Soal:

1. List six objectives the analyst pursues in designing system output.

2. Contrast external outputs with internal outputs produced by the system. Remember to
consider differences in external & internal users.
Soal (Indonesia):
1. Sebutkan enam tujuan yang ingin dicapai penganalisis sistem dalam merancang
output sistem.
2. Bandingkan output ekstrenal dengan output internal yang dihasilkan oleh sistem.
Pertimbangkan baik-baik perbedaan dalam pengguna ekstrenal dan internal.
Jawaban Nomor 1:
Ada 6 tujuan output:
1. Merancang output untuk tujuan khusus.
2. Membuat output bermanfaat bagi para pengguna.
3. Mengirim output yang tepat.
4. Menyediakan distribusi output yang tepat.
5. Menyediakan output tepat waktu.
6. Memilih metode output yang paling efektif.

Merancang output untuk tujuan khusus

Semua output memiliki suatu tujuan. Namun tidak cukup untuk membuat laporan, layar, atau halaman Web
yang tersedia untuk para pengguna karena kemungkinan melakukannya secara teknologis. Selama fase
penetapan syarat-syarat informasi dalam analisis, penganalisis sistem menemukan tujuan-tujuan apa yang
ingin dicapai. Kemudian output dirancang berdasarkan atas tujuan-tujuan tersebut.
Anda akan melihat bahwa Anda memiliki peluang untuk menyediakan output begitu saja karena aplikasi
tersebut memungkinkan Anda melakukannya. Ingatlah aturan-aturan yang berguna. Jika output tidak
fungsional, maka tidak bisa dibuat, karena terdapat biaya waktu dan bahan-bahan yang diasosiasikan
dengan semua output dari sistem tersebut.

Merancang output untuk disesuaikan

dengan pengguna
Dengan suatu sistem informasi besar yang melayani sejumlah pengguna untuk berbagai macam tujuan
yang berbeda-beda, biasanya sulit membuat output menurut selera dan ukuran tertentu. Berdasarkan atas
wawancara, observasi, pertimbangan biaya dan mungkin protitipe, sangat mungkin merancang output yang
mengatasi beberapa, kalau tidak semua, kebutuhan dan pilihan-pilihan pengguna.
Umumnya dikatakan lebih praktis menciptakan output khusus pengguna atau output yang sesuai

pengguna saat merancang untuk sistem pendukung keputusan atau aplikasi-aplikasi interaktif tingkat tinggi
lainnya seperti output-output yang dipasang di Web. Bagaimanapun juga masih mungkin merancang
output yang disesuaikan dengan fungsi-fungsi pengguna di dalam organisasi, yang membawa kita menuju
tujuan berikutnya.

Mengirim jumlah output yang tepat

Lebih banyak tidak selalu lebih baik, khususnya di mana jumlah output yang menjadi fokus perhatian.
Sebagian tugas-tugas merancang output adalah memutuskan beberapa jumlah output yang tepat untuk
pengguna. Anda dapat melihat tugas ini sangat sulit, karena syarat-syarat informasi masih bisa berubah
secara terus-menurus.
Suatu heuristic yang berguna adalah sistem apa yang dibutuhkan setiap orang untuk melengkapi
pekerjaannya. Jawaban ini bagaimanapun juga masih jauh dari solusi total, karena akan lebih tepat bila
menampilkan subrangkaian informasi terlebih dahulu kemudian menampilkan suatu cara bagi pengguna
untuk mengakses informasi tambahan dengan mudah. Sebagai contoh, lebih daripada mengacaukan layar
dengan seluruh penjualan tahunan, masing-masing terdiri dari 12 layar, atau halaman Web yang
menampilkan penjualan bulanan, dengan bulan-bulan secara berurutan serta rangkuman informasi yang
tersedia pada layar terpisah atau melalui hyperlink, yang dapat diteruskan saat pengguna mengharapkan
informasi lebih banyak lagi.
Problem informasi yang berlebihan sangat prevalen saat menjadi klise, tetapi tetap menjadi perhatian
serius. Tidak seorang pun yang dilayani jika informasi berlebih diberikan untuk memamerkan kapabilitaskapabilitas sistem. Selalu pikirkan para pembuat keputusan saat memutuskan tentang jumlah output.
Seringnya mereka tidak memerlukan output dalam jumlah besar, terlebih jika terdapat cara mudah untuk
mengakses informasi lebih banyak lagi.

Memastikan output di mana dibutuhkan

Output bisa dicetak di atas kertas, ditampilkan pada layar, disalurkan lewat pengeras suara, disediakan di
Web, dan disimpan di microfilm. Output seringnya diproduksi pada satu lokasi (sebagai contoh, di bagian
pemrosesan data) dan kemudian didistribusikan ke pengguna.
Peningkatan penampilan keluaran di layar secara online, yang secara pribadi bisa diakses telah
melenyapkan problem-problem distribusi, tetapi distribusi yang tepat masih menjadi tujuan penting
penganalisis sistem. Agar bisa digunakan dan terasa bermanfaat, output harus disajikan untuk pengguna
yang tepat. Tidak masalah bagaimana baiknya laporan dirancang, jika tidak terlihat oleh para pembuat
keputusan yang terkait, maka dianggap tidak ada nilainya.

Menyediakan output tepat waktu

Salah satu hal yang paling banyak dikeluhkan pengguna adalah mereka tidak menerima informasi tepat
waktu saat diperlukan untuk membuat keputusan. Tujuan penganalisis sistem untuk output menjadi sulit.
Tidak hanya apakah Anda menjadi berhati-hati mengenai siapa menerima output saja, tetapi Anda harus
memperhatikan masalah pengaturan waktu distribusi output.
Meskipun pengaturan waktu bukanlah segalanya, namun memainkan bagian penting dalam hal bagaimana
output akan dimanfaatkan oleh para pembuat keputusan. Melalui fase ini dalam siklus hidup
pengembangan sistem, Anda telah mempelajari output-output yang diperlukan dan kapan waktunya untuk
menjalankan setiap tahapan proses-proses organisasi. Beberapa laporan diperlukan atas dasar harian,
bulanan, tahunan, dan lainnya hanya pengecualian. Menggunakan output berbasis Web yang
dipublikasikan dengan baik akan dapat mengurangi beberapa masalah berkaitan dengan perwaktuan

distribusi output. Pengaturan waktu output yang akurat sangat penting bagi operasi bisnis.

Memilih metode output yang tepat

Seperti yang disebutkan sebelumnya, output berbentuk bermacam-macam, meliputi laporan cetakan,
informasi di layar, audio dengan suara digital yang mensimulasikan suara manusia, microform, dan
dokumen Web. Memilih metode keluaran yang tepat untuk setiap pengguna merupakan tujuan lain dalam
merancang output.
Untuk beberapa orang tertentu, istilah output masih identik dengan setumpuk kertas yang dicetak dari
komputer, tetapi situasi ini berubah dengan cepat. Bersama-sama dengan perkembangan menuju sistem
online, saat ini banyak output yang muncul di layar, dan para pengguna memiliki pilihan mencetaknya
dengan printer mereka sendiri. Penganalisis perlu mengenali kelemahan yang muncul dalam memilih
metode output. Bila biayanya berbeda; untuk pengguna, maka berbeda pula kemampuan aksesnya.
fleksibilitas, masa hidup, distribusi, penyimpanan dan kemungkinan perolehan, kemampuan transportasi,
dan pengaruh-pengaruh data secara keseluruhan. Pemilihan metode output bukanlah pekerjaan mudah,
juga bukan kesimpulan yang dini.
Jawaban Nomor 2:

Mengaitkan muatan output dengan metode

output
Muatan ouput dari sistem informasi harus saling berkaitan dengan metode output. Kapan pun Anda
merancang output, Anda perlu memikirkan bagaimana fungsinya mempengaruhi bentuk dan bagaimana
tujuan yang dimaksud akan mempengaruhi metode output yang Anda pilih.
Output bisa dipikirkan menurut cara umum sehingga apa pun informasi yang dihasilkan sistem komputer
serta bermanfaat bagi orang-orang dalam berbagai cara bisa dianggap sebagai output. Sangat mungkin
pula mengkonseptualisasikan output baik sebagai ekstrenal (keluar dari perusahaan), seperti informasi
yang muncul di Web, atau internal (berada di dalam perusahaan), misalnya seperti bahan-bahan yang
tersedia di Intranet.
Output ekstrenal sudah banyak dikenal melalui penggunaan nota tagihan, iklan, pembayaran gaji, laporan
tahunan, serta komunikasi-komunikasi lainnya yang dilakukan organisasi dengan pelanggan, vendor,
pemasok, industri dan pesaing mereka. Beberapa di antara output ini, misalnya nota tagihan, dirancang
oleh perancang sistem untuk melayani tugas ganda sebagai dokumen-dokumen penjelasan perubahan.
Output ekstrenal berbeda dengan output internal tidak hanya dalam hal distribusinya tetapi juga dalam hal
desain dan penampilannya. Beberapa dokumen ekstrenal harus memasukan instruksi-instruksi bagi
penerima jika tidak digunakan dengan benar. Selain itu, beberapa output ekstrenal ditempatkan pada
formulir pracetak atau Website yang memuat logo perusahaan dan warna korporat.
Output internal mencakup berbagai macam laporan bagi para pembuat keputusan. Mulai dari laporan
rangkuman singkat sampai laporan-laporan rangkuman yang panjang dan mendetail. Contoh laporan
rangkuman adalah suatu laporan yang merangkum total penjualan bulanan. Sedangkan laporan mendetail
menampilkan penjualan mingguan seorang pegawai bagian penjualan.
Jenis laporan internal lainnya adalah laporan historis yang memperhitungkan laporan-laporan kemunculan
dan pengecualian yang berupa satu-satunya output bagi saat pengecualian (menyimpang dari yang
diharapkan). Contoh laporan pengecualian adalah daftar seluruh pegawai yang tidak pernah absen selama

setahun, daftar semua pegawai bagian penjualan yang tidak memenuhi kuota penjualan bulanan mereka,
atau laporan atas keluhan-keluhan pelanggan yang dibuat dalam enam bulan terakhir.

http://www.slideshare.net/guestb7aaaf1e/perancangan-dan-analisa-sistem