Pemerinah No. 34
Tahun 1979 ialah bahwa upaya pengurangan arsip yang tercipta dengan cara
baik melalui pemindahan, pemusnahan maupun penyerahan arsip.
B. Jadwal Retensi dan Inventarisasi Arsip
Penyusutan arsip menyangkut penilaian yang sifatnya subjektif, dan berbeda pada
setiap organisiasi yang disebakan karena tugas dan fungsinya berlainan. Untuk
menjaga objektivitas dalam menentukan nilai kegunaan tersebut, maka Jadwal
Retensi Arsip (JRA) disusun oleh suatu panitia/tim yang terdiri atas para pejabat
yang benar-benar memahami kearsipan, fungsi dan kegiatan organisasinya masingmasing.

64
Jadwal Retensi Arsip (JRA) berupa suatu daftar yang berisi tentang kebijakan
jangka penyimpanan arsip serta penetapan simpan permanen dan musnah. Dalam
JRA terkandung unsur-unsur:
1.

Judul subyek utama yang merupakan gambaran dari seluruh seri berkas yang
dimiliki organisasi.

2.

Jangka simpan atau usia arsip baik aktif maupun inaktif

3.

Penetapan simpan permanen dan musnah.

Jadwal retensi arsip tersebut diperlukan sebagai pedoman untuk penyelenggaraan


penyusutan arsip, dan sebagai sarana pengendalian arsip yang tercipta. Untuk
menyusun JRA diperlukan data dan informasi tentang seluruh berkas yang dimiliki
organisasi. Data yang diperlukan tidak hanya isi (nonfisik), tetapi juga fisik
arsipnya. Secara keseluruhan kegiatan yang dilakukan untuk menyusun JRA
adalah inventarisasi dan penjadwalan.
Inventarisasi arsip adalah upaya pendataan atau pencatatan fisik arsip maupun
nonfisik yang ada dalam organisasi. Data fisik arsip berkaitan dengan jenis fisik
arsip (seperti foto, film, rekaman), sedangkan nonfisik meliputi isi arsip, kurun
waktu, jumlah atau volume arsip, kegunaan dan frekuensinya, tingkat akumulasi,
sistem penataan berkas, sarana penemuan kembali, persyaratan hukum yang
berlaku. Dalam melakukan inventarisasi diperlukan formulir untuk mempermudah
analisis data.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar inventarisasi berhasil baik dan
lengkap sebagai berikut:
1.

Perlu mendapat dukungan dari atasan

2.

Lebih baik dilakukan di lapangan daripada menggunakan kuesioner.

3.

Petugasnya memiliki pengetahuan dan keterampilan tentang manajemen


kearsipan.

4. Dilakukan terhadap seluruh unit kerja. Jika organisasi mempunyai sejumlah


cabang dengan fungsi dan menyimpan arsip yang sama, maka inventarisasi
hanya dilakukan pada satu atau dua cabang saja.
5.

Pendataan atas rangkaian berkas atau seri berkas.

6.

Membuat jadwal kegiatan dan urutan kerja, clan penanggung jawab arsip di
unit-unit kerja harus ada di tempat ketika akan didata.

C. Penilaian dan Nilai Guna Arsip


Penilaian adalah tindakan analisis seri berkas berdasarkan nilai gunanya. Penilaian
dilakukan dalam rangka penetapan jangka simpan, serta menentukan simpan
permanen clan musnah. Menilai arsip selain untuk kepentingan organisasi, juga
untuk penelitian di masa mendatang.

65
Penentuan nilai guna dan jangka waktu penyimpanan arsip berdasarkan pada
kajian terhadap arsip, penataannya dan hubungnannya dengnan arsip-arsip lainnya.
Isi arsip atau informasi yang terkandung di dalam arsip merupakan unsur yang
paling menentukan dalam penilaian arsip, sedangkan penataan arsip dapat
memudahkan/membantu dalam menentukan jangka waktu simpan arsip.
Menurut Betty R Rick ( 1992), penilaian srsip (records appraisal) adalah suatu
pengujian terhadap sekelompok dat melalui daftar arsip dalam menentukan
nilaiguna setiap series arsip organisasi. Sedangkan penilaian menurut F. Gerald
Ham ( 1993), mengartikan penilaian ialah suatu proses yang dilakukan oleh
arsiparis untuk mengevaluasi seberapa jauh arsip tertentu dapam memberi
kontribusi kepada tujuan kebijakan akuisisi.
Mengingat bahwa penilaian arsip merupakan suatu hang yang sangat esensial dan
mutlak dalam menjamin penyelamatan onformasi yang tertuang dalam arsip. Oleh
karena itu, dalam penilaian arsip hal-hal berikut ini perlu diperhatikan :
1.

Memperhatikan hubungan antara seri berkas yang satu dengan yang lain.

2.

Atas dasar pengetahuan seluruh dokumentasi organisasi yang bersangkutan.

3.

Memperhatikan arti dari sumber arsip yang menciptakan, clan memperhatikan


kedudukan masing-masing unit organisasi, struktur pemerintahan clan
kegiatannya.

4.

Memperhitungkan biaya pemeliharaannya.

Arsip memiliki dua nilai, yaitu nilai primer dan sekunder. Nilai Primer adalah
nilai kegunaan arsip bagi organisasi yang bersangkutan dalam rangka pelaksanaan
fungsinya. Arsip disimpan dan dipelihara selama diperlukan untuk penggunaan
administratif, hukum, fiskal, pengendalian, teknologi, dan sebagainya.
1.

Nilai Administratif, yaitu kebijakan dan prosedur yang diperlukan untuk


menyelesaikan kegiatan organisasi. Contoh arsip struktur organisasi, fungsi
dan kebijakan organisasi, kepegawaian, pedoman kerja.

2.

Nilai Hukum, yaitu arsip yang mengandung informasi tentang hal dan
kewajiban pemerintah atau warganegara dan merupakan hasil proses
pengadilan. Contoh arsip hak patent, kontrak, keputusan hukurn, klaim.

3.

Nilai Fiskal, adalah arsip yang memiliki informasi tentang bagaimana uang
diperoleh, dibagikan, diawasi, dan dibelanjakan.

4.

Nilai Ilmiah dan Teknologi , adalah arsip yang mengandung data teknis
sebagai hasil penelitian terapan atau murni. Seri berkas ini akan disimpan
sampai dipublikasikan.

5.

Nilai Perseorangan, arsip yang mengandung informasi tentang seseorang.


Contoh : arsip kelahiran, perkawinan, perceraian, kematian, adopsi, rekam
medik, tuntutan ganti rugi.

6.

Nilai Sekunder, adalah nilai kegunaan arsip di luar kepentingan organisasi.


Informasi yang terkandung di dalamnya diperlukan untuk berbagai

66
kepentingan masyarakat di luar organisasi yang menciptakannya, seperti
sumber penelitian, bahan bukti mengenai asal usul seseorang, legitimasi. Nilai
sekunder memiliki dua tipe yakni : Nilai kebuktian, dan nilai informasional.
7.

Nilai Kebuktian, arsip yang menjelaskan tentang bukti keberadaan suatu


organisasi beserta fungsinya, asal usul, struktur organisasi dan peranan
operasionalnya, keputusan kebijakan, clan prosedur.

8.

Nilai Informasional, adalah nilai guna yang berkaitan dengan informasi yang
terkandung di dalam seri berkas yang tercipta sebagai hasil dari program
suatu organisasi. Informasi yang terkandung di dalam arsipnya tentang orang,
tempat, badan usaha, gejala, peristiwa, tempat atau kondisi lain di dalam
organisasi atau perusahaan.

D. Penetapan Jangka Simpan


Penetapan jangka simpan berkaitan erat dengan penetapan simpan permanen atau
musnah terhadap seri berkas yang merupakan khasanah organisasi. Penetapan
jangka simpan arsip perlu memperhatikan hal-hal berikut
1.

Penetapan jangka simpan berdasarkan seri berkas

2.

Faktor yang mempengaruhi penetapan jangka simpan seperti biaya, kegunaan,


akumulasi berkas yang tercipta, jenis fisik arsip, peraturan perundangundangan.

3.

Menyatakan jangka simpan, seperti tigapululuh tahun untuk seri berkas


personal, enam tahun untuk berkas pasien.

4.

Penetapan musnah clan simpan permanen

E. Latihan
Jawablah pertanyaan ini secara singkat, namun jelas!
1.

Berikan pengertian apa yang disebut dengan penyusutan arsip?

2.

Diskusikan secara berkelompok yang beranggotakan lima orang tentang


pelaksanaan penyusutan, dengan memperhatian instansi Anda : Unit Arsip,
Unit Pengolah dan Badan/Kantor Arsip Daerah, kemudian secara bergilir
tiap=tiap kelompok menyajikan hasil diskusi, dan kelompok lain memberikan
tanggapan.

3.

Mengapa perlu dibuat Jadwal Retensi Arsip? Apakah di instansi Anda sudah
ada JRA? Kalau belum Ada apa saran Anda. Kalau sudah ada bagaimana
pelaksanaannya?

4.

Apa saja persyaratan agar inventarisasi arsip dapat berjalan dengan baik?
Sebutkan! Dan Mengapa? Berikan alasan Anda!

5.

Apa saja nilai guna arsip dan berikan contoh-contohnya!

6.

Rancanglah sebuah JRA yang memenuhi syarat!

67
F.

Rangkuman
1.

Penyusutan arsip adalah pemindahan arsip inaktip dari unit pengolah ke unit
kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintah masing-masing, memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan
yang berlaku, dan menyerahkan arsip statis dari unit kearsipan ke ANRI

2.

Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berupa tabel yang terdiri atas
jalur-jalur yang digunakan untuk menuliskan subjek utama, nomor urut, judul
seri berkas, deskripsi singkat atas seri berkas, keterangan.

3.

Penilaian arsip adalah menganalisis seri berkas berdasarkan nilai gunanya.


Penilaian dilakukan dalam rngka penetapan jangka simpan serta menentukan
sempan permanen dan musnah.

4.

Arsip primer adalah arsip yang hanya memiliki nilai guna bagi organisasi
yang bersangkutan, sedangkan arsip sekunder adalah arsip yang memiliki
nilai guna bagi orang banyak di luar organisasi yang menciptakannya.

DAFTAR PUSTAKA
A. Buku
Amansyah, Zulkifli. (1990), Manajemen Kearsipan, Jakarta: PT Gramedia:Jakarta
Bassett, Ernest D. And David G. Goodman, (1974), Business Filing and Records
Control, Cincinnati, Ohio : South-Western Publising and Co.
Basuki, Sulistyono, (2003) Manajemen Arsip Dinamis, Jakarta: PT Gramedia
Pustaka Utama
Diamond, Susan Z, (1983), Records Management, A Practical Guide New York
:Amacom
Gunarto, Imam."Sekilas tentang Pengelolaan Arsip Vital," dalam BeritaArsip
Nasional Rl.
Ham, F Gerald, Selecting and Appraising Archives and Manuscripts, Chicago :
The Society of American Archivist.
Komaruddin, (1981) Manajemen Kantor, Teori dan Praktek, Bandung: Sinar Baru.
Leffingwell, William H., and Edwin M. Robinson,(1985), Texbook of Office
Management, New York : McGraw-Hill Book Company Inc.
Lundgren, Terry D and Carol A. Lundgren, (1989), Record Management in The
Computer Age, Boston: Kent Publishing.
Mamoeri, Endar, (2000)
Administrasi Negara.

Administrasi

Perkantoran,

Jakarta:

Lembaga

Martono, Boedi.
(1997), Arsip Korespondensi, Penciptaan dan Penyiapan,;
Jakarta, Sinar Harapam
Martono, Boedi. , (1994)
Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital, Dalam
Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.
Penn, Ira A et.all (1992), Record Management Hand Book, London: British
Library Cataloging in Publication Data.
Ramelan, Latar Belakang Lahirnya Sistem Kartu Kendali. Berita Arsip Nasional
RI No. 11 Juni 1982.
Ricks, Betty R, Swafford, Ann, J., and Gow, Kay E. (1992), Information and
Image Management, Ohio: South-Western Publishing.
Schwartz, Candy and Peter Hernon, (1993) Records Management and Library :
Issues and Practices, New-Jersey : Ablex Publish.
Scott, George, M., (1986), Principles of Management Information Systems,
McGraw-Hill Book Co.
Smith III, Milburn D., (1986) Information and Record Management, New-York:
Greenwood Press Inc.
Soetrisno, (2005) , Administrasi Perkantoran, Prajabatan Golongan III, Jakarta:
Lembaga Administrasi Negara

The Liang Gie, (1995) Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta: Penerbit


Liberty dan Yayasan Studi Ilmu dan Teknologi.
Wallace, Patricia E. dkk (1992), Records Management, Integrated Information
System. Englewood Cliffs, New Jersey : Prentice Hall,
B. Dokumen
Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Pokok-pokok Kearsipan
Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 Tentang
Pengelolaan Arsip Statis.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun
Penyusutan arsip

1979 Tentang

SE Kepala ANRI Nomor : SE/02/1983 Tentang Pedoman Umum untuk


Menentukan Nilaiguna Arsip

LAMPIRAN : KASUS-KASUS DI BIDANG KEARSIPAN


KASUS I
SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI ARSIP
Semua arsip dalam suatu organisasi didesentralisasikan sebagaimana yang telah
dilakukan selama beberapa tahun. Akhir-akhir ini, dengan padatnya tempat dan
menggelembungnya biaya, menyebabkan manajemen menggali beberapa macam
kemungkinan. Salah satu cara yang dipertimbangkan adalah sentralisasi sejumlah
pelayanan kantor, di antaranya ialah penyimpanan arsip.
Sebuah tim khusus yang terdiri dari pejabat muda diminta untuk mempelajari arsip
organisasi, dan kemudian melaporkan penemuan dan rekomendasi mereka kepada
pucuk pimpinan. Keputusan penting yang diambil dalam rapat tim pertama tersebut
adalah menyiapkan memorandum bahwa tujuan utama yang berkaitan dengan
penyimpanan arsip ialah harus diciptakan standar pelayanan tinggi kepada bagianbagian dan bidang-bidang untuk mengurangi meningkatnya biaya dan bertumpuknya
arsip. Itulah yang menjadi pertimbangan dibentuk tim penelitian tersebut dengan
manfaat mempertimbangkan reaksi dari para pejabat, dan pegawai terhadap setiap
perubahan yang mungkin diusulkan. Penugasan individual kepada anggota tim juga
dibuat.
Penemuan-penemuan tentatif berikut dilaporkan dalam pertemuan tim yang kedua.
Beberapa ruang yang dulu digunakan untuk ruangan gudang dapat diubah menjadi
ruang penyimpanan arsip yang memadai untuk menempatkan kurang-lebih 75 persen
file cabinet yang sekarang digunakan tersebar ke berbagai bidang dan bagian. Sebuah
ruang di bawah tanah dapat dengan mudah disesuaikan jika dibutuhkan ruang
penyimpanan.
Penilaian kasar tentang kebutuhan pegawai menunjukkan bahwa dalam bidang/bagian
yang tugasnya beraneka ragam dibebaskan dari tanggung jawab menyimpan arsip.
Kebutuhan pegawai yang semakin meningkat untuk menangani meningkatnya volume
pekerjaan akan menyebabkan sulit melepaskan mereka untuk ditempatkan ke bagian
penyimpanan arsip baru yang diusulkan.
Pelayanan arsip kepada beraneka ragam bagian dan bidang kemungkinan dapat
diperbaiki, kecuali dalam bidang/bagian tertentu yang banyak dan tetap menggunakan
arsip tersebut.
Kesempatan untuk mengurangi arsip yang dobel, karena menggandakan dengan cara
memfoto kopi arsip nampaknya besar. Praktik yang dilakukan yaitu dengan mengirim
foto kopi berbagai macam arsip yang digunakan di berbagai bidang/bagian.
Reaksi awal dari Kepala Bagian di bidang Kearsipan dan Kepala Bagian Tata Usaha
yang sekarang melakukan penyimpanan, semangatnya tidak tinggi pada waktu ada
kemungjkinan diciptakan sentralisasi arsip tersebut setelah mereka diberitahu oleh para
anggota tim peneliti.

PERTANYAAN
1.

Berdasarkan analisis pendahuluan oleh tim peneliti tersebut, apakah sentralisasi


arsip akan menjamin?

2.

Haruskah tim peneliti mencoba mencari lebih jauh informasi?

3.

Jika Anda mempunyai pemikiran demikian, tunjukkan jenis informasi apa yang
dibutuhkan tersebut?

KASUS II
KASUS DI BIDANG KEARSIPAN
Suatu Pemerintah Daerah Provinsi pada saat ini melakukan usaha-usaha perbaikan dan
penertiban dalam kearsipannya, baik untuk Daerah Provinsi itu sendiri maupun untuk
Kabupatren/Kota yang ada di lingkungan wilayahnya.
Usaha-usaha tersebut dipandang perlu dilakukan karena selama ini keadaan arsip di
Pemerintah Provinsi tersebut mengalami kesulitan atau dengan perkataan lain sangat
kacau karena tidak adanya sistem penyimpanan yang baik dan tepat pada tempatnya,
sehingga akibatnya sangat sulit untuk menemukan kembali warkat-warkat atau records
yang telah disimpan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya dan tepat pada waktunya
apabila warkat atau records tersebut diperlukan sewaktu-waktu. Keadaan yang tidak
baik itu kemudian menjadi berlarut-larut. Hal tersebut diawali dengan dimulainya tidak
adanya pengertian dan kesadaran dari para pejabat pimpinan akan arti pentingnya
sistem penataan arsip yang baik dan efisien. Para pejabat pimpinan Pemerintah Daerah
Provinsi dan para pejabat Kapupaten/Kota yang ada di lingkungan wilayahnya, pada
umumnya berpendapat bahwa yang penting adalah asal sesuatu warkat atau records itu
bisa ditemukan kembali adalah sudah dianggap cukup baik, tetapi tidak memikirkan
berapa lama dan apakah di tempat yang tepat atau tidak warkat atau record itu bisa
ditemukan dengan mudah. Oleh karena itu untuk memenuhi tujuan tersebut di atas dan
karena akibat kemajuan di bidang teknologi serta untuk mencapai hasil yang efisien
dan efektif dalam pengolahan data dan penyimpanan arsip dianggap perlu membeli
serta mempergunakan Komputer Micro Film sebagai peralatan yang modern dan mahal
harganya, tetapi di lain pihak tanpa mengadakan persiapan-persiapan terlebih dahulu
untuk mendapatkan tenaga-tenaga yang mampu dan terampil di dalam mempergunakan
alat-alat tersebut, akibatnya usaha-usaha perbaikan tersebut belum memuaskan
hasilnya. Kemudian diadakan konsultasi ke para ahli Arsip baik dari luar negeri
maupun dalam negeri, hasilnya para pejabat pimpinan mulai timbul kesadaran akan
pentingnya sistem kearsipan yang baik. Kemudian diadakanlah usaha-usaha untuk
memperbaiki sistem kearsipan yang kacau tersebut serta diadakan penataran-penataran
bagi para petugas yang nantinya akan menangani kearsipan pada unit kerjanya masingmasing dengan sebaik-baiknya. Akhirnya Pemerintah Daerah Provinsi bersangkutan
menerima sepenuhnya sistem kearsipan baru. Tetapi meskipun demikian usaha-usaha
perbaikan belum memuaskan hasilnya.
Hal itu disebabkan karena adanya beberapa masalah yang masih harus dihadapi oleh
Pemerintah Daerah Provinsi antara lain sebagai berikut:
1.

Banyak pegawai yang telah ditatar tidak untuk ditempatkan pada unit kearsipan,
akan tetapi semata-mata untuk menggantikan kedudukan orang lain. Ada pula
peserta yang tidak mempunyai pekerjaan di kantornya, dan daripada menggangur,
orang itu diperintahkan untuk mengikuti penataran.

2.

Ada anggapan bahwa orang-orang yang ditempatkan di bagian arsip berarti orang
yang disingkirkan atau di-arsip-kan. Dengan adanya anggapan ini banyak orangorang tidak berminat dan merasa tidak senang untuk ditempatkan di Bagian Arsip.

Akibatnya apabila mereka harus berada di tempat itu, mereka akan


mengerjakannya dengan rasa enggan.
3.

Dalam penyimpanan Arsip Pemerintah Daerah Provinsi mempergunakan sistem


sentralisasi untuk Arsip in Aktif dan desentralisasi untuk Arsip-arsip aktif. Dengan
sistem ini berarti bahwa arsip-arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi oleh unit
pengolah, seharusnya dikirimkan kembali ke Pusat Arsip/Dinas Arsip. Akan tetapi
kenyataannya tidak semua unit organisasi mau melaksanakan hal ini dan tetap
menyimpan Arsip in Aktif itu pada unitnya sendiri.

4.

Keadaan dan letak kantor untuk Pemerintah Daerah Provinsi itu mempunyai dua
buah gedung yang berjarak kurang lebih 3 km dan karena keterbatasan ruang,
maka arsip-arsip in aktif yang sudah cukup besar jumlahnya disimpan di dalam
besek-besek dan kemudian ditumpuk di gedung yang terpisah dengan gedung di
mana Bagian Arsip itu berada. Jumlah tumpukan besek-besek itu umumnya akan
bertambah terus dan makin banyak, hal itu disebabkan para petugas tidak ada yang
berani untuk mengadakan penyusutan dan menghapuskannya karena belum adanya
pedoman kerja yang jelas tentang jadwal retensi arsip.

5.

Usaha-usaha untuk mengolah data dengan komputer serta menyimpan data di


dalam micro film dengan alat-alat yang sudah dibeli dengan mahal tersebut di atas
sampai saat ini belum/tidak dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

PERTANYAAN:
1.

Berikan penjelasan apa yang dimaksud dengan:


a.

Sistem Sentralisasi untuk Arsip-arsip in Aktif

b.

Sistem Desentralisasi untuk Arsip-arsip aktif

2.

Apakah keuntungan dan kerugiannya apabila Pemerintah Daerah Provinsi


mempergunakan peralatan modern seperti Komputer dan Micro Film dalam
pengolahan data dan penyimpanan arsip? Coba jelaskan jawaban Anda.

3.

Bagaimana saran dan analisis Saudara setelah membaca Kasus yang dihadapi oleh
Pemerintah Daerah Provinsi tersebut.

KASUS III
KEJUARAAN SEMU
Demi menimbulkan rasa kesatuan (sense of belonging) dan sekaligus sebagai salah satu
program motivasi, maka di salah satu Pemerintah Daerah (Pemda) tingkat satu telah
diadakan semacam perlombaan kebersihan dan kerapihan ruangan-ruangan kerja dari
setiap unit kerja dalam lingkungan Pemda tersebut. Perlombaan semacam ini diadakan
secara teratur, sekali setiap tahun, yaitu setiap menjelang peringatan hari nasional kita
17 Agustus. Setiap unit kerja dari tingkat (eselon) tertinggi sampai pada eselon Bagian,
bahkan Sub Bagian diharuskan berpartisipasi aktif dalam perlombaan tersebut. Dengan
harapan untuk memperoleh hadiah-hadiah yang menarik dan juga untuk meningkatkan
nilai kedisiplinannya di mata pimpinan, maka berlomba-lombalah setiap unit kerja di
bawah pimpinan unitnya masing-masing mengikuti perlombaan tersebut.
Demikianlah, untuk terwujudnya harapan dan tercapainya tujuan dari masing-masing
pimpinan maka hampir setiap pimpinan bermoto: pokoknya ruangan bersih dan
rapi! Sayangnya bahwa dengan moto tersebut lalu terjadi keadaan: Bagaimanapun
caranya, pokoknya ruangan kelihatan bersih dan rapi!
Dalam pada itu sebenarnya harus diakui bahwa kondisi fisik perkantoran Pemda
tingkat satu tersebut sudah cukup memprihatinkan. Beban kerja operasional maupun
administratif kian hari kian meningkat. Namun penambahan pegawai belum dapat
dilakukan, karena usulan penambahan anggarannya belum disetujui dan juga karena
ruangan kerjanya-pun belum memungkinkan. Hampir setiap ruangan kerja pada tingkat
Bagian, Sub Bagian dan Urusan selalu kelihatan penuh sesak dengan meja-kursi beserta
perabotan kerja lainnya. Pegawainya pada duduk berdempetan, bahkan ada pula yang
berhadapan satu sama lain dalam jarak yang sangat dekat. Gang-gangpun dipergunakan
sebagai ruang (space) tempat kerja pegawai.
Singkatnya: efficiency layout yang paling sederhanapun sudah tidak mungkin disusun.
Karena terlalu sempitnya ruangan, maka usulan-usulan untuk penambahan perabotan
kerja lagi (misalnya untuk menyimpan warkat, dokumen-dokumen dan sebagainya)
juga tidak disetujui. Demikianlah maka banyak dokumen dan warkat-warkat, baik yang
masih aktif maupun in-aktif terpaksa ditumpuk-tumpuk saja di kanan-kiri dan di sekitar
meja kerja pegawai. Bukan tidak mungkin, kalau keadaan seperti itu dibiarkan terus,
maka pegawai yang bersangkutan akan digusur oleh arsip dan warkat-warkat tersebut.
Pemandangan seperti itu akan lenyap seketika pada saat-saat menjelang 17 Agustus,
yaitu: bahwa demi memenangkan perlombaan kebersihan dan kerapihan ruangan
kerja maka segala tumpukan-tumpukan dokumen, warkat ataupun arsip-arsip tadi
dibundel dalam beberapa ikatan (misalnya dengan tali rafiah atau apa saja) lalu
disimpan di satu tempat yang tidak nampak dari pandangan wasit atau juri perlombaan
tersebut. Dengan cara-cara seperti inilah ruangan-ruangan kerja pegawai kelihatan
bersih dan rapi. Bundelan-bundelan tersebut tidak akan pernah dibuka-buka lagi,
kecuali apabila ada yang diperlukan. Keadaan ini berlangsung terus setiap menjelang
17 Agustus.

Demikianlan pernah terjadi Gubernur harus mengambil keputusan dengan secepatcepatnya, namun telah gagal total karena ternyata reference yang data serta
dokumennya tidak dapat diketemukan. Selidik punya selidik ternyata reference
dimaksud adalah termasuk dalam bundel-bundel yang telah disimpan di satu tempat
dalam rangka memenangkan lomba 17 Agustus tadi. Bundel tersebut di mana, siapa
yang menyimpannya ternyata tidak dapat ditelusuri lagi dengan jelas. Demikianlah
maka decision making yang harus dilakukan dengan cepat dan tepat menjadi
terbengkalai karenanya.
PERTANYAAN:
1.

Masalah pokok apa yang dihadapi oleh Pemda tingkat satu tersebut, apa pula subsub masalahnya. Jelaskan dan berikan alasan-alasan bahwa itulah yang menjadi
masalah pokok dan sub-sub masalah

2.

Apakah sebenarnya yang menjadi penyebab timbulnya masalah-masalah tersebut.


Jelaskan penyebab masalah tersebut.

3.

Pendekatan dan pemecahan yang bagaimanakah yang setepatnya diterapkan dalam


menghadapi kasus seperti itu.

KASUS IV
TERDAMPAR DI AMBANG KARANG
Kabupaten X atas dasar kebutuhan yang mendesak telah mengadakan
penyempurnaan tata kearsipan dengan menerapkan sistem kearsipan Pola Baru dengan
mengadakan penyesuaian bagian-bagian tertentu sesuai dengan kondisi serta keperluan
setempat. Satu di antaranya adalah Pola Klasifikasi dan sistem kodenya dibuat khusus
untuk keperluan penggunaan Kabupaten bersangkutan. Pembagian tingkat
penggolongannya sebagaimana lazimnya terdiri atas masalah pokok submasalah dan
sub-submasalah. Subyek-subyeknya berupa kegiatan pekerjaan yang dilakukan di
dalam masing-masing unit. Nama golongan utama diambil dari nama unit
tertinggi/terbesar di dalam Kabupaten tersebut, Klasifikasi semcam itu disebut
klasifikasi struktural.
Sistem kode menggunakan alphanumeric (huruf dan angka). Bagian terbesar dari kode
menggunakan tiga (3) huruf. Susunan huruf ini diambil dari singkatan nama-nama unit
dan sudah berlaku sejak lama sampai sekarang. Cara ini ditetapkan dengan alasan
bahwa cara tersebut sudah dikuasai mendarah daging oleh semua pegawai di
lingkungan Kabupaten X, dan memudahkan pemakaiannya daripada jika harus
menciptakan baru. Bagaimanapun diakuinya bahwa dari segi kesederhanaan serta
sistematikanya tidak konsisten, namun yang penting tidak menimbulkan kesulitan dan
dapat memenuhi keperluan Kabupaten itu sendiri. Kode angkanya menggunakan sistem
tiga (3) digit.
Setelah dimulai oleh pimpinan instansi bahwa sistem tersebut dapat diterima dan kena
maka disebarkan kepada dinas-dinas dan unit kerja lain.
Proses pengembangan dan penerapan sistem kearsipan di Kabupaten X ini makan
waktu cukup lama dengan daya dan dana cukup besar. Penyebaran serta pembinaan
baik untuk pegawai Kabupaten X melalui ceramah-ceramah penataran-penataran
beberapa kali, lokakarya dan cara-cara lain semacamnya. Di samping tenaga-tenaga
Kabupaten X sendiri yang menjadi anggota Tim Penyempurnaan Kearsipan juga
mengundang Konsultan Ahli dari Lembaga Non Dep Administrasi dan Lembaga Non
Dep Kearsipan untuk duduk di dalam Tim Penyempurnaan.
Pemrakarsa penerapan Sistem Kearsipan Pola Baru pada Kabupaten X ini adalah
seorang pejabat yang bertanggung jawab atas kegiatan O&M dalam instansinya.
Kepribadiannya keras, kuat bahkan cenderung ke sifat ambisius. Dalam langkah
tindaknya memberikan kesan bahwa ia selalu ingin agar semua gagasannya harus
diterima dan benar. Tercermin pula keinginan agar semua orang mengetahui bahwa
dialah yang berperan utama dan berjasa. Cara dia mengutarakan serta mempertahankan
gagasannya mendekati bentuk memaksakan dan bersikeras. Sepak terjangnya dinamis,
lincah, gesit, rajin, tidak kenal waktu dan mempunyai kecerdasan yang baik, pintar
bicara.
Pejabat ini berlatar pendidikan tinggi (sarjana), tetapi tidak/belum pernah memperoleh
pendidikan formal tentang O&M maupun kearsipan. Tetapi karena ia adalah seorang

yang ingin berhasil memanfaatkan pengalamannya serta berusaha untuk tahu dari
segala sumber.
Di samping itu salah satu unit utama lainnya, yakni BADAN DL, secara terbatas
sekali sudah memulai mengusahakan penerapan sistem kearsipan Pola Baru. Usaha
tersebut tidak dilakukan secara formal atas dasar instruksi pimpinan Badan, tetapi
merupakan kehendak pribadi seorang pejabat tertentu dan dilakukannya sendiri
terhadap unitnya. Hal ini dilakukannya karena didorong oleh keinginan untuk berkarya
dan menyempurnakan tata kearsipan khususnya serta meningkatkan efektivitas dan
efisiensi kerja umumnya bagi instansi di mana ia bekerja. Pejabat bersangkutan telah
memperoleh pendidikan (penataran) O&M dan memang orangnya suka belajar serta
berkepribadian kuat dan berkemauan keras. Apa yang dilakukannya itu tidak dilarang
oleh pimpinan namun juga tidak dibantu. Dilihat dari apa yang terjadi tampaknya usaha
tersebut secara tidak langsung direstui oleh pimpinannya.
Sementara itu, sistem kearsipan Pola Baru telah berjalan dan makin mantap di
Kabpaten X membentuk Tim Kearsipan Kabupaten untuk menyempurnakan tata
kearsipan Kabupaten X secara keseluruhan.Keanggotaan tim terdiri atas semua unit
utama (Dinas, Badan dan lain-lain unit kerja) dilengkapi pula dengan konsultan dari
Lembaga Non Dep yang membidangi organisasi dan metoda serta Lembaga Non Dep
yang membidangi kearsipan. Team ini dipimpin oleh pejabat unit Organisasi &
Tatalaksana Kabupaten X. Rata-rata para anggota tempat telah pernah mengikuti
pendidikan (penataran) O&M ataupun kearsipan.
Dari Tim Kearsipan dengan keanggotaan sedemikian diharapkan oleh Bupati agar dapat
menghasilkan suatu sistem kearsipan Pola Baru yang dapat berlaku seragam dan
menyeluruh di Kabupaten X. Dalam melaksanakan tugasnya banyak kesulitan yang
dihadapi yang berakibat jalannya kegiatan kurang lancar dan banyak memakan waktu.
Kesulitan-kesulitannya antara lain:
Setiap kali diadakan pertemuan kerja tim tidak pernah dapat dihadiri para anggota
secara lengkap. Hal ini dikarenakan bahwa masing-masing anggota tetap terikat oleh
tugas-tugas pokoknya di kantornya. Letak kantor masing-masing anggota bertebaran
yang jaraknya berjauhan. Masalah dana pun merupakan faktor kesulitan tersendiri bagi
kelancaran kerja Tim.
Setelah menjalani waktu yang cukup panjang dan jatuh bangun Tim bersepakat bahwa
pada dasarnya Sistem Kearsipan Pola Baru dapat diterapkan di Kabupaten X dengan
beberapa pokok sebagai berikut:
1.

Tata Kearsipan dikelola/diorganisasi dengan prinsip kebijakaan terpusat dengan


pelaksanaan fisik terpisah (centralized policy and decentralized physical
operation), yakni bahwa pengembangan sistem pembinaan umum berada di tangan
Kabupaten dalam hal ini Biro Umum.
Dengan pertimbangan praktis serta pengaruh geografis dan kebutuhan unit-unit
Pengolah dapat mengolah kearsipannya sendiri dengan pola pusat seragam dengan
unit-unit lain dalam lingkungan Kabupaten X. Arsip-arsip/berkas in-aktif harus

disalurkan ke kearsipan Pusat di bawah Biro Umum/TU yang sekaligus berfungsi


sebagai pusat penyimpanan arsip Kabupaten X.
2.

Pola klasifikasi didasarkan atas masalah (subyek) sebagai penjabaran fungsi,


kegiatan serta transaksi dengan berorientasikan Kabupaten X. Klasifikasi
sedemikian akan lebih menjamin ketangguhannya dan tidak akan terpengaruh oleh
perubahan-perubahan struktur organisasi. (Klasifikasi struktural akan goyah setiap
kali ada perubahan struktur organisasi sehingga perlu mengadakan perubahan pola
klasifikasi disesuaikan dengan struktur yang baru. Pada hal menyusun pola
klasifikasi merupakan pekerjaan yang tidak mudah).

3.

Sistem kode alphanumeric menggunakan dua huruf dan tiga angka. Sistem tersebut
lebih sederhana lebih mudah. Sistem Kode dua huruf ini sesuai dengan petunjuk
dan anjuran dari Lembaga Non Dep Kearsipan dan telah banyak dipilih/digunakan
oleh sebagian besar instansi yang telah menerapkan sistem Kearsipan Pola Baru.
Dengan Pola Klasifikasi dan Kode sedemikian itu untuk menjamin kemudahan,
keseragaman (kesatubahasan komunikasi beserta tata cara dan sarananya).
Masih banyak hal-hal (unsur-unsur Sistem Kearsipan Pola Baru) lain yang belum
sempat dibahas seperti organisasi (unit) wadah fungsi kearsipan, jadwal retensi,
penyusutan dan selanjutnya.

TERBENTUR KARANG
Kelanjutan dan usaha Tim ialah tahap penyusunan Pola Klasifikasi beserta kode
klasifikasinya. Di luar dugaan perjalanan Tim dibentur dengan gunung karang yang
berakibat usaha Tim macet total. Gunung karang tersebut berupa tantangan membatu
dan panas dari anggota tim yang mewakili Dinas Y (kebetulan anggota ini adalah
pejabat yang memprakasai dan aktif menangani penyempurnaan tata-kearsipan Dinas
Y, seperti yang diuraikan terdahulu). Tantangannya berupa ketidaksediaan jika Pola
Klasifikasi serta Kode Dinas Y dimodifikasi apabila diubah dan menjadi bagian dari
Pola Klasifikasi serta Kode Kabupaten X, meskipun demi efektivitas, efisiensi serta
keseragaman sistem bagi kepentingan keseluruhan. Dinyatakannya bahwa memang
benar ia (pejabat Dinas Y anggota tim) telah menyetujui, mengerti, serta bersedia
membantu menciptakan kesempurnaan tata-kearsipan Kabupaten yang efektif, efisien
dan seragam tetapi jangan ganggu atau menyentuh apa yang sudah dibuatnya dan
dilaksanakan di Dinasnya. Alasan yang diberikannya ialah bahwa Pola Klasifikasi serta
Kode, apapun penilaian yang diberikan oleh pihak lain, nyatanya sudah dilaksanakan
dan berjalan, sudah berlaku cukup lama sehingga sudah dikenal oleh pegawai-pegawai
di dinasnya, para petugasnya sudah terbiasa dengannya. Diutarakan pula bahwa
penyusunannya telah memakan waktu banyak, menggunakan tenaga yang tidak sedikit
serta biaya yang tidak kecil.
Kedudukan tim menjadi bertambah rumit karena ternyata wakil (anggota) dari Badan
DL (ia adalah pejabat yang menangani penarapan Sistem Kearsipan Pola Baru di
instansinya) juga bersikap sama, Pola Klasifikasi yang disusunnya pun struktural dan
tidak rela untuk diubah ataupun dilakukan penyesuaian. Alasan yang diajukannya mirip

dengan Wakil Dinas Y , meskipun dalam cara dan gaya yang berbeda. Padahal
sebelumnya wakil ini dengan gigihnya turut mendesak wakil Dinas Y, agar tidak
bersikukuh hanya untuk kepentingan sepihak.
Dalam hubungan ini para konsultan-pun (ahli O&M dan Kearsipan) telah pula berusaha
untuk menjelaskan, mengupas tentang perlunya praktik koordinasi, integrasi dan
sinkronisasi yang sederhana (K.I.S.S.) pada Kabupaten, lebih-lebih sama-sama jelas
dimengerti bahwa Kabupaten adalah organisasi induk yang dalam pelaksanaan tugastugasnya dilaksanakan oleh Dinas-dinas, Badan dan lain-lain, di dalam lingkungannya.
(Tentu saja konsultan hanya dapat berbuat sampai dengan batas-batas kewenangannya
sesuai dengan kedudukan serta kewajibannya sebagai anggota tim). Betapa pun segala
usaha sudah dilakukan pada lingkup ini namun tetap buntu.
Pendapat para anggota untuk menempuh jalan pemungutan suara untuk mengambil
keputusan tidak mungkin, sebab tugas Tim justru harus dapat menghasilkan sesuatu
yang secara bulat diterima dan dapat diberlakukan penuh di Kabupaten X secara
menyeluruh, di samping bahwa cara pemungutan suara di dalam team kerja bukan
suatu cara yang dibenarkan ataupun tepat.
Pimpinan (ketua) Tim pun tidak bisa berbuat banyak, dalam situasi bagaimanapun tidak
akan dilakukan tindakan sepihak apalagi memaksakan ataupun bertangan besi. Hal ini
disamping memang tugasnya untuk memperoleh kebulatan hasil secara musyawarah
yang tidak hanya bagi para anggota team tetapi harus dapat diterima dan dilaksanakan
oleh para pimpinan unit-unit utama. Ketua tim berkepribadian lemah lembut,
manusiawi, menghormati/menghargai kesemuanya bahkan selalu mengalah.
Sebagai sekedar gambaran bahwa di dalam diskusi-diskusi yang dilakukan di dalam tim
tidak jarang meningkat pada situasi yang panas berkepanjangan, dan tidak jarang
menyangkut masalah-masalah di luar kearsipan, namun tetap dalam batas sportivitas
yang wajar.
PERTANYAAN:
1.

Andaikata anda sebagai Ketua Tim apa tindakan Anda untuk menembus karang
tersebut.

2.

Andaikata anda sebagai Seda/Karo Umum/TU telah menerima Cap Ketua Tim
tentang keadaan Tim, maka apa tindakan yang harus diambil.

3.

Analisis dan temukan persoalan-persoalan pokok apa yang merupakan kunci yang
sebenarnya dari kemacetan Tim.

Berikan alasan-alasan atas jawaban Anda.

This document was created with Win2PDF available at http://www.daneprairie.com.


The unregistered version of Win2PDF is for evaluation or non-commercial use only.