Anda di halaman 1dari 10

IMPLEMENTASI SISTEM, OPERASI, DAN PENGENDALIAN

Dikarenakan banyak permasalahan dapat terjadi selama implementasi sistem, rencana


formal dan pengendalian dalam tahap implementasi harus dibuat. Tiga langkah utama
implementasi sistem :
1. Menetapkan rencana dan pengendalian
2. Pelaksanaan aktivitas seperti yang telah direncanakan
3. Menindaklanjuti dan mengevaluasi sistem yang baru
1. IMPLEMENTASI SISTEM
1.1.

Membuat Rencana dan Pengendalian untuk Implementasi


Manajemen proyek adalah konsep penting dalam implementasi sistem. Dalam upaya
mengelola implementasi proyek dengan baik, dibutuhkan rencana-rencana khusus yang
tersusun

dengan

baik

untuk

dikembangkan.

Rencana-rencana

tersebut

harus

menggabungkan tiga komponen utama: (1) menguraikan proyek ke dalam berbagai


tahapan, (2) anggaran khusus yang dapat diaplikasikan di setiap tahap, dan (3) waktu
pelaksanaan tertentu yang dapat pula diaplikasikan di setiap tahap proyek.
Gantt chart menggambarkan secara grafis aktivitas-aktivitas utama pada
sebuah proyek implementasi sistem yang bersifat hipotetis. Diagram jaringan
menggambarkan urutan aktivitas-aktivitas yang harus dilakukan. Jalur kritis adalah
rangkaian aktivitas yang penting/kritis dalam sebuah proyek, dan bila salah satu dari
aktivitas-aktivitas tersebut tertunda, seluruh proyek akan tertunda.

1.2.

Melakukan Aktivitas Implementasi


Pelaksanaan implementasi aktivitas meliputi pengerjaan aktual rencana desain yang telah
disusun sebelumnya. Aktivitas-aktivitas yang ditemui selama pelaksanaan ini antara lain :
1. Menyeleksi dan melatih personel
2. Memasang perlengkapan baru komputer baru dan detail desain system
3. Menulis dan menguji program-program computer
4. Pengembangan standar
5. Dokumentasi
6. Konversi file
1

1.2.1. Pelatihan Karyawan


Dalam banyak kasus, implementasi sistem mengharuskan rekruitmen dan pelatihan
bagi karyawan baru. Sementara para karyawan yang sudah adapun harus diajari
bagaimana bekerja dengan format laporan dan prosedur yang baru. Dalam banyak
kasus ditemukan lebih baik untuk melatih kembali kayawan yang ada saat ini.
Ada beberapa alasan yang mendukung hal ini :
1. Biaya perekrutan yang terkait dengan memekerjakan karyawan baru sedapat
mungkin dihindari
2. Para karyawan yang ada saat ini sudah terbiasa dan mengenali sistem
operasi perusahaan
3. Moral para karyawan sering kali meningkat, khususnya dalam kasus
terdapatnya promosi posisi-posisi baru bagi karyawan yang ada saat ini
1.2.2. Rincian Desain Sistem
Selama tahap implementsi, sering kali perlu untuk melakukan beberapa kerja
desain tambahan. Bukanlah suatu hal yang aneh bila dalam tahap implementasi
muncul beberapa bagian rencana desain yang tidak bekerja sebagaiman mestinya,
oleh karena itu kerap kali perlu untuk melakukan penyesuaian akhir pada rencana
sistem. Jika perusahaan akan mengubah sistem lamanya ke sistem komputer baru,
maka program-program yang sudah ada saat ini perlu diubah sehingga mereka
dapat mengopersikan sistem baru. Program-program komputer haruslah diuji
dengan seksama sebelum dioperasikan. Cara paling baik menguji programprogram komputer adalah dengan mengujinya dalam pemrosesan data.
Akhirnya, seluruh program komputer harus didokumentsikan dengan
memadai, baik secara internal maupun eksternal. Dokumentasi internal meliputi
beragam jenis komentar ( yang terkait dengan program) yang menjelaskan
berbagai sekmen kode program. Dokumentasi eksternal harus tertulis, baik dari
sudut pandang programer maupun pengguna.

Dokumentasi ini harus dapat

digunakan oleh programer yang berbeda ditahun-tahun yang akan datang bilamana
bermaksud memodifikasi program tersebut. Program-progam yang tidak memiliki
dokumentasi yang memadai akan menjadi tidak berharga ketika programer yang
menuliskannya pergi meninggalkan perusahaan.

Selain menguji program secara individu, penting juga untuk menguji


progaram-program terkait yang ada dalam satu kelompok. Sebagai contoh sebuah
sistem mungkin memiliki empat program yang mengakses file data yang sama.
Keempat program tersebut harus diuji bersama-sama. Jenis pengujian ini akan
mampu mengungkapkan kesalahan integrasi yang ada.

Ketika suatu program

membuat kesalahan asumsi yang berkaitan dengan tugas yang dilakukan oleh
program yang lainnya.
1.2.3. Dokumentasi Sistem Baru
Dokumentasi yang baik dapat memberikan manfaat seperti :
1. Melatih karyawan baru
2. Menyediakan bagi para programer dan analisis beragam informasi yang
bermanfaat untuk evaluasi program dan modifikasi aktivitas dimasa yang
akan dating
3. Menyediakan bagi para auditor beragam informasi untuk melakukan evaluasi
pengendalian internal
4. Membantu memastikan bahwa spesifikasi desain sistem telah terpenuhi
1.2.4. Konversi File
Masalah yang sering ditemui dalam implementsi sistem adalah konversi data.
File-file yang disimpan secara manual harus dikonversi dalam format komputer.
Proses konversi dapat menjadi proses yang mahal dan makan waktu, terutama
dalam kasus mengonversi file manual kedalam file komputer.

Perlu untuk

menyaring data setelah memasukkan informasi kedalam komputer karena sering


terjadi kesalahan dalam proses input data
1.2.5. Operasi Pengujian
Sebelum sebuah sistem betul-betul diimplementasikan, sistem tersebut harus telah
diuji secara cermat secara keseluruhan. Tiga pendekatan dasar untuk menguji
sistem tersebut:
1. Pendekatan langsung
Pendekatan langsung adalah proses berpindah kesistem yang baru dan
meninggalkan sistem yang lama pada suatu waktu tertentu
2. Operasi paralel

Operasi paralel adalah proses mengoperasikan sistem yang baru dan yang
lama secara simultan.
3. Konversi modular
Konvensi modular adalah proses pengujian bertahap disetiap sekmen dalam
sistem baru.
1.3.

Mengevaluasi Sistem Baru


Sekali sebuah sistem baru diimplementasikan, bukan berarti segala sesuatunya telah
selesai, melainkan masih banyak pekerjaan yang harus dikerjakan. Proses tindak lanjut
diperlukan untuk memastikan bahwa sistem baru beroperasi sesuai yang direncanakan.
Banyak pendekatan dalam proses tindak lanjut dan evaluasi, seperti observasi, kuisioner,
pengukuran kinerja, dan uji banding. Singkatnya, dalam setiap impelmentasi sistem akan
memunculkan beragam permasalahan dan oleh karena itu perlu tindak lanjut yang
memadai

2. MERENCANAKAN DAN MENGORGANISASI PROYEK SISTEM


Manajemen proyek berhubungan dengan analisis detail, desain, pemrograman, pengujian,
implementasi, operasi dan perawatan proyek.
2.1.

Seleksi Proyek

Jika sumber daya sebuah organisasi terbatas, maka sumber daya pengembangan proyek harus
dialokasikan pada proyek-proyek yang mampu memberikan manfaat terbesar bagi organisasi.
Seleksi proyek biasanya merupakan tanggung jawab dari komite pengarah atau unit organisasi
lainnya yang bertujuan memastikan adanya partisipasi aktif pengguna dalam proses seleksi.
Perkiraan return on investment (ROI) atau pengembalian atas investasi yang dilakukan sering
merupakan kriteria pemilihan yang penting.

Sekali sebuah proyek disetujui untuk

dikembangkan, sebuah tim proyek harus dibentuk untuk mulai bekerja.


2.2.

Tim Proyek

Salah satu tugas penting dalam proyek manajemen adalah menyusun dan membentuk sebuah
tim proyek yang sesuai.
2.2.1. Tanggung Jawab Pimpinan Proyek

Pimpinan proyek memiliki tanggung jawab langsung pada komite pengarah


dalam hal kemajuan proyek dan penyelesaiannya. Anggota-anggota tim proyek
terdiri dari pimpinan proyek, analisis, dan programer dari departemen sistem
informasi serta satu atau lebih partisipan yang berasal dari unit-unit dalam
organisasi yang menjadi target proyek. Pimpinan proyek harus tetap menjaga
kontak dengan manajer departemen pengguna utama yang memiliki tanggung
jawab untuk proyek tersebut. Pimpinan proyek juga harus tetap berkomunikasi
dengan teknisi-teknisi dengan keahlian khusus. Tanggung jawab utama pimpinan
proyek adalah merencanakan, menyusun jadwal, dan mengawasi proyek.
Perencanaan meliputi penguraian proyek dan pengalokasian sumberdaya.
Pengaturan jadwal adalah pengaturan kegiatan-kegiatan proyek sesuai rencana
yang telah disusun, pengaturan aktivitas secara krologis, serta rincian tanggung
jawab bagi setiap anggota proyek. Pengaturan jadwal proyek biasanya dikejakan
dengan menggunakan bantuan gantt chart atau network chart sepert PERT
CHART. Pengawasan proyek meliputi pelaporan waktu dan kemajuan proyek dan
juga pelaporan status proyek secara berkala pada tingkatan manajemen yang lebih
tinggi.

Sistem akuntansi proyek adalah salah satu alat yang digunakan oleh

pimpinan proyek untuk mengetahui tanggung jawabnya atas pengawasan proyek


yang dipimpinnya.
2.2.2. Ketidakpastian Proyek
Permalahan utama yang dihadapi oleh setiap tim proyek adalah
ketidakpastian yang berkaitan dengan ketidakpastian proyek.

Para pengguna

sering kali tidak menyadari bahwa permasalahan yang muncul akan memicu
sebuah proyek baru lagi, dan pada kenyataannya para pengguna sering tidak
mengetahui data apa saja yang mereka gunakan berkaitan dengan tanggung jawab
pengambilan keputusan.

Tugas tim proyek adalah mengurangi seluruh

ketidakpastian, mengoordinasi berbagai aktivitas yang dikerjakan oleh setiap


bagian setiap proyek, dan menyelesaikan proyek dalam waktu yang telah
ditentukan dan pada biaya yang dapat diterima.
2.3.

Menguraikan Proyek Menjadi Tugas Dan Tahapan


Untuk merencanakan dan mengendalikan sebuah proyek dengan efektif, dibutuhkan
uraian (break-down) tugas-tugas yang ada ke dalam sebuah daftar rincian tugas dan
5

tahapan agar mudah untuk dikendalikan dan dipahami oleh siapa saja. Filosofi yang
dapat digunakan sebagai pedoman adalah mendesain dengan pendekatan atas-bawah
yang diikuti dengan penyesuaian-penyesuaian yang diperlukan.

Prinsip dasar

operasionalnya adalah setiap tugas atau tahapan tertentu harus menyediakan sebuah
deliverable hingga proyek tersebut diselesaikan. Tujuan penguraian proyek adalah untuk
memfasilitasi penugasan dan pengawasan tenaga kerja dan sumber daya proyek lainnya
2.4. Estimasi Waktu
Mengestimasi dengan akurat waktu penyelesaian sebuah sistem merupakan suatu hal
yang sulit karena adanya ketidak pastian dalam pengembangan sistem. Estimasi yang
buruk akan membatasi efektifitas teknik-teknik menejemen proyek yang digunakan
akurasi. Estimasi penyelesaian proyek tergantung pada pengalaman manajemen proyek
terdahulu namun demikian, estimasi tidak selalu tepat.

Sikap yang tepat dalam

mengestimasi waktu adalah menerima apapun hasil estimasinya dan mempersiapkan diri
untuk sering merevisi sementara proyek tersebut berjalan.
2.4.1. Teknik-Teknik Pengukuran Kerja
Pendekatan paling mudah untuk mengestimasi adalah menebak, yang berarti
itu tidak ada perhitungan resmi yang digunakan.

Tebakan estimasi

didasarkan pada pengalaman terdahulu dalam proyek atau tugas sejenis.


Pengukuran kerja meliputi empat langkah dasar yaitu :
1. Identifikasi tugas yang akan diestimasi
2. Untuk tiap tugas, diestimasi total ukuran atau volume estimasi kedalam
waktu estimasi dengan tepat dan sesuai kebutuhan
3. Mengonversi ukuran atau volume estimasi kedalam waktu estimasi dengan
mengalikannya (ukuran atau volume estimasi tadi) dengan standart atau
tingkat estimasi pemrosesan
4. Menyesuaikan tingkat estimasi

pemrosesan

dengan

memasukkan

pertimbangan-pertimbangan tertentu seperti waktu menganggur (idle time),


komleksitas tugas, atau tingkat kecanggihan tugas.
2.4.2. Akurasi Estimasi
Beberapa poin yang terkait denga proses estimasi, yang pertama adalah estimasi
adalah tetap estimasi. Poin yang ke dua adalah akurasi estimasi akan meningkat
6

seiring proyek tersebut memberikan hasil dari aktivitas yang dilakukan. Estimasi
yang dibuat pada tahap awal sebuah proyek biasanya dapat diperkirakan sedikit
tidak akurat, walaupun estimasi tersebut telah dipersiapkan dengan baik.
Kemudian direvisi seiring hasil yang didapat dari proyek tersebut melalui
aktivitas yang dilakukanya, yaitu menyisakan yang ada selanjutnya untuk
dikerjakan berdasar semua yang telah diselesaikan dan yang berarti akan lebih
terprediksi dan dapat lebih dikendalikan. Alasan yang sering digunakan untuk
mendukung tindakan estimasi rendah (under estimation) mengesampingkan
faktor pengukuran kinerja kerja, adalah hasrat alami untuk dianggap mampu,
mengerjakan tugas dengan lebih efisien oleh atasan atau orang lain. Output sehari
seseorang mungkin merupakan output per minggu orang lain. Hal inilah yang
menjadi alasan pengukuran dasar kerja harus disesuaikan dengan faktor yang
mendukung kemampuan relatif tiap-tiap orang atau kelompok yang berbeda.
Strategi terbaik adalah senantiasa merevisi estimasi secara berkala berdasarkan
kondisi aktual yang terjadi.
2.5. Akuntansi Proyek
Pengendalian atau pengawasan proyek ditetapkan dengan menentukan serangkaian tujuan
yang dapat diukur untuk setiap tahap dan tugas dalam keseluruhan proyek, membandingkan
laporan kinerja aktual dengan tujuan tersebut, dan mengevaluasi setiap penyimpangan
signifikan yang terjadi terhadap rencana proyek yang telah disusun.
2.5.1. Operasi Sistem
Sistem akuntansi sebuah proyek merupakan sebuah sistem akuntansi biaya yang
didalamnya biaya-biaya ditetapkan pada proyek-proyek individual seiring proses
pengembangan proyek. Hal ini berarti diperlukan sistem akuntansi proyek yang
mampu menelusuri dan memantau biaya-biaya yang terjadi selama masa proyek
dan memberikan laporan ringkas biaya pada saat proyek selesai. Data historis
biaya dari proyek-proyek terdahulu merupakan sumber informasi penting yang
dapat digunakan untuk mengestimasi komponen waaktu dan biaya proyek baru.
2.5.2. Tingkat Rincian
Jika terlalu banyak detail yang dibutuhkan oleh sistem akuntansi proyek, maka
biaya overhead untuk menjalankan sistem ini akan terlalu tinggi, dan biasanya
7

orang-orang yang terlibat dalam proyek akan bersikap antagonis dengan data yang
dibutuhkan. Sebaliknya, jika terlalu sedikit detail yang tersedia, hasilnyapun akan
bersifat ambigu.

3. PENGENDALIAN

TERHADAP

SUMBER

DAYA

SISTEM

INFORMASI

NONFINANSIAL
Sejumlah faktor yang terkait dengan sistem informasi merupakan hal penting bagi manajemen
dari sisi pengawasan, namun tidak dapat diukur dalam satuan moneter (rupiah/dollar). Ini
termasuk pengukuran kinerja perangkat keras, perangkat lunak, dan personel.
Pengukuran kinerja perangkat keras mencakup utlisasi system, system downtime, dan
responsivitas sistem. Pengukuran terhadap utilitas biasanya menggunakan beberapa rasio,
seperti rasio waktu CPU yang betul-betul dipakai terhadap waktu yang tersedia. Beberapa
perhitungan statistik dapat digunakan untuk komponen-komponen individual system
computer seperti terminal computer, tape dives, dan sebagainya. Statistik utilisasi sangatlah
penting, karena dapat mengindikasikan adanya sumbatan atau kebutuhan untuk ekspansi
sistem. Selain itu, statistik utilisasi yang dilaporkan untuk berbagai waktu dapat membantu
manajemen dalam menjadwalkan kegiatan utama komputer pada waktu dimana utilisasi
sistem dalam kondisi yang rendah.
Dalam berbagai sistem, downtime adalah masalah yang cukup serius. Downtime
merupakan persentase waktu dimana mesin tidak tersedia untuk digunakan. Sederhanya,
downtime adalah laporan total jumlah jam kerja mesin tidak bekerja dalam satu bulan.
Statistik downtime sangat bermanfaat untuk mengevaluasi efektivitas keseluruhan perangkat
keras. Sistem yang memiliki terlalu banyak downtime akan menimbulkan beberapa masalah
termasuk kerugian usaha.
Faktor nonkuantitatif utama lainnya yang penting dalam pengendalian adalah kinerja
perangkat lunak. Pendekatan keseluruhan yang sangat penting untuk mengevaluasi kinerja
perangkat lunak adalah dengan mensurvai para pemakai sistem, menanyakan banyak
pertanyaan yang berkaitan dengan penggunaan, fungsionalitas, dan kemudahan penggunaan
untuk mengakses sistem.
Terakhir, adalah penting untuk menerapkan pengendalian yang berkaitan dengan
personel. Oleh karena itu, diperlukan penyajian laporan-laporan untuk beragam faktor.
Berbagai jenis laporan yang diperlukan untuk mengevaluasi kinerja personal akan mencakup
hal-hal berikut ini :
8

a. Laporan-laporan kinerja bagi para spesialis entri data. Laporan-laporan ini harus
mencakup statistik seperti jumlah data per jamnya atau jumlah record data yang
dimasukkan per jamnya.
b. Laporan-laporan evaluasi efisiensi para operator sistem. Laporan-laporan ini
harus mencakup statistik yang berkaitan dengan faktor-faktor seperti lama waktu
yang diperlukan untuk pemrosesan pita atau efektivitas dalam menjalankan
pekerjaan yang dijadwalkan dengan tepat waktu.
c. Laporan-laporan yang berkaitan dengan efisiensi personel memperbaiki perangkat
keras. Laporan-laporan tersebut meliputi beberapa laporan statistic tentang jumlah
pekerjaan-pekerjaan perbaikan dan rata-rata lama waktu yang dibutuhkan untuk
tiap pekerjaan perbaikan, yang diurai dalam beberapa kategori perbaikan.
3.1. Auditing Sistem Informasi
Pendekatan umum yang diikuti oleh auditor adalah :
1. Mendapatkan deskripsi rinci sistem pengendalian internal (dengan kuisioner)
2. Melakukan uji kelayakan
3. Melakukan pengujian transaksi-transaksi spesifik yang berjalan dalam system
3.2. Memelihara Dan Modifikasi Sistem
Dalam keseluruhan sistem operasional, membuat perubahan adalah sesuatu yang
diperlukan. Salah satu alasannya adalah karena tidak mungkin untuk dapat
memperkirakan semua kontingensi selama tahap desain. Selain itu, kondisi lingkungan
dan informasi membutuhkan perubahan. Hamper semua program komputer memuat
beberapa bugs. Bugs adalah kesalahan program komputer yang mungkin tidak dapat
dideteksi sampai sistem benar-benar mulai beroperasi.
Para pemrogram harus menerapkan modifikasi terhadap rangkapan dari
perangkat lunak yang asli. Perangkat lunak ini, setelah dimodifikasi harus ditelaah
secara seksama dan kemudian diinstalasikan oleh orang yang independen. Seluruh
modifikasi sistem tersebut harus secara cermat pula didokumentasikan.

REFERENSI
1.

Bodnar and Hopwood.2006. Sistem Informasi Akuntansi. Prentice Hall.


New Jersey

2.
3.
4.

http://friskasarii.blogspot.com/2012/01/tugas-14.html
http://yenidwis.blogspot.com/2014_06_01_archive.html
http://timdfd.blogspot.com/2010/12/implementasi-operasi-danpengendalian.html

10