Anda di halaman 1dari 23

Daftar ISI

Bab I Pendahuluan
Rumusan Masalah

1
2

Tujuan Paper 2
Bab II Pembahasan

A. Project Integration Management 2


2.1.1 Proses Project Integration Management

B. Project Scope Management2


2.2 Pengertian Project Scope Management

2.2.1 Proses Project Scope Management


3
2.2.2 Input
2.2.3 Tools and Techniques
3
2.2.4 Output 3
2.2.5 WBS (Work Breakdown Subject) 3
Bab III Penutup

1 | Page

BAB I
Pendahuluan

Dewasa ini, kondisi perekonomian menjadi salah satu kegiatan yang mendominasi
kehidupan manusia. Tidak sampai disitu saja, perekonomian juga telah menjadi pusat
perhatian setiap manusia karena nilai ekonomi menjadi indikator tingkat kehidupan manusia
itu sendiri. Dengan demikian, manusia dituntut untuk memainkan peran dalam industri
perekonomian dari tingkat rendah hingga atas. Manusia belajar mengenai cara memanage
perekonomian dimulai dari cara merencanakan,mengorganisir, melaksanakan hingga
mengendalikan melalui berbagai usaha/proyek yang sedang dijalankan. Untuk itu, lahirlah
sebuah ideologi mengenai manajemen proyek yang diharapkan menjadi salah satu pegangan
dalam menjalankan suatu usaha/proyek. Dimana pengertian manajemen proyek itu sendiri
adalah suatu keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan serta
pengendalian untuk mencapai tujuan usaha/proyek yang bersifat sementara atau temporer
dalam rentang waktu usaha itu dijalankan.
Setiap usaha/proyek yang berjalan membutuhkan suatu proses karenanya memiliki
rentang waktu dari usaha tersebut dimulai sampai diakhiri, hal tersebut biasa disebut siklus
kehidupan proyek (project life cycle), dimana hal ini adalah metode yang digunakan dalam
menggambarkan keadaan dan waktu proyek tersebut direncanakan, dikontrol serta diawasi
dimulai dari kesepakatan untuk dilaksanakan hingga tujuan proyek tercapai.
Hal yang penting dalam manajemen proyek adalah mengintegrasikan seluruh
knowledge area selama project life cycle berlangsung sehingga terciptanya manajemen
integrasi proyek yang baik. Adapun Manajemen Integrasi Proyek menjelaskan mengenai
kepastian proses-proses yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek yang sesuai dengan
siklus kehidupan proyek (project life cycle), serta cara koordinasi berbagai elemen yang
dibutuhkan selama proses proyek. Manajemen integrasi proyek juga terdiri dari pembuatan
rencana proyek, pelaksanaan rencana proyek dan pengendalian perubahaan proyek.
Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan manajemen proyek?
2. Mengapa suatu proyek disebut sebagai life cylce project?
3. Apa saja yang diperlukan dalam menjalankan suatu proyek dari fase inisiasi,
perencanaan, pelaksanaan, pengendalian sampai pada fase penutupan?
4. Apa yang dimaksud dengan project integration management?
5. Apa yang dimaksud dengan project scope management?
6. Bagaimana menjalankan suatu proyek dimulai dari input, tools and technique dan
output pada aspek project integration management dan project scope management?

2 | Page

Tujuan Paper
1. Mengetahui pentingnya suatu proyek dalam kehidupan manusia
2. Mengetahui proses-proses serta orang-orang yang terllibat dalam menjalankan suatu
proyek.
3. Mengetahui batasan project integration management dan project scope management
dalam menjalankan suatu proyek.

3 | Page

BAB II
PEMBAHASAN
A. Project Integration Management
Seperti yang diketahui sebelumnya bahwa manajemen integrasi proyek adalah salah
satu interface yang paling dibutuhkan dalam menjalankan menajemen proyek, sehingga
Manajemen Integrasi Proyek melibatkan koordinasi seluruh knowledge area dalam siklus
kehidupan proyek. Adapun knowledge area tersebut dapat dilihat di bawah ini :

2.1.1 Proses Manajemen Integrasi Proyek


Dalam manajemen integrasi proyek, tentunya ada proses yang menjadikan proyek yang
dihasilkan sesuai tujuan, namun setiap proses memiliki input, tools and technique (dimana
diperhatikan hal-hal yang dibutuhkan serta teknik pencapaian), serta output (hasil dari proses
yang telah dijalankan). Adapun itu seperti berikut:
1. Perlunya membuat project charter
Project Charter adalah dokumen yang dibuat oleh sponsor yang secara formal
diserahkan kepada project manajer yang dibuat dengan kesepakatan bersama dalam
bentuk teamwork bersama stakeholder yang didalamnya terdapat kewenangan untuk
menggunakan sumber daya pada aktivitas-aktivitas proyek. Project charter mencakup
elemen persiapan dari skup project seperti mengontrol setiap hal yang termasuk
ataupun tidak dibutuhkan selama proses proyek berlangsung. Sehingga melalui project
charter dapat diketahui gambaran pelaksanaan proyek selama siklus kehidupan proyek
(project life cycle) sehingga diperoleh kesepakatan di antara para stakeholder mengenai
aspek di dalam proyek seperti tujuan, skup, deliverables, dan sumber daya yang ada.

4 | Page

Input Project Charter

Project Statement of Work (SOW)


Project Statement of Work adalah sebuah gambaran tentang suatu produk,
layanan, atau hasil pada suatu proyek yang akan dikerjakan. Dasar dari penentuan
SOW yaitu kebutuhan proyek, deskripsi ruang lingkup suatu proyek, dan rencana
strategis dari suatu proyek.
Business Case
Bussiness Case berisi informasi yang diperlukan apakah proyek tersebut
layak untuk mendapat investasi atau tidak. Dasarnya adalah kebutuhan bisnis dan
analisis cost-benefit.

Agreements
Dibutuhkannya Agreements yang digunakan untuk mendefinisikan tujuan
awal dari sebuah proyek.

Enterprise Environmental Factors


Perlu diperhatikannya lingkungan proyek yang sesuai dengan standar
pemerintah, standar perindustrian, regulasi, struktur dan kultur ornganisasi dan
kondisi pasar.

Organizational Process Assets


Dalam pembuatan Project Charter juga dipengaruhi oleh proses asset
organisasi, sejarah dari dibentuk dan dilaksanakannya suatu proyek.
Tools and Techniques

Expert Judgment
konsultan, stakeholder, professional, grup perindustrian, SME, dan PMO.
Facilitation Techniques
bertukar pikiran, pemecahan masalah, dan pertemuan manajemen.
Output

Project Charter
Project charter berisi dokumen (kebutuhan bisnis, asumsi, kendala,
pemahaman keinginan klien dan persyaratan tingkat tinggi) yang diharapkan
mampu tujuan dengan baik.

2. Develop Project Management Plan


Develop Project Management Plan adalah proses untuk mendefinisikan,
mempersiapkan, dan mengkoordinasikan seluruh rencana yang diintegrasikan secara
komprehensif.

5 | Page

Input

Project charter
Outputs from Planning Processes
Enterprise Environmental Factors, termasuk:
Perlu diperhatikannya faktor lingkungan seperti standar tertentu dalam suatu
proyek, seperti:
o Standar Pemerintah atau perusahaan
o Sistem Informai manajemen proyek
o Struktur organisasi dan kulturnya
o Infrastruktur, dan Personil administrasi
Organizational Process Assets, termasuk:
o Petunjuk dasar, instruksi kerja, kriteria evaluasi proposal dan pekerjaan
o Template dari perencanaan manajemen proyek yang akan diperbaharui
sesuai dengan keadaan dari perrencanaan awal.
o Prosedur apabila ada perubahan
o File proyek pada proyek masa lalu, serta informasi sejarah, dll
Tools and Techniques
Expert Judgement
Merinci aspek teknis dan manajemen, menentukan SDM dan tingkatan
keahlian yang dibutuhkan, dan membuat skala prioritas pekerjaan agar proyek
dapat berjalan sesuai alokasi waktu.
Facilitation Techniques
Tujuannya untuk bertukar pikiran, pemecahan masalah, dan pertemuan
manajemen.
Output

Project Management Plan


Proyek akan dieksekusi, dikontrol, dan dikendalikan yang terintegrasi dan
terkonsolidasi dengan seluruh rencana yang telah disiapkan sebelumnya.

3. Direct and Manage Project Work


Direct and Manage Project Work adalah proses untuk memimpin project
management plan dan menerapkan perubahan yang telah disetujui untuk mencapai
tujuan dari suatu proyek dengan baik.
Input

Project Management Plan


Mencakup scope, requirements,
management.
Approved Change Request

schedule,

cost,

dan

stakeholder

6 | Page

Hasil dari proses perform integrated change control. Dapat berisi tindakan
perbaikan, tindakan pencegahan, atau perbaikan kerusakan yang telah disetujui.
Serta perubahan ini dapat berpengaruh pada kebijakan, prosedur, rencana,
pendanaan, ataupun jadwal.
Enterprise Environmental Factors
Arahan dan pengelolaan suatu project work terpengaruh oleh lingkungan
perusahaan, yaitu organisasi perusahaan, infrastruktur, administrasi karyawan,
toleransi resiko stakeholder, serta project management information system.
Organizational Process Assets
Organizational Process Assets meliputi panduan kerja, persyaratan
komunikasi, perbaikan prosedur manajemen, proses pengukuran database, berkas
dari proyek terdahulu.
Tools and Techniques
Expert Judgment
Pada proses ini pendapat para ahli digunakan untuk menilai input yang
dibutuhkan dan kemudian diarahkan agar dapat mengatur eksekusi dari project
management plan. Keahlian ini berasal dari project manager, tim proyek,
konsultan, stakeholder, professional dengan menggunakan keahlian khususnya.
Project Management Information System
Sangat berguna bagi penjadwalan, sistem otorisasi, manajemen konfigurasi,
pengumpulan informasi, dan elemen lain agar dapat terkumpul dan dapat
dijadikan indicator utama kinerja yang telah dilakukan.
Meetings
Dalam hal ini diadakannya pertemuan antara project manager, tim proyek,
dan stakeholder untuk membahas sesuatu yang berkaitan dengan proyek. Dimana
hal ini sangat membantu dalam hal pertukaran informasi, bertukar pikiran, serta
pengambilan keputusan.
Output
Deliverables
Deliverables adalah rekaman nyata dari sebuah hasil yang telah
dilaksanakan untuk melengkapi sebuah proses.
Work Performance Data
Work Performance Data adalah suatu observasi dan pengukuran selama
berjalannya aktivitas selama pelaksanaan proyek. Data-data dikumpulkan selama
eksekusi kerja dan telah melewati proses kontrol untuk kemudian dijadikan
analisis lebih lanjut. Contohnya seperti langkah-langkah kinerja secara teknis,
jumlah permintaan perubahan, jumlah perbaikan, actual cost, dll
Change Request
Change Request adalah sebuah proposal formal untuk memodifikasi
dokumen, penyampaian, ataupun dasar. Hal ini sangat berpengaruh pada
perubahan bagian-bagian dalam project management plan. Change request sendiri
7 | Page

berisi tindakan perbaikan, tindakan pencegahan, perbaikan kerusakan, dan


penambahan hal-hal proyek.
Project Management Plan Updates
Project management plan antara lain scope, requirement, schedule, cost,
quality, process improvement, human recources, communication, risk,
procurement, stakeholder, and project baseline.
Project Documents Updates
Dokumen yang berisi persyaratan dokumentasi, catatan proyek, daftar
resiko, daftar stakeholder, dll
4. Monitor and Control Project Work
Monitor and Control Project Work adalah proses melacak, meninjau dan
melaporkan perkembangan yang disesuaikan secara objektif dalam project management
plan. Tujuan utama proses ini untuk melaporkan pada para stakeholder mengenai
kondisi proyek, evaluasi, dan perencanaan proyek kedepannya. Proses kontrol dan
monitor memperhatikan beberapa hal berikut ini:

Membandingkan performa proyek dengan perencanaan


Menilai apakah diperlukan adanya tindakan preventif atau korektif
Mengidentifikasi resiko yang telah terjadi dan yang mungkin akan terjadi
Membandingkan keakuratan waktu dengan perencanaan
Memberikan informasi untuk status laporan
Memberikan perkiraan jika ada kebutuhan biaya diluar perencanaan
Memonitor perubahan diluar perencanaan yang telah terjadi
Memberikan laporan sesuai perkembangan proyek
Inputs of Monitor and Control Project Work

Schedule forecast
Schedule forecast digunakan untuk membandingkan progress pekerjaan
dengan perencanaan.
Cost forecast
Cost forecast didapatkan dari perbandingan jumlah cost yang keluar dengan
cost keseluruhan. Untuk menentukan apakah masih didalam batasan toleransi
biaya proyek.
Validated changes
Validasi yang digunakan untuk memastikan kerja dan perubahan sudah
dilaksanakan dengan baik.
Work performance information
Data performa kerja digunakan untuk proses pengambilan keputusan
selama proyek berlangsung.
Enterprise enviromental factors
Memperhatikan standar pemerintahan, sistem otoritas organisasi, toleransi
risiko dari stakeholder, serta sistem informasi manajemen proyek.
Organizational process enviroment
8 | Page

Dokumen ini berisi persyaratan komunikasi organisasi, prosedur kontrol


finansial, prosedur manajemen masalah dan cacat, prosedur kontrol perubahan,
prosedur kontrol risiko, dll
Tools and Techniques of Monitor and Control Project Work

Penilaian para ahli (expert judgement)


Teknik analitis
Analisa regresi, metode group, analisa kausal, Root cause analysis,
Forecasting methods, Failure mode and effect analysis, Fault tree analysis,
Reserve analysis, trend analysis, earned value management, dan variance
analysis.
Project management information system
Meetings
Outputs of Monitor and Control Project Work
Permintaan perubahan (Change request)
Setelah dilakukan perbandingan antara pekerjaan di lapangan dengan
perencanaan, maka dilakukan permintaan perubahan yang termasuk dibawah ini:
Corrective action digunakan untuk mengoreksi tindakan pekerjaan
yang disesuaikan dengan perencanaan awal dalam siklus kehidupan
proyek.
Preventive action digunakan untuk mencegah kesalahan terjadi dengan
melakukan perubahan pada kerja.
Defect repair digunakan untuk memperbaiki suatu kesalahan pada
pekerjaan.
5. Integrated Change Control
Integrated Change Control adalah suatu proses dalam meninjau ulang semua
permintaan perubahan, menyetujui perubahan dan mengelola segala aspek yang
dibutuhkan selama sikulus kehidupan proyek. Tujuan proses ini untuk mengatur
perubahan yang terintegrasi dengan risiko pekerjaan minimal. Konfigurasi kontrol
adalah spesifikasi dari pelaksanaan dan proses. Pengelolaan konfigurasi adalah sebagai
berikut:

Configuration identification
Configuration status accounting
Configuration verification and audit
Inputs of Integrated Change Control
1. Project Management Plan termasuk scope management plan, scope
baseline, change management plan
9 | Page

2.
3.
4.
5.

Work Performance Report


Change Requests
Enterprise Enviromental Factors
Organizational Process Assets yang dapat mempengaruhi proses perubahan
terintegrasi adalah: prosedur kontrol perubahan, prosedur untuk
menyetujui otoritas, proses pengukuran database, dokumen proyek

Tools and Techniques of Integrated Change Control


1. Penilaian Ahli (Expert Judgement), stakeholder diminta masukannya dalam
perubahan terintegrasi. Stakeholder yang dimaksud dapat berupa:
konsultan, sponsor, grup industri dll
2. Meetings (Rapat) biasanya disebut rapat kontrol perubahan
3. Alat kontrol perubahan (Change Control Tools)
Outputs of Integrated Change Control
1.
2.
3.
4.

Permintaan perubahan yang disetujui


Daftar perubahan
Pembaharuan rencana manajemen proyek
Pembaharuan dokumen proyek

6. Close Project Phase


Close Project Phase adalah proses finalisasi seluruh aktifitas proses manajemen
proyek sehingga siap diadakannya penutupan proyek secara formal serta dibuatnya
lesson learned untuk dapat dipelajari selanjutnya apabila diadakannya proyek yang
serupa dimana lessoon learned ini biasanya berisi kesimpulan dari solusi hambatan
yang telah diselesaikan.
Inputs of Close Project Phase
1. Project Management Plan sesuai dengan persetujuan apa yang menandakan
selesainya proyek
2. Accepted Deliverables seperti spesifikasi produk yang disetujui, struk
pengantaran dll
3. Organizational Process Assets termasuk informasi historis dari proyek dan
lesson learned
Tools and Techniques of Close Project Phase
1. Expert Judgement yang memastikan penutupan proyek sesuai standar,
termasuk Manajer proyek, PMO dan asosiasi teknis dan profesional.
2. Analytical techniques termasuk regression analysis dan trend analysis
3. Meetings bisa secara langsung, virtual, formal atau informal.
Outputs of Close Project Phase

10 | P a g e

1. Final product, service, or result transition adalah transisi produk akhir dari
proyek
2. Organizational process assets update adalah output dari penutupan proyek
yang termasuk arsip proyek, dokumen penutupan proyek dan informasi
historis.

B. Project Scope Management


2.2 Pengertian Project Scope Management
Project Scope Management adalah acuan semua pekerjaan yang termasuk harus
dikerjakan dalam rangka menghasilkan produk proyek, beserta proses-proses yang
dilakukan untuk membuat produk yang dimaksud. Project Scope Management atau
Batasan Proyek mendefinisikan apa yang akan dikerjakan atau apa yang tidak akan
dikerjakan dalam sebuah proyek.
Project Charter adalah Sebuah dokumen yang nantinya akan digunakan untuk
mendefinisikan, validasi dan mengontrol cakupan pada proyek. Keuntungan utama dari
proses ini yaitu untuk memudahkan dalam mengatur cakupan selama proyek
dilaksanakan.
2.2.1

Proses Project Scope Management

Project Scope Management termasuk suatu proses yang dikembangakn untuk


mendefinisikan dan mengontrol apa yang termasuk atau tidak yang termasuk dalam suatu
proyek. Hal tersebut untuk memastikan tim proyek dan stakeholders memiliki
perngertian yang sama mengenai produk apa yang dihasilkan dari proyek dan proses apa
saja yang akan digunakan oleh tim proyek untuk menghasilkan produk tersebut, ada lima
proses utama yang dikembangkan dalam project scope manajement yaitu :
1.

Scope Planning
Scope Planning menjelaskan bagaimana suatu scope didefinisikan, diuji, dan
diawasi serta bagaimana Work Breakdown Structure (WBS) akan dibuat. Scope
Planning merupakan langkah awal dari scope manajement plan. Ukuran
proyek,kompleksitas, kepentingan, dan faktor faktor lain akan mempengaruhi
seberapa banyak usaha yang dihabiskan pada scope planning. Hasil utama dari scope
planning adalah suatu scope management plan yang mempersiapkan suatu dokumen
yang berisi deskripsi bagaimana tim akan mempersiapkan project scope statement,

11 | P a g e

membuat WBS, memastikan penyelesaian dari proyek yang dikerjakan dan


mengontrol perubahan pada scope proyek.
2. Scope Definition
Langkah selanjutnya adalah menentukan lebih lanjut pekerjaan yang dibutuhkan
untuk proyek. Scope definition yang bagus sangat penting untuk kesuksesan proyek
karena sangat membantu meningkatkan akurasi dari waktu, biaya, dan sumber yang
digunakan, serta menegaskan suatu baseline untuk memastikan kemampuan dan
mengontrol proyek dan juga membantu dalam memperjelaskan komunikasi dalam
tanggung jawab kerja. Hasil utama dari scope definition adalah project scope
statement.
3. Create WBS
Setelah menyelesaikan proses scope palnning dan definition, langkah
selanjutnya dalam project management adalah membuat suatu work breakdown
structure (WBS). WBS adalah pengelompokan pekerjaan sulit dalam suatu proyek
yang menentukan total scope dari proyek. Karena banyak proyek melibatkan banyak
orang dan banyak perbedaan, ini sangat penting untuk menyusun dan memutuskan
pekerjaan kedalam bagian logika dan didasari pada bagaimana pekerjaan akan dapat
ditingkatkan.
WBS merupakan dokumen pondasi pada project manajement karena
menyediakan dasar untuk perencanaan dan pengaturan jadwal proyek, biaya,
sumber, dan perubahan.WBS sering digambarkan sebagai suatu task-oriental family
tree dari aktivitas, sama dengan suatu bagan organisasi, suatu tim proyek sering
menyusun WBS untuk produk proyek, fase proyek, atau menggunakan project
management process group. Banyak orang suka membuat WBS dalam bagan untuk
membantu membayangkan proyek dan semua bagian utama dari proyek tersebut.
4. Scope Vertifications
Melibatkan persetujuan formal dari project scope yang diselesaikan oleh
stakeholders. Persetujuan ini sering dicapai dengan melakukan penyelidikan pada
pelangaran. Untuk menerima persetujuan formal dari project scope, tim proyek harus
membuat dokumentasi yang jelas dari produk proyek dan prosedur untuk
menevaluasi jika proyek sudah diselesaikan dengan benar dan menimbulkan

12 | P a g e

kepuasan. Untuk mengurangi perubahan scope, sangat perlu dilakukan pekerjaan


yang dapat memastikan project scope.
5. Scope Control
Scope Control melibatkan peraturan perubahan untuk project scope. Pengguna
sering tidak yakin bagaimana mengingkan tampilan untuk dilihat atau fungsi apa
yang dibutuhkan untuk meningkatkan performa bisnisnya. Pengembang tidak yakin
bagaimana mengartikan user requirement, dan mereka juga memilki keterkaitan
dengan teknologi yang terus

berubah.Tujuan dari scope control adalah

mempengaruhi factor yang menyebabkan perubahan scope, menyakinkan perubahan


yang diproses berdasarkan pada prosedur yang dikembangkan sebagai bagian dari
mengintegrasikan perubahan control, dan mengatur perubahan ketika perubahan ini
terjadi.

Scope

control

termasuk

mengidentifikasikan,

mengevaluasi,

dan

mengimplementasikan perubahan dari project scope sebagai progress dari proyek.


2.2.2 Input

1. Project Management Plan


Project Management Plan merupakan dokumen yang menjelaskan bagaimana
proyek akan dilaksanakan, dipantau dan dikendalikan. Project management plan
yang telah disetujui biasanya digunakan untuk membuat Scope Management Plan
dan dijadikan acuan dalam merencanakan dan mengatur cakupan proyek.
2. Enterprise Environmental Factors
Enterprise Environmental Factors merupakan beberapa faktor yang berasal
dari luar proyek yang dapat mempengaruhi dan terpengaruh oleh proyek.
3. Organizational Process Assets
Organizational Process Assets merupakan faktor yang berasal dari dalam
proyek atau organisasi yang dapat mempengaruhi jalannya proyek, seperti
kebijakan, proses, pengetahuan, informasi sebelumnya dan lain lain.
2.2.3 Tools and Techniques
1. Expert Judgements

13 | P a g e

Mengacu pada beberapa masukan dari pihak-pihak yang lebih tahu dan lebih
berpengalaman. Pemberi masukan merupakan orang yang memiliki pengetahuan,
kemampuan atau pengalaman khusus.
2. Meetings
Pertemuan ini dibutuhkan untuk mengembangkan scope management plan.
Dalam pertemuan ini, project manager bertemu langsung dengan project sponsor,
anggota tim, dan stakeholder lainnya untuk membahas scope management.
2.2.4 Output
1. Scope Management Plan
Dokumen yang

akan digunakan untuk mendefinisikan, validasi dan

mengontrol cakupan pada proyek. Dokumen ini merupakan salah satu input untuk
proses berikutnya, yaitu Collect Requirement.
2.

Requirements Management Plan


Salah satu komponen dari project management plan yang menjelaskan
bagaimana permintaan akan dianalisis, didokumentasi dan diatur.
2.2.5 WBS (WORK BREAKDOWN STRUCTURE)
Menyusun WBS (Work Breakdown Structure) merupakan suatu proses
membagi penyampaian dan pekerjaan dalam proyek agar lebih mudah dalam
mengaturnya. Keuntungan utama dari proses ini adalah memberikan tujuan yang
harus dicapai lebih terstruktur.
Input
1

Scope Management Plan


Dokumen ini akan membantu dalam menyusun WBS dari beberapa scope
secara rinci pada proses sebelumnya. Serta membantu pengawasan dan
persetujuan WBS.

2 Project Scope Statement

14 | P a g e

Dokumen ini menjelaskan pekerjaan yang akan akan dilakukan. Selain itu,
dokumen ini juga memberikan batasan serta aturan dalam yang mungkin dapat
mempengaruhi proyek.
3 Requirements Documentation
Dokumen ini digunakan untuk memudahkan dalam memahami kebutuhan
yang harus dihasilkan sebagai hasil dari pelaksanaan proyek.
4 Enterprise Environmental Factors
Menyajikan beberapa sumber referensi dari luar proyek untuk menyusun
WBS, seperti ISO/IEC 15288 pada Systems Engineering.

Tools and techiniques


Decompositions
Decompositions merupakan sebuah teknik yang digunakan untuk membagi
cakupan dan tujuan proyek ke dalam bentuk yang lebih kecil agar lebih mudah
mengaturnya. Work Packages merupakan bagian terbawah dari WBS yang
mendefinisikan setiap pekerjaan dengan lebih rinci dan lebih mudah diatur dari
segi biaya dan waktu. Setiap tingkatan dari teknik ini diatur berdasarkan
kebutuhan dalam mengontrol pekerjaan dalam proyek. Mengidentifikasi dan
menganalisis tujuan dan pekerjaan yang terkait;

Milestone
Milestone adalah suatu kejadian uang menandakan penyelesaian suatu
pekerjaan/aktifitas proyek
Outputs

Scope Baseline
Scope Baseline adalah kumpulan dari scope statement, WBS dan WBS
dictionary yang telah disetujui. Perubahan hanya dapat terjadi apabila terdapat
perubahan prosedur yang terkontrol. Ini merupakan komponen dari project
management plan. Adapun komponen dari scope baseline antara lain:

Project Scope Statement

15 | P a g e

Didalamnya terdapat deskripsi dari cakupan proyek, tujuan utama, asumsiasumsi dan kendala.
3

WBS
WBS adalah penguraian yang bersifat hierarki dari seluruh scope dalam
proyek dan tujuan yang ingin dicapai. Semakin bawah, semakin banyak informasi
rinci dari sebuah pekerjaan. Pada tahap akhir penyusunan WBS biasanya
disisipkan kode unik pada setiap work packages untuk memudahkan
pengontrolannya.

WBS Dictionary
Dokumen yang memberikan informasi penyampaian, aktivitas dan jadwal
yang lebih rinci dari setiap komponen pada WBS. Merupakan salah satu dokumen
yang mendukung WBS.
5

Project Documents Updates


Didalam project document updates, terdapat beberapa hal yang diperbarui
tetapi tidak terbatas pada requirement documents yang harus diperbarui termasuk
kesepakatan adanya perubahan. Jika terdapat permintaan perubahan dan telah
disetujui, maka requirement document juga harus diperbarui.
Create WBS dengan Diagram

16 | P a g e

C. Project Time Management


Pengertian Project Time Management
Proyek Manajemen Waktu mencakup proses-proses yang diperlukan untuk
memastikan penyelesaian tepat waktu dari proyek. Gambar dibawah memberikan gambaran
proses utama berikut dalam mengembangkan jadwal waktu proyek:
1. Kegiatan-Definisi mengidentifikasi kegiatan khusus yang harus dilakukan untuk
menghasilkan deliverable proyek berbagai.
2. Kegiatan-Sequencing mengidentifikasi dan mendokumentasikan dependensi
interaktivitas.
3. Durasi Kegiatan Memperkirakan-memperkirakan jumlah periode kerja yang akan
diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan individu.
4. Jadwal urutan kegiatan Pengembangan-analisis, jangka waktu kegiatan, dan
kebutuhan sumber daya untuk membuat jadwal proyek.
5. Jadwal Pengendalian-pengendalian perubahan pada jadwal proyek.
Proses ini berinteraksi satu sama lain dan dengan proses di bidang pengetahuan lain
juga. Setiap proses mungkin melibatkan usaha dari satu atau lebih individu atau kelompok
individu, berdasarkan kebutuhan proyek. Setiap proses umumnya terjadi setidaknya sekali
dalam setiap tahapan proyek.
Meskipun proses yang disajikan di sini sebagai elemen diskrit dengan antarmuka welldefined,
dalam praktiknya mereka mungkin tumpang tindih dan berinteraksi dengan cara yang tidak
rinci di sini.
Pada beberapa proyek, terutama yang kecil, urutan aktivitas, durasi kegiatan memperkirakan,
dan pengembangan jadwal yang begitu erat terkait bahwa mereka dipandang sebagai suatu
proses tunggal (misalnya, mereka mungkin dilakukan oleh satu individu selama periode yang
relatif singkat). Mereka disajikan di sini sebagai proses yang berbeda karena alat dan teknik
untuk masing-masing berbeda.

17 | P a g e

Gambar 3.0 Project Time Management Overview

1. Definisi Kegiatan
Merupakan kegiatan untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan aktivitas atau
pekerjaan apa saja yang akan dikerjakan pada proyek. Daftar aktivitas ini dapat mengacu
pada WBS (Work Breakdown Structure) yang telah disusun sebelumnya pada manajemen
scope. Sebagaimana penyusunan WBS, tim proyek dalam mendefinisikan aktivitas ini perlu
juga melibatkan stakeholder yang lain untuk memastikan bahwa aktivitas-aktivitas telah
terdefinisi secara lengkap untuk keberhasilan penyelesaian proyek. Dari definisi aktivitas ini
pula, estimasi biaya, waktu dan kebutuhan sumberdaya lain dapat disusun.

Gambar 3.1 Define Activities: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs

2. Kegiatan Sequencing
Setelah mendefinisikan aktivitas proyek, langkah berikutnya adalah membuat urutan
aktivitas yang merupakan detil dari WBS, detil deskripsi produk, asumsi dan batasan-batasan
untuk menentukan hubungan antar aktivitas. Termasuk dalam hal ini penjelasan tentang
ketergantungan dan perbedaan bentuk ketergantungan. Ketergantungan dan hubungan akan
menentukan urut-urutan aktvitas. Misalnya apakah mulainya satu aktivitas harus menunggu
aktivitas lain selesai ? Apakah beberapa aktivitas dapat berjalan bersamaan ? apakah beberapa
aktivitas saling overlap ? Ketergantungan atau hubungan antar aktivitas merupakan bahan
dasar dalam menyusun penjadwalan proyek. Terdapat 3 (tiga) aturan dasar dalam menyusun
urutan aktivitas.
18 | P a g e

Ketergantungan Mandatori (Mandatory Dependencies) ; ketergantungan yang tidak


dapat dipisahkan antar aktivitas/pekerjaan. Misalnya, pengujian program tidak dapat
dilakukan sebelum pembuatan program telah diselesaikan.

Ketergantungan Lepas (Discretionary Dependencies) ; ketergantungan yang


ditentukan oleh tim proyek. Sebagai contoh, dalam rangka mendapatkan hasil desai
yang baik, tim proyek mungkin belum akan memulai pekerjaan desain selama
pekerjaan analisis sistem belum selesai sepenuhnya walaupun sebenarnya desain
sistem sudah dapat dimulai tanpa harus menunggu pekerjaan analisis sistem
diselesaikan semuanya.

Ketergantungan Eksternal (External Dependencies) ; ketergantungan antara aktivitas


proyek dengan aktivitas non proyek. Sebagai contoh, pekerjaan instalasi sistem
operasi dan program aplikasi mungkin akan tergantung pada ketersediaan hardware
baru yang dipasok oleh suplier.

Berdasarkan identifikasi (definisi) aktivitas, dan saling ketergantungannya ini, maka akan
memudahkan tim proyek dalam menyusun urutan pekerjaan pada proyek yang pada akhirnya
diwujudkan dalam bentuk penjadwalan proyek. Alat bantu yang biasanya digunakan dalam
menyusun urutan aktivitas salah satunya adalah : Diagram Jaringan Proyek (Project Network
Diagrams) dan Precedence Diagramming Method (PDM).

Gambar 3.2 Sequence Activities: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs

3.

Kegiatan Durasi Estimasi


Setelah aktivitas didefinisikan dan dibuat urutan pekerjaannya, proses berikutnya pada
manajemen waktu proyek adalah membuat estimasi durasi aktivitas. Estimasi durasi aktivitas
sangat penting untuk mengetahui berapa lama waktu aktual (riil) yang sebenarnya dibutuhkan
oleh proyek. Berdasarkan urutan aktivitas dan saling keterkaitan antar aktivitas,
dimungkinkan terdapat beberapa aktivitas yang dapat berjalan simultan. Sehingga umur suatu
proyek tidak serta merta merupakan total waktu semua aktivitas akan tetapi hasil dari
manajemen waktu atau durasi aktivitas yang optimal. Batasan-batasan, asumsi-asumsi
aktivitas dan ketersediaan sumberdaya proyek perlu dipertimbangkan untuk memperkirakan
durasi aktivitas. Pengalaman manajer proyek atau pengalaman dari aktivitas yang serupa pada
proyek lain merupakan salah satu masukan penting untuk memperkirakan durasi aktivitas.

19 | P a g e

Gambar 3.3 Estimate Activity Durations: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs

4. Jadwal Pembangunan
Jadwal pembangunan berarti menentukan mulai dan selesai tanggal untuk proyekactiv
ities. Jika tanggal awal dan akhir yang tidak realistis, maka proyek tidak mungkin
selesai sesuai jadwal. Proses pengembangan jadwal seringkali harus diciptakan (bersama
dengan proses yang memberikan masukan, terutama durasi memperkirakan
dan biaya estimasi) sebelum penentuan jadwal proyek.
Diagram Jaringan Proyek
Adalah skema yang menunjukkan hubungan logis atau urutan aktivitas-aktivitas proyek
menggunakan metode AOA (activity-on-arrow) atau ADM (arrow diagramming mehod).
Suatu aktivitas disimbolkan dengan anak panah (arrow) sekaligus menunjukkan aliran kerja
dan dihubungkan pada suatu titik yang disebut node untuk menggambarkan urutan aktivitas.
Node ini sekaligus menunjukkan titik mulai dan titik selesainya suatu aktivitas. Setiap node
di beri nomor secara urut, nomor node pertama (no. 1) menunjukkan awal proyek dan nomor
node terakhir menunjukkan akhir proyek.
Langkah-langkah membuat Diagram Jaringan Proyek :

Tentukan semua aktivitas awal proyek dan tempatkan awal semua aktivitas ini pada
node 1. Buat node-node baru sebagai akhir aktivitas dari node 1 dan hubungkan
dengan anak panah masing-masing ke node 1. Beri nama atau simbol aktivitas pada
anak panah. Estimasi waktu juga dapat dituliskan pada anak panah. Misalnya A = 3
artinya aktivitas A dengan alokasi waktu 3 hari (jika satuan waktunya hari).

Lanjutkan menggambar diagram network, bekerja mengalir dari kiri ke kanan.


Perhatikan apakah ada aktivitas yang mengumpul (merger) atau menyebar (burst).
Suatu node disebut burst jika dari node ini menghasilkan satu atau lebih aktivitas
(sekaligus node) baru. Dan suatu node disebut merger jika dari beberapa aktivitas
yang berasal dari beberapa node mengumpul pada satu node sebagai akhir aktivitas.

Lanjutkan menggambar diagram jaringan proyek sampai seluruh aktivitas


tergambarkan pada diagram.

Sebagai acuan lainnya, semua anak panah sedapat mungkin digambarkan mengalir ke
depan atau ke arah kanan, dan hindari anak panah yang saling menyilang antar node.
Jika mendapatkan gambar diagram jaringan dengan anak panah saling menyilang,
susun ulang gambar diagram jaringan sedemikian sehingga aliran dan urutan
pekerjaan mudah dibaca dan dipahami.
20 | P a g e

Contoh :
Diketahui pekerjaan-pekerjaan proyek sebagai berikut :
Nama
Kode
Aktivitas
Aktivitas
Analisis Kebutuhan Software
Pemodelan Sistem
Analisis Kebutuhan Hardware
Pengadaan & Instalasi SO & DBMS
Desain Input, Output, Database
Persiapan & Pelatihan User
Pengadaan Hardware
Programming
Instalasi Hardware
Implementasi

A
B
C
D
E
F
G
H
I
J

Aktivitas
Yang
Mendahului
A
B
B
C
D, E
G
F, H, I

Durasi (hari)
1
2
3
4
5
4
6
6
2
3

Diagram jaringan proyek menggunakan metode AOA atau ADM dari tabel pekerjaan tersebut
adalah sebagai berikut :

Pada contoh tersebut, proyek memiliki 10 aktivitas yaitu A, B, C, D, E, F, G, H, I, J. Node 1


sebagai awal mulainya proyek dan node 8 sebagai akhir selesainya proyek. Aktivitas A, B, C
adalah aktivitas yang mulainya secara bersamaan sebagai aktivitas awal proyek. Masingmasing berdurasi 1, 2, dan 3 hari. Aktivitas D berdurasi 4 hari baru dapat dikerjakan setelah
aktivitas A selesai. Aktivitas F berdurasi 5 hari dan aktivitas F berdurasi 4 hari baru dapat
dikerjakan setelah aktivitas B selesai. Aktivitas G yang berdurasi 6 hari baru dapat dikerjakan
setelah aktivitas C selesai. Aktivitas H berdurasi 6 hari baru dapat dikerjakan setelah aktivitas
D dan E selesai semua. Aktivitas I berdurasi 2 hari baru dapat dikerjakan setelah aktivitas G
selesai. Aktivtas J yang berdurasi 3 hari merupakan aktivitas akhir proyek dan baru dapat
dikerjakan setelah aktivitas H, F dan I selesai. Dalam ADM juga dikenal istilah aktivitas
Dummy, yaitu suatu aktivitas prasyarat dari aktivitas lain dengan durasi 0. Pada contoh
gambar di atas tidak terdapat aktivitas Dummy.
5. Jadwal Kontrol
Kontrol Perubahan Terhadap Jadwal Proyek
Jadwal proyek yang sudah disusun, kadangkala tidak selalu mulus dalam pelaksanaannya.
Perubahan-perubahan ataupun penyimpangan pelaksanaan jadwal proyek sering terjadi di
21 | P a g e

lapangan. Perubahan-perubahan yang terkait dengan pelaksanaan jadawal proyek dapat


terjadi karena :

Kurangnya kemampuan dalam mendefinisikan aktivitas-aktivitas proyek termasuk


urutan pelaksanaannya. Hal ini mengakibatkan terjadinya penambahan atau
pengurangan aktivitas yang pada akhirnya akan mengakibatkan perubahan waktu
pelaksanaan proyek.

Kurang akurasinya dalam menentukan durasi/waktu aktivitas, sehingga setelah proyek


dikerjakan maka akan terjadi keterlambatan penyelesaian proyek. Atau sebaliknya,
suatu proyek dapat diselesaikan lebih cepat dari yang dijadwalkan. Hal ini akan
berdampak pada pengelolaan sumber daya yang lain (biaya, tenaga kerja, dan
sebagainya).

Lemahnya kinerja SDM pelaksana proyek. Seringkali dijumpai banyak proyek-proyek


yang tidak selesai tepat waktu bukan karena kurang akurasinya penjadwalan proyek
tetapi dikarenakan lemahnya kinerja SDM pelaksana proyek. Rendahnya kinerja SDM
pelaksana proyek ini bisa dikarenakan oleh karena rendahnya insentif/upah,
rendahnya disiplin pekerja, kurangnya komunikasi antar elemen tim proyek,
rendahnya skill pekerja dan sebagainya.

Manajer proyek harus memiliki kepekaan dan kemampuan dalam merespon


perubahan-perubahan yang mungkin terjadi pada penjadwalan aktivitas-aktivitas pada
proyek. Atas perubahan-perubahan tersebut, mungkin manajer proyek harus melakukan
penjadwalan ulang atau merevisi jadwal proyek yang telah direncanakan. Kemampuan dalam
manajemen, kepemimpinan, komunikasi, negosiasi, kematangan, pengalaman maupun
kemampuan dalam menerapkan tool dan teknik manajemen proyek merupakan kemampuankemampuan mendasar yang harus disiapkan oleh para manajer proyek.

Gambar 3.5 Control Schedule: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs

BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan

22 | P a g e

Setiap usaha/proyek yang berjalan membutuhkan suatu proses karenanya memiliki


rentang waktu dari usaha tersebut dimulai sampai diakhiri, hal tersebut biasa disebut siklus
kehidupan proyek (project life cycle)
Project Integration Management adalah suatu proses yang mengintegrasikan seluruh
kegiatan proyek yang dimulai dari proses inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pengendalian,
sampai pada proses penutupan.
Project Integration Management mempengaruhi seluruh fase proyek sehingga biasanya
digunakan dalam hal mengoorginisir seluruh kegiatan proyek. Proses dalam project
integration sendiri yaitu membuat project charter (fase inisiasi), membuat project
management plan (fase perencanaan), direct manage project executing (fase pelaksanaan),
monitoring and control work (fase pengendalian), and closing (fase penutupan).
Dalam manajemen integrasi proyek, tentunya ada proses yang menjadikan proyek yang
dihasilkan sesuai tujuan, namun setiap proses memiliki input, tools and technique (dimana
diperhatikan hal-hal yang dibutuhkan serta teknik pencapaian), serta output (hasil dari proses
yang telah dijalankan).

23 | P a g e