Modul 8-11
Modul 8-11
DASAR-DASAR MANAJEMEN
Standar Kompetensi
Taruna mengetahui memahami tentang : Arti manajemen, Sejarah perkembangan
manajemen, Aliran ilmu manajemen, Tingkatan manajemen, Beberpa tinjauan manajemen
dan sumber-sumber manajemen.
Kompetensi Dasar
Taruna mengetahui dan memahami serta mampu menjelaskan, Arti manajemen:
manajemen sebagai proses, manajemen sebagai kolektivitas, manajemen sebagai ilmu
dan seni. Taruna mampu menjelasakan sejarah perkembangan ilmu manajemen: Aliran
klasik, Aliran perilaku, Aliran ilmu manajemen, pendekatan sistem, pendekatan
kontingensi. Taruna mampu menjelaskan tingkatan manajemen serta Taruna mampu
melihat beberapa tinjauan tentang manajemen dan sumber-sumber manajemen.
Tujuan Mata Kuliah
Setelah selesai mengikuti pendidikan, para lulusan dapat mengambil makna dan
dapat
A.
Pengantar
Ilmu manajemen bila dicermati sama usianya dengan kehidupan manusia. Manusia
sebagai makluk sosial ada kecenderungan untuk berorganisasi dan bekerja sama. Dalam
kehidupan sehari-hari manusia adalah anggota suatu organisasi , misalnya organisasi agama,
olah raga, seni, usaha dan orgnaisasi lainnya. Masing-masing orgnaisasi berbeda satu dengan
lainnya, ada yang formal dan tidak formal.
Namun organisasi-organisasi tersebut mempunyai unsur-unsur yang sama, yaitu ada
kelompok orang, ada tujuan yang hendak dicapai, ada rencana cara pencapaian tujuan, ada
pemimpin (manajer) yang bertanggung jawab atas keberhasil pencapaian tujuan. Dengan kata
lain para manajer diberi tanggung jawab untuk menentukan kegiatan yang memungkinkan
setiap individu dapat memberikan sumbangan yang terbaik untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan bersama.
32
Materi kuliah ini membahas cara manajer memimpin organisasi untik mencapai tujuan
yang sebaik-baiknya. Pembahasan lebih dipusatkan pada organisasi formal.
B. Definisi Manajemen
Manajemen berasal dari bahasa Inggris management dengan kata kerja to manage
yang secara umum berarti mengurusi. Dalam arti khusus manajemen dipakai bagi pimpinan dan
kepemimpinan, yaitu orang-orang yang melakukan kegiatan memimpin, disebut manajer.
Untuk mengartikan dan mendefisikan manajemen dari berbagai literartur dapat dilihat
dari tiga pengertian, yaitu :
1.
2.
3.
B.1.
dahulu.
mendefinisikan
manajemen
sebagai
suatu
proses
perencanaan,
33
B.2.
C.2.
C.3.
pula dua bentuk pendekatan yang berusaha untuk menggabungkan ketiga aliran di atas,
pendekatan itu adalah :
C.4.
C.5.
C.1.
Robert Owen berpendapat bahwa dengan dipenuhinya kebutuhan dan peningkatan kondisi
pekerja (perumahan, jam kerja, koperasi, dan sebagainya) dapat meningkatkan hasil produksi
34
dan laba perusahaan. Unsur pekerja merupakan salah satu unsur terpenting dalam proses
produksi (vital machines=mesin utama)
Charles Babbage berpendapat bahwa penerapan prinsip-prinsip ilmiah dalam proses
kerja dapat meningkatkan produktivitas dan dapat menekan biaya menjadi lebih rendah, yaitu
dengan dialtih suatu keterampilan tertentu dan harus bertanggung jawab terhadap bagian yang
dikerjakannya dengan keterampilan tersebut.
Tokoh-tokoh lain dalam aliran klasik,antara lain :
C.1.1. Frederich W. Taylor (1856-1915)
Frederich W. Taylor adalah tokoh peletak prinsip manajemen ilmiah, dengan percobaan
gerak dan waktu. Dengan efisiensi gerak dapat meningkatkan produktivitas, sehingga dapat
ditentukan standar minimal produksi atas dasar keahlian rata-rata pekerja. Dengan
ditentukannya standar minimal produksi dapat diterapkan sistem upah dengan bonus bagi
pekerja yang dapat melampaui standar minimal produksi, lebih jauh lagi dengan sistem upah
ini dapat memperbaiki metode kerja karyawan. Empat prinsip dasar teori Frederich W. Taylor,
yaitu :
C.1.1.1. Dengan perkembangan manajemen ilmiah dapat ditentukannya metode terbaik dalam
menjalankan tugas;
C.1.1.2.Seleksi karyawan dengan cara ilmiah, sehingga setiap karyawan dapat diberi tanggung
jawab atas tugas yang sesuai dengan keterampilannya;
C.1.1.3.Pengembangan dan pendidikan karyawan dengan cara ilmiah;
C.1.1.4.Hubungan/kerjasama yang erat antara manajemen dan karyawan.
C.1.2. Henry L. Gantt (1861-1919)
Henry L. Gantt memperkenalkan system bagar (chart system), yang memuat jadwal
kegiatan produksi karyawan, disebut siatem Gantt Chart.
C.1.3. Frank B dan Lilian M. Gilberth (1868-1924 / 1878-1972)
Pasangan ini bekerja sama mempelajari aspek kelelahan dan gerak. Pengurangan
gerak dapat menyebabkan pengurangan kelelahan).
35
ilmiah
tidak
hanya
mengembangkan
pendekatan
rasional
dalam
pencapaian efisiensi produksi dan keserasian tempat keja. Oleh karena itu dicari upaya untuk
membantu manajer mengatasi masalah melalui sisi perilaku karyawan.
Tokoh-tokoh aliran perilaku :
C.2.1.
karyawan dalam membantu peningkatan produksi, melalui tuga cara, yaitu :1. mendapatkan
orang yang cocok. 2. menciptakan kondisi kerja yang baik. 3. memotivasi karyawan.
C.2.2.
Elton Mayo (1880-1949), terkenal dengan ekperimen perilaku manusia dalam situasi
kerja, disebut sebagai Ekperimen Hawthorne. Ekperimen ini menghasilkan kesimpulan bahwa
36
perhatian khusus pada karyawan dapat meningkatkan usaha kerjanya, disebut Hawthorne
effect.
Dari ekperimen ini diperoleh hasil yaitu dari konsep manusia yang rasional bahwa
manusia yang hanya dapat dimotivasi dengan pemenuhan ekonomi, diganti dengan konsep
pemenuhan sosial melalui hubungan kerja.
C.3.
dalam menghadapi masalah organisasi. Prosedur yang dignauakan dimulai dari analisis
masalah sampai dengan usulan kegiatan untuk mengatasi masalah tersebut.
C.3.1. Beberapa sumbangan aliran ini :
C.3.1.1. Prinsip aliran ini diterapkan dalam pemecahan masalah pada organisasi besar.
C.3.1.2. Teknik-teknik
manajemen
ilmiahdigunakan
pada
berbagai
kegiatan,
seperti
berbagai ilmu
(interdisipliner).
C.3.1.4.Memecahkan masalah secara matematis.
C.3.2. Keterbatasan Aliran ini :
C.3.2.1. Sumbangan aliran ini pada manajemen hanya diterapkan pada kegiatan perencanaan
dan
pengawasan
dan
tidak
pada
kepemimpinan.
C.3.2.2. Walaupun teknik yang digunakan cukup luas dalam mengatasi masalah manajemen,
tetapi tidak cukup efektif untuk masalah manusia dalam manajemen.
C.4.
Pendekatan Sistem
Pendekatan system memandang organisasi sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari
bagian-bagian yang saling berhubungan satu sama lain.Dalam pendekatan ini manajer diajak
untuk memandang organisasi sebagai suatu kesatuan yang merupakan bagian dari lingkungan
ekternal yang lebih luas. Dalam sistem ini dijelaskan bahwa kegiatan setiap bagian dari
organisasi akan mempengaruhi kegiatan bagian lainnya.
37
C.4.1. Beberapa istilah dan sumbangan yang digunakan dalam pendekatan sistem, yaitu :
C.4.1.1.Subsistem, yaitu bagian-bagian yang membentuk kesluruan sistem. Setiap sistem
menjadi subsistem dari kesatuan yang lebih besar.
C.4.1.2.Sinergi, yaitu bagian-bagian terpisah dalam sebuah orgnisasi yang saling bekerja sama
dan berhubungan serta menghasilkan kerja yang lebih besar.
C.4.1.3.Sistem terbuka, yaitu sistem yang berhubungan dengan lingkungan luar. Sistem
tertutup, yaitu sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luar.
C.4.1.4.Arus, yaitu perubahan seluruh masukan ( informasi, bahan dan enegi) yang berasal dari
lingkungan melalui suatu proses untuk menghasilkan keluaran (barang dan jasa).
C.4.1.5.Umpan balik, merupakan kunci pengawasan terhadap sistem, dengan adanya umpan
balik, maka dapat dilakukan perbaikan apabila ada kesalahan dalam pelaksanaannya.
C.5.
Pendekatan Kontingensi
Pendekatan ini menggunakan metode-metode yang efektif untuk mengatasi masalah-
masalah dalam situasi tertentu yang tidak dapat diterapkan dalam situasi lain. Tugas manajer
adalah mengidentifikasi
teknik mana yang digunakan dalam situasi dan waktu yang tepat
dalam membantu pencapaian tujuan. Suatu langkah yang paling tepat untuk mengatasi
masalah dalam pendekatan kontingensi adalah bergantung pada situasi yang dihadapi oleh
manajemen, karena adalah suatu kenyataan bahwa situasi, aksi dan hasil adalah faktor yang
saling mempengaruhi dan saling tergantung satu sama lainnya.
D. Tingkatan Manajemen
Menurut tingkatannya manajemen dibedakan menjadi tiga tingkatan, yaitu :
D.1.
D.2.
D.3.
D.4.
Beberapa Contoh :
: Menteri
38
D.4.2.
Pada suatu Kantor Balai Besar/Eselon II, maka tingkatan manajemennya adalah :
Manajemen Puncak adalah
D.4.3.
39
Peranan pejabat ini sangat penting, karena hasil karya manajemen administrasi yang
bersifat garis-garis besar (umum) dan berbentuk kebijakan (policy=bahasa pikir). Untuk
memudahkan dalam pelaksanaan oleh pejabat pelaksana dalam tugas interpretor diberikan
dalam bentuk kerja praktis (operasional).
Pembedaan MA dan MO dapat dilihat dalam bagan di bawah ini :
MTA
MA
MO
MA = Manajemen
Administratif
MTM
MA
MO
MO=Manajemen
Operatif
MTB
MA
MO
Keterangan :
MTA
MTM
MTB
tingkatan manajamen.
Tingkatan Manajemen
Kemampuan
Kemampauan Teknik
Administrasi/Manajemen
Operasional
Atas
(90-92)%
(8-10)%
Tingkat
(70-85)%
(15-30)%
(40-55)%
Manajemen
Tingkat
(MTA)
Manajemen
Menengah (MTM)
(45-60)%
(MTB)
Workman (Pelaksana)
5%
40
95%
E.2.
Segi Luasnya
Dilihat dari segi luasnya atau ruang lingkupnya, manajemen dapat di bagi menjadi :
Man
F.2.
Money
F.3.
Materials
F.4.
Metode
F.5.
F.6.
Waktu
F.7.
Prasarana : lahan/tanah, gedung, alat angkut, listrik dan air, dan sebagainya
: penjadwalan kegiatan
41
MODUL 6
FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
Standar Kompetensi
Taruna
mengetahui
dan
memahami
tentang:
Fungsi-fungsi
manajemen,
menentukan
perencanaan,
sifat-sifat
perencanaan;
mampu
menjelaskan
rumusan fungsi-fungsi manajemen, di sini penulis mengambil pandangan dari seorang ahli
bernama George R. Terry. Dalam bukunya Principles of management George R. Terry
merumuskan fungsi-fungsi manajemen dengan singkatan POAC, yaitu :
A.Perencanaan (Planning)
B.Pengorganisasian (Organizing)
C.Penggerakan (Actuating)
D.Pengendalian/Pengawasan (Controlling)
42
Sebagai masukan dari penulis, penulis menambahkan satu fungsi manajemen yang
cukup penting yaitu Staffing, sehingga pokok bahasan menjadi POAC + S (Staffing)
A. Perencanaan (Planning)
Perencanaan adalah sesuatu yang akan direncanakan tentang apa yang akan dicapai,
yang kemudian memberkan pedoman, garis-garis besar tentang apa yang akan dituju.
Perencanaan merupakan persiapan-persiapan untuk pelaksanaan suatu tujuan, berupa
rumusan-rumusan tentang apa dan bagaimana suatu pekerjaan dapat dilaksanakan.
Persiapan-persiapan tesebut dapat berupa
tindakan selanjutnya. Perencanaan tidak harus dalam bentuk tulisan tetapi mungking hanya
dalam pemikiran (benak), terutama untuk hal yang bersifat pribadi dan rahasia (misalnya
rencana operasi lokasi perjudian, pelacuran, sarang narkoba dan lain-lainnya).
Dalam sistem pembangunan di Indonesia, tugas perencanaan dilaksanakan oleh Badan
Perencanaan Nasional (Bapenas), yang merupakan himpunan dari perencanaan sektor
pemerintah yang paling kecil.
Setiap organisasi biasanya selalu membuat perencanaan untuk lancarnya perputaran
roda organisasi. Demikan hal dengan individu, hendaknya membiasakan diri untuk
membuat/menentukan rencana agar aktivitas jelas dan terarah.
A.1.
Membuat Perencanaan .
Untuk membuat suatu perencanaan yang baik, ada dua pertanyaan yang harus dijawab,
yaitu Apa dan Bagaimana ( What and How). Pertanyaan what menunjukkan maksud dari
pembuatan perencanaan, tegasnya menjawab tentang tujuan apa yang hendak dicapai. Kalau
sudah terjawab maka dilanjutkan dengan menjawab pertanyaan How, yaitu bagaimana cara
terbaik
43
Misalnya,
penerimaan taruna/mahasiswa baru untuk empat jurusan, yaitu jurusan meteorologi, jurusan
klimatologi, jurusan geofisika dan jurusan instrumentasi dengan total 120 taruna/mahasiswa
baru.
1. Apa
tujuannya
?,
jawabnya
adalah
untuk
memenuhi
kebutuhan
tenaga
ahli
Meteorologi/klimatologi/geofisika/ instrumentasi.
2. Bagaimana caranya pelaksanaannya?, jawabnya adalah melalui tahapan-tahapan sistem
penerimaan calon taruna ( Sipencatar).
3. Dimana pelaksanaannya? jawabnya adalah di kantor AMG
4. Kapan dimulai pelaksanaannya?, jawabnya misalnya mulai bulan April 2009.
5. Siapa yang melaksanakannya ?, jawabnya adalah panitia sipencatar
Kemudian dari tahapan-tahapan seleksi dibuat lagi perencanaannya:
a.
b.
c.
d.
e.
A.2.
Sifat Perencanaan
Suatu perencanaan yang baik harus bersifat :
A.2.1. Rasional
Perencanaan bersifat rasional artinya perencanaan dibuat berdasarkan pemikiranpemikiran dan perhitungan yang matang, sehingga dapat dibahas secara logis.
A.2.2. Perencanaan bersifat lentur
Perencanaan bersifat lentur artinya perencanaan tersebut bersifat luwes, dapat
dilaksanakan dimanapun, kapanpun dan oleh siapapun (tentunya disesuaikan dengan situasi
dan kondisi)
A.2.3. Perencanaan harus bersifat kontinyu
Perencanaan bersifat kontinyu artinya perencanaan harus terus menerus dibuat dan
perlu ditinjau kembali guna perbaikan-perbaikan pada pelaksanaan waktu berikutnya dan
disesuaikan dengan perkembangan situasi dan kondisi masyarakat, pemerintah dan negara.
44
A.3.
Kegagalan Perencanaan :
Kegagalan perencanaan dapat disebabkan oleh beberapa faktor,antara lain :
perencanaan. Tidak adanya partisipasi aktif dari masyarakat dapat membuat gagal suatu
perencanaan.
A.4.
antara lain :
A.4.1.
Henry Fayol
45
Luther Gulick
A.4.3.
Koontz ODonnel
46
A.4.4.5. Evaluating
B. Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian adalah penetapan struktur peran-peran melalui penentuan aktivitasaktivitas, pegelompokan aktivitas, penugasan kelompok aktivitas, pendelegasian wewenang,
pengkoordinasian hubungan antar wewenang serta informasi baik secara vertikal maupun
horizontal, yang dibutuhkan organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.
Agar peran organisasi ada dan berarti bagi orang-orang, peran-peran itu harus
mencakup :
a.
b.
c.
d.
B.1.
Pengertian Organisasi
Pengertian organisasi dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu:
wadah/tempat
47
B.1.5. a system of function, yaitu sebagai sistem distribusi tugas sehinggaa masing-masing
pejabat memegang tugas tertentu.
B.2. Timbulnya Organisasi
Organisasi timbul apabila ada dua orang atau lebih yang bersama-sama menjalankan
pekerjaan untuk kepentingan bersama.
B.3. Dasar Organisasi
Yang menjadi dasar organisasi adalah penakanan pada tugas-tugas yang ada pada
organisasi tersebut, kemudian baru menentukan orang-orang yang tepat untuk menjalankan
tugas-tugas yang ada dalam organisasi tersebut.
B.4.
Unsur-Unsur Organisasi
baik tetapi manajemen tidak baik, maka organisasi tidak dapat bergerak, demikan sebaliknya.
Dalam rangka membentuk organisasi yang baik perlu diketahui dan diperhatikan asasasas terdapat dalam organisasi, yaitu :
B.5.1. Asas kesatuan komando (unity of commad)
Dalam suatu organisasi ada suatu asas dimana tiap-tiap pegawai hanya mempunyai
satu pimpinan (pimpinan tunggal), dimaksudkan agar
kemampuan seorang
pimpinan untuk dapat mengatur dan mengawasi bawahannya. Kemampuan tiap-tiap pimpinan
berbeda satu sama lain, ada yang mampu hanya 5 pegawai, ada yang 10 pegawai atau 15.
Dari hasil penelitian di Amerika Serikat yang paling efektif seorang pimpinan sebanyakbanyaknya mengawasi 8 pegawai.
48
Tipe/Bentuk Organisasi
Tipe/bentuk organisasi pada umumnya berbentuk:
berbentuk
lini
/garis
adalah
suatu
bentuk
organisasi
di
mana
49
B.6.2.
dengan pucuk pimpinan dan fungsi memberi bantuan, baik berupa pemikiran maupun hal-hal
lainnya, untuk kelancaran tugas pimpinan.
Skema Organisasi Staf
Pimpinan
Staf
Staf
Staf
50
B.6.3.
Pimpinan
Staf
Lini
Lini
Organisasi Fungsional
B.6.4.1. Ciri-ciri :
Bawahan mendapat perintah dari beberapa pejabat yang masing-masing menguasai
suatu keahlian tertentu dan bertanggung jawab sepenuhnya atas bidangnya. Pada bentuk ini
pimpinan mempercayakan sepenuhnya kepada para ahli dalam bidang masing-masing.
51
Pimpinan
Peneliti
Pemimpin Proyek
B.6.4.2. Kebaikan
Kebaikan dari organisasi fungsional adalah :
B.6.4.2.1.Bidang pekerjaan khusus diduduki seseorang yang ahli yang memungkinkan bekerja
atas dasar keahlian dan kecintaannya pada tugasnya.
B.6.4.2.2.Tanggung jawab atas fungsinya terjamin.
B.6.4.3. Keburukan :
Keburukan dari organisasi fungsional adalah :
B.6.4.3.1.Koordinasi sulit dilaksanakan
B.6.4.3.2.Dapat menimbulkan dispersonalisasi
B.6.4.3.3.Keahlian memimpin kurang dapat jaminan
B.6.4.3.4.Asas kesatuan komando sulit dilaksanakan.
B.7.
52
B.7.1.
Dilihat dari lalu lintas wewenang dan tanggung jawab serta hubungan kerja pada
kesatuan dalam organisasi, dua bentuk di atas dapat dibedakan sebagai berikut :
B.7.2.1. Bentuk lurus
B.7.2.2. Bentuk fungsional
B.7.2.3. Bantuk lurus dan fungsional.
B.8.
Bagan Organisasi
Hendry G. Hadges mengemukakan 4 bentuk bagan organisasi menurut wujudnya,
yaitu :
B.8.1. Bentuk piramida
B.8.2. Bentuk horizontal
B.8.3. Bentuk vertik al
B.8.4. Bentuk lingkaran
B.8.5. Bentuk lukisan-lukisan
Masing-masing bagan kecuali bagan lukisan, dapat dibedakan menurut isinya, yaitu
bagan structural, bagan fungsional, bagan jabatan, bagan nama.
B.9.
53
bergabung secara sadar, meskipun dapat memberikan hasil bagi gabungan tersebut. (misalnya
para penumpang pesawat, aktivitas dipasar, penonton bioskop, dan sebagainya).
B.10.
C. Actuating (Penggerakan)
C.1.
penggerakan orang-orang agar orang-orang tersebut mau dan suka bekerja. Berdasarkan
pengertian tersebut jelaslah bahwa peranan penggerakan (actuating) sangat penting, karena
penggerakan berfungsi untuk menggerakan fungsi-fungsi manajemen yang lain, seperti
perencanaan, pengorganisasian, pengawasan.
54
Menggerakan orang-orang agar mau dan suka bekerja mempunyai arti bagimana
menjadikan para pegawai sadar akan tugas dan kewajiban serta bertanggung jawa atas tugas
yang dibebankan kepadanya tanpa menunggu perintah dari siapapun.
C.2.
55
56
untuk menggerakan
Segi Pegawai
Pegawai yang akan digerakkan harus mempunyai kemampuan untuk menerima dan
memahami apa yang diberikan pimpinan baik petunjuk, bimbingan ataupun perintah,
kemampuan itu antara lain :
C.2.1.1. Memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai
Pengetahuan dan keterampilan mutlak harus dipunyai oleh pegawai, terutama yang
berkaitan dengan organisasi tempat bekerja.
C.2.1.2. Memiliki pandangan bahwa pengabdian adalah untuk organisasi, masyarakat dan
negara bukan kepada pimpinan.
Ada kemungkinan bahwa pegawai baru mau bekerja bila diawasi oleh pimpinannya,
bila pimpinan tidak ada maka pegawai akan malas-malasan. Ada juga pegawai yang baru
bekerja bila ada perintah dari pimpinan, bila tidak ada perintah sama sekali tida ada inisiatif
untuk bekerja.
C.2.1.3. Mau dipimpim, maksudnya adalah pegawai mempunyai rasa kesadaran, rasional dan
terarah pada pengabdian yang seluas-luasnya, dan bukan karena terpaksa. Hal ini juga penting
bagi pemimpin, bahwa kepemimpinan bukan diarahkan untuk menguasai pegawai, tetapi
pegawai tetap dibimbing sampai ke tingkat kesadaran tanggung jawab yang diinginkan.
C.2.1.4. Terpeliharanya tim kerja, maksudnya bahwa untuk berhasilnya fungsi penggerakan
harus tetap terpeliharanya kekompakan tim kerja, tim kerja harus kokoh dan kuat baik kualitas
maupun kuantitas ataupun baik fisik maupun batiniah. Kesamaan pandangan tentang
organisasi akan tetap terpeliharanya tim kerja.
57
D.Pengendalian/Pengawasan (Controlling)
D.1.
D.1.1.
Arti Pengawasan
Mc. Farland memberikan definisi, pengawasan adalah suatu proses dimana pimpinan
ingin mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahan sesuai
dengan rencana, perintah, tujuan atau kebijakan yang telah ditentukan.
Menurut Mc. Farland pengawasan harus berpedoman pada hal-hal sebagai berikut :
D.1.1.1. Rencana yang telah ditentukan
D.1.1.2. Perintah terhadap pelaksanaan pekerjaan
D.1.1.3. Tujuan
D.1.1.4. Kebijakan-kebijakan.
Gambar 5. Ilustrasi Alur pemikiran Proses Pengawasan
Perencanaan
D.2.
Pelaksanaan
Pekerjaan
Pengawasa
n
Maksud Pengawasan
Pengawasan
dimkasudkan
untuk
mencegah
atau
memperbaiki
kesalahan,
penyimpangan, ketidak sesuaian dan lain-lainnya yang tidak sesuai dengan tugas dan
wewenang yang telah ditentukan. Jadi pengawasan bukan mencari kesalahan terhadap
orangnya, tetapi mencari kebenaran terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan.
D.3.
Tujuan Pengawasan
Tujuan pengawasan adalah agar hasil pelaksanaan pekerjaan diperoleh secara
berhasil guna (efektif) dan berdaya guna (efisien) sesuai dengan rencana yang telah ditentukan.
D.4.
Tugas/Fungsi Pengawasan
D.4.1. Mempertebal rasa dan tanggung jawab terhadap yang diserahi tugas dan wewenang
dan pelaksanaan pekerjaan.
58
D.4.2. Mendidik para pejabat/pimpinan agar dalam melaksanakan pekerjaan sesuai dengan
prosedur yang telah ditentukan.
D.4.3. Untuk mencegah terjadinya penyimpangan, penyelewengan, kelalaian, dan kelemahan
untuk menghindari kerugian yang tidak diinginkan.
D.4.4. Suatu usaha untuk memperbaiki kesalahan dan penyelewengan, agar pelaksanaan
pekerjaan tidak mengalami hambatan dan pemborosan.
D.2.
Macam-Macam Pengawasan
D.2.1.
dari dalam organisasi itu sendiri (dalam satu atap). Aparat/unit pengawasan ini bertugas
mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan untuk melihat dan menilai
kemajuan atau kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan. Selain itu pimpinan dapat
mengambil suatu tindakan korektif terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh
bawahannya (internal control), misalnya unit kerja Inspektorat Jenderal sebagai unit
pengawasan di tingkat departemen.
D.2.2.
terhadap departemen (lembaga pemerintah lainnya) atas nama pemerintah. Selain itu
pengawasan dapat pula dilakukan oleh pihak luar yang ditunjuk oleh suatu organisasi untuk
minta bantuan
Misalnya
Konsultan
Pengawasan Preventif
Pengawasan preventif adalah pengawasan yang dilakukan sebelum rencana itu
dilaksanakan.
Maksud
pengawasan
preventif
adalah
untuk
mencegah
terjadinya
59
Pengawasan Represif
Pengawasan represif adalah pengawasan yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan
60
Metode Pengawasan
D.3.1.
D.3.3. Pengawasan formal, adalah pengawasan yang dilakukan secara formal oleh aparat/unit
pengawasan dilingkungan organisasi itu sendiri. Dalam pengawasan ini telah ditentukan
prosedur, hubungan dan tata kerjanya.
D.3.4.
melalui kunjungan yang tidak resmi (secara pribadi = secara incognito). Hal ini untuk
menghindari kekakuan antara atasan dan bawahan dan diharapkan terciptanya suatu
keterbukaan dalam memperoleh informasi dan pimpinanpun dapat langsung memberikan jalan
keluar bila ditemui maslah dalam pelakanaan pekerjaan.
D.3.5.
materiil.
D.4.
Prinsip-Prinsip Pengawasan
D.4.1.
D.4.2.
Pengawasan harus objektif, jujur dan mendahulukan kepentingan umum dari pada
kepentingan pribadi
61
D.4.3.
Pengawasan harus berorientasi pada kebenaran menurut peraturan yang berlaku dan
kebenaran atas prosedur yang telah ditetapkan dan berorientasi pada tujuan (manfaat) dalam
pelaksanaan pekerjaan.
D.4.4.
D.4.5.
D.4.6.
D.4.7.
Hasil peengawasan harus dapat memberikan umpan balik (feed back) terhadap
perbaikan dan penyempurnaan dalam perencanaan dan kebijaksanaan di masa
yang akan datang.
E.
Staffing
Fungsi staffing dalam manajemen diartikan sebagai suatu proses prosedur langkah demi
langkah yang berkesinambungan untuk menjaga agar organisasi selalu memperoleh orangorang yang tepat dalam posisi yang tepat pada waktu yang tepat. Lanhkag-langkah tersebut
antara lain : (1).Perencanaan sumber daya manusia (SDM), (2).Pengadaan
pegawai baru
62
E.2.
untuk mendapatkan calon pegawai yang memenuhi syarat-sayarat administrasi secara umum.
Seleksi dapat dilakukan dalam 2 macam, yaitu seleksi umum (untuk kebutuhan tenaga yang
bersifat umum) dan seleksi khusus (untuk kebutuhan tenaga-tenaga spesialis/ahli dibidang
tertentu).
Bagian terpenting dari pengadaan adalah suatu pernyataan tentang kedudukan dari
setiap pekerjaan (job description/posision description), yang menguraikan mengenai nama,
tugas dan tanggung jawab dalam pekerjaan tersebut.
E.3.
adalah diadakan pemilihan (seleksi) melalui tahapan-tahapan seleksi mulai test tertulis,
kesehatan, test psikologi, wawancara dan surat-surat pernyataan mengenai kesanggupan kerja
dan lokasi penempatan kerja.
E.4.
tentang
sejarah,
lingkungan
kantor,
visi
dan
misi
organisasi
serta
Pemindahan
Pemindahan terdiri dari promosi, mutasi dan demosi
E.5.1. Promosi, adalah memberikan tanggung jawab dan wewenang yang lebih besar kepada
pegawai, dengan kata lain promosi adalah kenaikan pangkat/jabatan yang lebih tinggi,
merupakan salah satu usaha untuk memajukan/mengembangkan pegawai. Dengan promosi
dapat memberikan pegawai hal-hal sebagai berikut :
E.5.1.1. Mendorong motivasi pegawai
E.5.1.2.Menaikan semangat/gairah kerja pegawai
63
Mutasi, adalah memindahkan pegawai dari jabatan yang satu ke jabatan yang lain
kekuatan dan
Pendekatan metode palatihan di tempat kerja (on the job training), meliputi :
E.6.1.1. Rotasi, dimana pegawai dalam jangka waktu tertentu bekerja pada serangkaian
pekerjaan dengan berbagai keterampilan.
E.6.1.2. Tugas belajar, mengikuti pelatihan kerja dan pengajaran dalam kelas
E.6.1.3. Magang, dimana pegawai dilatih dibawah bimbingan rekankerja yang lebih terampil.
E.6.2.
Pendekatan metode palatihan di luar tempat kerja (off the job training).
Metode pengembangan diluar tempat kerja membebaskan mereka yang terus menerus
berada ditempat kerja dan memungkinkan untuk memusatkan pada tempat belajar, selain itu
untuk mendapatkan kesempatan bertemu dengan orang lain dan akan mendapatkan gagasan
dan pengalaman baru yang bermanfaat.
64
E.7.
Penilaian prestasi
Penilaian prestasi adalah salah satu hal yang penting dalan pengorganisasian ,namun
dalam pelaksanaannya sangat sulit untuk melihat hasil yang memadai. Penilaian prestasi dapat
dibedakan dalam 2 macam, yaitu formal dan informal.
E.7.1. Penilaian formal dilakukan setiap satu tahun sekali, dengan maksud :
E.7.1.1.Pegawai mengetahui secara formal nilai prestasi yang diperoleh
E.7.1.2.Mengetahui bawahan yang memerlukan latihan tambahan
E.7.1.3.Merupakan bahan untuk identifikasi untuk promosi pegawai
E.7.2. Penilaian informal dilakukan dari hari kehari dengan mengatakan kepada pegawai
tentang baik/buruknya pekerjaan yang dilakukan. Cara ini cepat mendorong prestasi pegawai
yang diinginkan dan untuk melakukan perbaikan-perbaikan atas kesalahan sebelumnya.
65
MODUL 7
MACAM-MACAM MANAJEMEN
Standar Kompetensi Standar Kompetensi
Taruna mengetahui dan memahami tentang macam-macam manajemen:
manajemen ilmiah, manajemen sistematika, manajemen terbuka, manajemen demokratis,
manajemen tradisional dan manajemen bapak.
Kompetensi Dasar
Taruna mengetahui dan memahami serta mampu menjelaskan
: pengertian
66
Setiap gerak dalam proses produksi dicatat secara cermat gerak dan waktunya untuk
menyelesaikan pekerjaan.
B. Manajemen Sistematis
Manajemen Sitematis menunjukkan bahwa segala sesuatu diatur secara sistematis,
yaitu secara tertib, rapi dan teratur dengan tujuan untuk menghindarkan hal-hal yang tidak
dikehendaki. Dengan perkataan lain, sebelum usaha/kegiatan berjalan segala sesuatu harus
diperinci dengan sematang-matangnya. Sehingga saat kegiatan pelaksanaan dimulai sampai
dengan tujuan yang diinginkan berjalan lancer dan menjadi kenyataan.
Penerapan manajemen ini dapat dilihat pada operasi penerbangan, pelayaran dan
sektor perhubungan lainnya. Segala Sesuatu yang berkaitan dengan perjalanan telah
dipersiapkan dengan sangat terinci dan cermat untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan
selama perjalanan.
C. Manajemen Terbuka (Open Management)
Manajemen Terbuka sering menimbulkan salah pengertian, yang dimaksud dengan
terbuka di sini adalah di mana pimpinan sebelum mengambil suatu keputusan terlebih dahulu
memberi kesempatan kepada staf dan bawahannya untuk memberikan saran-saran, ide-ide
atau pendapat-pendapat, namun keputusan tetap ditentukan oleh pimpinan. Kesempatan untuk
memberikan masukan-masukan kepada pimpinan dengan tujuan agar para staf atau bawahan
ikut serta memikirkan kesulitan-kesulitan yang dihadapi organisasi dan ikut serta pula
memecahkannya temasuk mengembangkan organisasi.
Ditinjau dari pengertian positip dimana segala sesuatu yang dilakukan oleh pimpinan
harus dikontrol oleh staf atau bawahannya, hal ini karena biasanya dalam setiap jabatan pasti
ada yang bersifat rahasia dan tidak boleh terbuka. Dengan sifat keterbukaan ini yaitu dengan
diberikan kesempatan untuk mengemukakan gagasan-gagasan, pendapat-pendapat atau
saran-saran dapat menimbulkan kegairahan, apalagi kalau gagasan-gagasan, pendapatpendapat atau saran-saran dapat diterima dan digunakan, maka yang mempunyai ide tersebut
akan merasa senang. Selain itu akan tibul suatu kompetisi yang sehat berlomba untuk
mengembangkan inisiatif dan daya kreasi.
D. Manajemen Demokratis
Yang dimaksud dengan demokratis di sini adalah mengarah ke demokrasi Pancasila,
yang termaktub dalam Preambule Undang-Undang Dasar 1945 dimana dalam Demokrasi
Pancasila
disebutkan
Kerakyatan
yang
dipimpin
oleh
hikmat
kebijaksanaan
dalam
67
petimbangan semata, tetapi ikut serta menentukan keputusan atas dasar musyawarah untuk
mupakat.
E. Manajemen tradisional.
Manajemen Tradisional adalah manajemen yang digunakan dengan sistem kerja dan
cara berpikir mengikuti cara-cara zaman dahulu dan bahkan sampai masa sekarang ini masih
ada yang menggunakannya. Manajemen tradisional biasanya digunakan turun temurun, tidak
ada kreasi, monoton dan tidak dinamis.
F. Manajemen Bapak
Dikatakan manajemen bapak , karena dalam setiap usaha/kegiatan dari organisasi
selalu mengikuti jejak bapak (pimpinan), apa yang dikatakan bapak itulah yang benar. Untuk
manajemen semacam ini terdapat aspek baik buruknya. Kebaikannya adalah kalau pemimipin
tetap pada proporsi yang sebenarnya dan berlaku objektif, pekerjaan dapat dilaksanakan
dengan cepat sesuai tujuan organisasinya. Keburukannya adalah kalau bapaknya berlaku tidak
baik,
maka
bawahannyapun
akan
berlaku
seperti
bapaknya,
maka
lambat
laun
68
MODUL 8
KEPEMIMPINAN
Standar Kompetensi
Taruna mengetahui dan memahami tentang: Kepemimpinan, arti kepemimpinan,
pentingnya kepemimpinan, gaya kepemimpinan, faktor-faktor yang mempengaruhi gaya
kepemimpinan dan arti motivasi
Kompetensi Dasar
Taruna mengetahui dan memahami serta mampu menjelaskan arti kepemimpinan
dan pentingnya kepemimpinan, menjelaskan gaya-gaya kepemimpinan dan factor-faktor
yang mempengaruhi gaya kepemimpinan serta menjelaskan arti motivasi
Tujuan Mata Kuliah
Setelah selesai mengikuti pendidikan, para lulusan dapat mengambil
makna dan dapat menerapkan serta membagi pengetahuan tentang kepemimpinan dan
pentingnya kepemimpinan, gya-gaya kepemimpinan dan faktor-faktor yang mempengaruhi
gaya kepemimpinan serta motivasi
Arti Kepemimpinan
Kerberhasilan dari suatu organisasi tergantung pada banyak faktor. Faktor yang penting
adalah dampak dari kepemimpinan dalam organisasi, karena seorang pemimpin harus
berperan sebagai organisator kelompoknya untuk
organisasi.
Kepemimpinan
didefinisikan
mengarahkan serta menggerakkan orang lain agar mereka mau berusaha/bekerja untuk
mencapai tujuan yang hendak dicapai.
Dari berbagai studi tentang ciri-ciri kepemimpinan yang pernah dilakukan ditunjukkan
bahwa seorang pemimpin memiliki cirri fisik, intelegensi dan kepribadian yang lebih menonjol
dibandingkan dengan seorang yang bukan pemimpin. Pada umumnya fisik seorang pemimpin
lebih kuat, lebih tinggi besar, lebih percaya diri, terbuka, mudah menyesuaikan diri, antusias,
69
mempunyai dorongan untuk berprestasi, mempunyai inisiatif, mampu bekerja sama dan
berhubungan dengan orang lain.
A.2.
Pentingnya Kepemimpinan
social
berhubungan
dengan
kehidupan
kelompoknya
yang
mencakup
mendorong anggota kelompok untuk mencapai tujuan dan menjaga suasana kelompok.
B.Gaya-gaya Kepemimpinan
Menurut Stoner ada dua gaya kepemimpinan yang biasa digunakan oleh seorang
pemimpin dalam mengarahkan dan mempengaruhi bawahannya, yaitu :
B.1.
bawahannya agar bekerja sesuai dengan yang diharapkan pemimpinnya. Kepemimpinan gaya
ini lebih mengutamakan keberhasilan dari pekerjaan
dengan baik. Para pekerja diikutsertakan dalam mengambil keputusan yang menyangkut tugas.
70
Dengan demikian hubungan pekerja dan atasannya dapat terjaga dengan baik, saling percaya
dan saling mempercayai.
Menurut Koontz, ODonnell dan Weihrich, gaya kepemimpinan dapat digolongkan
berdasarkan cara pemimpin dengan menggunakan kekuasaannya, antara lain :
B.3.
Otokratik, pemimpin dipandang sebagai orang yang memberi perintah dan yang dapat
Demokratik atau Partispatif, pemimpin dipandang sebagai orang yang tidak akan
melakukan suatu kegiatan tanpa mengkonsultasikan terlebih dahulu dengan bawahannya. Jadi
pemimpin mengikutsertakan pendapat bawahannya sebelum mengusulkan suatu kegiatan atau
keputusan.
B.5.
kekuasan saja dan memberi banyak kebebasan pada bawahannya untuk menentukan tujuan
perusahaan dan cara untuk mencapainya. Pemimpin hanya berfungsi sebagai fasilitator melalui
pemberian informasi dan sebagai orang yang berhubungan dengan kelompok lain.
Seorang pemimpin yang efektif tidak ditentukan oleh gaya atau tipe kepemimpinan yang
digunakan dalam memimpin kelompok, tetapi tergantung pada cara menerapkan tipe/gaya
kepemimpinan tersebut pada situasi yang sesuai. Ada kemungkinan pemimpin akan menjadi
sangat otokratik pada situasi darurat. Dilain pihak seorang pemimpin lembaga penelitian akan
memberi kebebasan kepada peneliti-peneliti untuk melakukan eksperimen, tetapi mungkin agak
otokratik bila para peniltinya menggunakan bahan kimia secara sembarangan.
B.6.
faktor-faktor
yang
dalam
pengetahuan dan pengalaman cukup untuk mengatasi masalah secara efektif. Apabila
bawahan memahami seluruh tujuan organisasi, mempunyai pengetahuan dan pengalaman
untuk memecahkan masalah , maka pemimpin akan cenderung bersikap demokratik dan akan
71
Atasan
Pemimipin,
Gaya
kepemimpinan
dari
atasan
pemimpin
sangat
pemimpin
72
C. M o t i v a s i
C.1.
Arti Motivasi
Istilah motivasi mencakup dua pengertian :
yang berhubungan dengan prestasi, ada dua faktor yang menyebabkan yaitu
Model-model Motivasi
73
74
75