Anda di halaman 1dari 13

contoh soal produktif dan jawabannya

CONTOH SOAL DAN JAWABAN


DOKUMEN KANTOR (ADMINISTRASI
PERKANTORAN)

1. Surat yang isinya mengenai perdagangan atau perniagaan yang dibuat oleh perusahaan
untuk dikirim kepada para langganannya adalah surat.
A. Niaga
B. Dinas Pemerintah
C. Dinas Swasta
D. Dinas Pribadi
E. Pribadi
2.
A.
B.
C.
D.
E.

Surat sangat rahasia terdiri dari amplop


5
4
3
2
1

3.
A.
B.
C.
D.
E.

Surat penawaran, Surat pesanan merupakan contoh dari surat.


Sangat Segera
Surat Biasa
Surat Kilat
Surat Segera
Konfidensial

4. Kumpulan-kumpulan dokumen yang memberikan keterangan atau bukti dan aktivitas


yang berkaitan dengan proses pengumpulan secara sistemtis adalah.
A. Dokumen
B. Dokumentasi
C. Edaran
D. Brosur
E. Lampiran
5.
A.
B.
C.
D.
E.

Dokumen berwujud benda sejarah dan terletak di museum adalah pengertian dari
Literal
Korporal
Privat
Cliping
Surat

6.
A.
B.
C.
D.
E.

Yang bukan merupakan kegunaan kliping adalah.


Sebagai sumber informasi
Bahan penelitian untuk makalah
Dapat dijadikan sebagai bukti oktentik
Memperkaya ilmu pengetahuan
Memperbanyak koleksi buku

7. Dibawah ini yang merupakan ciri-ciri dokumen adalah.


A. Difokuskan pada kegiatannya
B. Bersifat aktif

C. Merupakan unit kerja


D. Digunakan sebagai alat bukti
E. Menyiapkan keterangan untuk penelitian
8.
A.
B.
C.
D.
E.

Jenis-jenis surat berdasarkan sifat surat ada.


1
2
3
4
5

9. Contoh surat yang harus ditangani secepat mungkin karena penerima harus cepat
menanggapi dan menyelesaikannya adalah.
A. Surat Panggilan
B. Surat Penawaran
C. Surat Pesanan
D. Surat Ucapan Hari Lebaran
E. Surat Ucapan Ulang Tahun
10. Alat komunikasi yang berupa surat di lingkungan dinas yang penyampaiannya tidak
resmi dan digunakan secara internal adalah.
A. Nota
B. Edaran
C. Undangan
D. Memorandum
E. Handphone
11. Surat yang diterima oleh lembaga/instansi /organisasi yang berasal dari pihak lain
disebut ....
A. Surat Masuk
B. Surat Keluar
C. Surat Pribadi
D. Surat Niaga
E. Surat Dinas
12.
A.
B.
C.
D.
E.

Buku verbal berfungsi untuk....


Mencatat surat masuk
Mencatat surat keluar selama satu tahun
Mencatat surat yang akan disimpan
Tanda terima surat
Mencatat semua surat masuk dan keluar

13.
A.
B.
C.
D.
E.

Buku klaper berfungsi untuk....


Mencatat surat masuk
Mencatat surat keluar selama satu tahun
Mencatat surat yang akan disimpan
Tanda terima surat
Mencatat semua surat masuk dan keluar

14.
A.
B.
C.
D.
E.

Yang berhak untuk memberikan persetujuan terhadap konsep surat adalah....


Konseptor
Juru Ketik
Sekretaris
Pimpinan
Agendaris

15.
A.
B.
C.
D.
E.

Di bawah ini yang bukan merupakan jenis pengiriman surat...


Kurir instansi perusahaan
Kurir kantor pos
email (surel) perusahaan
Kurir jasa pengiriman swasta (DHL, TIKI, FedeX )
Diantar direktur perusahaan langsung

16. Kertas yang biasa dipergunakan untuk pengetikan tindasan dalam sebuah surat
adalah....
A. HVS
B. Buram
C. Duplicator
D. Stensil sheet
E. Dorslag
17. Perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk
yang bersangkutan disebut....
A. Taklik
B. Disposisi
C. Verbal
D. Ekspedisi
E. Memo
18. Lembar kartu kendali terdiri dari tiga warna, lembar pertama berwarna kuning lembar
kedua berwarna hijau dan lembar ketiga berwarna....
A. Putih
B. Hijau muda
C. Merah
D. Biru
E. Merah muda
19. Buku agenda untuk mencatat surat masuk dan keluar secara terpisah tau sendirisendiri adalah buku....
A. Buku agenda tunggal
B. Buku agenda berpasangan
C. Buku klaper
D. Buku agenda kembar
E. Buku ekspedisi
20.
A.
B.
C.
D.
E.

Petugas yang mengagendakan surat disebut....


Arsiparis
Agendaris
Konseptor
Ekspeditor
Sekretaris

21.
A.
B.
C.
D.

Orang yang mengantar atau mengelola surat dengan buku ekspedisi disebut.
Agendaris
Verbalis
Arsiparis
Ekspeditur

E. Taklik
22.
.
A.
B.
C.
D.
E.

Suatu bagian atau unit yang melaksanakan tugas pengiriman surat-surat keluar adalah
Verbal
Ekspedisi
Agenda
Kartu Kendali
Lembar Pengantar

23.
A.
B.
C.
D.
E.

Bagian-bagian yang tidak tercantum dalam kolom buku ekspedisi intern adalah .
Cap pos setempat
Tanggal surat
Nomor surat
Nama penerima
Paraf dan tanggal taklik

24. Pengiriman surat-surat keluar yang disampaikan keluar lingkungan kantor adalah
pengertian dari .
A. Ekspedisi Intern
B. Ekspedisi
C. Ekspedisi Ekstern
D. Verbal
E. Agenda
25. Salah satu tugas bagian ekspedisi adalah mengantar surat ke kantor pos dan dapat
sekaligus
A. Menyelenggarakan kelancaran pengiriman
B. Membubuhkan stempel
C. Menempelkan perangko
D. Meneliti kelengkapan surat
E. Mengambil surat-surat yang ada di kotak pos
26. Pengiriman surat melalui pos harus memakai buku pos tercatat. Bagian-bagian buku
pos tercatat adalah .
A. Tujuan surat dinas
B. Dikirim kepada
C. Tanggal surat
D. Nama penerima
E. Paraf
27.
A.
B.
C.
D.
E.

Mencatat surat-surat dalam buku ekspedisi intern dan ekstern adalah tugas dari .
Ekspedisi
Agendaris
Verbalis
Arsiparis
Taklik

28. Tabel di bawah ini adalah table buku.


No. Urut No. Surat Tujuan Surat Dinas Dikirim dengan kilat/khusus/biasa Cap pos
setempat

A. Ekspedisi Intern

A.
B.
C.
D.

Ekspedisi Ekstern
Agenda
Pos Tercatat
Verbal

29. Tabel di bawah ini merupakan format tabel.


No. Urut Tanggal Surat Nomor Surat Dikirim kepada Nama Penerima Paraf dan
Tanggal terima

A.
B.
C.
D.
E.

Verbal
Agenda
Ekspedisi Intern
Ekspedisi Ekstern
Lembar Pengantar

30.
A.
B.
C.
D.
E.

Ekspedisi Intern adalah


Surat keluar yang dikirim ke luar lingkungan kantor
Surat keluar yang disampaikan ke dalam lingkungan kantor sendiri
Suatu bagiana unit yang melakukan tugas pengiriman surat keluar
Buku yang dipergunakan untuk mengantar surat
Cap segiempat

31.
A.
B.
C.
D.
E.

E-mail adalah singkatan dari ....


Elektric Mail
Extra Mail
Elektronic Mail
Elect Mail
Efective Mail

32.
A.
B.
C.
D.
E.

Mengirimkan email langsung ke sebuah alamat tertentu biasa disebut .


Carbon Copy
Blind Carbon Copy
Point to Point
Distribution List
Discussion List

33.
A.
B.
C.
D.
E.

E-mail dapat dibedakan menjadi dua, yaitu E-mail berbasis SMTP dan .
E -mail berbasis POP
E-Mail Berbasis WEB
Ms Outlook Express
Pegasus
Netscape Communicator

34. Yahoo (mail.yahoo.com), Google (Gmail.google.com), Hotmail (www.hotmail.com)


merupakan jenis dari .
A. E -mail berbasis POP
B. E-Mail Berbasis WEB
C. Ms Outlook Express
D. Pegasus
E. Netscape Communicator
35. Menggunakan peramban web dan menggunakan program pengakses surat elektronik

(e-mail client) merupakan .


A. Jenis e-mail
B. Cara mengakses e-mail
C. Langkah-langkah membuat e-mail
D. Macam-macam e-mail
E. Langkah-langkah pengiriman e-mail
36.
A.
B.
C.
D.
E.

Pengertian spam dalam sebuah e-mail adalah .


Tempat file (pesan masuk)
Draft pesan yang anda simpan
Berisi file (email yang telah anda kirim)
Berisi email sampah
Message

37.
A.
B.
C.
D.
E.

Untuk mengakhiri sesi e-mail maka kita klik tombol .


Close
Sign out
Sign in
Back
Open

38.
A.
B.
C.
D.
E.

Lampiran dalam sebuah e-mail biasa disebut .


Attachment
Bcc
Cc
Milserver
Enkrip

39. Perangkat keamanan email yang digunakan untuk mengidentifikasi spam yang masuk
dan virus email. Dibangun menggunakan platfor .net 2.0 dan di desain untuk bekerja sama
dengan software spamassasin dan clamav merupakan pengertian dari .
A. ClamAV/ClamD
B. SpamAssassin
C. Message Sniffer
D. MXScan
E. MSSca
40.
A.
B.
C.
D.
E.

Tombol Reply yang ada saat membuka e-mail, digunakan untuk ... e-mail.
Menghapus
Men-download
Menutup
Mengembalikan
Membalas

Kunci Jawaban

1) A
2) C
3) D

4) B
5) B
6) E
7) D
8) E
9) A
10) D
11) A
12) B
13) C
14) D
15) E
16) E
17) B
18) C
19) D
20) B
21) C
22) B
23) A
24) C
25) E
26) A
27) A
28) D
29) C
30) B
31) C
32) C
33) B
34) B
35) B
36) D
37) B
38) A
39) E
40) E
Diposkan oleh Lady Gagal di 01.33
Kirimkan Ini lewat EmailBlogThis!Berbagi ke TwitterBerbagi ke FacebookBagikan ke Pinterest
Label: Adminsitrasi Perkantoran

PENGANTAR ADM. PERKANTORAN SOAL JAWAB


ULANGAN UMUM SEMESTER GASAL
SMK NEGERI 3 SURAKARTA
TAHUN PELAJARAN 2013/2014
Mata Pelajaran
: Pengantar Administrasi Perkantoran
Tingkat/Komp. Keahlian : X / Bisnis dan Manajemen
Hari, tanggal
:
Waktu
: 90 menit (....... -.........)
I.
1.

PILIHAN GANDA : Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan menyilang (X) pada huruf a, b, c, d atau e pada lembar
jawaban.
Sistem atau proses dan kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan sumberdaya manusia untuk mencapai
tujuan adalah .....

a.
b.
c.
d.
e.
2.

Admnistrasi
Pengorganisasian
Manajemen
Pengarahan
Perencanaan
Administrasi perkantoran adalah proses kerjasama di dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan dengan
melaksanakan fungsi-fungsi manajemen adalah pengertian administrasi perkantoran menurut ...............

a.
b.
c.
d.
e.

William Spriegel
Ernest Davies
Dr. SP. Siagian
George R. Terry
Dra. Suparjati

3.

Manajemen adalah kemampuan/keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka mencapai tujuan melalui orang lain, definisi
manajemen menurut .
Dr. SP. Siagian
William Spriegel
Dra. Suparjati
George R. Terry
Arthur Granger

a.
b.
c.
d.
e.
4.

Administrasi perkantoran merupakan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan kantor serta penggerakan mereka
yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan, definisi menurut....

a.
b.
c.
d.
e.

George Terry
Arthur Grager
Ulbert
WH Evans
Ernest Davies

5.

Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan), tempat bekerja merupakan
definisi dari ....
Kantor
Gedung
Rumah
Kelas
Ruang
Unsur-unsur Administrasi Perkantoran
Kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan yang diperlukan adalah arti
dari .............

a.
b.
c.
d.
e.
6.

a.
b.
c.
d.
e.
7.
a.
b.
c.
d.

Tata usaha
Humas
Manajemen
Perbekalan
Komunikasi
Komunikasi adalah adalah....
Kegiatan menyampaikan informasi
Kegiatan surat menyurat
Kegiatan menggerakkan/mengarahkan karyawan
Kegiatan adanya timbal balik dari penyampaian informasi

e.
8.
a.
b.
c.
d.
e.
9.
a.
b.
c.
d.
e.
10.
a.
b.
c.
d.
e.
11.

Kegiatan mencatat, mengolah, mengirim keterangan


Tugas dari humas dalam administrasi perkantoran adalah ....
Menciptakan hubungan baik dengan masyarakat sekitar
Memberikan informasi ke karyawan
Memelihara, mengadakan, menyimpan berbagai peralatan yang dibutuhkan
Mencatat, mengirim, menggandakan keterangan-keterangan penting
Mengurusi hal-hal pembelanjaan perkantoran
Tata usaha merupakan unsur administrasi, kegiatan yang dilakukan dalam bagian tata usaha meliputi ....
Memelihara, mencatat
Menghimpun, memelihara
Menghimpun, mencatat
Mencatat, menyingkirkan
Mengadakan, mencatat
Ruang lingkup administrasi perkantoran
Perencanaan perkantoran meliputi ..... , kecuali.....
Perencanaan gedung, standar kualitas kerja
Penerangan, tata ruang kantor
Anggaran, standar kualitas kerja
Anggaran, waktu
Standar kualitas kerja, perencanaan gedung
Salah satu sarana dan fasilitas kerja perkantoran yang merupakan bangunan dimana harus memenuhi faktor keamanan, kesehatan,
fasilitas memadai adalah....

a.
b.
c.
d.
e.
12.

Lokasi
Kantor
Ruang
Gedung
Bangunan
Kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target adalah .....

a.
b.
c.
d.
e.
13.
a.
b.
c.
d.
e.
14.

Perencanaan
Pengorganisasian
Pengamanan
Pengarahan
Pengawasan
Peralatan dibedakan menjadi dua, perabot dan perbekalan/perlengkapan. Contoh perabot dan perbekalan/perlengkapan yaitu .....
Meja, kursi, lemari, brankas, rak
Alat tulis, tinta, kertas
Komputer, mesin fotokopi, printer
Meja, kursi, lemari, alat tulis, tinta
Komputer, printer, meja, tinta
Proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan
kantoradalah pengertian dari....

a.
Perencanaan
b. Pengamanan
c.
Pengorganisasian
d. Pengarahan
e.
Pengawasan
15. Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisai/perusahaan merupakan bagian dari ....

a.
b.
c.
d.
e.
16.

Manajemen
Pengawasan
Pengorganisasi
Pengarahan
Pengamanan
Meja, kursi, rak, laci-laci dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi atau apapun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting
dalam setiap kantor disebut ....

a.
b.
c.
d.
e.

Interior
Lokasi
Mesin kantor
Gedung
Perabotan
Tujuan dan fungsi administrasi perkantoran
Berikut ini adalah fungsi kerja kantor, kecuali .....
Menerima informasi
Memberikan informasi
Menyiapkan kegiatan
Mengatur informasi
Merekam dan menyimpan data

17.
a.
b.
c.
d.
e.

18. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan berkomunikasi, manajemen, mengelola dokumen, dan mengelola adm. Keuangan
merupakan .....
a.
Fungsi kerja kantor
b. Tujuan administrasi perkantoran
c.
Fungsi kantor
d. Tujuan manajemen perkantoran
e.
Fungsi administrasi perkantoran
19. Fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat dalam pengambilan keputusan, dan ketrampilan perkantoran yang memadai (software
penunjang pekerjaan) adalah...
a.
Fungsi teknis
b. Fungsi analisis
c.
Fungsi rutin
d. Fungsi interpersonal
e.
Fungsi manajerial
20. Yang tidak termasuk fungsi administrasi adalah .....
a.
Fungsi analisis
b. Fungsi interpersonal
c.
Fungsi rutin
d. Fungsi teknis
e.
Fungsi kantor
Karatreristik administrasi Perkantoran
21. Salah satu karakteristik administrasi perkantoran yang dapat dilakukan dimana saja baik di kantor maupun di luar kantor adalah .....

a.
b.
c.
d.
e.
22.
a.
b.
c.
d.
e.
23.
a.
b.
c.
d.
e.
24.
(a)
(b)
(c)
(d)
(e)
a.
b.
c.
d.
e.
25.
a.
b.
c.
d.
e.
26.
a.
b.
c.
d.
e.
27.
i.
ii.
iii.
iv.
v.
a.
b.
c.
d.

Bersifat pelayanan
Dilaksanakan oleh Semua Pihak
Bersifat terbuka dan luas
Dilaksanakan organisasi
Bersifat terbimbing
Azas-azas manajemen perkantoran
Pemusatan dari kegiatan-kegiatan administrasi pada suatu bagian/unit tertentu adalah pengertian dari .....
Azas campuran
Azas sentralisasi
Azas desentralisasi
Azas dekonsentralisasi
Azas gabungan
Dapat mencegah duplikasi fungsi merupakan .....
Kelebihan sentralisasi
Kekurangan desentralisasi
Kelebihan dekonsentralisasi
Kelebihan desentralisasi
Kekurangan sentralisasi
Perhatikan kelebihan-kelebihan azas di bawah ini!
Biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat dihemat
Pengawasan dilaksanakan secara efektif
Sifat generalis para pekerja dapat dikembangkan
Dapat mencegah duplikasi fungsi
Menghindari penumpukan pekerjaan
Dari data di atas, yang merupakan kelebihan azas desentralisasi adalah ....
(a), (b), (c)
(c), (d), (e)
(a), (c), (e)
(b), (c), (e)
(a), (d), (e)
Jenis-jenis pekerjaan kantor
Mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan menyusunnya, merupakan jenis pekerjaan
kantor yaitu ....
Mencatat
Menghitung
Mengirim
Menyimpan
Menghimpun
Berikut ini yang merupakan hasil jasa atau produk pekerjaan kantor adalah .....
Surat, kaset, laporan
Formulir, laporan, faktur
Surat, formulir, kaset
Arsip, formulir, faktur
Surat, laporan, formulir
Perhatikan data di bawah ini!
Laporan informatif
Laporan berkala
Laporan tertulis
Laporan analisa
Laporan rekomendasi
Yang termasuk laporan berdasarkan isinya adalah ......
i, ii, iii
i, iv, v
iii, iv, v
ii, iii, v

e.

i, iii, v
Organisasi kantor
28. Pembagian tugas lebih jelas, spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin merupakan kelebihan
dari bentuk organisasi .....
a.
garis
b. staff dan garis
c.
lini
d. fungsional
e.
staff
29. Bentuk organisasi yang biasanya digunakan oleh organisasi yang masih kecil, karyawan sedikit dan spesialisasi kerja belum begitu
dipentingkan. Adalah bentuk organisasi .....
a.
Bentuk garis
b. Bentuk garis dan staff
c.
Bentuk organisasi fungsional
d. Bentuk garis dan fungsional
e.
Bentuk fungsinal dan garis
30. Pembagian tugas yang tepat dan penggunaan mesin kantor yang sebaik-baiknya. Merupakan ....
a.
Pentingnya sistem perkantoran
b. Prinsip-prinsip sistem perkantoran
c.
Penyerdehanaan kerja
d. Prosedur perkantoran
e.
Sistem perkantiran
II.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

URAIAN: Jawablah pertanyaan berikut dengan singkat dan jelas!


Hakikat administrasi perkantoran
Jelaskan perbedaan pengertian administrasi dalam arti luas dan arti sempit!
Sebutkan ciri-ciri dari administrasi perkantoran!
Sebutkan apa saja fungsi kerja perkantoran? Jelaskan secara singkat!
Karatreristik administrasi Perkantoran
Jelaskan apa saja karakteristik administrasi perkantoran!
Salah satu karakteristik administrasi perkantoran adalah bersifat pelayan. Jelaskan apa maksudnya dan berikan contohnya!
Azas-azas manajemen perkantoran
Jelaskan mengenai 3 azas manajemen dengan bahasamu sendiri!
Salah satu kelebihan azas sentralisasi adalah dapat mencegah duplikasi fungsi. Jelaskan maksud dari mencegah duplikasi fungsi!
Jenis-jenis pekerjaan kantor
Surat adalah salah satu hasil jasa atau produk pekerjaan kantor. Surat merupakan media komunikasi yang disampaikan kepada pihak
lain. Sebutkan apa saja kegunaan surat!
Jelaskan apa yang dimaksud dengan arsip !
Organisasi kantor
Organisasi mempunyai 3 bentuk. Apa saja bentuk organisasi itu dan sebutkan ciri-ciri dari masing-masing bentuk organisasi!
KUNCI JAWABAN PENGANTAR ADM. PERKANTORAN 1

I.

PILIHAN GANDA

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.

C
E
A
A
A
A
D
A
C
C
D
E
D
A
C
E
C
B
A
E
C
B

23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.

A
D
E
D
B
D
A
B

II. URAIAN
1. Arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana
tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.
Arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengketik agenda dan
sebagainya yang bersifat ketatausahaan.
2. a) Adanya kelompok manusia (adanya 2 orang atau lebih)
b) Adanya kerjasama
c) Adanya proses/usaha/kegiatan
d) Adanya tujuan
e) Adanya bimbingan, kepemimpinan, pengasawan (tidak wajib)
3. Fungsi kerja kantor
a.
Menerima informasi (to receive information).
Menerima informasi dalam bentuk surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.
b. Merekam dan menyimpan data-data serta informasi (to record information).
Tujuan pembuatan rekaman adalah menyiapkan informasi sesegera mungkin apabila manajemen meminta informasi tersebut.
Beberapa rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum (seperti anggaran dasar dan anggaran rumah tangga suatu
perseroan terbatas), atau disimpan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan.
c.
Mengatur informasi (to arrange information).
Informasi yang diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama layaknya ketika diberikan, seperti mengumpulkan informasi
dari sumber-sumber yang berbeda dan membuat perhitungan/pembukuan. Kantor bertanggung jawab memberikan informasi dalam
bentuk terbaik dalam melayani manajemen.
d. Memberi informasi (to give infinmation).
Bila manajemen meminta sejumlah informasi yang diperlukan, kantor memberikan informasi tersehut dari rekaman yang tersedia.
Sebagian informasi yang diberikan bersifat rutin, sebagian bersilat khusus. Informasi-formasi tersebut diberikan baik secara lisan
maupun tulisan.
e.
Melindungi aset (to safeguard assets).
Mengamati secara cermat berbagai kegiatan dalam perusahaan seperti diperlihatkan didalam rekaman dan mengantisipasi segala hal
yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi. Misalnya. Melaporkan adanya kekurangan persediaan, melaporkan adanya sejumlah
utang yang mungkin tidak terbayar saat akan jatuh tempo dsb. Kantor harus berhati-hati terhadap makna rekaman dan memperhatikan
dengan secara hal-hal yang memerlukan tindakan manajemen.
4. Karakteristik administrasi perkantoran yaitu:
a.
Bersifat pelayanan
Berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
Pekerjaan tidak langsung mendatangkan keuntungan atau laba bagi perusahaan tapi sangat membantu menunjang keberhasilan
perusahaan dalam mencapai keuntungan terbaik.
b. Terbuka dan luas
Pekerjaan kantor dapat dilakukan dimana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor saja tapi dapat pula dilakukan di luar
kantor.
c.
Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi
Dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang paling bawah sekalipun.
5. Bersifat pelayanan Berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan
efektif dan efisien.
Contohnya: tugas utama guru adalah mengajar dan mendidik siswa. dalam menjalankan tugas guru memerlukan bantuan dari
pekerjaan ketatausahaan seperti mencatat kemajuan belajar siswa, menyiapkan rapot, dan lain sebagainya.
6. Azas sentralisasi pemusatan dari kegiatan kegiatan kantor yang bersifat pelayanan pada suatu bidang/unit yang ahli, misalnya tata
usaha, sekretaris
Azas desentralisasi persebaran, pemencaran. Semua pelaksanaan kegiatan yang bersifat pelayanan dibidang tata usaha diurus
sendiri-sendiri oleh setiap bidang/unit dalam organisasi.
Azas dekonsentralisasi penggabungan dari azas sentralisasi dan desentralisasi.
7. Dapat mencegah duplikasi fungsi maksudnya yaitu karena azas sentralisasi merupakan pemusatan yaitu kegiatan kantor ditangani oleh
satu bidang ahli maka adanya duplikasi fungsi/duplikasi pekerjaan dapat dihindarkan. Jadi satu bidang ahli hanya fokus pada
pekerjaannya saja.
8. Kegunaan surat:

Sebagai alat komunikasi secara tertulis

Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan

Sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik

Dapat menjadi nilai historis

Sebagai duta organisasi

Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan pimpinan


9. Arsip merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan
masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik dan lebih lama.
10. Organisasi garis/lini dibagi dalam unit-unit kerja yang bulat pada tingkat jenjang yang diperlukan, masing-masing unit memegang
wewenang dan tanggungjawab penuh.
Organisasi staff dan garis pimpinan mengangkat tenaga staff, unit organisasi disusun menurut garis lurus.
Organisasi fungsional pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas, pimpinan berwenang memberikan perintah, setiap bawahan
dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin.

Diposkan oleh Lady Gagal di 01.47

Anda mungkin juga menyukai