MASDOCAR

Referensi Accounts Receivable MAS
AR - i
DAFTAR ISI
i
DAFTAR ISI
AR.BAB I
PENDAHULUAN
AR.1.01. Keistimewaan Program Accounts Receivable
AR.1.02. Isi Program Accounts Receivable
AR.1.03. Menu Program Accounts Receivable
AR.BAB II
PROGRAM ACCOUNTS RECEIVABLE
FLOWCHART ACCOUNTS RECEIVABLE
AR.2.01. Pembangunan System
AR.2.02. Pemasukan Accounts Receivable Master
AR.2.03. Pemasukan, Koreksi & Penghapusan Transaksi
AR.2.03.1. Pemasukan Transaksi
AR.2.03.2. Koreksi Transaksi
AR.2.03.3. Penghapusan Transaksi
AR.2.04. Perbaikan Data
AR.2.05. Posting Transaksi Jurnal Ke GL
AR.2.06. Melihat Dan Cetak Laporan Accounts Receivable
AR.BAB III
PROSEDUR MENJALANKAN PROGRAM ACCOUNTS RECEIVABLE
AR.BAB IV
REFERENSI
AR.4.01. Pemasukan dan Proses
AR.4.01.1. Pembuatan Kode Syarat Bayar
AR.4.01.1.1. Koreksi Kode Syarat Bayar
AR.4.01.1.2. Penghapusan Kode Syarat Bayar
AR.4.01.2. Pembuatan Kode Wilayah
AR.4.01.2.1. Koreksi Kode Wilayah
AR.4.01.2.2. Koreksi Data Wilayah
AR.4.01.2.3. Penghapusan Kode wilayah
Micro Accounting Software Versi 2000.0
01
02
03
05
08
08
09
09
10
10
10
11
11
12
13
17
23
23
23
24
24
25
26
26
26
AR.4.01.3. Pembuatan Kode Jurnal

AR.4.01.3.1. Koreksi Kode Jurnal
AR.4.01.3.2. Koreksi Data Jurnal
AR.4.01.3.3. Penghapusan Kode Jurnal
AR.4.01.4. Pembuatan Kode Group
AR.4.01.4.1. Koreksi Kode Group
AR.4.01.4.2. Koreksi Data Group
AR.4.01.4.3. Penghapusan Kode Group
AR.4.01.5. Pembuatan Kode Salesman
AR.4.01.5.1. Koreksi Kode Salesman
AR.4.01.5.2. Koreksi Data Salesman
AR.4.01.5.3. Penghapusan Kode Salesman
AR.4.01.6. Pembuatan Kode Langganan
AR.4.01.6.1. Koreksi Kode Langganan
AR.4.01.6.2. Koreksi Data Langganan
AR.4.01.6.3. Penghapusan Kode Langganan
AR.4.01.7. Pemasukan Transaksi
AR.4.01.7.1. Koreksi Transaksi
AR.4.01.7.2. Penghapusan Transaksi
AR.4.01.8. Penghapusan Transaksi Lain-lain
AR.4.01.9. Pemasukan Transaksi Tanda Terima Faktur
AR.4.02. Laporan
AR.4.02.1. Melihat Kartu Langganan
AR.4.02.2. Melihat Transaksi
AR.4.02.3. Laporan Daftar Langganan
AR.4.02.4. Laporan Daftar Langganan Per Salesman
AR.4.02.5. Laporan Saldo Langganan Tahunan
AR.4.02.6. Laporan Transaksi
AR.4.02.7. Laporan Daftar Tagihan
AR.4.02.8. Laporan Umur Piutang
AR.4.02.9. Laporan Umur Piutang Per Salesman
AR.4.02.10. Laporan Rekening Koran
AR.4.02.11. Cetak Tanda Terima Faktur
AR - ii
27
28
28
29
29
30
30
31
31
32
32
33
30
35
36
36
37
39
40
42
42
43
43
45
46
48
50
52
54
55
57
60
62
BAB I
PENDAHULUAN
Program Accounts Receivable (Buku Piutang) ini khusus dipakai untuk memonitor
penjualan kredit, piutang dan pembayaran piutang perusahaan Anda secara
otomatis, cepat dan akurat. Dengan system ini, Anda dapat mengetahui secara cepat
dan tepat umur Piutang dan faktur yang akan jatuh tempo, sehingga Anda dapat
menagih atau menerima pembayaran Piutang dagang Anda tepat pada waktunya.
Program ini berguna juga dalam memperlancar Cash Flow dan memonitor
kredibilitas Langganan Anda. System ini menyimpan Master file yang lengkap
untuk setiap Langganan Anda, yang terdiri dari nama Langganan, alamat
Langganan, jumlah penjualan dari awal tahun, jumlah pembayaran dari awal tahun
dan informasi lainnya yang berguna.
Setelah Anda memasukkan transaksi, system ini siap memberi informasi dengan
menyediakan beberapa laporan yang berguna seperti laporan transaksi Langganan,
laporan daftar tagihan Langganan, laporan umur Piutang, laporan Rekening Koran
dan lain sebagainya.
Program ini bekerja secara terpadu dengan General Ledger dalam hal Posting
jurnal, dengan Cash Ledger dalam hal pembayaran dengan giro dan dengan
Inventory Control dalam hal pemotongan stock secara otomatis sewaktu pembuatan
faktur jual dalam program Sales Invoicing.
Setiap program dalam system ini, memberi petunjuk dan pesan yang jelas sehingga
mempermudah operator yang tidak berpengalaman dalam komputer dapat
menggunakan system ini dengan waktu yang relatif singkat. Selain itu, Micro
Accounting Software akan tetap mendukung Anda sampai dapat menggunakan
program ini dengan mahir. Untuk menjalankan program ini, lebih diutamakan
operator dengan background pendidikan AKUNTANSI dari pada komputer.
AR - 2
1.01 Keistimewaan Program Accounts Receivable

Program Accounts Receivable MAS memiliki keistimewaan dibandingkan program
Accounts Receivable lainnya, diantaranya:
1.
2.
3.
Program dan buku petunjuk dalam bahasa Indonesia

Jumlah Transaksi s/d Rp. 99,999,999,999,999,99 (16 digit)
Kapasitas: Untuk Database Access: 20.000 Customer dan 100.000 transaksi
sedangkan Untuk Database SQL Server: 10.000.000 Customer dan 100.000.000
transaksi
4.
Terdapat 6 (enam) level password yang canggih yaitu untuk Marketing,
Operator, Asisten Kepala Akunting, Kepala Akunting, Direksi serta
Administrator/ Supervisor
5. Fasilitas pemasukan transaksi penjualan cash, kredit, nota debet, nota kredit
6. Pembayaran terhadap beberapa faktur yang flexible
7. Laporan dapat disortir menurut wilayah, kode langganan dan salesman
8. Integrasi dengan Sales Invoicing, Cash Ledger dan General Ledger
9. Program versi multi user dapat melihat, mengupdate dan memasukkan data
secara bersamaan
10. Tutup Buku Koreksi Akhir Bulan yang flexible
11. Informasi Aktivitas Log yang bisa memberitahukan apa yang dikerjakan oleh
pemakai dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk pemasukkan satu
transaksi.
12. Dapat dimodifikasi sesuai dengan keperluan Anda
AR - 3
1.02. Isi Program Accounts Receivable

No
1
2
Keterangan Program
Pembuatan Kode Syarat Bayar
Pembuatan Kode Wilayah
Tabel
ArSyarat
ArWilayah
Penggunaan
Tambah
Tambah
Pembuatan Kode Jurnal
ArJurnal
Glmst
Tambah
Baca
Pembuatan Kode Group
ArGroup
Tambah
Pembuatan Kode Salesman
UmSales
Tambah
Pembuatan Kode Langganan
Armst
ArWilayah
Arsyarat
Umsalesman
Glmst
Tambah
Baca
Baca
Baca
Baca
Pemasukan,Koreksi dan Penghapusan

Transaksi
Sukonter
Armst/Artrn
Umsalesman
Glmst
Armst
Artrn
Artrn
Update
Tambah
Baca
Baca
Update
Update
Hapus
Penghapusan Transaksi lain-lain
Armst
Artrn
Update
Hapus
Pemasukkan Transaksi Tanda Terima

Faktur
Armst
ArTTFaktur
Update
Update
10
Melihat kartu Langganan
Armst/Artrn
Baca
11
MelihatTransaksi
Armst
Arsyarat
Artrn
Baca
Baca
Baca
12
Laporan Daftar langganan
13
Laporan Daftar
salesman
Langganan
14
Laporan
Tahunan
Langganan
15
AR - 4
ArSyarat
Armst/Artrn
ArWilayah
Baca
Baca
Baca
per
Armst/Artrn
Arwilayah
Umsalesman
Baca
Baca
Baca
Per
Armst
Arwilayah
ArGroup
ArTrn
Baca
Baca
Baca
Baca
Laporan Transaksi
Armst/Artrn
ArWilayah
Umsalesman
Baca
Baca
Baca
16
Laporan Daftar Tagihan
Armst/Artrn
ArWilayah
Umsalesman
Baca
Baca
Baca
17
Laporan Umur Piutang
Armst/Artrn
ArWilayah
Baca
Baca
18
Laporan Umur Piutang Per Salesman
Armst
ArGroup
UmSalesman
ArWilayah
ArTrn
Baca
Baca
Baca
Baca
Baca
19
Laporan Rekening Koran
Armst/Artrn
ArWilayah
Baca
Baca
Saldo
KETERANGAN
1. TAMBAH
2. UPDATE
3. HAPUS
4. BACA
artinya penambahan record baru ke dalam file yang disebutkan

artinya data record yang dipanggil akan dirubah/update isinya
artinya data record yang dipanggil akan dihapus
artinya data record yand dipanggil akan dibaca.
AR - 5
1.03. Menu Program Accounts Receivable

No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Menu Utama
Pembuatan Kode Syarat bayar
Pembuatan Kode Wilayah
Pembuatan Kode Jurnal
Pembuatan Kode Group
Pembuatan Kode Salesman
Pembuatan Kode Langganan
Pemasukan Transaksi
Penghapusan Transaksi Lain2
Pemasukkan Transaksi Tanda Terima
Faktur
10
Melihat Kartu Langganan
a. Melihat Kartu Per Langganan Lengkap

b. Melihat
Kartu
Per
Langganan
Sederhana
c. Melihat Daftar Per Wilayah
d. Melihat Daftar Per Langganan
e. Melihat Daftar Per Group
11
Melihat Transaksi Per No. Bukti
a.
b.
12
Laporan Daftar Langganan
a. Laporan Daftar Langganan Tanpa

Saldo
b. Laporan Daftar Langganan Dengan
Saldo
c. Laporan Daftar Wilayah Dengan Saldo
d. Cetak Label Langganan Format Avery
No. 5097 Ukuran (1 x 4)
e. Cetak Label Langganan untuk Amplop
f. Laporan Daftar Langganan Dengan
Saldo Nota Debit/Kredit
13
Laporan Daftar
Salesman
Langganan
Per
Sub Menu
Melihat Daftar Transaksi

Melihat Bukti Per Transaksi
a.
Laporan Daftar Langganan Tanpa

Saldo
b. Laporan Daftar Langganan Dengan
Saldo
AR - 6
14
Laporan Saldo Langganan Tahunan
a.
Laporan Saldo Piutang Langganan Per

Tahun
b. Laporan Saldo Piutang Langganan
Sampai Dengan Bulan ini
15
Laporan Transaksi
a.
16
Laporan Daftar Tagihan
a. Laporan Tagihan Menurut Tanggal

Faktur Penjualan Per Langganan
b. Laporan Tagihan Menurut Tanggal
Faktur Penjualan Per Salesman
17
Laporan Umur Piutang
a. Laporan Perincian Umur Piutang Akan

Jatuh Tempo
b. Laporan Perincian Umur Piutang
Lewat Jatuh Tempo
c. Laporan Perincian Umur Piutang
Lewat Tanggal Faktur Penjualan
d. Laporan Rekap Umur Piutang Akan
Jatuh Tempo
e. Laporan Rekap Umur Piutang Lewat
Jatuh Tempo
f. Laporan Rekap Umur Piutang Lewat
Tanggal Faktur Penjualan
18
Laporan Umur Piutang Per Salesman
a. Laporan Perincian Umur Piutang Akan
Laporan Transaksi Menurut Tanggal

Faktur Penjualan Per Langganan
b. Laporan Transaksi Menurut Tanggal
Transaksi Per Langganan
c. Laporan Transaksi Menurut Tanggal
Faktur Penjualan Per Salesman
Jatuh Tempo
b. Laporan Perincian Umur Piutang

Lewat Jatuh Tempo
c. Laporan Perincian Umur Piutang

Lewat Tanggal Faktur Penjualan
d. Laporan Rekap Umur Piutang Akan

Jatuh Tempo
e. Laporan Rekap Umur Piutang Lewat
Jatuh Tempo
AR - 7
f.
Laporan Rekap Umur Piutang Lewat

Tanggal Faktur Penjualan
19
Laporan Rekening Koran
a. Statement Menurut Tanggal/Nomor

Faktur Lunas Dan Belum Lunas
b. Statement Menurut Tanggal/Nomor
Faktur yang Belum Lunas
c. Statement Menurut Tanggal Transaksi
Pemasukan Lunas Dan Belum Lunas
d. Statement Menurut Tanggal Transaksi
Pemasukan Yang Belum Lunas
20
Cetak Tanda Terima Faktur
a. Cetak Tanda Terima Faktur halaman
AR - 8
BAB II
PROGRAM ACCOUNTS RECEIVABLE
Program Accounts Receivable memiliki 7 langkah cara pengolahan diantaranya :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Pembangunan System
Pembuatan Accounts Receivable Master File
Pemasukan dan Koreksi Transaksi
Perbaikan Data
Transfer Transaksi Jurnal
Cetak Laporan-laporan
Tutup Buku Akhir Periode
Agar lebih jelasnya Anda dapat melihat Flowchart Program Accounts Receivable
pada halaman selanjutnya.
Penjelasan Flowchart :
Langkah 1 dijalankan untuk pertama kali membangun system program MAS
Langkah 2 s/d 6 dijalankan setiap hari (secara rutin)
Langkah 7 dijalankan pada akhir bulan.
FLOWCHART ACCOUNTS RECEIVABLE
INPUT
PROSES
OUTPUT (LAPORAN)
PEMBUATAN KODE
SYARAT BAYAR
MELIHAT KARTU
LANGGANAN
PEMBUATAN
KODE WILAYAH
MELIHAT
TRANSAKSI
TIDAK
PEMBUATAN
KODE JURNAL
PEMBUATAN
KODE GROUP
PERBAIKAN
DATA
MELIHAT DAFTAR
LANGGANAN
DATA
COCOK
DAN
AKUR?
YA
PEMBUATAN
KODE SALESMAN
LAPORAN
TRANSAKSI
PEMBUATAN KODE
LANGGANAN
PEMASUKKAN
TRANSAKSI
PIUTANG
PENGHAPUSAN
TRANSAKSI LAIN2
PEMASUKKAN
TRANSAKSI TANDA
TERIMA
FAKTUR
MELIHAT DAFTAR
LANGGANAN
PER SALESMAN
LAPORAN DAFTAR
TAGIHAN
TRANSFER
JURNAL
SEMENTARA
KE GENERAL
LEDGER
MODUL
GENERAL
LEDGER
LAPORAN UMUR
PIUTANG
PROSES
TUTUP
BUKU
LAPORAN UMUR
PIUTANG PER
SALESMAN
LAPORAN
REKENING KORAN
CETAK TANDA
TERIMA FAKTUR
2.01. Pembangunan System

Step ini biasanya dijalankan satu kali saja, yakni sewaktu membangun program
Accounts Receivable ini, dan termasuk:
Data Accounts Receivable diberi nama dengan ARDAT001.MDB.
Dimana
ARDAT
001
MDB
menunjukkan data Accounts Receivable

menunjukkan generasi data 001. Generasi data akan bertambah 1
setiap dijalankan proses Tutup Buku Akhir Periode.
menunjukkan file database Microsoft Access
Didalam file ARDAT001.MDB berisi tabel-tabel sebagai berikut:

- ARTRN
adalah tabel yang berisi data perincian transaksi.
- ARMST
adalah tabel yang berisi data pengisian master langganan
- ARJURNAL adalah tabel yang berisi data kode jurnal A/R
- ARWilayah adalah table yang berisi kode Wilayah Langganan
Selain nama file ARDAT001.MDB, program ini akan membuat file baru
ARDAT001.LDB secara otomatis. ARDAT001.LDB akan dibuat sewaktu Anda
menjalankan program yang meng-akses data ARDAT001.MDB seperti Modul Sales
Invoicing dan lain-lain. ARDAT001.LDB berisi informasi kode pemakai dan status
lock data. File ini berguna untuk mengontrol dan menjaga integritas data
ARDAT001.MDB pada waktu pemasukan/edit transaksi, misalnya akan mengecek
siapa yang memakai data ARDAT001.MDB dan mengontrol status Transaction
Control Lock. Misalnya pada waktu Pemasukan Transaksi yang berisi 5 baris
jurnal, jika terjadi kegagalan pada waktu simpan, maka 5 baris item akan dihapus,
sehingga data tetap konsisten.
2.02. Pemasukan Accounts Receivable Master

Setelah Pembangunan System, Anda perlu memasukkan master file. Step ini
dijalankan pertama kali pada saat memasukkan informasi Langganan, merubah,
menghapus dan menambah Langganan.
Pemasukan master file terdiri dari:
1. Pembuatan Kode Syarat Bayar
2. Pembuatan Kode Wilayah
3. Pembuatan Kode Jurnal
AR - 10
4. Pembuatan Kode Group

5. Pembuatan Kode Salesman
6. Pembuatan Kode Langganan
2.03. Pemasukan, Koreksi dan Penghapusan Transaksi

2.03.1. Pemasukan Transaksi
Step ini yang dikerjakan secara rutin setiap hari, Anda dapat memilih apakah perlu
dibuat transaksi jurnal yang diperlukan untuk diposting ke General Ledger. Kalau
perlu, maka setiap type transaksi akan dibuat dua jurnal yang berlawanan seperti
debet pada potongan harga dan kredit pada Piutang dagang untuk setiap transaksi
nota kredit ataupun nota debit dll. Jika Anda menggunakan Sales Invoicing
biasanya semua penjualan dimasukan melalui Program Sales Invoicing bukan
melalui program ini.
Pemasukan transaksi Accounts Receivable terdiri dari:
1. Transaksi yang menambah Piutang 2. Transaksi yang mengurangi Piutang
- Saldo Awal
- Nota Kredit
- Jual Kredit
- Discount
- Penalty (Denda) Keterlambatan
- Retur Penjualan
- PPN Keluaran
- Nota Debit
2.03.2. Koreksi Transaksi

Setelah Anda memasukan Transaksi Anda juga dapat mengkoreksi dan mencetak
data transaksi untuk pemeriksaan kemudian. Password operator tidak dapat
melakukan koreksi transaksi, tetapi koreksi transaksi dapat dilakukan dengan
password akuntan. Dianjurkan setiap sore, Anda menjalankan program backup data
ke disket atau ke hardisk lewat dos prompt sebagai cadangan apabila terjadi sesuatu
pada komputer Anda yang menyebabkan data Anda rusak atau hilang.
AR - 11
2.03.3. Penghapusan Transaksi

Setelah anda memasukkan transaksi dan ternyata ada kesalahan pemasukkan
transaksi, maka anda dapat menghapus transaksi tersebut baik transaksi yang belum
di posting ke general ledger maupun transaksi yang sudah langsung di posting ke
general ledger dengan level password tertinggi. Jika anda memakai nomor bukti
otomatis maka nomor bukti yang anda hapus tersebut tidak akan kembali lagi ke
semula tetapi akan kosong (bolong) di antara nomor bukti sebelum dan sesudah
nomor bukti otomatis untuk transaksi yang sudah dibuat setelahnya.
Contoh: Anda sudah memiliki nomor bukti transaksi sebanyak 5 nomor bukti
diantaranya AR-00001, AR-00002, AR-00003, AR-00004 dan AR-00005 sementara
anda ingin menghapus nomor bukti AR-00003. Maka nomor bukti otomatis pada
saat pemasukan transaksi tidak akan kembali ke AR-00003 tetapi akan terus
berjalan sesuai dengan nomor bukti penginputan terakhir.
Jika anda ingin menggunakan kembali nomor bukti tersebut maka anda harus ketik
manual sesuai dengan format nomor otomatis yang anda inginkan, nomor bukti
otomatis yang anda miliki akan kembali urut seperti semula. Kecuali jika anda
menghapus nomor bukti yang terakhir, maka pada saat pemasukkan transaksi akan
kembali ke nomor otomatis semula.
2.04. Perbaikan Data

Anda dapat melakukan perbaikan data dalam menu perbaikan data pada system
utility. Dalam program ini anda dapat memperbaiki data seperti untuk Penyesuaian
saldo master, pengosongan saldo master, penghapusan kode master yang tidak aktif,
penyesuaian tanggal faktur penjualan serta penyesuaian tanggal transaksi cair dari
cash ledger. Jika tidak terjadi hal-hal yang tak terduga, program ini akan mencatat
dengan benar transaksi accounts receivable yang dimasukan dan mengupdate saldo
piutang langganan. Pada waktu pemasukan penjualan kredit di sales invoicing,
saldo langganan akan di-update secara otomatis. Tetapi, jika terjadi hal-hal tak
terduga, misalnya mati listrik atau komputer hang, maka data akan korup, yang
kadang-kadang membuat saldo piutang di Accounts Receivable tidak sama dengan
penjualan kredit di sales invoicing atau data rusak, maka perlu dilakukan perbaikan.
Untuk memperbaiki data yang rusak, pilih:
System Utility Konversi Data
AR - 12
Pilih No. 2 Konversi data lama/rusak ke data baru.

Untuk memperbaiki data yang tidak akur (benar), pilih:
System Utility Perbaikan Data
Pilih modul Accounts Receivable
Pilih Penyesuaian Transaksi Accounts Receivable
Penyesuaian data Accounts Receivable, terdiri dari 4 step adjustment:
a. Penyesuaian Saldo Master
b. Pengosongan Saldo Master Setelah Praktek
c. Penyesuaian Tanggal Faktur Penjualan
d. Penyesuaian Tanggal Jtp Seperti SI
Untuk menghapus data Accounts Receivable yang tidak ingin dipakai lagi, kecuali
kode master misalnya setelah habis praktek, pilih:
System Utility Pembuatan Data Baru
Pilih modul Accounts Receivable
Pilih Tabel Artrn, Klik Kosong Data Tabel.
2.05. Posting Transaksi Jurnal Ke GL

Program ini berguna untuk mentransfer data jurnal yang Anda masukan dalam
pemasukan transaksi atau jurnal-jurnal yang dibuat di masing-masing sub modul
program ke data master & transaksi file serta mengupdate saldo berjalan dari master
file. Step ini perlu dijalankan apabila dalam Isi Data Profil Pemeliharaan System,
Anda mengosongkan check box Posting Langsung ke GL.
Posting Transaksi ini dilakukan dalam System Utility pada menu Posting Transaksi
Jurnal Ke GL, caranya:
1. Klik pada System Utility
2. Klik 2 (dua) kali Posting Transaksi Jurnal Ke GL
3.
Kemudian pilih Transaksi Jurnal Dari Sub Modul yang mau diposting,
misalnya Accounts Receivable
4. Masukkan tanggal yang mau diposting, misalnya 01/01/2007 s/d 31/01/2007
5. Selanjutnya Klik <Proses> untuk posting transaksi sementara ke transaksi
langsung
6. Jika Sudah selesai dan ingin keluar, Klik <Keluar>
AR - 13
Selain menggunakan fasilitas Posting Transaksi Jurnal ke GL dalam Isi Data Profil,
Anda dapat menggunakan Posting Transaksi Jurnal ke GL secara otomatis, caranya:
1. Pada menu utama klik Isi Data Profil Pemeliharaan System
2. Selanjutnya Anda flag dengan mengklik pada check box Posting langsung
Ke GL :
3. Setelah selesai Anda klik <Simpan>
4. Untuk keluar klik <Keluar>
Dengan cara ini Anda tidak perlu lagi memposting Transaksi Jurnal secara manual,
karena semua transaksi jurnal akan diposting secara otomatis dalam program ini.
2.06. Melihat Dan Cetak Laporan Accounts Receivable

Langkah ini dapat dijalankan seperlunya apabila Anda ingin mendapatkan laporanlaporan yang tersedia dalam program ini Seperti, Melihat Kartu Langganan, Melihat
Transaksi, Laporan Daftar Langganan, Laporan Daftar Langganan per Salesman,
Laporan Saldo Laporan Tahunan, Laporan Transaksi, Laporan Daftar Tagihan,
Laporan Umur Piutang, Laporan Umur Piutang per Salesman, Laporan Rekening
Koran, Cetak Tanda Terima Faktur. Cara melihat atau cetak laporan yang ada dapat
Anda baca pada penjelasan Laporan pada bahasan berikutnya.
2.07. Tutup Buku Akhir Periode

Langkah ini hanya dijalankan setiap akhir bulan, sebelum menjalankan Langkah ini,
Anda perlu mencetak Laporan-laporan Sales Invoicing yang diperlukan dan
membackup data transaksi bulan yang bersangkutan ke disket atau CD (jika data
banyak). Disket atau CD yang dibackup itu jangan dipakai lagi, hanya disimpan
sebagai arsip. Pakailah disket baru untuk membackup data bulan berikutnya.
Setelah tutup buku dilakukan setiap akhir bulan, maka setiap 1 generasi mewakili 1
bulan. Jika ternyata ada koreksi terhadap data bulan lalu, Anda juga dapat
melakukan proses Tutup Buku Koreksi Akhir Bulan, jika terjadi kesalahan dan
Anda melakukan tutup buku untuk kedua kalinya sedangkan bulan berikut sudah
ada transaksi maka akan mengakibatkan terhapusnya data-data yang sudah di input
pada bulan berikutnya.
Sebelum Anda melakukan proses Tutup Buku, Anda harus menjalankan Perbaikan
Data. Proses Akhir periode yang dilakukan dalam Program System Utility.
AR - 14
Dalam penutupan buku ini, akan dibuat:

- Data ARDAT001.MDB akan di transfer ke ARDAT002.MDB dimana Saldo
Akhir Accounts Receivable Master Generasi 001 akan menjadi saldo awal
generasi 002. Mutasi transaksi generasi 001 tidak akan dipindahkan ke generasi
002. Table transaksi generasi 002 akan dikosongkan. Data Kode Syarat Bayar,
Wilayah, Kode Jurnal, Kode Group, Kode Salesman dan kode Langganan, akan
dipindahkan dari Generasi 001 ke Generasi 002.
2.07.1. Tutup Buku Akhir Bulan

Pada akhir bulan, Anda harus menutup buku untuk memulai lagi pemasukan
transaksi baru pada pembukuan bulan depan. Dalam proses Tutup Buku Akhir
Bulan akan dibuat file baru, Informasi profil yang tampil di Modul Isi Data Profil
Pemeliharaan System seperti Bulan Fiskal akan bertambah 1, Generasi Data
bertambah 1, Tanggal Bulan Fiskal akan berubah ke bulan yang baru.
Misalnya data bulan lalu sebagai berikut:
Bulan Fiskal: 1
Tanggal Bulan Fiskal: 01/01/2007 s/d 31/01/2007
Generasi Data: 001
Setelah Tutup Buku berhasil diselesaikan, data baru bulan depan menjadi:
Bulan Fiskal: 2
Generasi Data: 002
Sebelum Tutup Buku:
File Bulan Lalu: ARDAT001.MDB berisi tabel Armst, Artrn, Arjurnal, Arsyarat,
Arwilyah, ArGroup.
Setelah Tutup Buku:
File Bulan Depan: ARDAT002.MDB berisi tabel Armst, Artrn, Arjurnal, Arsyarat,
Arwilayah, ArGroup.
Dalam proses Tutup Buku Akhir Bulan, data master Langganan (tabel Armst) akan
dipindahkan dari bulan lalu ke bulan depan. Sedangkan data master Langganan
yang diflag (ditandai) non.aktif tidak akan dipindahkan ke bulan depan. Saldo akhir
bulan, master Langganan akan menjadi saldo awal bulan. Jumlah Debit dan Kredit
per bulan akan diakumulasikan ke Jumlah Debit dan Kredit per tahun di data bulan
depan.
AR - 15
Data transaksi penjualan/nota debit (tabel Artrn) yang belum lunas (termasuk sudah
dibayar tetapi berbentuk giro mundur) dan uang muka yang belum di-distribusi
akan dipindahkan dari bulan lalu ke bulan depan. Transaksi penjualan / nota debit
yang sudah lunas tidak akan dipindahkan ke bulan depan.
2.07.2. Tutup Buku Koreksi Akhir Bulan

Tutup Buku Koreksi Akhir Bulan dipakai untuk mengoreksi kesalahan data entry
yang terjadi pada bulan lalu. Misalkan Anda sekarang bekerja di pertengahan bulan
Februari 2007, ternyata ada kesalahan data entry di bulan lalu, untuk meng-edit data
bulan lalu, Anda harus kembali ke generasi 001 dengan memilih:
Isi Data Profil Pemeliharaan System
Rubah informasi sbb:
Bulan Fiskal: 1
Generasi Data: 001
Isi atau koreksi transaksi di Generasi 001, cetak laporan yang dibutuhkan, setelah
selesai pilih:
System Utility Proses Tutup Buku
Pilih: Modul Accounts Receivable
Pilih: Tutup Buku Koreksi Akhir Bulan
Proses pemindahan data master dan transaksi, lihat penjelasan Tutup Buku Akhir
Bulan. Khusus data master Langganan yang sudah pernah dimasukan pada data
bulan depan akan dipindahkan ke file baru ini. Transaksi penjualan, uang muka,
pembayaran dan lain-lain yang sudah pernah dimasukan pada data bulan depan
akan dipindahkan ke file baru ini.
Peringatan:
Sebelum menjalankan program tutup buku, Anda dianjurkan menjalankan back-up

data bulan itu ke disket, tape atau media lain untuk diarsipkan walaupun data yang
disimpan adalah satu tahun, Anda harus tetap membackup data setiap Akhir bulan.
Disket ini berguna apabila sewaktu-waktu Anda perlu melihat data bulan itu seperti
mencetak neraca, aktivitas transaksi dll. Atau jika terjadi kerusakan data atau
hardware, Anda masih mempunyai data s/d bulan lalu. Daripada harus mengisi
ulang data dari awal tahun, itu bukan pekerjaan yang ringan.
AR - 16
BAB III
PROSEDUR MENJALANKAN ACCOUNTS
RECEIVABLE
Prosedur menjalankan program Accounts Receivable sampai menghasilkan
informasi yang dibutuhkan adalah sbb:
1. Hidupkan komputer dan monitor Anda (Asumsi Anda menggunakan Windows
Xp), maka Anda akan berada dalam Desktop Windows Xp,
Klik Start
Klik Program
Klik MAS Accounting
Maka akan muncul gambar sebagai berikut :
2. Masukkan password untuk proteksi rahasia data terhadap orang yang tidak
berhak, Anda diberikan 3 (tiga) kali kesempatan untuk memasukan password.
AR - 17
- Jika dimasukan password operator dan Marketing level (1 dan 2) maka

Anda hanya dapat melakukan penginputan data saja.
- Jika Anda menggunakan password Asisten Akuntan dan Akuntan (3 dan 4),
selain dapat melakukan pemasukan transaksi dan pencetakan Anda juga
dapat melakukan koreksi data (fiskal berjalan).
- Jika Anda menggunakan level password direksi (5) maka Anda dapat
melakukan koreksi dibulan lalu.
- Jika Anda menggunakan Password level (6) maka pemakai dapat merubah
password.
Pada contoh dibawah ini menggunakan pasword yang telah diset dengan level 6
administrator/supervisor.
Kode Login
: 66666666 atau MICRO80<Tab>
Kode Password : 66666666 atau MICRO80 <Enter>
Lalu enter maka akan muncul Menu Utama, kemudian klik Modul Accounts
Receivable, maka akan tampil gambar seperti gambar dibawah ini:
3. Setelah tampil layar diatas, langkah selanjutnya:

- Klik Isi Data Profil Pemeliharaan System Pada Menu Utama Accounts
Receivable
AR - 18
Maka Anda akan melihat Menu Pemeliharaan System seperti yang Anda Lihat
Pada Gambar dibawah ini:
Rubah data yang ada sesuai dengan kondisi perusahaan anda, seperti contoh berikut
Pada Tanggal Fiskal Tahun Ini, anda input tahun berjalan sesuai dengan transaksi
yang akan Anda lakukan Misalnya 01-01-2007 s/d 31-12-2007.
Pada Fiskal Bulan Ini Anda ketik 1 (untuk bulan fiskal berjalan Januari).
Pada Tgl Fiskal Bulan Ini akan terisi secara otomatis 01-01-2007 s/d 31-01-2007.
(sesuai dengan Fiskal bulan berjalan).
Pada Generasi Data Anda rubah 001(Generasi Pertama).
Rubah Lokasi data profil/Lokasi PFDAT.MDB sebagai berikut:
C:\MASWIN\DATA (untuk single user)
atau jika data akan disimpan di server rubah sebagai berikut:
F:\MASWIN\DATA (untuk multi user)
Setelah selesai klik icon simpan dan klik keluar.
4. Setelah menjalankan Pemeliharaan System, lalu jalankan Pembuatan Data
Baru dengan cara sebagai berikut:
AR - 19
Klik 2 (dua) kali Pembuatan Data Baru, pada sub modul System Utility
Anda akan melihat menu Pembuatan Data Baru seperti yang Anda lihat
pada Gambar dibawah ini:
Setelah muncul gambar diatas pilih : - all

- klik pembuatan data baru
- klik keluar
5. Prosedur berikutnya adalah Pembuatan Kode Wilayah langganan yang
merupakan kode untuk pengelompokkan langganan kita menurut daerah
langganan kita berada
6. Prosedur berikutnya adalah Pembuatan kode jurnal yang merupakan kode
untuk penjurnalan dalam pemasukan transaksi secara otomatis, baik itu untuk
penampungan jurnal sementara maupun langsung di posting ke GL.
7. Prosedur berikutnya adalah Pembuatan Kode Group Pembuatan kode
Group ini juga berfungsi untuk mengelompokkan data-data customer yang
memiliki induk ataupun group dari perusahaan tersebut.
8. Prosedur berikutnya adalah Pembuatan Kode Salesman, pembuatan kode
salesman ini berfungsi untuk mengetahui ataupun mengontrol setiap di
lakukannya penjualan, dan penjualan tersebut di lakukan oleh siapa.
9. Langkah selanjutnya Pengisian Kode Langganan, dalam program ini Anda
hanya memasukkan Langganan yang masih aktif saja. Semua data-data yang
berhubungan dengan customer di isi pada form ini. Anda dapat memeriksa
informasi daftar Langganan yang telah dimasukan dengan memilih Laporan
Daftar Langganan.
AR - 20
10. Setelah Master Langganan dimasukkan, Anda dapat memasukkan transaksi

atau kegiatan rutin sehari-hari seperti Nota Kredit, Penalty Keterlambatan,
Jual Kredit dan lain-lain. Untuk melakukan transaksi dapat Anda lakukan
dengan cara mengklik Pemasukan Transaksi pada modul ini. Dalam
submodul pemasukan transaksi ini anda juga dapat mengkoreksi maupun
menghapus transaksi yang telah anda buat. Jika Anda ingin mengkoreksi atau
menghapus data transaksi mutasi Langganan yang sudah Anda isi anda harus
menggunakan password Level Akuntan, Direksi, atau Supervisor
11. Jika anda ingin menghapus transaksi yang bukan di input dari Modul AR
misalnya transaksi yang di input dari Modul Sales invoicing, maka anda
dapat menghapus transaksi tersebut dari modul AR dengan cara mengklik
penghapusan transaksi lain-lain pada sub program modul AR
12. Untuk melihat/mencetak kartu Langganan, kartu transaksi Piutang, dan
transaksi uang muka, Anda dapat menjalankan program Melihat Kartu
Langganan.
13. Untuk melihat transaksi yang telah anda buat, anda dapat lihat di melihat
transaksi pada subprogram Modul AR. Dalam melihat transaksi ini anda
dapat melihat secara daftar transaksi maupun per nomor bukti.
14. Untuk mencetak semua daftar langganan baik tanpa saldo maupun dengan
saldo anda dapat melihat dalam laporan daftar langganan.
15. Untuk mencetak laporan daftar langganan persalesman anda dapat melihat
atau mencetak pada laporan daftar langganan per salesman
16. Untuk melihat laporan saldo piutang langganan selama satu tahun dari januari
sampai dengan desember anda dapat lihat dalam laporan daftar saldo
langganan tahunan.
17. Untuk mencetak transaksi mutasi yang dimasukan dalam periode berjalan,
baik untuk semua Langganan ataupun untuk Langganan tertentu, dapat Anda
cetak dengan memilih Laporan Transaksi.
18. Jika ingin mengetahui berapa tagihan yang ada pada setiap langganan baik
secara rinci maupun rekap maupun yang sudah jatuh tempo maupun yang
akan jatuh tempo maka anda dapat melihat atau mencetak laporan daftar
tagihan piutang
19. Jika Anda ingin mengetahui umur Piutang baik yang akan jatuh tempo
maupun yang lewat jatuh tempo atau posisi umur Piutang, maka Anda dapat
mengetahui dengan memilih program Laporan Umur Piutang Atau anda
ingin mengetahui umur piutang per salesmannya juga.
20. Jika anda ingin mencetak rekening koran anda dapat lihat di Laporan
rekening koran pada sub program modul AR.
AR - 21
21. Apabila pada waktu pemasukan data, listrik mati sehingga mengakibatkan
data saldo akumulatif difile master berbeda dengan file transaksi atau form
inputan rusak, Anda dapat menjalankan program Perbaikan Data dalam
System Utility,pilih perbaikan data dan pilih modul yang akan Anda perbaiki.
22. Pada tiap akhir bulan Anda dapat menjalankan program proses tutup buku
pada modul System Utility, sebelum menjalankan program proses tutup buku
dianjurkan kepada Anda untuk melakukan backup data ke disket. Disket
backup sebaiknya disimpan sebagai Arsip dan jangan dipakai lagi. Dalam
Penutupan buku ini akan dikerjakan: ARDAT002.MDB yang baru, semua
Langganan akan dipindahkan dari data ARDAT001.MDB ke
ARDAT002.MDB, saldo akhir ARDAT001.MDB akan menjadi Saldo Awal
ARDAT002.MDB. Data ARDAT002.MDB yang baru, dengan sisa transaksi
penjualan dan masih outstanding (belum lunas) akan dipindahkan ke data
baru ini (ARDAT002.MDB).
AR - 22
BAB IV
REFERENSI
4.01. Pemasukan Dan Proses
4.01.1. Pembuatan Kode Syarat Bayar
Fasilitas ini digunakan untuk mencatat syarat bayar para Langganan. Syarat-syarat
ini biasanya dinyatakan dengan Hari atau dengan bulan. Dalam program Kode ini
sudah tersedia sehingga Anda tidak usah membuatnya lagi. Jika Anda menginput
syarat bayar misalnya 30 hari maka pada saat Anda melakukan transaksi secara
otomatis tanggal jatuh tempo pembayaran dihitung mulai 30 hari dari tanggal
transaksi.
Untuk Pengisian Syarat Bayar dapat Anda lakukan dengan cara sebagai berikut :
1. Klik 2 (dua) kali Pembuatan Kode Syarat Bayar pada sub menu Accounts
Receivable Anda akan melihat menu pembuatan kode syarat bayar seperti
yang Anda lihat pada gambar dibawah ini.
2. Klik Isi Baru pada menu Pembuatan Kode Syarat Bayar.

AR - 23
3. Ketik Kode Syarat Bayar kepada Langganan, Seperti D15 untuk syarat
bayar 15 hari. Untuk hari harus diawal dengan D, untuk minggu harus diawali
dengan W, untuk bulan harus diawali dengan M.
4. Ketik Keterangan Syarat Bayar, contoh: Kredit 15 hari.
5. Jika Sudah selesai Klik Simpan untuk menyimpan kode syarat bayar yang
telah Anda buat.
6. Lakukan langkah 1 s/d 5 untuk membuat kode syarat bayar yang lain.
4.01.1.1. Koreksi Kode Syarat Bayar

Jika dalam pembuatan Kode Syarat Bayar terjadi kesalahan,
memperbaikinya dapat Anda lakukan dengan cara sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
Untuk
Klik Edit Kode pada sub menu Pembuatan Kode Syarat Bayar
Blok Kode Syarat Bayar yang akan diperbaiki
Ketik Kode syarat bayar yang baru
Klik Simpan atau tekan (Alt + S) untuk menyimpan koreksi yang baru saja
Anda lakukan.
4.01.1.2. Penghapusan Kode Syarat Bayar

Penghapusan dalam Program ini dapat Anda lakukan apabila setelah Anda membuat
kode syarat bayar, ternyata syarat bayar tersebut sudah tidak dipakai lagi.
Untuk menghapus kode syarat bayar tersebut dapat Anda lakukan dengan cara
sebagai berikut:
1. Klik Edit Kode pada sub menu Pembuatan Kode Syarat Bayar
2. Blok Kode Syarat Bayar yang akan Anda hapus
3. Klik Hapus atau tekan (Alt + H) untuk menghapus Kode Syarat Bayar
tersebut dan akan muncul warning seperti dalam gambar dibawah ini.
AR - 24
4. Klik Yes untuk menghapus Kode Syarat Bayar itu atau Klik No untuk
membatalkan penghapusan.
Setelah selesai membuat Kode Syarat Bayar, Anda dapat keluar dari program ini
dengan cara Klik Keluar atau tekan (Alt + K), Anda akan kembali dalam program
Accounts Receivable.
4.01.2. Pembuatan Kode Wilayah

Dalam program ini Anda dapat membuat Kode Master wilayah, mengkoreksi dan
menghapus kode Wilayah sehingga Anda dapat melihat Daftar Piutang, Daftar
Transaksi, Statement berdasarkan wilayah Customer Anda.
Untuk membuat Kode Wilayah dapat Anda lakukan dengan cara, sebagai berikut:
1. Klik 2 (dua) kali Pembuatan Kode Wilayah pada sub menu Accounts
Receivable, Anda akan melihat menu Pembuatan Kode wilayah seperti yang
Anda lihat pada gambar dibawah ini.
2.
3.
4.
5.
Klik Isi Baru pada menu Pembuatan Kode Wilayah

Ketik Kode Wilayah, misalnya: JKT untuk wilayah Jakarta. (3 karakter)
Ketik Keterangan Wilayah, misalnya: Jakarta (30 karakter)
Jika sudah selesai klik Simpan untuk menyimpan Kode Wilayah yang telah
Anda buat
6. Lakukan langkah 1 s/d 5 untuk membuat Kode Wilayah yang lain.
4.01.2.1. Koreksi Kode Wilayah

Jika dalam pembuatan Kode Wilayah terjadi kesalahan, untuk memperbaikinya
dapat Anda lakukan dengan cara sebagai berikut:
1.Klik Edit Kode pada sub menu Pembuatan Kode Wilayah
2.Blok Kode Wilayah yang akan diperbaiki
3.Ketik Kode Wilayah yang baru
AR - 25
4.Klik Simpan atau tekan (Alt + S) untuk menyimpan koreksi yang baru saja
Anda lakukan.
4.01.2.2. Koreksi Data Wilayah

Jika dalam pembuatan Data Wilayah terjadi kesalahan, untuk memperbaikinya
dapat Anda lakukan dengan cara sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
Klik Edit Data pada sub menu Pembuatan Kode Wilayah

Blok Data Wilayah yang akan diperbaiki
Ketik Data Wilayah yang baru
Anda lakukan.
4.01.2.3. Penghapusan Kode Wilayah

kode wilayah, apabila ternyata kode wilayah sudah tidak dipakai lagi, maka Anda
dapat menghapusnya.
Untuk menghapus kode wilayah dapat Anda lakukan dengan cara sebagai berikut :
1. Klik Edit Kode pada sub menu Pembuatan Kode Wilayah
2. Blok Kode Wilayah yang akan Anda hapus
3. Klik Hapus atau tekan (Alt + H) untuk menghapus Kode Wilayah tersebut
dan akan muncul warning seperti dalam gambar dibawah ini.
4. Klik Yes untuk menghapus Kode Wilayah itu atau Klik No untuk
Setelah selesai membuat Kode Wilayah, Anda dapat keluar dari program ini dengan
cara Klik Keluar atau tekan (Alt + K), Anda akan kembali ke dalam program
Sub.Menu Accounts Receivable.
AR - 26
4.01.3. Pembuatan Kode Jurnal

Fasilitas ini digunakan untuk membuat jurnal-jurnal yang berhubungan dengan
pemasukan transaksi, seperti jurnal penjualan barang dan retur penjualan.
Pembuatan Kode Jurnal ini dipakai untuk memudahkan operator awam yang tidak
menguasai akuntansi, dapat membuat jurnal yang berguna untuk diposting ke buku
General Ledger.Pada waktu pemasukan transaksi, operator dapat memilih double
entry jurnal dan mengisi kode jurnal sesuai dengan perintah dari accounting maka
jurnal yang keluar akan sesuai dengan kode jurnal yang telah Anda buat.
Contoh: Jika Anda akan membuat kode jurnal untuk penjualan barang dagangan,
dengan cara sebagai berikut :
Kode jurnal: AR-00001
Debit Nomor Account 114.003-01 Piutang jasa Jakarta
Kredit Nomor Account 614.000-01 Pendapatan Jasa Jakarta
Pada saat Anda input pemasukan transaksi, klik type Jurnal (double jurnal) klik
kode jurnal AR-00001. Maka secara otomatis transaksi yang Anda lakukan akan
terlihat seperti jurnal diatas.
Untuk pembuatan kode jurnal dapat Anda lakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Klik 2 (dua) kali Pembuatan Kode Jurnal maka Anda akan melihat field
Pembuatan Kode Jurnal, seperti gambar dibawah ini.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Klik Isi Baru pada sub modul Pembuatan Kode Jurnal

Ketik Kode Jurnal yang dipakai misalnya : AR-00001
Ketik Keterangan Jurnal misalnya : Jurnal Penjualan Kredit
Klik Debit GL atau tekan F4 untuk melookup kode akun yang ada di GL
Klik Kredit GL atau tekan F4 untuk melookup kode akun yang ada di GL.
Klik Debit Cost Center dan Kredit Cost Center yang melakukan penjualan
Jika sudah selesai klik Simpan atau tekan (Alt + S) untuk meyimpan kode
jurnal yang telah Anda buat.
Lakukan langkah 1 s/d 8 untuk membuat kode jurnal yang lain.
AR - 27
4.01.3.1. Koreksi Kode Jurnal

Jika dalam pembuatan Kode Jurnal terjadi kesalahan dan Anda ingin koreksi, untuk
memperbaikinya dapat Anda lakukan dengan cara sebagai berikut :
1.
2.
3.
4.
Klik Edit Kode pada sub menu Pembuatan Kode Jurnal.

Blok Kode Jurnal yang akan diperbaiki
Ketik Kode Jurnal yang baru
Anda lakukan.
4.01.3.2. Koreksi Data Jurnal

Jika dalam pembuatan Kode Jurnal terjadi kesalahan, untuk memperbaikinya dapat
Anda lakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Klik Edit Data pada sub menu Pembuatan Kode Jurnal.
2. Blok Data yang akan di perbaiki (Keterangan Jurnal, Debit GL dan Kredit
GL) yang akan diperbaiki
3. Ketik Data Jurnal yang baru
4. Klik Simpan atau tekan (Alt + S) untuk menyimpan koreksi yang baru saja
Anda lakukan.
4.01.3.3. Penghapusan Kode Jurnal
kode jurnal ternyata kode Jurnal sudah tidak dipakai lagi, maka Anda dapat
menghapusnya. Untuk menghapus kode jurnal tersebut dapat Anda lakukan dengan
cara sebagai berikut:
1. Klik Edit Kode pada sub menu Pembuatan Kode Jurnal
2. Blok Kode Jurnal yang akan Anda hapus
3. Klik Hapus atau tekan (Alt + H) untuk menghapus Kode Jurnal tersebut dan
akan muncul warning seperti dalam gambar dibawah ini.
AR - 28
4. Klik Yes untuk menghapus Kode Jurnal itu atau Klik No untuk membatalkan
penghapusan.
Setelah selesai membuat Kode Jurnal, Anda dapat keluar dari program ini dengan
cara Klik Keluar atau tekan (Alt+K), Anda akan kembali dalam program Accounts
Receivable.
NB: Koreksi kode Jurnal hanya dapat Anda lakukan apabila, kode jurnal yang akan
Anda koreksi belum digunakan dalam pemasukan transaksi.
4.01.4. Pembuatan Kode Group

Dalam program ini Anda dapat membuat Kode Master Group, mengkoreksi dan
menghapus kode Group sehingga Anda dapat melihat Daftar Piutang, Daftar
Transaksi, Statement berdasarkan Group Customer Anda.
Untuk Pembuatan Kode Group dapat Anda lakukan dengan cara, sebagai berikut :
1.
Klik 2 (dua) kali Pembuatan Kode Group pada sub menu Accounts
Receivable, Anda akan melihat menu Pembuatan Kode Group seperti yang
Anda lihat pada gambar dibawah ini.
2.
3.
4.
5.
Klik Isi Baru pada menu Pembuatan Kode Group

Ketik Kode Group, misalnya: MTH untuk Kode Group. (3 karakter)
Ketik Nama Group, misalnya: Matahari Group (30 karakter)
Jika sudah selesai klik Simpan untuk menyimpan Kode Group yang telah
Anda buat
Lakukan langkah 1 s/d 5 untuk membuat Kode Wilayah yang lain.
3.
4.01.4.1. Koreksi Kode Group

Jika dalam pembuatan Kode Group terjadi kesalahan, untuk memperbaikinya dapat
1.
2.
3.
4.
AR - 29
Klik Edit Kode pada sub menu Pembuatan Kode Group

Blok Kode Group yang akan diperbaiki
Ketik Kode Group yang baru
Anda lakukan.
4.01.4.2. Koreksi Data Group

Jika dalam pembuatan Nama Group terjadi kesalahan, untuk memperbaikinya dapat
1.
2.
3.
4.
Klik Edit Data pada sub menu Pembuatan Kode Group

Blok Nama Group yang akan diperbaiki
Ketik Nama Group yang baru
Anda lakukan.
4.01.4.3. Penghapusan Kode Group

kode Group, apabila ternyata kode Group sudah tidak dipakai lagi, maka Anda
dapat menghapusnya.
Untuk menghapus kode Group dapat Anda lakukan dengan cara sebagai berikut :
1. Klik Edit Kode pada sub menu Pembuatan Kode Group
2. Blok Kode Group yang akan Anda hapus
3. Klik Hapus atau tekan (Alt + H) untuk menghapus Kode Group tersebut dan
akan muncul warning seperti dalam gambar dibawah ini.
4. Klik Yes untuk menghapus Kode Group itu atau Klik No untuk membatalkan
penghapusan.
AR - 30
Setelah selesai membuat Kode Group, Anda dapat keluar dari program ini dengan
cara Klik Keluar atau tekan (Alt + K), Anda akan kembali ke dalam program
Sub.Menu Accounts Receivable.
4.01.5. Pembuatan Kode Salesman

Fasilitas ini digunakan untuk membuat kode salesman, Sehingga Anda dapat
memantau penjualan yang dilakukan oleh sales yang bersangkutan sehingga
memudahkan Anda jika Anda menggunakan system pembayaran sesuai dengan
persentase dari penjualan yang mereka lakukan.
Untuk membuat kode salesman dapat Anda lakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Klik Isi Baru pada menu pembuatan kode salesman.
2. Ketik Kode Salesman dan Nama Salesman yang akan Anda pakai.
3. Klik Simpan pada menu diatas untuk menyimpan kode salesman yang akan
Anda pakai.
4. Lakukan langkah 1 s/d 3 jika Anda menghendaki pembuatan kode salesman
yang lain.
Penjelasan:
Kode salesman
Masukkan kode ini untuk membedakan antara salesman yang satu dengan yang lain
Misalnya: AND (max 6 karakter)
Nama Salesman
Masukkan nama salesman dari kode tersebut Misalnya: Andry Wiranto (max 30
karakter)
AR - 31
4.01.5.1. Koreksi Kode Salesman

Jika dalam pembuatan Kode Salesman terjadi kesalahan, Untuk memperbaikinya
dapat anda lakukan dengan cara sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
Klik Edit Kode pada sub menu Pembuatan Kode Salesman

Blok Kode Salesman yang akan diperbaiki
Ketik Kode Salesman yang baru
Klik Simpan atau tekan (Alt + S) untuk menyimpan koreksi yang baru saja anda
lakukan.
4.01.5.2. Koreksi Data Salesman

Selain Anda dapat mengedit Kode Salesman, Anda juga dapat mengedit Data jika
dalam pembuatan Data Salesman terjadi kesalahan, Untuk memperbaikinya dapat
1 Klik Edit Data pada sub menu Pembuatan Kode Salesman
2 Blok Data Salesman yang akan diperbaiki
3 Ketik Data Salesman yang baru
4 Klik Simpan atau tekan (Alt + S) untuk menyimpan koreksi yang baru saja
Anda lakukan.
4.01.5.3. Penghapusan Kode Salesman

Penghapusan dalam Program ini dapat anda lakukan apabila setelah anda membuat
kode salesman, ternyata kode salesman tersebut sudah tidak dipakai lagi. Untuk
menghapus kode salesman tersebut dapat anda lakukan dengan cara sebagai berikut:
1.
Klik Edit Kode pada sub menu Pembuatan Kode salesman
2.
Blok Kode salesman yang akan anda hapus
3.
Klik Hapus atau tekan (Alt + H) untuk menghapus Kode salesman tersebut
4.
AR - 32
Klik Yes untuk menghapus Kode Sales itu atau Klik No untuk
Setelah selesai membuat Kode Sales, anda dapat keluar dari program ini dengan
cara Klik Keluar atau tekan (Alt + K), anda akan kembali dalam program Sub.
Menu Accounts Receivable.
4.01.6. Pembuatan Kode Langganan

Fasilitas ini berguna untuk memasukkan kode masing-masing langganan. Sehingga
Anda dapat dengan mudah mengetahui data dan Piutang Langganan Anda, secara
lebih terperinci sehingga informasi yang dihasilkan menjadi lebih akurat. Anda
dapat mengisi kode Langganan baru, merubah atau menghapus kode Langganan
yang ada. Setiap Langganan ditandai dengan kode Langganan yang berbeda, setelah
itu baru dapat di isi informasi yang berhubungan dengan Langganan tertentu,
seperti nama langganan, alamat langganan, batas kredit dan informasi yang lainnya.
Dalam pembuatan kode langganan dan kode wilayah, program ini secara otomatis
akan mensortir Ascending ke bawah. Contoh cara membuat kode langganan yang
mudah diingat :
Untuk Kode Wilayah, Anda bisa memakai kode kependekan wilayah yang biasa
dipakai, misalnya: JKT Jakarta, SMG Semarang, SBY Surabaya dll.
Untuk nomor langganan, Anda bisa memakai kode kependekan seperti:
PT. SURYA MAS SENTOSA pakai SMS01, 01 dipakai untuk membedakan jika ada
huruf depan nama perusahaan yang sama.
Untuk pembuatan Kode Langganan Secara Form dapat Anda lakukan dengan cara
sebagai berikut:
1. Klik 2 (dua) kali Pembuatan Kode Langganan Dengan Form, Anda akan
melihat menu Pembuatan Kode Langganan seperti yang Anda lihat pada
gambar dibawah ini.
2.
3.
AR - 33
Klik Tanda plus (+) pada menu Pembuatan Kode Langganan

Klik Kode Wil/Lgn atau tekan F4 untuk melookup kode wilayah yang telah
Anda buat, klik kode wilayah yang dikehendaki, misalnya: JKT untuk
wilayah Jakarta
4. Ketik Kode Langganan yang akan dipakai, misalnya: SMS01
5.
Ketik Nama Langganan, misalnya: PT. SURYA MAS SENTOSA
6.
Ketik Alamat Lengkap Langganan yang bersangkutan
7.
Ketik Nomor Telepon dan Nomor Fax Langganan
8.
Ketik Nomor Pokok Wajib Pajak Langganan
9.
Isi N.P.P.K.P
10. Klik Syarat Bayar atau tekan F4 untuk melookup kode syarat bayar yang
akan dipakai, lalu pilih syarat bayar yang akan dipakai
11. Ketik Batas Kredit kepada Langganan (batas Piutang perusahaan Anda
kepada Langganan)
12. Ketik Hubungan Dengan yang dapat dihubungi dari Langganan yang
bersangkutan
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
AR - 34
Klik Nama Salesman dari Perusahaan Anda (bagian penagihan), yang

sudah Anda input di pembuatan kode sales, jika dikemudian hari ada masalah
dalam transaksi penagihan ini, Anda dapat dengan mudah mengetahui siapa
yang menagih
Klik Status Perusahaan atau tekan F4 untuk melookup status perusahaan,
klik status perusahaan yang sesuai dengan langganan Anda
Jika setiap Langganan diberi nomor Account pada program General Ledger
Anda dapat mengisi kode account GL yang ada dipembuatan kode
Langganan sesuai dengan nomor account yang ada dalam General Ledger
Klik Non Aktif jika langganan yang bersangkutan sudah tidak aktif lagi
(sudah tidak berhubungan dengan perusahaan Anda)
Isi Memo sesuai dengan kepentingan Anda
Jika sudah selesai klik Simpan atau tekan (Alt +S) untuk menyimpan Kode
Langganan yang telah Anda buat
Lakukan langkah 1 s/d 18 Seperti contoh tampilan diatas untuk membuat
Kode Langganan yang lain.
4.01.6.1. Koreksi Kode Langganan

Jika dalam pembuatan Kode Langganan terjadi kesalahan. Jika Anda akan
mengoreksi kode langganan harus dengan password level 5 dan 6.
Untuk memperbaikinya dapat Anda lakukan dengan cara sebagai berikut :
1. Klik Edit Kode pada sub menu Pembuatan Kode Langganan
2. Blok Kode Langganan yang akan diperbaiki
3. Ketik Kode Langganan yang baru
4. Klik Simpan atau tekan (Alt + S) untuk menyimpan koreksi yang baru saja
Anda lakukan.
Koreksi kode Langganan hanya dapat dilakukan apabila kode Langganan yang akan
Anda koreksi belum di gunakan dalam pemasukan (belum ada transaksi yang
dilakukan dengan kode langganan tersebut).
4.01.6.2. Koreksi Data Langganan

Jika dalam pembuatan Kode Langganan terjadi kesalahan Anda dapat
memperbaikinya. Jika Anda akan mengoreksi data langganan harus dengan
password level 5 dan 6. Untuk itu dapat Anda lakukan dengan cara sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
AR - 35
Klik Edit Data pada sub menu Pembuatan Kode Langganan

Blok Data Kode Langganan yang akan diperbaiki
Ketik Data Kode Langganan yang baru
Anda lakukan.
4.01.6.3. Penghapusan Kode Langganan

kode Langganan, ternyata kode Langganan sudah tidak dipakai lagi. Password
Operator tidak boleh menghapus kode langganan, Jika Anda akan menghapus kode
langganan harus dengan password level 5 dan 6.
Untuk menghapus kode Langganan tersebut dapat Anda lakukan dengan cara
sebagai berikut :
1.
2.
3.
Klik Edit Kode pada sub menu Pembuatan Kode Langganan

Blok Kode Langganan yang akan Anda hapus
Klik Hapus atau tekan (Alt + H) untuk menghapus Kode Langganan tersebut
4.
Klik Yes untuk menghapus Kode Langganan itu atau Klik No untuk
Setelah selesai membuat Kode Langganan Secara Form, Anda dapat keluar dari
program ini dengan cara Klik Keluar atau tekan (Alt+K), Anda akan kembali
dalam program Accounts Receivable.
4.01.7. Pemasukan Transaksi

Langkah ini yang dikerjakan secara rutin setiap hari apabila Anda hanya
menggunakan program Accounts Receivable saja. Jika Anda memakai program lain
seperti Sales Invoicing, penjualan dimasukan di program Sales Invoicing, Type
Jurnal Transaksi akan dibuat paling sedikit 2 jurnal yang berlawanan seperti debit
AR - 36
pada Piutang Jasa Jakarta dan kredit pada Penjualan Jasa Jakarta untuk setiap
transaksi penjualan secara kredit. Penjualan yang di lakukan di modul Accounts
Receivable ini biasanya adalah penjualan non stock seperti penjualan jasa. Jadi
apabila di lakukan penjualan jasa pada modul Accounts Receivable ini maka tidak
akan mempengaruhi stock di modul inventory.
Untuk memasukkan transaksi dalam Accounts Receivable, dapat Anda lakukan
dengan cara sebagai berikut:
1.
Klik 2 (dua) kali Pemasukan Transaksi pada sub menu Accounts
Receivable, Anda akan melihat menu pemasukan transaksi seperti yang Anda
lihat pada gambar dibawah ini:
2. Klik Kode Langganan atau tekan F4 untuk melookup kode Langganan, maka
akan muncul semua kode Langganan yang telah Anda input, klik kode
Langganan yang akan dipakai
3. Klik Type Transaksi atau tekan F4 untuk melookup type transaksi yang ada,
pilih type transaksi yang akan Anda lakukan
4. Ketik Nomor Bukti yang dipakai, Jika Anda menggunakan nomor bukti
otomatis Anda tekan F4 akan muncul nomor bukti yang telah dipakai, klik
nomor bukti tersebut maka otomatis nomor bukti yang akan dipakai akan
muncul di form.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
AR - 37
Ketik Nomor Faktur yang dipakai dalam penjualan tersebut

Ketik Tanggal Transaksi
Ketik Tanggal Jatuh Tempo pembayaran
Ketik Jumlah Transaksi yang dilakukan
Ketik Keterangan yang berkaitan dengan transaksi yang Anda lakukan
Pada Type Seleksi jurnal klik double line jurnal jika Anda ingin menggunakan
kode jurnal yang telah Anda buat dalam pembuatan kode jurnal
Pilih Kode Jurnal yang akan dipakai atau tekan F4 untuk melookup kode
jurnal yang akan Anda pakai, akan muncul semua kode jurnal yang telah Anda
buat klik kode jurnal yang akan dipakai
Jika pada Type Seleksi Jurnal Anda pilih type multiple line jurnal, maka Anda
harus mengisi jurnal yang dipakai secara manual dan jurnal yang Anda input
harus balance, jika tidak balance program MAS tidak akan menyimpan
transaksi yang Anda lakukan.
Jika Anda sudah selesai Anda klik Simpan atau tekan (Alt+S) untuk
menyimpan transaksi yang sudah Anda lakukan.
Lakukan langkah 1 s/d 14 untuk membuat transaksi selanjutnya. Lihat seperti
tampilan di atas.
4.01.7.1 Koreksi Transaksi

Program ini memberi kesempatan kepada Anda untuk merubah/koreksi transaksi
yang salah masuk di program pemasukan transaksi. Apabila transaksi sudah
ditransfer ke General Ledger maka untuk merubahnya dapat Anda lakukan pada
transaksi Accounts Receivable langsung. Untuk pemeriksaan audit, sebaiknya
transaksi yang sudah diposting supaya dimasukan dengan transaksi yang
sebaliknya. Koreksi transaksi akan langsung mengupdate field saldo berjalan
general ledger master file.
Untuk melakukan koreksi transaksi dapat Anda lakukan dengan cara sebagai
berikut:
1. Klik Pemasukan Transaksi pada Sub Menu Accounts Receivable, Anda akan
masuk dalam program koreksi transaksi seperti yang Anda lihat pada Gambar
dibawah ini.
AR - 38
2.
Pada Nomor Bukti tekan F4 untuk melookup nomor

bukti yang akan di koreksi, maka akan muncul semua transaksi yang telah Anda
lakukan.
3.
Klik transaksi yang akan dikoreksi, Otomatis semua
inputan transaksi dari nomor bukti yang Anda pilih akan ditampilkan. Seperti
contoh tampilan diatas
4.
Klik Edit data kemudian silahkan koreksi transaksi yang
salah.
5.
Setelah selesai klik Simpan untuk menyimpan transaksi
yang baru.
4.01.7.2 Penghapusan Transaksi

Program ini memberi kesempatan kepada Anda untuk menghapus transaksi yang
salah masuk di program Pemasukan Transaksi.
Jika Anda sudah mem-posting dari jurnal sementara ke langsung ke General Ledger
(Buku Besar), maka apabila terjadi kesalahan Anda harus menghapusnya di
program penghapusan transaksi langsung pada modul Accounts Receivable.
AR - 39
Untuk pemeriksaan audit sebaiknya transaksi yang sudah diposting ke General

Ledger, apabila akan dikoreksi dapat Anda lakukan dengan memasukkan transaksi
yang sebaliknya. Penghapusan transaksi akan langsung mengupdate field saldo
berjalan general ledger master file.
Untuk menghapus transaksi yang salah masuk, harus dilakukan dengan password
direksi atau Supervisor.
Untuk menghapus transaksi dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Klik 2 (dua) kali Pemasukan Transaksi pada sub menu Accounts Receivable
Anda akan melihat menu Penghapusan Transaksi seperti yang Anda lihat
pada gambar dibawah ini.
2. Pada Lookup Nomor Bukti tekan F4 maka akan muncul semua nomor bukti
yang telah Anda input,
3. Klik Nomor Bukti yang akan Anda hapus, secara otomatis transaksi yang
bersangkutan akan ditampilkan
4. Klik Hapus atau tanda silang pada menu penghapusan transaksi maka akan
terlihat warning seperti gambar dibawah ini.
AR - 40
5. Pilih Yes jika Anda menghendaki penghapusan transaksi tersebut atau No jika
Anda ingin membatalkan penghapusan.
6. Jika sudah selesai melakukan penghapusan Anda klik Keluar atau tekan
(Alt+K) untuk keluar dari program ini dan Anda akan langsung berada
dalam program Accounts Receivable.
4.01.8 Penghapusan Transaksi Lain-lain

Dalam Program ini Anda Dapat Menghapus Transaksi lain-lain yang bukan
dimasukkan melalui A/R. Program ini memberi kesempatan kepada Anda untuk
menghapus transaksi yang salah masuk pada saat Pemasukan Transaksi. Hanya saja
transaksi ini bukan di masukan dari modul Accounts Receivable itu sendiri, tetapi
dari modul-modul lain yang berhubungan dengan modul Accounts Receivable.
Seperti contoh. Pemasukan transaksi penjualan yang di masukan dari modul Sales
Invoicing.
Cara penghapusan transaksi lain-lain ini sama dengan penghapusan transaksi yang
ada di pemasukan transaksi modul Accounts Receivable.
4.01.9. Pemasukan Transaksi Tanda Terima Faktur

Dalam program ini Anda dapat membuat transaksi tanda terima faktur untuk
penyerahan faktur penjualan kepada Langganan. Berfungsi sebagai proses
pencairan keuangan untuk transaksi pembayaran sebelum jatuh tempo.
Cara Pembuatan transaksi Tanda Terima Faktur dapat Anda lakukan sebagai berikut
1. Klik 2 (dua) kali Pemasukan Transaksi Tanda Terima Faktur pada modul Cash
Ledger, maka Anda akan melihat menu pada gambar di bawah ini:
AR - 41
2. Ketik No. Tanda Terima Faktur sesuai keinginan atau klik Aktif No. Urut
pada bagian atas, artinya yang Anda pakai sekarang adalah nomor otomatis
tetapi sebelumnya Anda harus buat nomor otomatis pada kode konter di modul
System Utility jika sudah ada Anda hanya mengklik panah kecil dan klik nomor
otomatis sebelumnya.
3. Ketik Tgl Tanda Terima Faktur yang anda
4. Klik Kode Langganan atau tekan F4 dan pilih kode langganan yang di pakai
5. Isi Tanggal Faktur dari dan sampai dengan nomor yang anda kehendaki untuk
dibuatkan tanda terima fakturnya
AR - 42
4.02. Laporan
4.02.1. Melihat Kartu Langganan
Dalam program ini Anda dapat melihat kartu Langganan, yang terdapat beberapa
informasi mengenai Jumlah Piutang Langganan dan beberapa transaksi yang
berhubungan dengan penerimaan piutang, transaksi uang muka dan giro mundur.
Untuk melihat Kartu Langganan dapat Anda lakukan dengan cara sebagai berikut :
1. Klik 2(dua) kali Melihat Kartu Langganan dalam menu laporan pada
modul Accounts Receivable, maka akan terlihat tampilan seperti di bawah
ini :
2. Klik jenis kartu langganan yang ingin anda lihat misalnya: Melihat Kartu
Per Langganan Lengkap, kemudian klik proses, maka akan muncul
tampilan seperti di bawah ini :
AR - 43
3. Klik Kode Langganan atau tekan F4 untuk memilih kode langganan yang akan
Anda lihat, maka akan keluar semua informasi tentang langganan tersebut
beserta informasi transaksi yang telah dilakukan
4. Klik Cetak untuk melihat dengan tampilan seperti diatas.
5. Lakukan langkah 1 s/d 4 jika Anda ingin melihat informasi langganan yang
lainnya.
6. Jika anda ingin melihat data dari awal tahun sampai dengan bulan ini, maka
anda dapat mengklik pilihan data yang ada pada tampilan melihat kartu
langganan lengkap, pilih data awal tahun sampai dengan bulan ini, dengan
catatan anda sudah mengabungkan data lebih dahulu dari generasi awal sampai
dengan generasi berjalan saat ini dalam generasi satu tahun fiscal, misalnya
AR - 44
sekarang anda sudah berada di generasi 006, maka untuk melihat gabungan data
tersebut anda jalankan proses penggabungan data di system utility dari
generasi 001 s/d generasi 006. Cara menggabungkan data anda dapat lihat di
penjelasan penggabungan data pada modul system utility.
7. Setelah selesai Anda klik Keluar.
4.02.2. Melihat Transaksi

Dalam program ini Anda dapat melihat transaksi yang telah Anda masukkan,
Melihat transaksi ada 2 (dua) cara yaitu:
a. melihat daftar transaksi
b. melihat transaksi per nomor bukti
Jika anda memilih melihat daftar transaksi, maka anda dapat melihat keseluruhan
transaksi selama satu bulan ataupun lebih, untuk melihat daftar transaksi anda dapat
menyortir berdasarkan tanggal transaksi dari tanggal awal sampai dengan akhir
bulan atau sampai dengan bulan berikut dan bahkan sampai akhir tahun,
sebelumnya anda harus melakukan penggabungan data terlebih dulu pada modul
System Utility. Jika anda memilih melihat transaksi per nomor bukti saja, maka
transaksi yang anda lihat hanya per satu nomor bukti, selanjutnya akan muncul
semua informasi sesuai dengan nomor bukti yang Anda pilih.
Untuk melihat Transaksi Per Nomor Bukti dapat Anda lakukan dengan cara sebagai
berikut:
1. Klik 2 (dua) kali Melihat Transaksi dalam menu laporan pada program
Accounts Receivable, maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini :
AR - 45
2. Klik pilihan melihat transaksi yang ingin anda lihat misal: Melihat Bukti
Transaksi, setelah dipilih laporannya klik Proses.
3. Klik Nomor Bukti atau tekan F4 untuk memilih no.bukti transaksi mana yang
akan Anda lihat, maka akan keluar semua informasi yang berhubungan dengan
nomor bukti tersebut, seperti yang anda lihat pada tampilan di atas.
4. Lakukan langkah 1 s/d 3 untuk melihat no.bukti lainnya
5. Cetak Dengan Pilihan Data
a. Jika anda ingin Melihat Transaksi Penjualan dari awal tahun sampai
dengan bulan ini, anda harus klik Pilihan data pada bagian atas form
melihat penjualan dengan mengklik Data awal tahun sampai dengan
bulan ini. Sebelum anda memilih pilihan data tersebut anda harus
menggabungkan data terlebih dahulu, asumsikan anda sekarang berada di
fiskal bulan 6 dengan generasi 006.
b. Dalam penggabungan data dapat Anda lakukan penggabungan dari
generasi 001 s/d generasi 006, secara otomatis anda dapat melihat data
sales invoicing dari generasi 001 sampai dengan generasi 006. Anda dapat
menggabungkan data di system utility dan Cara Penggabungan data
tersebut anda dapat baca di modul system utility.
AR - 46
6. Setelah selesai Anda klik Keluar.
4.02.3. Laporan Daftar Langganan

Setelah Anda membuat kode Langganan maka Anda dapat mencetak Daftar
Langganan untuk diperiksa apakah data Langganan yang telah Anda input sudah
benar. Anda dapat memilih apakah akan mencetak daftar langganan dengan saldo
atau tanpa saldo, selain itu dalam program ini Anda juga dapat mencetak daftar
langganan per wilayah maupun daftar langganan per group Anda.
Untuk melihat dan mencetak laporan Daftar Langganan Dengan Saldo dapat Anda
lakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Klik 2 (dua) kali Laporan Daftar Langganan dalam menu laporan pada menu
Accounts Receivable
AR - 47
2. Pilih Jenis Form yang akan Anda cetak dengan mengklik pada option yang
tersedia, misalnya Laporan Daftar Langganan Dengan Saldo
3. Ketik Tanggal Transaksi dari dan s/d dari transaksi yang akan Anda cetak
4. Jika anda ingin mencetak laporan daftar langganan per group pilih Kode
Group dari dan s/d dengan mengklik tanda panah kecil kebawah
5. Jika anda ingin mencetak laporan daftar langganan per wilayah Pilih Kode
Wilayah dari dan s/d dengan mengklik tanda panah kecil kebawah
6. Pilih Kode Langganan dari dan s/d dengan mengklik tanda panah kecil
7. Ketik Keterangan Laporan
8. Ketik Keterangan Periode
9. Pilih Cetak Type Saldo dengan mengklik tanda panah kecil kebawah
10. Pilih rekalkulasi kembali dengan mengklik tanda panah kecil kebawah
11. Pilih sortir Group atau Wilayah, jika pilihan di atas di sortir per group maka
kode group awal diisi kode wilayah tidak perlu di isi begitu juga sebaliknya
untuk wilayah.
12. Jika ingin mencetak di layar,
klik <cetak ke layar>
13. Jika ingin mencetak di printer,

klik <cetak ke printer>
anda dapat mengklik pilihan data yang ada pada tampilan Kriteria cetak daftar
langganan dengan/tanpa saldo, pilih data awal tahun sampai dengan bulan ini,
dengan catatan anda sudah mengabungkan data lebih dahulu dari generasi awal
sampai dengan generasi berjalan saat ini dalam generasi satu tahun fiscal,
misalnya sekarang anda sudah berada di generasi 006, maka untuk melihat
AR - 48
gabungan data tersebut anda jalankan proses penggabungan data di system

utility dari generasi 001 s/d generasi 006. Cara menggabungkan data anda
dapat lihat di penjelasan penggabungan data pada modul system utility
15. Jika sudah selesai dan ingin keluar, klik <keluar>
4.02.4. Laporan Daftar Langganan Per Salesman

Sama dengan Laporan daftar langganan diatas hanya saja dalam program ini
laporan langganan di cetak berdasarkan nama salesman. Anda dapat mencetak
Daftar Langganan untuk diperiksa apakah data Langganan yang telah Anda input
sudah benar. Anda dapat memilih apakah akan mencetak daftar langganan dengan
saldo atau tanpa saldo.
lakukan dengan cara sebagai berikut :
1. Klik 2 (dua) kali Laporan Daftar Langganan Per Salesman dalam menu
laporan pada menu Accounts Receivable
2. Pilih Laporan Yang Mau Dicetak dengan mengklik pada option yang tersedia,
misalnya Laporan Daftar Langganan Dengan Saldo
3. Ketik Tanggal Transaksi dari dan s/d dari transaksi yang akan Anda cetak
AR - 49
4. Pilih Kode Wilayah dari dan s/d dengan mengklik tanda panah kecil
6. Pilih Kode Salesman dari dan s/d dengan mengklik tanda panah kecil
7. Pada Keterangan Laporan akan muncul otomatis
8. Pada Keterangan Periode akan muncul otomatis sesuai dengan fiscal bulan ini
9. Pilih Cetak Type Saldo dengan mengklik tanda panah kecil kebawah
10. Pilih Rekalkulasi Kembali dengan mengklik tanda panah kecil kebawah
11. Pilih Kode Currency, sesuai dengan kode currency yang dibuat
sebelumnya pada modul System Utility menu pembuatan kode currency.
12. Jika ingin mencetak di layar, klik <cetak ke layar>
13.
14.
Jika Ingin Cetak ke Printer, klik <Cetak ke Printer>

Setelah selesai dan ingin keluar klik <Keluar>
4.02.5 Laporan Saldo langganan Tahunan

Dalam laporan saldo langganan tahunan ini anda dapat melihat daftar piutang
langganan selama 1 (satu) tahun dengan rekap bulan per bulan, jadi anda dapat
mengetahui jumlah saldo akhir piutang bulan bulan lalu.
lakukan dengan cara sebagai berikut :
1. Klik 2 (dua) kali Laporan Saldo Langganan Tahunan dalam menu laporan
pada menu Accounts Receivable. Maka muncul tampilan seperti dibawah ini :
AR - 50
2. Pilih laporan saldo piutang yang mau di cetak dengan mengklik pada option
yang tersedia, misalnya Laporan Saldo Piutang Langganan Sampai Dengan
Bulan Ini
3. Klik kode currency dan pilih currency yang mau dicetak, misalnya Rupiah
4. Klik kode group dari dan s/d dengan mengklik tanda panah ke bawah jika
anda ingin mencetak laporan per group
5. Klik kode wilayah dari dan s/d dengan mengklik tanda panah ke bawah jika
anda ingin mencetak laporan per wilayah
6. Klik kode langganan dari dan s/d jika anda ingin mencetak hanya sebagian
langganan yang ingin Anda cetak
7. Klik pembulatan jumlah dalam, pembulatan ini berguna apabila jumlah dari
nilai piutang tersebut milyaran rupiah ataupun jumlah digitnya lebih banyak
maka untuk membulatkan nilai paling akhir dari jumlah piutang tersebut
dilakukan pembulatan ke atas misalkan anda ingin membulatkan dua decimal
atau pun lebih. Contoh: nilai piutang ada Rp. 550.600,467, jika anda ingin
membulatkan sebanyak tiga karakter dari belakang maka nilai piutang tersebut
sekarang menjadi Rp. 550.601
AR - 51
8. Pada Keterangan Laporan, akan muncul secara otomatis jika anda sudah
memilih kriteria laporan saldo piutang di atas.
10. Klik Pilihan sortir, apakah anda ingin mencetak per group atau per wilayah
11. Jika anda ingin mencetak laporan, klik cetak layar maka akan muncul tampilan
seperti di bawah ini: Asumsikan anda sekarang sudah berjalan di fiskal bulan 2.
12. Jika anda ingin cetak ke printer klik <Cetak ke Printer>

13. Jika anda telah selesai maka klik <Keluar>
4.02.6. Laporan Transaksi

Dalam program ini Anda dapat mencetak Laporan Transaksi yang terjadi dalam
perusahaan Anda secara terperinci, Anda dapat mencetak laporan menurut tanggal
faktur atau tanggal transaksi, berdasarkan langganan atau salesman yang melakukan
penjualan.
Untuk melihat dan mencetak laporan Transaksi Menurut Tanggal Faktur Penjualan
Per Langganan dapat Anda lakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Klik 2 (dua) kali Laporan Transaksi dalam menu laporan pada menu Accounts
Receivable, maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini:
AR - 52
2. Pilih laporan yang akan Anda cetak dengan mengklik pada option yang tersedia
misalnya: Laporan transaksi menurut faktur penjualan per langganan
3. Ketik Tanggal Transaksi dari dan s/d
4. Ketik Tanggal Faktur dari dan s/d
5. Pilih Kode Group dari dan s/d dengan mengklik tanda panah kecil kebawah
6. Pilih Kode Wilayah dari dan s/d dengan mengklik tanda panah kecil kebawah
7. Pilih Nomor Langganan dari dan s/d dengan mengklik tanda panah kecil
kebawah
kebawah
9. Pilih Type Transaksi dengan mengklik tanda panah kecil kebawah
10. Ketik Keterangan Laporan, keterangan akan langsung keluar otomatis jika
anda telah mengisi kriteria laporan.
AR - 53
12. Klik Type Laporan yang diinginkan

13. Jika anda menginginkan pilihan laporan transaksi menurut wilayah klik
berdasarkan wilayah, jika laporan menurut group klik transaksi berdasarkan
group
14. Jika ingin mencetak di layar, klik <cetak ke layar> maka akan tampil bentuk
laporan seperti di bawah ini contohnya:

anda dapat mengklik pilihan data yang ada pada tampilan Kriteria laporan
transaksi, pilih data awal tahun sampai dengan bulan ini, dengan catatan anda
sudah mengabungkan data lebih dahulu dari generasi awal sampai dengan
generasi berjalan saat ini dalam generasi satu tahun fiscal, misalnya sekarang
anda sudah berada di generasi 006, maka untuk melihat gabungan data tersebut
anda jalankan proses penggabungan data di system utility dari generasi 001 s/d
generasi 006. Cara menggabungkan data anda dapat lihat di penjelasan
penggabungan data pada modul system utility
4.02.7. Laporan Daftar Tagihan

Dalam program ini Anda dapat melakukan pencetakan daftar faktur yang belum
lunas beserta jumlahnya dari piutang maupun sisa piutang. Anda juga dapat
AR - 54
memilih laporan pembayaran sesuai dengan kriteria yang ada Misalnya per
Langganan ataupun per Salesman.
Untuk melihat dan mencetak laporan Daftar Tagihan dapat Anda lakukan dengan
1. Klik 2 (dua) kali Laporan Daftar Tagihan dalam menu laporan pada menu
Accounts Receivable
2. Pilih Kriteria kartu yang akan Anda cetak dengan mengklik pada option yang
tersedia misalnya: Laporan Tagihan Menurut Tanggal Faktur Penjualan
Per Salesman
6. Ketik Tanggal Jatuh Tempo dari dan s/d
Lakukan seperti contoh tampilan diatas misalnya
Maka akan muncul tampilan laporan seperti di bawah ini contohnya :
AR - 55

klik <printer>
anda dapat mengklik pilihan data yang ada pada tampilan Kriteria Kartu
Tagihan, pilih data awal tahun sampai dengan bulan ini dengan catatan anda
sudah mengabungkan data lebih dahulu dari generasi awal sampai dengan
generasi berjalan saat ini dalam generasi satu tahun fiscal, misalnya sekarang
anda sudah berada di generasi 006, maka untuk melihat gabungan data tersebut
anda jalankan proses penggabungan data di system utility dari generasi 001 s/d
generasi 006. Cara menggabungkan data dapat anda lihat di penjelasan
penggabungan data pada modul system utility, jika anda ingin melihat untuk
bulan ini saja maka pilih Bulan ini
4.02.8. Laporan Umur Piutang

Dalam Program ini Anda dapat melakukan pencetakan tentang umur Piutang,
seperti Piutang yang akan Jatuh tempo, Piutang yang sudah jatuh tempo dan
beberapa laporan yang dapat Anda lihat dibawah ini:
Laporan Perincian Umur Piutang yang akan jatuh tempo

Laporan Perincian Umur Piutang yang lewat jatuh tempo
Laporan Perincian Umur Piutang lewat tanggal faktur penjualan
Laporan Rekap Umur Piutang yang akan jatuh tempo
Laporan Rekap Umur Piutang yang lewat jatuh tempo
Laporan Rekap Umur Piutang lewat tanggal faktur penjualan
Untuk melihat dan mencetak laporan Umur Piutang dapat Anda lakukan dengan
AR - 56
1. Klik 2 (dua) kali Laporan Umur Piutang dalam menu laporan pada menu
Accounts Receivable
2. Pilih Kriteria laporan umur piutang yang akan Anda cetak dengan mengklik
pada option yang tersedia
3. Ketik Tanggal Umur Piutang
4. Pilih Kode Group dari dan s/d dengan mengklik tanda panah kecil kebawah
kebawah
7. Keterangan Laporan akan muncul secara otomatis jika anda sudah memilih
laporan yang ingin di cetak.
AR - 57
9. Klik Pilihan Sortir data apakah berdasarkan wilayah atau berdasarkan group
10. Klik Pilihan Uang muka, Apakah kolom uang muka ingin di pisahkan atau
sudah di gabung dengan kolom jumlah piutang
Lakukan pengisian seperti contoh tampilan datas
klik <cetak ke layar>, maka akan muncul
seperti tampilan dibawah ini misalnya:

anda dapat mengklik pilihan data yang ada pada tampilan Kriteria Laporan
Umur Piutang, pilih data awal tahun sampai dengan bulan ini, dengan catatan
anda sudah menggabungkan data lebih dahulu dari generasi awal sampai
sekarang anda sudah berada di generasi 006, maka untuk melihat gabungan data
tersebut anda jalankan proses penggabungan data di system utility dari
penjelasan penggabungan data pada modul system utility, jika anda ingin
melihat untuk bulan ini saja maka pilih Bulan ini
AR - 58
4.02.9. Laporan Umur Piutang Per Salesman

Sama dengan laporan umur piutang di atas, namun dalam Program ini Anda dapat
melakukan pencetakan tentang umur Piutang berdasarkan nama salesman Anda,
seperti Piutang yang akan Jatuh tempo per salesman, Piutang yang sudah jatuh
tempo per salesman dan beberapa laporan yang dapat Anda lihat dan semuanya
berdasarkan nama salesman.
Untuk melihat dan mencetak laporan Umur Piutang dapat Anda lakukan dengan
1. Klik 2 (dua) kali Laporan Umur Piutang Per Salesman dalam menu laporan
pada menu Accounts Receivable
2. Pilih Laporan piutang yang mau di cetak pada option yang tersedia misalnya,
A. Laporan Perincian Umur Piutang Akan Jatuh Tempo
3. Ketik Tgl Umur Piutang
AR - 59
7. Keterangan Laporan akan muncul secara otomatis jika anda sudah memilih
laporan yang ingin di cetak.
8. Pada Keterangan Periode akan muncul otomatis sesuai fiscal bulan berjalan
9. Pilih Kode Currency untuk laporan berdasarkan mata uang, pilih Rupiah
10. Lakukan pengisian seperti contoh tampilan diatas
11. Jika ingin mencetak di layar, klik <cetak ke layar>, maka akan muncul seperti
tampilan dibawah ini:

Umur Piutang Per Salesman, pilih data awal tahun sampai dengan bulan ini,
dengan catatan anda sudah menggabungkan data lebih dahulu dari generasi
awal sampai dengan generasi berjalan saat ini dalam generasi satu tahun fiscal,
misalnya sekarang anda sudah berada di generasi 006, maka untuk melihat
gabungan data tersebut anda jalankan proses penggabungan data di system
utility dari generasi 001 s/d generasi 006. Cara menggabungkan data anda
AR - 60
dapat lihat di penjelasan penggabungan data pada modul system utility, jika
anda ingin melihat untuk bulan ini saja maka pilih Bulan ini
4.02.10. Laporan Rekening Koran

Dalam program ini Anda dapat mencetak posisi Piutang berikut mutasi dalam
bentuk statement (rekening koran), rekening koran ini dapat diberikan kepada
Langganan untuk mencocokkan posisi Piutang apakah telah sesuai antara catatan
ditempat Langganan dengan catatan ditempat Anda, sehingga kalau ada selisih, bisa
diketahui secara dini. Anda dapat memilih akan mencetak statement menurut
tanggal/nomor faktur lunas dan belum lunas atau statement menurut tanggal
transaksi pemasukan lunas dan belum lunas. Biasanya laporan rekening koran ini di
gunakan oleh para auditor untuk meng-audit kecocokan piutang perusahaan dengan
langganan dari perusahaan tersebut.
Untuk melihat dan mencetak laporan Rekening Koran dapat Anda lakukan dengan
1. Klik 2 (dua) kali Laporan Rekening Koran dalam menu laporan pada menu
Accounts Receivable, maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini:
AR - 61
2. Pilih Laporan Statement yang mau di Cetak dengan mengklik pada option
yang tersedia, misalnya Statement Menurut Tanggal/Nomor Faktur Lunas
dan Belum Lunas.
3. Ketik Tanggal Rekening Koran
6. Ketik Keterangan Laporan, akan secara otomatis muncul apabila anda
sudah memilih laporan yang mau di cetak.
7. Ketik Keterangan Periode, akan secara otomatis muncul apabila anda sudah
memilih laporan yang mau di cetak
8. Ketik Komentar Anda terhadap laporan piutang tersebut.
9. Jika ingin mencetak di layar, klik <cetak ke layar>, maka akan muncul
tampilan seperti di bawah ini:
klik < printer>
AR - 62
Statement, pilih data awal tahun sampai dengan bulan ini, dengan catatan
anda sudah mengabungkan data lebih dahulu dari generasi awal sampai
sekarang anda sudah berada di generasi 006, maka untuk melihat gabungan
data tersebut anda jalankan proses penggabungan data di system utility dari
penjelasan penggabungan data pada modul system utility, jika anda ingin
melihat untuk bulan ini saja maka pilih Bulan ini
12. Jika sudah selesai dan ingin keluar,
klik <keluar>
4.02.11. Cetak Tanda Terima Faktur

Tersedia Tanda Terima Faktur/TTF, dimana kita bisa memilih faktur-faktur yang
akan di tagih oleh collector.
Untuk melihat Tanda Terima Faktur dapat Anda lakukan dengan cara sebagai
berikut:
1.
Klik 2 (dua) kali Cetak Tanda Terima Faktur pada menu Account
Receivable
Maka Anda akan melihat menu seperti pada gambar dibawah ini:
2.
3.
4.
5.
6.
7.
AR - 63
Pilih keterangan laporan yang mau dicetak misal, Cetak

Tanda Terima Faktur Halaman (Detail)
Ketik No. TTF yang mau di cetak Dari dan S/d
Nama Kota akan tercetak otomatis sesuai pengisian pada
Isi Data Profil
Ketik nama orang yang menandatangani tanda terima
faktur tersebut
Ketik NB untuk catatan jika ada
Jika ingin cetak layar, Klik <Cetak Layar>
Cetak Tanda Terima Faktur halaman (Detail)
8.
9.
Jika ingin cetak ke Printer, Klik <Cetak ke Printer>

Jika sudah selesai dan ingin keluar, klik <Keluar>

MASDOCAR

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

MASDOCAR

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Referensi Accounts Receivable MAS

Micro Accounting Software Versi 2000.0

Referensi Accounts Receivable MAS

AR.4.01.3. Pembuatan Kode Jurnal

Micro Accounting Software Versi 2000.0

Referensi Accounts Receivable MAS

1.01 Keistimewaan Program Accounts Receivable

Program dan buku petunjuk dalam bahasa Indonesia

Micro Accounting Software Versi 2000.0

Referensi Accounts Receivable MAS

1.02. Isi Program Accounts Receivable

Pembuatan Kode Jurnal

Pembuatan Kode Group

Pembuatan Kode Salesman

Pembuatan Kode Langganan

Pemasukan,Koreksi dan Penghapusan

Penghapusan Transaksi lain-lain

Pemasukkan Transaksi Tanda Terima

Melihat kartu Langganan

Micro Accounting Software Versi 2000.0

Referensi Accounts Receivable MAS

Laporan Daftar langganan

Laporan Daftar Tagihan

Laporan Umur Piutang

Laporan Umur Piutang Per Salesman

Laporan Rekening Koran

artinya penambahan record baru ke dalam file yang disebutkan

Referensi Accounts Receivable MAS

1.03. Menu Program Accounts Receivable

Melihat Kartu Langganan

a. Melihat Kartu Per Langganan Lengkap

Melihat Transaksi Per No. Bukti

Laporan Daftar Langganan

a. Laporan Daftar Langganan Tanpa

Melihat Daftar Transaksi

Laporan Daftar Langganan Tanpa

Micro Accounting Software Versi 2000.0

Referensi Accounts Receivable MAS

Laporan Saldo Langganan Tahunan

Laporan Saldo Piutang Langganan Per

Laporan Daftar Tagihan

a. Laporan Tagihan Menurut Tanggal

Laporan Umur Piutang

a. Laporan Perincian Umur Piutang Akan

Laporan Umur Piutang Per Salesman

a. Laporan Perincian Umur Piutang Akan

Laporan Transaksi Menurut Tanggal

b. Laporan Perincian Umur Piutang

c. Laporan Perincian Umur Piutang

d. Laporan Rekap Umur Piutang Akan

Referensi Accounts Receivable MAS

Laporan Rekap Umur Piutang Lewat

Laporan Rekening Koran

a. Statement Menurut Tanggal/Nomor

Cetak Tanda Terima Faktur

a. Cetak Tanda Terima Faktur halaman

Micro Accounting Software Versi 2000.0

Referensi Accounts Receivable MAS

Micro Accounting Software Versi 2000.0

FLOWCHART ACCOUNTS RECEIVABLE

2.01. Pembangunan System

menunjukkan data Accounts Receivable

Didalam file ARDAT001.MDB berisi tabel-tabel sebagai berikut:

2.02. Pemasukan Accounts Receivable Master