Anda di halaman 1dari 131

Bekerja dengan Microsoft Word 2007

Microsoft Word 2007 adalah program aplikasi pengolah kata yang tergabung dalam Microsoft Office 2007.
A. Membuka Microsoft Word 2007
1. Klik tombol Start di Microsoft Windows
2. Pilih Programs
3. Pilih Microsoft Office
4. Klik Microsoft Word 2007
B.

Mengenal Bagian Dokumen

Tombol Office adalah tombol yang terdiri dari perintah-perintah standar seperti membuka dokumen, menyimpan dokumen dsb
Quick Access Toolbar adalah toolbar yang berisi sejumlah perintah Customize quick access toolbar
Customize Quick Access Toolbar adalah tombol untuk memodifikasi perintah-perintah Microsoft Word 2007 pada Quick access
toolbar
Tab adalah bagian berbentuk tabulasi yang berisi sejumlah perintah sesuai dengan kelompoknya yang terdiri dari grup perintah Tab
Home, Tab Insert, Tab Page Layout, Tab References, Tab Mailings, Tab Review dan Tab View
Tombol pengatur jendela terdiri dari:
o

Minimize adalah tombol untuk meminimalkan jendela

Maximize adalah tombol untuk memaksimalkan jendela

Close adalah tombol untuk menutup jendela

Lambang tab adalah ciri atau tanda posisi tab baris atau paragraf
Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 1

Tombol dialog adalah tombol yang digunakan untuk membuka kotak dialog serta memodifikasi perintah-perintah yang disimpan di
dalamnya
View Ruler adalah bagian fasilitas untuk mengatur garis mistar secara horisontal dan vertikal
Ruler adalah bagian fasilitas untuk mengatur margin atau tabulasi
Baris Penggulung adalah bagian fasilitas untuk menggulung halaman kerja secara horisontal dan vertikal
Baris Status adalah bagian fasilitas yang berisi nomor halaman, zoom dsb
Halaman Kerja adalah media kerja berwarna putih yang tampak pada saat Microsoft Word 2007 diaktifkan
Pengatur Tampilan Halaman Kerja adalah bagian fasilitas untuk mengatur penampilan halaman kerja, seperti print layout, full screen
reading, web layout, outline dan draft
Zoom adalah bagian fasilitas untuk mengatur media tampilan halaman kerja. Tombol plus untuk memperbesar dan tombol minus
sebaliknya
C. Membuat File Dokumen dan Menyimpannya
1. Bukalah halaman kerja Microsoft Word 2007
2. Ketikkan teks atau naskah pada halaman kerja yang telah dibuka
3. Jika sudah, untuk menyimpan klik tombol Office lalu pilih Save atau pilih icon save
pada Quick Access Toolbar
4. Ketikkan nama file Dokumen pada kotak isian File name, contoh Latihan. Nama file tidak lebih dari 250 karakter termasuk spasi
dan tidak menggunakan tanda baca seperti: / \ * ? > <
5. Klik tombol Save atau tekanlah Enter
D. Membuka File Dokumen
1. Klik tombol Office
2.

Pilih dan klik Open atau klik icon Open

pada Quick Access Toolbar

3.
4.

Muncul kotak dialog Open , klik nama file dokumen yang ingin dibuka
Klik tombol perintah Open atau tekanlah Enter

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 2

E.

Menutup File Dokumen


1. Klik tombol Office
2. Pilih dan klik Close. Menutup File Dokumen hanya menutup halaman kerja dan Microsoft Word masih dalam keadaan aktif

F.

Menutup Microsoft Word 2007


1. Klik tombol Office
2.

Pilih dan klik tombol perintah Exit Word atau klik tombol Close di sebelah kanan atas jendela Microsoft Office Word 2007.
Menutup Microsoft Word artinya menutup halaman kerja dan keluar dari program Microsoft Word 2007

G. Memformat Dokumen
Untuk mempelajari cara memformat Dokumen, kerjakan latihan di bawah ini dengan menggunakan Microsoft Word 2007:
Soal Latihan 1
o Ketiklah soal latihan di bawah ini!
o

Modifikasilah teks seperti contoh di bawah!

Simpan dengan nama latihan1.docx

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 3

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 4

Cara pengerjaan Soal Latihan 1


a.
b.

Buka Microsoft Word 2007 lalu pilih New Document - Blank


Ketik semua teks dengan lengkap

c.

Tekan ctrl lalu blok semua teks yang akan dibuat miring, lalu klik icon

d.

Blok awal paragraf hingga ; lalu ganti huruf dengan Arial Black ukuran 12 dan dengan warna huruf merah tua (dark red) pada
Tab Home

e.

Blok teks selanjutnya hingga : lalu ganti huruf dengan Comic Sans MS ukuran 16 dan dengan warna biru tua (dark blue) pada
Tab Home, sama seperti langkah di atas

f.

Blok teks selanjutnya hingga akhir paragraf lalu ganti huruf dengan Broadway ukuran 14 dan dengan warna hijau (green) pada
Tab Home, sama seperti langkah di atas

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

pada Tab Home

Page 5

g.

Blok seluruh teks lalu tekan ctrl- c atau icon copy

pada Tab Home, lalu tekan ctrl-v atau icon paste

pada Tab

Home sebanyak 4 kali


h.

Blok seluruh teks pada paragraf yang pertama tekan ctrl-L atau klik icon Align Text Left

i.

Blok seluruh teks pada paragraf yang kedua tekan ctrl-E atau klik icon Center

j.

Blok seluruh teks pada paragraf yang ketiga tekan ctrl-R atau klik icon Align Text Right

k.

Blok seluruh teks pada paragraf yang keempat tekan ctrl-J atau klik icon Justify

l.

Simpan dengan klik tombol Office lalu klik Save atau pilih icon save

pada Tab Home


pada Tab Home

Tab Home
pada Tab Home

pada Quick Access Toolbar

beri nama dengan latihan1.docx

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 6

Soal Latihan 2
o

Buat surat lamaran kerja di bawah ini!

Gunakan font Times New Roman!

Gunakan spasi surat 1,5 lines!

o
o

Gunakan orientasi halaman portrait!


Gunakan jenis kertas A4!

Tentukan margin halaman:


Top: 2,5 cm
Bottom: 2,5 cm
Left: 2,5 cm
Right: 2,5 cm

Simpan dengan nama latihan2.docx

Cetak dokumen ke printer

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 7

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 8

Cara pengerjaan Soal Latihan 2


a.
b.

Buka Microsoft Word 2007 lalu pilih New Document - Blank


Pilih Tab Home, lalu Pilih Times New Roman

c.

Pilih Tab Home, lalu klik icon Line Spacing pada Tab Home

d.

Pilih Tab Page Layout Klik Icon Orientation dan pastikan layout dokumen Portrait

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 9

e.

Pilih Tab Page Layout Klik Icon Size untuk mengubah ukuran kertas, Pilih A4

f.

Pilih Tab Page Layout klik icon Margins, apabila tidak ada ukuran sesuai dengan soal, klik Custom Margins dan isikan sesuai
dengan soal

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 10

g.

Ketik semua teks dengan lengkap

h.

Pada bagian nama, blok teks yang akan digeser ke sisi kanan, lalu klik Tab pada keyboard misal 8 kali (tergantung indentasi). Atau
dengan mengisi kolom indentasi pada Tab Page Layout icon Indent. Apabila ingin semua jarak spasi di seluruh dokumen sama,
isikan Spacing After dengan 0 pt.

i.

Blok seluruh teks pada paragraf yang keempat tekan ctrl-J atau klik icon Justify
perataan teks kanan kiri

j.

Pada awal paragraf tambahkan Tab untuk hanging (menjorok ke dalam)

k.

Simpan dengan klik tombol Office lalu klik Save atau pilih icon save
beri nama dengan latihan2.docx

l.

Untuk pencetakan klik tombol Office lalu pilih icon Print. Sesuaikan dengan printer yang anda gunakan.

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

pada Tab Home, untuk

pada Quick Access Toolbar

Page 11

Soal Latihan 3
a. Selesaikan pembuatan dokumen di bawah ini sesuai dengan panduan yang diberikan. Baca point 2
terlebih dahulu, sebelum mulai mengetik.

b. Ketikkan paragraf pertama dan judul dengan huruf kecil. Karena tidak semua bagian pada dokumen yang
akan dijadikan 2 kolom, maka pastikan sudah menekan enter pada baris teks terakhir atau ketikkan teks
yang satu kolom terlebih dahulu di bawahnya. Sorot bagian yang akan menjadi 2 kolom, pilih alignment
teks Justify dilanjutkan dengan pilih tab Page Layout klik icon column pilih 2 column.

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 1

c. Apabila kita ingin mengganti judul dengan huruf kapital, tidak perlu mengetik ulang. Sorot judul lalu pilih
Tab Home klik Icon Change case pilih Uppercase.

d. Untuk membuat huruf G lebih besar, pilih tab Insert klik Icon Drop Cap. Pilih Drop Cap Option karena
kita akan membuat huruf dengan posisi 2 baris teks. Pada kotak dialog Drop Cap pilih icon Dropped dan
isikan pada Lines to drop: 2. Klik Ok.

e. Untuk membuat tabel pilih tab Insert klik icon Table lalu buat 3x4. Isikan sesuai soal tapi tidak untuk sel
rata-rata dan total.

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 2

f.

Untuk membuat besar tabel sesuai dengan isinya, klik tanda + disudut kiri atas tabel lalu klik kanan, pilih
AutoFit AutoFit to Contents.

g. Untuk membuat posisi tabel berada di tengah, klik tanda + di sudut kiri atas tabel lalu pilih alignment
justify. Maka hasilnya seperti di bawah ini:

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 3

h. Untuk mengisi sel Rata-ratal, letakkan kursor di dalamnya lalu pilih tab Layout yang muncul otomatis
ketika kita bekerja dengan tabel. Klik icon Formula, akan muncul kotak dialog formula dan isikan dengan
=AVERAGE(ABOVE) atau pilih dari Paste function Average dan isi parameter dengan ABOVE. Klik Ok.

i.

Lakukan hal yang sama untuk sel Total, tetapi pada kotak dialog Formula isikan seperti di bawah ini lalu
klik Ok.

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 4

j.

Cara memberikan nomor halaman, pilih tab Insert klik Page Number. Untuk posisi halaman di atas, pilih
Top of Page klik Plain Number 1.

k. Selesai.

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 5

Soal Latihan 4
a. Selesaikan pembuatan dokumen di bawah ini sesuai dengan panduan yang diberikan. Baca point b
terlebih dahulu, sebelum mulai mengetik.

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 6

b. Untuk membuat Header pilih tab Insert, klik icon Header lalu pilih yang Blank

c. Akan muncul tampilan seperti di bawah ini

d. Ketikkan teks seperti di bawah ini, dengan format yang sesuai soal

e. Masih di dalam header tambahkan clipart, dengan memilih tab Insert, klik icon Clip Art

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 7

f.

Akan muncul panel ClipArt, tambahkan clipart sesuai soal

g. Klik pada clipart akan muncul tab Picture Tools Format lalu pada toolbars Size, ubah ukuran clipart
sesuai soal. Untuk memudahkan pengaturan clipart, klik icon Text Wrapping pilih Square.

h. Geser clipart di samping kiri teks, hingga tampilannya seperti di bawah ini

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 8

i.

Masih dalam header, tambahkan garis dengan memilih tab Insert lalu klik Shapes, dan pilih icon Line. Di
bawah teks buat garis dengan menggeser mouse (tahan dengan shift supaya garis lurus), sepanjang garis
yang diinginkan

j.

Klik garis, lalu ubah ukuran garis sesuai dengan soal, dengan memilih tab Drawing Tools Format dan
klik icon shape outline seperti gambar di bawah ini

k. Klik 2 kali pada daerah luar header. Hasilnya seperti di bawah ini

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 9

l.

Ketik teks selanjutnya dengan menggunakan tabulasi, dan format teks sesuai soal

m. Untuk, teks di dalam kotak, pilih tab Insert lalu klik icon Shapes. Pilih rectangle

n. Klik kanan pada kotak lalu klik Add Text

o. Tambahkan teks sesuai dengan format soal. Klik pada kotak lalu akan muncul tab Drawing Tools. Pada
tab Format klik icon Text Wrapping pilih Square, untuk memudahkan pengaturan kotak

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 10

p. Untuk membuat paragraf dengan 2 kolom dan bergaris, blok bagian teks yang ingin dibuat kolom lalu
pilih tab Page Layout, klik More Columns. Pada kotak dialog Columns ikuti beri tanda cek pada Line
between lalu klik Ok.

q. Format teks, sesuai dengal soal. Hasilnya ada seperti di bawah ini

r.

Untuk membuat bagian terakhir, agar teks seimbang manfaatkan tabel. Pilih tab Insert lalu klik icon
table. Buat tabel 2 kolom 1 baris.

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 11

s. Ketikkan isi teks di dalamnya, lalu hilangkan tampilan bordernya dengan memilih tab Table Tools yang
muncul ketika tabel di klik. Pilih No Border

t.

Hasilnya seperti di bawah ini

u. Selesai

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 12

Soal Latihan 5

a. Selesaikan pembuatan dokumen di bawah ini sesuai dengan panduan yang diberikan. Baca point b terlebih dahulu,
sebelum mulai mengetik

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 1

b. Ketikkan teks di bawah ini, lalu atur perataan teks (alignment) justify

c. Untuk menambahkan gambar, letakkan kursor di awal paragraf (sebelum huruf S) lalu pilih tab Insert klik icon
Picture. Akan muncul folder picture lalu pilih salah satu gambar. Klik Insert

d. Akan muncul gambar yang cukup besar. Edit ukuran gambar menjadi 3,2 x 4,4 cm dengan pilih tab Format yang
otomatis muncul apabila kita bekerja dengan gambar

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 2

e. Untuk meletakkan gambar di samping kiri teks, klik gambar, lalu pilih tab Format klik icon Text Wrapping - Square

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 3

f.

Apabila tidak ada gambar bisa menggunakan Clip Art. Cara menyisipkan Clip Art pilih menu tab Insert klik Clip Art

g. Akan muncul panel Clip Art, klik Go. Pilih Clip Art yang diinginkan, klik tanda panah di sisi gambar lalu klik insert

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 4

h. Untuk menambahkan Word Art, letakkan kursor di awal paragraf (sebelum huruf S), tekan enter. Saat ini posisi
kursor ada di atas gambar. Pilih tab Insert klik icon Word Art. Klik style yang diinginkan.

i.

Akan muncul kotak dialog Edit WordArt. Pilih font dan size yang diinginkan. Klik Ok

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 5

j.

Untuk meletakkan Word Art di posisi tengah, pilih tab Format lalu pilih posisi Word yang diinginkan

k. Klik enter sekali lagi pada di awal paragraf (sebelum huruf S). Maka hasilnya seperti di bawah ini

l.

Untuk menyisipkan catatan kaki (footnote), letakkan kursor di belakang teks yang akan ditambahkan footnote. Pilih
tab References klik Insert Footnote.

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 6

m. Ketikkan penjelasan dari teks pada bagian footnote

n. Untuk menambahkan Smart Art pilih tab Insert klik icon Smart Art. Pilih tipe dan bentuk Smart Art yang diinginkan.
Klik Ok

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 7

o. Isikan box Smart Art sesuai gambar di bawah ini

p. Untuk menambahkan judul diagram pilih tab References, klik Insert Caption. Pada kotak dialog Caption klik New
Label. Isikan dengan label yang diinginkan. Klik Ok

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 8

q. Kotak dialog Caption akan muncul seperti di bawah ini. Klik Ok

r.

Tambahkan judul gambar

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 9

s. Untuk menambahkan Shapes pilih menu Insert klik icon Shapes. Pilih bentuk Shapes yang diinginkan

t.

Lalu sisipkan seperti di bawah ini

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 10

u. Tambahkan chart dengan memilih tab Insert klik icon Chart pilih bentuk chart yang diinginkan. Klik Ok

v. Isi tabel seperti di bawah ini

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 11

w. Tambahkan data labels dengan klik kanan di bagian dalam chart

x. Maka hasilnya seperti di bawah ini

y. Klik pada obyek (diagram atau chart) hingga muncul muncul kotak. Kecilkan ukuran Diagram dan Chart (satu
persatu) agar muat dalam satu halaman dengan menarik kedalam salah satu sudut obyek.

z. Selesai

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 12

Untuk Memprotect Dokumen:

a. Agar orang lain tidak bisa mengedit dokumen yang sudah kita buat, pilih tab Review. Klik Protect Document beri
tanda cek di Allow only this type of editing in the document lalu klik Yes, Start Enforcing Protection. Beri password,
ulangi sekali lagi password klik Ok.

b. Agar dokumen bisa diedit kembali pilih tab Review klik icon Protect Document lalu klik Stop Protection. Masukkan
password untuk Unprotect Document. Klik Ok

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 13

c. Untuk memberikan password pada dokumen pilih tombol Office - Prepare - Encrypt Document. Lalu masukkan
password. Klik Ok

d. Untuk menghilangkan password, lakukan hal yang sama tetapi pada muncul kotak dialog Encrypt Document,
kosongkan password
e. Selesai

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 14

Soal Latihan 6
Buatlah tampilan seperti di bawah ini (tidak ada panduan):

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 15

Soal Latihan 7
a. Selesaikan pembuatan dokumen di bawah ini sesuai dengan panduan yang diberikan:

b. Untuk membuat header, pilih Tab Insert klik Icon Header.

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 1

c. Pilih Blank.

d. Ketikkan Teks sesuai gambar di bawah ini, lalu klik kanan setelah teks maka toolbar Font akan muncul. Atur
dengan font Calibri, size 14, alignment center. Untuk baris pertama teks bold.

e. Tambahkan garis dengan memilih Tab Insert klik Shapes. Pilih icon Line lalu drag di bawah teks sambil menekan
shift agar hasil garis lurus.

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 2

f.

Untuk mengatur ketebalan garis, pilih Tab Format yang muncul otomatis setelah membuat garis. Masuk sub
menu weight pilih 1 pt.

g. Hasil:

h. Lengkapi isi surat.


i.

Untuk membuat daftar bernomor, pilih Tab Home klik Icon Numbering, pilih Numbering yang sesuai.

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 3

j.

Untuk membuat surat dengan Mailing List klik Tab Mailings klik icon Start Mail Merge pilih Step by step Mail
Merge Wizard.

k. Akan muncul panel di sebelah kanan dokumen. Pilih Letters, klik Next. Kemudian kita pilih Use the current
document, klik Next.

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 4

l.

Karena daftar penerima belum kita miliki, maka buat baru dengan memilih Type a new list, klik Create.

m. Akan muncul kotak dialog New Address List lalu klik customize colums untuk mengubah fieldnya menjadi Nama,
Alamat dan Kota. Gunakan tombol delete untuk menghapus field yang tidak diperlukan. Lalu klik Ok

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 5

n. Isikan Address List dengan data penerima surat. Gunakan tombol New Entry untuk menambah data, lalu klik Ok
jika sudah selesai.

o. Simpan data source anda ke dalam sebuah file, contoh data.mdb. Perhatikan posisi file. Defaultnya sebuah data
source berada di dalam folder My Document/My Data Source. Anda bisa memilih lokasi lain pada saat proses
penyimpanan.

p. Di bawah ini adalah daftar penerima surat yang sudah dibuat. Apabila ada yang tidak diperlukan, hilangkan
tanda cek pada data.
Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 6

q. Klik Next pada panel, lalu masukkan field ke dalam surat dengan cara posisikan kursor setelah teks Yth kemudian
pada Tab Mailings klik icon Insert Merge Field, klik Nama, enter, klik Alamat, enter, lalu klik Kota.
r.

Akan muncul hasil seperti di bawah ini:

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 7

s. Untuk melihat hasilnya pada klik Next pada panel.

t.

Akan muncul hasil seperti di bawah ini

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 8

u. Untuk melihat data yang lain, klik tanda panah pada Recipient seperti di bawah ini. Kemudian klik Next untuk
mengakhiri Mail Merge. Surat bisa dicetak ke printer atau dicetak ke dalam sebuah file lalu bisa diedit secara
individual.

v. Selesai.

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 9

Soal Latihan 8
a. Selesaikan pembuatan label dengan Mailing List seperti di bawah ini sesuai dengan panduan yang diberikan:

b. Untuk membuat Label dengan Mail Merge pilih Tab Mailings klik icon Start Mail Merge dan pilih Labels

c. Akan muncul kotak dialog seperti di bawah ini, pilih label vendors APLI, product number 01226 lalu klik Ok.
Apabila pilihan product tidak ada, bisa memilih New Label dengan mengukur kertas label secara manual.

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 10

d. Tampilan pada lembar kerja akan berubah seperti di bawah ini, dengan jumlah baris 8

e. Untuk memilih menggunakan daftar penerima yang sudah ada pilih Tab Mailings ikon Select Recipients pilih Use
Existing List

f.

Pilih data yang sudah ada lalu pilih Open

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 11

g. Akan muncul tampilan seperti di bawah ini

h. Pada baris pertama kolom pertama tambahkan teks Kepada Yth lalu tambahkan Merge Field dengan memilih
tab Mailings klik Insert Merge Field. Pilih field yang digunakan. Contoh Title, lalu beri spasi, First Name, beri spasi
dst

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 12

i.

Lanjutkan dengan memilih tab Mailings lalu klik Update Labels. Maka keseluruhan sel akan berisi data yang sama
seperti pada baris pertama kolom pertama

j.

Untuk melihat hasilnya pilih Tab Mailings lalu klik icon Preview Results. Label siap untuk dicetak.

k. Selesai

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 13

Office Automation 3 Microsoft Word

Soal Latihan 9 (tidak ada panduan)


o

Buatlah tampilan seperti pada gambar di bawah ini

Dokumen mengandung Header serta MailMerge, perhatikan bagian yang dijadikan field!

MailMerge harus berisi minimal 5 (dua) buah data.

Tabel mengandung Formula untuk perhitungan pada kolom Harga Promosi

Anda boleh memilih gambar lain untuk kop surat & aturlah Margin dengan ukuran 2 cm untuk Top dan
Bottom, 3 cm untuk Right dan Left dengan tipe kertas A4

Buatlah layout dengan tipe Font Segoe UI ukuran 10 point, spasi 1,5 kecuali untuk bagian-bagian tertentu
sesuai dokumen di atas.

Hal yang tidak dijelaskan, sesuaikan dengan melihat gambar di bawah ini:

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 14

Office Automation 3 Microsoft Word

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 15

Soal Latihan 10
Buatlah tampilan dengan 2 jenis penomeran halaman yang berbeda seperti di bawah ini:

a. Untuk membuat halaman dengan format yang berbeda (tidak hanya untuk page numbers/header/footer), pada
saat berganti halaman gunakan section. Pilih Tab Page Layout klik icon Breaks lalu pilih di bagian Section Breaks:
Next Page.

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 1

b. Pada status bar akan terlihat section yang aktif. Apabila section tidak terlihat, klik kanan pada status bar lalu
aktifkan section.

c. Untuk membuat tampilan seperti soal, diperlukan 2 section yang berbeda. Dimulai dari section 1, tambahkan
page number dengan format i dengan posisi di bawah tengah. Pilih tab Insert klik icon Page Number lalu pilih
seperti yang diinginkan

d. Ubah number formatnya menjadi teks romawi (i) dengan cara Page numbers di tab Insert, pilih Format Page
Numbers. Atau bisa menggunakan icon Page Numbers yang berada di tab Design (tab yang muncul otomatis,
ketika bekerja dengan footer). Karena berada di section 1 maka boleh menggunakan Continue from previous
section dengan asumsi tidak ada section sebelumnya jadi akan dimulai dari 1. Atau bisa memilih Start at 1 di
kotak dialog Page Number Format.

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 2

e. Hasil

f.

Pada halaman selanjutnya di section 2 sementara muncul halaman seperti di bawah ini, padahal halaman yang
diinginkan dimulai dari 1 di kanan bawah

g. Page number berada di bagian footer dan untuk membuat footer yang berbeda di harus mematikan link antar
section. Double klik pada bagian footer di section 2, lalu pada tab Design matikan icon Link to Previous yang aktif
dengan cara di klik

h. Setelah Link to Previous mati, hapus angka 2 yang ada di footer, lalu tambahkan page numbers seperti panduan
pada point e, dengan format masehi (1) di kanan bawah

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 3

i.

Hasil:

j.

Selesai

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 4

Soal Latihan 11
Buat dokumen di bawah ini dan tampilkan daftar isinya secara otomatis!

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 5

a. Dokumen yang akan dibuat menggunakan font Tahoma dengan ukuran 11, perataan justify dan spasi 1. Untuk
mempercepat pengerjaan, ubah style Normal yang sudah ada dengan format tersebut. Pada tab Home di
toolbar style, klik kanan style Normal lalu klik Modify. Pada kotak dialog Modify Style, format seperti pada
gambar di bawah ini lalu klik OK.

b. Untuk menambah style baru, klik more pada tab home, toolbar styles seperti pada gambar di bawah ini

c. Sorot style Normal lalu pilih Save Selection as a New Quick Style. Pada kotak dialog Create New Style from
Formatting klik Modify

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 6

d. Buat style baru dengan nama Judul dengan format seperti di bawah ini lalu klik OK

e. Ulangi panduan point c, buat satu style lagi dengan nama Sub Bab dengan format seperti gambar di bawah ini
lalu klik OK

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 7

f.

Ketikkan dengan style judul: DAFTAR ISI dengan cara klik style Judul pada tab Home toolbar Styles

g. Daftar isi akan dibuat setelah dokumen selesai. Jadi lanjutkan menulis judul pada halaman kedua. Untuk setiap
pindah halaman ke halaman berikutnya gunakan Page Break.

h. Selesaikan penulisan dokumen seperti pada soal dengan menggunakan style yang sesuai. Halaman 2:

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 8

i.

Halaman 3:

j.

Tambahkan penomeran halaman di kanan bawah dengan memilih

k. Letakkan kursor di bawah judul DAFTAR ISI di halaman 1. Pilih tab References lalu klik icon Table of Contents
pilih Insert Table of Contens

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 9

l.

Akan muncul kotak dialog Table of Contents lalu klik Options. Pada kotak dialog Table of Contents Options hapus
TOC level Heading 1, Heading 2 dan Heading 3 lalu scroll ke bawah

m. Isikan TOC level: 1 untuk style Judul dan 2 untuk style Sub Bab lalu klik OK pada kedua kotak dialog

n. Daftar isi akan otomatis muncul. Untuk mengupdate apabila ada perubahan, klik kanan pada table of contents
lalu pilih Update Field

o. Selesai

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 10

Mengenal PowerPoint 2007


Microsoft Office PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi elektronik yang handal.
Presentasi PowerPoint dapat terdiri dari teks, grafik, objek gambar, clipart, movie, suara dan objek yang dibuat program
lain.
Untuk membuka PowerPoint 2007, langkah-langkahnya:
1. Klik tombol Start pada Window taskbar
2. Klik All Programs> Microsoft Office> Microsoft Office PowerPoint 2007
3. Maka akan muncul halaman lembar Microsoft PowerPoint

Tombol Office adalah tombol yang terdiri dari perintah-perintah standar seperti membuka presentasi,
menyimpan presentasi, mencetak presentasi dan sebagainya
Quick Access Toolbar adalah toolbar yang berisi sejumlah perintah penting yang dapat ditambahkan sesuai
keperluan
Customize Quick Access Toolbar adalah tombol untuk memodifikasikan perintah-perintah Microsoft
PowerPoint pada quick access toolbar
Tab adalah bagian berbentuk tabulasi yang berisi sejumlah perintah sesuai kelompoknya
Tombol pengatur jendela terdiri dari:
o Minimize adalah tombol untuk meminimalkan jendela
o Maximize adalah tombol untuk memaksimalkan jendela
o Close adalah tombol untuk menutup jendela
Tab slide adalah tab atau bagian yang berisi jenis slide yang digunakan

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 1

Tombol dialog adalah tombol yang digunakan untuk membuka kotak dialog serta memodifikasi perintahperintah yang disimpan di dalamnya
Baris status adalah bagian fasilitas yang berisi nomor halaman slide dan sebagainya
Kotak catatan slide adalah kotak atau area untuk memberi catatan slide
Slide adalah lembar atau tempat membuat data presentasi seperti: teks, tabel, grafik, diagram dan
sebagainya
Pengatur tampilan presentasi adalah bagian fasilitas untuk mengatur penampilan presentasi, seperti
Normal, Slide Sorter dan Slide Show
Zoom adalah bagian fasilitas untuk mengatur besar kecilnya media tampilan presentasi

Membuat dan Mengatur Bentuk Presentasi


Untuk membuat presentasi baru bisa dengan cara:
1. Blank Presentation: Jika anda ingin membuat presentasi baru dengan cara memilih slide layout satu demi satu sesuai
kebutuhan
2. From Design Template: Jika anda ingin membuat presentasi baru dengan cara memilih design template yang
disediakan oleh Microsoft PowerPoint
3. From Auto Content Wizard: Jika anda ingin membuat presentasi dipandu dengan beberapa kotak dialog, anda
tinggal mengisi atau menandai pilihan yang ada. Klik tombol Next setiap kali anda sudah selesai mengisi pilihan.
Setelah kotak dialog terakhir klik tombol Finish
Untuk menyimpan presentasi dengan seluruh slidenya dengan cara:
1. Pilih dan klik tombol Office > Save atau Save as
2. Pilih drive atau folder dimana dokumen akan disimpan
3. Di bagian File Name ketikkan nama file kemudian klik tombol Save untuk menyimpan lembar presentasi dalam
format .pptx
4. Untuk menutup lembar presentasi klik tombol Office lalu pilih Close
5. Untuk keluar dari aplikasi PowerPoint klik tombol Office lalu klik tombol Exit PowerPoint
Empat tipe teks yang dapat ditambahkan dalam presentasi:
1. Teks placeholder
Adalah kotak yang dibatasi titik-titik yangmenjadi sebagian besar layout slide. Kotak ini menjadi tempat judul dan
teks atau objek seperti grafik, table dan gambar. Layout slide terdiri dari place holder teks dan objek dalam suatu
variasi kombinasi

2. Teks Autoshape

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 2

Autoshapes seperti garis dan panah muncul dalam pada slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakkan,
merotasi dan mengubah ukurannya. Jika anda memerlukan teks pada autoshapes anda bisa melakukan klik kanan
lalu pilih Edit text dan Exit Edit Text sesudahnya. Tambahkan teks yang diperlukan

3. Text Box
Adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran. Anda menggunakan text box untuk
menempatkan teks dimanapun pada slide, seperti di luar placeholder.

4. WordArt
WordArt adalah objek yang anda buat dengan efek siap pakai dan di format. Dapat diperbesar, diperkecil dan
dirotasi atau dijadikan tiga dimensi dan vertikal
Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 3

Soal Latihan 12

Untuk mempelajari cara memformat Slide Presentasi, kerjakan soal latihan di bawah ini dengan menggunakan Microsoft
Powerpoint 2007:

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 4

Cara mengerjakan Soal Latihan:


1. Buka Microsoft PowerPoint dengan tombol Office pilih New > Blank Presentation. Klik Create

2. Untuk menambahkan design dengan menggunakan design yang sudah ada, pilih tab Design lalu klik salah satu
design, Oriel.

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 5

3. Ketikkan judul di halaman tersebut, seperti di gambar. Perbesar judul hingga 40 point dan ubahlah menjadi warna
dark blue

4. Tambahkan slide baru dengan memilih tab Home klik icon New Slide lalu pilih Layout yang diperlukan. Klik Two
Content

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 6

5. Ketik teks seperti di bawah ini, di masing-masing placeholder (box) atur alignment menjadi tengah (center). Ada di
Tab Home klik icon Center

6. Atur kedua placeholder dengan spasi 2.0. Untuk mengatur spasi ada di tab Home klik icon Line spacing lalu pilih 2.0

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 7

7. Pada bagian kiri beri latar belakang placeholder dengan warna sesuai dengan gambar. Ada di tab Home klik icon
Shape Fill

8. Pada bagian kanan beri bingkai placeholder dengan warna sesuai dengan gambar. Ada di tab Home klik icon Shape
Outline

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 8

9. Untuk menambahkan warna background pada slide, pilih tab Design klik icon Background Styles. Pilih warna sesuai
gambar

10. Tambahkan slide baru, pilih Layout Title Content. Ketikkan isinya seperti gambar, gunakan Numbering untuk
penomoran. Ada di tab Home klik Icon Numbering

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 9

11. Tambahkan slide baru, pilih Layout Title Content. Ketikkan isinya seperti gambar untuk halaman selanjutnya

12. Untuk mengatur slide baik untuk ditampilkan maupun dicetak, gunakan Page Setup. Ada di tab Design klik icon Page
Setup. Lalu pada kotak dialog Page Setup pilih Portrait

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 10

13. Untuk menggandakan slides, gunakan tab Slides di panel sebelah kiri. Klik slide yang akan digandakan lalu klik kanan
pilih Duplicate Slide

14. Untuk menghapus slides, gunakan tab Slide di panel sebelah kiri. Klik slide yang akan dihapus lalu klik kanan pilih
Delete Slide

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 11

15. Untuk menampilkan slide show lihat pada bagian kanan bawah Microsoft Powerpoint, lalu pilih no 3. Jika ingin
terlihat seperti di soal bisa memilih no 2.

16. Selesai

Soal Latihan 13 (Penambahan Obyek)

1. Selesaikan pembuatan presentasi di bawah ini sesuai dengan panduan yang diberikan

2. Buka Microsoft PowerPoint lalu klik tombol Office > New. Pilih Blank Presentation. Akan muncul halaman pertama
untuk judul

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 12

3. Pada halaman judul gunakan WordArt. Ada di tab Insert klik icon WordArt, pilih wordart seperti gambar

4. Hapus tulisan Your Text Here, ganti dengan Pengenalan Internet. Atur posisi WordArt seperti gambar

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 13

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 14

5. Tambahkan shapes cloud. Ada di tab Insert klik icon Shapes, pilih shapes cloud. Buat shapes sesuai gambar

6. Klik kanan pada shapes yang dibuat lalu klik Edit text

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 15

7. Isikan dengan teks seperti gambar

8. Tambahkan gambar dengan pilih tab Insert lalu klik icon Picture. Pilih salah satu gambar yang tersedia, klik tombol
Insert.

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 16

9. Posisikan gambar di atas wordart.

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 17

10. Tambahkan slide baru, pilih layout Two Content. Ketikkan teks di kolom bagian kiri sesuai gambar. Pilih gambar
ClipArt untuk kolom bagian kanan. Cari gambar dengan klik tombol Go dari panel ClipArt. Pilih gambar ClipArt yang
diinginkan lalu klik pada tombol di sebelah gambar ClipArt dan pilih Insert

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 18

11. Perbesar dan atur posisi gambar ClipArt seperti gambar di bawah ini

12. Beri efek pada gambar ClipArt. Pilih tab Format yang akan muncul otomatis pada saat bekerja dengan gambar. Pilih
efek sesuai gambar

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 19

13. Hasil

14. Perbesar kolom sebelah kiri dan kecilkan yang sebelah kanan

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 20

15. Tambahkan slide baru dengan layout Title and Content. Untuk menambahkan tabel, klik icon table seperti pada
gambar. Masukkan 2 untuk jumlah kolom dan 3 untuk jumlah baris. Klik Ok

16. Untuk memperbesar ukuran teks, blok keseluruhan tabel. Pada tab Home klik icon Increase Font Size atau isikan
besar font yang diinginkan.

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 21

17. Hasil

18. Tambahkan slide baru dengan layout Title and Content . Untuk menambahkan slide grafik, klik icon chart seperti
pada gambar lalu pilih type grafik yang akan dibuat. Klik Ok

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 22

19. Akan muncul window file excel, isikan seperti gambar. Hapus kolom yang tidak diperlukan dengan cara sorot kolom
(lihat tanda panah untuk menyorot) lalu klik kanan dan pilih Delete. Klik Ok untuk warning yang muncul. Tambahkan
judul.

20. Hasil

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 23

21. Tambahkan slide baru dengan layout Title and Content. Untuk menambah diagram pilih tab Insert lalu klik icon
SmartArt. Pilih diagram yang diinginkan. Klik Ok

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 24

22. Tambahkan judul seperti gambar. Hilangkan text yang dilingkari dengan cara klik pada shape yang ingin dihapus lalu
gunakan tombol delete pada keyboard

23. Tambahkan shape di level 2 hingga terdapat 5 buah shape. Caranya klik kanan pada shape di level 1 lalu pilih Add
Shape > Add Shape Below

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 25

24. Hasil

25. Untuk menambah variasi transisi yaitu efek perpindahan dari slide ke halaman slide berikutnya, gunakan tab
Animations lalu pilih transisi yang diinginkan. Atur kecepatan transisi dan aplikasikan untuk semua slide dengan klik
Apply To All

26. Untuk menambah variasi animasi per obyek pada sebuah slide pilih seperti pada gambar. Khusus slide yang berisi
diagram bisa memilih By branch one by one

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 26

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 27

27. Perhatikan pada bagian bawah jendela presentasi. Untuk menampilkan presentasi pilih bagian nomer 3. Untuk
menampilkan seperti soal pilih nomer 2. Untuk kembali normal pilih nomer 1

28. Untuk pencetakan pada Microsoft Powerpoint pilih tombol Office. Pilih Print

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 28

29. Untuk pencetakan Handouts dengan 2 slide perhalaman, perhatikan gambar. Klik Ok

30. Selesai

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 29

Soal Latihan 14 (Hyperlink)


a. Gunakan file latppt.pptx yang sudah disediakan. Lalu pada halaman pertama blok teks yang akan dibuat
hyperlinknya. Misal pada halaman pertama teks Pengenalan Internet

b. Lalu gunakan icon Hyperlink yang ada di tab Insert. Muncul kotak dialog Insert Hyperlink. Pilih Link to Place in
This Document lalu pilih halaman yang dituju. Misal buat link ke halaman Internet. Klik Ok

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 1

c. Hasil

d. Pada halaman 2 (daftar isi), buatlah daftar seperti di bawah ini:

e. Lalu pada masing-masing baris, buatlah link ke halaman yang sesuai (lihat point b). Hasilnya:
Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 2

f.

Pada halaman terakhir (Lampiran) tambahkan link seperti di bawah ini:

g. Lalu untuk Wikipedia, buat link ke http://id.wikipedia.org/wiki/Internet


Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 3

h. Untuk Istilah Internet, arahkan link ke Istilah.docx (dokumen disediakan, copy dahulu ke folder masing-masing)

i.

Untuk Tabel Kode Domain, arahkan link ke Domain.xlsx (dokumen disediakan, copy dahulu ke folder masingmasing)

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 4

j.

Kembali ke halaman pertama, tambahkan shape seperti di bawah ini.

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 5

k. Lalu tambahkan juga untuk halaman 2 dan seterusnya.

l.

Pada masing-masing shape tambahkan link ke Previous atau Next Slide.

m. Lalu jalankan presentasi


n. Selesai
Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 6

Pendahuluan
Microsoft Office Excel 2007 adalah sebuah program aplikasi lembar kerja (spreadsheet) yang dibuat dan didistribusikan
oleh Microsoft Corporation untuk dipasangkan pada sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini
memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik.
Dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program
komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini.

Mengenal Microsoft Excel 2007


Microsoft Excel 2007 untuk selanjutnya disingkat Excel 2007 adalah program aplikasi yang banyak digunakan untuk
membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan mempresentasikan data. Excel 2007 merupakan program
pengolah lembar kerja atau spreadsheet yang paling populer dan paling banyak digunakan saat ini.
Untuk membuka Excel 2007 ikuti langkah-langkah sebagai berikut:
1. Klik tombol Start pada windows taksbar
2. Klik All Program > Microsoft Office > Microsoft Office Excel 2007
3. Tunggu beberapa saat maka akan keluar tampilan area kerja Excel 2007

Komponen Microsoft Excel 2007

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 1

Office Button adalah tombol yang terdiri dari perintah-perintah standar seperti membuka workbook, menyimpan
workbook, mencetak workbook dan sebagainya
Quick Access Toolbars adalah toolbar yang berisi sejumlah penting yang dapat ditambahkan sesuai kelompoknya
Tab adalah bagian yang berbentuk tabulasi yang berisi sejumlah perintah sesuai keperluan
Formula Bar adalah baris rumus untuk menampilkan isi sel yang sedang aktif atau untuk menulis rumus perhitungan
data
Cells/sel adalah perpotongan antara baris dan kolom
Baris mengacu pada posisi baris untuk sebuah sel atau range
Kolom mengacu pada posisi kolom untuk sebuah sel atau range
Tab Worksheet adalah tab halaman kerja (worksheet)
View Shortcut adalah bagian fasilitas untuk mengatur penampilan workbook, seperti page break preview, page
layout dan normal
Zoom Slider adalah bagian fasilitas untuk mengatur media tampilan workbook (memperbesar atau memperkecil)

Membuka File Excel 2007

Untuk membuka file yang sudah tersimpan klik Office Button dan klik tombol Open, maka akan tampil kotak dialog
Open
Pilih file yang ingin dibuka dengan menentukan letak foldernya terlebih dahulu
Klik pada nama file yang ingin dibuka
Klik tombol Open, maka file yang tadi dipilih akan dibuka oleh Excel 2007
Alternatif lain dengan tekan Ctrl-O maka kotak dialog Open akan terbuka

Membuat Dokumen Baru Excel 2007

Dokumen dalam Excel memiliki istilah Workbook, dan di dalam Workbook terdapat halaman-halaman yang disebut
Worksheet
Untuk membuat dokumen baru, klik Office Button, klik tombol New kemudian klik Create
Klik 2 kali pada icon Blank Document untuk membuka dokumen baru
Jendela siap untuk digunakan pengetikan
Alternatif lain bisa langsung tekan Ctrl-N maka dokumen baru akan ditampilkan di layar anda

Menyimpan Dokumen Excel 2007

Segera setelah memulai pengetikan, sebisa mungkin dilakukan penyimpanan. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga
kemungkinan kehilangan dokumen
Klik Office Button klik tombol Save As
Pada layar akan ditampilkan kotak dialog Save. Ketikkan nama file dokumen dan klik Save
Alternatif lain bisa langsung tekan Ctrl-S maka kotak dialog Save akan terbuka

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 2

Jenis-jenis Data yang Dapat Dimasukkan

Data label (text)


adalah data yang tidak dapat dioperasikan secara matematis, yaitu: huruf (abjad); notasi dan simbol; kombinasi
angka dan huruf; tanda baca; serta angka yang penulisannya diawali oleh tanda petik. Contoh: nama, alamat,
nama & kelas, d.l.l.

Data value
adalah data yang dapat dioperasikan secara matematis yang terdiri dari angka murni (numeric), rumus (formula) dan
fungsi (function).
Numeric (angka), berupa angka murni baik positif maupun negatif yang meliputi angka 0 sampai dengan 9 dan
karakter: + - . , ( ) dan %. Juga yang diawali dengan karakter mata uang.
Contoh: $5000
Formula (rumus), adalah sebuah aturan perhitungan yang ditentukan sendiri. Penulisan data formula diawali
oleh tanda = (sama dengan)
Contoh: =A1*B2
Function (fungsi), adalah rumus yang telah disediakan oleh Excel.
Contoh: =SUM()

Data tanggal (date) dan waktu (time)


adalah data tanggal dengan bentuk penulisan =DATE(tahun,bulan,tanggal) dan data jam =TIME(JAM,MENIT,DETIK)

Soal Latihan 15

1. Untuk menginput data pada Excel 2007, klik pada posisi sel yang diinginkan, lalu ketikkan data. Untuk mengedit data
yang sudah pernah dibuat, klik 2 kali pada sel yang akan diedit atau tekan tombol F2.
2. Ketikkan tiga baris judul masing-masing pada sel B2, B3 dan B4. Untuk membuat judul rata tengah, blok pada teks
sepanjang kolom yang akan dibuat (4 kolom, B2:E2) lalu pada tab Home pilih Icon Merge & Center dan klik. Lakukan
hal yang sama pada baris selanjutnya.

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 3

3. Lalu ketikkan data di bawah judul hingga hasilnya seperti di bawah ini

4. Untuk menambahkan border, sorot range yang akan diberi border. Misal B6:D9, lalu pada tab Home klik icon All
Borders dan pilih border yang diinginkan

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 4

5. Untuk menambahkan shading, sorot range yang akan diberi shading. Misal B6:E6, lalu pada tab Home klik icon Fill
Color dan pilih warna yang diinginkan.

6. Hasil:

7. Untuk mengatur posisi teks dalam sel, sorot range yang akan diatur posisi teksnya. Misal B7:C9, lalu pada tab Home
klik icon Center

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 5

8. Untuk memformat angka dengan format mata uang, sorot range yang diubah format mata uangnya. Misal D7:E9,
lalu klik kanan dan pilih Format Cells

9. Akan muncul kotak dialog Format Cells seperti di bawah ini, pilih format yang diinginkan lalu klik OK

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 6

10. Hasil:

11. Untuk menambahkan data tanggal, perhatikan format jam pojok kanan bawah layar komputer anda. Untuk
penanggalan dengan format AM PM, maka masukkan data dengan format mm/dd/yyyy. Contoh: 12/08/2008

12. Untuk penanggalan dengan format 24 hours, maka masukkan data dengan format dd/mm/yyyy. Contoh:
08/12/2008. Kesalahan memasukkan data tanggal dapat mengakibatkan data tidak bisa diolah.

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 7

13. Untuk mengubah format tanggal, klik pada sel yang ingin diubah. Misal C11, lalu klik kanan dan pilih Format Cells

14. Akan muncul kotak dialog Format Cells, lalu pilih format yang diinginkan. Contoh seperti di bawah ini. Lalu klik OK

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 8

15. Untuk memperbesar kolom, drag bagian sisi kanan kolom yang ingin diperbesar kekanan. Perhatikan kursor yang
digunakan

16. Hasil:

17. Untuk mengubah nama worksheet, klik 2 kali pada nama worksheet yang ada di bagian bawah window Excel 2007,
lalu ubah dengan nama yang diinginkan

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 9

Soal Latihan 16
Akan dibuat tampilan seperti dibawah ini, kosongkan isi kolom Total, Total Gaji, Gaji Rata-rata, Gaji Terbesar, Gaji
Terkecil dan Jumlah Karyawan. Sel tersebut akan diisi dengan menggunakan Fungsi

1. Untuk menghitung total gunakan fungsi SUM. Setelah mengisi formula di sel F7, copy formula atau drag hingga sel
F13
Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan data numerik (angka/bilangan) yang terdapat pada beberapa sel atau
range. Bentuk penulisannya =SUM(number1,number2,...). Number berisi sel/range berisi angka/bilangan, nilai
logika atau teks yang mewakili bilangan.

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 10

2. Gunakan fungsi SUM juga untuk TOTAL GAJI di sel C15

3. Untuk menghitung gaji rata-rata gunakan fungsi AVERAGE pada sel C16
Fungsi AVERAGE digunakan untuk mencari nilai rata-rata arithmetic mean atau mean dari sekumpulan data (dapat
berupa sel atau range) yang dimasukkan dalam argumen ini. Bentuk penulisannya =AVERAGE(number1,
number2,...). Number dapat berupa angka/bilangan, sel atau range yang berisi angka atau nilai logika

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 11

4. Untuk menghitung gaji terbesar gunakan fungsi MAX pada sel C17
Fungsi MAX digunakan untuk menampilkan nilai atau angka maksimum (terbesar) yang terdapat dalam suatu
sel/range atau beberapa sel/range data. Bentuk penulisannya =MAX(number1, number2,...). Number dapat berupa
angka/bilangan, sel/range yang berisi angka atau nilai logika. Keterangan ini juga berlaku untuk fungsi MIN

5. Untuk menghitung gaji terkecil gunakan fungsi MIN di sel F15.


Fungsi MIN digunakan untuk menampilkan nilai atau angka minumum (terkecil) yang terdapat dalam suatu sel/range
atau beberapa sel/range data. Bentuk penulisannya =MIN(number1, number2,...)

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 12

6. Untuk menghitung jumlah karyawan gunakan fungsi COUNT/COUNTA di F16.


Fungsi COUNT digunakan untuk menghitung jumlah data tipe numerik yang akan terdapat dalam suatu range data.
Bentuk penulisannya =COUNT(value1, value2,...). Value dapat berupa angka/bilangan, sel atau range yang berisi
angka/bilangan atau nilai logika. Keterangan ini juga berlaku untuk fungsi COUNTA
Fungsi COUNTA digunakan untuk menghitung jumlah data (semua tipe) yang terdapat dalam suatu range data
kecuali sel kosong. Bentuk penulisannya =COUNTA(value1, value2,...)

7. Selesai

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 13

Soal Latihan 17
a. Akan dibuat tampilan seperti dibawah ini, kosongkan isi kolom Tunjangan dan Total Gaji. Sel tersebut akan diisi
dengan menggunakan Fungsi. Tunjangan 30% dari Gaji Pokok, dan diperoleh jika lama kerja di atas 2 tahun.

b. Untuk menghitung tunjangan gunakan fungsi IF di sel E7. Setelah mengisi formula di sel E7, copy formula atau
drag hingga sel E13
Bentuk penulisan fungsi adalah sebagai berikut, =IF(logical_test; value_if_true; value_if_false), atau
=IF (tes_logika; nilai_jika_benar; nilai_jika_salah).
Untuk penanggalan di komputer dengan format 24 hours, pada penulisan formula gunakan pemisah ; (titik
koma) seperti dicontoh, sedang untuk format penanggalan AM PM, gunakan pemisah, (koma) jadi rumus yang
harus ditulis =IF (D7>2,30%*C7,0)

c. Untuk menghitung total gaji gunakan operator penjumlahan di sel F7. Setelah mengisi formula di sel F7, copy
formula atau drag hingga sel F13

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 1

Soal Latihan 18
a. Akan dibuat tampilan seperti dibawah ini, kosongkan isi kolom Total dan Diskon. Sel tersebut akan diisi dengan
menggunakan Fungsi. Diskon 10% diperoleh jika yang dibeli adalah komputer Merk Relion dengan pembelian
total di atas 30000000

b. Untuk menghitung total gunakan operator perkalian. Setelah mengisi formula di sel F5, copy formula atau drag
hingga sel F10

c. Untuk menghitung total diskon gunakan fungsi IF dan AND di F5. Setelah mengisi formula di sel G5, copy formula
atau drag hingga sel G10
Fungsi AND menghasilkan nilai TRUE (benar) jika semua argumen yang diuji bernilai benar dan akan
menghasilkan nilai FALSE (salah) jika salah satu atau lebih argumen bernilai salah. Bentuk penulisan fungsinya
adalah =AND(logical1,logical2,...). Dalam kasus ini dikombinasikan dengan IF.

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 2

Latihan 19
a. Akan dibuat tampilan seperti dibawah ini, kosongkan isi kolom Merk Komputer dan Harga Unit. Untuk
menentukan Merk Komputer dan Harga Unit lihat tabel pembanding.

b. Untuk menampilkan Merk Komputer gunakan fungsi Vlookup di sel D7. Setelah mengisi formula di sel D7, copy
formula atau drag hingga sel D15.
Fungsi VLOOKUP digunakan untuk menampilkan data dari sebuah tabel yang disusun dalam format tegak atau
vertikal. Bentuk penulisan fungsinya =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num)
lookup_value, diisi dengan nilai sebagai dasar (nilai kunci) pembacaan tabel data
table_array, range data yang disusun tegak atau vertikal yang berfungsi sebagai tabel pembantu yang akan
dibaca
col_index_num, nomor urut kolom untuk pembacaan tabel yang dimulai dari kolom paling kiri
Karena posisi tabel pembanding yang akan dibaca posisinya tetap, untuk menghindari kesalahan pada saat
copy formula atau drag tambahkan $, untuk mengabsolutkan sel/range

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 3

c. Untuk menampilkan Harga Unit gunakan fungsi Vlookup di sel F7. Setelah mengisi formula di sel F7, copy
formula atau drag hingga sel F15

Soal Latihan 20
a. Akan dibuat tampilan seperti dibawah ini, kosongkan kolom Jurusan dan Tahun Masuk.
Untuk NIM, Kode Jurusan dan Kode Tahun Masuk, gunakan type data Text. Atau pada saat mengetik tambahkan (kutip
1). Misal 11

b. Untuk menampilkan gunakan fungsi Vlookup dan fungsi String MID. Setelah mengisi formula di sel E5, copy
formula atau drag hingga sel E5
Fungsi MID digunakan untuk mengambil sejumlah karakter. Bentuk penulisannya =MID(text, start_num,
num_chars). Text adalah teks yang akan diambil atau dihitung jumlah karakternya. Dalam kasus ini
dikombinasikan dengan VLOOKUP.

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 4

c. Untuk menampilkan Tahun Masuk gunakan fungsi Vlookup dan fungsi String LEFT. Setelah mengisi formula di sel
F5, copy formula atau drag hingga sel F15
Fungsi LEFT menghasilkan karakter pada data bertipe teks sebanyak x karakter yang dimulai dari posisi sebelah
kiri. Bentuk penulisan fungsinya =LEFT(text, num_chars). Dalam kasus ini dikombinasikan dengan VLOOKUP

d. Selesai

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 5

Soal Latihan 21
Perhatikan Gambar di bawah ini

Keterangan:
1. Buat tabel di atas dengan menggunakan Microsoft Excel 2007
Data Masukan : Tgl Keberangkatan, Kode Tiket, Nama Tiket, Tgl Pembelian
Keterangan Kode Tiket, Contoh: BBBY-P1-035
BBB -> Menentukan Tujuan
Y-> Menentukan Kelas
P1-> Menentukan Menu
2. Isikan rumus untuk kolom-kolom :
a. Tujuan
- Diambil dari Tabel Tujuan sesuai dengan Kode Tiket
b. Harga
- Diambil dari Tabel Tujuan sesuai dengan Kode Tiket
c. Kelas
- Diambil dari Tabel Kelas sesuai dengan Kode Tiket
d. Menu
- Diambil dari Tabel Menu Makanan sesuai dengan Kode Tiket
e. Diskon
- Jika tiket dibeli lebih dari 60 hari sebelumnya, maka mendapat diskon. Jumlah Diskon diambil dari Tabel
Kelas sesuai Kode Tiket dikali Harga
f. Harga Jual
- Diambil dari Harga dikurangi Diskon ditambah Harga Menu. Harga Menu diambil dari Tabel Menu Makanan
sesuai Kode Tiket
g. Total Pembelian
- Jumlah keseluruhan Harga Jual
h. Jumlah Pembeli Kelas VIP
- Jumlah Pembelian Tiket Kelas VIP

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 1

Soal Latihan 22
Perhatikan Gambar di bawah ini

Keterangan:
1. Buat tabel di atas dengan menggunakan Microsoft Excel 2007 di sheet 1.
Data Masukan : Kode Film, Tanggal Pinjam, Tanggal Kembali
Keterangan Film, Contoh: OO1A-A
A (digit keempat) -> Jenis Film
A (digit keenam) -> Kategori Film
2. Isikan rumus untuk kolom-kolom :
a. Lama
- Lama hari sewa, dari Tanggal Kembali dan Tanggal Pinjam
b. Jenis
- Diambil dari Tabel Jenis Film sesuai dengan Kode Film
c. Kategori
- Diambil dari Tabel Kategori Film sesuai dengan Kode Film
d. Biaya
- Lama Sewa dikali Biaya Sewa per hari sesuai Jenis Film
e. Potongan
- Hanya diberikan jika lama pinjam kurang dari 3 hari.
Besarnya potongan adalah 20% dari Biaya Sewa
f. Denda
- Lama pinjam tidak boleh lebih dari 7 hari,
lewat dari 7 hari maka setiap kelebihan harinya dikenakan denda sesuai Kategori Film
g. Total
- Biaya sewa dikurangi potongan ditambah Denda
h. Jumlah Total Biaya
- Jumlah Total Biaya Sewa
i. Biaya Terbesar
- Biaya Sewa Terbesar
j. Biaya Terkecil
- Biaya Sewa Terkecil
k. Jumlah Penyewaan
- Jumlah Keseluruhan Penyewaan
l. Jumlah Penyewaaan Asia
- Jumlah Penyewaan DVD Film jenis Asia

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 2

Database di Microsoft Excel 2007


Database terdiri dari sekumpulan record, sedangkan record terdiri atas sekumpulan field (data) yang membentuk satu
kesatuan dan masing-masing field (data) saling berhubungan satu dengan yang lain sehingga membentuk suatu
pengertian tertentu. Microsoft Excel 2007 menyediakan berbagai kegiatan pengoperasian database seperti
mengurutkan data, melacak dan menampilkan data dengan filter, melengkapi tabel dengan subtotal, membuat
rekapitulasi data dengan pivot table, serta konsolidasi data dari beberapa lembar kerja.
Beberapa ketentuan yang perlu diperhatikan dalam susunan database adalah :

Nama field harus berada di satu baris.

Tidak boleh ada nama field yang sama

Baris yang langsung berada di bawah judul dianggap data. Jadi jangan memisahkan judul kolom dan data dengan
baris kosong.

Untuk berlatih dengan fasilitas database di Microsoft Excel 2007, ikuti panduan di bawah ini:

Latihan 23 (Subtotals, Filters, PivotTable)


1. Buat tabel seperti di bawah ini

2. Untuk melakukan pengurutan data secara ascending berdasarkan KDPEG, klik salah sel pada kolom KDPEG, pada tab
Data pilih icon sort A to Z. Untuk pengurutan data dengan kriteria yang lebih spesifik bisa memilih icon Sort.

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 1

3. Hasil

4. Untuk melakukan penjumlahan data per DEPT, terlebih dahulu lakukan pengurutan data secara ascending
berdasarkan DEPT, dengan cara seperti pada point 2. Posisikan kursor pada salah sel dalam tabel. Lalu pada tab Data
pilih icon Subtotals

5. Akan muncul kotak dialog Subtotals. Ikuti pilihan gambar, lalu klik OK

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 2

6. Hasil:

7. Untuk menghilangkan Subtotals, pada tab Data pilih icon Subtotals kembali. Akan muncul kotak dialog Subtotals dan
klik Remove All

8. Untuk menyaring data dengan kriteria tertentu, posisikan kursor pada salah sel dalam tabel. Lalu pada tab Data pilih
icon Filters.

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 3

9. Pada tabel akan muncul tampilan seperti dibawah ini

10. Misal untuk menyaring data karyawan yang lebih besar dari 1850000, maka klik pada tombol drop down di kolom
GAJI, pilih Number Filters > Greater Than

11. Akan muncul kotak dialog Custom Auto Filter, lalu isikan seperti pada gambar, klik OK

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 4

12. Hasil:

13. Untuk mengembalikan tampilan seperti semula, klik tombol drop down pada kolom GAJI pilih Clear Filter from
GAJI. Lalu klik icon Filter pada tab data

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 5

14. Untuk menampilkan data dengan PivotTable dan PivotChart sekaligus, posisikan kursor pada salah sel dalam tabel.
Lalu pada tab Insert pilih icon PivotTable, klik PivotChart

15. Akan muncul kotak dialog Create PivotTable with PivotChart. Pada Table/Range akan otomatis terisi dengan range
tabel data. Apabila belum sesuai, bisa klik pada tanda panah lalu sorot keseluruhan tabel data. Klik OK

16. Pada sheet baru akan muncul tampilan seperti di bawah ini

17. Misal kita ingin tampilkan data Nama dan Gaji masing-masing karyawan. Pada panel Pivot Table Field List beri tanda
cek pada field Nama dan Gaji

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 6

18. Hasil

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 7

Latihan 24 (Data Validation)


Saat membuat dokumen berbentuk tabel, seringkali ada kolom atau baris yang membutuhkan data isian yang sama.
Untuk memudahkan pengisian, kita menggunakan fasilitas Data Validation dimana data dapat ditampilkan dari drop
down menu.

1. Buat tabel dengan field No, Nama Pelanggan dan Total Belanja. Lalu sorot kolom Nama Pelanggan

2. Pilih tab data klik icon Data Validation. Akan muncul kotak dialog Data Validation

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 8

3. Pada tab Settings > Allow pilih List. Lalu di bagian Source, ketikkan record Nama Pelanggan

4. Hasil. Pada saat pengisian data di baris record, klik tombol drop down dan pilih Nama Pelanggan yang diinginkan

5. Selesai

Latihan 25 (Grafik)
Grafik adalah tampilan secara visual dari sebuah data. Untuk membuat grafik di Microsoft Excel 2007, data terlebih
dahulu harus tersedia pada suatu worksheet.
Untuk berlatih dengan fasilitas grafik di Microsoft Excel 2007, ikuti panduan di bawah ini:
1. Buatlah tabel seperti di bawah ini, lalu sorot range A3:C10

2. Pada tab Insert group Charts klik icon type grafik yang akan dipilih. Misal Pie, lalu pilih salah satu jenisnya. Untuk
jenis pilihan yang lebih lengkap bisa klik All Chart Types.

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 9

3. Akan muncul tampilan seperti di bawah ini. Untuk mengubah legenda klik kanan pada box legenda lalu klik Select
Data

4. Pada kotak dialog Select Data Source klik Edit. Akan muncul kotak dialog Axis Labels lalu sorot range A3:A10 pada
tabel.

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 10

5. Hasilnya seperti di bawah ini lalu klik OK. Lanjutkan klik OK pada kotak dialog Select Data Source.

6. Untuk mengganti judul grafik, klik 2 kali pada judul grafik lalu ketikkan seperti di bawah ini

7. Untuk mengubah layout grafik klik box grafik terlebih dahulu lalu pilih tab Design lalu klik icon Layout. Misal pilih
Layout 2. Kecilkan ukuran grafik sesuai kebutuhan

8. Untuk menambahkan halaman dengan clipart pilih tab Insert lalu klik ClipArt. Posisikan kursor di salah sel. Akan
muncul panel Clip Art lalu pilih salah satu gambar. Klik pada tombol dropdown lalu klik Insert.

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 11

9. Kecilkan gambar dan posisikan di atas tabel sebelah kiri. Lebarkan tinggi sel A dengan cara menarik baris sel ke
bawah (lihat kursor panah di antara baris 1 dan 2). Untuk variasi tampilan klik tab Format lalu pada group Picture
Styles pilih icon Drop Shadow Rectangle

10. Untuk menambahkan wordart pilih tab Insert lalu klik Icon WordArt. Pilih salah satu style wordart.

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 12

11. Lalu klik box wordart lalu pilih tab Home, ganti font menjadi ukuran 28. Posisikan box wordart di sebelah gambar

12. Lalu edit teks pada box wordart, hasilnya seperti di bawah ini

13. Selesai

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 13