1.

Peran Penting Manajemen

Perubahan
2. Elemen Perubahan
3. Struktur Program Management
Office (PMO) Manajemen
Perubahan
4. Pengorganisasian Manajemen
Perubahan
5. Tahapan Perubahan

Manajemen perubahan adalah suatu proses yang sistematis

dengan menerapkan pengetahuan, sarana dan sumber daya yang
diperlukan organisasi untuk bergeser dari kondisi sekarang
menuju kondisi yang diinginkan, yaitu menuju kinerja yang lebih
baik dan untuk mengelola individu yang akan terkena dampak dari
proses perubahan tersebut

Agen Perubahan atau agent of change adalah individu/kelompok

yang
terlibat
dalam
merencanakan
perubahan
dan
mengimplementasikannya

Peran Penting Manajemen Perubahan

Kondisi
Saat Ini

Reformasi Birokrasi

Manajemen Perubahan

Kondisi
yang Akan Datang/
Diharapkan

Tujuan

Perencanaan

Tim Pengelola

Program Sponsor
Pimpinan K/L dan Pemda
Program Sponsorship:
Pengawasan dan Pengarahan
Komitmen Institusi terhadap Program MP
Program Management
Penanggung jawab seluruh
pelaksanaan program MP

PMO
(Program Management
Office)

Project Management
Pengelola harian MP
Keterlibatan penuh
sesuai dengan unit kerjanya

Project Management

Design Management

Change Management

Advisors

Resolusi konflik
Komunikasi dengan para
pihak

Quality Assurance
Management

Melakukan asesmen kesiapan organisasi untuk berubah

Merumuskan strategi manajemen perubahan
Merumuskan strategi komunikasi
Memperkuat manajemen perubahan
Menyusun ukuran keberhasilan

TAHAP-1

Mengintegrasikan strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi

dengan program RB lainnya
Mengimplementasikan rencana manajemen perubahan
Membuat dan mengimplementasikan rencana pelatihan
Mengelola resistensi
TAHAP-2
Mengukur tingkat keberhasilan
Mengumpulkan umpan balik dan menganalisisnya
Melaksanakan tindakan perbaikan
Memberikan penghargaan atas keberhasilan
Mengukur tingkat keberhasilan
TAHAP-3

Tahap-1
Perumusan Rencana Manajemen Perubahan
Tahap-1
Asesmen
stakeholders,
kesiapan,
kemampuan,
dan struktur
organisasi

Pembuatan
rencana
manajemen
perubahan,
komunikasi,
pelatihan

Perumusan strategi manajemen

perubahan, komunikasi, dan
pelatihan

1. Laporan Hasil Asesmen

2. Strategi dan Rencana
Perubahan
3. Strategi dan Rencana
Komunikasi
4. Strategi dan Rencana Pelatihan

Langkah-langkah utama:
1. Pemetaan terhadap stakeholders
2. Identifikasi resistensi (penolakan)
3. Mengenali besaran perubahan yang
diinginkan
4. Asesmen kesiapan organisasi untuk
berubah
5. Mengembangkan strategi perubahan
6. Mengembangkan strategi komunikasi
7. Merumuskan dan mendefinisikan
struktur yang baru
8. Mengembangkan strategi pelatihan

Pertanyaan:

Siapa yang memiliki wewenang untuk mengambil keputusan?

Siapa yang mengendalikan perubahan?
Siap yang menjadi pendorong di belakang perubahan pada masa lalu?
Siapa ayng akan mendapat manfaat langsung dari perubahan yang terjadi?
Siapa yang tidak akan mendapat manfaat dari perubahan yang terjadi?
Siapa yang akan mengontrol sumber daya yang dibutuhkan dalam perubahan?
Siapa yang mempengaruhi para pemangku kepentingan lainnya?
Siapa yang akan membantu suksesnya perubahan?

No

Pemangku
Kepentingan

Kaitan Kepentingan dengan

Kebijakan/Program/Proyek
Langsung

Tidak Langsung

Memiliki
Kewenangan
Resmi

Tidak
Resmi

No

Pemangku
Kepentingan

Resistensi
berdasarkan
Sifatnya
Aktif

Pasif

Resistensi berdasarkan
Pelakunya
Individual

Kolektif

Dilakukan dengan instrumen kuesioner organization change readiness

assessment (ORCA) dengan berfokus pada elemen-elemen:
Pemahaman terhadap visi, sasaran, dan manfaat dari perubahan dalam
kerangka RB serta manfaat spesifik yang akan diperoleh oleh masing-masing
kelompok pemangku kepentingan atas perubahan;
Kepemimpinan, komitmen, dan strategi untuk keseluruhan pengelolaan dan
implementasi perubahan;
Apresiasi terhadap kebutuhan reformasi birokrasi yang difasilitasi oleh
manajemen perubahan;
Persepsi para pemangku kepentingan terhadap critical success factors dan
penghalang jalannya perubahan;
Kemauan para pemangku kepentingan untuk beradaptasi terhadap lingkungan
atau kondisi yang baru serta potensi hambatan (impediments) yang dapat
terjadi atas jalannya perubahan;
Pemahaman dan kesadaran terhadap dampak dari implementasi perubahan;
Tingkat partisipasi dari masing-masing pemangku kepentingan dan pengertian
atas kebutuhan akan partisipasi lebih dalam terhadap implementasi
keseluruhan perubahan;
Keefektifan dari pendekatan dan metode komunikasi yang ada saat ini.

Strategi
Manajemen
Perubahan

Asumsi

Faktor yang
Mempengaruhi

EmpiricalRational

Tindakan pegawai didasari rasionalitas atas

kepentingan mereka
Keberhasilan perubahan ditentukan oleh
komunikasi yang jelas dan insentif yang
signifikan kepada pegawai
Bila insentif tidak sebanding dengan upaya
perubahan, biasanya muncul penolakan

Besaran insentif
Sulit diterapkan bila
insentif tidak
signifikan

NormativeReeducative

Pegawai adalah makhluk sosial dan akan

Perubahan budaya
mematuhi norma-norma budaya dan nilai-nilai Bukan pilihan tepat
Keberhasilan perubahan ditentukan oleh
bila menginginkan
pendefinisian dan penafsiran ulang atas
perubahan dalam
norma dan nilai yang ada untuk
waktu cepat
mengembangkan komitmen pegawai
Akan berhasil bila
Sebagian besar pegawai ingin menyesuaikan
hubungan dengan
diri dan mengikuti arus perubahan secara
organisasi non-formal
bersama-sama
cukup harmonis
Tim manajemen perubahan harus
membangun dan menentukan arus perubahan
yang diinginkan

Strategi
Manajemen
Perubahan

Asumsi

Faktor yang Mempengaruhi

Power-Coercive

Pegawai pada dasarnya patuh dan

melaksanakan apa yang diminta
Perubahan akan berhasil
didasarkan pada pelaksanaan
wewenang dan pemberlakuan
sanksi
Strategi ini pada dasarnya adalah
memperkecil pilihan
Banyak pegawai merasa aman dan
siap dengan strategi ini

Jangka waktu perubahan dan keseriusan

ancaman dampak perubahan
Sense of urgency terhadap perubahan sangat
tinggi karena waktu berubah yang sempit
Bila yang terancam adalah birokrasi, maka
biasanya mereka akan menyesuaikan diri
dengan perubahan
Dalam strategi ini, pemimpin harus memiliki
kepemimpinan yang kuat dan konsisten serta
tepat dalam menghitung risiko

EnvironmentalAdaptive

Pegawai akan selalu menghindari

kerugian dan gangguan tapi
mereka mudah beradaptasi dengan
keadaan baru
Didasarkan pada kebutuhan
membangun organisasi baru dan
secara bertahap memindahkan
orang dari yang lama ke yang baru
Orang lebih cepat beradaptasi
pada lingkungan baru
dibandingkan dengan mengubah
apa yang ada

Seberapa besar dan seberapa mendasar

perubahan yang diinginkan
Cocok untuk perubahan yang transformatif
Bekerja baik dalam waktu singkat maupun
jangka waktu panjang
Ketersediaan orang-orang yang kapabel
dalam organisasi untuk membentuk organisasi
dengan budaya baru menjadi penting

Tentukan sumber tunggal untuk menetapkan dan menyetujui

program komunikasi terkait tanggung jawab
Pahami harapan para pemangku kepentingan dengan komunikasi
yang berkelanjutan sepanjang proses pelaksanaan perubahan
untuk mengurangi kecemasan dan rasa ketidakpastian selama
proses transformasi berlangsung
Menjaga frekuensi komunikasi sepanjang durasi seluruh program
Mengembangkan pesan yang tepat pada para pemangku
kepentingan tertentu
Mengkoordinasikan dan memaksimalkan media komunikasi yang
sudah tersedia

Pers/media

Pimpinan tertinggi;
Tim RB

Stakeholders utama

Pimpinan tertinggi:
Tim RB

Stakeholders pendukung

Tim RB

Stakeholders kunci

Pimpinan tertinggi

Target jumlah sesi/buku/penayangan/ newsletter

...

...

...

...

...

Website

...

Rapat Kerja
Tahunan

Pimpinan tertinggi

Rapat

Seluruh pejabat dan pegawai

Memo

Konferensi Pers

Pimpinan tertinggi

Artikel di Media
Massa
Newsletter

Pimpinan/pejabat K/L atau

Pemda

Talkshow

Media Komunikasi

Rapat Pimpinan

Komunikator

Buku Saku

Sasaran

...

...

...

...

Hal-hal yang perlu diperhatikan:

Peraturan yang melingkupi perubahan struktur
Lingkungan strategis yang melingkupi organisasi
Rencana strategis organisasi
Struktur organisasi yang ada saat ini
Faktor sukses kritis organisasi dalam mencapai
tujuan dan sasaran organisasi
SDM dan pengelolaannya di dalam organisasi

Rencana Pelatihan mencakup:

Ruang lingkup pelatihan;
Target peserta atau kelompok pemangku kepentingan;
Nama dan jenis pelatihan (technical/soft skills dan
technical skills);
Sistematika pelatihan secara makro (berisikan sasaran
pelatihan, durasi pelatihan, metode pelatihan, dan
kriteria kesuksesan serta cara pengukurannya;
Estimasi jumlah sesi yang dibutuhkan untuk setiap
pelatihan;
Estimasi jumlah peserta per pelatihan;
Estimasi biaya yang dibutuhkan.

1. Laporan Hasil Asesmen

a) Asesmen Kesiapan Perubahan;
b) Pemetaan Pemangku Kepentingan Analisis Dampak
Perubahan;
c) Asesmen Keterlibatan Pemangku Kepentingan dan
Kebutuhan akan Komunikasi;
d) Asesmen Kapabilitas Organisasi Saat Ini;
e) Asesmen Struktur Organisasi

2. Strategi dan Rencana Perubahan

3. Strategi dan Rencana Komunikasi untuk Perubahan
4. Strategi dan Rencana Pelatihan untuk Perubahan

Tahap-2
Mengimplementasikan rencana perubahan
dalam area:
1.
Organisasi
2.
Tatalaksana
3.
Peraturan Perundang-undangan
4.
SDM Aparatur
5.
Pengawasan
6.
Akuntabilitas
7.
Pelayanan Publik
8.
Pola Pikir dan Budaya Kerja Aparatur

Melaksanakan Training of Trainer

(ToT) dan Pelatihan Lainnya

1.
2.
3.
4.
5.

Implementasi Rencana
Perubahan
Implementasi Rencana Pelatihan
Implementasi Rencana
Komunikasi Perubahan
Update Strategi dan Rencana
Perubahan
Laporan Kemajuan Perubahan

Pada tahap ini, titik kritis adalah

bagaimana
mengintegrasikan
Roadmap K/L dan Pemda dengan
Strategi Perubahan dan Strategi
Komunikasi yang telah dibuat
K/L dan Pemda juga harus cermat
dalam mengelola resistensi/ penolakan
untuk berubah

Jangan berfokus pada resistensi ketika itu belum menjadi

masalah
Fokus untuk melihat bahwa perubahan ini bisa terus berjalan

Berlakulah normal ketika penolakan terjadi

Fokus pada apa yang sudah dicapai saat ini

Lakukan terus apa yang telah berjalan dengan
baik

1. Implementasi Rencana Perubahan (Change Plan);

2. Pelaksanaan Pelatihan dan Workshop Manajemen
Perubahan, termasuk Materi Pelatihan;
3. Pelaksanaan Program Pelatihan ToT (Training of the
Trainers);
4. Pemutakhiran Strategi dan Rencana Perubahan;
5. Pelaksanaan Strategi dan Rencana Komunikasi Perubahan;
6. Workshop dan Program Pelatihan untuk Manajemen
Komunikasi;
7. Status Laporan dan Pemutakhiran yang berisikan antara
lain:
a)
b)

Keberhasilan dan Hambatan;

Rekomendasi Perbaikan dan Tindakan Perbaikan

Tahap-3

Mengukur Tingkat
Keberhasilan

Merencanakan dan
Melaksanakan Tindakan
Perbaikan

1. Laporan Evaluasi dan

Rencana
Tindakan
Perbaikan
2. Update Strategi dan
Rencana Perubahan

Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini:

1. Mengukur
tingkat
keberhasilan
dari
pelaksanaan rencana manajemen perubahan;
2. Mengumpulkan dan menganalisis umpan balik;
3. Mendiagnosa kembali kesenjangan dan
mengelola penolakan yang terjadi dalam
pelaksanaan manajemen perubahan;
4. Mengimplementasikan tindakan perbaikan dan
membuat langkah tindak lanjut untuk
keberlanjutan proses perubahan;
5. Memberikan penghargaan kepada pegawai
yang
berhasil
mengimplementasikan
perubahan dengan baik.

TAHAP

LANGKAH

KELUARAN

Evaluasi pelaksanaan secara periodik

Kunjungan ke unit kerja secara periodik
untuk memastikan implementasi
Mendiagnosa kembali Survei implementasi secara periodik
kesenjangan dan
mengelola penolakan

Dokumen yang
berisi antara lain:
Hasil evaluasi
Tingkat
efektivitas

Koreksi/aktivitas perbaikan bila

diperlukan
Menyampaikan setiap keberhasilan
kepada seluruh pejabat dan pegawai,
melalui website/situs intranet; email
blast; surat edaran; pidato dalam rapat;
buletin; dan sebagainya
Memberikan penghargaan khusus
kepada pegawai yang telah berhasil
mengimplementasikan perubahan

Dokumen yang
berisi antara lain:
Rekomendasi
perbaikan
Daftar
champions
Penghargaan

Mengumpulkan dan
menganalisis umpan
balik

Mengimplementasika
n tindakan perbaikan
dan merayakan
keberhasilan

1. Pemutakhiran Strategi dan Rencana Perubahan;

2. Pemutakhiran Strategi dan Rencana Komunikasi
untuk Perubahan;
3. Pemutakhiran Strategi dan Rencana Pelatihan;
4. Status Report, Evaluasi, dan Tindakan Perbaikan
berdasarkan Hasil Evaluasi dan feedback yang
diterima.