Anda di halaman 1dari 24

Edisi Awal, Januari 2005

Revisi 1, Mei 2007

PRINSIP-PRINSIP
SISTEM MANAJEMEN MUTU
SESUAI ISO-9000
Ir. Darwin Kadarisman,MS

DEPARTEMEN ILMU DAN TEKNOLOGI PANGAN


FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR

PENDAHULUAN
PENDEKATAN MELALUI SISTEM MANAJEMEN MUTU
MENDORONG PERUSAHAAN :
1. Menganalisis persyaratan pelanggan (fokus kepada pelanggan)
2. Menentukan dan menspesifikasikan semua proses yang berkontribusi
terhadap pencapaian mutu produk
3. Memelihara agar seluruh proses selalu terkendali
4. Menyusun kerangka kerja untuk perbaikan berkesinambungan agar
pelanggan selalu puas
5. Memberikan keyakinan dan jaminan untuk selalu konsisten dalam
memenuhi persyaratan mutu dengan melakukan audit internal dan review
manajemen

SISTEM MANAJEMEN MUTU


ISO-9000
PERTAMA

: 1987

REVISI I

: 1994

REVISI II

: 2000 (ada perubahan mendasar)

REVISI III

: 2008 ( hanya untuk ISO 9001)

ISO-9000 versi 2000


( REVISI II )
ISO-9000 : - Pokok-pokok sistem manajemen mutu
- Terminologi
ISO-9001 : - Persyaratan sistem manajemen mutu
ISO-9004 : - Panduan aplikasi ISO-9001

Beberapa Standar Yang Mendukung


ISO-9000
ISO 19011 (2002) : Pedoman audit sistem manajemen mutu
dan lingkungan
ISO 10005 (1995) : Pedoman untuk rencana mutu
ISO 10006 (1997) : Pedoman mutu dalam manajemen proyek
ISO 10007 (1995) : Pedoman untuk susunan manajemen
ISO 10013 (1995) : Pedoman untuk menyusun pedoman mutu
ISO 10014 (1998) : Pedoman untuk pengelolaan ekonomi mutu
ISO 10015
: Pedoman pelatihan

SMM ISO-9000
EDISI 2000
ISO

ISO

ISO

9000

9004

9001

Konsep
dan kosa
kata

Pedoman
penerapan
SMM

Persyaratan SMM

PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN MUTU


1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Fokus kepada pelanggan


Kepemimpinan
Keterlibatan karyawan
Pendekatan proses
Pendekatan sistem dalam manajemen
Perbaikan kontinyu
Pendekatan faktual dlm pengambilan keputusan
Hubungan pemasok dgn manfaat bersama

1. Fokus kepada pelanggan


Perusahaan tergantung pelanggannya, oleh karena itu harus
memahami kebutuhan pelanggan saat ini dan dimasa mendatang,
memenuhi persyaratan dan berupaya melebihi harapan pelanggan

Manfaat Kunci :
Meningkatkan pendapatan dan pangsa pasar melalui respon
lentur dan cepat terhadap peluang pasar
Meningkatkan efektivitas penggunaan sumberdaya
Meningkatkan loyalitas pelanggan untuk pembelian berulang

Upaya-upaya (program) yang dapat


dilakukan :

Meneliti dan memahami kebutuhan dan harapan pelanggan


Memastikan bahwa tujuan perusahaan berkaitan dengan kebutuhan
dan harapan pelanggan
Mengkomunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan ke seluruh
perusahaan
Mengukur kepuasan pelanggan dan melakukan tindak lanjut
terhadap hasil
Mengelola hubungan dengan pelanggan secara sistematis
Memastikan pendekatan berimbang antara kepuasan pelanggan
dengan pihak berkepentingan lainnya

2. Kepemimpinan
Para pimpinan membangun kasatuan tujuan dan arah perusahaan.
Mereka harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal agar
semua karyawan terlibat penuh dalam pencapaian tujuan perusahaan

Manfaat Kunci :
Karyawan akan memahami dan termotivasi terhadap tujuan
perusahaan
Kegiatan-kegiatan dilakukan, diluruskan dan dievaluasi dalam
suatu kesatuan cara
Miskomunikasi antar tingkatan organisasi, minimal

Upaya-upaya (program) yang dapat


dilakukan :

Mempertimbangkan kebutuhan seluruh pihak yang berkepentingan


Menyusun suatu visi perusahaan yang jelas di masa depan
Menyusun tujuan dan sasaran yang menantang
Menyusun dan menerapkan shared values, keadilan dan etika
pada seluruh tingkatan organisasi
Membangun rasa percaya dan menghilangkan rasar takut
karyawan
Menyiapkan karyawan dengan sumber daya yang diperlukan,
pelatihan dan kebebasan bertindak dengan tanggung jawab, dan
akuntabilitas
Memberi semangat, dorongan dan pengakuan terhadap kontribusi
karyawan

3. Keterlibatan Karyawan
Karyawan pada seluruh tingkat adalah inti suatu perusahaan.
Keterlibatan mereka secara penuh memungkinkan kemampuannya
dapat digunakan untuk kemajuan perusahaan.

Manfaat Kunci :
Motivasi, komitmen dan keterlibatan karyawan pada perusahaan
Inovasi dan kreativitas dalam pencapaian tujuan organisasi
Karyawan akan akuntabel untuk kinerjanya
Karyawan berkeinginan berpartisipasi dan berkolaborasi terhadap
perbaikan berkelanjutan

Upaya-upaya (program) yang dapat


dilakukan :

Memahami pentingnya kontribusi dan peranan karyawan bagi


perusahaan
Mengidentifikasi hambatan kinerjanya
Membangun rasa memiliki masalah dan tanggung jawab
mengatasinya
Mengevaluasi kinerjanya dibandingkan sasaran kinerja individu
Secara aktif mencari peluang meningkatkan kompetensi,
pengetahuan dan pengalaman
Secara sadar bertukar pengetahuan dan pengalaman
Secara terbuka mendiskusikan masalah dan isu

4. Pendekatan Proses
Suatu hasil yang diinginkan akan dicapai lebih efisien jika kegiatan
dan sumberdaya yang berkaitan dikelola sebagai suatu proses.

Manfaat Kunci :
Biaya lebih murah dan waktu lebih singkat melalui penggunaan
sumberdaya yang efektif
Hasil lebih baik, konsisten dan dapat diprediksi
Peluang perbaikan lebih terfokus dan diprioritaskan

Upaya-upaya (program) yang dapat


dilakukan :

Secara sistematis menetapkan aktivitas yang penting untuk


memperoleh hasil yang diinginkan
Membangun tanggung jawab dan akuntabilitas untuk mengelola
aktivitas kunci
Menganalisis dan mengukur kemampuan aktivitas kunci
Identifikasi hubungan aktivitas-aktivitas kunci di dalam atau antar
fungsi perusahaan
Fokus terhadap faktor-faktor sumberdaya, metoda, dan bahan
yang akan memperbaiki aktivitas kunci

5. Pendekatan Sistem
Identifikasi, pemahaman dan pengelolaan proses-proses yang saling
berkaitan sebagai suatu sistem akan berkontribusi terhadap
efektivitas dan efisiensi perusahaan dalam mencapai tujuan.
Manfaat Kunci :
Integrasi dan pengaturan proses-proses yang akan memberikan
hasil terbaik
Kemampuan untuk memfokuskan upaya pada proses kunci
Memberikan keyakinan kepada pihak berkepentingan tentang
konsistensi, efektivitas dan efisiensi perusahaan

Upaya-upaya (program) yang dapat


dilakukan :

Mengstrukturkan suatu sistem untuk mencapai tujuan perusahaan


dengan cara paling efisien dan efektif
Memahami saling ketergantungan antara proses dalam sistem
tersebut
Pendekatan terstruktur yang mengharmonikan dan
mengintegrasikan berbagai proses
Memberikan pemahaman lebih baik mengenai peranan dan
tanggung jawab yang diperlukan untuk mencapai tujuan bersama
sehingga mengurangi hambatan lintas fungsional
Memahami kemampuan perusahaan dan pengetahui hambatan
sumberdaya sebelum melakukan tindakan

6. Perbaikan Berkesinambungan
Perbaikan berkesinambungan kinerja keseluruhan perusahaan harus
menjadi tujuan permanen perusahaan.

Manfaat Kunci :
Peningkatan kinerja melalui perbaikan kemampuan perusahan
Pelurusan kegiatan-kegiatan perbaikan pada seluruh tingkat
terhadap strategi perusahaan
Kelenturan untuk kecepatan reaksi terhadap peluang

Upaya-upaya (program) yang dapat


dilakukan :

Penjabaran pendekatan perusahaan secara luas dan konsisten


terhadap perbaikan berkesinambungan kinerja perusahaan
Menyiapkan karyawan dengan pelatihan tentang metoda dan
perangkat perbaikan berkesinambungan
Melakukan perbaikan berkesinambungan terhadap produk, proses
dan sistem
Menyusun sasaran sebagai pedoman dan melakukan pengukuran
untuk mengetahui pencapaian perbaikan
Pengakuan dan pernyataan terhadap perbaikan

7. Pembuatan Keputusan Berdasarkan Fakta


Pengambilan keputusan yang efektif didasarkan kepada analisis data
dan informasi.

Manfaat Kunci :
Meningkatkan kemampuan untuk menunjukkan efektivitas
keputusan sebelumnya melalui referensi catatan faktual
Meningkatkan kemampuan me-review, mengelola opini dan
mengambil keputusan
Meluasnya informasi tentang keputusan yang diambil

Upaya-upaya (program) yang dapat


dilakukan :

Memastikan bahwa data dan informasi cukup akurat dan andal


(reliable)
Membuat data mudah diakses bagi yang memerlukan
Menganalisis data dan informasi dengan metoda yang sahih
Membuat keputusan dan mengambil tindakan berdasarkan analisis
faktor seimbang dengan intuisi dan pengalaman

8. Hubungan Saling menguntungkan


Dengan Pemasok
Suatu perusahaan dan pemasok saling tergantung. Suatu hubungan
dengan prinsip manfaat bersama memperkuat kemampuan keduanya
untuk menciptakan nilai tambah.
Manfaat Kunci :
Meningkatkan kemampuan kedua belah pihak untuk menciptakan
nilai tambah
Fleksibiltas dan kecepatan respon bersama terhadap perubahan
pasar serta kebutuhan dan harapan pelanggan
Optimisasi biaya dan sumberdaya

Upaya-upaya (program) yang dapat


dilakukan :

Membangun hubungan yang seimbang antara jangka pendek dan


jangka panjang
Menyatakan keahlian dan sumberdaya bersama mitra (pemasok)
Identifikasi dan seleksi pemasok kunci
Komunikasi terbuka dan jelas
Berbagi nformasi dan rencana masa depan
Membangun aktifitas pengembangan dan perbaikan bersama
Memberi semangat, dorongan dan pengakuan perbaikan dan
prestasi yang dicapai pemasok

terima kasih