Chapter 28

Sales, Marketing, and Advertising

1.1

Sales, Marketing, And Advertising Functions

Dalam organisasi yang tradisional, penjualan dan pemasaran seringkali
dikombinasikan dan diperlakukan sebagai satu area, sedangkan periklanan
seringkali dianggap sebagai komponen dari oemasaran. Dulu, auditor internal
menelaah fungsi penjualan yang ada di organisasi. Namun, departemen
pemasaran mempertimbangkan tanggung jawab yang sedikit lebih banyak
dibandingkan dengan periklanan. Auditor internal seringkali memberikan
perhatian yang lebih sedikit pada fungsi periklanan di organisasi.
Saat ini, manajemen seringkali memandang pemasaran dan program
peruklanan yang terkait sebagai komponen utama dalam proses perencanaam
strategi. Atas hal tersebut, auditor internal harus memerhatikan area tersebut
dan tidak hanya menelaah dan mengontrol keuangan. Audit internal yang ada
di suatu organisasi memiliki posisi yang sangat baik untuk menjalankan
penelaahan dan penilaian yang independen pada area penting ini. Audit
internal haris menyadari bahwa creative core dari fungsi pemasaran harus
dijaga dan diakui dengan baik.
Penelaahan pengendalian internal atas fungsi penjualan, pemasaran, dan
periklanan dapat memberikan kontrobusi yang signifikan pada Perusahaan.
Audit intetnal dapat mengidentifikasi area penghematan biaya melalui
penelaahan orientasi keuangan dan operasional. Selain itu, audit internal juga
harus menyadari creative nature dari pemasaran dan mencari identifikasi
praktik pengendalian yang baik pada fungsi penjualan, pemasaran, dan
periklanan dalam organisasi auditor
Pada bab ini, didiskusikan pendekatan untuk mengaudit fungsi penjualan,
pemasaran, dan periklanan, termasuk perencanaan produk. Ketika fungsi
tersebut ditemlatkan pada departemen yang sama, prosedur audit yang
sebenarnya dilakukan berbeda. Meskipun aktivitas seperti periklanan
seringkali dijalankan oleh kontraktor diluar organisasi, auditor internal harus

setidaknya mempertimbangkan telaah atas perjanjian kontrak untuk aktivitas

ini.
1.2

Understanding Marketing Activities

Tujuan dari fungsi pemasaran pada perusahaan adalah untuk memberikan
kepuadan kepada pelanggan dengan cara yang paling efektif dan paling
ekonomis. Dalam istilah yang lebih spesifik, aktivitas marketing merupakan
aktivitas yang menarik dan memuaskan pelanggan untuk memberikan
kontribusi kepada seluruh laba bersih organisasi. Dalam tipe organisasi
apapun, fungsi marketing mengidentifikasi kebutuhan tipe pelanggan tertentu,
dimana organisasi memiliki kemampuan untuk memenuhi kebutuhan
pelanggan dan dimana terdapat ekspektasi yang masuk akal bahwa hal inu
akan memberikan profitabilitas bagi perusahaan. Kebijakan, program, dan
prosedur harus dikembangkan untuk mencapai tujuan tertentu di perusahaan.
Perencanaan haris diimplementasikan dengan cara yang efisien. Secara
keseluhan tujuan dari pemasaran adalah untuk mencapai tujuan manajemen.
(a) Marketing Process
Sebuah titik awal untuk memahami siklus pemasaran membutuhkan
evaluasi sumber daya organisasi dan kemampuan di daerah ini. Audit
internal harus memahami produk apa yang akan disediakan dan yang
dipasarkan.
Memahami proses pemasaran strategis harus menjadi langkah awal
dalam kajian audit internal dari fungsi pemasaran. Audit internal dapat
mengakhiri produk ini atau strategi pasar untuk didokumentasikan secara
resmi. Namun, rencana diterbitkan secara formal mungkin tidak ada
karena alasan kerahasiaan, dan audit internal harus membahas strategi
dengan tingkat manajemen yang tepat.
Sebuah tinjauan pemasaran dapat terjadi pada beberapa tingkatan dalam
suatu organisasi. Internal audit dapat meninjau proses perencanaan
strategis pemasaran untuk seluruh organisasi, sebuah divisi terpisah, lini
produk fungsional, atau produk tertentu. Hal ini dapat menjadi
pemeriksaan yang terpisah atau dapat dikombinasikan dengan review
penjualan atau fungsi terkait. Setiap lingkup ulasan membutuhkan

pemahaman dari organisasi mengenai kemampuan pemasaran, kebutuhan

pasar, dan pengambilan pemasaran dan proses evaluasi.
(i) Scope Of Marketing Capabilities
Audit internal perlu memahami pengalaman yang diperoleh dan
hasil yang telah dicapai dalam memasarkan jenis produk tertentu.
Sebelum sukses dengan mempertimbangkan produk, seperti lipstik,
biasanya harus menjadi dasar yang kuat untuk pengenalan produk
kosmetik serupa. Demikian pula, kontrak didirikan dengan kelompok
tertentu atau pasar industri memberikan dasar yang baik untuk
memperluas

lini

produk

untuk

memasukkan

barang

serupa.

Kemampuan ini memiliki sejumlah dimensi penting, termasuk

keakraban dengan jenis masalah yang terlibat dalam pasar tertentu.
Juga penting adalah kontrak yang telah dibuat dengan pelanggan untuk
produk lai . Reputasi yang dapat ditransfer ke produk baru harus telah
dibentuk dengan pelanggan.
(ii) Understanding Market Requirements
Kebutuhan pasar untuk produk yang sudah ada atau yang baru juga
harus diperhatikan. Banyak organisasi memikirkan persyaratan dalam
unit bisnis strategis (SBU). Dalam suatu organisasi, sebuah SBU
adalah bisnis tunggal suatu kelompok bisnis terkait dengan tanggung
jawab manajer dan memiliki misi yang berbeda. Sebuah SBU biasanya
memiliki pesaing sendiri dan dapat direncanakan dan diatur secara
independen dari unit lain dalam organisasi. Kebutuhan pasar akan
didefinisikan dalam hal SBU untuk keseluruhan organisasi.
(iii) Marketing Research Process
Untuk membuat keputusan, manajemen pemasaran harus memiliki
masukan dari pelanggan untuk menjual produknya dan untuk lebih
memahami apa yang akan memotivasi mereka untuk membeli.
Sementara beberapa organisasi membuat keputusan ini didasarkan
pada dugaan, yang lain melakukan beberapa jenis riset pasar untuk
membantu mereka membuat keputusan. Riset pemasaran bagi banyak
organisasi dilakukan oleh organisasi luar khusus yang memiliki
keterampilan dan prosedur di tempat penelitian untuk mengevaluasi
produk baru atau untuk menentukan apakah konsumen mungkin

bersedia untuk membelinya. Meskipun ada banyak jenis dan

pendekatan penelitian pemasaran yang berbeda, teknik umum
termasuk:

Survei
Pengetahuan yang cukup tentang potensi minat pelanggan dapat
diperoleh dengan hanya meminta mereka melalui survei. Jenis
penelitian ini sering menggunakan kuesioner mail atau wawancara
telepon. Titik kunci di sini adalah bahwa pertanyaan terstruktur
dengan baik, memungkinkan survei untuk mengumpulkan data
yang diinginkan.

Focus Group
Ini merupakan bentuk yang sangat terstruktur dari survei di mana
pelanggan potensial dibawa bersama-sama untuk menunjukkan
kepada mereka produk baru atau untuk meminta mereka
menunjukkan

sikap

mengenai

produk tersebut. Tanggapan

konsumen terhadap sesi fokus sering dicatat untuk analisis nanti.

Uji Pemasaran.
Di sini, produk baru diperkenalkan ke subpasar perwakilan seolaholah sedang diperkenalkan secara total ke pasar. Kualitas iklan,
kemasan produk, dan fitur produk lainnya diperkenalkan ke
subpasar perwakilan untuk menentukan strategi pemasaran dan
penerimaan pelanggan.

Penelitian khusus
Teknik lain yang digunakan untuk membantu mendukung berbagai
keputusan pemasaran dari analisis pangsa pasar pesaing yang ada
untuk riset konsumen psikologi motivasi, pengujian produk, dan
daerah penelitian lainnya. Penelitian stratifikasi pasar merupakan
area yang penting di sini. Organisasi akan mencoba untuk
menentukan

segmen

yang

tepat

dari

total

pasar

untuk

dipertimbangkan pasar yang ditargetkan. Riset pemasaran adalah

area di mana auditor internal harus mencurahkan perhatian ekstra
ketika melakukan kajian operasional karena sumber daya yang
cukup dapat terbuang oleh organisasi jika penelitian dilakukan
dengan buruk, jika ada kurangnya analisis dan tindak lanjut, atau
jika biaya yang tidak cukup dikendalikan.

(iv) Finalizing The Market Research Evaluation

Strategi pasar harus didasarkan pada perbandingan kemampuan
yang ada dan penilaian peluang pasar berdasarkan riset pasar yang
tersedia. Dalam hal keuangan, ini membutuhkan keseimbangan
proyeksi biaya dan pendapatan yang diharapkan pada tingkat risiko
yang dapat diterima oleh organisasi. Evaluasi akan membantu untuk
membuat keputusan apakah akan memasarkan produk atau jasa.
Seorang auditor internal harus mencari beberapa dokumentasi
formal di daerah ini, meliputi riset tingkat pasar untuk setiap lini
produk tertentu dan keputusan pemasaran yang dihasilkan. Strategi
didasarkan pada penelitian menemukan sektor pasar di mana untuk
membangun posisi yang kuat. Produk yang dikembangkan kemudian
dirancang untuk memenuhi sektor pasar yang lebih kecil karena
beberapa karakteristik operasional yang unik.
Proses perencanaan pemasaran harus tunduk pada penilaian
kembali dilanjutkan seperti kondisi pasar yang berubah. Organisasi
juga harus terus-menerus meninjau keadaan umum perekonomian,
pertimbangkan jenis pasar tertentu dan perubahan preferensi
konsumen, dan mempelajari profitabilitas saat ini dan proyeksi produk
alternatif dan pendekatan pasar.
Sementara audit internal sering tidak memiliki informasi atau
keterampilan yang diperlukan untuk mengevaluasi rencana pemasaran
secara keseluruhan, audit internal harus mencari standar perencanaan
yang ditetapkan; semua rencana harus disiapkan sesuai dengan standar
dan disetujui oleh manajemen.
(v) Marketing Process In Perspective
Fungsi pemasaran adalah bagian penting dari proses manajemen
secara keseluruhan. Produk harus direkayasa dan diproduksi secara
efisien. Orang dengan keterampilan yang tepat diperlukan dan dikelola
secara efektif, dan dalam semua kasus biaya yang dihasilkan harus
dikontrol sehingga keuntungan yang diperoleh memadai. Pada saat
yang sama, produk atau jasa harus cukup berguna dan menarik bagi
konsumen bahwa mereka akan dibeli dengan harga yang diinginkan
dan dalam jumlah yang memadai.

Pentingnya fungsi pemasaran dapat terlihat jelas dalam suatu

organisasi. Sebuah strategi pemasaran sering menjadi bagian dari inti
strategi organisasi. Keputusan di daerah ini harus menggabungkan
faktor kreatif berwujud dengan analisis obyektif melalui riset pasar dan
dukungan terkait dari rekayasa, produksi, personalia, dan keuangan
-daerah kontrol.
(vi) Production Demand And Basic Marketing Tasks
Selain memahami peran yang saling melengkapi antara penjualan
dan pemasaran, auditor internal harus memahami status permintaan
produk organisasi. Permintaan untuk menentukan bagaimana pasar
organisasi dan menjual produk-produknya. Sebagai contoh, jika suatu
produk atau komoditas dalam pasokan yang sangat singkat, mungkin
ada sedikit kebutuhan untuk pemasaran yang rumit atau program
penjualan. Pelanggan akan menuntut produk apakah aktif atau tidak
dipasarkan.
(b) Marketing Internal Control Considerations
Upaya pemasaran yang kurang terorganisir dapat berdampak pada
keseluruhan dari organisasi karena dana yang signifikan dapat dibayarkan
pada upaya pemasaran dengan tidak ada peningkatan yang dihasilkan
dalam penjualan. Fungsi pemasaran dapat dilihat dari segi total siklus
pengendalian internal dengan tahap operasional individu. Kerangka
pemasaran pengendalian internal yang berlaku untuk organisasi secara
keseluruhan atau dapat diterapkan pada review dari kegiatan pemasaran di
sebuah divisi, anak perusahaan, atau unit lain yang memiliki fungsi ini.
Seorang auditor internal harus memikirkan mengenai pengendalian
internal yang berhubungan dengan pemasaran dalam tahap operasional
individu atau langkah-langkah dalam siklus kontrol fungsi pemasaran,
seperti dibahas di bawah.
o Penentuan Produk dan Pasar Strategi
Ini adalah tahap awal dimana audit internal berkaitan dengan
bagaimana kebutuhan pasar dievaluasi, bagaimana penentuan dibuat
untuk kebutuhan khusus dan dengan cara apa semua ini akan tercapai.
Meskipun audit internal mungkin berharap untuk menemukan hasil
penelitian yang didokumentasikan untuk mendukung evaluasi pasar

terhadap

kebutuhan

manajemen,

kadang-kadang

analisis

dan

dokumentasi kurang sesuai.

o Perencanaan dan Pengembangan Produk.
Produk yang luas dan strategi pemasaran dijabarkan ke dalam
perencanaan dan pengembangan produk khusus untuk produksi akhir
oleh organisasi. Pada tahap ini, keputusan dibuat di berbagai bidang
seperti harga, pendekatan pemasaran, dan perencanaan saluran
distribusi. Sekali lagi, proses ini membutuhkan analisis yang
ekstensif, yang harus dikembangkan bersama dengan unit organisasi
lain yang sesuai. Untuk organisasi manufaktur, anggaran perencanaan
dan pengembangan biasanya terikat dengan anggaran yang sama di
daerah manufaktur dan rekayasa.
o Promosi Penjualan dan Periklanan
Potensi pembelian harus diberitahu

tentang

produk

melalui

komunikasi pemasaran yang efektif, seperti penggunaan media

periklanan. Biasanya, pihak luar terlibat dalam porsi iklan dari
langkah ini. Namun, semua upaya promosi penjualan harus telah
disetujui oleh bagian anggaran, bukti yang terdokumentasi bahwa
promosi benar-benar terjadi, dan beberapa mekanisme umpan balik
untuk mengevaluasi upaya ini.
o Penjualan dan Distribusi.
Upaya penjualan harus dilakukan melalui saluran distribusi yang
dipilih. Sistem harus berada di tempat yang benar untuk merekam
penjualan. Jika produk sedang dipasarkan, persediaan cukup tapi tidak
berlebihan mungkin perlu dipertahankan.
o Dukungan Pelanggan
Sebuah penjualan biasanya melibatkan berbagai kegiatan dukungan
pelanggan dimulai dengan penanganan pesanan dan penagihan,
termasuk pengenalan pelanggan dan layanan garansi serta penanganan
kemungkinan klaim dan penyesuaian. Ini juga merupakan daerah di
mana pengendalian internal dapat rusak. Penyesuaian dapat
diterapkan secara tidak benar atau pelanggan bahkan mungkin tidak
ditagih karena adanya kelemahan pengendalian internal.Fungsi
pengendalian internal pemasaran yang kuat serta strategi pemasaran

umum yang baik penting bagi organisasi modern. Strategi pemasaran

organisasi harus didokumentasikan secara resmi dan disetujui oleh
tingkat yang tepat dari manajemen. Selain itu, langkah-langkah
definitif harus diambil secara periodic untuk menilai kebutuhan untuk
memodifikasi produk yang sudah ada atau strategi pasar. Langkahlangkah definitif termasuk studi khusus dan upaya penelitian yang
sedang berlangsung. Pemasaran juga merupakan daerah di mana audit
internal dapat menemukan banyak pelanggaran pengendalian internal
keuangan. Organisasi terkadang menghabiskan jumlah besar pada
upaya yang tidak dibenarkan, termasuk:
o Biaya Entertainment yang Berlebihan Terkait Pemasaran.
Potensi penyalahgunaan di daerah ini cukup tinggi. Perwakilan
pemasaran dapat mengklaim bahwa mereka menghibur kontak
penting dan akan menghabiskan uang dalam jumlah besar
untuk

melakukannya.

marginal,

dan

tenaga

Keuntungan
pemasaran

pemasaran
dapat

mungkin

mengabaikan

pengendalian biaya hiburan yang sesuai.

o Pembayaran yang tidak benar kepada Agen. Di Amerika
Serikat, Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) menjadi
undang-undang karena kehebohan atas pembayaran besar untuk
agen-agen asing untuk mempengaruhi penjualan dan upaya
pemasaran.
o Penggunaan Konsultan luar yang tidak benar atau berlebihan.
Dunia pemasaran diisi dengan berbagai konsultan khusus yang
tersedia untuk disewa. Sementara beberapa dapat memberikan
nilai tambah bagi upaya pemasaran, penggunaannya terkadang
tidak pantas. Sebagai dasar pengendalian internal atas
pelanggaran ini, kebijakan manajemen pemasaran harus
mendefinisikan

praktek-praktek

yang

boros

atau

dilarangSemua kegiatan di daerah ini harus didokumentasikan

dan disetujui sebelumnya. Audit internal harus mencari satu set
pengendalian internal yang kuat atas proses pemasaran.
(c) Marketing Function Internal Audit Activities

Fungsi pemasaran secara keseluruhan sering diabaikan oleh auditor.

Audit internal biasanya mengulas prosedur penjualan dan pemasaran.
Namun, seluruh area pemasaran - termasuk hal-hal seperti pengembangan
rencana pasar, pemilihan vendor luar, dan alokasi biaya pemasaran adalah daerah yang baik untuk ulasan audit internal. Bagian ini membahas
beberapa prosedur audit keuangan dan operasional khusus untuk fungsi
pemasaran.
Audit internal biasanya akan berkonsentrasi pada dua area yang di
review dari proses pemasaran secara keseluruhan. Pertama, audit internal
harus melakukan tinjauan keuangan daerah ini dengan penekanan pada
pengendalian anggaran dan pemasaran - biaya terkait.
Ada banyak aspek tinjauan operasional fungsi pemasaran. Bagian ini
akan fokus pada audit proses pemasaran, termasuk penelitian terkait.
Daerah ini sering dibiarkan perhatian profesional dalam fungsi pemasaran
dengan perhatian minimal dengan manajemen umum. Sementara audit
internal tidak harus menahan diri keluar sebagai ahli di bidang ini, ulasan
pemasaran - keuangan, operasional, dan informasi kontrol sistem yang
terkait dapat memberikan nilai bagi pemasaran dan manajemen umum.
(i)
Marketing Function Financial Audit Considerations
Sebuah tinjauan keuangan fungsi pemasaran harus mencakup
pertimbangan dari proses penganggaran dan kelayakan pemasaran pencairan yang dibebankan terhadap anggaran yang ditetapkan.
Dalam banyak hal, prosedur audit keuangan ini sedikit berbeda dari
prosedur lain. Di sini, audit internal akan meninjau kontrol
keuangan karena mereka berlaku untuk fungsi pemasaran terkait.
Seorang auditor internal dapat menemukan beberapa resistensi
ketika mempertanyakan berbagai transaksi di daerah-daerah,
misalnya, ketika seorang eksekutif pemasaran atas menyampaikan
apa yang tampaknya menjadi voucher beban berlebihan atau tidak
pantas. Audit internal harus selalu bertindak sebagai entitas
independen dan meningkatkan jenis masalah dengan tingkat
manajemen yang tepat.
Pemasaran adalah area di mana prosedur audit keuangan dan
operasional dapat mengikat erat. Sebagai contoh, audit internal

dapat mengidentifikasi pencairan ke sebuah konsultan pemasaran

di luar yang tampaknya telah benar disetujui oleh manajemen dan
dibayar sesuai dengan ketentuan kontrak. Transaksi ini mungkin
memenuhi tujuan keuangan umum auditor bahwa transaksi itu
diotorisasi dan diproses, namun, internal auditor mungkin ingin
menentukan apakah pekerjaan itu tepat dilakukan dan hasil yang
(ii)

ditinjau oleh manajemen.

Marketing Function Operational Audit Procedures
Sebuah titik awal yang baik untuk ulasan operasional fungsi
pemasaran adalah untuk memahami program-program pemasaran
yang digunakan untuk memperkenalkan produk baru kepada
masyarakat. Audit internal maka harus meninjau proyek-proyek
riset pemasaran yang dipilih untuk menentukan apakah telah terjadi
rencana proyek lengkap yang menggambarkan tujuan dari upaya
penelitian, jenis hasil yang diharapkan, dan jadwal. Meskipun
auditor internal yang tidak akan menjadi ahli dalam riset
pemasaran, review rencana proyek riset pasar harus proyek dengan
tujuan jelas dinyatakan bahwa telah benar disetujui oleh
manajemen.
Strategi pemasaran dan riset pasar adalah daerah yang terbaik
diserahkan kepada profesional kreatif yang sangat terampil. Peran
audit internal dalam meninjau daerah ini adalah untuk menentukan
bahwa:

Strategi rencana yang didokumentasikan dan mengikuti

(iii)

standar departemental.
Perhatian memadai diberikan kepada analisis dari berbagai

pasar dan alternatif produk.

Upaya penelitian pasar yang terkontrol dengan baik dan

dilakukan sesuai dengan rencana ditetapkan dan anggaran.

Kegiatan perencanaan strategis telah dikomunikasikan dan

disetujui oleh manajemen.

Marketing Function Computer Audit Procedures
Sementara banyak fungsi lainnya dalam organisasi bergantung
pada sistem khusus untuk dukungan, audit internal akan sering
menghadapi beberapa sistem di daerah pemasaran. Jika internal

auditor menemukan bahwa sistem khusus tertentu digunakan di

daerah pemasaran yang muncul untuk mengajukan pertanyaan,
audit internal harus mengembangkan pemahaman umum dari
mereka, mengevaluasi risiko, dan melakukan prosedur review yang
(iv)

tepat.
Marketing Function Sample Audit Report Findings
Manajemen pemasaran harus diingatkan dokumentasi yang
diperlukan untuk perjalanan organisasi dan hiburan sebelum
persetujuan mereka. Pelanggar juga harus diberitahu tentang
persyaratan dan diawasi secara ketat untuk menentukan apakah
tindakan korektif telah terjadi.
Semua kontrak dengan konsultan luar harus didokumentasikan,
dengan surat penunjukan resmi menggambarkan pekerjaan yang
harus dilakukan dan deliverable yang diharapkan. Prosedur formal
harus diimplementasikan untuk upaya riset pemasaran.

Product Planning And Development

(a) Nature and Scope Of Product Planning and Devolopment
Perencanaan dan pengembangan suatu produk termasuk tipe yang
mendasar dari penelitian atas produk yang secara actual merupakan
sebuah proses dalam memproduksi. Dalam sebuah level produksi,
Penelitian sangatlah berhubungan dengan bagian dari sebuah proses
pengembangan atas pencarian bahan baku yang akan digunakan dalam
proses produksi. Hal ini akan bermanfaat dalam menemukan kualitas
yang lebih baik dan biaya yang lebih rendah.
(i) Forecasting Market Demand
Perencanaan dan pengembangan merupakan tingkatan dalam
penelitian mengenai riset pasar. Perencanaan atas suatu produk
memerlukan analisis peramalan permintaan konsumen kedepannnya
atas produk yang dimiliki oleh perusahaan. Beberapa peramalan atas
permintaan produk merupakan pembelajaran atas respon konsumen
atas produk yang baru dikeluarkan oleh perusahaan. Permintaan
merupakan total unit yang diproduksi atas permintaan konsumen
dalam satu periode dengan area geografis tertentu.
(ii) Product-Planning Organizational Considerations

Perencanaan produk memerlukan dukungan perusahaan yang

cukup karena membutuhkan kerja sama dengan aktivitas perusahaan
yang berhubungan dengan pengembangan suatu produk. Koordinasi
dibutuhkan dari setiap karyawan didalam perusahaan. Perencanaan
dan pengembangan produk memerlukan respon dari bagian research,
engineering, production, sales dan finance didalam perusahaan. Hal
ini berfokus terhadap implementasi atas keefektifan dari produk yang
sudah ada dan startergi pemasaran serta mengindentifikasi strategi
dasar perusahaan.
(b) Product-Planning And Development Internal Controls
Meskipun internal audit akan menghadapi sedikit teknik akuntansi
dalam proses pengembangan dan perencanaan produk, tetapi dalam
fungsi ini internal audit mengontrol prosedur yang harus digunakan dalam
analisis atas teknik yang benar, melakukan pengujian atas dokumen yang
ada dan melakukan pengawasan agar data yang dikomunikasikan tidaklah
bias.
(c) Product-Planning Internal Audit Activities
Internal audit haruslah melakukan penelaahan atas fungsi dasar dari
perencanaan produk secara keseluruhan atas kegiatan pemasaran dan
fungsi penjualan. Peramalan atas permintaan pasar membantu perusahaan
dalam menjaga penjualan dan pertumbuhan profitabilitas. Meskipun area
dalam keuangan terbatas, tetapi internal audit haruslah mengontrol atas
area operasi yang mencakup :
Product-Development Standar
Demand-Forecasting Procedures
Marketing Statistical Analysis
Computer Systems Controls
(i)
Product-Planning Financial Audit Considerations
Review atas perencanaan dan fungsi pengawasan merupakan
area utama dalam aktivitas produksi yang tidak berkaitan secara
signifikan dengan kontrol atas area keuangan. Meskipun internal
audit memiliki pemahaman atas peramalan permintaan dan
menghasilkan hasil statistik yang merupakan kunci di dalam
sebuah sistem, tetapi internal audit juga harus mengetahui
(ii)

perencanaan atas alokasi biaya produksi dan biaya pemasaran.

Product-Planning Operational Audit Procedures

Dalam aktivitas audit pemahaman atas standar dan prosedur

dibutuhkan untuk mendukung fungsi atas perencanaan dan melihat
apakah standar dipatuhi dan terapkan. Internal audit membutuhkan
(iii)

dokumen yang akan digunakan dalam analisis statistik.

Product-Planning Computer Audit Procedures
Area ini mendukung atas aplikasi data dan statistk yang
digunakan klien dalam bekerja. Poin utama disini, internal audit,
menjalankan fungsi independensi atas sistem informasi. Oleh
karena itu, internal audit secara umum haruslah mereview prosesor

(iv)

yang termasuk didalamnya keamanan LAN dan prosedur backup.

Product-Planning Sample Audit Report Findings
A. Product-Planning Sampel Audit Report Findings
Perencanaan produk atas peramalan permintaan dilaporkan
untuk semua product lines. Akan tetapi, laporan hanya
mengupdate data dari tiga produk utama, yaitu A, B, dan C.
Data minor di update secara semi annual.
B. Statistical Forecasting Techniques Are Not Documented
Projek atas perencanaan produk didasari oleh algoritma
statistik

yang

dikembangan

oleh

konsultan

dari

luar

perusahaan. Algoritma menyatukan kedalam sebuah program,

tetapi tidak terdapat dokumen yang menjelaskan kalkulasi dan
hanya dibawah asumsi.
Sales Promotion And Advertising
Dalam pembuatan suatu produk pada awalnya

haruslah direncanakan,

dikembangkan, kemudia barulah diproduksi. Setelah itu produk siap untuk dijual.
Suatu produk tentu saja merupakan jenis barang yang akan digunakan oleh
konsumen, termasuk barang industri maupun barang dari perusahaan manufaktur.
Semua barang yang berasal dari manufaktur haruslah mendapatkan lisensi dan
haruslah memiliki jenis yang khusus. Salah satu bagian dalam pengembangan
produk agar mendapatkan konsumen yang potensial ialah aktivitas promosi yang
didalamnya termasuk aktivitas pengiklanan. Internal audit haruslah menemukan
karakteristik dari semua aktivitas promosi yang lebih detail yang berhubungan
dengan pengiklanan dan tipe penjualan lainnya.
(a) Sales Promotion Organizational Considerations

Pengawasan yang cukup atas promosi dalam penjualan merupakan

tingkatan dalam aktivitas pengeluaran dan merupakan jenis dalam aktivitas
promosi penjualan. Internal audit haruslah mengetahui informasi dasar
dari aktivitas pengiklanan dan promosi penjualan yang merupakan bagian
dari aktivitas organisasi. Sebagai contoh banyak perusahaan yang merekrut
agensi dari luar untuk mengerjakan tugas dalam aktivitas promosi.
(i)
Advertising and Agency Relationships
Sebuah karakteristik dalam pengiklanan ialah menggunakan pihak
agensi. Agensi merupakan bagian dalam entitas bisnis yang berdiri
diantara perusahaan dan media yang didalamnya termasuk majalah,
koran, radio, dan stasiun televi. Agensi periklan berhubungan
dengan media yang biasanya menggunakan sistem pembayaran
untuk waktu yang digunakan dalam aktivitas pengiklanan.
Agency Selection and Operations
Meskipun pemilihan agensi biasanya merupakan pilihan dari pihak

(ii)

manajemen, internal audit dapat membantu dalam meriview dan

mengomentari berbagai jenis agensi yang dapat dipilih. Hal ini
merupakan hal yang penting karena pada nantinya internal audit
akan meriview pembayaran yang dibebankan kepada perusahaan.
(b) Advertising Internal Control Considerations
Manajemen cenderung berfokus pada pengendalian terhadap beban
periklanan dikarenakan hal tersebut bersifat signifikan karena besar nya
jumlah uang yang harus oleh masing-masing organisasi. Kunci utama dari
pengendalian terhadap fungsi ini adalah melakukan pengawasan terhadap
keseluruhan aktivitas periklanan, baik yang dikerjakan di dalam maupun di
luar. Selain itu prosedur pengawasan, pengendalian keuangan harus sudah
ditetapkan secara baik, diawali dengan alokasi anggaran ke agensi secara
individu atas produk-produk tertentu atau program yang memiliki tujuan
khusus. Pengendalian internal atas periklanan harus mencakup hal-hal di
bawah ini :

Perkembangan dari program periklanan harus di awasi secara rutin,

dan memberikan laporan terbaru atas program tersebut. Laporan
mencakup ringkasan dari persiapan kerja dari masing-masing
agensi, komitmen dengan pemasok dari luar dan terhadap media

Melihat sampai sejauh mana pendapatan yang diperoleh dari suatu

agensi melalui penggunan periklanan, waktu iklan harus dilakukan
evaluasi.walaupun

suatu

organisasi

terkadang

tidak

dapat

mengevaluasi kinerja secara keseluruhan, namun mereka dapat

melakukan beberapa pengecekan.

Tagihan atas periklanan dan ketersediaan dokumen pendukung
harus selalu dipantau.
Pengendalian control pada bagian ini berfokus pada dua bagian.

Pertama, terkait ketepatan pencatatan dan keseluruhan dokumen

pendukung terkait kegiatan tersebut yang diperoleh melalui pihak agensi.
Kedua, evaluasi lapangan atas agensi itu sediri.
(c) Internal Audit And Advertising Agency Financial Controls
Ketika bagian akuntansi dan periklanan harus menentukan prosedur
pengendalian internal mereka sendiri, auditor internal harus menentukan
jadwal dalam mengevaluasi keseluruhan aktivitas periklanan dari masingmasing agensi termasuk evaluasi umum atas fungsi periklanan yang ada di
dalam suatu organisasi. Sebagai bagian dari evaluasi aktivitas periklanan,
pihak auditor internal harus menilai ketepatan dari pencatatan atas
kegiatan

periklanan

di

dalam

organisasi.

Audit

internal

dapat

menggunakan penilain yang serupa dengan melakukan evaluasi terhadap

kegitan operasi agensi, termasuk pencatatan dari pihak agensi yang
diharapkan terkait dengan pencatatan dalam organisasi.
(i)
Advertising Financial Audit Considerations
Seorang auditor internal harus memperhatikan ketepatan anggaran
atas periklanan serta biaya total yang dibutuhkan dalam anggaran
tersebut. Langkah pertama yang harus dilakukan yaitu pihak audit
internal harus mengevaluasi prosedur yang berkaitan dengan
bagian periklanan untuk melihat kesesuainya dengan peraturan
yang telah ditetapkan. Anggaran atas periklanan mungkin telah
ditetapkan dengan mempertimbangkan tujuan dari penjualan, lini
produk perusahaan, dan estimasi biaya yang dibutuhkan untuk
aktivitas periklanan. Gambar 28.6 pada halaman 27 terdiri atas
beberapa prosedur audit untuk evaluasi aspek keuangan dari fungsi

periklanan. Proses tersebut termasuk tahap dalam pencatatan audit

pada agensi periklanan. Namun pihak internal audit harus sudah
(ii)

diberikan kewenangan dalam memerikasa pencatatan tersebut.

Sales Advertising Operational Audit Procedures
Terdapat banyak tipe aktivitas periklanan yang
menggambarkan siklus operasi dari pengendalian utam suatu
perusahaan.

Untuk

merancang

dan

merencanakan

kajian

operasional fungsi iklan, audit internal perlu memiliki pemahaman

yang baik tentang proses periklanan keseluruhan, Beberapa
pengendalian pada poin ini yang telah dibahas pada bagian
sebelumnya mengenai audit keuangan dari fungsi iklan. mereka
dapat diringkas dalam poin-poin berikut, (1) Penentuan tujuan, (2)
audit internal harus memahami dan mengevaluasi efektivitas
melalui

berbagai macam

cara untuk memahami

aktivitas

periklanan, (3) persetujuan terhadap anggaran, (4) menentukan

pemasok, (5) pengadaan produk dan jasa, (6) penyelesaian iklan,
(7) evaluasi atas hasil.
Tabel 28.7 menguraikan karena prosedur audit operasional
untuk ulasan dari fungsi iklan . karena usaha periklanan dapat
begitu bervariasi di seluruh lini produk dalam organisasi tertentu,
prosedur pengendalian harus secara individual dinilai untuk setiap
usaha periklanan besar. penilaian ini harus fokus pada kecukupan
pengendalian dan prosedur yang ada serta pada perawatan dan
(iii)

semangat yang mereka diimplementasikan.

Advertising Function Computer Audit Procedures
Audit internal harus mencakup pada telaah terkait pencadangan,
keamanan, dan akses pengendalian dalam sistem. bahkan jika itu
tidak ada hubungannya dengan sistem keuangan, file-nya meliputi
desain yang mengambil upaya yang cukup untuk dikembangkan.
seperti audit internal disarankan untuk menelaah pengendalian atas
komputer dibantu desain file di sistem informasi, kontrol serupa

(iv)

harus digunakan untuk jenis yang sama.

Advertising Audit Sampe Report Findings
a. Tagihan lembaga yang tidak didokumentasikan dengan baik.
kami menemukan banyak contoh dari tagihan yang telah

disetujui dan dibayar dengan hanya minimal mendukung

documentation.in Selain itu, sampel tagihan dijiplak untuk
catatan internal di lembaga tersebut . kami menemukan
penagihan ini harus didukung oleh dokumentasi atau bukti lain
sebelum pembayaran disetujui
b. Tagihan iklan koperasi kurang terkontrol. penjual di divisi
PRODCO diperbolehkan untuk memberikan pelanggan mereka
penyisihan iklan koperasi dari 309 dari biaya iklan lokal
ditempatkan untuk produk A .kita melakukan telaah permintaan
pelanggan untuk pembayaran untuk iklan koperasi dan
menemukan bahwa 22 % dari mereka tidak memiliki dokumen
pendukung yang diperlukan.
c. Sistem desain grafis komputer memerlukan kontrol yang lebih
baik. komputer di pusat kerja khusus telah diinstal bersama
dengan perangkat lunak untuk menghasilkan naskah iklan yang
telah siap. kami menemukan bahwa file-file ini dan program
yang tidak didukung secara rutin baik oleh departemen atau
administrator jaringan sesuai
Sales Activities
(a) Distribution Channels And The Sales Process
(i)

Organization Of The Sales Effort

(ii)

Dealers, Agents, And Franchisees

(iii)

Credit Policy Management

(iv)

Other Sales Promotion Activities

(v)

Pricing Control Concerns

(b) Sales Department Internal Controls

(i)

Sales Orders

(ii)

Sales Invoices

(iii)

Credit Memoranda

(c) Sales Function Internal Audit Activities

(i)

Sales-Related Financial Audit Considerations

(ii)

Sales Function Computer Audit Procedures

(iv)

Sample Sales Audit Report Findings

Sales-Marketing And Advertising-Related Audits