Anda di halaman 1dari 4

RENCANA PROGRAM, KEGIATAN DAN ANGGARAN PENYELENGGARAAN DAN

PEMBANGUNAN PENDIDIKAN TINGGI (RPKAP3T) IPB T'AHUN 2009

Unit Kerja
Nomor Kegiatan
Nama Kegiatan
(ditulis lengkap)

: Perpustakaan
: 5.8
: Pelatihan peningkatan kinerja tenaga kearsipan (Arsiparis)

A. Latar Belakang
Berdasarkan undang undang nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan pokok
kearsipan dan keputusan presiden nomor 105 tahun 2004 tentang pengelolaan arsip
universitas.IPB mempunyai tugas sebagai pengemban tridharma perguruan tinggi
berkewajiban memelihara arsip,dokumen universitas sebagai bentuk akuntabilisasi
dan pertagung jawaban terhadap pemerintah dan publik.Sehubungan dengan itu,IPB
telah membentuk unit bidang pengelolaan dan pengembangan arsip IPB yang
merupakan arsip universitas IPB merupakan suatu wadah yang bertanggung jawab
dalam pengelolaan arsip.
Arsip universitas adalah program terpadu yang terdiri dari kebijakan,sumberdaya
manusia, kegiatan dan fasilitas yang tersedia untuk merawat dan memelihara arsip dan
membuat arsip yang merupakan aset sekaligus merupakan dokumen kegiatan
universitas.
Berdasarkan landasan hal tersebut, IPB perlu mempersiapkan sumberdaya manusia
yang mempunyai wawasan luas di bidang kearsipan terutama tenaga / pegawai yang
telah diangkat menjadi fungsional arsiparis,oleh karena itu perlu diadakan pendidikan
dan pelatihan untuk peningkat ketrampilan tenaga kearsipan,yang akan terjun
langsung sebagai pengelola arsip IPB.
Dengan meningkatnya kinerja arsiparis di lingkungan IPB, IPB dapat memecahkan
permasalahan yang berkaitan dengan pengamanan dan pemeliharaan arsip, mengingat
IPB sejak berdiri tahun 1963 belum melaksanakan akuisi arsip secara teratur melalui
proses pendataan, penataan penilitian dan penyusutan arsip sesuai dengan prosedur
peraturan perundang undangan.
B. Rasional
Melalui pelatihan staf pengelola arsip dan arsiparis dapat meningkatkan kinerja dalam
rangka pengelolaan dan pelayanan kearsipan di lingkungan IPB

C. Tujuan
Meningkatkan dan mempersiapkan sumberdaya manusia para pelaksan kearsipan dan
arsiparis di lingkungan IPB dalam bidang kearsipan khususnya mampu memahami
esensi informasi, fungsi dan karakteristik serta pengelolaan arsip, sehingga dapat
mendukung terciptanya tertib administrasi dan pengelolaan arsip pada unit kerja di
lingkungan IPB.

D. Mekanisme dan Rancangan


Untuk pelaksanaan kegiatan ini,menginventarisasi para petugas kearsipan pada unit
kerja di lingkungan IPB,yang seluruhnya berjumlah 60 orang yaitu 43 orang petugas
kearsipan dan 17 orang arsiparis,adapun tenaga pengajar / instruktur dalam pelatihan
ini adalah tenaga profesional / ahli di bidang kearsipan dari ANR I dan didampingi
tenaga pengajar dari IPB.Materi yang akan diberikan berkaitan dengan kearsipan :
Pengelolaan arsip dinamis,pengelolaan arsip statis,jadwal resensi arsip,penilaian
arsip,penyusutan arsip,pemeliharaan arsip dan praktek.
Metode pendekatan yang akan diterapkan dalam pelatihan ini adalah metode
pendekatan operasional penataan dan pembenahan arsip dinamis berupa
metode,teknik,dan kriteria penilaian arsip sehingga dapat ditentukan dengan nilai
guna dan jangka simpan arsip serta nasib akhirnya dari arsip apakah dimusnahkan
atau diserahkan kepada arsip Universitas IPB atau diserahkan ke ANRI (Arsip
Nasional RI) sebagai arsip statis.
D. Sumberdaya yang dibutuhkan

Sub Kegiatan
A
Pelatihan peningkatan
kinerja
tenaga kearsipan
(Arsiparis)
...dst
Jumlah

B
18.550.000

Biaya
D
E
Jumlah
33.500.000 52.050.000

52.050.000

A: Beasiswa Pengembangan SDM, B: Pengadaan Peralatan, C: Bahan Pustaka. D:


Renovasi/pemeliharaan bangunan. E. Pengembangan Program

E. Jadwal pelaksanaan
Tahun 2009 (bulan ke)
1 2 3 4 5 6
l. Pendataan Peserta
v
2. Menghubungi calon Pembicara/pelatih
v
3. Menerima data peserta pelatihan
v
4. Menyusun dan menyiapkan materi pelatihan
v v
5. Menyampaikan undangan ke peserta
v
6. Pelaksanaan Pelatihan
v v
7. Evaluasi dan laporan
Jadwal Pelaksanaan

dst

10 11 12

F. Indikator Kinerja
Indikator

Keadaan 2008

Akhir Thn 2009 Tahun 2010


Target
Capaian Target
Capaian

Arsip inaktip dan arsip


Statis disimpan di Arsip
Universitas

di unit pengolah

10 unit

10 unit

seluruh
Unit IPB

G. Keberlanjutan
Dengan pembinaan SDM yang baik yang dilakukan secara sitematis dan berkelanjutan,
melaui program pelatihan kearsipan, diharapkan akan menjadi modal awal yang kuat guna
membangun Pusat Arsip Universitas IPB yang terpadu sehingga akan dapat dimanfaatkan
oleh stakeholder (pemangku kepentingan) dalam mendapatkan layanan kearsipan secara
terpadu. Kondisi ini diharapkan dapat tercapai melalui dukungan tenaga fungsional arsipris
IPB, yang selalu dibina dan dikembangkan, baik jumlah maupun kualitasnya, serta terjamin
kesejahteraannya sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.
Komitmen dan perhatian pimpinan yang telah meresmikan Bidang Pengelolaan dan
Pengembangan Arsip IPB diharapkan mampu menjaga keberlanjutan Program Pelatihan ini.

H. Penanaggung Jawab
Kepala Perpustakaan

RENCANA ANGGARAN
Komponen Biaya

Satuan

Volume

Harga Satuan

Jumlah
Biaya

No
a.

Biaya Personil

1.

Pelatih 2 orang x 4 jam x3 hari

OJ

24

800.000,-

19.200.000

2.

OJ

36

300.000.-

10.800.000

3.

Asisten pelatih 3 orang x4 jam x3


hari
Sekretariat 5 orang x 1 kegiatan

OK

4.

uang saku peserta 60 orang x 3

OK

5.

pembuat makalah x 5 orang

b.

Biaya Non-personal

200.000.-

1.000.000

100

20.000

2.000.000

mkl

100.000

500.000

Pengadaan bahan habis

Pkt

1.500.000

1.500.000

2.

Training kit

Pkt

60

25.000

1.500.000

3.

Makan siang 75 orang x 3 hari

OH

225

20.000

4.500.000

4.

Snack 75 orang x 2 x3 hari

OH

450

15.000

6.750.000

5.

Foto copy

Pkt

1.000.000

1.000.000

6.

Dokumentasi

Pkt

300.000

300.000

7.

Laporan

Pkt

500.000

500.000

8.

Sewa ruangan

Angkt

500.000

1.000.000

9.

Sertifikat & undangan

Angkt

1.000.000

1.000.000

10.

Pembuatan proposal

Buah

500.000

500.00

JUMLAH

52.050.000

Anda mungkin juga menyukai