Anda di halaman 1dari 11

SISTEM PENGOLAHAN TRANSAKSI

1. Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System disingkat TPS) adalahsistem


yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatuorganisasi.
Sistem yang ber-interaksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan)adalah sistem
pengolahan transaksi, dimana data transaksi sehari-hari yang mendukungoperasional organisasi
dilakukan. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan danmempersiapkan data untuk keperluan
sistem informasi yang lain dalam organisasi,misalnya untuk kebutuhan sistem informasi
manajemen, atau kebutuhan sistem informasieksekutif.
2. Teknik pengolahan data yang biasa diperoleh ada empat macam, yaitu
Batch processing : data yang diperoleh dari sumber data biasanya dikumpulkan atauditumpuk,
lalu diproses pada waktu-waktu tertentu, misalnya data dikumpulkan antarajam 8:00 sampai
dengan jam 12:00, kemudian diproses mulai jam 14:00 sampai dengan jam 17.00
Online processing : data yang diperoleh dari sumber data langsung diproses pada saatditerima,
yang mungkin terjadi adalah antrian data untuk menunggu giliran, misalnyapemrosesan yang
dilakukan pada saat melakukan transaksi online di depan teller bank.
Real-time processing : pemrosesan data tidak boleh ditunda karena waktu sangat
kritis,penundaan pengolahan dapat mengakibatkan sesuatu yang fatal. Misalnya pengolahandata
hasil pemantauan aktivitas gunung berapi.
Inline processing : biasa juga disebut sebagai hybrid-processing, yaitu kombinasi antarabatchprocessing dan online-processing. Misalnya pengolahan transaksi di supermarket,dimana
transaksi penjualan melalui POS (point of sale) langsung dilakukan (online),tetapi pengolahan
lebih lanjut tentang persediaan barang dilakukan setiap jam 10:00malam

3. Komponen-komponen Sistem Pemrosesan Transaksi


a. Dokumen Sumber
Kebanyakan transaksi dicatat pada dokumen sumber, selain menyediakancatatan-catatan tertulis
dokumen sumber berfungsi :
1. Memicu meng-otorisasi operasi fisik Sebagai contoh surat pesanan penjualan mengotorisasi pengiriman barang dangangguan kepada pelanggan.
2. Memantau arus fisik Misalnya surat pesanan penjualan digunakan untuk memperlihatkan
pergerakanbarang pesanan dari gudang ke tempat pengiriman.

3. Mencerminkan akuntabilitas atas tindakan yang diambilMisalnya tagihan dari pemasok


diparaf untuk memperlihatkan bahwa tagihanini sudah diperiksa kebenarannya.
4. Menjaga kemutakhiran dan kelengkapan basis dataSebagai contoh kopi faktur penjualan
digunakan untuk memutakhirkan saldodalam catatan sediaan. Catatan pelanggan dan
kemudian diarsipkan untuk kepentingan riwayat penjualan.
5. Menyediakan data yang dibutuhkan untuk keluaranMisalnya data dalam surat pesanan
penjualan digunakan untuk menyiapkanfaktur penjualan dan ikhtiar penjualan.

b. Jurnal dan Register


Jurnal dan register merupakan catatan akunting yang memuat data dalamurutan kronologis.
Jurnal merupakan catatan akunting formal awal dalam sistemmanual. Mengikhtiarkan data
transaksi dalam satu keuangan. Register berfungsisebagai pengganti jurnal atau catatan
kronologis atau buku harian untuk data atauperistiwa yang tidak bersifat keuangan.
c. Buku Besar dan Arsip
Buku besar (ledger) mengikhtiarkan status perkiraan dalam satuankeuangan. Nilai transaksi yang
muncul dalam jurnal dipindahkan atau diposkan kepos perkiraan yang sesuai. Melalui proses
posting ini status setiap perkiraan yangterpengaruh dimutakhirkan dengan menaikkan atau
menurunkan saldo perkiraansebesar nilai transaksi. Jadi, jika jurnal menekankan pada kegiatan
transaksi, bukubesar menekankan pada status perkiraan.
d. Laporan dan Dokumen
Berbagai laporan umumnya dihasilkan dari pemrosesan transaksi. Salah satujenis keluaran
laporan dikenal sebagai laporan keuangan. Sejumlah besar dokumenoperasional juga dihasilkan
oleh sistem pemrosesan transaksi. Beberapa daridokumen ini dihasilkan untuk memicu tindakan.
Dokumen lain dihasilkan untuk mencatat tindakan-tindakan yang telah diselesaikan. Dokumen
operasional tertentuyang disiapkan oleh sistem pemrosesan transaksi perusahaan menjadi
masukan dokumen sumber untuk pemrosesan lebih lanjut.
e. Bagian Perkiraan dan Kode Lainnya
Transaksi akunting harus diklasifikasikan dan dikodekan sebelum diposkanke dalam buku besar.
Bagan perkiraan merupakan daftar berkode dari perkiraan-perkiraan yang termuat dalam buku
besar umum perusahaan. Pada dasarnya, inimerupakan struktur data keuangan perusahaan.
Bagan perkiraan ini bukan sajamemungkinkan pengklasifikasian dan pengkodean data transaksi
melainkan jugamenyediakan elemen-elemen data rinci untuk menyusun dan menyajikan
informasidalam laporan keuangan
f. Rangkaian Audit

Rangkaian audit adalah seperangkat mata rantai yang dibentuk oleh elemen-elemen pemrosesan
transaksi pokok. Rangkaian audit merupakan alat untuk melakukan penelusuran dari dokumendokumen sumber melalui jurnal dan buku besar sampai ke total ikhtisar dalam laporan keuangan
atau keluaran keuanganlainnya, dan sebaliknya. Disamping membantu audit sistem pemrosesan
transaksi.Rangkaian audit memungkinkan :
1. Koreksi kesalahan yang terdeteksi
2. Menjawab pertanyaan
3. Rekonstruksi arsip.
g. Tindakan Pengendalian dan Pengamanan
Pemrosesan transaksi yang baik menuntut adanya berbagai tindakanpengendalian dan
pengamanan. Contoh pengendalian yang telah dijelaskan meliputibagan perkiraan, perkiraan
pengendali, rangkaian audit, dan metode pemrosesansekali tulis. Pengendalian seperti itu harus
didukung dengan dokumentasi yangmemadai, meliputi :
1)

manual prosedur, dan

2)
uraian tanggung jawab yangdibebankan kepada mereka yang terlibat dalam pemrosesan
transaksi.

4. Ada empat tugas pokok dari sistem pengolahan transaksi, yaitu:


1. Pengumpulan Data : setiap organisasi yang ber-interaksi langsung denganlingkungannya
dalam penyediaan jasa dan produk, pasti memerlukan sistem yangmengumpulkan data
transaksi yang bersumber dari lingkungan.
2. Manipulasi Data : data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah lebih dahulusebelum
disajikan sebagai informasi untuk keperluan bagian-bagian dalam organisasiatau menjadi
bahan masukan sistem informasi yang lebih tinggi. Beberapa tugasmanipulasi data adalah
sebagai berikut:

1) Klassifikasi : data dikelompokkan menurut kategori tertentu, misalnya menurutjenis kelamin,


menurut agama, menurut golongan, dsb.
2) Sortir : data diurutkan menurut urutan tertentu agar lebih mudah dalam pencariandata,
misalnya di-sortir menurut abjad nama, atau menurut nomer induk, dsb.

1. Pendahuluan
Sistem informasi akuntansi (SIA) melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan. Aplikasi ini
ditandai dengan volume pengolahan data yang tinggi. Pengolahan data terdiri dari empat tugas
utama , pengumpulan data, manipulasi data , penyimpanan data, dan penyimpanan dokumen.
Perusahaan tidak dapat memilih untuk memiliki SIA atau tidak; itu merupakan suatu keharusan.
Juga, semua perusahaan pada dasarnya melaksanakan prosedur-prosedur yang sama. SIA lebih
berorientasi pada data daripada berorientasi pada informasi, dan datanya sebagian besar bersifat
hiostoris.
Pada pembahasan ini kita menggunakan diagram arus data untuk mendokumentasikan SIA yang
disebut system Distribusi. Sistem ini digunakan oleh berbagai perusahaan seperti perusahaan
manufaktur, pedagang besar dan pengencer yang mendistribusikan produk kepada pelanggan
mereka. Walau SIA berorientasi data, SIA juga menghasilkan sejumlah informasi. Selain itu, SIA
menyediakan database yang berfungsi sebagai dasar subsistem CBIS lain.
1. B.

Apa yang Dimaksud dengan Pengolahan Data ?

Pengolahan data adalah manipulasi atau transformasi symbol-simbol seperti angka dan abjad
untuk tujuan meningkatkan kegunaannya. Istilah pengolahan transaksi makin banyak digunakan
untuk menggambarkan pengolahan data yang diterapkan pada data bisnis. Walau istilah
pengolahan data dan pengolahan transaksi (transaction processing TP) dapat dipertukarkan,
kita akan menggunakan istilah pengolahan data , karena lebih dikenal.
1. C.

Sistem Informasi Akuntansi

Tugas pengolahan data perusahaan dilaksanakan oleh system informasi akuntansi (SIA) yang
mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi
informasi bagi pemakai di dalam maupun di luar perusahaan.
Arus informasi ke lingkungan penting untuk dipahami. SIA adalah satu-satunya CBIS yang
bertanggung jawab untuk menyediakan informasi bagi tiap elemen lingkungan kecuali pesaing.
1. Tugas Pengolahan Data
SIA melaksanakan empat tugas dasar pengolahan data. Keempat tugas itu dijelaskan dibawah
ini ;

Pengumpulan Data

Saat perusahaan menyediakan produk dan jasa ke lingkungan, tiap tindakan dijelaskan oleh suatu
catatan data. Jika tindakan tersebut melibatkan elemen lingkungan, maka disebut Transaksi,
karena itu timbulah istilah pengolahan transaksi.

Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal
perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.

Manipulasi Data

Data perlu dimanipulasi untuk mengubahnya menjadi informasi. Operasi manipulasi data
meliputi :
I.

Pengklasifikasian

Elemen elemen data tertentu dalam catatan digunakan sebagai kode. Di bidang computer, Kode
adalah satu atau beberapa karakter yang digunakan untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan
catatan. Misalnya, suatu catatan gaji mencakup kode-kode yang mengidentifikasi pegawai
(nomor pegawai), departemen pegawai ( nomor departemen) dan klasifikasi gaji pegawai (kelas
gaji).
II.

Pengurutan (Sorting)

Catatan catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lain.
Misalnya, file catatan gaji disusun sehingga semua catatan untuk tiap pegawai terkumpul
menjadi satu.
III.

Penghitungan

Operasi aritmetika dan logika dilaksanakan pada elemen elemen data untuk menghasilkan
elemen elemen data tambahan. Dalam system gaji, misalnya, upah per jam dikalikan dengan
jam kerja untuk menghasilkan pendapatan kotor.

IV.

Pengikhtisaran

Terdapat begitu banyak data yang perlu disintesis, atau disarikan, menjadi bentuk total, subtotal,
rata rata , dan seterusnya.

Penyimpanan Data

Di suatu perusahaan kecil terdapat ratusan transaksi dan tindakan setiap hari; di perusahaan besar
6terdapat ribuan. Tiap transaksi dijelaskan oleh beberapa elemen data. Seluruh data ini harus
disimpan di suatu tempat hingga diperlukan, dan itulah tujuan penyimpanan data. Sebagian besar
data dalam database adalah data akuntansi.

Penyimpanan Dokumen

SIA menghasilkan output untuk perorangan dan organisasi baik di dalam dan di luar perusahaan.
Output tersebut dipicu dalam dua cara :
1. 1.
Oleh suatu tindakan : Output dihasilkan jika sesuatu terjadi. Contohnya adalah
tagihan yang disiapkan setiap kali pesanan pelanggan diisi.
2. 2.
Oleh Jadwal Waktu : Output dihasilkan pada suatu saat tertentu. Contohnya
adalah cek gaji yang disiapkan setiap bulannya.
3. E.

Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi

Ada beberapa karakteristik pengolahan data yang jelas membedakan SIA dari subsistem CBIS
yang lain. SIA :

Melakukan tugas yang diperlukan.

Perusahaan tidak memutuskan untuk melaksanakan pengolahan data atau tidak. Bahkan jika
lingkungan tidak memintanya, manajemen perusahaan pasti menerapkan SIA sebagai cara
mencapai dan menjaga pengendalian.

Berpegang pada prosedur yang relative standar.

Peraturan dan praktek yang diterima menentukan cara pelaksanaan pengolahan data. Segala jenis
organisasi mengolah datanya dengan cara yang pada dasarnya sama.

Menangani data yang rinci.

Karena berbagai catatan pengolahan data menjelaskan kegiatan perusahaan secara rinci, catatan
tersebut meninggalkan jejak audit. Jejak audit adalah kronologi kegiatan yang dapat ditelusuri
dari awal hingga ke akhir, dan dari akhir ke awal.

Terutama berfokus historis.

Data yang dikumpulkan oleh SIA umumnya menjelaskan apa yang terjadi di masa lampau. Ini
terutama terjadi jika pengolahan berkelompok digunakan.

Menyediakan Informasi Pemcah Masalah Minimal.

SIA menghasilkan berbagai output informasi bagi manajer perusahaan. Laporan akuntansi
standar seperti laporan rugi/laba dan neraca merupakan contohnya.
Sementara garis yang memiskan suatu subsistem CBIS dari subsistem yang lain kadang kadang
membingungkan, SIA dapat dibedakan melalui sejumlah karakteristik di atas.

1. F.

Contoh Sistem Informasi Akuntansi

Suatu contoh yang baik dari SIA adalah system yang digunakan oleh perusahaan perusahaan
distribusi. Perusahaan mendistribusikan produk atau jasanya kepada pelanggan. Sistem ini
disebut system distribusi. Mempelajari system ini lebih mudah, jika anda berpikir mengenai
perusahaan yang berorientasi produk seperti perusahaan manufaktur, pedagang besar atau
pengencer. Tetapi system distribusi dapat juga ditemukan di organisasi seperti United Way dan
rumah sakit, sert5a lembaga lembaga pemerintah, dan kantor pajak. Dapat dikatakan bahwa
semua organisasi berada dalam bisnis distribusi.
Seluruh system digambarkan segi empat tegak di tengah. Elemen elemen lingkungan
digambarkan dengan beberapa segi empat mendatar dan dihubungkan ke system dengan tanda
tanda panah yang disebut arus data. Elemen elemen lingkungan dari system distribusi
mencakup pelanggan , pemasok, gudang , material , dan manajemen. Dalam terminology DFD ,
istilah lingkungan dapat diterapkan pada system yang didokumentasikan. Karena alas an itulah,
sebagian elemen lingkungan, seperti manajemen dan gudang material , berada dalam lingkungan
perusahaan.
1. G.

Subsistem Utama dari Sistem Distribusi

Diagram konteks tepat untuk menjelaskan batas system elemen elemen lingkungan dan
interfaces. Tetapi kita perlu mempelajari lebih lanjut proses yang dilaksanakan. Hal ini dicapai
dengan mengidentifikasikan tiga subsistem utama. Dalam terminology DFD, ini digunakan
dalam suatu hirerarki, mereka disebut DFD bertingkat.
Subsistem subsistem ini diidentifikasi dengan sejumlah segi empat tegak bernomor. Subsistem
pertama berkaitan dengan pemenuhan pesanan pelanggan, yang kedua berkaitan dengan
pengisian kembali persediaan dari pemasok , dan yang ketiga berkaitan dengan pemeliharaan
buku besar perusahaan. Anda akan melihat bahwa keempat elemen lingkungan dari diagram
konteks. Hal yang sama berlaku bagi arus data yang menghubungkan system distribusi dengan
elemen elemen tersebut. Kondisi ini menghasilkan apa yang dinamakan DFD yang seimbang,
dalam arti penghubung system yang sama muncul pada semua tingkat system yang berkaitan.

Sistem yang Memenuhi Pesanan Pelanggan

Sistem yang Memesan Kembali Persediaan

Sistem yang melaksanakan Proses Buku Besar

1. H.

Peran Sistem Informasi Akuntansi dalam Pemecahan Masalah

Karena pengolahan data ditandai oleh volume data yang besar dibandingkan informasi,
tampaknya SIA sedikit berkontribusi pada pemecahan masalah. Hal ini menyesatkan, karena ada
dua alasan. Pertama, SIA menghasilakan beberapa output informasi dalam bentuk laporan
akuntansi standar. Laporan ini sangat berharga dalam area keuangan dan pada tingkat manajemen
puncak. Kedua, dan yang lebih penting , SIA menyediakan database yang kaya yang dapat
digunakan dalam pemecahan masalah. Database menyediakan banyak input bagi subsistem CBIS
lain terutama SIM dan DSS, dan sedikit bagi system berbasis pengetahuan.
Pengolahan data merupakan dasar bagi system system pemecahan masalah yang lain. Langkah
pertama dalam menyediakan dukungan computer bagi pemecahan masalah untuk manajer adalah
dengan menerapkan SIA yang baik.

Sistem Pemrosesan Transaksi

Sistem Pemrosesan Transaksi


Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System disingkat TPS)
adalah sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data
pada suatu organisasi. Sistem yang ber-interaksi langsung dengan sumber data
(misalnya pelanggan)adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi
sehari-hari yang mendukung operasional organisasi dilakukan. Tugas utama TPS
adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi
yang lain dalam organisasi,misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen,
atau kebutuhan sistem informasi eksekutif.

Komponen-komponen Pemrosesan Transaksi

Seperti layaknya suatu sistem, komponen pemrosesan terdiri dari Input, Proses,
Penyimpanan, Output.
Input
Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa
formulir atau bukti transaksi lainnya.
Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan
pengumpulan data transaksi. Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat
dipisahkan dari desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran
atau rekaman dari suatu transaksi.
Tujuan dari formulir :
1. Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.
2. Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.
Kegiatan yang berhubungan dengan penggunaan formulir biasa disebut sebagai
Record Management.
Pertimbangan dalam merancang formulir :
1. Menentukan kebutuhan formulir.
2. Merencanakan formulir yang akan dibuat.
3. Menentukan kuantitas kebutuhan formulir.
4. Mengawasi penggunaan formulir.
5. Menentukan jangka waktu penyimpanan dan pemusnahan.
6. Menentukan alat untuk meyortir dan menyimpan formulir.

Proses
Dalam sistem manual, proses disini terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi
kedalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukkan
data kedalam file transaksi.
Jenis jurnal :
Jika perusahaan masih dalam skala kecil, maka dapat digunakan jurnal umum, tapi
jika perusahaan mulai membesar dan aktivitas perusahaan bertambah, tidak dapat
lagi digunakan jurnal umum, harus digunakan jurnal khusus. Misalnya, Jurnal
pembelian, jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas.
Langkah Perancangan Jurnal
1. Identifikasi karakteristik transaksi.
2. Buat jurnal standar.
3. Merancang jurnal (kolomnya) berdasarkan jurnal standar.
Penyimpanan
Media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku besar ini

menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses


pemasukkan data dari jurnal kedalam buku besar disebut POSTING
Untuk sistem komputer, posting ini dilakukan dengan mengup-date file master
menggunakan file transaksi.
Macam-Macam File penyimpanan :
1. Master File
Merupakan kumpulan catatan(record) yang bersifat tetap dan berisi data yang
selalu disesuiakan dengan keadaan. Dalam operasi manual master file setara
dengan Buku Besar dan Buku Besar Pembantu.
2. File Transaksi
kumpulan catatan transaksi yang terjadi yang digunakan untuk up-date master file.
Dalam operasi manual file transaksi ini sama dengan Jurnal.
3. File Indeks
Merupakan master file yang berisi data yang digunakan dalam proses
menyesuaikan suatu master file. C/ : file pelanggan (berisi No.Pelanggan, alamat,
maksimum kredit, dll), digunakan sebagai petunjuk untuk menyesuaikan file
piutang (master file).
4. File Tabel
Suatu master file yang berisi data yang digunakan sebagai referens dalam
memproses suatu file. Biasanya berisi data yang bersifat tetap yang digunakan
dalam perhitungan-perhitungan, seperti file gaji karyawan yang digunakan untuk
menyusun daftar gaji, file tarif pajak penghasilan yang digunakan untuk
menghitung potongan pajak penghasilan karyawan.
Keluaran
Terdapat berbagai macam jenis keluaran yang dihasilkan dari proses transaksi,
antara lain : Laporan keuangan, Laporan Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur,
dsb.

Tugas Pokok Sistem Pengolahan Transaksi


Ada empat tugas pokok dari sistem pengolahan transaksi, yaitu:
1. Pengumpulan Data :
Setiap organisasi yang ber-interaksi langsung denganlingkungannya dalam
penyediaan jasa dan produk, pasti memerlukan sistem yangmengumpulkan data
transaksi yang bersumber dari lingkungan.
2. Manipulasi Data :
Data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah lebih dahulusebelum disajikan
sebagai informasi untuk keperluan bagian-bagian dalam organisasiatau menjadi

bahan masukan sistem informasi yang lebih tinggi. Beberapa tugasmanipulasi data
adalah sebagai berikut:
a. Klassifikasi : data dikelompokkan menurut kategori tertentu, misalnya
menurutjenis kelamin, menurut agama, menurut golongan, dsb.
b. Sortir : data diurutkan menurut urutan tertentu agar lebih mudah dalam
pencariandata, misalnya di-sortir menurut abjad nama, atau menurut nomer induk,
dsb.
c. Perhitungan : melakukan operasi aritmetika terhadap elemen data tertentu,
misalnyamenjumlahkan penerimaan dan pengeluaran setiap hari, atau menghitung
jumlahhutang pelanggan, dsb.
d. Pengikhtisaran : melakukan peringkasan data (summary) seperti sintesa
datamenjadi total, sub-total, rata-rata, dsb.
3. Penyimpanan data :
data transaksi harus di-simpan dan dipelihara sehingga selalu siapmemenuhi
kebutuhan para pengguna.
4. Penyiapan dokumen :
beberapa dokumen laporan harus disiapkan untuk memenuhikeperluan unit-unit
kerja dalam organisasi.
Tujuan Pemrosesan Transaksi
Pertukaran ekonomi dengan pihak-pihak eksternal (berupa : pembelian
persediaandan penjualan barang dan jasa) dan internal (berupa : penyusutan aktiva
tetap dan aplikasi tenaga kerja)
Sumber : W. Wilkinson, Joseph.Sistem Akunting dan Informasi , Jilid Satu, Edisi
Ketiga. BinaRupa Aksara