UTY 5 : CONTROL BUDGE

PENGAWALAN
Proses untuk memastikan samada objektif organisasi
dan pengurusan dapat dicapai.
Kawalan adalah pemeriksaan (checking) bagaimana
perlaksanaan yang sebenar berbanding dengan yang
dirancangkan dan membuat penyelarasan ke atas
perlaksanaan untuk mencapai apa yang dirancang
Merangkumi perancangan dan perhubungan supaya
mencapai matlamat atau sasaran (standard/ target)
yang dikehendaki, mengukur perlaksaan berbanding
matlamat / sasaran, mengenalpasti perbezaan
(deviations) dan mengambil tindakan pembetulan.

ELEMEN ELEMEN YANG DIKAWAL

Man (Manusia)
Machine (Mesin)

5M

Material (Bahan)
Money (Wang)
Management (Pengurusan)

Man (Manusia)

Pekerja :- Sikap pekerja, fizikal dan mental pekerja,

latar belakang pekerja dan sebagainya. Setiap
pekerja ada perbezaanya dari pelbagai sudut.
Contohnya sikap, citarasa, hobi dan sebagainya.

Machine (Mesin)

Mesin / jentera :- Usia mesin, Keralatan mesin,

Kepantasan mesin, Penyelenggaraan mesin
dan sebagainya.

Material (Bahan)

Bahan bahan :- Kos bahan mentah, Kualiti

bahan, Kuantiti bahan dan sebagainya.

Money (Wang)

Wang :- Kos, Keuntungan, Kerugian, Gaji

pekerja, Bayaran elaun dan sebagainya.

Management (Pengurusan)

Pengurusan :- Pembayaran gaji pekerja,

Penerimaan tempahan, Penerimaan aduan dari
pelanggan, Pengambilan pekerja, Tindakan
disiplin pekerja dan sebagainya.

KAWALAN KOS
Secara amnya, kawalan kos merangkumi empat
bahagian iaitu: Kawalan Bekalan Bahan
Kawalan Unsur-unsur Masa
Kawalan Tenaga Kerja
Kawalan Pembaziran

KAWALAN BEKALAN
BAHAN
1. Objektif
Membuat kawalan pada bekalan bahan supaya
menepati kehendak perancangan dan mematuhi
piawaian kos.
2. Keperluan
Memeriksa kualiti dan kuantiti bahan yang
dibekalkan.
Memunggah dan menyimpan bahan/peralatan
mengikut peraturan yang ditetapkan.
Mengagihkan bahan dan peralatan kepada pekerja
bawahan.

3. Pengurusan inventori;
Inventori:
Semua barangan yang disimpan untuk memenuhi
keperluan permintaan akan datang.
Jenis-jenis Inventori :
i.Bahan Mentah
- Bahan yang diterima dari luar dan memerlukan
proses selanjutnya.
ii. Part Yang Dibeli
- Part yang dibeli dari pembekal dan tidak perlu
diproses lagi.

iii. Barangan Dalam Proses (Work In Process)

- Produk yang belum siap dan masih di
dalam proses.
iv. Barangan Siap (Finished goods)
- Barangan yang siap diproses dan
menunggu untuk dihantar kepada
pelanggan.
v. Bekalan (Supplies)
- Bahan keperluan yang digunakan untuk
operasi penyudahan.

4. Langkah-langkah dalam pengurusan inventori;

Membuat
Pesanan

Memunggah /
Memeriksa

Pengurusan
Inventori

Pengagihan

a) Membuat pesanan
Bila bahan kurang dari stok keselamatan
- Stok keselamatan : kuantiti yang minima bagi
sesuatu barangan dalam stok atau pada sela masa
yang tetap.
Mengetahui pembekal
Kuantiti dan kualiti
Kos piawaian
Masa penghantaran

b) Memunggah dan memeriksa

Kuantiti dan kualiti barangan cacat
Alat pemunggahan pengendalian insani / mesin
c) Pengurusan Inventori
Tujuan : Memastikan bahan yang diperlukan
sentiasa ada dan berkeadaan baik, supaya kos
menunggu dapat dikurangkan.
Tugas-tugas :
1. Menentukan bilangan pesanan (EOQ : Economic
Order Quantity)

2. Menentukan masa pesanan

- Bila barang kurang dari stok keselamatan
- Bila sampai sela masa tertentu
3. Membuat pemeriksaan
- Barangan sampai
- Berkala
4. Susunatur stor
- Pergerakan yang cekap
- Sesuai dengan barangan
5. Pengrekodan keluar masuk
- Sentiasa kemaskini

6. Aspek keselamatan / kesihatan

- Kebakaran
- Pengudaraan
7. Membangunkan prosedur kawalan inventori
- ISO
d) Pengagihan
Pengrekodan

Meminimakan peratusan di dalam inventori

Mengurangkan kos pergudangan (warehousing
cost)
Mengelakkan kerugian dari kerosakan
Mengawal bekalan bahan mentah, komponen
sentiasa mencukupi bagi kegunaan pengeluaran.
Mengadakan sistem pengangkutan yang baik bagi
pengagihan barang ditempat kerja, penerimaan
(receiving) dan penghantaran (shipping).
Membuat ramalan keperluan inventori.

KOS DALAM INVENTORI

Kos Perolehan (Procurement Cost)

Ianya juga dikenali sebagai kos pesanan
(ordering cost),
Kos perolehan meliputi kos untuk membuat
pesanan bahan, urusan pemilihan pembekal,
pengkeranian untuk membuat pesanan, kos
penerimaan seperti memeriksa bekalan dan
lain-lain kos yang berkaitan dengan membuat
pesanan.
Kos perolehan biasanya tetap walaupun saiz
pesanan berbeza.

KAWALAN UNSUR-UNSUR
MASA

1. Objektif;
Mengawal aktiviti-aktiviti pengeluaran supaya
masa yang digunakan menepati perancangan dan
piawaian kos dapat dipatuhi.
2. Keperluan;
Menyediakan jadual masa
Taklimat kepada pekerja
Mengawasi maklumbalas dan jadualkan semula
kerja jika perlu

3. Keperluan penjadualan;
Perancangan / pengurusan kerja
-Analisa kerja
-Masa piawai
-Kos tenaga kerja
Jenis-jenis jadual
-Jadual penugasan
-Jadual kerja
-Jadual bebanan / mesin

Informasi dari jadual;

Jenis kerja
Masa yang sepatutnya
Masa sebenar yang diambil
Mendapatkan punca kegagalan
Maklumbalas dan penjadualan semula

4. Taklimat :
Bidang tugas masing-masing
Kepentingan mengikut jadual
Mematuhi piawaian kos
Tanggungjawab menepati masa.

KAWALAN TENAGA KERJA

1. Objektif;
Mengawal tenaga kerja supaya pekerja dapat bekerja
dengan betul, bersungguh-sungguh dan
bertanggungjawab dalam memenuhi jadual yang
ditetapkan dan menepati piawaian kos.
2. Keperluan;
Menentukan bilangan pekerja yang diperlukan bagi
setiap kerja
Mengenalpasti tahap kemahiran pekerja yang
diperlukan
Taklimat kepada pekerja
Mengawasi dan menilai projek

3. Aspek-aspek dalam kawalan tenaga kerja;

a) Aspek Pengeluaran
Bilangan pekerja
Kemahiran pekerja
Perancangan kerja
b) Aspek pembinaan Tenaga Kerja yang berkesan
Kemahiran memahami pekerja
Kemahiran komunikasi
Kemahiran memotivasi pekerja
Kemahiran kepimpinan
Kebajikan pekerja

4. Memperbaiki hubungan penyelia-pekerja

Minat yang tulen terhadap masalah pekerja
Memahami dahulu pandangan pekerja
Pendengar yang baik
Tetapkan masa perbincangan
Berjanji hanya yang mampu ditunaikan
Jangan sekali-kali menipu untuk keluar dari masalah
Elak mengkritik secara telus
Tiada siapa yang menang dalam suatu perbalahan
Membangunkan suasana persahabatan
Memuji jika berjaya
Berlaku adil dalam kenaikan pangkat.
Elakkan konflik di antara pekerja

5. Kepimpinan
a) Definisi
Satu aktiviti dalam kumpulan dimana seorang
ketua berkebolehan mewujudkan keadaan di mana
semua ahli merasa bertanggungjawab mencapai
objektif yang ditetapkan.
Keupayaan menggerakkan sesuatu kumpulan ke
suatu arah.
Kebolehan menggabungkan kemahiran yang
berbeza.
Keupayaan membangunkan visi bagi organisasi.

b) Kualiti Peribadi Seorang Pemimpin

Karisma
Berpengetahuan atau berkemahiran
Berpandangan jauh
Bijaksana
Bertanggungjawab, berkeyakinan dan bersemangat
Boleh diharapkan
Penyelesai masalah
Peka pada persekitaran
Proaktif
Sedia menerima teguran dan membetulkan
kesilapan diri
Disiplin diri yang tinggi

MENGAWAL PEMBAZIRAN
1. Objektif;
Mengawal pembaziran dengan cara mengawasi
penggunaan bahan bagi mengelakkan atau
minimakan kerugian yang tidak perlu terhadap
organisasi.
2. Keperluan;
Menentukan kuantiti bahan yang dibekalkan oleh
pembekal
Mengemaskinikan paras stok
Menyelenggara kemudahan tempat simpanan

3. Kaedah Mengelakkan Pembaziran

a) Pengurusan Inventori yang Betul
Mengawasi bahan sampai kuantiti / kualiti
Kesesuaian tempat simpanan
Pemeliharaan stok
Membuat pesanan bahan yang perlu
Mengaudit stok
Menyelenggara tempat simpanan calibration,
OSHA
Sifat tanggungjawab dalam mengelak pembaziran
Polisi syarikat

b) Pembuatan Mematuhi Spesifikasi Produk

Produk mengikut kehendak pelanggan.
Berkualiti
Kecacatan sifar

FAEDAH MEMBUAT
BELANJAWAN

1. PERANCANGAN DAN PENYELARASAN

Perancangan adalah kunci untuk berjaya dalam
perniagaan dan keupayaan perbelanjaan
perancangan untuk mengambil tempat.
Proses pembelajaran disediakan untuk
penyelarasan pada aktiviti aktiviti atau bahagian
bahagian organisasi yang mana setiap bahagian
dapat daripada operasi dapat menyumbangkan
kepada perancangan keseluruhan.

2. PENJELASAN HAK DAN TANGGUNGJAWAB

Penjelasan tanggungjawab tanggungjawab untuk
setiap pengurus atau pegawai yang mesti membuat
belanjawan.
3. PERHUBUNGAN
Proses perbelanjaan merangkumi semua tahap
dalam pengurusan.
Merupakan peralatan yang penting dalam
perhubungan antara pengurusan di bahagian atasan
dan pertengahan.

4. MENGAWAL
Proses untuk membandingkan keputusan yang
nyata dengan keputusan yang telah dirancang dan
membuat laporan sekiranya berlaku perbezaan
adalah prinsip di dalam pengawalan bajet.
5. MOTIVASI
Penglibatan pihak pertengahan dan atasan dalam
pengurusan dengan persediaan belanjawan dan
penubuhan sasaran yang jelas di mana
perlaksanaannya boleh diadili akan dilihat sebagai
kesedaran.

KAWALAN PENGELUARAN
Matlamat untuk memastikan tarikh
penghantaran dipenuhi
Penggunaan tenagakerja dan peralatan yang
berkesan
Kadar kerja yang tidak siap tidak terlalu tinggi.
(work in progress).
Termasuk kawalan mutu (Quality Control),
kawalan kos pembuatan, kawalan stok dan
kawalan penyelenggaraan.

PIAWAI
Satu unit pengukuran yang dijadikan sebagai
rujukan untuk menilai hasil dimana ia menyatakan
tahap perlaksanaan yang diperlukan.

Digunakan untuk menentukan tahap perlaksanaan

untuk mesin, tugas, pekerja individu, jabatan atau
keseluruhan organisasi.

1. Piawai Fizikal (Physical std)

Kuantiti produk / perkhidmatan, bilangan

pelanggan atau kualiti produk / perkhidmatan.
2. Piawai Kewangan (Monetary std)

Kos buruh, jualan, kos bahan-bahan, keuntungan

kasar dsb.
3. Piawai Masa (Time std)

Jangkamasa sesuatu kerja dijalankan atau tarikh

akhir sesuatu kerja yang perlu disiapkan.