langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh dan merupakan salah satu factor penentu keberhasilan komunikasi. Pesanpesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.
Pemahaman Proses Komposisi
Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu : a. Perencanaan b. Pengorganisasian c. Revisi
a. Perencanaan
Dipikirkan hal-hal cukup mendasar, seperti yang
akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesanpesan yang akan disampaikan dan saluran atau media yang digunakan untuk menyampaikan pesan b. Pengorganisasian Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan kata kalimat, dan paragraf perlu diperhatikan penggunaan kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dimengerti, dan dilaksanakan. c. Revisi Setelah ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, dan paragraph, perhatikan apakah kata-kata tersebut telah diekspresikan dengan benar.
Dalam merencanakan suatu pesan bisnis
terdapat beberapa tahapan yang harus
dilakukan oleh komunikator atau penyampai pesan. Antara lain : a. Penentuan Tujuan b. Analisis Audience
Penentuan Ide Pokok
d. Seleksi Saluran dan Media c.
a. Penentuan Tujuan 1. Mengapa tujuan itu harus jelas.
a) Keputusan untuk meneruskan pesan .
b) Keputusan untuk menanggapi audience c) Keputusan untuk memusatkan isi pesan d) Keputusan untuk menetapkan saluran atau media yang akan digunakan
2. Tujuan komunikasi bisnis
Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu : Memberi informasi (informing) Melakukan Persuasi (persuading) Melakukan Kolaborasi (collaborating) dengan audience.
3. Cara Menguji Tujuan
a. Apakah tujuan tersebut realistis? TUJUAN UMUM
TUJUAN KHUSUS
Memberi informasi
Menyajikan penjualan bulan lalu ke manajer
pemasaran.
Membujuk
Meyakinkan manajer pemasaran untuk
mengangkat beberapa karyawan baru bagian penjualan Membantu departemen personalia mengembangkan program pelatihan bagi beberapa anggota baru.
Kolaborasi
b. Apakah waktunya tepat?
Dalam menyampaikan suatu ide atau gagasan, hendaknya dipertimbangkan masalah ketepatan waktu. Sebagai contoh dalam situasi krisis moneter, ide untuk melakukan ekspansi pabrik kemungkinan besar tidak akan diterima. Penyampaian ini tidak tepat waktu karena pada saat itu penjualan produk sedang menurun sampai 50% dibandingkan dengan tahun sebelumnya. c. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat? Pesan atau ide yang disampaikan oleh seseorang yang memiliki kedudukan atau jabatan tinggi cenderung lebih dapat diterima daripada bila disampaikan oleh orang yang
B. Analisis Audience 1) Cara mengembangkan profil audience 2) Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi 3) Cara memuaskan kebutuhan motivasional audience
1) Cara mengembangkan profil
audience a. Menentukan ukuran dan komposisi
audiens b. Siapa audiensnya c. Reaksi audiensnya d. Tingkat pemahaman audience e. Hubungan komunikator dengan audience
2) Cara memuaskan audiens akan
kebutuhan informasi Temukan/cari yang diinginkan oleh
audience Antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan Berikan semua informasi yang diperlukan Pastikan bahwa informasinya akurat Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience.
c. Penentuan Ide Pokok
1. Teknik Brainstorming. a) Storytellers tour Hidupkan tape recorder dan telaah pesanpesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama, rasionalitas dan implikasi bagi si penerima. b) Random list Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran diatas kertas kosong. Selanjutnya pelajari hubungan antara ide-ide tersebut.
c) CFR (Conclusions, findings, recommendations)
Worksheet. Jika subjek yang dibahas mencekup pemecahan masalah, gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan di berikan. d) Journalistic Approach Pendekatan jurnalistik memberika poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. e) Question And Answer Chain Barangkali pendekatan yang terbaik adalah melihat dari sisi perspektif audience.
D.Seleksi Saluran dan Media
a. Komunikasi Lisan
Kelebihan yang lain yaitu sifatnya yang
ekonomis. Saluran lisan dapat digunakan apabila : Diperlukan umpan balik secara langsund dari
penerima Pesan relative sederhana dan mudah
dimengerti Tidak memerlukan catatap permanen Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah
dan ekonomis Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan
masalah dan pengambilan keputusan
b. Komunikasi Tertulis
Saluran komunikasi tertulis tepat
digunakan bila : Tidak diperlukan umpan balik secara
langsung dari penerima
Pesan terinci dan kpmpleks Memerlukan perencanaan yang
seksama Memerlukan catatan permanen Penerima dalam jumlah banyak Penerima sulit dijangkau
