Referensi System Utility

SU-

DAFTAR ISI
DAFTAR ISI
PENDAHULUAN

i
ii

SU.BAB I
SYSTEM UTILITY
SU.1.01. Pemasukan Dan Proses
SU.1.01.1. Pembuatan Kode Konter
SU.1.01.2. Pembuatan Kode Type Data
SU.1.01.3. Pembuatan Kode Currency
SU.1.01.4. Posting Transaksi Jurnal ke General Ledger
SU.1.01.5. Pembuatan Data Baru
SU.1.01.6. Perbaikan Data
SU.1.01.7. Konversi Data
SU.1.01.8. Proses Tutup Buku
SU.1.01.8.1. Proses Tutup Buku Akhir Bulan
SU.1.01.8.2. Proses Tutup Buku Koreksi Akhir Bulan
SU.1.01.9. Generate Jurnal Selisih Kurs
SU.1.01.10. Penggabungan Data Tahunan

01
02
02
03
04
05
06
07
08
10
11
11
12
14

Micro Accounting Software Versi 2000.0

Referensi System Utility

SU- ii

PENDAHULUAN
Terima Kasih atas kepercayaan Anda menggunakan program Single atau Multi User
Micro Accounting Software versi Windows.
Program Micro Accounting Software versi Windows dikembangkan dengan
Microsoft Access dan bahasa Visual Basic for Application, yang merupakan bahasa
umum yang dipakai dipaket Microsoft Office. Sehingga dalam hal kecepatan dan
penggunaannya sangat mudah, seperti Anda menjalankan program Microsoft Office
dan produk Microsoft lainnya yang menggunakan Visual Basic for Application
sebagai bahasa object oriented untuk produk Microsoft. Program Micro Accounting
Software versi Windows ini telah disesuaikan dengan kondisi bisnis Indonesia,
Standar Akuntansi Keuangan (d/h PAI) dan Undang-Undang PPh 1984 dan
perubahannya. Pencetakan dan pembuatan laporan juga lebih flexible.
MAS telah mendapat lisensi dari perusahaan tersebut di atas untuk mendistribusikan
software accounting yang ditulis dengan dua software tersebut diatas dengan tidak
menyalahi Undang-Undang Hak Cipta 1987.

Jakarta, Oktober 2007

Micro Accounting Software Versi 2000.0

SU - 1

Referensi System Utility

BAB I
SYSTEM UTILITY
Di dalam paket program MAS Software terdapat modul System Utility yang di
dalamnya terdapat fasilitas di antaranya: Tutup buku akhir bulan, pembuatan data
master untuk nomor bukti otomatis, posting transaksi jurnal ke general ledger,
pembuatan data baru kembali setelah melakukan praktek, menyesuaikan data yang
tidak benar dan penggabungan data tahunan.
Seperti di gambarkan pada modul system utility di bawah ini:

1.01. Pemasukan dan Proses

Micro Accounting Software Versi 2000.0

Referensi System Utility

SU- 2

1.01.1. Pembuatan Kode Konter

Dalam Program ini Anda dapat melakukan Pembuatan Kode konter yang akan anda
pakai saat anda meng-aktifkan no bukti Otomatis, Program ini memberi kesempatan
pada Anda untuk membuat, merubah nomor urut invoice/faktur/bukti.

Cara membuat Kode Konter adalah sebagai berikut :

1. Klik Pembuatan Kode Konter pada modul System Utility
2. Klik Isi Baru.
3. Isi kode konter max. 5 character.
Misalnya: AP001.
4. Isi Keterangan max. 30 character.
Misalnya: Nomor Otomatis Account Payable
5. Pilih kode Modul dengan cara tekan F4 atau klik pada tombol kecil.
Misalnya: AP
6. Isi Panjang Kode Modul yang akan digunakan. Max 15 character
Misalnya: 15
kecuali untuk modul Cash Ledger panjang max. 13 charakter
7. Isi Kode Awal, kode awal ini biasanya untuk megidentifikasikan no bukti itu
berasal dari modul apa.
Misalnya: AP-, dari kode awal ini dapat di identifikasikan bahwa no bukti ini di
input dari modul Account Payable.
8. Isi Nomor Awal sebanyak sisa dari pengisian di kode awal sebelumnya
Misalnya: kode awal AP- maka anda dapat mengisi nomor awal maximum 12
charakter, karena di kode awal sudah terpakai sebanyak 3 karakter.
9. Isi Nomor sekarang sama dengan banyaknya karakter yang diisi dgn no awal.
Micro Accounting Software Versi 2000.0

SU - 3

Referensi System Utility

Misalnya: nomor sekarang 100000

10.Isi Nomor Paling Akhir diisi juga sebanyak karakter yang di isi di nomor awal
Misalnya : 999999
11.Setelah selesai, Klik icon simpan (gambar disket) diatas layar.

1.01.2. Pembuatan Kode Type Data

Dalam perusahaan, kadang-kadang diperlukan untuk menghasilkan beberapa set
data, misalkan data internal dipakai untuk perusahaan, data external untuk ke bank
dan lain-lain. Untuk pelaporan SPT, beberapa data harus dikeluarkan dari data
internal, seperti pos pengeluaran untuk biaya sumbangan, biaya entertainment direksi
dan lain-lain.
Dalam menu ini Anda dapat membuat kode type data yang merupakan bagian dari
nomor bukti dan dapat mengidentifikasi antara data Internal dan Eksternal. Untuk
membuat kode type data dapat Anda buat dengan cara sebagai berikut :
1. Klik modul system utility pada menu utama dan klik Pembuatan kode type data

2. Klik Pembuatan kode type data pada modul System Utility, maka Anda akan
melihat menu seperti pada gambar di atas
3. Klik kode modul yang akan dibuatkan type datanya, misalnya klik AP
4. Isi Panjang/banyaknya digit kode type data yang Anda inginkan, misal ketik 3
5. Klik kode letak untuk posisi type data di awal atau akhir dari nomor bukti
6. Ketik kode internal dan eksternal sebanyak masing-masing 3 digit
7. Setelah selesai klik Simpan dan Keluar.

1.01.3. Pembuatan Kode Currency

Micro Accounting Software Versi 2000.0

Referensi System Utility

SU- 4

Dalam program ini Anda Dapat melakukan pembuatan kode Currency yang
digunakan untuk transaksi dengan Supplier/Customer.

Cara Pembuatan kode currency dapat Anda lakukan dengan cara sebagai berikut :
1.
Klik Pembuatan Kode Currency pada Modul System Utility
2.
Ketik Kode Currency dari currency yang akan Anda buat, missal USD
3.
Ketik Nama Currency, misalnya DOLLAR
4.
Isi symbol dari kode currency yang Anda buat
5.
Klik kotak Non Aktif, jika kode currency tersebut sudah tidak di pakai lagi
6.
Ketik kode Crc dan bulan ketik 01 untuk Januari, 02 Februari dst
7.
Isi Tanggal Awal dan Tanggal Akhir dalam bulan yang bersangkutan,
misalnya tanggal 01/01/2007 s/d 10/01/2007 untuk kurs standard dan pajak
9.500
8.
Ketik tanggal berikutnya dalam bulan yang sama untuk kurs yang berbeda,
tanggal 11/01/2007 s/d 20/01/2007 Kurs Std dan Pajak 9.430,00 dan 9.400,00
9.
Lakukan langkah diatas untuk membuat tanggal berikutnya, seperti contoh
10.
Setelah selesai klik Simpan dan klik Keluar.

Micro Accounting Software Versi 2000.0

SU - 5

Referensi System Utility

1.01.4. Posting Transaksi Jurnal Ke General Ledger

Langkah ini perlu dijalankan apabila dalam Isi Data Profil Pemeliharaan System,
Anda mengosongkan check box Posting Langsung ke G/L. Jika Anda mengisi check
box pada Posting Langsung ke G/L, maka data jurnal yang Anda buat di masingmasing sub modul program otomatis sudah di transfer, jadi langkah ini tidak perlu
Anda kerjakan.

Program ini berguna untuk mentransfer data jurnal yang ada dalam pemasukkan
transaksi yang dibuat di masing-masing sub modul program di posting ke data
master & transaksi juga mengupdate saldo berjalan dari master file.
Posting Transaksi ini dilakukan dalam System Utility pada menu Posting Transaksi
Jurnal Ke G/L, caranya :
1. Klik pada modul System Utility
2. Klik 2 (dua) kali Posting Transaksi Jurnal Ke G/L
3. Kemudian pilih Transaksi Jurnal dari sub modul yang mau diposting,
misalnya Accounts Payable/Semua Modul
4. Masukan tanggal yang mau diposting, misalnya 01/01/2007 s/d 31/01/2007
5. Selanjutnya Klik <Proses> untuk posting transaksi sementara ke transaksi
langsung
6. Jika sudah selesai dan ingin keluar, Klik <Keluar>
Selain menggunakan fasilitas Posting Transaksi Jurnal ke G/L dalam System Utility,
Anda dapat menggunakan Posting Transaksi Jurnal ke G/L secara otomatis,
caranya:
Micro Accounting Software Versi 2000.0

Referensi System Utility

SU- 6

1. Pada menu utama, klik Isi Data Profil, maka Anda akan berada pada menu
Pemeliharaan System
2. Selanjutnya klik pada check box Posting langsung Ke G/L
3. Setelah selesai Anda klik <Simpan> dan klik <Keluar>
Dengan cara ini Anda tidak perlu lagi memposting Transaksi Jurnal secara manual,
karena semua transaksi jurnal akan diposting secara otomatis dalam program ini.

1.01.5. Pembuatan Data Baru

Dalam program ini Anda dapat melakukan pengosongan data atau mulai mengisi
data yang baru, setelah melakukan praktek atau data coba-coba. Pilih data modul
yang mau dibuat, misalnya General Ledger.
Untuk pengosongan salah satu table, contoh table Gltrn yang berisi transaksi
langsung, klik baris Gltrn, setelah itu Klik (Buat Data Baru Online).
Untuk membuat Data Modul yang baru, klik ALL (Semua Data), dan Klik
(Pembuatan Data Modul Baru). Program ini akan membuat data baru dilokasi
direktori C:\MASWIN\DATA, untuk generasi 001 data yang dibuat adalah
GLDAT001.MDB.
Database GLDAT001.MDB berisi table-table yang tertera dilayar.
Untuk membuat Semua Data Modul yang baru, klik SU (Semua Modul), Klik ALL,
Klik (Pembuatan Data Modul Baru).
Jika sudah selesai dan ingin keluar, Klik (Keluar)
Micro Accounting Software Versi 2000.0

SU - 7

Referensi System Utility

1.01.6. Perbaikan Data

Dalam program ini Anda dapat melakukan penyesuaian saldo master untuk
mengadjust saldo dari masing masing modul sesuai dengan transaksi yang ada,
biasanya program ini dijalankan jika Anda merubah bulan fiskal berjalan dalam
Pemeliharaan System. Setelah Anda melakukan penyesuaian saldo master Anda
dapat mencetak laporan dari masing-masing Modul.

Program ini khusus dipakai untuk menyesuaikan kembali saldo berjalan atau saldo
awal dengan jumlah transaksi yang sebenarnya dan juga untuk memperbaiki file-file
yang rusak akibat mati listrik atau disebabkan karena data rusak.
Pilih Data Modul yang mau diperbaiki, misalnya GL (General Ledger)
1. Untuk Penyesuaian Saldo, pilih baris Penyesuaian Saldo Master, klik (Proses).
Setelah selesai klik Keluar, atau lakukan perbaikan data yang lain
2. Untuk Pengosongan Saldo Master, pilih pengosongan dan klik Proses. Maka data
akan terhapus misalnya untuk data coba-coba/praktek
3. Untuk Mengecek Nomor Bukti Yang Tidak Balance, pilih baris tersebut dan klik
(Proses).
4. Setelah muncul warning perbaikan data selesai klik Keluar, Anda akan kembali
ke menu utama System Utility.

1.01.7. Konversi Data

Micro Accounting Software Versi 2000.0

Referensi System Utility

SU- 8

Program ini memperbaiki container database yang rusak karena gangguan hardware.
Program ini akan memindahkan semua table dari container lama ke container baru.
Program ini juga perlu dijalankan jika ada penambahan feature di program baru,
misalnya ada penambahan field pada table.

Setelah selesai perbaikan container, database lama masih disimpan dengan nama
XXDTO001.MDB sebagai cadangan. Jika setelah diperiksa, Anda yakin database
baru sudah benar dan hard disk hampir penuh, Anda boleh menghapus database lama
tersebut untuk menghemat tempat hard disk.
Pilihan:
1. Untuk memperkecil database dan mempercepat proses, pilih baris compact dan
Perbaikan data yang rusak ringan, klik (Proses) Jika sudah selesai, klik
(Keluar).
2. Jika pada waktu Pemasukan Data keluar Jet Database Corrupted berarti
database lagi rusak, pilih Perbaikan Data Rusak di menu konversi data
kemudian Compact Data, Klik (Proses).

Cara konversi data ke struktur baru:

Micro Accounting Software Versi 2000.0

SU - 9

Referensi System Utility

1. Backup semua data ke disket, hardisk atau flashdisk sebelum menjalankan

konversi data.
Misal, program MAS di install di drive C: (single user) atau F: (multi user).
Cara Backup Data:
C:\MASWIN>CD DATA <Enter>
C:\MASWIN\DATA>PKZIP A:\DATA01001.ZIP
C:\MASWIN\DATA\??DAT01001.MDB -&W <Enter>
Catatan:
01 = Bulan 01
001 = Generasi 1
Masukkan disket kosong, didalam drive A dan ikuti petunjuk dilayar untuk
membackup data sampai selesai.
2. Start Windows, jalankan program MAS Windows, setelah keluar menu utama,
pilih System Utility Konversi Data
3. Misalnya akan mengkonversi data General Ledger
Pilih: Modul General Ledger
Pilih 2. Konversi data bulan ini ke data baru. Jika terjadi kerusakan atau
perubahan struktur. Kalau masih tetap belum berhasil,
Pilih 3. Konversi data tahun ini ke data baru jika terjadi kerusakan atau
perubahan struktur.
Klik <Proses>
Semua data lama akan dicopy ke data baru
Data yang dikonversi berbentuk GLDTO001.MDB
4. Ulangi Step nomor 3, jika ingin mengkonversi data lain, jika sudah selesai dan
ingin keluar klik <Keluar>

1.01.8. Proses Tutup Buku

Anda harus menutup buku untuk memulai lagi pembukuan yang akan datang. Semua
master akun bulan ini akan dipindahkan ke bulan depan dan saldo berjalan bulan ini
akan dipindahkan menjadi saldo awal bulan depan. Sebelum menjalankan program
ini, Anda di anjurkan menjalankan backup data ke disket, harddisk atau flashdisk.
Disket, harddisk atau flashdisk itu berguna apabila sewaktu-waktu Anda perlu
melihat data bulan itu seperti mencetak Neraca, Aktivitas transaksi dll.
Proses tutup buku dalam program ini dapat Anda lakukan tiap akhir bulan, dalam
proses tutup buku ini, akan dibuat file baru untuk periode berikutnya. Sebelum
Micro Accounting Software Versi 2000.0

Referensi System Utility

10

SU-

menjalankan tutup buku, sebaiknya Anda menjalankan program penyesuaian saldo

master pada perbaikan data. Program ini akan membuat data yang baru setelah
data lama ditutup buku (mis, General Ledger) yaitu dengan generasi bertambah satu.
Misalnya generasi bulan ini adalah GLDAT001, maka generasi Bulan depan adalah
GLDAT002.
Cara atau petunjuknya ikuti seperti warning di bawah ini, kemudian klik OK.

Setelah klik OK maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini :

Micro Accounting Software Versi 2000.0

SU - 11

Referensi System Utility

1.01.8.1. Tutup Buku Akhir Bulan

Pada waktu Tutup Buku Akhir Bulan, program MAS WINDOWS akan merubah
flag Tutup dari False menjadi True. Data yang sudah ditutup tidak boleh dikoreksi
lagi oleh Password Akuntan (Level 4). Jika perlu koreksi data-data bulan lalu, harus
memasukan jurnal adjustment atau dengan persetujuan Password Direksi (Level 5).
Program ini akan merubah bulan fiskal plus 1 dan merubah tanggal fiskal bulan ini,
misalnya untuk Tutup Buku Akhir Bulan, fiskal baru akan menjadi 2, tanggal fiskal
menjadi 01/01/2007 s/d 31/01/2007.
Cara merubah fiskal ke Generasi Baru adalah klik pada Rubah Fiskal Generasi Baru
(tekan Alt + R) atau pada isi data profil kolom generasi data.

1.01.8.2. Tutup Buku Koreksi Akhir Bulan

Setelah selesai Tutup Buku Akhir Bulan, Anda memulai mengisi transaksi yang baru
pada awal bulan yang baru, misalnya bulan februari dan mungkin menambah nomor
perkiraan baru. Tetapi ternyata Anda perlu koreksi transaksi jurnal bulan januari
atau bulan sebelumnya. Alternatif pertama adalah membuat jurnal adjusment.
Alternatif lainnya adalah kembali ke generasi 001 dengan memilih :
Isi Data Profil Pemeliharaan System
Rubah generasi data menjadi 001
Micro Accounting Software Versi 2000.0

Referensi System Utility

12

SU-

Klik <Simpan>
Setelah selesai, klik <keluar>
Isi atau koreksi transaksi jurnal di generasi 001, cetak laporan transaksi, neraca
percobaan, neraca dan laba/rugi yang dibutuhkan.
Setelah selesai, pilih Proses Tutup Buku
Pilih Tutup Buku Koreksi Akhir Bulan
Program ini akan melakukan Tutup Buku Akhir Bulan, pada proses ini program
tidak akan membuat data generasi baru (karena sudah ada transaksi baru). Program
ini akan merubah saldo awal Februari nomor perkiraan neraca sesuai dengan saldo
akhir nomor perkiraan neraca di bulan Januari. Semua transaksi jurnal atau nomor
perkiraan baru tetap dipertahankan. Fasilitas yang sangat flexible dan canggih hanya
dari MAS.
Sebelum menjalankan program ini, Anda dianjurkan menjalankan back-up data bulan
berjalan (mis, januari) ke Harddisk, CD, Disket, flashdisk atau media lain untuk di
arsipkan. Back-up ini berguna apabila sewaktu-waktu Anda perlu melihat data bulan
ini seperti mencetak neraca, aktivitas transaksi dll.
Peringatan:
Walaupun data yang disimpan adalah satu bulan, Anda harus membackup data
setiap akhir bulan, supaya jika terjadi kerusakan data atau hardware, Anda masih
mempunyai data s/d bulan lalu. Daripada harus mengisi ulang data dari awal tahun,
itu bukan pekerjaan yang ringan.

1.01.9. Generate Jurnal Selisih Kurs

Sebelum melakukan Generate Jurnal Selisih Kurs, Anda harus menentukan terlebih
dulu system generate jurnal yang dipakai pada menu utama Isi Data Profil. Apakah
system Accrual untuk membuat generate jurnal selisih kurs setiap akhir bulan atau
Real generate jurnal selisih kurs hanya di lakukan saat terjadi pelunasan.

Untuk membuat generate jurnal selisih kurs dapat Anda lakukan dengan cara
sebagai berikut :
Micro Accounting Software Versi 2000.0

SU - 13

Referensi System Utility

1.

Klik Generate jurnal selisih kurs pada modul System Utility, maka Anda
akan melihat menu seperti pada tampilan di bawah ini

2.

Pilih jurnal selisih kurs, klik Generate Jurnal Selisih Kurs Menurut Tgl
Akhir (Accrual) pada option yang tersedia dan klik Proses

3.
4.

Klik pilihan A. Laporan Perkiraan Selisih Kurs Menurut Supplier

Anda akan melihat laporan, seperti pada tampilan layar monitor Anda

Perbedaan System Real dan Accrual

Micro Accounting Software Versi 2000.0

Referensi System Utility

14

SU-

Contoh Soal :
Tgl 03/01/2007 terjadi transaksi penjualan barang sebanyak 1000 pcs dengan kurs
dollar pada hari itu Rp. 9.000 dan jatuh tempo selama 3 bulan.
System Accrual (Generate Jurnal Akhir Bulan 31 Jan)
Ada dan tidak ada transaksi pelunasan, setiap akhir bulan lakukan generate jurnal
selisih kurs, Seperti contoh pada gambar di atas :
Tgl 31/01 = Laba selisih Kurs

100.000

System Real (Generate Jurnal pada tgl pelunasan kurs Rp. 9.200)
Tgl 20/02 = Laba selisih Kurs (200 x 1.000) = 200.000

1.01.10. Penggabungan Data Tahunan

Program ini digunakan untuk menggabungkan beberapa generasi data dalam satu
tahun ke file database yang baru, program ini di gunakan apabila menggunakan
system tutup buku bulanan. Penggabungan data ini dapat menghasilkan laporan
tahunan baik dari melihat transaksinya maupun dari segi laporan dengan saldo akhir
dari bulan per bulan baik nilai maupun quantity. Jadi walaupun tutup bukunya
bulanan tetap bisa menghasilkan laporan bulanan dan tahunan.
Anda dapat melihat data gabungan dari awal tahun sampai dengan bulan ini dengan
klik pilihan data di tiap-tiap sub modul sebelum cetak, misal: Laporan Transaksi
ganti Data Bulan Ini dengan data awal tahun sampai dengan bulan ini, sebelumnya
anda harus melakukan penggabungan data dari generasi awal sampai dengan
generasi berjalan atau bulan ini dalam generasi satu tahun fiskal.
Sebelum melakukan penggabungan data untuk beberapa generasi, Anda harus
melakukan perbaikan data (penjelasan 1.01.6).

Cara penggabungan data dapat Anda lakukan sesuai langkah-langkah dibawah ini :
Misalnya Anda berada di fiskal bulan 12 yaitu bulan Desember pada generasi 012
Micro Accounting Software Versi 2000.0

SU - 15

Referensi System Utility

1.

2.
3.
4.
5.

Klik System Utility pilih Penggabungan Data Tahunan, maka

Anda akan melihat menu seperti gambar di bawah ini

digabung)

Pilih Data Yang Mau Digabung/Dihapus, klik General Ledger

Klik Pilihan A. Gabung Data Beberapa Generasi
Isi Generasi Data, dari: ketik 001 s/d 006 (generasi data yang mau

Nama Data Gabung, otomatis akan membuat 1 file, misalnya

GLGB2007.MDB
6.
Klik Proses, maka akan muncul warning Apakah Mau Gabung
Data? klik Yes, maka akan tampil warning,

7.
8.

Klik OK, maka gabung data beberapa generasi selesai

Lihat di lokasi Data misalnya C:\MASWIN\DATA, maka Anda akan
melihat file GLGB2007 hasil penggabungan data yang Anda lakukan.

Micro Accounting Software Versi 2000.0