MINIT MESYUARAT PROGRAM LAWATAN PROFESOR ADJUNG

KE FAKULTI KEJURUTERAAN ELEKTRIK & ELEKTRONIK

BIL. 02/2015
TARIKH
MASA
TEMPAT

: 20 Jan 2015 (Selasa)

: 2.00 petang - 4.30 petang
: Bilik Mesyuarat, Kompleks FKEE, Blok G1

KEHADIRAN:
1. Dr. Nurmiza binti Othman (Pengarah Program)
2. Dr. Nabihah @ Nornabihah binti Ahmad (Setiausaha I)
3. Dr. Nurfarina binti Zainal (Setiausaha II)
4. Dr. Wan Mahani Hafizah binti Wan Mahmud (Ketua Penyediaan Dokumentasi
(JEL))
5. Pn. Wasnita binti Hamsan (Ketua Biro Jamuan & Cenderahati)
6. En. Sahalan bin Yasin (Biro Logistik/Teknikal)
7. Dr. Marlia binti Morsin (Ketua Biro Promosi)
8. En. Rosley bin Sawarno ( Biro Promosi)
9. Dr. Mohd Khairul bin Ahmad (Ketua Biro Protokol)
TIDAK HADIR:
1. Dr. Nur Ilyani binti Ramli (Penolong Pengarah Program)
2. En. Ahmad Alabqari bin Ma Radzi (Ketua Pegawai Pengiring)
3. En. Nik Mohd Asri (Ketua Biro Logistik dan Teknikal)

AGENDA MESYUARAT
1.0

UCAPAN ALUAN
1.1

2.0

TINDAKAN

Pengarah program memulai mesyuarat dengan bacaan

surah al-fatihah dan mengucapkan terima kasih kepada
semua yang hadir.

Makluman

PENETAPAN UNTUK MENJEMPUT SEMUA WARGA UTHM

2.1 Mesyuarat sebulat suara bersetuju untuk menjemput semua
warga UTHM bagi prorgam Prof. Adjung yang akan diadakan
pada 9-10 Feb 2015 dan akan dikira jam kursus. Ia
bertujuan untuk mendapat ramai kehadiran peserta
memandangkan waktu ini adalah cuti semester.
2.2 Jemputan akan di pamerkan di website UTHM & FKEE bagi
program ini.
Biro promosi akan memaklumkan kepada PTM (infoit uthm)
untuk edaran surat makluman kepada semua warga UTHM.

Biro
promosi

3.0

SURAT LANTIKAN DAN PERTUKARAN URUSETIA BIRO PROTOKOL

3.1 Mesyuarat sebulat suara bersetuju mencadangkan En. Mohd
Anas bin Razali bagi mengganti urusetia protokol Pn. Nabiah
binti Zinal yang berpindah ke Pusat Pengajian Diploma
(PPD).

4.0

Makluman
Semua, Biro
protokol

PEMBENTANGAN PERKEMBANGAN SETIAP BIRO URUSETIA & HALHAL BERBANGKIT

4.1BIRO PROMOSI

Setiausaha,
Biro Promosi

4.1.1 Dr. Marlia binti Morsin dan En. Rosley bin Sawarno telah
membentangkan banner dan poster yang telah dibuat
untuk program Prof. Adjung kali ini.
4.1.2 Semua urusetia diminta memberi pandangan untuk
penambahbaikkan banner dan poster tersebut.
4.1.3 Penambahbaikkan yang dicadangkan adalah seperti
berikut:
A. BANNER:
i.
Memastikan syarikat baru yang dipegang
oleh Dr. Mazlan bin Abbas adalah betul
dari segi nama & ejaan. Sebagai contoh
nama syarikat : REDtone IOT Sdn Bhd.
ii.
Tulisan (font) antara Nama Prof. Adjung
dengan Syarikat yang dipamerkan perlu
dikecilkan sedikit, supaya nampak
perbezaan. Contohnya: Font tulisan nama
Dr. Mazlan bin Abbas besar sedikit
daripada font tulisan nama syarikat.
iii.
Saiz banner yang hendak di cetak perlu
selari dengan peruntukan yang disediakan
iaitu RM125.
B. POSTER:
i.
Poster boleh dicetak di Makmal C2
ii.
Dicadangkan sebanyak 5 salinan cetakan
poster perlu dibuat.
iii.
Biro promosi perlu mengenal pasti tempat
yang sesuai untuk tampal poster tersebut.
4.2BIRO JAMUAN & CENDERAHATI
4.2.1 Tiga tempat akan digunakan semasa program
berjalan iaitu:
a. Bilik Seminar (Aras 2), Blok Q FKEE:
* Hanya digunakan semasa Seminar staf pada
9/2/15 jam 11.00 pagi.
Program selainnya akan berjalan di kompleks FKEE,
Blok G1.
b. Bilik Seminar 1, Kompleks FKEE
c. Bilik seminar 2, Kompleks FKEE
4.2.2 Biro jamuan & cenderahati perlu memastikan susun
atur meja makan, kerusi, alas meja, cenderahati dan

Biro Jamuan
&
cenderahati,
Setiausaha

lain-lain yang berkaitan. Juga penyediaan air semasa

Prof. Adjung berucap. Urusetia boleh memohon
quotation dan mengisi borang R.O (Permohonan
Pembelian) untuk penempahan makanan &
cenderahati.
4.2.3 Peruntukan serta bilangan orang bagi penyediaan
makanan dan cenderahati boleh berurusan dengan
Setiausaha program, Dr. Nabihah @Nornabihah binti
Ahmad.

Biro Logistik
& Teknikal

4.3BIRO LOGISTIK DAN TEKNIKAL

4.3.1 Penempahan tempat untuk pragam Prof. Adjung,
perlu dibuat oleh
Biro Logistik & Teknikal, sebaik-baiknya dengan
kadar segera. Tiga
tempat perlu ditempah iaitu Bilik Seminar Blok Q
Aras 2, Bilik
Seminar 1 & 2, Kompleks FKEE.
4.3.2 Penyediaan tempat program dari segi teknikal
seperti microphone,
speaker, projektor, tempat berucap, susun atur
meja & kerusi,
printer dan lain-lain yang berkaitan diuruskan oleh
Biro Logistik &
Teknikal.
4.3.3 Gambar perlu diambil sepanjang program berjalan
sebagai rekod
aktiviti yang dijalankan. Juga pastikan urusan
teknikal berjalan
dengan lancar sepanjang program.
4.3.4 Penginapan Prof. Adjung juga perlu diuruskan oleh
Biro Logistik &
Teknikal. Dimaklumkan Prof. Adjung akan menginap
di Pine Tree
Hotel, Batu Pahat selama 3 hari 2 malam dari 8/2/15
hingga
10/2/15.
Urusetia perlu memohon quotation dari Hotel
tersebut dan mengisi
borang R.O (Permohonan Pembelian).
4.4BIRO PROTOKOL
4.4.1 Menyediakan skrip aluan Dekan. Mohon minta
pandangan daripada
jawatankuasa yang terdahulu, Dr. Nabilah binti
Ibrahim dan
urususetia juga perlu mengiringi Prof. Adjung
sepanjang program.

Biro Protokol

Pegawai
Pengiring

4.4.2 Mesyuarat telah sebulat suara melantik Dr. Asmah

binti Mat Taib
dan/atau Dr. Khalid bin Isa sebagai MC semasa
seminar staf
berjalan.
Manakala, Dr. Lukman Hanif dilantik menjadi MC
semasa
perbincangan 1 pascasiswazah.
4.5PENGAWAI PENGIRING
4.5.1 Penempahan kenderaan universiti / pemandu untuk
program
Prof. Adjung selama 2 hari pada 9/2/15 dan
10/2/15.
4.5.2 Selama 2 hari ini, perlu menjemput dan menghantar
Prof. Adjung ke
Hotel Pine Tree, Batu Pahat. Sebarang perubahan
tentatif harap
dapat berbincang bersama Prof. Adjung.

5.0

PENANGGUHAN MESYUARAT
5.1Pengarah menangguhkan mesyuarat dengan tasbih kifarah
dan surah Al-Asr serta ucapan terima kasih dan salam.

Makluman

5.2Mesyuarat akan disambung semula pada 28/1/15 (Rabu) jam

10 pagi, di Bilik Mesyuarat Kompleks FKEE, G1

Disediakan oleh:

Disemak oleh:

Disahkan oleh:

......................................
.
Dr. Nurfarina binti Zainal
Setiausaha II Program

...........................................

.............................
........
Dr. Jais bin Lias
Penasihat Program

Dr. Nurmiza binti Othman

PengarahProgram