PERATURAN GUBERNUR KALIMANTAN SELATAN

NOMOR 078 TAHUN 2011

TENTANG
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PENGELOLAAN SURAT KELUAR
PADA SEKRETARIAT DAERAH
PROVINSI KALIMANTAN SELATAN
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA,
GUBERNUR KALIMANTAN SELATAN,
Menimbang :

Mengingat

a.

bahwa rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan

naskah dinas dalam bentuk surat keluar pada Sekretariat Daerah
Provinsi Kalimantan Selatan, dipandang perlu mengatur dan
menetapkan Standar Operasional Prosedur Pengelolaan Surat Keluar
pada Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan ;

b.

bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud huruf a,

perlu menetapkan Peraturan Gubernur Kalimantan Selatan.

1.

Undang-Undang Nomor 25 Tahun 1956 Jo. Undang-Undang Nomor

21 Tahun 1958 tentang penetapan Undang-Undang Nomor 10 Tahun
1957 antara lain Pembentukan Daerah Swatantra Tingkat I
Kalimantan Selatan (Lembaran Negara Tahun 1956 Nomor 65,
Tambahan Lembaran Negara Nomor 1106);

2.

Undang-undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan

Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2004 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 4389);
Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan
Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor
125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437)
sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undangundang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua Atas
Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan
Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor
59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844) ;
Undang-undang Nomor 33
Tahun 2004 tentang Perimbangan
Keuangan Antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4438).
Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 tentang Pembinaan dan
Pengawasan
atas Penyelenggaraan
Pemerintahan
Daerah
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 165,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4593).

3.

4.

5.

6.

7.

8.
9.
10.
11.
12.

13.

14.

Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian

Urusan Pemerintahan Antara Pemerintah, Pemerintahan Provinsi dan
Pemerintahan Kabupaten dan Kota (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara
Nomor 4737) ;
Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 2008 tentang Dekonsentrasi
dan Tugas Pembantuan (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2008 Nomor 20, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 4816) ;
Peraturan Presiden Nomor 1 Tahun 2007 tentang Pengesahan
Pengundangan, Penyebarluasan Peraturan Perundang-undangan ;
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 15 Tahun 2006 tentang
Jenis dan Bentuk Produk Hukum Daerah ;
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 16 Tahun 2006 tentang
Prosedur Penyusunan Produk Hukum Daerah :
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2006 tentang
Lembaran Daerah dan Berita Daerah.
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor
PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan.
Peraturan Daerah Provinsi Kalimantan Selatan Nomor
5 Tahun
2008 tentang Urusan Pemerintahan yang Menjadi Kewenangan
Pemerintah Provinsi Kalimantan Selatan (Lembaran Daerah Provinsi
Kalimantan Selatan Tahun 2008 Nomor 5) ;
Peraturan Daerah Provinsi Kalimantan Selatan Nomor 6 Tahun 2008
tentang Pembentukan, Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah
Provinsi Kalimantan Selatan (Lembaran Daerah Prvinsi Kalimantan
Selatan Tahun 2008 Nomor 6);

15. Peraturan Gubernur Kalimantan Selatan Nomor

Tahun 2009
tentang Tugas Pokok, Fungsi dan Uraian Tugas Unsur-unsur
Organisasi Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan.
16. Peraturan Gubernur Kalimantan Selatan Nomor 044 Tahun 2011
tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Provinsi
Kalimantan Selatan.
MEMUTUSKAN
Menetapkan :

PERATURAN GUBERNUR TENTANG STANDAR OPERASIONAL

PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT KELUAR PADA SEKRETARIAT
DAERAH PROVINSI KALIMANTAN SELATAN.
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1

2. Daerah adalah Provinsi Kalimantan Selatan.

3. Pemerintah Daerah adalah Gubernur dan Perangkat Daerah sebagai
penyelenggara Pemerintahan Daerah Provinsi Kalimantan Selatan.
4. Gubernur adalah Gubernur Kalimantan Selatan.
5. Wakil Gubernur adalah Wakil Gubernur Kalimantan Selatan.
2

6. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Provinsi Kalimantan Selatan.

7. Asisten yang membidangi adalah Asisten Sekretaris Daerah Provinsi
Kalimantan Selatan yang secara substansial membidangi materi yang
tercantum dalam surat keluar.
8. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disebut SKPD adalah Satuan
Kerja Perangkat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan yang terdiri dari
Sekretariat Daerah, Dinas, Inspektorat, Badan, Kantor dan Lembaga lain
Provinsi Kalimantan Selatan.
9. Sekretariat Daerah adalah Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan.
10. Dinas adalah Dinas Provinsi Kalimantan Selatan.
11. Badan adalah Badan Provinsi Kalimantan Selatan.
12. Inspektorat adalah Inspektorat Proviansi Kalimantan Selatan.
13. Kantor adalah Kantor Provinsi Kalimantan Selatan.
14. Lembaga Lain adalah Lembaga lain yang merupakan bagian dari Perangkat
Daerah Provinsi Kalimantan Selatan.
15. Unit Pengolah adalah Unit di lingkungan Sekretariat Daerah, Dinas,Inspektorat,
Badan dan Lembaga lain Provinsi Kalimantan Selatan yang secara substansial
memproses dan mengelola naskah surat keluar.
16. Kepala Sub Bagian, Kepala Seksi, Kepala Sub Bidang terkait adalah Kepala
Sub Bagian, Kepala Seksi, Kepala Sub Bidang pada Sekretariat Daerah, Dinas,
Inspektorat,Badan, Kantor dan Lembaga lain Provinsi Kalimantan Selatan yang
secara substansial membawahi dan bertanggung jawab atas unit pengolah
surat keluar.
17. Kepala Bagian, Sekretaris, Kepala Bidang, Inspektur Pembantu terkait adalah
Kepala Bagian, Sekretaris, Kepala Bidang dan Inspektur Pembantu pada
Sekretariat Daerah, Dinas, Inspektorat, Badan dan Lembaga lain Provinsi
Kalimantan Selatan yang secara substansial membawahi dan bertanggung
jawab atas unit pengolah surat keluar.
18. Kepala Biro adalah Kepala Biro di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi
Kalimantan Selatan.
19. Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disebut Kepala SKPD
adalah Kepala Dinas, Inspektur, Kepala Badan, Kepala Kantor dan Kepala
Lembaga lain Provinsi Kalimantan Selatan yang secara substansial membawahi
dan bertanggung jawab atas unit pengolah surat keluar.
20. Kepala Sub Bagian TU Biro adalah Kepala Sub Bagian Tata Usaha Biro pada
Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan yang secara substansial terkait
dengan proses pengelolaan surat keluar pada masing-masing biro.
21. Kepala Sub Bagian Surat Menyjurat, Arsip dan Ekspedisi adalah Kepala Sub
Bagian Surat Menyurat, Arsip dan Ekspedisi pada Bagian Tata Usaha Biro
Umum Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan.
22. Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian adalah Kepala Sub Bagian Umum
dan Kepegawaian pada Dinas, Inspektorat, Badan dan Lembaga lain Provinsi
Kalimantan Selatan.
23. Surat Keluar adalah naskah dinas berbentuk surat yang dikirim keluar dari
Sekretariat Daerah, Dinas, Inspektorat, Badan, Kantor dan Lembaga lain
Provinsi Kalimantan Selatan.
3

BAB II
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PENGELOLAAN SURATKELUAR
Pasal 2
(1)

Unit Pengolah menyiapkan konsep surat keluar.

(2)

Konsep surat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diserahkan kepada Kepala Sub
Bagian/Kepala Seksi/Kepala Sub Bidang terkait untuk diperiksa dan dikoreksi terhadap
substansi, redaksi dan ejaaan yang dipergunakan.
Pasal 3

(1)

Kepala Sub Bagian/Kepala Seksi/Kepala Sub Bidang terkait memeriksa dan

memberikan koreksi sesuai ketentuan tata naskah dinas yang berlaku terhadap
konsep surat keluar.

(2)

Kepala Sub Bagian/Kepala Seksi/Kepala Sub Bidang terkait menyerahkan kembali

koreksi konsep surat keluar kepada Unit Pengolah untuk dilakukan penyiapan net
surat.
Pasal 4

(1)

Unit Pengolah menyiapkan net surat sesuai

Bagian/Kepala Seksi/Kepala Sub Bidang terkait.

dengan

koreksi

Kepala

Sub

(2)

Unit Pengolah juga menyiapkan Nota Pengajuan Naskah Dinas yang ditandatangani
oleh Kepala Biro/Kepala SKPD terkait.

(3)

Net surat keluar dan Nota Pengajuan Naskah Dinas diteruskan kepada Kepala Sub
Bagian/Kepala Seksi/Kepala Sub Bidang terkait untuk mendapatkan koreksi ulang dan
paraf.
Pasal 5

(1)

Kepala Sub Bagian/Kepala Seksi/Kepala Sub Bidang terkait memeriksa Nota

Pengajuan Naskah Dinas dan memeriksa ulang net surat keluar.

(2)

Kepala Sub Bagian/Kepala Seksi/Kepala Sub Bidang terkait memaraf Nota Pengajuan
Naskah Dinas.

(3)

Kepala Sub Bagian/Kepala Seksi/Kepala Sub Bidang terkait tidak membubuhkan paraf
nada net surat keluar yang ditandatangani oleh Sekretaris Daerah, Gubernur atau
Wakil Gubernur

(4)

Kepala Sub Bagian terkait pada Sekretariat Daerah hanya membubuhkan paraf pada
net surat keluar yang ditandatangani oleh Kepala Biro terkait dan Asisten yang
membidangi.

(5)

Kepala Sub Bagian, Kepala Seksi dan Kepala Sub Bidang pada SKPD lain
membubuhkan paraf pada net surat yang ditandatangani oleh Kepala SKPD terkait.

(6)

Net surat keluar dan Nota Pengajuan Naskah Dinas diteruskan kepada Kepala
Bagian/Sekretaris/Kepala Bidang terkait.

Pasal 6
(1) Kepala Bagian/Sekretaris/Kepala Bidang/Inspektur Pembantu terkait memeriksa dan
mengoreksi net surat keluar dan Nota Dinas Pengajuan Konsep Naskah Dinas sesuai
ketentuan tata naskah dinas yang berlaku dan membubuhkan paraf pada Nota
Pengajuan Naskah Dinas.
(2)

Kepala Bagian / Sekretaris / Kepala Bidang / Inspektur Pembantu terkait tidak

membubuhkan paraf pada net surat keluar yang ditandatangani oleh Gubernur atau
Wakil Gubernur.

(3)

Kepala Bagian terkait pada Sekretariat Daerah hanya membubuhkan paraf pada net
surat keluar yang ditandatangani oleh Kepala Biro terkait, Asisten yang membidangi
dan Sekretaris Daerah.

(4)

Kepala Bagian/Sekretaris/Kepala Bidang/Inspektur Pembantu pada SKPD lain

membubuhkan paraf pada net surat yang ditandatangani oleh Kepala SKPD dan
Sekda.

(5)

Net surat keluar dan Nota Pengajuan Naskah Dinas yang telah dibubuhkan paraf
Kepala Bagian/Sekretaris/Kepala Bidang/Inspektur Pembantu terkait diteruskan
kepada Kepala Biro/Kepala SKPD terkait.
Pasal 7

(1)

Kepala Biro/Kepala SKPD terkait memeriksa dan mengoreksi net surat keluar dan
mempelajari Nota Pengajuan Naskah Dinas sesuai ketentuan tata naskah dinas yang
berlaku.

(2)

Kepala Biro/Kepala SKPD terkait membubuhkan tandatangan pada surat keluar yang
menjadi kewenangannya dan mengembalikan kepada Kepala Bagian /Sekretaris
/Kepala Bidang/Inspektur Pembantu terkait.

(3)

Kepala Biro/Kepala SKPD tekait membubuhkan paraf pada net surat keluar yang
ditandatangani oleh Asisten, Sekretaris Daerah dan Gubernur atau Wakil Gubernur
serta menandatangani Nota Pengajuan Naskah Dinas.

(4)

Nota Pengajuan Naskah Dinas dan net surat keluar diteruskan kepada Kepala Sub
Bagian TU Biro/Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian untuk diteruskan kepada
pejabat terkait.
Pasal 8

(1)

Kepala Sub Bagian TU Biro/Kepala Sub Bagian Umum mencatat dan memberikan
nomor agenda biro/SKPD pada Nota Pengajuan Naskah Dinas.

(2)

Nota Pengajuan Naskah Dinas dan net surat keluar bersama-sama berkas
kelengkapan diteruskan kepada Asisten yang membidangi.
Pasal 9

(1)

Asisten yang membidangi mempelajari dan menelaah materi Nota Pengajuan Naskah
Dinas dan net surat keluar serta berkas kelengkapannya.

(2)

Asisten yang membidangi mendandatangani net surat keluar yang menjadi

kewenangannya dan mengembalikan kepada Biro/SKPD terkait

(3)

Asisten yang membidangi membubuhkan paraf pada net surat keluar yang
ditandatangani oleh Sekretaris Daerah dan Gubernur/Wakil Gubernur.

(4)

Asisten yang membidangi memberikan pertimbangan pada Nota Pengajuan Naskah

Dinas, dan meneruskan bersama-sama net surat keluar kepada Sekretaris Daerah.
5

Pasal 10
(1)

Sekretaris Daerah mempelajari Nota Pengajuan Naskah Dinas dan pertimbangan

Asisten terkait serta substansi surat keluar.

(2)

Sekretaris Daerah menandatangani net surat keluar sesuai dengan kewenangannya

dan mengembalikan kepada Asisten yang membidangi.

(3)

Sekretaris Daerah membubuhkan paraf pada net surat keluar yang ditandatangani
oleh Gubernur atau Wakil Gubernur.

(4)

Sekretaris Daerah memberikan pertimbangan pada Nota Pengajuan Naskah Dinas,

dan meneruskan bersama-sama net surat keluar kepada Sekretaris Daerah.
Pasal 11

(1)

Gubernur atau Wakil Gubernur memperhatikan pertimbangan Sekretaris Daerah pada

Nota Pengajuan Naskah Dinas dan mempelajari substansi net surat keluar.

(2)

Gubernur atau Wakil Gubernur menandatangani net surat keluar.

(3)

Gubernur atau Wakil Gubernur memberikan arahan pada Nota Pengajuan Naskah
Dinas dan mengembalikan kepada Sekretaris Daerah.
Pasal 12

(1)

Secara berjenjang net surat keluar yang telah ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang kembali kepada Kepala Sub Bagian/Seksi/Sub Bidang terkait.

(2)

Kepala Sub Bagian/Kepala Seksi/Kepala Sub Bidang terkait memberikan arahan

kepada Unit Pengolah untuk memproses surat keluar sesuai dengan sistem kearsipan
pola baru.
Pasal 13

(1)

Unit Pengolah di lingkungan Sekretariat Daerah meneruskan berkas surat keluar

kepada Kepala Sub Bagian TU Biro untuk disiapkan Kartu Kendali Surat Keluar.

(2)

Unit Pengolah pada SKPD lain meneruskan berkas surat keluar kepada Sub Bagian
Umum dan Kepegawaian/Sub Bagian TU untuk disiapkan kartu kendali surat keluar.
Pasal 14

(1)

Kepala Sub Bagian TU Biro menyiapkan Kartu Kendali Surat Keluar.

(2)

Kepala Sub Bagian TU Biro mengantar berkas surat keluar kepada Kepala Sub Bagian
Surat Menyurat, Arsip dan Ekspedisi untuk proses pencatatan, penomoran dan
pembubuhan stempel dinas.

(3)

Kepala Sub Bagian Surat Menyurat, Arsip dan Ekspedisi menyerahkan berkas surat
keluar yang telah tercatat, bernomor dan berstempel serta Kartu Kendali Surat Keluar
kepada Kepala Sub Bagian TU Biro.

(4)

Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian/Kepala Sub Bagian TU mencatat,

memberikan nomor dan membubuhkan stempel dinas. dan menyerahkan kembali
berkas surat keluar kepada Unit Pengolah dengan meninggal 1 (satu) arsip untuk
dokumentasi.
Pasal 15

(1)

Kepala Sub Bagian TU Biro menyerahkan 1(satu) exemplar/lembar arsip kepada

Kepala Sub Bagian Surat Menyurat, Arsip dan Ekspedisi sebagai dokumentasi.
6

(2)

Kepala Sub Bagian TU Biro menyimpan Kartu Kendali Surat Keluar dan menyerahkan
kembali berkas surat keluar kepada Unit Pengolah untuk diproses lebih lanjut.

(3)

Kepala Sub Bagian TU Biro menyimpan 1 (satu) arsip untuk dokumentasi.

Pasal 16

(1)

Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawian/Kepala Sub Bagian TU menyerahkan

berkas surat keluar kepada Unit Pengolah.

(2)

Unit Pengolah menerima berkas surat dan menyerahkan 1 (satu) arsip untuk
dokumentasi.
Pasal 17

(1)

Unit Pengolah menyimpan arsip dalam file.

(2)

Unit Pengolah memproses pengiriman surat keluar.

Pasal 18

Format Standar Operasional Prosedur Pengelolaan Surat Keluar sebagaimana terlampir dan
merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari peraturan ini.

BAB III
TATA KERJA
Pasal 19
(1)

Setiap pejabat yang terlibat di dalam pelaksanaan Standar Operasional Prosedur

Pengelolaan Surat Keluar wajib membangun komitmen tinggi untuk mendukung
pelaksanaannya.

(2)

Setiap pejabat yang terlibat di dalam pelaksanaan Standar Operasional Prosedur

Pengelolaan Surat Keluar wajib mengembangkan koordinasi dan kerjasama maksimal
dalam upaya meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan naskah dinas.

(3)

Setiap pejabat yang terlibat di dalam pelaksanaan Standar Operasional Prosedur

Pengelolaan Surat Keluar wajib memperhatikan ketentuan dan peraturan perundangundangan yang berlaku dalam pelaksanaan tugas.

(4)

Setiap pejabat yang terlibat dalam pelaksanaan Standar Operasional Prosedur

Pengelolaan Surat Keluar memiliki pengetahuan dan kemampuan mengelola tata
naskah dinas.

(5)

Setiap pejabat yang terlibat di dalam pelaksanaan Standar Operasional Prosedur

Pengelolaan Surat Keluar wajib menguasai teknologi dan mampu mengoperasikan
peralatan teknis pengelolaan surat keluar yang disediakan.

BAB IV
SARANA DAN PRASARANA
Pasal 20
(1)

Untuk menunjang kelancaran pelaksanaan Standar Operasional Prosedur

Pengelolaan Surat Keluar dipandang perlu menyediakan sarana dan prasarana
pendukung kegiatan sesuai dengan kebutuhan.
7

(2)

Sarana dan prasarana pendukung sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

dioperasionalkan secara khusus untuk pengelolaan surat keluar secara efisien, efektif
dan tepat waktu sesuai dengan standar waktu maksimal setiap kegiatan pengelolaan
surat keluar.
BAB V
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 21

Hal-hal yang belum diatur dalam Peraturan Gubernur ini sepanjang mengenai teknis
pelaksanaannya, akan ditetapkan dengan Keputusan Gubernur.

Pasal 22
Peraturan Gubernur ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Gubernur ini
dengan penempatannya dalam Berita Daerah.

Ditetapkan di Banjarmasin
pada tanggal 27 Desember 2011
GUBERNUR KALIMANTAN SELATAN

H. RUDY ARIFFIN
Diundangkan di Banjarmasin
pada tanggal 27 Desember 2011
SEKRETARIS DAERAH PROVINSI KALIMANTAN SELATAN,

H.M. MUCHLIS GAFURI

BERITA DAERAH PROVINSI KALIMANTAN SELATAN
TAHUN 2011 NOMOR

Lampiran : PERATURAN GUBERNUR KALIMANTAN SELATAN

Nomor 078 Tahun 2011
Tanggal 27 Desember 2011
__________________________________________
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan oleh
Nama SOP

SEKRETARIAT DAERAH
PROVINSI KALIMANTAN SELATAN

Gubernur Kalimantan Selatan

Standar Operasional Prosedur Pengelolaan Surat Keluar

Dasar Hukum :
a. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah.
b. Peraturan Daerah Nomor 6 Tahun 2008 tentang Pembentukan, Organisasi dan Tata Kerja
Perangkat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan.
3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang
Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan.
Keterkaitan :
1. Peraturan Gubernur Kalimantan Selatan Nomor
Tahun 2009 tentang Tugas Pokok, Fungsi
dan Uraian Tugas Sekratariat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan.
2. Peraturan Gubernur Kalimantan Selatan Nomor 44 Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Selatan.

Kualifikasi Pelaksana :

Peringatan :

Pencatatan dan Pendataan :

SOP ini merupakan prosedur baku yang wajib dilaksanakan dalam pegelolaan surat keluar dan jika tidak
dilaksanakan akan mengakibatkan ketidak pastian, ketidak sinkronan dan ketidaktepatan waktu dalam
pengelolaan surat keluar.

a.
b.

a.
b.
c.
d.
e.

memahami dengan baik kegiatan yang harus dilakukan dalam menunjang tugas ;
memahami dengan baik ketentuan yang berlaku dalam pelaksanaan kegiatan ;
memhami dengan baik paeraturan perundang-undangan tata naskah dinas ;
mempunyai komitmen tinggi untuk menyelesaikan setiap tahapan kegiatan tepat sasaran dan tepat waktu.
memiliki kompetensi sesuai bidang tugasnya.

Peralatan /Perlengkapan :
a.
b.
c.

perangkat pengelolaan surat-menyurat ;

filling cabinet untuk menyimpan arsip/dokumen ;
locker untuk penyimpanan kartu kendali surat keluar.

dokumentasi arsip surat keluar ;

dokumentasi/laporan rekapitulasi surat keluar..

PELAKSANA
NO

AKTIVITAS

MUTU BAKU

Unit
Pengolah
pada SKPD

Kasubag/Ka
subid/Kasi/
Kasubag
TU

Kabag/
Sekretaris/
Kabid/Irban

Karo /
Kepala
SKPD

Asisten
yang membidangi

Sekda

Gubernur/
Wagub

Kepala
Sub Bag
TU Biro

10

Sub Bag. Suratmenyurat, Arsip &

Eksp./Sub Bag.
Umum & Kepeg
pada SKPD
11

Persyaratan/
kelengkapan

Waktu

Output

12

13

14

1.

Unit pengolah menyiapkan konsep

surat .

Bahan-bahan
sesuai substansi

120
menit

Konsep surat

2.

Kepala Sub Bagian/ Kepala Seksi/

Kepala Sub Bidang /Kepala Sub
Bagian TU terkait memeriksa
konsep surat dan memberikan
koreksi sesuai ketentuan tata naskah
yang berlaku / persetujuan.

Konsep surat,
bahan-bahan
pewndukung
substansi

14
menit

Koreksi
substansi,
redaksi, ejaan
dan tatabahasa

KET.

15

3.

Unit pengolah menyiapkan net surat

berdasarkan hasil koreksi sesuai
ketentuan tata naskah yang berlaku /
persetujuan
Kasubag/Kasi/Kasubid
/Kasubag TU serta menyiapkan Nota
Pengajuan Naskah Dinas ditandatangani Kepala Biro/Kepala SKPD.
Kepala Sub Bagian / /Kepala Seksi /
Kepala Sub Bidang/Kepala Sub Bagian
TU memeriksa net surat dan Nota
Pengajuan Naskah Dinas sesuai
ketentuan tata naskah yang berlaku
serta membubuhkan paraf. Jika net
surat ditandatangani oleh Sekda / Gub /
Wagub, tanpa paraf Kepala Sub
Bagian / Kepala Seksi / Kepala Sub
Bidang pada net surat.
Kepala Bagian / Sekretaris /Kepala
Bidang memeriksa net surat dan Nota
Pengajuan Naskah Dinas serta
membubuhkan paraf. Jika net surat
ditandatangani oleh Gub /Wagub,
tanpa paraf Kepala Bagian / Sekretaris
/ Kepala Bidang pada net surat
Kepala Biro / Kepala SKPD memeriksa net surat sesuai ketentuan tata
naskah yang berlaku dan menandatangani net surat yang sesuai kewenangannya dan mengembalikan
kepada Kepala Bagian / Sekretaris /
Kepala Bidang untuk diproses lebih
lanjut.
Kepala Biro membubuhkan paraf pada
net surat yang ditandatangani oleh
Asisten yang membidangi, Sekda dan
Gubernur/Wagub, serta
menandatangani Nota Pengajuan Naskah
Dinas serta menyerahkan kepada
Kepala Sub Bagian TU Biro untuk
dikirim.
Kepala SKPD membubuhkan paraf
pada net yang ditandatangani Sekda /
Gub/ Wagub.

4.

5.

6.

10

11

12

13

14

Koreksi
substansi,
redaksi, ejaan
dan tatabahasa

60
menit

Net surat dan

Nota Pengajuan
Naskah Dinas

Net surat dan

Nota Pengajuan
Naskah Dinas

15
menit

Net surat dan

Nota Pengajuan
Naskah Dinas
terparaf

Net surat dan

Nota Pengajuan
Naskah Dinas
terparaf

15
menit

Net surat dan

Nota Pengajuan
Naskah Dinas
terparaf

Net surat dan

Nota Pengajuan
Naskah Dinas
terparaf

15
menit

Net surat sesuai

kewenangan
ditandatangani.
Net surat
kewenangan
Asisten/Sekda//
Gub/Wagub
diparaf

15

10

7.

8.

10

11

12

13

14

Kepala Sub Bagian TU Biro / Kepala

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
memberi nomor pada Nota Pengajuan
Naskah Dinas dan meneruskan berkas
surat keluar kepada Asisten yang
membidangi.

Net surat
kewenangan
Asisten/Sekda/
Gub/Wagub
yang telah
berparaf dan
Nota Pengajuan
Naskah Dinas

10
menit

Nota Pengajuan
Naskah Dinas
telah bernomor
dan net surat
sudah berparaf

Asisten yang membidangi mempelajari

dan menelaah substansi surat serta
menandatangani net surat keluar sesuai
dengan kewenangannya dan mengembalikan ke biro untuk diperoses lebih
lanjut.

Nota Pengajuan
Naskah Dinas
telah bernomor
dan net surat
sudah berparaf

1 hari

Net surat
kewenangan
Asisten
ditandatangani.
Net surat
kewenangan
Sekda/Gub/
Wagub diparaf
dan
pertimbangan
pada Nota
Pengajuan
Naskah Dinas

Pertimbangan
pada Nota
Pengajuan
Naskah Dinas
dan Net surat
kewenangan
Sekda/Gub/
Wagub yang
sudah diparaf

3 hari

Net surat
kewenangan
Sekda
ditandatangani.
Net surat
kewenangan
Gub/Wagub
diparaf dan
pertimbangan
Sekda.

Pertimbangan
Sekda dan net
surat yang
menjadi
kewenangan
Gub/Wagub
diparaf

5 hari

Surat
ditandatangani
dan arahan
selanjutnya.

Untuk net surat ditandatangani oleh

Sekda / Gub / Wagub, Asisten
memberikan
disposisi/pertimbangan
pada Nota Pengajuan Naskah Dinas
dan memaraf net surat keluar dan
diteruskan kepada Sekda.
9.

Sekda mempelajari dan menandatangani net surat keluar, sesuai

kewenangannya..
Untuk net surat ditandatangani oleh
Gub / Wagub, Sekda memberikan
disposisi / pertimbangan pada Nota
Pengajuan Naskah Dinas dan memaraf
net surat keluar, dan diteruskan kepada
Gubernur/Wagub.

10.

Gubernur/Wagub mempelajari dan

memperhatikan materi net surat dan
memperhatikan pertimbangan Sekda
serta menandatangani net surat
dan/atau memberikan arahan selanjutnya kepada Sekda.

15

11

11.

Secara berjenjang net surat yang telah

ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang kembali kepada Kepala
Sub Bagian / Kepala Seksi / Kepala
Sub Bidang terkait, yang memberi
arahan kepada Unit Pe-ngolah untuk
proses selanjutnya.

12.

Unit
Pengolah
di
lingkungan
Sekretariat Daerah meneruskan kepada
Sub Bagian TU Biro untuk dibuatkan
kartu kendali surat keluar.
Unit Pengolah pada SKPD meneruskan
kepada Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian untuk penomoran dan
penyetempelan.
Kepala Sub Bagian TU Biro
menyiapkan kartu kendali keluar dan
mengantarkan naskah dinas surat
keluar kepada Sub Bagian Surat
Menyurat, Arsip dan Ekspedisi untuk
proses penomoran dan penyetempelan
serta menyerahkan satu expl. arsip
untuk dokumentasi surat keluar.

13.

14.

Kepala Sub Bagian Surat Menyu-rat,

Arsip dan Ekspedisi / Sub Bagian
Umum dan Kepegawaian membuat
kartu
kendali
surat
kelu-ar,
membubuhkan nomor, tanggal dan
stempel dinas serta menyim-pan arsip
surat.
Kepala Sub Bagian Surat Menyu-rat,
Arsip dan Ekspedisi menye-rahkan
berkas surat keluar kepada Kepala Sub
Bagian TU Biro.
Kepala Sub Bagian Umum dan
Kepegawiaan menyerahkan berkas
surat keluar kepada Unit Pengolah

10

11

12

13

14

15

Surat telah
ditandatangani
dan arahan lebih
lanjut

1 hari

Surat diserahkan
kembali secara
berjenjang

Berkas
kembali
dengan
pencatatan
pada
setiap
jenjang

Surat yang telah

bertandatangan
dan arahan
Gub/Wagub

30
menit

Penyiapan
pembuatan
Kartu Kendali
surat keluar

Surat yang telah

bertandatangan

30
menit

Kartu kendali
surat keluar

Berkas surat
keluar dan Kartu
Kendali

30
menit

Surat keluar
tercatat,
bernomor,
berstempel dinas

12

15.

Kepala Sub Bagian TU Biro

menyimpan kartu kendali surat keluar
dan arsip surat, mengem-balikan
berkas surat keluar yang selesai proses
penomoran dan penyetempelannya
kepada Unit Pengolah

16.

Unit Pengolah menerima berkas surat

keluar, menyimpan berkas dan arsip
serta mengirimkan surat ke alamat
tujuan.

10

11

12

13

14

Surat keluar
yang telah
bernomor dan
berstempel dinas

15
menit

Surat keluar
yang siap
dikirim

Surat keluar
yang siap
dikirim

1 hari

Surat dikirim ke
alamat tujuan.

15

GUBERNUR KALIMANTAN SELATAN,

H. RUDY ARIFFIN

13