Evaluasi dilakukan setelah proyek selesai dikerjakan.

Berbeda dengan pengendalian, evaluasi

lebih bersifat menilai. Pengendalian akan menindaklanjuti denganlangkah perbaikan atau
koreksi. Namun demikian evalausi dapat ditempatkan setelah pengendalian.
Evaluasi proyek adalah: proses penilaian pencapaian tujuan dan pengungkapan masalah
kinerja program/proyek untuk memberikan umpan balik bagi peningkatan kualitas kinerja
program/proyek.
Evaluasi Proyek
Tujuan utama evalasi adalah untuk mengungkapkan permasalahan dan membuka potensi
masalah yang mungkin. Ada dua macam evaluasi bila dilihat dari pelaksanaan evaluasi, yakni:
1. Evaluasi Formatif. Evaluasi yang dilaksanakan di setiap tahap siklus proyek
2. Evaluasi Ringkas. Evaluasi yang dilakukan setelah proyek selesai untuk mendapatkan
feedback bagi pelaksanaan hal serupa di masa yang akan datang.
Hal-Hal yang Perlu Diketahui dalam Evaluasi Proyek

Ruang Lingkup Kegiatan Proyek, yakni pada bidang-bidang apa saja proyek
akanberoperasi (mission statement of business).

Cara kegiatan proyek dilakukan, yakni apakah proyek akan ditangani sendiri,
atauditangani juga oleh (beberapa) pihak lain?

Evaluasi terhadap aspek-aspek yang menentukan keberhasilan seluruh proyek, yakni

mengidentifikasi faktor-faktor kunci keberhasilan proyek.

Sarana yang diperlukan oleh proyek, menyangkut bukan hanya kebutuhan seperti
material, tenaga kerja, dan sebagainya, tetapi juga fasilitas-fasilitas pendukung seperti
jalan raya, transportasi, dan sebagainya.

Hasil kegiatan proyek tersebut serta biaya-biaya yang harus ditanggung untuk
memperoleh hasil tersebut.

Akibat-akibat yang bermanfaat ataupun yang tidak dari adanya proyek tersebut.

Langkah-langkah rencana untuk mendirikan proyek, beserta jadwal masing-masing

kegiatan tersebut.

Audit Proyek
Audit adalah pemeriksaan menyeluruh terhadap manajemen oproyek yang mencakup
metodologi, prosedur, anggaran, pengeluaran dan tingkat penyelesaian. Isi laporan audit
setidaknya memuat antara lain:
1. Status proyek yang dikerjakan terkait apakah proyek telah dikerjakan sesuai jadwal.
2. Status proyek di waktu berikutnya terkait apakah diperlukan perubahan jadwal dan
mengapa.
3. Status pekerjaan yang kritikal menyangkut sejauh mana pekerjaa-pekerjaan kritikal telah
dikerjakan.
4. Pengenalan Risiko terkait apa dan bagaimana potensi kerugian atau kegagalan proyek
dapat terjadi.
5. Informasi yang bermanfaat bagi proyek lain terkait pelajaran apa yang bisa diambil
hikmahnya untuk pelaksanaan proyek lain.
6. Keterbatasan audit yang menyangkut asumsi dan batasan yang dipakai dalam mengaudit
proyek sehingga mempengaruhi hasil audit.
Secara lengkap isi laporan audit proyek adalah sebagai berikut:
1. Pendahuluan. Berisi penjelasan latar belakang dan tujuan proyek
2. Status Sekarang. Berisi penjelasana mengenai status rpoyek saat dilakukan audit
termasuk hasil pengukuran performansi yang digunakan dalam audit seperti Biaya,
jadwal, kemajuan dan kualitas.
3. Status proyek di masa yang akan datang

4. Isu isu manajemen yang penting. Berisi penjelasan mengenai isu-isu yang berhubungan
dengan pencapaian tujuan proyek yang berdasarkan pendapat auditor perlu mendapatkan
perhatian khusus
5. Analisis Risiko. Berisi penjelasan mengenai risiko-risiko yang ada dalam proyek serta
dampaknya pada biaya, waktu dan performansi proyek, serta berisi penjelasan mengenai
alternatif tindakan yang dapat dilakukan untuk menghilangkan risiko.
6. Keterbatasan dan Asumsi. Berisi penjelasan mengenai keterbatasan audit dan asumsi
yang digunakan dalam mengaudit dan pembuatan laporan.

Keanggotaan tim audit biasanya meliputi wakil-wakil dari berbagai bagian. Hasil audit
dilaporkan kepada manajer proyek dan manajemen perusahaan.
Peninjauan Perkembangan Proyek (Review Meeting)
Dalam manajemen proyek dikenal istilah Review Meeting yang mirip dengan Quality
Circle (QC). Review Meeting merupakan pertemuan untuk memantau proyek yang
diselenggarkan secara teratur. Tujuan dari Review Meeting adalah untuk
1. Mengetahui masalah-masalah berkenaan dengan jadwal, biaya dan penyelesaian masalah.
2. Mengetahui masalah-masalah yang mungkin muncul di masa yang akan datang.
3. Mencari kesempatan untuk melakukan perbaikan performansi proyek

Pelaporan Proyek

Laporan proyek dibuat oleh manajemen proyek untuk diberikan kepada manajemen
perusahaan. Isi laporan proyek meliputi
1. Ringkasan mengenai status proyek
2. Bagian-bagian koreksi yang telah dilakukan atau perlu dilakukan.
3. Perubahan jadwal atau permalan jadwal dan biaya
4. Kemungkinan masalah-masalah yang mungkin muncul dan akibatnya berikut cara
mengatasi masalah tersebut.
5. Situasi biaya saat ini.
6. Rencana tenaga kerja dan keterbatasan yang ada.

Penghentian Proyek
Proyek disebut berhenti bila pekerjaan-pekerjaan proyek sudah sampai pada titik tertentu
dimana tidak mungkin lagi dibuat kemajuan lebih lanjut. Aktivitas penghentian proyek

merupakan aktivitas yang kritikal, oleh karena itu untuk melakukannya memerlukan prosedur
dan mekanisme yang jelas dan sistematis.
Ada beberapa alasan mengapa proyek dinyatakan berhenti, yaitu
1. Proyek berhenti karena proyek memang sudah selesai sesuai dengan pwerjanjian kontrak.
2. Proyek lebih menguntungkan bila dihentikan daripada dilanjutkan karena adanya
beberapa faktor yang tidak dapat dikendalikan, misalnya kelangkaan sumberdaya,
kenaikan harga secara mencolok, perubahan kondisi pasar atau kondisi alam.
3. Proyek berhenti karena tidak dapat memenuhi performansi yang diinginkan. Ini bisa
terjadi karena perencanaan dan pengendalian yang buruk.
Oleh karena penghentian proyek merupakan tahap yang kritikal maka sebelum penghentian
proyek, manajer proyek perlu melakukan tahap-tahap berikut:
A. Berkaitan dengan rencana, jadwal dan pemantuan aktivitas penyelesaian proyek

Memperoleh persetujuan dari manajer fungsional tentang rencana penghentian

Mempersiapkan dan mengkoordinasikan rencana dan jadwal penghentian

Merencnakan untuk menugaskan kembali anggota tim proyek dan sumberdaya yang ada
pada proyek yang lain

Memantau semua aktivitas penghentian dan penyelesaian proyek

Memantau pengalihan material sisa dan peralatan khusus proyek

B. Berkaitan dengan penutupan semua aktivitas

Menutup semua perintah kerja dan menyetujui penyelesaian semua pekerjaan yang
disubkontrakkan

Memberitahu ke semua departemen tentang penyelesaian proyek

Menutup kantor proyek dan fasilitas lain yang dipakai organisasi proyek

Menutup buku-buku proyek

Memastikan penyerahan semua arsip dan catatan tentang proyek kepada manajer yang
bertanggung jawab

C. Berkaitan dengan permintaan user/ pelanggan, keajiban dan aktivitas pembayaran

Memastikan penyerahan produk akhir, produk tambahan dan penerimaan user atas
produk

Mengkomunikasikan kepad user bila semua kewajiban dalam kontrak sudah terpenuhi

Menjamin bahwa semua dokumentasi yang berkaitan dengan penerimaan user seperti
yang ditetapkan dalam kontrak sudah selesai

Mengirim permintaan pembyaran resmi kepada user

Memantau pembayaran user dan mengumpulkan semua pembayaran

Memperoleh pengakuan formal dari user tentang sudah dipenuhinya semua kewajiban.

Perpanjangan Proyek dimaksudkan untuk melanjutkan proyek yang sudah dinyatakan berhenti,
namundiadakan lagi proyek baru yang berkaitan dengan proyek lama.